Configurar modulo CE Teams en SugarCRM
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El documento describe cómo configurar el módulo CE Teams en SugarCRM para asignar registros a equipos y controlar los permisos. Se crean tres usuarios y dos equipos, y se asignan los usuarios a los equipos. Luego se habilita el módulo CE Teams para "Projects" y se mueve un campo en la interfaz para asignar proyectos a equipos. Esto permite que solo ciertos usuarios puedan modificar los proyectos asignados a sus equipos respectivos.
Configurar modulo CE Teams en SugarCRM
- 1. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................ 2 1. ANÁLISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ......................................................................... 3 1.1. REQUERIMIENTOS ...................................................................................................................... 3 2. EXPLICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO ...................................................................................... 4 2.1. ACTIVIDAD................................................................................................................................... 5 CONCLUSIONES .......................................................................................................................................... 12 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ................................................................................................................... 13 ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................................................... 13 Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 2. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 INTRODUCCIÓN CE Teams es un módulo añade la funcionalidad a SugarCRM Community Edition en el que los registros pueden ser asignados a un equipo concreto para que ellos tengan el control de tareas especificas como la modificación o la eliminación. CE Teams es desarrollado por Marnus van Niekerk. Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 3. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 1. ANÁLISIS Y REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Al descargar e instalar CE Teams este reconfigura el sistema para que los módulos disponibles puedan hacer uso de sus funcionalidades. 1.1. REQUERIMIENTOS • SugarCRM versión 5.5.1 o posteriores. • Módulo CE Teams. • Tres usuarios NO administradores. • Un rol para los usuarios con acceso únicamente al módulo “Project” de SugarCRM, como se ve en la siguiente imagen. Ilustración 1 Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 4. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 2. EXPLICACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO El siguiente proceso de configuración se utilizaran tres usuarios y un rol predefinido para explicar el funcionamiento del módulo de CE Teams. Se crearan dos equipos llamados “Project1” y “Project2”, y se asignaran los usuarios previamente creados como lo muestra la siguiente tabla. UsuarioEquipo Project1 Project2 User1 X User2 X X User3 X Tabla 1 De este modo los registros asignados al equipo “Project1” podrán ser modificados por los usuarios “User1” y “User2”, y “Project2” por “User2” y “User3”. El funcionamiento del módulo CE Teams se remite a la teoría de conjuntos siendo los equipos una agrupación de usuarios Ilustración 2 Al ser agregado “User2” a los equipos “Project1” y “Project2” él podrá modificar tanto los registros asignados para un equipo como para el otro. Posterior a la instalación de CE Teams los módulos que sean habilitados para su uso, añadirán una columna en sus tablas, “team_id”, que relacionara cada registro con el equipo encargado.1 “Everyone” es el equipo por defecto, este abarca todos los registros, los usuarios añadidos a este tendrán todos los privilegios sobre los registros.2 Siendo la representación grafica de los equipos la siguiente. 1 Por defecto el módulo carga la columna “team_id” igual a uno que es el identificador del equipo “Everyone” 2 CE Teams sugiere dejar este equipo sin usuarios. Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 5. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 3 Esto significa que únicamente los usuarios “user1” y “user2” pueden hacer operaciones extraordinarias sobre los registros asignados al equipo “Project1”, quiere decir que el conjunto “Everyone” se ha dividido en 3 subconjuntos: los usuarios pertenecientes al equipo “Project1” y “Project2”, y los usuarios que esta en la intercepción de los dos. 2.1. ACTIVIDAD Para observar el funcionamiento del módulo se crearan tres usuarios “user1”, “user2” y “user3”; y un rol “Project”. Todos los usuarios compartirán el mismo rol pero cada uno pertenecerá a un equipo distinto. Ver Tabla 1. A continuación se habilitara CE Teams para el uso del módulo “Projects” y finalmente se asignara por lo menos un registro a cada equipo. Al final de esta actividad estará disponibles tres registros distintos dentro de proyectos cada uno con permisos diferentes para cada equipo. • Entrar al sistema como usuario administrador del CRM. • Ir a la opción “Admin” en la parte superior derecha de la página. • En “Usuarios” dirigirse “Administración de Usuarios” y crear 3 usuarios distintos. Ilustración 4 • Regresar al menu “Admin” y en “Usuarios” seleccionar esta vez “Administración de Roles”, aginar los tres usuarios al rol “Project” Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 6. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 5 • Regresar a las opciones de administración “Admin” y entrar en “Teams” • Una vez dentro en la parte derecha de la página entrar a “Crear Team” Ilustración 6 • En este punto Crear dos equipos diferentes “Project1” y “Project2”, y asignarles los usuarios según la Tabla1. Ilustración 7 Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 7. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 8 Ilustración 9 • Dentro de “Teams” en el menú en la parte derecha de la página dirigirse a “Enable Modules” y habilitar el módulo “Project” Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 8. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 10 • Después de grabar SugarCRM hará una reparación rápida, “Quick Repair”. Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 9. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 11 • Terminada la reparación, hay que regresar al menú “Admin” y dirigirse a la sección “Herramientas de desarrollo” y entrar a “Studio”. Ilustración 12 • “Studio” mostrara una pantalla a tres columnas, en la primera buscar el módulo “Projects” y desplegarlo, seleccionar “EditView”. Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 10. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 13 • Una vez dentro mover del campo “Assigned Team” al formulario de la derecha. Ilustración 14 Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 11. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 Ilustración 15 • Guardar y desplegar, “Save & Desploy” • Entrar al módulo “Projects” y crear uno nuevo, vera que en el formulario se ha añadido un nuevo campo Ilustración 16 Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 12. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 CONCLUSIONES • La configuración del módulo CE Teams en SugarCRM se remite a la teoría de conjuntos. Siendo “Everyone” el conjunto universal. • La segmentación en equipos se debe efectuar con paciencia ya que inicialmente puede ser engorrosa y confusa. Antes de configurar el módulo tenga un plan de trabajo definido en el papel. • Los roles juegan un papel importante en la configuración ya que los permisos de los equipos se basan en ellos. Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com
- 13. Tecnología & Opinión Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM Fecha de creación 28/05/2010 9:54:00 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1.................................................................................................................................................... 3 ILUSTRACIÓN 2.................................................................................................................................................... 4 ILUSTRACIÓN 3.................................................................................................................................................... 5 ILUSTRACIÓN 4.................................................................................................................................................... 5 ILUSTRACIÓN 5.................................................................................................................................................... 6 ILUSTRACIÓN 6.................................................................................................................................................... 6 ILUSTRACIÓN 7.................................................................................................................................................... 6 ILUSTRACIÓN 8.................................................................................................................................................... 7 ILUSTRACIÓN 9.................................................................................................................................................... 7 ILUSTRACIÓN 10.................................................................................................................................................. 8 ILUSTRACIÓN 11.................................................................................................................................................. 9 ILUSTRACIÓN 12.................................................................................................................................................. 9 ILUSTRACIÓN 13................................................................................................................................................ 10 ILUSTRACIÓN 14................................................................................................................................................ 10 ILUSTRACIÓN 15................................................................................................................................................ 11 ILUSTRACIÓN 16................................................................................................................................................ 11 ÍNDICE DE TABLAS TABLA 1 .............................................................................................................................................................. 4 Configuración del módulo CE Teams en SugarCRM escrito por @jorgeolarte está bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo la misma licencia 2.5 Colombia License. Permisos más allá del alcance de esta licencia pueden ser solicitarlos a webmaster@jorgeolarte.com