Comunicación, Archivo y Operatoria del Teclado (Parte V)

Comunicación, Archivo de la Información y Operatoria del Teclado Pág. [57]

Unidad V. La Comunicación Escrita I.

PRESENTACIÓN

Si Es bien ya conocemos en qué consiste la comunicación oral dentro de la empresa, en las dos
unidades siguientes vas a poder aprender todo los necesario para “controlar” la comunicación
escrita.

¿Qué forma deben tener los escritos? En esta unidad apuntaremos los requisitos que deberán
cumplir y te mostraremos cual debe ser su estructura. Así, tanto en una
comunicación con un cliente de la empresa, como en una carta a un amigo o a un familiar,
será interesante poner en práctica estas normas.

Si escribiremos: arch. 2, t. 3, vol. 34, pág. 67, art. 2, ¿qué estaríamos diciendo? Pues pensar
que hablamos en otro idioma. En cierto modo así es, pues se ha utilizado el lenguaje de las
abreviaturas. Algunas son bastante conocidas, pero otras no se utilizan con frecuencia. Será
muy útil conocerlas pues te ayudarán a comprender documentos escritos.

¿Cómo se realizarán estos escritos? O ¿Qué nos apoyamos para comunicarnos de forma
escrita? Veremos los medios necesarios para llevar a cabo tus escritos. Debes conocer cuál
es el uso de los distintos equipos y medios de la comunicación escrita. Nos
familiarizaremos con: la máquina de escribir, el ordenador, el fax, el correo electrónico, etc.

AL finalizar esta unidad, estarás en condiciones de dominar los aspectos más
importantes de la comunicación escrita, estando mucho más preparado para comenzar y
comprender la unidad siguiente.

Lcdo. Euler V. Terán Yépez Ver. 1.2 Comunicación Escrita I. Unidad V
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NORMAS DE EXPRESIÓN ESCRITA UTILIZADAS EN LA EMPRESA

El objetivo de toda comunicación escrita es que el receptor o destinatario de la
comunicación comprenda nuestro mensaje, consiguiendo de él la respuesta deseada.

REQUISITOS PRINCIPALES

Para lograr el objetivo anteriormente citado, toda comunicación escrita debe reunir una serie de
requisitos.

ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

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Una vez hemos visto los requisitos básicos que toda comunicación escrita debe seguir, pasando
a comentar cuál debe ser su estructura.

Independientemente del tipo de carta que debamos escribir, todo escrito debe constar de tres
partes:

 Introducción.- En la introducción debemos exponer el objetivo del
escrito. De esta forma el receptor del mensaje podrá desde el
comienzo, centrarse en el tema.
 Cuerpo.- El cuerpo del escrito es la parte más importante. En ella
se efectúa el desarrollo explicativo del escrito. En él, y
dependiendo de la clase de escrito, se puede informar, solicitar
algo, exponer hechos, etc.
 Conclusión.- La conclusión es la parte final. Puede constar de una
breve frase resumen o incluso únicamente de una breve despedida. Es la forma habitual
de finalizar cualquier comunicación.

Este es un ejemplo de una carta.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS.
14. Coloca cada una de las partes del escrito a su lugar correspondiente.

CUERPO CONCLUSIÓN INTRODUCCIÓN

Amigo Pepe:
Siento no haber podido i a felicitarte por el día de tu cumpleaños.
Me levante con un dolor de garganta y de cabeza terribles.
Aunque me tome una aspirina, los dolores persisten. Comencé a
ponerme pero por momentos. El termómetro marcó 39 grados de
temperatura. Ante ello, opté por meterme en la cama y no salir.
Cuando vino el médico de urgencia dijo que tenía un fuerte catarro y
me recetó unas pastillas. Llevo ya 4 días en casa y hoy me encuentro
mejor.
El sábado me acercaré a tu casa para felicitarle y probar esta torta
de chocolate que espero me hayas guardado. Un saludo.

ALGUNAS NORMAS DE REDACCIÓN BÁSICAS

Hasta ahora hemos analizado los requisitos principales y estructura esencial que debe poseer
todo escrito. En este punto comentaremos alguna de las normas de redacción básicas a fin de
mejorar la comunicación escrita.

 Neologismos.- Acepciones nuevas de una palabra o palabras nuevas que se introducen
en la lengua española (por ejemplo rascacielos y televisión).
 Barbarismos.- Vicio del lenguaje que consiste en pronunciar o escribir mal las palabras
(por ejemplo, “en base a” [basándose en], “abogao” [abogado] o carácter [carácter]).
 Solecismo.- Falta de sintaxis. Error cometido contra la exactitud o pureza del lenguaje
(por ejemplo, me se olvidó).

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ABREVIATURAS COMERCIALES Y OFICIALES

En la empresa se utilizan con mucha frecuencia una serie
de abreviaturas. Será necesario que conozcas el
significado de las abreviaturas más importantes con el fin
de evitar sorpresas. Su conocimiento no sólo te permitirá
interpretar completamente textos que las contengan, sino
también utilizadas como referencia en tus escritos, para tomar notas (por ejemplo en una
conferencia), etc.

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ACTIVIDADES PROPUESTAS.
15. Coloca las partes de una carta asociándolo al contenido de la misma.

CONCLUSIÓN CUERPO INTRODUCCIÓN
Breve resumen
Expansión de hechos
Objetivo del escrito

MEDIOS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

Máquina De Escribir Eléctrica Y Electrónica

Desde que en 1866 salió al mercado la primera máquina
de escribir, la evolución tecnológica ha conseguido
grandes cambios. Ha dejado de utilizarse la máquina
manual, donde todas las operaciones de ajustar márgenes,
centrar papel, etc., debía realizarlas el que
mecanografiaba, para dejar paso a la máquina eléctrica y la máquina electrónica.

Pese al avance tecnológico que han protagonizado las máquinas de escribir, muchas empresas
han dejado de utilizarlas y las han sustituido por los ordenadores.

El Ordenador

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Fax Y Telefax

En el campo de las comunicaciones escritas, el fax nos permite, vía
red telefónica, enviar copias exactas de documentos dentro del
territorio nacional e internacional. Además puede funcionar como
una copiadora normal.

El telefax es una variación del fax que incluye la posibilidad d uso del
teléfono. Es decir, además de gozar del servicio que puede ofrecer un
teléfono normal, tenemos, la posibilidad de disponer de un servicio de
fax.

Existen empresas que poseen impresoras fax que se adjuntan como primera página del
documento a enviar por fax.

Correo Electrónico

El correo electrónico es un sistema que permite a una persona o
empresa comunicarse tanto interna o externamente, transmitiendo
de forma electrónica texto, datos, imágenes o voces a través de
alguna estructura de comunicación informatizada y los sistemas
públicos o privados de telecomunicaciones.

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Dicha información se basa en el hecho de que los mensajes viajan por vía telefónica y por
satélite (similitud con el teléfono) y dichos mensajes son enviados a un determinado
destinatario a una dirección concreta (similitud con el c correo).

Para la puesta en marcha de este medio de comunicación, será necesario disponer de:

 Un ordenador que procese y almacene datos.
 Un programa informático especial que ejecute las órdenes.
 Terminales que crean mensajes y los transmiten.
 Red de comunicaciones (Internet).

¿Cómo enviar un mensaje a través del correo electrónico?
Para enviar un mensaje debes conocer la dirección del destinatario; de la misma manera que la
dirección de una carta está formada por nombre, apellidos dirección, ciudad, etc., el correo
electrónico tiene unos aspectos peculiares. La dirección está formada por:
 El nombre de identificación de la persona ( por ejemplo, euler_teran)
 El signo @ (llamado comúnmente “arroba”).
 El nombre que identifica a la computadora del usuario ( por ejemplo, yahoo.com)

Ejemplo:
La dirección de su profesor, podría ser:
euler_teran@yahoo.com

Todo mensaje de correo electrónico incluye:

Una vez tenemos escrito el mensaje, no nos queda más que enviarlo pulsando un botón o icono
del ordenador.

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Esquema – Resumen.

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