Ensayo erp

SELECCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP.

HOTEL HOLIDAYINN MÉRIDA.

- ANÁLISIS DEL HOTEL.
- BÚSQUEDA DE OPCIONES.

MATERIA: SISTEMAS INTEGRALES DE GESTIÓN EMPRESARIAL.
FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA UADY.
MÉRIDA YUCATÁN MÉXICO A 29 DE JUNIO DEL 2011.
1.

Integrantes:
Andrea Escalante.
Abraham Cantón
Gabriel Góngora Sánchez.
Gabriel Gónzalez Pacheco.

ABSTRACT:
El presente trabajo consta de una investigación para encontrar el ERP (enterprise
resource planning) que se acomode más a las necesidades y actividades del hotel
Holiday Inn Mérida, el cual se encuentra ubicado en la avenida colón con paseo de
Montejo en Mérida Yucatán México.
La metodología del proceso de implementación:
1- análisis de la situación actual, investigación de los recursos del hotel y
sus necesidades. ¿Qué tenemos?, ¿qué necesitamos?
2- Proceso de selección de un proveedor de soluciones.
3- Selección de la ERP más adecuada, ¿qué opción elegimos?
análisis de módulos del nuevo programa, decidir que ERP satisface las
necesidades pero con un costo razonable, ¿Quién da más por menos?, ¿qué
características tiene el nuevo software?, Búsqueda de 5 ERPs candidatos.
4- gestión de implementación, configuración y pruebas, ¿quién realiza la
implementación?
5- implementación del programa, ¿cómo se implementa el programa?
6- problemas de implementación, analizar y solucionar los problemas de
implementación.

INTRODUCCIÓN:
Antes que nada vamos a definir que es una ERP:
“enterprise resource planning o planificación de recursos empresariales, es, un
sistema de planificación y de administración de la información que
estructuradamente satisface la necesidades de la gestión empresarial”.
“Se trata de un software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y
gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos” .
Explicando que es una ERP:
una ERP tiene como objetivo principal satisfacer las necesidades de información
con mayor rapidez y eficiencia además de ser información confiable puesto que
una ERP integra, evita la mala información por manejar sistemas aislados, y es
información actualizada.
al implementar una ERP se comenten muchos errores que pueden llevar a la
administración a tener ideas equivocadas sobre los beneficios de contar con una
ERP en sus empresas.
Entre los errores comunes tenemos: pensar que la responsabilidad del proyecto es
del jefe del proyecto y no de la dirección, la implementación de un ERP va
apegada a la dirección pues requiere que personal de alto nivel sea quien lo
investigue, implante y supervise, no se trata de un simple software que deberá ser
instalado y ejecutado; que no se se realicen pruebas, al implementar una ERP
tenemos dos opciones: usarlo tal y como está hecho o hacerle adaptaciones;
pensar que el software resolverá todos los problemas que tiene la empresa,
cuando lo que se esta haciendo es automatizar el sistema; el ERP resulta ser una
imposición sin colaboración de las personas indicadas y no se facilitan los medios
necesarios al equipo del proyecto.
Características que debe tener una ERP:
– El proceso de implantación debe ser lo más practico y rápido de aplicar a
todas los usuarios, no debe complicar más la situación sino facilitarla. Debe
poder ser utilizado por personal de distintas áreas. Usted no requiere una
persona que introduzca y maneje la información de otros departamentos para
luego realizar reportes (por así decirlo un capturista de datos) sino que cada
usuario que genere información pueda introducirla desde su computadora de
trabajo.
– La implantación debe permitir a su hotel trabajar más rápida y más eficiente,
también debe proporcionar información correcta y adecuada a sus usuarios.
– Tiene un papel clave en la medición de resultados del hotel.

– la obtención de reportes le permitirá a la dirección evaluar al hotel según los
planes previstos.
– Debe dar soporte a las funciones básicas de los departamentos.
– Adaptarse a cambios en las actividades. En algunos casos se ofrece el
código fuente para poder realizar las modificaciones a medida de sus
requerimientos y necesidades.
– Debe recoger información de los distintos departamentos, procesarla y
ofrecerla a sus usuarios según sus requerimientos.
Ventajas y desventajas de usar una ERP:
los hoteles tiene la necesidad de un software que cubra todas las necesidad de los
distintos departamentos, como son RH, contabilidad, cocina, mantenimiento, ama
de llaves, etc, los cuales requieren comunicarse entre ellos para llevar a cabo sus
actividades diarias, aquí es donde entra un ERP, sin embargo, en vez de crear
una solución integral y adecuada puede requerir costos para su implementación:
consultoría, capacitación, software, por lo tanto hay que evaluar las ventajas
contra las desventajas.
Razones por las que debe implementar una ERP:
– Mejora la comunicación dentro del hotel lo que permite un mejor
conocimiento de lo que sucede, ya no necesitaría solicitar que le sea enviada
la información, bastaría con entrar al software y bajarla desde su computadora.
– Reduce incertidumbre, todos los usuarios manejan la misma información,
sin duplicarla o crear diferentes versiones de la misma.
– Incremento de la productividad gracias a la automatización.

Un ERP ofrece muchas ventajas pero es importante medirlas ya que la
implementación tiene un costo elevado, también es importante que la empresa
cuente con una infraestructura informática que sostengan la implementación de
una ERP, suele ser común encontrarse con tecnologías de información mal
planeadas, o que con el crecimiento de la empresa hayan quedado cortas, por lo
tanto antes de implementar hay que analizar y solucionar las áreas que no estén
funcionando bien.
La implementación traerá consigo una reingeniería que cambiará la forma actual
de hacer el negocio, por lo que puede provocar resistencia al cambio por parte de
los usuarios, por lo que debemos mantener una actitud positiva al cambio.

Módulos con los que debe contar un ERP:
Módulos administrativos financieros.
– contabilidad general.
– tesorería: bancos, efectos, cobros y pagos.
– Clientes y ventas.
– proveedores y compras.
– Existencias y almacén.
– Activos fijos.
Módulos de gestión operativa.
– Contactos.
– Servicios.
– Recursos.
– Nómina.
– Recursos humanos.
Módulos a la medida.
– Módulos adaptados a las necesidades especificas y requerimientos del
hotel.

METODOLOGÍA

1- Análisis de la situación actual ¿qué tenemos? ¿qué necesitamos?
El hotel cuenta con un site de telecomunicaciones con 52 tarjetas de telefonía para
los cuartos de huéspedes y para los departamentos.

Cuentan también con 3 conmutadores marca “Nortel Networks”.

Los servidores se encuentran en la oficina del departamento de sistemas, cuenta
con 5 servidores marca “Dell Poweredge 2950” con 5 discos de 75 gb, con
“windows server 2003”.

Dentro del cuarto de servidores hay un Rack de switches, con 2 switches marca
3COM modelo 2250 plus y uno modelo baseline 2250 sfp plus, de 48 puertos de
10/100/1000mbps, 3 paneles de parcheo y 1 computadora para aplicaciones.
También cuentan con un 1 FORTINET modelo FornGate 110C al cual se conecta
el modem de telmex de 2 mbps.

A continuación un plano para entender la distribución del cableado.

En el hotel se utilizan antenas para proveer internet a los huéspedes.

–

concluciones:

Podemos ver que el hotel cuenta con la infraestructura necesaria para
implementar un ERP.
–

Elementos a corregir:

Los cables que se encuentran colgando sin protección pueden provocar fallas en
la red del hotel.

Fijar los platos a la pared.

Ordenar y etiquetar los cables.

Otro elemento a considerar es que antes de implementar un ERP debe terminarse
el proyecto de cambio del cableado estructurado.

–

conclusiones:

Dada la infraestructura del hotel vemos que tiene todo lo necesario para
implementar un Erp de entorno Cliente/servidor.
La mayoría de los ERP se pueden implementar en un entorno cliente/servidor esto
es que se instala en un servidor al cual se conectan los clientes, el servidor se
encuentra en un punto central (cuarto de servidores) y contiene el software
centralizado e integral, a este servidor se conectan los clientes (computadoras que
se encuentran en las oficinas del hotel) y desde ahí puede el usuario leer,
actualizar y analizar la información según sus derechos de usuario.
Este entorno cliente/servidor es escalable, además de ofrecer una única base de
datos centralizada, en este punto algunos ERPs manejan su propio tipo de base
de datos y otras utilizar un entandar del mercado, como consejo, es preferible un
ERP que maneje un sistema estandarizado que pueda ser utilizado por otras
aplicaciones.
Otro entorno puede ser Saas (software as a service) el cual consiste en servicios
en la nube (servidores de externos donde usted puede guardar toda su
información y usar un ERP) en este servicio se ahora toda la infraestructura y solo
requiere una conexión a internet y un pago por el servicio en nube, el cual puede
ahorrarse pues el hotel cuenta con sus propios servidores.
–

¿con qué contamos?

El hotel cuenta con OPERA, ERP del fabricante FIDELIOS, el cual aun no tiene todos
los módulos requeridos.
módulos con los que cuenta opera:
reservaciones.
front desk: recepción
caja.
ama de llaves.
Comisiones: ventas
misceláneos: reportes.
faltan:
–

Cocina:

no utiliza el software rapsodia, el cual es el mismo de almacén, los ingredientes
son artículos de almacén, las recetas son fórmulas y los guisos son productos
finales.
El motivo por el cual no se utilizan es porque el chef nunca introdujo los datos en
Rapsodia para poder utilizar en módulo.

–
Recursos humanos:
Noi modulo de aspel.
–
Mantenimiento:
no maneja módulos.
–

Almacén:
rapsodia que es el mismo de contabilidad.

Integran con interfaces, de squirrel (software para punto de venta) a rapsodia,
luego rapsodia a opera. Noi no tiene interfase.

Puntos de fallas:
– para comunicarse utilizan en correo interno, por medio de el se envían
reportes, archivos y requisiciones.
– No todas las áreas utilizan los reportes ni la información generada por
Opera.
– Utilizan los servidores en común para guardar y compartir información.
En los requerimientos del hotel están:
– Las comunicaciones entre departamentos, y la oportuna entrega de la
información generada.
– Por medio de un ERP puede obtener la información sin necesidad de
buscar y almacenar archivos en los servidores.
–

Un ERP que se adapte a las necesidades del hotel.

– Un proceso de implantación lo más rápida posible incluyendo la
capacitación de los empleados puesto que el constate movimiento de los
huéspedes, el hotel necesita estar funcional lo más pronto posible.
– Dejar de hacer requisiciones a otros departamentos por correo o por
teléfono, con la automatización ahorrara este tiempo pues todo esto lo realizará
el ERP.
– Aunque es imperativo que los usuarios hablen ingles, un ERP en español
facilitaría las actividades.
– También requiere integrar las actividades del departamento de Recursos
Humanos y del departamento de Mantenimiento.

METODOLOGÍA
2- Proceso de selección de un proveedor de soluciones.
Características que debe tener el proveedor para considerar su producto dentro
del proceso de selección de un ERP:
–
Debe tener al menos 5 años de existencia en el mercado, esto con motivo
de que el proveedor tenga la experiencia mínima requerida.
–
Que sea una empresa de habla hispana para una mejor comunicación y
mejor si ha laborado en latinoamérica.
–

Que estén especializados en hotelería.

Entre los distintos proveedores tenemos:

creador de Opera.

Creador de CQR hotel.

Isolix
Ingeniería de Software Libre s.l. Creador de Abanq

Hotel&tec creador de Arpon.

METODOLOGÍA
3- Selección de la ERP más adecuada, ¿qué opción elegimos?
a) Identificar características generales
–

Arpon Win Surfing

Se integra de módulos propios como el de Cuentas por Cobrar, Cuentas por
Pagar, Contabilidad, Puntos de Venta, Tabaquerías, Spa y Marinas. Además hace
enlaces a otros sistemas como: Avance, Micros, Ving Card, On Command,
Conmutadores, etc. Este sistema es un sistema abierto, el cual nos permite
configurar los códigos, y así adaptarlo a nuestra empresa al 100% conforme se
vayan presentando las necesidades.
Parte de los módulos que maneja son:
o

Recepción

o

Reservaciones

o

Caja recepción

o

Ama de llaves

o

Teléfono

o

Auditoría

o

Gerencia

o

Consultas

o

Ventas

o

Interfaces

o

Supervisión

o

Nomina

o

Tesorería

o

Contabilidad

o

Salones de eventos.

Hotel & Technology Limitada, es una compañía Chilena, fundada en el año
2001, concebida originalmente para brindar servicios a hoteles en los ámbitos de
Distribución y Marketing electrónico, ambos servicios basados en los Sistemas
Globales de Distribución y Portales Internacionales de Viajes en Internet. En 2008,
marca un hito en la empresa, llego a un gran acuerdo comercial para representar
en Latino-América a la empresa Arpon Enterprise, líder en Software ERP para
Hoteles (Enterprise Resource Planning) en México y Centro América. Con esta
representación esperamos alcanzar un nuevo liderazgo en la industria hotelera,
turística y de gestión para establecimientos hoteleros y gastronómicos.

–

CQR hotel

Los módulos que maneja son los siguientes que para la fácil comprensión los
dividiremos por área general:
Front Desk: Es la parte fuera del escritorio, viene siendo lo que el cliente del hotel
puede percibir, a lo que de alguna manera tiene acceso dentro del área de
recepción y sus alrededores.
Front Office: Es la parte fuera de la oficina, viene siendo lo que el cliente o
proveedor se podría ver involucrado físicamente.
Back Office: Es lo que está detrás de la oficina, lo que ni el cliente, no los
proveedores deben tener acceso, es más la información que maneja la empresa
de manera interna y privada.


o
o
o
o
o
o
o

Front Desk
Recepción
Caja y facturación
Telefonista
Auditoría nocturna
Housekeeping
Tarificación telefónica
Punto de Venta



o
o
o
o
o
o

Front Office
Reservas
Cuentas por cobrar
Facturación agencias de viaje
Fondos y bancos
Proveedores
Inventarios



o
o
o
o
o

Back Office
Comisiones
Reportes históricos
Contabilidad integrada
Cuadros Financieros
Estadísticas

CQR Sistemas S.R.L. está formada por profesionales de sistemas y contables
experimentados y ampliamente capacitados en el desarrollo de aplicaciones,
soporte técnico y soluciones informáticas. Cuenta con más de 15 años de

experiencia en el rubro hotelero. Ofrece desde el inicio de la relación comercial un
asesoramiento personalizado, preciso y permanente. Buenos Aires, Argentina.
–

Opera

En el núcleo de la solución empresarial OPERA es nuestro principal software de
gestión de la propiedad, el Sistema de Gestión de la Propiedad OPERA (PMS).
Diseñado para satisfacer las distintas necesidades de cualquier hotel o el tamaño
de la cadena hotelera, OPERA PMS ofrece todas las herramientas que un hotel
necesita personal para hacer su día a día de trabajo - Manejo reservas, comprobar
los clientes dentro y fuera, la asignación de las habitaciones y la gestión de
inventario de la habitación, alojar en casa de las necesidades del huésped, y el
manejo de contabilidad y facturación.
Módulos:
o

Reservación

o

Administración

o

Perfil de usuario

o

Ama de llaves

o

Almacén

o

Administrador de cuartos

o

Cajero

o

Punto de venta

o

Nomina tesorería

o

Teléfono

o

Auditoría

o

Ventas

o

Supervisión

o

Administrador de salones

o

Contabilidad

Opera es un sistema completamente modular, adaptable a cualquier empresa, sus
módulos están estandarizados.
–

Abang i-SL HOTEL

Abanq i·SL Hotel Enterprise es un robusto programa ERP de Hoteles que integra
gestión y contabilidad completamente basado en Software Libre.
Es una herramienta de trabajo totalmente personalizable y que puede utilizarse

para todo tipo de hoteles, hostales, camping, casas rurales, etc…, en definitiva
todo tipo de empresas dedicadas al alojamiento.
Abanq i·SL Hotel se distribuye bajo la licencia libre GPL. Las ventajas de este tipo
de licencia son muy interesantes:
 No hay que pagar por licencia de uso de nuevos usuarios.
 El software se puede instalar en otras máquinas sin coste adicional de licencia.
 Se proporciona el código al cliente, con lo cual es libre de realizar adaptaciones por él mismo o a través de una empresa.
Módulos:
o

Módulo Almacén

o

Módulo Facturación

o

Módulo Tesorería

o

Módulo Informes

o

Módulo principal de contabilidad Básica

o

Módulo Extensiones básicas

o

Módulo de Marketing de CRM

o

Terminal punto de venta

o

Módulo de dirección con cubos OLAP

o

Módulo de gestión de clientes

o

Módulo ama de llaves

–

Solmicro-eXpertis

Empresa Española, Solmicro pone al alcance de sus Consultores Empresariales
productos a la vanguardia de la tecnología y un importante desarrollo organizativo
fruto de sus 15 años de experiencia y sus más de 600 implantaciones, ofrece a
sus clientes, 100% Distribución de Canal, Tecnología .NET, Arquitectura de 3
capas, Entrega del código fuente, Máxima productividad, Fuerte apoyo en
Marketing, Lealtad y Compromiso.
Se compone de módulos funcionales. Esto le convierte en un ERP muy flexible al
combinar en módulos cualquier conjunto de programas. Además de las
funcionalidades comunes a todos los programas de gestión ERP-CRM, dispone de
módulos claramente diferenciadores: Calidad, Mantenimiento, EDI, ELM,
Proyectos, Programación de la Producción, Configurador de Productos, B2B y
Gestión documental.
Dentro de los módulos que cuenta están:
o

Financiero

o

Compras

o

Comercial

o

Gestión de costes

o

Programación de la producción

o

Stock y Almacenes

o

Configurador de productos

o

Mantenimiento

o

Gestión de proyectos

o

Calidad

o

Gestión del conocimiento

o

Gestión hotelera

b) Análisis de la integración del sistema ERP con otros módulos
CQR HOTELL, es un sistema de gestión único, por lo tanto no ofrece
implementación de software con otros módulos de otros sistemas ERP, sin
embargo dentro de las características del soporte técnico que ofrece este sistema
ERP, menciona que los módulos que tiene son adaptables y modificables por CQR
Sistemas S.R.L, para que el software tenga mayor solides y rendimiento en su
funcionamiento. Sin embargo los módulos con los que cuenta este sistema pueden
ser adquiridos de manera individual y posteriormente agruparse para su ágil
función.
Arpon Win Surfing, es un sistema abierto, modular y compatible con otros
módulos de sistemas ERP de fabricante distinto siempre y cuando estén
estandarizados, e incluso sus módulos son adaptables a otros sistemas como
Avance, Micros, Ving Card, On Command, etc. Tecnología orientada a objetos.
Solmicro-eXpertis: es un sistema modular, adaptable y configurable para el uso
específico de la empresa, se adapta a los requerimientos, se pueden anexar
módulos de otros sistemas, todos los módulos están estandarizados, para su fácil
adaptación a otro sistema. Cuenta con una arquitectura de 3 capas.
Opera: sus módulos son adaptables para la fácil implementación en la empresa,
sin embargo no son de código abierto, por lo que se hace difícil adaptar el sistema
a otros módulos.
Abang i-SL HOTEL: es un sistema modular libre, el cual es adaptable a la
empresa, se puede configurar para la fácil combinación con otros módulos de
otros sistemas.

c) Análisis de requisitos y funcionalidades
Los sistemas ERP principalmente se instalan inicialmente en un servidor, de
donde se adjunta la información y se comparte hacia los clientes. Es necesario
que el equipo de computo sea el necesario para el ERP que se vaya a seleccionar,
para ellos se a localizado las requerimientos mínimos de los sistemas ERP
candidatos
CQR HOTEL:
 Bases de datos Microsoft SQL Server 2008


Procesador de 1 GHz



Memoria RAM de 1GB en Windows XP



2 GB en Windows vista



Service Pack 3



Windows 2003 server

Arpon Win Surfing:
 Servidor


Procesador Intel Xeon 3 Ghz.



Windows Server 2003 2 Gb. en RAM



Monitor de 1024 x 768 y 32-bit



Disco Duro SCSI de 80 Gb.



Quemador de CD's


Estaciones de Trabajo


Procesador Pentium IV a 2 Ghz.



Windows XP o Vista



Monitor de 800 x 600 y 32-bit



512 Mb. en RAM


Base de Datos


SQL Server

Solmicro-eXpertis:


Sistema operativo para computadoras cliente de Windows XP en adelante



API de Windows de 32 bits



Base de datos SQL server



Procesador 1GHz en adelante



Memoria RAM de 1GB



2 GB o más de memoria RAM en Windows Vista o 7

Abang i-SL HOTEL


Bases de datos Microsoft SQL Server 2008 para la solución ERP y Precios
Unitarios 2011



Base de datos Microsoft Access para la solución de Precios Unitarios para
Concursos



Microsoft Visual Studio 2008 para las versiones de desarrollo actuales



Procesador min. 2Ghz



1GB de memoria RAM en Windows XP



2 GB o más de memoria RAM en Windows Vista o 7



Windows del computadora actualizada:



Framework 3.5

Opera Express


Sistema operativo Vista o XP



Base de datos Microsoft



Microsoft Visual Studio 2008



Procesador mínimo de 2Ghz



1GB de memoria RAM



2 GB o más de memoria RAM



Windows XP tener instalado el Service Pack 3.



Windows Vista tener instalado el Service Pack 1 mínimo

d) Evaluación del sistema ERP
Para la evaluación de los sistemas ERP candidatos tomamos en cuenta
una serie de requisitos que nos ayudan a validar la mejor solución mediante
una serie de respuestas sencillas pero vitales por las necesidades de la
empresa. En las preguntas se plantean requisitos de calidad que necesita el
cliente para verificar si los cumple o no, esos criterios para la imagen y el
renombre de Holiday Inn. Es de vital importancia que tengamos esos datos
para la selección del ERP adecuado. esos requisitos.
El fabricante del software
El fabricante:
¿Ofrece respaldo a partners y clientes en
español?
¿Está especializado en pequeñas y medianas empresas?
El producto
Su ERP:
¿Es 100% adaptable y personalizable?
¿Está disponible On Site y On Demand?
¿Usted es dueño del ERP?
¿Es accesible económicamente para su
empresa?
¿Cuenta con módulos especiales y adicionales?
¿Está disponible en español?
¿Hay disponibles desarrollos y mejoras

Opera
S N
i o
x

CQR

Arpon
S N
i o
x

Aban
g
S N
i o
x

Solmicro
Si No

x

x

X

x

X

Opera
S N
i o
x
X
x
x

CQR

Arpon
S N
i o
X

Aban
g
S N
i o
x

Solmicro
Si No

X
X

X
X

x

X

x

X

X

x

X
X

X
X

x
x

S
i
x

S
i
x

N
o

N
o

X

X

x
X
x
x

X

X
X

constantes?
¿Es libre de pagar licencias anuales por
usuario?
¿Maneja sistema estandarizado de base
de datos?
¿Tiene entorno cliente servidor?

La empresa que lo implementará
Implementador
¿Tiene más de 5 años en el mercado?
¿Tiene experiencia en la implementación
de ERPs?
¿Sus consultores son especializados?
¿Le dará soporte en línea, telefónico y
remoto?
¿Tiene oficinas o representantes cercanos
a la localidad?
¿Es una empresa respetada en el mercado?
¿Tiene atención personalizada con sus
clientes?
¿Conocerá a las personas involucradas
en la implementación?
Numero de respuestas positivas (Si)
Opera
CQR
Arpon
13
15
18

x

x

x

x

X

x

X

X

x

X

x

X

X

x

X

Opera
S N
i o
X
X

CQR
S N
i o
X
X

Arpon
S N
i o
X
X

Aban
g
S N
i o
X
X

Solmicro
Si No

X
X

X
X

X
X

X

X
X

X
X

x

X

X
X

X

X

X

X

X

X
X

X

x

X

X

X

x

X

X

Abang
10

Solmicro
15

X

x

Estadistica de calidad
20
18
16
14

12
10
8
6
4
2
0
Opera

CQR

Arpon

Abang

Solmicro

b) Justificación de la selección de 3 sistemas ERP
Realizamos una prueba de rendimiento mediante unos valores que selecciono el hotel hollyday inn con colaboración nuestra, con aspectos y valores
que para su selección de ERP es fundamental, para ello seleccionamos los
siguientes valores.







Especificaciones
Herramientas y compatibilidad
Evaluación al proveedor
Servicio
Costos
Estratégico

Especificaciones: esta categoría se propone evaluar las características
principales de cada erp, al igual que la facilidad de uso que se le podrá dar
en la empresa.
Herramientas y compatibilidad: son las características de interfaces de
comunicación que nos dará el ERP, para saber con cual tendríamos una
mejor adaptación al momento de capacitar a los empleados.

Evaluación al proveedor: se medirán aspectos generales del proveedor
para saber el grado de confianza que le podemos tener y la experiencia que
nos otorgará, así como la capacidad que podría tener de llenar nuestras
expectativas.
Servicio: en esta categoría se medirá el nivel de compromiso que nos podrá ofrecer el proveedor del ERP, junto con ciertos criterios de implementación que ponderaremos para saber el nivel de servicio que nos podrá otorgar.
Costos: Esta categoría nos permitirá comparar los costos del ERP, para
saber cual sería más económico, tomando en cuenta desde la instalación
hasta la capacitación y soporte.
Estratégico: aquí se evaluara el proceso estratégico para la instalación del
ERP y las posibles modificaciones a futuro que podríamos tener.

Para cada criterio a evaluar se le dará un porcentaje de calificación que será tomado de una calificación base 100. A continuación se expresa los porcentajes de cada calificación.
Criterio a evaluar

Porcentaje de calificación

Especificaciones

28%

Herramientas y compatibilidad
Evaluación al proveedor

13%

Servicio

12%

Costos

22%

Estratégico

10%

Total de calificación

15%

100%

El nivel de calificación para cada criterio que se presentara a cada aspecto
será de la siguiente manera:
Criterio de evaluación
0

No aplica

1

Malo

2

Regular

3

Bueno

4

Excelente

A continuación las tablas de calificación de manera individual, cada criterio
fue calificado y ponderado a su nivel dado por Hollyday inn.

En la tabla presentada a continuación mostramos los resultados finales adquiridos

Grafica de resultados de los 3 finalistas

Resultados finales
80
79
78
77
76
75
74
73
72
71
70
CQR

Arpon

Solmicro

Como podemos observar, con los métodos utilizados para la evaluación de los
sistemas ERP, los 3 sistemas ERP que cumplen con mas requisitos son CQR,
Arpón y solmicro, con 74%, 79.32% y 73.73% respectivamente, de igual manera
vemos los resultados de la calificación son un poco bajos, el motivo es que
holliday inn, tomo mucho en cuenta el los costos de los sistemas, por lo que
disminuyo en mucho el nivel de calificación, sin embargo no afecto a la selección
de los mejores ERP recomendados.
Los ERP seleccionados aunque aparentemente de calificación baja son los que
más recomendamos para la implementación en Holliday inn.

6) implementación y riesgos de implementación de un sistema ERP

Para la implementación de un sistema ERP en una empresa, es necesario
cambiar la cultura de trabajo de toda la organización, ya que los empleados y los
gerentes se encuentran familiarizados con un método, que tal vez no es el más
adecuado, pero los trabajadores ya se acostumbraron, al momento de la
implementación de un sistema ERP no es cuestión de un día, hay que llevarse su
tiempo para explicar las ventajas del nuevo sistema de trabajo para que los
trabajadores no se sientas disgustados, y en cuanto a los niveles gerenciales, a
ellos se les facilita la comunicación, la toma de decisiones gracias al sistema ERP
lo pueden hacer más rápido ya que cuentan con la información centralizada,
desde una computadora puede ver todo lo que sucede o sucedió en su empresa.
Habrá un fuerte impacto en la empresa por la implementación de un sistema ERP,
como por ejemplo, durante la implementación del sistema ERP vera que habrá
una reestructuración organizacional, presión creciente por mantener plazos y
costos del proyecto y distracción de las labores diarias usuales, sin embargo al
final de la implementación la empresa debe operar de buena manera, inicialmente
no se reconocen los beneficios pero a lo largo plazo los notara y el personal de
alto mando al momento de necesitar una información ya no tendrá que acudir a
algún lado a buscarlo, la información ya la tendrá en su escritorio de su PC cuando
lo necesite.
a) Metodología o fases de la implementación empleada
Ya tenemos el mejor ERP seleccionamos Arpón ya tenemos el paso más difícil,
ahora nos queda una labor no igual de difícil pero es similar de complicada,
tediosa y detallada, tenemos que instalar el ERP de la mejor manera, siguiendo
unos pasos para cerciorarnos de que todo el personal lo aplicara y lo sabrá
manejar sin complicaciones.
1.- Estrategia de entrenamiento fase 1
2.- Definir procesos
3.- Prototipo o piloto
4.- Responsabilidades
5.- Documentación
6.- Estrategia de entrenamiento fase 2
7.- Ajuste de datos
8.- Ajuste de último minuto

Paso 1: Estrategia de entrenamiento fase 1: El personal de la empresa
implementadora de Arpón capacitara a un grupo selecto de trabajo, un grupo
definido por el Holliday Inn, miembros elegidos de cada departamento.

Paso 2: Definir procesos: El grupo de trabajo definirá y determinara nuevos
procesos, una nueva serie de actividades de comunicación del Holliday Inn. Para
que se compare con los módulos que trae Arpón y se pueda ir notando los
elementos fundamentales de modificación del sistema, asi mismo se
documentaran los procesos de comunicación y selección de información para que
todo este documentado.
Paso 3: Prototipo o piloto: Una vez definido los procesos y realizados las
adaptaciones necesarias al sistema, se liberara al grupo piloto para que trabaje
con el sistema Arpón y pueda rectificar que el sistema está completo, o en su caso
contrario pueda aportar ideas de modificaciones para que el sistema ERP se
mejore.

Paso 4: Responsabilidades: será necesario indicar para cada tarea un
responsable de verificar que dicha tarea sea realizada por el sistema, sin ninguna
complicación.
Paso 5: Documentación: Se realizaran documentos donde se muestre
detalladamente los procesos, en donde cada responsable de procesos, tiene que
hacer los documentos, plasmando en ellos la ruta a seguir de los procesos, el
encargado de dicho proceso, debe incluir el nombre del proceso, propósito y
descripción del proceso, responsable de los roles, instrucciones y detalles de la
documentación relacionada.
Paso 6: Estrategia de entrenamiento fase 2: Una vez creados los documentos,
el grupo piloto del Hotel capacitara al resto del personal para que todos tengan la
información necesaria para poder utilizar el sistema sin problemas.
Paso 7: Ajuste de datos: Sera necesario introducir los datos al sistema Arpón, los
precios de los cuartos, inventarios, clientes, etc. Todos los datos de la empresa
serán digitalizados en el sistema. Se darán formato a los archivos de impresión, se
darán vista a las ventanas, se pondrán campos necesarios etc. Hasta que el
sistema quede completamente como se requiere.
Poso 8: Ajuste de último minuto: Se liberare el sistema Arpón al Hotel y se
mantendrá en un tiempo de latencia para cerciorarse de que toda la información
está de la misma forma en que se requiere. Se dará soporte al Hotel por un tiempo
definido en sitio, para poder hacerle las modificaciones necesarias en caso de ser
requerirlas.

b) Documentación del proceso de implementación

Se tendrá que definir las áreas que serán afectadas por la implementación del
sistema Argón, se documentara las áreas, que deben de estar cubiertas por el
sistema ERP, las personas y los procesos que se modificaran, todo tendrá que
estar documentado, los responsables de cada tarea, los nombres de los procesos,
el propósito y descripción del proceso, instrucciones y detalles de las demás
documentaciones relacionadas. Todo lo relacionado tendrá que estar
documentado.
Para la creación de la documentación será necesario juntar a los gerentes de cada
área, para tomar las decisiones correspondientes a sus departamentos, aunque no
se vaya a implementar todo el ERP en una primera etapa, será necesario
documentar todo el alcance y los encargados, para que en un futuro se pueda
seleccionar de ahí los detalles de los objetivos.
Dentro de la documentación deberá ir incluido los nombres de las personas del
grupo de trabajo, las personas involucradas en la implementación.
c) Manuales de usuario
Se creara un documento donde se plasme la forma y uso de los módulos, desde
los puestos gerenciales hasta los puestos de todos los empleados del hotel, se
tendrán que crear de tal manera que todos puedan entenderlo, todo el personal
deberá poder leer y entender el manual, no solo el área de informática o
gerenciales.
El manual tendrá que incluir:
Índice detallado.
El organigrama de la empresa
Una guía de cómo utilizar las funciones principales
Un apartado para la resolución de problemas
Un apartado para la información de contacto
Visualizar los puntos del sistema con imágenes para su fácil comprensión
d plan de arranque.
http://pdfs.wke.es/4/5/5/2/pd0000014552.pdf
http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm

en este punto nos encontramos entre la implementación y el arranque del nuevo
sistema, es importante llevar un plan que nos evite problemas de logística.
Fase uno:
- Al tratarse de un sistema nuevo, todos los usuarios deben estar bien capacitados para poder manejar el ERP.

-

Esta capacitación deberá ser impartida por el personal que ha sido capacitado en el punto # 1 de la metodología de la implementación: estrategia de
entrenamiento fase 1.

-

Para esto debieron tomar los cursos de capacitación y haber leído los manuales del usuario.

-

inclusive si es necesario enseñar al usuario asuntos básicos como serían
encendido y apagado de la computadora, manejo del teclado, inicio de sesión, etc.

-

Integración de la sala de pruebas: donde recibirán capacitación los usuarios
y efectuarán simulaciones de las actividades cotidianas del hotel.

Fase dos:
- Siga utilizando OPERA hasta contar con personal capacitado.
-

Instalación del software, no ponga en marcha el nuevo sistema si no cuenta
con personal capacitado. Si lo desea mantenga el servidor listo para poner
en marcha.

-

Fije la fecha de cambio en un periodo no vacacional o de alta demanda para evitar conflictos con los huéspedes, es mejor que deje a los usuarios
adaptarse al nuevo sistema que foguearlos en temporada alta.

-

No desespere en utilizar su nuevo sistema, todas las cosas buenas llevan
su tiempo, siga según lo planeado.

Como puede notarse ambas fases pueden desarrollarse paralelamente para
ahorrar tiempo pero nunca intente revolverlas.

d) Control del proyecto

El proceso de implementación del ERP no es tarea fácil, es muy detallada y
meticulosa la labor de implementación en una organización, porque es cambiar la
mentalidad de las personas, cambiar su cultura laboral, es modificar sus procesos
de labores que han realizado día con día durante su estancia en la empresa. Por
tal motivo es un requisito necesario que se mantenga un control durante el
proyecto de implementación del sistema ERP.
Sabiendo que la complicación más significativa esta en cambiar la cultura laboral
de todo el hotel Hollidat Inn. Será necesario que los altos mandos de la
organización lleven a cabo una tarea de implementación de motivación a los
trabajadores del Hotel para que ellos estén más comprometidos al cambio de la
organización, mostrándoles los beneficios y los ahorros de tiempo y esfuerzo que
tendrán al implementar el sistema Argón.
e) Identificación de riesgos de implantación y plan de contingencia
Dentro de los riesgos más importantes que se detectaron son:
1. El traslado de la información de los datos del hotel al nuevo sistema sin que

2.
3.
4.
5.
6.

se pierda la integridad de los datos.
La confiabilidad de la información de nuestros huéspedes.
Que el personal no quiera utilizar el sistema.
En vez de agilizar los procesos la lentitud se apodera del hotel.
Errores en la capacitación del personal.
Error en el siclo de vida del ERP y falta de mantenimiento evolutivo.

El plan de contingencia para esos riesgos es:
1. Hacer un respaldo de la información desde antes de que el especialista en

traslado de datos toque la información, para que en caso de errores o fallas
en el sistema al momento de trasladar los datos, no afecte de manera definitiva al Holliday Inn.
2. Se realizara antes de empezar el traslado de los datos, se realizara un contrato en donde se mencionara una clausula de confiabilidad, donde se
prohibirá la extracción de datos para fines ajenos a los de traslado de información, y penalizando a la empresa implementadora del ERP en caso de
hacerlo.
3. Para ello se visualiza la falta de compromiso del empleado con la organiza-

ción, primero se le dará al personal un curso de las ventajas del sistema
ERP, indicadores las facilidades que este otorga y el ahorro que tendrían en
las labores cotidianas, si aún así no acepta el cambio, la organización podrá
validar el nivel de compromiso del empleado hacia la empresa y tomar las
acciones necesarias.

4.

Quien mejor que el alto nivel gerencial de la organización para validar que
los procesos cumplan sus expectativas de ahorro de tiempo en la comunicación de los datos, por lo que se recomienda que el alto nivel gerencial esta al 100% involucrado en las etapas de creación de los sistemas de información e intercambio de información de los módulos del sistema ERP. Teniendo a ese alto directivo ahí es casi un hecho que los datos a corregir del
sistema no alentaran el proceso.

5. Para evitar fallas en la capacitación del personal se les pondrá exámenes

de diagnostico al finalizar el curso, así se sabrá el nivel aprovechamiento
del curso, en caso de ser negativo se solicitara a la empresa implementadora del ERP realimentar a los capacitadores del Holliday inn. Igualemte el
grupo seleccionado del hotel como grupo piloto tendrán que cumplir una serie de requisitos para poder ser parte de ese grupo, como grado académico
y facilidad de palabra.

6. La implementación ocurre en 4 etapas, se implementa, se utiliza, se estabi-

liza y permite desarrollo de su potencial, sin embargo la mayoría de las empresas dejan en el segundo paso el desarrollo del ERP, pensando que ya
concluyo el proyecto, por lo que se necesitaría a una persona encargada de
la vigilancia del desarrollo del sistema ERP, supervisando cada área y cada
modificación que se podría hacer al sistema, de igual manera hacerle llegar
la información a todos los empleados de dicha persona que se encargara
de monitorear el sistema. Por lo que se deberá tener una persona que conozca la empresa Holliday Inn. Y conozca de amplia manera el ERP para
poder solucionar problemas futuros y corregir detalles.

Fuentes:
Erp guía práctica para la selección e implantación. Autor: Luis Muñiz. Editorial:
gestión 2000. edición: 2004. impreso en españa.

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