Excel

Wilmer_kw@mixmail.com
Pág. - 2 -
Biblia de Excel 2007
wk
Temario
1. Introducción. Elementos de Excel
2. Empezando a trabajar con Excel
3. Operaciones con archivos
4. Fórmulas y Funciones
5. Manipulando celdas
6. Formato de celdas
7. Cambios de estructura
8. Insertar y eliminar elementos
9. Corrección de la ortografía
10. Impresión
11. Gráficos
12. Imágenes
13. Esquemas y vistas
14. Importar datos en Excel
15. Las tablas de datos
16. Tablas dinámicas
17. Características avanzadas
18. Macros
Pág. - 3 -
wk
UNIDAD 1
Introduccióna Los Elementos De Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos
hipotecarios.
¿Qué es y para qué sirve Excel2007?
Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya
conoces
otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar
utilizar
Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de
Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te
preocupes, ahora te
lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números
de forma
sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula
se pueden
introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de
otro, como
harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres
hacer la
suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es
muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué
ocurre si te
equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a
introducirlos todos;
mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente
corriges el dato y
automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás
haciendo la
declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo
todo. Si lo
haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.
Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones
fácilmente. Por
ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo
hipotecario, basta
que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo
que tendrías
que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel.
Pág. - 4 -
wk
En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.
Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por
números 1,2,3,...
En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.
En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la Banda de opciones puedes ver la
fórmula que se
ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado
por 0,16.
Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para
aprender a
utilizarlo.

También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la
hoja de
cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería.
Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En
muchas
ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes
matemáticas mucho
más partido podrás sacar de Excel.
Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los
datos
introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en
las
encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano
profesional.
Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras,
etc, para
saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para
qué sirven.
También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando
conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el
siguiente tema.
Iniciar Excel 2007
Pág. - 5 -
wk
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla. Coloca
el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre
Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca
el puntero
del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel,
y se
iniciará el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio.
Puedes iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Compaginar sesiones Excel
Aquí te explicaremos cómo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, una con la
sesión del
curso y otra con el Excel2007.
Se supone que la sesión del curso está abierta ya que estás leyendo estas líneas.
Abrir la sesiónde Excel2007.

Pulsar con el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte
inferior de la
pantalla.
Elegir la opción Mosaico vertical.
Observa como la pantalla habrá quedado dividida en dos partes, como en la figura:
Pág. - 6 -
wk
Una vez tenemos las dos sesiones con el tamaño adecuado basta hacer clic con el ratón para
pasar de la
una a la otra.
Para volver a dejar las ventanas con su tamaño normal, hacer clic en el botón Maximizar de
la
ventana del navegador o en el de Access .
Esto va bien con monitores grandes ( de 17" o más), con monitores pequeños quizás
prefieras dejar las
ventanas con su tamaño normal e ir pasando de una a otra presionando las teclas Alt +
tabulador
(manteniendo pulsada Alt, presionar la tecla tabulador).
Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha
de la
ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás
la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales,
así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto
del curso.
La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no
coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué
elementos quiere
que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Pág. - 7 -
wk
Las Barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le
demos el

nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
restaurar
y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar ,
Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic
en la
flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso
rápido.
Pág. - 8 -
wk
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo
largo del
curso:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic
en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos
añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos
momentos
algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando
trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada
pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas)
que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Pág. - 9 -
wk
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic
sobre
cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña.

El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la
pantalla
podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el
documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes
accerder
desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. ste menú
contiene
tres tipos básicos de elementos:
Pág. - 10 -
wk
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque
a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para
guardar el
documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de
diálogo donde
nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha.
Colocando
el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción
Administrar
para acceder a las opciones de administración de la base de datos.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente
hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Pág. - 11 -
wk
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda
desde la cual
tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Pág. - 12 -
wk

UNIDAD 2
Empezando a trabajar con Excel 2007
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así
como
manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación
de hojas de
cálculo.
Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de
trabajo, Hoja
de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,...
Conceptos de Excel
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra
ventana con Excel
y comprobarlo.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca
como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el nombre
provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de
título en la
parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de
cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se
asigna será
Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se
hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro
de trabajo
está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas
puede variar
entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes
hojas del
libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
números y
necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Pág. - 13 -
wk
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de
celdas de
una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera
celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la
ventana de Excel
podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha
celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de
una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de
Cálculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante veremos las
distintas formas
de definir un rango.
Pág. - 14 -
wk
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,
la mayoría
de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es
necesario
moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja

son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir
es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de
fórmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla
INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar
la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de
cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de
trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en
la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3
pasarás a trabajar con dicha hoja. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas,
tendremos
que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Pág. - 15 -
wk
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro
del libro de
trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En
todos los
casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees
introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes
observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a
continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser
la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la
celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA
será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic
sobre él
se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de
la celda a
su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón
Cancelar de
la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que
tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y
aceptar la
corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la
fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Pág. - 16 -

wk
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde,
después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede
modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del
cursor,
haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA
porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada,
después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la
barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,
ahora es
cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón
Aceptar.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido
de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre
el botón
Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la
información que
ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y
se escribe el
nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
Valores Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
Tipos de datos.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en
las celdas
de una hoja de cálculo:
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un
texto.
Números

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) /
% E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir
precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo
cual es típico
en contabilidad.
Pág. - 17 -
wk
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por
10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al numero y asi se vera
en la
celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no
se
confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a
anotación
científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Fecha U Hora
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen
alineados
a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir
los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre
dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
Texto
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede

contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su
derecha
para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En
una
fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Fórmulas.
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres,
funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones
con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc...
Pág. - 18 -
wk
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el
signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:
+ -
* / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lógico
(verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIAindican que el valor producido en la celda referenciada
debe ser
utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo:
A1:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y
se
resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas
partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del
paréntesis.
Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que
tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y
por último
las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos
de
izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de
mayor a
menor):
ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Pág. - 19 -
wk
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a
medida que
aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y
sustracciones en
una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a
derecha.
El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmético
pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o
valores, realiza
unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará
un
mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o
después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Ejemplo:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Más adelante veremos cómo utilizar funciones.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo
del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar
utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la
esquina
superior izquierda tal como esto: .
Pág. - 20 -
wk
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre
el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro
u otro,
siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto
que todas
las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar
la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la
esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una
hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser
sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos
casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina
superior
izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
Pág. - 21 -
wk
UNIDAD 3
Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar
para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos
que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También
cuando
tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos
guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Pág. - 22 -
wk

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de
archivo su
antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,
modificaremos el
documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo
documento
con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que
seguir estos
pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde vas a
grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad
seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
y por último haz clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación. Para ello:
Selecciona la opción Guardar del Botón Office.
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el
mismo
nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá
darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Más opciones al guardar libros de trabajo.
Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un
libro de
trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de libros de
trabajo.
Botones del cuadro de diálogo Guardar
Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como aparecen varios botones en la parte
superior. A
continuación te los explicamos:
Pág. - 23 -
wk
Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá
volver
atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos,
como ésta
se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación
habrá

que especificarle un nombre.
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de
la
derecha, elegiremos entre:
Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño
pequeño.
Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño
grande.
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha
del recuadro,
dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo
seleccionado.
Crear automáticamente copias de seguridad
Pág. - 24 -
wk
Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original.
Para ello:
Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Guardar como...
Después hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .
Elegir la opción Opciones generales...
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones para guardar de la derecha.
Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic
sobre el botón
Aceptar para cerrar ahora el cuadro de diálogo Guardar como.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando
memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del
documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office
Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada,
Excel nos
avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:
Pág. - 25 -
wk
Haz clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez
que
guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de
diálogo
Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el
nombre que
tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la
barra de
título que cerraría el programa Excel.
Cerrar todos los libros de trabajo.
Vamos a ver la forma disponible para cerrar varios libros de trabajo al mismo tiempo.
Cerrar todos los libros abiertos.
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente
todos ellos
con una sola operación. Para ello:
1 Haz clic en el Botón Office .
2 Haz clic en el botón Salir de Excel.
3 Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como
vimos en la
operación normal para cerrar un libro.
Se cerrarán automáticamente todos los libros abiertos.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero
supongamos que
queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.
En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar
Pág. - 26 -
wk
Más opciones al crear libros de trabajo
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2007 a la
hora de
empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que
usaremos para la
creación de libros de trabajo.
Usar plantillas.
Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo.
Puede incluir
tanto datos como formatos.
Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:
Seleccionar el Botón Office .
Elegir la opción Nuevo...
Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.

Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar
Excel2007 con las
opciones de plantillas activadas
.
Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic sobre el botón Crear.
Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la plantilla, y al final
aparecerá una
copia de nuestro modelo elegido.
Rellenar la plantilla.
Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la
plantilla
original.
Pág. - 27 -
wk
Crear plantillas.
Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los
libros de
trabajo creados a partir de esta plantilla.
Seleccionar el Botón Office.
Elegir la opción Guardar como...
Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.
En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra
la lista
desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla
esté siempre
disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office.
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Pág. - 28 -
wk
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro
inferior
aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

Nota: En el entorno de Windows Vista, este díalogo no es igual, aunque las opciones son
prácticamente las mismas.
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documento
abierto anteriormente.
Selecciona el menú Botón Office.
A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los últimos documentos
abiertos.
Pág. - 29 -
wk
Haz clic sobre el documento deseado.
El primer documento de la lista es el último que se abrió.
Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz
clic sobre el
icono que se encuentra a su derecha que lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a
desactivar.
Más opciones al abrir libros de trabajo.
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2007 a la
hora de
abrir un libro de trabajo, como puede ser la apertura de varios libros a la vez o la apertura
de libros de
trabajo como libros de sólo lectura.
Abrir varios libros de trabajo a la vez.
Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello:
Seleccionar el Botón Office... y elegir la opción Abrir.
Seleccionar un archivo a abrir.
Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo.
Repetir este último paso hasta que estén seleccionados todos los archivos que deseamos
abrir.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellos se visualizará en pantalla, los demás
estarán por
debajo.
Abrir libros de trabajo de sólo lectura.
Para evitar modificar la versión de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir como
archivo de
sólo lectura. Para ello:
Pág. - 30 -
wk
Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Abrir.
Seleccionar el archivo a abrir.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Abrir para que se abra la lista
desplegable.
Elegir la opción Abrir como de sólo lectura.

Excel2007 abrirá el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos
guardarlo con el
mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedirá otro nombre mediante el cuadro de
diálogo
Guardar como.
Botones del cuadro de diálogo Abrir.
Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. A
continuación te
los explicamos:
Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá
volver
atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente.
Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos,
como ésta
se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación
habrá
que especificarle un nombre.
Pág. - 31 -
wk
Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de
la
derecha, elegiremos entre:
Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamaño
pequeño.
Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de
tamaño
grande.
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte
derecha del
recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo
seleccionado.
Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos,
Mis
documentos,... para acceder directamente a ellas.
Nota: En el entorno de Windows Vista, este díalogo no es igual, aunque las opciones son
prácticamente las mismas.

Excel

Más contenido relacionado

La actualidad más candente (12)

Similar a Excel (20)

Último (20)

Excel