Erp

PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES(ERP)
"Solución de software que trata las necesidades de la empresa tomando el punto de vista
de proceso de la organización para alcanzar sus objetivos integrando todas las funciones
de la misma". Recio menciona además que un sistema ERP facilita la integración de los
sistemas de información de la empresa, ya que cubre todas las áreas funcionales. Los
sistemas que integra son bases de datos, aplicaciones, interfaces, herramientas y el
Business ProcessRedesign (BPR). Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
1. Optimización de los procesos empresariales.
2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales,
modulares y adaptables:
•Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía
entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es
decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta
que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de
distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos
contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen
todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la
información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo
por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un
ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo
demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
•Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que
se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es
que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control
de Almacén, etc.

•Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.
Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo
con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.
BENEFICIOS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Davenport (1998), menciona que dentro de los beneficios que los sistemas ERP ofrecen a
las compañías son:
1. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros.
2. Modernizar las estructuras administrativas.
3. Centralizar el control sobre la información.
4. Estandarizar los procesos.
Otros beneficios para el negocio de acuerdo a Davenport (2000) son:
1. Reducción en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio.
2. Transacciones de la información más rápidas.
3. Mejor administración financiera.
4. Establecer las bases para el comercio electrónico.
5. Hacer el conocimiento dé los procesos explícito.
Piturro (1999) explica que cuando los ERP trabajan excelente:
1. Se pueden acelerar los procesos del negocio.
2. Reducir los costos.
3. Incrementar las oportunidades de ventas.
4. Mejorar la calidad y la satisfacción a los clientes.
5. Medir los resultados continuamente.
Además de lo mencionado, la implantación de un sistema ERP, resulta altamente
beneficiosa para la organización ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos
procesos que se manejen bajo reglas o políticas preestablecidas, evitando así la
intervención humana siempre propensa a errores.
PLANEACIÓN DE UN ERP

Cuanto mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes serán los
procesos de una empresa. Esa ecuación puede hacer la diferencia a la hora de atender e
inclusive de retener un cliente. Sin embargo, ¿cómo saber si una corporación está
preparada para utilizar un sistema integrado de gestión? La respuesta puede evolucionar
de lo extremadamente complejo hasta abordajes más sencillas.
Es importante entender que el ERP no es simplemente un software que se compra,
instala y usa como Windows o un juego de computadora. Más que eso, consiste en una
revolución que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una extensa
y, muchas veces, demorada reevaluación de todos los departamentos, sus funciones,
mecanismos de decisión y formas de actuación. Sin embargo, no vale la pena esperar
que el sistema por sí solo cambie la gestión empresarial. Es necesario tener en mente
que es una herramienta importante y decisiva, pero quién lo comanda, la forma en que los
datos son inseridos y cómo las informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos
de suma importancia.
Para saber si una empresa está apta para trabajar con un ERP es interesante contar con
la ayuda externa de especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a
evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa hacer para que el sistema
no entre en choque con la cultura organizacional interna, produciendo estudios que
indican acciones y adecuaciones posibles. Es imprescindible, por ejemplo, que un equipo
de profesionales internos y de distintos departamentos participe en el proyecto para su
definición. Al final, no es suficiente comprar un Boeing; es necesario, también, obtener la
licencia de piloto y colocar las personas y las piezas en los lugares correctos para que se
mantenga en el aire.
Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseñados antes
de que el sistema ERP entre efectivamente en operación. Además, así como la empresa
necesita una preparación para recibir el sistema, el software también debe pasar por
adecuaciones con el fin de tornarse compatible con la realidad de la corporación, sus
objetivos y perfil. La unión debe ser lo más perfecta posible, pero así como en las
relaciones humanas, los ajustes y las correcciones de rumbo son inevitables y deben ser
puestas en práctica en la forma más transparente posible.
Es interesante notar que muchas veces el departamento más sensible y de mayor
comprometimiento frente a la compra de un sistema de ERP es el de recursos humanos.
Las personas, sus funciones y características son una parte primordial en todo el proceso,
hasta por las mudanzas en el día a día de la empresa, y precisan estar preparadas para la
nueva forma de operación.
LA ELECCIÓN DE UN ERP
Como sucede con cualquier producto, la elección del ERP pasa desde la funcionalidad
pura y simple hasta por cómo fue la atención del vendedor, de referencias del mercado o
inclusive de una mejor actuación de marketing del proveedor. Sin embargo, lo ideal es

hacer una investigación detallada que puede involucrar desde fuentes externas - Internet,
sites y publicaciones de información especializada, compañías del mismo segmento o de
perfil similar y consultoras - hasta investigaciones hechas por los profesionales de
tecnología de la información (TI), pasando por las principales áreas de la empresa, con
sus motivaciones, reivindicaciones e ideas.
Nuevamente, la presencia de un consultor o especialista puede disminuir la distancia
entre la idea de la adquisición de un ERP y la conclusión del proyecto, pero no es esencial
desde que se tenga un área de TI dinámica y que se pueda dedicar exclusivamente a esta
tarea. Simultáneamente a la evaluación y comprensión de los procesos para identificar si
la empresa está preparada o no para el ERP, se pueden investigar los productos
disponibles en el mercado y los abordajes.
Nunca deje en manos de un tercero la responsabilidad de la elección del sistema que será
instalado, ya que la empresa es quien conoce su día a día y necesidades. En la década
del 90 no era raro encontrar compañías que comenzaron a utilizar ERP por puro modismo
y, en lugar de un proceso cuidadoso y cercado de vías de información confiables, la
rapidez era la tónica, lo que costaba caro.
El aspecto económico cuenta y mucho, pero debe ser pensado no solamente desde la
perspectiva del costo y el beneficio como también de inversiones ya realizadas. Una
empresa que tiene un sistema de contabilidad eficiente o recursos humanos y que todavía
no fue amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el módulo equivalente del
sistema de ERP, es importante explotar al máximo la característica de la modularidad del
software, evaluando la adquisición del paquete entero o en partes y también si el sistema
que la corporación posee pude ser adaptado para operar en conjunto con el software de
gestión empresarial, y a qué precio se hará todo esto. La necesidad, la adecuación y los
costos deben caminar juntos.
Muchas veces, una composición de productos también puede mostrarse interesante. Vea
el ejemplo de la empresa brasileña de transportes aéreos Gol. Sin tiempo para análisis
prolongados debido a la competencia, la compañía entró en actividad soportada por un
sistema de gestión empresarial de su grupo controlador, el holding Áurea, pero no demoró
mucho en identificar el perfil y demanda muy particulares. Por medio de un informe hecho
en 60 días por una consultora, la empresa Gol seleccionó el dúo Oracle/RM Sistemas
como plataforma corporativa. La base tecnológica - aplicaciones en tres capas con la
base de datos Oracle - ya había sido prescripta por el equipo de TI, que fue al mercado
para identificar los ERPs que cumplían con los prerrequisitos propuestos. En ese lugar,
restaron dos opciones que fueron presentadas y aprobadas por los usuarios. Ambas
fueron instaladas. El departamento de recursos humanos (RH) prefirió el paquete de la
RM sistemas y el financiero optó por el Oracle Financial.
Sin embargo, no siempre esta combinación es posible, ya sea por el perfil corporativo
como por la incompatibilidad y costo del producto. En tiempos de falta de presupuesto,
claro, el costo acaba siendo preponderante. Cabe entonces abordar todos los detalles
involucrados en la adquisición de un sistema ERP: el precio del sistema, si es el paquete

completo o dividido en módulos; los valores de consultoría o sociedad del proceso de
implementación; el mantenimiento e inclusive cuál es el descuento para futura adquisición
de una nueva versión.
No es por casualidad que existen evaluaciones y métricas que contabilizan cuántos
meses serán necesarios para que la cuantía gastada retorne en forma de mejoría en los
negocios y economía de recursos. Pero, como toda previsión, es interesante leer de forma
cuidadosa y detenida lo que esta evaluación propone. Los números en el papel pueden
reflejar una realidad bien distante de aquella que se conoce.
Además de los valores, una empresa puede tener su estrategia como principal motivadora
de elección. En ella, son explorados cuáles son los niveles de gerenciamiento deseados y
cómo productos y servicios pueden beneficiarse en el proceso. La contrapartida es
estudiar cómo los paquetes de ERP pueden proporcionarlo. El informe detallado de las
acciones y las evaluaciones internas pueden ser lentas, pero compensan y pueden
reflejar el resultado de una elección mas acertada.
IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP
Son comunes los ajustes en infraestructura de tecnología de la información (TI) para
recibir los paquetes de gestión empresarial (ERP). Sin embargo, antes de cualquier
decisión rumbo a la substitución total de computadoras, servidores y equipamientos de
red, es necesario observar lo que puede ser reaprovechado. Los especialistas
recomiendan que se aproveche al máximo lo que ya se ha implementado en casa y la
propia experiencia previa con sistemas integrados del tipo ERP.
Pero, ¿cómo se puede hacer eso? La primera acción es sacar una radiografía de la
infraestructura, no solamente de lo que se tiene hoy sino también de lo que sería
deseable con la entrada del paquete de gestión, como una manera de planear las
inversiones necesarias. Procesos de tecnología bien definidos para la adopción del
paquete de gestión son sumamente importantes, pues facilitan los ajustes de
infraestructura; como procesos entiéndase abordajes y directrices tecnológicas, entre
ellas la estandarización de sistemas operativos y la uniformidad de compra de
equipamientos.
Un posible impacto negativo de los sistemas y máquinas legadas - que ya existen en la
empresa - puede ser minimizado con la compra de software llamados de integración y
responsables por el puente entre el ERP y lo que la corporación ya posee. Otro aspecto
importante para la introducción de un sistema de gestión es la seguridad. No es necesario
crear una política específica para esta área - si la corporación no la tiene, claro -, pero es
esencial crear directrices de concesión de accesos. En definitiva, no todos los empleados
necesitan o deben acceder al ERP. Otra indicación universal es que, independientemente
de la infraestructura, la corporación mantenga un ambiente de desarrollo/pruebas de
implementación del ERP y otro de producción de los sistemas actuales hasta tener la
seguridad de que el proyecto está listo para realizar el cambio.

SISTEMAS OPERATIVOS
Cuando hablamos del mejor sistema operativo - que puede ser aplicado a la
infraestructura como un todo - para trabajar con una solución de ERP, surgen tres
palabras como las más importantes: costo, cultura y disponibilidad. El costo debe ser
encarado como la necesidad de preservar la inversión realizada o dimensionar aquello
que será necesario hacer; la cultura se refiere a la historia y a las experiencias de la
corporación con éste o aquel sistema; mientras que la disponibilidad se refiere a aquello
que el sistema operativo puede ofrecer frente al ERP.
En general, la indicación de un sistema operativo para funcionar con el ERP es una
cuestión estratégica de la corporación y sigue la orientación de los equipamientos
elegidos y de aquellos ya instalados. Sin embargo, si el aspecto de la experiencia de la
corporación puede y debe ser enfatizado, y la cuestión de la generación de costos no
puede ser despreciada, el sistema operativo debe ser encarado como un soporte al ERP y
no lo contrario.
Para algunos consultores, el paquete de gestión no debe influir en la adopción de un
sistema operativo pero sí debe adecuarse al que la corporación ya usa. No obstante, un
análisis del requerimiento del sistema de ERP depende del propio tamaño de la compañía
y de la amplitud del proyecto - con una estrecha relación con el número de módulos
(partes del sistema de gestión) y con el número de personas que van a acceder al
sistema. Si este estudio, por ejemplo, apunta hacia varias plataformas, ésta será la mejor
orientación.
Tradicionalmente, el sistema operativo preferido en la instalación de paquetes de gestión
era Unix, especialmente cuando Windows NT todavía no era lo suficientemente robusto
como para encarar un procesamiento que involucrase máquinas de mayor porte, de la
misma forma que Linux, un primo más accesible de Unix. Con diversos sabores o
versiones de acuerdo a los proveedores, el mundo Unix proporciona más seguridad y
procesamiento en larga escala con menos fallas, ideal para quien usa sistemas con
múltiples operaciones o accesos, como ocurre con el ERP.
Muchos proveedores de sistemas de gestión, inclusive por la proximidad y relación de
negocios con Microsoft, han apostado con fuerza en NT. Es un hecho que después de la
versión 2000 el sistema evolucionó y está más adecuado a las exigencias de
procesamiento y de reducción de problemas de continuidad en el procesamiento, pero
debe realizarse una evaluación minuciosa del sistema operativo teniendo en cuenta la
plataforma de hardware más indicada para la corporación. El conservadorismo, la cultura
y los servicios prestados a lo largo de la última década por la familia Unix - todavía
predominante de acuerdo con los estudios de mercado - pueden hablar más alto de
acuerdo con el socio elegido para la implementación.
Primo o medio hermano de Unix, el sistema de desarrollo abierto Linux - lo que significa
que las personas de todo el mundo participan de su elaboración y no existe un dueño del
sistema - evolucionó mucho en desempeño llegando a ser hoy evaluado como opción

para el procesamiento de aplicativos inclusive en grandes empresas. El ambiente no solo
creció en volumen de operaciones que pueden ser realizadas sino también en la
disminución de la frecuencia de fallas y problemas. El aspecto positivo más evidente es la
reducción de costos de las licencias. Por su característica, no obstante, el soporte - hecho
por pocas empresas especializadas en el sistema - no tiene la amplitud y la experiencia
de las compañías que trabajan con Unix o con Windows NT.
Una recomendación es prioritaria: la implementación del ERP no debe ser encarada como
un banco de pruebas para probar el sistema operativo, ya que la experiencia en sí habla
más alto. Un ambiente seguro y que haya sido probado y aprobado por la corporación es
mucho más importante que sentir el gusto de un proyecto cargado de características
propias de la modernidad
BASES DE DATOS
Como sucede con los sistemas operativos, la base de datos más indicada para operar con
ERP depende mucho más del gusto del cliente que de una compatibilidad o adherencia
entre los sistemas. Se terminó la época en la que una solución dependía al máximo de
otra y los proveedores elegían una base de datos para desarrollar el ambiente de gestión
empresarial. Es evidente que el desarrollo de algunas soluciones todavía puede tener
resquicios de esa relación, pero el tema es que el paquete funcione, y bien, con cualquier
marca de base de datos.
Los fabricantes más importantes en el mercado de base de datos - Oracle, Microsoft e
IBM - tienen compatibilidad garantizada con todos los sistemas ERP, lo que asegura
ambientes con buena capacidad de adherencia. Como regla de sobrevivencia, es más
interesante aprovechar y adecuar las bases de datos al paquete de gestión que a la
inversa.
Lo que determina el desempeño de la base de datos es la manera como ERP accede a
las informaciones allí guardadas. En definitiva, como concepto, los sistemas de gestión
pueden ser traducidos como la estandarización y universalización de las informaciones, y
para que esto ocurra es importante que la base de datos actúe en conjunto con el
sistema, permitiendo que las informaciones le sean introducidas una única vez y, en
tiempo real, puedan ser distribuidas para todas las partes del sistema con las cuales está
relacionado. Con esta base común se eliminan tanto la redundancia como la reescritura
(entendiéndose esto como redigitalización, "tipearlo" nuevamente) .
Normalmente, un sistema ERP se construye, se utiliza y está integrado a una base de
datos relacional, que puede ser entendida como el establecimiento de vínculos de
información entre diferentes datos. Un ejemplo de la integración entre los sistemas es
cuando una orden de compra - que es incluida una sola vez - dispara información para
otros módulos y bases de datos tales como stock de piezas, manufactura, logística, etc., y
aquella orden es seguida y acompañada en toda su extensión, hasta que finaliza,

normalmente, con el pago de la factura. Todo sin redundancia o superposición de
información.
En algunos casos, es necesario montar una capa de aplicación, una máscara entre el
paquete de gestión y el sistema de base de datos, para que conversen entre sí de modo
más dinámico y seguro. De acuerdo al tamaño de la empresa, el número de accesos y de
personas que lo utilizan, el uso de una base de datos centralizada puede traer
consecuencias de desempeño. Una de las formas de solucionar el problema es crear
niveles de jerarquía de acceso, o sea, el departamento de finanzas puede ver todos los
módulos del paquete y sus respectivas bases de datos, pero un área industrial debe
restringirse a aquello que realmente le interesa.
Otra salida para sectores o datos que no necesitan actualización online, como
informaciones del departamento de personal, es la creación de un sistema de reposición
off-line - sin necesidad de estar, en aquel momento, conectado al conjunto de operaciones
de ERP; de esta forma, en horarios de menor volumen de accesos se efectúa la
integración o reaplicación de las informaciones para la base de datos principal.
PLATAFORMA DE HARDWARE
La plataforma - configuración y homologación (formatación) de las máquinas - más
recomendada por especialistas en ERP para procesar aplicativos de gestión integrada -
es la plataforma cliente/servidor. Como cliente entiéndase una computadora utilizada por
el usuario para acceder a las informaciones en otra máquina del mismo perfil pero con
configuraciones más altas que hospeda los módulos de gestión y/o bases de datos. Al
contrario de los mainframes, que centralizan los datos y limitan el número de usuarios
simultáneos y la interacción de quien los utiliza, esta configuración permite el uso de
diversos equipamientos que conversan entre sí con informaciones distribuidas.
Como sucede con los otros aspectos de infraestructura, la idea del reaprovechamiento
también es predominante en el ítem hardware para el ERP. Las opciones para operar el
sistema son múltiples, desde equipamientos con procesadores Risc e Intel hasta
máquinas que se aproximan al poder de procesamiento de los mainframes como los IBM
AS-400.
Un ambiente heterogéneo - con diferentes máquinas y sistemas - no es un bicho de siete
cabezas. La mayoría de las corporaciones usa esta ensalada que puede ser preservada
en el momento de utilización del ERP. Sin embargo, es recomendable contratar una
consultora externa para estudiar la opción de ambiente y hacer pruebas con resultados
concretos para no ser sorprendido en el momento en que el sistema de gestión entre
efectivamente en operación.
Un punto es cierto, quien todavía trabaja con mainframes debe saber que es necesario
invertir en servidores. Y, aún aquellos que ya trabajan en la arquitectura cliente/servidor,
precisan evaluar y redimensionar su parque de máquinas periódicamente para saber si

dicha arquitectura responde a los requisitos de desempeño que ERP y el usuario
demandan.
Para soportar el número de personas que accedan a los datos del paquete de gestión y la
cantidad de información que transita por la red, la recomendación es de servidores con,
por lo menos, dos procesadores. Las máquinas deben tener 1 GB o más de RAM - la
memoria que trabaja con el procesamiento -, además, claro está, de discos con alta
capacidad de almacenamiento y mecanismos de backup, sea por medio de otras
unidades de disco dentro o fuera de la máquina o por el envío de datos para un socio que
trabaje con almacenamiento externo como un datacenter.
Entre las opciones de arquitectura existentes, encontramos los mundos Risc e Intel. La
primera máquina Risc surgió en 1975, en IBM, pero fue lanzada comercialmente recién en
1981. En la década del 80 y primera mitad de los años 90 fue dominante en el ambiente
de ERP, invariablemente vendida con el sistema operativo Unix. Valorizaba su
desempeño de procesamiento en máquinas como Alpha - de Digital, comprada por
Compaq que por su parte fue adquirida por Hewlett-Packard - con instrucciones
simplificadas, disminución del número de transistores y por lo tanto del calor producido.
Hoy en día, no poseen tanto espacio en el mercado, su precio es superior y su
desempeño y velocidad de procesamiento equivalen a las plataformas de Intel.
Con Itanium, Intel consolidó su ascensión entre las corporaciones, ya verificada en la
época de Pentium. Una señal latente es la sociedad en desarrollo de Itanium con HP,
antes, defensora exclusiva de la plataforma Risc para servidores corporativos. El mayor
espacio en el mundo de los paquetes de gestión se debe fundamentalmente al incremento
permanente de la velocidad y calidad de sus chips y a su constante disminución de
precios. Cuando la corporación piensa en TCO (Total Cust of Ownership) o costo total de
propiedad, que suma los gastos al equipamiento y los valores de su mantenimiento, el
precio hace la diferencia. Además de ejecutar programas antiguos y sistemas operativos
que van del Linux al Windows NT, la plataforma - que comienza a ganar escalas en sus
ventas - agrega programas escritos para el ambiente de 64 bits.
RED DE COMUNICACIÓN
Una red de computadoras está lista para operar con un ERP después de un extenso
relevo de los usuarios, de los números y localización de los puntos que van a involucrarse
con el sistema de gestión. Probablemente, el tráfico que será generado es mayor que la
velocidad de banda contratada, pero sólo un capacityplanning - como son llamados esos
informes - podrá decirlo con seguridad.
Aún frente a una radiografía que indica cambios en la redes locales y en la infraestructura
de comunicación de larga distancia - utilizada cuando la empresa posee instalaciones
distribuidas en edificios, ciudades, provincias o países diferentes -, la inversión adicional
debe ser efectuada de acuerdo a la implementación del paquete de gestión. Como el
proceso es llevado a cabo en la secuencia de los módulos, (pedazos del sistema global

de ERP), es posible economizar recursos de acuerdo a la demanda de entrada de los
usuarios y localidades.
Algunos consultores revelan que existe una cierta exageración cuando se habla del
aumento de tráfico generado por ERP, y que antes de contratar estos sistemas, las
corporaciones ya trabajaban de algún modo con el intercambio de datos en red. Dejando
de lado la polémica, lo es cierto que, para la transferencia de datos en una red corporativa
no importa tanto la tecnología de comunicación como la velocidad y la redundancia de las
conexiones de las redes.
Todavía la preferencia recae en la contratación de proveedores con tecnologías diferentes
para el link principal y el de contingencia o backup. De la misma manera que la relación
usuarios/banda para delimitar la velocidad de las conexiones debe seguir parámetros y
estudios que consideren situaciones de pico en las operaciones y no trabajar en el
promedio de la banda disponible.
Corporaciones con diferentes puntos de actuación geográfica deben poseer conexiones
veloces y redundantes, pero la mejor pregunta que una empresa debe hacer es: ¿Qué
representa aquella localidad y cómo garantizar un buen flujo de datos - envío y acceso a
la información? Para la división Farma de Novartis en Brasil, por ejemplo, la respuesta fue
todo. Los profesionales del área de tecnología de la información (TI) de esta división
tienen hasta el 2005 para sustituir el sistema ERP (Enterprise ResourcePlanning) BPCS,
de SSA, por el paquete de gestión SAP R/3 y, paralelamente, implementar la
infraestructura de comunicación que soportará las transacciones generadas por esos
programas, el intercambio de mensajes en Lotus Notes, el acceso WEB y la
intermediación de toda la comunicación efectuada a partir de 11 países de América Latina
con la matriz en Europa.
Sin un cuidado redoblado, Novartis correría el riesgo de aumentar sus gastos en
comunicación, considerando el aumento del volumen de los datos que transitan por la red
y la necesidad de redundancia para garantizar la integridad de las informaciones enviadas
a la matriz. Pero, diferente de lo que parece, la compañía consiguió reducir sus costos en
más del 40% después de la revisión y renegociación del contrato con el proveedor de
servicios de comunicación, y consiguió iniciar la migración de todo el ambiente para una
red MPLS (MultiprotocolLabelSwitching) con links de hasta 2 Mbps para cada país de
América Latina donde posee instalaciones. La implementación de ERP fue iniciada por
Brasil y continúa por el resto de América Latina, precedida de la nueva red de
comunicación
OPERACIÓN Y CONTROL
Pasado el momento de la elección del mejor sistema de gestión empresarial e inclusive de
las definiciones respecto a la implementación del paquete de software, el próximo paso es
de operación y mantenimiento de la solución. No es suficiente solamente elegir la planta
de la "casa" y hacer su construcción, es preciso saber cómo debe ser administrada y

cuidada. Siguiendo con la analogía, es interesante saber si es mejor tener esa casa en un
condominio cerrado, en el cual un tercero se responsabiliza por una serie de acciones
administrativas, seguridad y de conservación, o si será todo hecho por sus empleados.
La tercerización, también llamada de outsourcing, del sistema de ERP no es más algo
extraño o sin propósito. Antes tabú en TI como un todo, la contratación de un socio para
administrar un ambiente de tecnología es ahora una tendencia. Una opción que ha
seducido muchas corporaciones, como los números de evolución del mercado de
tercerización en Brasil pueden ilustrar.
De acuerdo con el instituto estudios IDC, sólo en 2003 la modalidad aumentó sus
negocios en 6,8 % en Brasil, con un total de R$ 10,4 miles de millones de facturación, un
crecimiento muy por encima de cualquier segmento de TI. En los informes de AMR
Research, el número de compañías que utilizan la tercerización en el mundo va a subir
entre 20 % y 50 % hasta el año 2005. La principal justificativa es la reducción de costos
que la modalidad garantiza.
Esa disminución de los gastos aparece en muchos tópicos cuando el tema son proyectos
de ERP. Primero, no es preciso comprar máquinas específicas o hacer un upgrade de las
mismas. En otros casos, inclusive la contratación del software puede ser simplificada,
pero el impacto más contundente es en la política de contratación de personas habilitadas
para administrar el conjunto de sistemas. Con el outsourcing no es necesario formar un
equipo, invertir en entrenamiento y todavía sufrir con el proceso constante de substitución
de las personas, entre otros detalles.
Algunos CIOs (ChiefsInformation Office), sin embargo, le temen a la utilización a larga
escala del outsourcing, en especial en áreas que están relacionadas al business, o sea,
que pasan por los sistemas de ERP. La Parmalat brasileña, por ejemplo, tercerizó su área
de comunicación de datos e infraestructura de las fábricas, pero prefiere tener en manos
el gerenciamiento del sistema de gestión como así también las actividades de comercio
electrónico. La justificativa es que son sectores extremadamente sensibles al negocio de
la compañía
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA IMPLANTAR UN ERP
Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, hemos de tener en cuenta que
en una implantación interactúan los siguientes seis elementos:
1.- El ERP (sistema de información para la gestión).
2.- Las personas y la cultura de la organización.
3.- La estrategia.
4.- El hardware.
5.- Los procesos.

6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en la organización
En toda implantación de ERP hay dos fases totalmente distintas:
1. La “pre-implantación”, es decir, el análisis previo para definir los objetivos del
proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la
organización, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondrá la
implantación del ERP.
2. El proyecto propio de implantación incluyendo desarrollos, parametrizaciones,
formación, etc.
El análisis previo a la implantación debe contener al menos los siguientes
apartados:
1. Análisis inicial de la estrategia, tecnología, procesos, personas y organización
2. Definición del alcance funcional de la implantación del ERP, es decir qué áreas y
funciones comprenderá la implantación así como un primer planteamiento de calendario
3. Definición de objetivos de la implantación del ERP
4. Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportará la
implantación del ERP.
5. Definición del plan de gestión del cambio para conseguir el cambio de manera no
traumática
6. Elección de la solución tecnológica y del implantador más adecuado en función del
análisis realizado en la primera fase así como los módulos y parametrizaciones
necesarias
7. Definición de un calendario aproximado y presupuesto asociado
8. Definir el retorno de la inversión (ROI) del proyecto y los parámetros clave KPI
para definir el seguimiento de la implantación así como un análisis de sensibilidad ante la
variación de determinados parámetros
9. Implantación del ERP
10. Seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos así como de
los elementos críticos para la rentabilidad del proyecto

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