Formularios e informes
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El documento describe los pasos para crear formularios e informes en Access de forma automática usando asistentes o de forma manual. Explica que los asistentes permiten crear rápidamente formularios e informes configurando opciones como la tabla base, campos, estilo y ordenación. También es posible crearlos manualmente en la vista de diseño y personalizar elementos como secciones, controles y origen de datos.
Formularios e informes
- 2. FORMULARIO Un formulario es una forma de presentación en la que se puede definir la posición o disposición de los datos visualizados en pantalla, además de introducir o editar la información de una manera más cómoda y sencilla.
- 3. CREAR OTROS TIPOS DE AUTOFORMULARIOS Además del diseño de autoformulario que está disponible a través del botón de la barra de herramientas. Access dispone de otros diseños alternativos que permiten igualmente crear formularios predeterminados de forma totalmente automática, en un solo paso. Este es el procedimiento a seguir: 1. Active la ficha Formularios de la ventana Hoja de datos. 2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo 3. Elija una de las opciones de autoformulario. En la parte izquierda del cuadro de diálogo puede ver una descripción del diseño que se consigue con cada opción: · Autoformulario: columnas. - Autoformulario: tabular · Autoformulario: hoja de datos. 4. Seleccione en el cuadro de lista de la parte inferior la tabla o consulta en la que desea basar el autoformulario. 5. Pulse en Aceptar. En unos instantes verá aparece en pantalla el formulario creado automáticamente con el tipo de diseño elegido. Si el formulario creado no tiene el aspecto deseado, cámbielo en la vista Diseño.
- 4. CREAR UN FORMULARIO MEDIANTE AUTOFORMULARIO Existe una fórmula aún más rápida y cómo da incluso que el asistente para crear un formulario predeterminado. Se trata de la característica Autoformulario. Autoformulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una línea diferente, con la correspondiente etiqueta a la izquierda Para utilizar la característica Autoformulario, siga estos pasos: 1. Active las fichas Tablas o Consultas en la ventana Base de datos. 2. Seleccione la tabla o consulta en la que desea basar el formulario, o bien abra dicha tabla o consulta en cualquier de las vistas disponibles. 3. Pulse en la flecha situada junto al botón Nuevo en la barra de herramientas y pulse en Autoformulario. En unos instantes verá en pantalla el formulario predeterminado creado por Access.
- 5. CREAR UN FORMULARIO SIN UN ASISTENTE Si ninguna de las opciones para la creación automática de formularios le resulta suficiente, o bien desea acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u organización de formularios creados por el Asistente o de autoformulario, siga estos pasos. 1. Active la ficha Formularios en la ventana Base de datos. 2. Pulse en el botón Nuevo. 3. En el cuadro de diálogo Nuevo formulario elija la opción en Vista Diseño. 4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de formulario que se dispone a crear. · Seleccione el nombre de la tabla o consulta individual que contiene los datos en los que desea basar el formulario. · Si desea crear un formulario que utilice datos de más de una tabla, base el formulario en una consulta que incluya las tablas que desee utilizar. · Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o infórmese o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista. · Pulse en Aceptar.
- 6. CREAR UN FORMULARIO A PARTIR DE REGISTROS FILTRADOS. Para terminar, mencionaremos otra técnica más que permite crear formularios de forma automática. Se trata del procedimiento para crear un formulario a partir de los registros obtenidos al aplicar un filtro. Siga estos pasos: 1. Con los registros filtrados a la vista, pulse en la flecha del botón Nuevo objeto en la barra de herramientas. 2. Elija las opciones Autoformulario o Formulario y siga las indicaciones dadas anteriormente respecto de las opciones disponibles al elegir cada uno de estos dos elementos. El nuevo objeto utilizará como origen de registros la tabla o la consulta en la que se creó el filtro y heredará este filtro. 3. Complete el diseño o realice otros cambios en el formulario y guárdelo a continuación en el disco. Para terminar, tenga en cuenta estas dos cosas: · Si especificó un orden en la tabla o la consulta base, el nuevo formulario lo usará. · Si posteriormente cambia el filtro de una tabla o una consulta, el cambio no afectará a un formulario basado en un filtro creado anteriormente en esa tabla o consulta.
- 8. INFORME Un informe es una forma de presentar, de imprimir los datos contenidos en una tabla o consulta en una hoja de papel. Permite agrupar la información de una forma más compacta y fácil de visualizar.
- 9. CREAR UN INFORME Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).
- 10. CREAR UN INFORME CON UN ASISTENTE 1. Active la ficha Informes en la ventana Base de Datos. 2. Pulse en el botón Nuevo parra acceder al cuadro de diálogo Nuevo informe 3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, elija la opción Asistente para informes. 4. Seleccione en la parte inferior la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su informe. Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas. 5. Pulse en aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de diálogo del Asistente 6. Seleccione en la lista Tablas/Consultas la tabla o consulta de donde desea tomar los datos. Verá en la lista Campos disponibles todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilice los botones Agrega (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados. 7. Repita el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o consultas y pulse después en el botón siguiente. 8. En las siguientes páginas del Asistente para informes puede elegir un tipo de ordenación para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos predefinidos (utilice la ventana de muestra de la izquierda para hacerse una idea de a qué corresponde cada una de las opciones). 9. En la última página del Asistente puede especificar el nombre que desea asignar al informe, así como determinar si desea obtener una vista previa del informe, o bien abrirlo en la ventana de diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elija la opción apropiada y pulse en Terminar.
- 11. CREAR UN INFORME SIN ASISTENTE 1. Active la ficha Informes en la ventana Base de datos. 2. Pulse en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo Nuevo Informe 3. Elija Vista Diseño en el cuadro de diálogo nuevo informe. 4. Lleve a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe que se dispone a crear. · Elija el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el informe · Si desea crear un informe que utilice datos de más de una tabla, base su informe en una consulta. · Si desea confeccionar un informe independiente, no seleccione nada de esta lista. 5. Pulse en Aceptar.
- 12. PERSONALIZAR UN INFORME Se puede personalizar un informe de las siguientes formas: Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que está basado un informe. Ordenar y agrupar datos Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. También puede agrupar los registros de uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un informe. Ventana Informe Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de título y otros elementos de la ventana Informe. Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. También puede establecer propiedades de sección para controlar la presentación de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo. Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, y otra información que sea de utilidad en un informe.
- 14. Tanto para el diseño de formularios e informes Access nos proporciona dos asistentes para la realización de estos objetos. El asistente es la forma más sencilla de realizarlos, ya que nos proporciona una forma rápida y fácil de confeccionarlos, si bien también tenemos la posibilidad de comenzar a diseñar nuestros formularios e informes desde hojas en blanco, con lo que la personalización puede ser total. Otra forma de personalizar los formularios e informes, y puede que una de las más útiles, es realizar el formulario o informe con el asistente para luego editar cada uno de los controles, campos, subformularios, etc. posicionándolos en nuevas posiciones o adaptándolos a nuestro gusto variando su formato o diseño.
- 15. EN LA CREACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES DEBEREMOS ATENDER A LOS SIGUIENTES PASOS La tabla o consulta implicada. El tipo de asistente deseado, si no comenzamos desde un formulario o informe en blanco. Los campos que intervienen. El estilo del formulario o informe. El título que aparecerá en el encabezamiento.