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- 2. PROPUESTA DE ESTANDARIZACIÓN EN LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA EN LA EMPRESA GRUPO ALAN S.A. Presentado por MORENO CHACHANOY RICARDO CESAR POLENTINO PINZON LEIDY PAOLA Trabajo de grado para optar el titulo de Contador Publico Director de Trabajo MAXIMILIANO GENTIL GOMEZ FACULTA DE CONTADURIA PUBLICA Santiago de Cali, Noviembre 23 de 2017
- 3. Contenido. • Introducción. • Problema • Formulación y sistematización del Problema • Objetivo General- Objetivos Específicos • Justificación • Marcos Referenciales • Metodología de investigación • Diagnostico • Manuales de Procedimientos • Propuesta Económica • Conclusiones • Recomendaciones
- 5. Problema Falta de iniciativa de estandarizar el proceso y procedimientos administrativos y contables para la gestión de tesorería. Procedimientos existente de manera verbal, que conllevan a constantemente se improvisaciones Inducción inapropiada al personal de tesorería
- 6. Formulación y sistematización del problema ¿Cómo elaborar una propuesta de estandarización de los procesos administrativos y contables de la gestión de tesorería, para la empresa Grupo Alan .S.A.? ¿Para qué estandarizar los procesos administrativos y contables del departamento de tesorería en la empresa Grupo Alan S.A.? ¿Cuál es la importancia de diagnosticar la situación actual del departamento de tesorería en la empresa Grupo Alan S.A., dentro de sus procesos contables y administrativos? ¿Cómo diseñar manuales de procesos, procedimientos y funciones en el departamento de tesorería, para la empresa Grupo Alan S.A? ¿Qué políticas sugerir en este departamento, para un mejor control y cumplimiento de las mismas?
- 7. Objetivos Proponer estandarización en los procedimientos administrativos y contables al departamento de tesorería de la empresa Grupo Alan S.A. Diagnosticar la situación actual del departamento de tesorería en la empresa Grupo Alan S.A., dentro de sus procedimientos contables y administrativos. Diseñar manuales del proceso y procedimientos en el departamento de tesorería, para la empresa Grupo Alan S.A. Sugerir políticas en el departamento de tesorería, para un mejor control y cumplimiento de los procedimientos existentes. E S P E C I F I C O S GENERAL
- 8. Justificación Teórico • Conceptos teóricos en Tesorería y administración en Manuales y procedimientos Metodológico • Mejorar el desempeño en las actividades de cada trabajador , dando una herramienta clara y organizada de sus actividades a realizar Practico y/o Económico • Se logra organizar de manera Clara y eficiente el área de Tesorería lo que llevaría a resultados positivos a cada uno del personal del área.
- 9. Marcos de Referencias GUERRERO BUITRAGO, Diana Paola. DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE TESORERIA EN LA COMPAÑÍA DUMASA S.A.S. Universidad Autónoma de Occidente. Santiago de Cali, Valle, 2014 AGUDELO GAVIRIA, Andrés Felipe. CASTAÑEDA TABARES, Paula Andrea. ROJAS SALAZAR, Laura Marcela. Diseño del manual de procesos, procedimientos y funciones para la distribuidora e importadora C.I. CoffeeInn. Universidad Tecnológica de Pereira Pereira, Colombia. Año 2009 GIRON CHAMO, Wilder Aunner. Estandarización de políticas y procedimientos de tesorería financiera en una empresa de pinturas. Universidad de San Carlos de Guatemala Guatemala. Año 2006 Historia del Arte
- 10. Marco TeóricoTeoría Clásica de la administración; Henry Fayol y su relación con la existencia de manuales dentro de cada Organización Tesorería dentro de la empresa - Philippa Back Nic 7 Estado de Flujo de Efectivo Negocio Fiduciario o fidecomiso Marco Teórico
- 11. Ley 3 1992 – decreto 2620 del 2000 Ley 1430 del 2010- ley 1739 del 2014 Ley 1314 de 2009 y la Nic 07 Flujos de Efectivos -Decreto 2649- 1993 Constitución Política de Colombia Art 1- 38-51-333 MARCOLEGAL
- 12. Marco Espacial Nuestro proyecto de investigación se realizo en la Empresa Grupo Alan S.A ubicada en la Ciudad de Cali en la Comuna 1.
- 13. Metodología de investigación Descriptivo Inductivo Primarias : Personal actual del área de tesorería Secundarias : Documentos contables, Entidades Bancarias y fiduciarias Observación directa Tipo Método Fuentes Técnica
- 14. Diagnostico La actual tesorera tiene el conocimiento sobre las operaciones de la empresa y del sistema, lo que significa que se cuenta con una base relevante para estandarizar procesos dentro del departamento de tesorería y mejora de los mismos. Empresa en etapa de crecimiento con nuevos proyectos de construcción a desarrollar. La empresa cuenta con un software especial del sector constructor, que permite el manejo de información integral con todas las áreas que conforman la empresa, existe un enlace permanente con la información registrada en cada área que afecte el desempeño de la gestión de tesorería. La empresa para el departamento de tesorería, cuenta con el manual de funciones para los dos cargos existentes, con la información de las funciones que tienen asignadas cada trabajador y el perfil para contratación del nuevo personal. No cuenta con manuales de procesos, procedimientos y funciones para el departamento de tesorería, permitiendo llegar a ocasionar errores en registros contables y afectación de los cierres mensuales por desconocimiento. Indicción inapropiada al personal que conforme el departamento de tesorería, obstaculización del flujo de comunicación en las actividades. Ausencia de revisión, auditoria y evaluación a los procesos que actualmente se llevan en el departamento de tesorería de manera verbal o improvisados. Carencia de capacitaciones al personal de este departamento, con temas inherentes a sus cargos. Dependencia al personal actual por conocimiento del funcionamiento en este departamento. FORTALEZAS DEBILIDADES
- 15. Obtención de cuentas por pagar Pagos con transferencia, en línea y débito automático autorizado para pago de obligaciones financieras Recibos de caja clientes, cierre etapa preventa y restitución de aportes en etapa de patrimonio autónomo Pagos con cheque a proveedores, contratistas de mano de obra y otros Traslado entre cuentas bancarias Gastos bancarios incurridos y rendimientos financieros obtenidos con la respectiva retención en la fuente, en cuentas bancarias y fiducuenta Ingresos recibidos de otros terceros, diferentes a clientes MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE TESORERÍA Procesoyprocedimientos
- 16. Propuesta Económica del proyecto El siguiente presupuesto se hace con estimación de que se realicen 1 jornadas cada seis meses durante un año. La capacitación en temas referentes y actualización en tesorería, y repaso de los manuales establecidos en este departamento: Para un gran total al Año $ 890,000
- 17. La empresa GRUPO ALAN S.A., presenta deficiencia en la estructura organizacional, ya que solo ha permitido que la empresa crezca en construcción de proyectos y conocimiento al público, no se ha tenido la iniciativa de estandarizar el proceso de la gestión de tesorería y sus procedimientos administrativos y contables. Existe improvisación en las actividades que se ejecutan en el departamento de tesorería de la empresa Grupo Alan S.A., representando un alto riesgo para la empresa, pues no existe una directriz previa a la ejecución del mismo y puede ocasionar registros contables errados que se reflejan en los cierres de la situación financiera de la empresa. Exponiéndose a la perdida de documentación, inducción inapropiada al personal que conforme el departamento de tesorería, obstaculización del flujo de comunicación en las actividades, retraso en la entrega de informes financieros Permitir que la empresa mejore la estructura administrativa mientras crece, permitiría tener claro el paso a paso en que se debe operar para el cumplimiento de los objetivos que tienen los cargos dentro de los departamentos que conforman las empresas, así evitaría al departamento de tesorería errores graves representado en dinero, ya que es el área encargada del manejo de los recursos disponibles con los que cuenta la empresa y sus actividades se relacionan siempre con el uso de dinero. Conclusiones
- 18. Recomendaciones Una vez se acepte por parte de la empresa Grupo Alan S.A. la propuesta de estandarización en los procedimientos administrativos y contables del departamento de tesorería, se recomienda: Realizar un análisis de las actividades diarias en periodos determinados con el fin de evaluar el proceso de gestión de tesorería. Actualizar manuales del proceso, procedimientos y políticas del departamento de tesorería una vez al año por lo menos o cada que vez que se realicen cambios. Socializar manuales del proceso, procedimientos y políticas a todo el personal que conforma la empresa Grupo Alan S.A. y directivos de la compañía, con la finalidad de que conozcan como aportan e influyen directa e indirectamente al departamento de tesorería.