Ejercicio n° 10 auditoria de documentacion elementos basicos
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El documento describe los elementos fundamentales para el desarrollo y control de la documentación de una organización, incluyendo mapas de procesos, fichas de procesos, procedimientos normativos, registros y manual de calidad. Explica que los procedimientos escritos deben tener un formato consistente y describe los elementos clave que deben incluir, como título, objetivo, campo de aplicación, definiciones, descripción de actividades, responsabilidades, referencias, control de documentos y registros.
Ejercicio n° 10 auditoria de documentacion elementos basicos
- 1. Desarrollo y control de documentación: Fundamentos MAPA DE PROCESOS FICHAS DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS REGISTROS MANUAL DE CALIDAD
- 2. PROCEDIMIENTOS Y FICHAS DE PROCESOS
- 3. El formato escrito es el más común, consiste en declaraciones de procedimiento estructuradas principalmente en oraciones (prosa), y organizadas bajo unos encabezados. A fin de asegurar la consistencia en el desarrollo de procedimientos escritos, es importante definir claramente cómo deben ser formateados los procedimientos, y como deben ser escritas las declaraciones directrices. La mejor forma de lograr esto es desarrollando una instrucción de trabajo. Incompleta: “ Las especificaciones del cliente deben ser chequeadas y aprobadas en cuanto a su integridad” Completa: “El Director de ventas debe chequear todas las especificaciones del cliente en cuanto a su integridad dentro de los 2 primeros días del recibo de la orden de compra utilizando la hoja de especificaciones dada en el instructivo de trabajo QWI25, y luego firmar y fechar la hoja de especificaciones como revisada FORMATO ESCRITOFORMATO ESCRITO
- 4. DIAGRAMA DE REPRESENTACIÓN Dónde Quién Hace Cuándo Cómo Declaración de la acciónPersona que actúa Verbo de la acción Qué QUIÉN: ¿Quién debe realizar esta tarea? ¿Quién es responsable? QUÉ: ¿Qué cosa necesita ser realizada? DÓNDE: ¿Dónde ocurre la tarea? CUÁNDO: ¿Cuándo debe realizarse esta tarea? Frecuencia CÓMO: ¿Cómo realiza usted está tarea? REGISTROS: ¿Cómo sabrá usted que la tarea ha sido realizada?
- 5. NORMA FUNDAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS • TÍTULO Título del procedimiento que vamos a documentar. El título debe describir breve pero claramente el contenido del documento. • OBJETIVO Que pretendemos describir con el procedimiento. • CAMPO DE APLICACIÓN En que Áreas, Departamentos o Secciones de la empresa se aplicará este procedimiento. • DEFINICIONES Se define alguna terminología que deba ser aclarada; especialmente aquel vocabulario técnico o muy especializado el cual no sea de dominio popular. • DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Mediante el uso de relatos descriptivos, indicaciones paso a paso, diagramas de flujo etc. , se describen detalladamente las actividades que componen el proceso, también sus indicadores definidos por la organización..
- 6. • RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES Se establece quienes son las personas responsables por la aplicación del procedimiento y sus niveles de responsabilidad y autoridad. • REFERENCIAS En caso de que exista normativa nacional o internacional, estas deben ser referenciadas en este ítem. • CONTROL DE DOCUMENTOS Se determina si se trata de un documento controlado, es decir, si se requiere controlar las copias que se emiten del mismo. • REGISTROS • ANEXOS Tablas, Cálculos matemáticos, fórmulas, planos, etc. Se listan aquí. • DISTRIBUCIÓN Se listan los funcionarios que tienen copia del procedimiento. NORMA FUNDAMENTAL DE PROCEDIMIENTOS
- 7. Contenido de un procedimiento. . . Contenidos de un procedimiento Titulo y aprobación del documento. Registro de revisiones efectuadas. Objetivo/ Alcance/ Responsables. Condiciones / Normativas. Descripción de las actividades. Registros/ Glosario / Anexos.