Control interno
- 1. CONTROL INTERNO 1. El control interno 2. Clasificación de los controles internos 3. Controles específicos 4. Método de evaluación 5. Las pruebas de cumplimiento 6. Diseñando un sistema de control interno CAPITULO 1 El CONTROL INTERNO INTRODUCCIÓN El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables , frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. DEFINICIÓN El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA Contra mayor y compleja sea una empresa , mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueño , muchos empleados, y muchas tareas delegadas . Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización. Con las organización de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente . Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado. LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de : 1 Costo beneficio El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar. 1 La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias. Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias , existe la posibilidad que el sistema no sepa responder 2 El factor de error humano 3 Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polución de fraude por acuerdo entre dos o mas personas . No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO CONTABLE Dos tipos de controles internos ( administrativos y contable ) El control interno administrativo no esta limitado a el plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable : 1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia
- 2. 2- Se registran los cambios para : * mantener un control adecuado y * permitir la preparación de los ee.cc. 3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorización 4- Los activos registrados son comparados con las existencias. Ej: Ctrl int. adm : Cotización de compras , el mas barato Crrl int. cont : Perfecta registración de ingresos de MP-. LOS INTERCAMBIOS Y LOS ESTADOS CONTABLES Los estados contables son un resumen de los efectos económicos de : 4 intercambios generados por funcionarios 5 valuaciones modificatorias de dichos intercambios ( Ej Resultado x Vta ) Intercambios : Son las transacciones relizadas con el exterior de la organización estas pueden ser : adquisición o venta de servicios, bs de cambio, de uso, MP ; devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos ; etc . ( ver fig. 1.1) Tales intercambios son tratados por el sistema contable ( ver fig 1.2 ) que tiene en cuenta la : fecha, parte, descripción , cantidad, precio . SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos , el proceso contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva información; el control interno debe asegurarse de que tal registración ocurra. LA CAPTURA DE LOS INTERCAMBIOS Para producir estados contables correctos , es necesario que se registre la totalidad de los intercambios y sus atributos en forma exacta . Schuster dice que debemos tener en cuenta al sistema de control interno contable como un sujeto mas de la organización. Los sujetos reales , que representan a la organización , comprometen a la misma con sus actividades previamente encomendadas mediante los intercambios que realicen; Tales deben estar perfectamente registrados. Existen dos posibilidades de error en los registros de los intercambios: 6 Que no se deje evidencia del intercambio: Aquí no hay rastro en los ee.cc. por lo tanto su detección será difícil. 7 Que habiéndose dejado evidencia, la información no sea procesada: será posible su detección cuando exista evidencia primaria del intercambio producido LOS FACTORES DEL INTERCAMBIO Y LAS ASEVERACIONES DE LOS EECC Para cada intercambio estamos interesados como auditores que ciertas condiciones se cumplan : 4 el intercambio se registre 5 exista y este autorizado 6 que los activos pertenezcan al ente 7 tenga obligación por pasivos 8 sea correcta la cantidad registrada 9 sea correcto el precio registrado 10 sea correcta la descripción 11 sea correcta la otra parte del intercambio 12 se registre en el periodo correcto las aseveraciones contenidas en los eecc pueden ser : implícitas : ausencia de algún elemento informativo Ej. Si no se dispone de ninguna nota de restricción, suponemos que los activos son disponibles. Explicitas: Tienen que ver con lo que se expone en los estados contables. Cuando se anuncia que la compañía tiene un determinado valor en productos terminados, se esta transmitiendo algo respecto de dichos bienes. Lo comunicado se clasifica en la siguientes aseveraciones explicitas. Integridad : el sistema contable registra todos los intercambios? Existencia : existen todos los intercambios registrados? Propiedad : Tiene el ente derechos sobre los activos? Son registrados los pasivos? Exactitud : Se registran los atributos debidamente (cantidad; precio; descripción; fecha)? Valuación : Se valoriza el saldo originado por el valor monetario del intercambio a su valor razonable de acuerdo con las normas contables aceptadas Exposición: Las revelaciones en los Estados contables son correctamente utilizadas.. es
- 3. decir esta integrado al rubro que corresponde El sistema de control interno contable tiene que procurar que no se cometan errores , por lo tanto poder así responder fielmente a las aseveraciones. Ver cuadro 1.3 . Tales aseveraciones pueden ser aplicadas a cualquier otro tipo de información que no sea los estados contables, emitido por la organización . CONTROL INTERNO EN EL RIESGO DE AUDITORIA El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados contables y estén libres estos de errores sustanciables y aseveraciones erróneas. Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos : 8 Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los EECC. 9 Que los controles internos fallen y no se detecte error. 10 Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error Tal riego de auditoria no debe confundirse con el riesgo profesional, este ultimo se expresa a través de : Litigios, Sanciones impuestas por org de ctrl. ; afección de la reputación profesional EL CTRL. INTERNO RELACIONADO CON EL CTRL. INTERNO Según la RT7 la auditoria se realiza para obtener elementos de juicio de valor suficientes que permitan al contador emitir su opinión o abstenerse de ella sobre los EECC del ente en cuestión . Tales juicios deben estar respaldados por elementos validos y suficientes , que permitan respaldar su informe. Este debe determinar el ALCANSE , OPORTUNUDAD Y NATURALEZA de las pruebas de auditoria. El auditor entonces debe determinar mediante su análisis que tan efectivos son los controles internos del ente y menos procedimientos sustantivos para asegurarse de la razonabilidad de las aseveraciones TAREAS DEL AUDITOR INTERNO 1 La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos ámbitos. 2 El aduditor interno debe enfatizarse en el examen de los siguientes aspectos : a- Confiabilidad integridad y oportunidad de la información. b- Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes . c- Protección de activos , revisando los mecanismos de control. d- Uso eficiente y económico de los recursos. e- Logro de objetos y metas operacionales. CAPITULO 2 CLASIFICACION DE LOS CONTROLES INTERNOS CONTROLES GENERALES Y ESPECÍFIOS GENERALES : No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables , dado que no se relacionan con la info. Contable . ESPECÍFICOS : Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales. TIPOS DE CONTROLES GENERALES Conciencia de control La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz. La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas : 11 Cuando el ente esta experimentando numerosos fracasos. 12 Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o credito. 13 Cuando la remuneración de los adm. este ligada al resultado. 14 Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc. 15 Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados mas bajos. 16 Cuando la gerencia se encuentra bajo presión en cumplir sus objetivos. Estructura organizacional Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y así como la asignación de responsabilidades y políticas de delegación de autoridad. Esto incluye la existencia de un departamento de control interno que dependa del máximo nivel de la
- 4. empresa. Personal Calidad e integridad del personal que esta encargado de ejecutar los métodos y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos. Protección de los activos y registros Políticas adoptadas para prevenir la destrucción o acceso no autorizado a los activos, a los medios de procesamiento de los datos electrónicos y a los datos generados. Además incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres ( incendio , inundación, etc. ) Separación de funciones La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona este en condiciones tanto de cometer o ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusión de fraudes son: autorización , ejecución , registro, custodia de los bienes, realización de conciliaciones. CONTROL CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS El funcionamiento de los controles generales dependía la eficacia del funcionamiento de los controles específicos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con procesamiento computarizado. Los controles generales en el procesamiento electrónico de datos ( PED ) tiene que ver con los siguientes aspectos. ORGANIZACIÓN El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas : 17 iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del departamento. 18 Registro de los intercambios 19 Custodia de activos que no sean los del propio departamento 20 Corrección de errores que no provengan de los originados por el propio dpto. En cuanto a la organización dentro del mismo departamento , las siguiente funciones deben estar segregadas: 21 programación del sistema operativo 22 análisis , programación y mantenimiento 23 operación 24 ingreso de datos 25 control de datos de entrada / salida 26 archivos de programas y datos. DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS Las técnicas de mantenimiento y programación operativos del sistema deben estar normalizados y documentados. OPERACIÓN Y PROCEDIMIENTOS Deben existir controles que aseguren el procesamiento exacto y oportuno de la información contable. 27 instrucciones por escrito sobre procedimiento para para preparar datos para su ingreso y procesamiento 28 La función de control debe ser efectuada por un grupo específico e independiente. 29 Instrucciones por escrito sobre la operación de los equipos. 30 Solamente operadores de computador deben procesar los SIST OP. CONTROLES DE EQUIPOS Y PROGRAMAS DEL SISTEMA Debe efectuarse un control de los equipos : 31 programación del mantenimiento preventivo y periódico 32 registro de fallas de equipos 33 Los cambios del sist. Op. Y la programación. CONTROLES DE ACCESO El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. También debe controlarse : 34 el acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados 35 el acceso de la documentación solo aquellos autorizados 36 el acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores EL AUDITOR EXTERNO Y EL CONTROL CIRCUNDANTE El auditor externo deberá relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de información que genera los saldos a ser auditados y de esta manera
- 5. modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento. Dentro de este relevamiento y evaluación se encuentra el control circundante ( Ver 2.3 ). Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que no se podrá confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria. (VER CUESTIONARIO) CAPITULO 3 CONTROLES ESPCÍFICOS LOS CICLOS DE INFORMACIÓN CONTABLE Un ciclo de información contable esta constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo. Para generar los datos contenidos en el mayor , el proceso contable debe capturar los datos de cantidad , precio, descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos , dichos datos generen los saldos del mayor. Tales tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor. Ejemplo : Los datos del nombre del cliente , dirección , articulo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador . Aprobado el pedido.. se corre el programa de facturación y rmto. Cuando el clte. Recibe la mercadería conforme y firma el rmto , se produce un cambio en la información ya que esta se encontrara en Ventas del día ( ds x vta ) ( ver fig 3.1 ) Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable , consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a través de los distintos soportes documentales , de aquí en adelante seguirán produciéndose cambios hasta llegar a los saldos del mayor. LOS PUNTOS DE CONTROL Los intercambios de información están sujeto a errores, estos pueden ser responder a la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y con el objetivo de lograr estados contable exactos se deben introducir mecanismos de control que detecten tales errores. Que de seguro serán los procesos en donde se produce el intercambio de información . Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL ( ver fig 3.2 ) TIPOS DE ERRORES Población : Son errores en el número de elementos que contienen los datos que se capturan o procesan Ej. Se relizan 150 ventas y se registran 148 , el mayor no refleja los intercambios totales, se producen errores de subvaluación. También existen problemas de exceso de elementos contenedores donde se hayan realizado los 150 intercambios pero se registraron 148 y dos duplicados. Existen dos categorías dentro de estos : Autorización :Intercambios no autorizados ingresados al sistema por error o intención. Integridad : son errores de integridad de la información Exactitud : Son discrepancia entre los atributos reales del intercambio y los atributos que el proceso contable captura o procesa. Si los datos del intercambio no reflejan correctamente los términos del mismo , existen errores de exactitud. La transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores matemáticos son la fuente de los errores de exactitud. Tales errores podrán tener efecto en los saldos. El efecto es diferente si no situamos en un auditor externo a al interno . LOS MEDIOS Y LOS CONTROLES INTERNOS ESPECIFICOS Que existan formularios prenumerados no es un control interno , pero si existen , dan la posibilidad de aplicar un control interno, si nadie realiza control , entonces no hay control interno. CATEGORÍAS DE CONTROLES ESPECÍFICOS POBLACIÓN Y AXACTITUD : Son los que previenen o detectan , en la captura y proceso de información
- 6. los errores de población y exactitud. ( fig 3.4 ). CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO : La información se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio . Dichos datos son procesados por elñ sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contable. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de las etapas. CONTROLES DE CUSTODIA : Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio , dinero , valores. CONTROLES DE DETECIÓN : Son referidos en la oportunidad donde se aplica el control CONTROLES PREVENTIVOS : Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control . TIPOS DE CONTROLES DE CAPTURA Se dividen en : CONTROLES DE POBLACIÓN EN LA CAPTURA Se utilizan estos controles para transmitir datos al sistema de procesamiento en forma correcta y que prevenga o detecte la perdida o duplicado de un documento, es decir que controle su integridad. Ej . El rastreo de tickets de balanza de ingreso de camiones a la planta con los informes de recepción es un control adecuado es un sistema adecuado para detectar si se han omitido capturar por el sistema adm-contable algunos de los intercambios. CONTROLES DE EXACTITUD EN LA CAPTURA : Existen dos tipos de controles : 37 Controles de comprobación : Consisten en cotejar los datos de varios documentos o distintos datos del PED para conocer si tienen la misma información. Ej cantidad de mercadería en e RMTO Contra la descargada 38 Controles de verificación matemática : Se refiere a volver a efectuar los datos del intercambio que aparecen en documentos o medios PED para asegurar su exactitud. CONTROLES DE AUTORIZACIÓN : Consisten en la revisión de los intercambios para asegurar que estos hallan sido autorizados apropiadamente . El sistema de autorización es un medio de control. Las autorizaciones pueden ser : Generales : que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos Específicos : que solo se aplican a un intercambio individual. SEGREGACIÓN DDE FUNCIONES Tres funciones que deben ser segregadas : 13 comprometer a la entidad en el intercambio 14 aceptar o entregar el bien o el instrumento objeto 15 ingresar lo datos del intercambio al sistema de procesamiento Cuando estas tres funciones están determinadas a un solo individuo esta en posición de cometer fraude o ocultar error. También deberá analizarse la combinación de funciones de una misma persona en relación con distintos tipos de intercambios. Ej . Una persona que es responsable de cobranza y al mismo tiempo el ingreso de los datos , este podría realizar ventas en negro. TIPOS DE CONTROLES DE PROCESAMIENTO CONTROLES DE POBLACIÓN EN EL PROCESAMIENTO Diseñados para impedir o detectar errores por discrepancia entre los datos que están procesados y la transacción económica que representan. Es decir si la transacción económica es ingresos, mercaderías , resultado por venta. Entonces existe un control de población sumando las facturas de un período y cruzarla con costo de mercaderías + resultado por ventas. CONTROLES DE RECONCLIACION Es un tipo de procesamiento que puede detectar en el procesamiento tanto de errores de población
- 7. como de exactitud e integridad en las etapas de procesamiento a través de dos corrientes de información que en algún punto estas se separan para ofrecer dos o mas registros diferentes pero que deben coincidir en cuanto a sus totales. Ej Clientes y el mayor de cuentas a cobrar . En estas dos corrientes se puede producir un error tanto de población como de exactitud. Donde el mayor de cliente no coincidirá con el mayor analítico. La reconciliación entre estos dos permite identificar la partida en la cual se ha producido el error. (ver fig 3.2) Este tipo de cruce no permite identificar donde se ha producido el error,, sino que nos detecta alguna diferencia en algún punto. TIPOS DE CONTROLES DE CUSTODIA Estos tipos de controles están diseñados para evitar que los bienes móviles sean perdidos , dañados o robados y para proporcionar la seguridad de que las cantidades y los valores en existencia sean coincidentes con los registrados. Estos tipos de controles pueden ser divididos en : Controles sobre la custodia : Procedimiento para prevenir uso no autorizado sobre un activo durante la custodia de un departamento o persona del ente. Las áreas claves son la entrada ( recepción ) , almacenamiento o custodia ( depósito ) . Controles sobre la existencia física : Consisten en los conteos periódicos, evaluación y potencial de venta de los activos y comparándolos entonces con los registros contables para cantidades y valores. Tal comparación puede revelar discrepancia entre existencia y los registrados de esta forma impedir inexactitudes. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS Podemos aplicar controles de población y exactitud para el procesamiento PED * Controles de usuarios : Es un control manual , debido a que su realización no utiliza funciones y programas computarizados. El control esta diseñado para verificar el resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual. Ej . El departamento de facturación , envía a el PED para que procese la información. Controles de Ped : tales controles contienen cuatro componentes. 39 procedimiento de acceso : 40 procedimiento de desarrollo : Estos dos generan información inherente que se produce en los intercambios 41 procedimiento de seguimiento Este sistema asegura que los errores y asuntos identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente. 42 funcionamiento de los programas de controles Los mecanismos de control deben funcionar en función al objetivo en que estos fueron creados . DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los procedimientos de indagación y cumplimiento de detalles sobre las tareas a desarrollar por el personal responsable del control . Pero si el control lo hace un PED , entonces deberemos evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los programas. Ejemplo : Si existe un listado de O/C emitidos por el PED , que es enviado a contabilidad y alli un empleado controla el seguimiento . Esto es un control de usuario. Pero el empleado depende de la integridad y exactitud del listado provisto por el PED. Entonces la actividad del empleado .. es solo la actividad manual. Si tipificamos este riesgo como de usuario., el riesgo es satisfacernos solo del trabajo hecho por el empleado de contabilidad. De esta forma utilizamos el control para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. Ello seria entonces una decisión errónea . Al ser un PED se debe focalizar a la atención de validación de componentes y la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sustantivos. CAPITULO 4 METODO DE EVALUACIÓN Una vez entendido el flujo de información contable se identifiquen los posibles errores que pueden surgir
- 8. cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los ha detectado todos, entonces estará en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos. El METODO Se compone de los siguientes pasos detallados : Paso 1 – Comprender el flujo de información contable. Consiste en conocer desde la captura hasta la información , los saldos, del mayor. No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno. Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios , métodos descriptivos y flujograma; siendo los mas útiles los dos últimos. Ver.4.1 cuadro. Paso 2 – Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregación de funciones Comprendido el ciclo de información contable y haber identificado los medios que contienen la información contable así como también los procesos que lo generan. Debemos también identificar las personas dentro de dichos departamentos que la generan. Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean incompatibles. Paso 3 – Explicitar los objetivos del control El departamentos tiene función de comprar y esto termina en un a orden de compra. En el capitulo 1 se hablo de que los intercambios debían cumplir con : - exista y se encuentre autorizado – se registre el intercambio – los activos obtenidos le pertenezcan al ente – tenga obligación por los pasivos – sea correcta la cantidad registrada – sea correcto el precio – sea correcta la descripción – sea correcto la otra parte del intercambio (tercero) – se registre en el periodo contable correcto. La orden de compra deberá cumplir con los objetivos de control 43 Se encuentren autorizadas 44 Sea correcta la cantidad registrada 45 Sea correcto el precio registrado 46 Sea correcta la descripción 47 Sea correcta la otra parte interesada del intercambio Paso 4 5 6 – Listar los posibles errores de autorización, integridad y exactitud Se identifican cada uno de los comprobantes y medios magnéticos involucrados y sus objetivos de control correspondiente y la totalidad de los errores que podrían ocurrir, para luego en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para prevenir y detectar. Si fallamos en la detección de errores , entonces mal podremos evaluar la eficiencia de los controles. Existen errores de : 48 Exactitud O/C no autorizada O/C autorizada por personas no autorizadas O/C autorizada por persona autorizadas pero que no respeta limites. 49 Integridad O/C no prenumerada O/C perdida 50 Exactitud Desigual de cantidad con la cantidad solicitada en la O/C Desigual calidad con la calidadad solicitada en la O/C No corresponde con precios pactadas No corresponde con condiciones de precio pactadas No corresponde con fecha de entrega pactada Tales errores tienen impacto sobre la eficiencia de la empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados contables Entonces el auditor tanto externo como interno solo debe poner atención en los errores que pueden tener influencia sobre el objetivo de su trabajo. PASO 7 8 9 – Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar errores de autorización integridad y exactitud. Listado los errores de autorización , integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el
- 9. propósito de identificar aquellos controles existentes que permitirán prevenir o detectar posibles errores determinados en el paso 4.5.6 PASO 10 – DE LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7 . 8 . 9 . ANALIZAR LA EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES , IDENTIFICAR LOS EFECTIVOS Y EFECTUAR LA EVALUACIÓN GENERAL . En esta etapa de evaluación , consiste en identificar los controles existentes en la empresa , identificarlos entonces con un sentido específico de control y con un error posible determinado. Determinar así si el control tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si este esta bien diseñado . Pero los errores de autorización , exactitud e integridad pueden ocurrir de todos modos. Por lo tanto una vez analizado y estudiado , con el resultado de tener confianza en el control , se debe realizar la prueba de control con posterioridad. También se debe analizar la segregación de funciones , donde los controles no deben estar efectuados por personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de control . La evaluación individual de cada control nos permitirá efectuar una extrapolación para evaluar la efectividad de todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos analizando un control en una determinada etapa, lo cual dependemos que los errores de exactitud e integridad no hayan sucedido en etapas anteriores. De tal evaluación decidimos si podemos tener confianza en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada por el flujo de información contable la cual se materializa en la exactitud e integridad de los saldos de las cuentas del mayor general. Si la evaluación es positiva entonces pasamos al siguiente paso , si no lo fuera pasaremos a aplicar el enfoque de auditoria basado íntegramente en los procedimientos de revisión de saldos. Debemos reevaluar los trabajos de auditoria realizados y determinar si es posible el ente de auditarse. La razón de esto es porque si los controles de captura fallan . es sistema interno no puede asegurar que la totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente están reflejadas en los documentos o medios magnéticos establecidos. Si de ser así será imposible detectar lo que no ha sido registrado. PASO 11 DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGÚN 10. IDENTIFICAR LOS QUE SERAN PROBADOS Y DISEÑAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES A PROBAR La prueba de los controles la realizamos mediante las pruebas de cumplimiento . Tal propósito es obtener una razonable seguridad de que los procedimientos de control interno sean aplicados de acuerdo con lo determinado por la Gerencia y que funcionen eficazmente. El resultado de la prueba de cumplimiento es SI (se cumple el control) NO ( no se cumple el control) a los efecto de validar la confianza teórica a los sistemas de control con el objeto de determinar NATURALEZA, ALCANCE y OPORTUNIDAD de los procedimientos PASO 12 ANALIZAR , DE SER APLICABLE , LOS CONTROLES DE CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIÓN. Todo intercambio tendrá como consecuencia la captura y procesamiento de la información. Los controles de custodia tienen que ver exclusivamente con aquellos intercambios en los cuales hay entrada y salida de bienes. Tales controles evitan que los bienes se dañen, se venzan, sean robados y proporcionar así razonabilidad en la existencia y cantidad según los registros. A los efectos que los estados contables reflejen la realidad. Cabe aclarar que con un recuento físico , se logran ajustar las diferencias, pero estos no nos podrán informar sobre errores en la custodia de los bienes. Entonces los errores de custodia comprenden los controles de entrada , salida, mantenimiento en existencia. Los controles de existencias son procedimientos de recuento y comparación de existencia. PASO 13 EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Se ven en el capitulo 5 CAPITULO 5 LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos. El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza , alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados , dado que aseguran la integridad de la información.
- 10. El DISEÑO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de funcionamiento efectivo de los controles interno , debemos enfocarnos : 16 Se ejecutaron los procedimientos previstos? 17 Se ejecutaron adecuadamente? 18 Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos de segregación de funciones? Por lo tanto , debemos elaborar una prueba para determinar si el control se esta realizando y otra prueba para indicar si la información sujeta a control se esta comprobando que es correcta Entonces la tarea de diseñar las pruebas depende su efectividad , al conocimiento y pericia del auditor , a las circunstancias particulares de cada cliente. TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO Existen prueba de : Detalles : las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha , parte , descripción , etc. Contenido en un documento o soporte magnético. Mediante : 51 Comparación de igual tributos entre distintos documentos 52 Comparación entre los números de los comprobantes 53 Verificaciones matemáticas 54 Cumplimiento con autorización general o particular 55 Verificación de secuencia numérica Indagación : Observación : El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de población en la captura de información , tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento . Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios , no sean registrados. Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos , no descubrirá las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagación y observación. EJEMPLOS DE PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO ( verlas de las fotocopias en cuadros anexos adjunto ) PAG 121-125 DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos. Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositará confianza, debemos definir aquello que se constituirá una desviación de cumplimiento. Se entiende por desviación de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efectúa. Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho , el cual el mismo debería estar bajo a supervisión del encargado del departamento contable. La determinación del desvío nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propósito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular. Tales desvíos se producen por : 56 Errores humanos 57 Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo 58 Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones. CAPITULO VI DISEÑANDO UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISEÑO DEL SISTEMA Consiste en : Armar el flujo de información Diseñar los sistemas de control de custodia. Debemos puntualizar como se realizan los intercambios en el ente. El armado del sistema de control debe contener :
- 11. 19 los medios de información ( listado de computador , etc ) 20 los comprobantes y medios magnéticos de tratamiento y traslado de información 21 los procesos manuales y computarizados que se utilizan 22 los procedimientos establecidos para que la operatoria funcione organizadamente 23 los departamentos involucrados 24 las personas involucradas 25 los asientos para retención de datos LOS PROCESOS DE CREACIÓN DE LOS CONTROLES Tenemos que contemplar los aspectos relevantes para poder diseñar un sistema de control interno que consiste en los siguientes pasos : 1 Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnéticos 2 Analizar la segregación de funciones 3 Identificar los puntos débiles de control 4 Para cada punto de control posibles, detallar la totalidad de los errores posibles 5 Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un método de control 6 Para los métodos de control establecidos analizar su costo beneficio 7 Para los métodos de control establecidos analizar la segregación de funciones ANÁLISIS DE PROCESO 1-Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios magnéticos Cuando se diseña el flujo de información , se establece los medios en los cuales dicha información se almacena. Estos medios de información pueden ser magnéticos o medios manuales. Debemos entonces identificar los departamentos involucrados 2 – Analizar la segregación de funciones La identificación expuesta se realiza con el objetivo de analizar la segregación dce funciones como un prerrequisito de control . Si no existe una adecuada segregación de funciones a nivel de la arquitectura del sistema el mismo se caracteriza por su falibilidad, es decir la posibilidad de que sea violado. La segregación de funciones reviste fundamental importancia , tanto para el auditor , como para aquel que diseña el sistema, en la medida que el arquitecto quiera asegurar la relativa seguridad. 3 – Identificar los puntos de control Debemos separar el procesamiento de la información en tres categorías : Procesamiento de la información En el procesamiento se puede dar los errores establecidos en el capitulo 3, Tipos de errores y habrá que identificar donde se pueden producir esos errores de población y exactitud. Captura de la información Ver fig pag 135 Es la información que se captura dentro del proceso de información . Custodia de los bienes Aplican los mismos criterios expuestos para el punto anterior. 4 – Para cada punto de control detallar la totalidad de los posibles errores. 5 – Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un método de control . Se debe diseñar los controles que prevengan o detecten los posibles errores identificados el punto anterior. 6 – Para los métodos de control establecidos analizar su costo beneficio El costo del control no puede ser mayor al valor que se controla. Pero es dificultoso determinar dicho valor. Este aspecto debe ser analizado para cada sistema y control en particular y depende de las características y valores organizacionales de cada empresa 7 – Para los métodos de control establecidos analizar la segregación de funciones Una vez establecidos los métodos de control lo que debemos analizar es si las personas involucradas ene l proceso de control cumplen con los requisitos de separación de funciones. Aquí nos interesamos º Que el control se de por oposición de intereses entre las partes a cargo de la operación º Que los que tienen funciones exclusivas de control no estén involucrados en tareas operativas en relación con el sistema que se esta diseñando
- 12. OG3