Gestion Moderna De Inventarios

GESTIÓN MODERNA DE INVENTARIOS BIENVENIDOS

CONFERENCISTA INGENIERO INDUSTRIAL, FACULTAD MINAS, UNIVERSIDAD NACIONAL CAPACITACIÓN EN LOGÍSTICA DICTADA POR LA “DISTRIBUTION MANAGEMENT ASSOCIATES”, NEW JERSEY, EN CADENALCO 1992-1995. ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN, EN EL “IL”(LOGISTICS INSTITUTE OF LONDON). POSGRADO EN MERCADEO INTERNACIONAL, UNIVERSIDAD EAFIT. CATEDRÁTICO EN 8 PROGRAMAS DE POSGRADOS DE LOGÍSTICA DE COLOMBIA. EX-INSTRUCTOR DE LOGÍSTICA DEL LATIN AMERICAN LOGISTICS CENTER DE ATLANTA, E.E.U.U INSTRUCTOR DEL EXECUTIVE CENTER DE MONTERREY, MEXICO, ECL. SOCIO FUNDADOR Y ACTUAL GERENTE DE HIGH LOGISTICS “FORMACIÓN Y CONSULTORÍA EN LOGÍSTICA INTEGRAL” FUNDADOR Y VICEPRESIDENTE DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE LOGISTICA ACOLOG AUTOR LIBRO DICCIONARIO DE LOGÍSTICA Y COMERCIO INTERNACIONAL CONFERENCISTA INTERNACIONAL

AGENDA 1. CONCEPTOS BÁSICOS Y EVOLUCIÓN DE LA GESTIÓN DE STOCKS 1.1 La Gestión integral de Inventarios en el sistema logístico. 1.2 Clasificación de los Inventarios 1.3 Sistemas y modelos de gestión de stocks 1.4 Inventarios en consignación y justo a tiempo 2. CATEGORIZACION ABC DE PRODUCTOS Y SKUS 2.1 El ABC en los Inventarios y Clasificación de Productos 2.2 Metodología y Aplicación estadística 2.3 Identificación de los artículos triple AAA en inventarios 2.4 Casos de estudio y talleres 3. COSTOS DE LOS INVENTARIOS E INDICADORES DE GESTIÓN 3.1 Costos integrales de los Inventarios 3.2 Indicadores de Gestión en la gestión de stocks 3.3 Administración del inventarios por el proveedor (VMI) 3.4 Impacto financiero de los inventarios en las empresas Talleres y casos aplicados 4. SISTEMATIZACION Y CODIFICACION DE LOS INVENTARIOS 4.1 Control del conteo físico de mercancías 4.2 Aplicación de Radiofrecuencias y código de barras 4.3 Administración de inventarios virtuales Talleres

NUESTRA VISIÓN DE INVENTARIOS: Algunos cambios mundiales: Inventarios just in time Reabastecimiento continuo Alianzas estratégicas La relación con los proveedores Bloques económicos El medio ambiente Inventarios en consignación Las compañías rápidas absorben a las lentas Es la era del conocimiento

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar. Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario. Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena. HOY... Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos. Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios. Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de inventarios. 90´S Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios. Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo) /Valor Inventario Promedio ) y posteriormente la velocidad del inventario. Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios. 80´S Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni agotar un producto terminado. Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción a las importaciones. 70´S CARACTERÍSTICAS DÉCADA

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS: DEL SISTEMA PUSH AL PULL Sistema Logístico Dirigido al Cliente Ventas Ventas Mercancía Almacenada Mercancía Almacenada Push Pull

RENTABILIDAD = MARGEN x ROTACIÓN ROTACIÓN = VENTAS INVENTARIO _________ RENTABILIDAD Antes Ahora G I ¿Por qué el aumentar la rotación y disminuir los costos es tan importante? ¿Cómo han evolucionado los objetivos de las empresas? MARGEN = $ VENTA COSTO _________

CENTRALIZACIÓN Centralización de Inventarios Centralización de Entregas GESTIÓN DE INVENTARIOS

Descentralización vs Centralización Centralización Puntos o zonas de Consumo Centros de Distribución Punto de Abastecimiento 2 Oportunidades : Inventarios Entregas

Oportunidades….. Incrementar la rotación Reducir el costo de Ordenar Mejor control de la calidad y del servicio. Unificación del criterios comerciales Aprovechamiento de las economías de escala Aprovechamiento vehicular por kilómetro recorrido. Mayor productividad en las operaciones de picking, despacho y recibo. Disminución en los tiempos de espera. Se facilita la Logística en Reversa. Es una estrategia mas armónica con el medio ambiente. Centralización de Entregas

SÍNTOMAS DE UNA GESTIÓN DE STOCK DEFICIENTE Incremento de pedidos pendientes por servir. Incremento de la inversión en stock. Alta rotación de clientes. Incremento de pedidos anulados. Falta espacio de almacenamiento. Baja rotación del stock. Cancelación de compras.

ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS La nueva visión de inventarios propone la visión funcional de los mismos. Tradicionalmente cada área ve a los inventarios bajo la luz de sus propios intereses y lo cierto es que el nivel de inventario no debe beneficiar a una sola área sino a toda la compañía. ÁREA FINANCIERA Busca realizar inversiones que representen una alta rentabilidad para la compañía. No ve los inventarios como una fuente de inversión, hay otras alternativas. Bajo nivel de inventarios ÁREA DE PRODUCCIÓN Pretende tener un buen nivel de inventarios de Materia Prima para no parar el proceso productivo. Mantener un buen nivel de inventario de Producto Terminado para que los cambios en las ventas no comprometan la planta. Le interesa tener un bajo nivel de Producto en Proceso para que sus costos de producción no sean altos. Cierto nivel de inventarios en MP, PP y PT

ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS ÁREA DE VENTAS Lo más importante es el nivel de inventarios de Productos Terminados Cualquier agotado le representa pérdida de ventas e inclusive clientes. Buen nivel de producto terminado ÁREA DE COMPRAS El inventario de Materia Prima es el más importante para el departamento de compras. Además de hacer negociaciones rentables compras busca asegurar la disponibilidad de productos necesarios para el ciclo de producción (Cía. Manufacturera) yo para la venta (Cía. Ccomercial). Le interesa mantener un alto de nivel de inventario de Materia Prima: un agotado es su responsabilidad. La importancia del costo de compras respecto al de ventas varía según el tipo de industria. Especial interés por el inventario de Materia Prima

PRODUCCIÓN *Lote fabricación *Rotación stocks Obsolescencia de productos Gestión almacenaje COSTO FABRICACION LOGÍSTICA *Previsión disponible *Fabricación económica *Rotación *Control cualitativo *Almacenaje *Manipulación expedición *Transporte *Control INVERSION - GASTO STOCK trade off FINANZAS *Inversión *Gastos almacenaje *Gastos manipulación *Riesgo - seguro INVERSION - GASTO ADMINISTRACIÓN *Control administrativo *Tratamiento de facturas *Auditoria CONTROL FISICO ADMINISTRATIVO COMERCIAL *Disponibilidad máxima *Entrega rápida *Calidad producto DISPONIBILIDAD

ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS E IMPORTANCIA DE LOS MISMOS DIVERSO PANORAMA CONFLICTOS INTERNOS ESQUEMA LOGÍSTICO FINANZAS PRODUCCIÓN VENTAS COMPRAS SISTEMA LOGÍSTICO El área Comercial ha defendido lo que el Mercado quiere, lo que espera o lo que se le prometió. El área de Producción o Compras han brindado las capacidades y posibilidades del abastecimiento Los inventarios son niveladores de cualquier desbalance Oferta Demanda INVENTARIOS

Reducir los requerimientos de almacenamiento . Reducir la obsolescencia del producto. Reducir los daños y averías a los productos por manejo. Racionalizar los niveles increíbles de Capital atado al inventario y los costos de oportunidad que ello significa. Cumplimiento de compromisos comerciales. Cumplimiento de especificaciones del producto. Ate nción inmediata de ventas. Recortar al m áximo el ciclo del pedido. Respuesta del 100% con pedidos perfectos. RETOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS

RETOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Controlar el flujo de materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar el producto en el punto de venta de acuerdo con los requerimientos del cliente. Máxima Rapidez Mínimos Costos Operacionales

TIPOS DE INVENTARIO 1.4 STOCK SOBRANTE: Comprende todos los artículos en buen estado que dejan de necesitarse y hay que darles una salida, bien sea utilizándolos en cualquier otro menester, devolviéndolos al proveedor, vendiéndolos… 1.5 STOCK ACTIVO: Aquél que se constituye para hacer frente a las demandas normales del proceso productivo de la empresa o de los clientes. Es el stock normal que pose la empresa (de trabajo) y se incrementa en el momento en que llega el pedido formulado a los proveedores. Es el inventario de rotación continua. 1.3. STOCK ANTICIPACIÓN: Son los que encuentran su justificación en la necesidad de aprovisionarse en el único momento en el que las materias primas se encuentran disponibles si se trata de artículos de producción estacional o periódica. O cuando se encuentra conveniente aprovisionarse en el momento en que los precios del artículo son más bajos. Ej. La agroindustria, la industria textil.

TIPOS DE INVENTARIO 2. SEGÚN SU NATURALEZA FÍSICA 2.1 SEGÚN LA DURACIÓN DE LA VIDA ÚTIL DE LOS PRODUCTOS 2.1.1 PERECEDEROS. 2.1.2 NO PERECEDEROS. 2.1.3 ARTÍCULOS CON FECHA DE CADUCIDAD MARCADA. 2.2 SEGÚN EL TIPO DE ACTIVIDAD DE LA EMPRESA 2.2.1 EN EMPRESAS COMERCIALES 2.2.1.1 Artículos Básicos. 2.2.1.2 Artículos Complementarios: son los productos auxiliares. 2.2.1.3 Artículos Obsoletos o Pasados de Moda. 2.2.1.4 Artículos Deteriorados o Defectuosos.

TIPOS DE INVENTARIO 2.2.2.1 Materia Prima Se presenta en las empresas manufactureras y de transformación. Son insumos que requieren de un proceso productivo para convertirse en un producto terminado. * Naturaleza. * Agricultura. *Minería. * Ganadería. * Productos de otra compañía. La política depende : La política de la compañía y el sector industrial. La gestión de compras (descuentos por volúmenes). Cumplimiento de la programación de producción. Comportamiento del precio en el mercado. Estaciones oferta (en algunos casos). Características: Requiere un mayor tiempo de reposición. Es importante asumir un stock de seguridad. 2.2 SEGÚN EL TIPO DE ACTIVIDAD DE LA EMPRESA 2.2.2 EN EMPRESAS INDUSTRIALES

TIPOS DE INVENTARIO 2.2.2.2 Productos en Proceso Son materiales que ya han sufrido un proceso de transformación y por alguna razón permanecen almacenados en forma transitoria. El tamaño de este inventario depende de: La duración del ciclo productivo. La complejidad de los procesos o del ciclo de producción. Características: Inventario de muy poca liquidez. En la medida que avanza el ciclo de producción se incrementa su valor. Mientras no se trabaje con el sistema Justo a Tiempo y produciendo única y exclusivamente lo que se está demandando, siempre existirá este tipo de inventario.

TIPOS DE INVENTARIO 2.2.2.3 Producto Terminado Son los productos que vende la empresa al consumidor final. El volumen de este inventario depende de: La proyección de ventas. La programación de producción. Las políticas del nivel de servicio al cliente. Características: Inventario que más fácilmente su puede hacer líquido. Es el más costoso de los inventarios. Su riesgo de obsolencia es mayor cada día: * Expiración. * Deterioro. * La moda. Se recomienda: Un bajo nivel. Mantener un inventario de seguridad

TIPOS DE INVENTARIO 2.3 STOCKS DE TESORERÍA Dentro de los activos de la empresa se presenta un bien de naturaleza particular: El Dinero. Son los flujos monetarios que se dan dentro de las operaciones normales de la compañía. Las necesidades de liquidez son las demandas de ese stock y los ingresos monetarios son las entradas o aprovisionamiento del mismo. 2.2.2.4 Repuestos Es un inventario relevante sobre todo en industrias manufactureras donde un elemento como una pieza es clave para la continuidad de un proceso de producción. 2.2.2.5 Suministros Industriales

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS : Retos o dificultades a superar en el sistema actual: Existe un mayor riesgo para la existencia de agotados. Los bajos niveles de inventario no cubren cambios súbitos en la demanda. La demanda es cada vez más volátil e impredecible.

APLICAR POLÍTICAS ABC ESTRATEGIAS ABC 80% - 20% PRODUCTOS COMPRAS CARTERA ALMACENAMIENTO INVENTARIOS CANALES DE DISTRIBUCION

APLICACIONES DEL ABC Consiste en estructurar o clasificar los productos en tres categorías denominadas A, B y C, apoyándose en el principio en el cual, generalmente, los productos siguen una distribución parecida a la realizada por Pareto con las rentas de los individuos: “alrededor del 20% del número de artículos en stock representan cerca del 80% del valor total de ese stock. Cada una de estas categorías tiene sus propias características. La clasificación A,B y C de un grupo de productos se puede llevar a cabo desde diferentes puntos de vista, es decir, se puede hacer según: La Demanda. El Costo. La Rentabilidad. El significado estratégico de cada producto para la compañía. Recuerde mantener clasificado tanto a los productos como a los clientes, para poder establecer un tratamiento diferencial y orientar mejor a la fuerza de ventas.

Política de Segmentación Mientras mejor se conozca como está compuesto el inventario, se puede delinear una mejor estrategia con base en la segmentación de productos.

CLASIFICACIÓN ABC POR REFERENCIA A B C

ESCATEGRAMA DE LA RENTABILIDAD

SEGMENTACIÓN LOGÍSTICA DE PRODUCTOS Í NDICE DE VARIABILIDAD ALTA BAJA Nivel de servicio m á s Alto Nivel de servicio m á s Bajo 36 33 23 X 12 Ref. 3 10 Ref. 2 8 Ref. 1 S REFERENCIA 0,33 0,30 0,35 VARIABILIDAD

ABC DE INVENTARIOS CONCLUSIÓN : A B C Debemos CONCENTRAR nuestros esfuerzos en aquellos pocos productos que generan el 80% de las ventas, porque éstos influyen también sobre el 80% de la ROTACIÓN total y sobre el 80% del Indicador de SERVICIO . RECURSOS ACCIONISTAS RECURSOS

ABC DE INVENTARIOS CONCLUSIÓN : A B C INFORMACIÓN. CAPACIDAD INSTALADA EN PLANTA. FLEXIBILIDAD EN PLANTA. ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL STOCK. DISTRIBUCIÓN CENTRALIZADA. ORIENTACIÓN AL SERVICIO. PLANEACIÓN DE MANUFACTURA ADECUADA. SIEMPRE ES MEJOR SUSTITUIR EL STOCK POR:

LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS GESTIÓN DE INVENTARIOS

EL CICLO DE CAJA Vs EL CICLO DE INVENTARIO Capital para financiar las operaciones COMPRA DÍA CERO RECIBO DÍA 30 PAGO DÍA 45 PRODUCCIÓN DÍA 80 VENTA COBRO DÍA DÍA 95 140 CICLO DE INVENTARIO 65 DÍAS CICLO DE CAJA 95 DÍAS La liquidez se desprende del flujo de caja

COSTOS LOGÍSTICOS Composición de los costos logísticos como % del total de costos

COSTOS LOGÍSTICOS TRANSPORTE ALMACENAMIENTO PROCES. ORDENES ADMINISTRACION INVENTARIO Fletes de distribución y redistribución Costo de operar transporte propio Sostenimiento de equipo, equipo de manejo de materiales, impuestos seguros, mantenimiento y reparaciones depreciación Personal y servicio al cliente Personal, transmisión de información útiles y papelería, gastos de representación capacitación, vigilancia y portería,gastos de viaje Costo de mantener el inventario Costo de oportunidad

COSTOS TOTAL INVENTARIOS COSTO INVERSION COSTO RIESGO COSTO CIUDADO IMPUESTOS POSESIÓN COSTO DE PEDIR (ORDENAR) COSTO DE SEGUIMIENTO COSTO DE DESPACHAR COSTO DEVOLUCIONES COSTO PEDIDOS ESPECIALES COSTO TRANSPORTE ADICIONAL COSTO OCULTOS RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK

IMPLICACIONES ALTOS INVENTARIOS Errores ocultos Errores en el pronóstico de la demanda Demoras en la colocación de pedidos al proveedor Tiempos de entrega largos por parte del Prov/Prod. Anticipos en colocación de pedidos (Compra contra alza) Errores en los pedidos y ordenes de compra Productos defectuosos Responsabilidad de la no calidad Inmovilización de capital de trabajo Incrementa costos de mantenimiento

Algoritmo de la Logística Competitiva COSTOS LOGÍSTICOS Minimizar : Costo Total de Logística = $ Transporte + $ Almacenamiento + $ Operación + $ Manejo de Inventarios + $ Ventas Perdidas Sujeto a : Excelentes Niveles de Servicio > Meta Tiempo de Respuesta cada vez más cortos < Meta Surgen entonces dos Problemas: No conocer los costos de Logística No tener clara una Estrategia de Servicio Donde: T: Costo flete por viaje. A: I: Inventarios. VP: Ventas Perdidas. P: Precio. Q: Producción. DESAFÍO DE LA LOGÍSTICA

FACTORES QUE INCIDEN EN LOS COSTOS LOGÍSTICOS Costos de almacenaje. Costos de personal. Mantenimiento instalaciones. Mantenimiento máquinas. Amortizaciones. Costos manipulación. Costos instalaciones y medios. Costos personal. Costos almacenes. Mejora de servicio. Factores Condiciones Puntos de incidencia en costes y servicio Almacenaje Preparación de pedidos Grado de automatización. Tipo de instalación implantada. Tasa de ocupación de volumetría. Distancias y recorridos. Cantidad de manipulaciones. Sistema de gestión. Número de productos distintos. Centralización o no. Cantidad de pedidos. Líneas por pedido. Unidades por líneas. Fraccionamiento de las unidades. Grados de automatización. Tamaño de los pedidos. Sistema de gestión. Recorridos. Zonificación ABC.

FACTORES QUE INCIDEN EN LOS COSTOS LOGÍSTICOS Factores Condiciones Puntos de incidencia en costes y servicio Proceso de pedidos Gestión logística Embalajes Conexiones informáticas. Transmisión pedidos. Nivel de agilidad y flexibilidad. Costos de stock. Costos de preparación envíos. Costos personal administrativo. Calidad y nivel del sistema. Control periódico. seguimiento. Costos del stock. Mejora de servicio. Reducción de costos de transporte. Aprovechamiento paletización. ocupación del espacio disponible. Resistencia-Aplicación-Roturas. Ocupación Vehículos. Carga y Descarga. Preparación Envíos. Almacenaje. Costos financieros Transporte y distribución. (doblar Pedidos). Costos de gestión. Mejora de servicio.

FACTORES QUE INCIDEN EN LOS COSTOS LOGÍSTICOS Factores Condiciones Puntos de incidencia en costes y servicio STOCKS Transporte y Distribución Almacenaje. Costos financieros. Transporte y distribución. (doblar Pedidos). Costos de gestión. Mejora de servicio. Costos de transporte y distribución. Costo almacenes centrales. Costos almacenes regionales. Costos stock. Necesidad de espacio. Cobertura – Rotación. Flujo de Inventarios. Obsoletos. Roturas stock-Falta de servicio. Centralización o descentralización. Comercialización: Mayorista y distribución: Detall. Grandes Superficies. Autoventa. Completo o fraccionado. Envíos centralizados o descentralizados. Volumen del pedido/envío. Ubicación de los clientes. Retornos llenos o en vacío. Tiempos en lleno o en vacío. Sistema de transporte utilizado.

VALOR AGREGADO DE LA LOGÍSTICA CUENTAS POR COBRAR INVENTARIOS TRANSPORTE ALMACENAMIENTO Incrementos por Mayor rotación Reducción de ventas Perdidas vía Mezclas Económicas de Inventario Reducción en tiempos de Entrega Servicios a Terceros. Third-Party Logístics’ Localización Optima, Volumétrica Selección de Modo y Transportador Aumento de Rotación de Inventarios Outsourcing Estratégico n / a Reducción en Obsolescencia Seguros e Impuestos Incremento en la Productividad & densidad del almacenaje VAL > INGRESOS - GASTOS OPERACIONALES - COSTOS DE CAPITAL PROFIT $ Reducción cuentas por cobrar vía EDI Outsourcing Estratégico

LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS: Los costos juegan un papel fundamental en los modelos de inventarios: COSTOS DE COMPRA: El costo originado por la adquisición de las existencias. Es igual al precio unitario por el número de unidades que se compran. Este precio puede ser independiente o dependiente de la cantidad comprada. Los descuentos por volumen. 2. COSTOS DE LANZAR UN PEDIDO: Son todos los gastos ocasionados por el hecho de tramitar la compra: Salarios del personal de abastecimiento. Gastos relacionados con el estudio de mercado de comparas. Trámites administrativos: notificaciones, teléfono ... Controles cuantitativos y cualitativos de la factura de compra. Gastos del local, energía, entro otros. Además, cada pedido lleva el respectivo costo de recepción. Por ejemplo, gastos del transporte, si están a cargo del comprador.

INDICADORES DE GESTIÓN GESTIÓN DE INVENTARIOS

IINDICADORES DE GESTIÓN El propósito general de un Plan de Indicadores: Comparar prácticas actuales con las ideales u óptimas que se esperan para una cierta empresa, de cierto tamaño, en cierto mercado, con cierto tipo de productos.

IINDICADORES DE GESTIÓN Cuantificables, Objetivos, Consistentes, Agregables, Comparables. Ayudan a identificar ineficiencias, reducir costos. Son instrumentos de mejoramiento del servicio. Pueden ayudar a decidir qué servicios y qué niveles de servicio ofrecer a diferentes clientes al permitirles evaluar el impacto en los costos de proporcionar niveles de servicios más altos.

IINDICADORES DE GESTIÓN Dimensiones de la medición de desempeño Indicadores financieros (costo de recursos). Indicadores de Productividad (Eficiencia en uso de recursos). Indicadores de tiempo (Velocidad en los procesos). Indicadores de Calidad (errores cometidos en el proceso).

IINDICADORES DE GESTIÓN ¿ Por qué medir ? No se puede controlar lo que no se mide. No se gana un juego si no se tiene un marcador objetivo. Cuando se mide todo mejora. Las mediciones condicionan los. comportamientos de los individuos.

IINDICADORES DE GESTIÓN VENTAS PERDIDAS ABC DE PRODUCTOS El 20/80, el 20 % de las referencias deben hacer el 80% de las ventas. ROTACIÓN DEL STOCK DURACIÓN Proporción entre las ventas y las existencias promedio e indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período e indica cuantas veces dura el inventario que se tiene . Costo de Ventas perdido por unidad

IINDICADORES DE GESTIÓN EXACTITUD DEL PRONÓSTICO. COSTO DE TENER EL STOCK POR UNIDAD EXACTITUD EN EL INVENTARIO. PORCENTAJE DE PEDIDOS PERFECTOS. ÍNDICE DE SERVICIO AL CLIENTE. INDICADORES DE UTILIZACIÓN Y PRODUCTIVIDAD EN BODEGAS: Á rea U tilizada / Á rea D isponible Cant. Prod. Recibidos / C ap.Recepción Vol.Pedidos P roc. / Capacidad de P roc. Horas M uelle U tilizadas / C ap. Muelle P é rdidas por D eterioro / P erd. Stand. Det. Rotación R eal / R otación S tandar Unid. Almacén. X mt2 / U nid. Standard A lm. Costo T otal R eal B od. / Costo P restado Cajas D espachadas / H oras de T rabajo Costo M ercanc í a D esp. / Personal B o degas Valor del I nventario / Á rea mt2 B odegas . Costo de B odega / C osto Mercan c í a despachada Costo D istribución / V entas T otales

IINDICADORES DE GESTIÓN Fill Rate Definición: Tasa de llenado/Cumplimiento, es el NIVEL DE SERVICIO. Nivel de servicio del inventario es la definición y planeación de cuál va a ser la disponibilidad de producto que satisfará una orden determinada. El nivel de servicio debe ser segmentado por: Tipo de Producto. Tipo de Cliente. Canal. Forma de Medición.

INDICADORES DE GESTIÓN Mediciones del Nivel de Servicio del Inventario Ordenes Despachadas Completas Ordenes Pedidas Mide la capacidad del invent a rio de servir el número de ordenes pedidas Nivel de Servicio por Orden Referencias Despachadas Completas Referencias Pedidas Mide la capacidad del invent a rio de servir el número de referencias pedidas Nivel de servicio Por Referencia o PLU Unidades Despachadas Unidades Pedidas Mide la cantidad de lo ordenado que el invent a rio es capaz de servir, es decir si nos piden 100 pesos y despachamos 80, el nivel de servicio es 80%. Nivel de Servicio por Unidad FÓRMULA DE CÁLCULO DEFINICIÓN MEDIDA

Vtas Acumuladas ------------------------- Inv. Promedio DEFINICION: Proporción entre las ventas y las existencias promedio e indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. 12 FÓRMULA NOTA:Las políticas de inventario en general deben mantener un elevado índice de rotación. Para lo anterior se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor. =UNIDADES O VALOR $ ROTACION DE MERCANCIA R =

DEFINICIÓN: Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último período e indica cuantas veces dura el inventario que se tiene FÓRMULA DÍAS DE INVENTARIOS : Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una Materialización inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolencia. DURACION DE MERCANCIAS Inv. Final Ventas Promedio D =

DEFINICION: Nivel de mercancía no disponible para despachos por obsolencia, deterioro, averiadas, devueltas en mal estado, vencimiento, etc. FORMULA= IMPACTO: En un período de tiempo se observa el nivel de mercancía no apta para despacho, con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercancía para que no afecte el costo del inventario de la bodega. VEJEZ DEL INVENTARIO UNID. DAÑADAS + OBSOLETAS+ VENCIDAS -------------------------------------------------------------- UNIDADES DISPONIBLES INVENTARIO

DEFINICIÓN: MIDE EL PORCENTAJE DEL COSTO DEL INVENTARIO FISICO DENTRO DEL COSTO DE LA MERCANCIA DE LA EMPRESA. FÓRMULA= IMPACTO: En un periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario de producto terminado en relación con las ventas al costo, con el fin de evaluar el cumplimiento de las políticas de inventario de la compañía. VALOR ECONÓMICO DEL INVENTARIO VALOR INVENTARIO FÍSICO ---------------------------------------------------------- VALOR COSTO DE VENTA DEL MES

EXACTITUD EN LOS INVENTARIOS Rafael Marin La calidad de los registros de inventario es uno de los factores críticos de éxito en la administración de un almacén En este momento no se habla de rotación del inventario sino de velocidad del inventario o inventario cero Antes se paralizaba la empresa ciertos días al año para realizar un inventario anual o semestral, y en varios casos los resultados de estos inventarios se conocían los resultados varios meses después luego de angustiosas investigaciones

-FORMULA: ~ Ref con diferencia X 100 # Referencias contadas DEFINICION : Se determina midiendo el numero de referencias que en promedio presentan descuadres con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico . NOTA: SE TOMA EL TOTAL DE PRODUCTOS O REFERENCIAS TOMADAS PARA EL INVENTARIO FISICO EN UN DETERMINADO CENTRO DE DISTRIBUCION EXACTITUD EN INVENTARIOS REFERENCIAS INVENTARIADAS

- Pesos = Valor diferencia ($) X 100 Valor total inventario DEFINICION Se determina midiendo el numero de referencias que en promedio presentan descuadres con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico. NOTA: SE TOMA EL TOTAL DE PRODUCTOS O REFERENCIAS TOMADAS PARA EL INVENTARIO FISICO EN UN DETERMINADO CENTRO DE DISTRIBUCION EXACTITUD EN INVENTARIOS VALOR DEL INVENTARIO

- Unidades = ~ # Unid. con.Dif. X 100 # Unid. Inventariadas DEFINICION Se determina midiendo el número de referencias que en promedio presentan descuadres con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico. NOTA: SE TOMA EL TOTAL DE PRODUCTOS O REFERENCIAS TOMADAS PARA EL INVENTARIO FISICO EN UN DETERMINADO CENTRO DE DISTRIBUCION EXACTITUD EN INVENTARIOS UNIDADES INVENTARIADAS

SISTEMAS DE REVISIÓN DE LOS INVENTARIOS “ REABASTECIMIENTO”

“ CROSS DOCKING” PASO DIRECTO

PROVEEDORES CL I ENTE CONSOLIDACIÓN Día BODEGA EN FLUJO CONTINUO “XD” PROVEEDOR CLIENTES DESCONSOLIDACIÓN Día PARA AUMENTAR LA ROTACIÓN DE LOS INVENTARIOS Y DISMINUIR LOS TIEMPOS DE ENTREGA, LOS PRODUCTOS O PEDIDOS SE CONSOLIDAN O DESCONSOLIDAN, EN LAS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN DE ZONAS. ESTE PROCESO SE DENOMINA “PASO DIRECTO” CONCEPTUAL ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN

FLUJO DE PEDIDO Y PRODUCTO BODEGA ZONA ALIST/TO MINIF/CAS RECIBO CDZ PROCESO TRADICIONAL PROCESOS PROPUESTOS Producto Producto PEDIDO BODEGA APARTADO Producto Producto AP/DO ?Paso Directo Determinar las Referencias y la Cantidad MINIF/CAS RECIBO CDZ PARA AVANZAR HACIA EL FLUJO CONTINUO DE LOS PRODUCTOS Y AUMENTAR LA ROTACIÓN DE LOS INVENTARIOS, LOS PEDIDOS PENETRARÁN HASTA PRODUCCIÓN PARA DESARROLLAR EL PROCESO DE “ PASO DIRECTO” ? Paso Directo ? Paso Directo SISTEMA CONCEPTUAL PEDIDO TRANSITO XD P = 30 P = 10 ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN

PARA GESTIONAR EL “XD” INTERNO, ESTAMOS TRABAJANDO SOBRE LAS COINCIDENCIAS ENTRE EL PLAN DE PRODUCCIÓN Y LOS PEDIDOS COLOCADOS BODEGA EN FLUJO CONTINUO: “PASO DIRECTO” PEDIDO: -PR/TO 3 -PR/TO n 1 2 3 n BODEGA APARTADO PR/TO 1 PR/TO 2 PR/TO 3 PR/TO n MINIFÁBRICAS HORNOS CONCEPTUAL ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN ORDEN : -PR/TO 1 -PR/TO 2

REPOSICIÓN DE LOS INVENTARIOS VMI

Los inventarios y los pedidos eran gestionados exclusivamente por el cliente Los inventarios son gestionados entre ambos. Los pedidos son definidos por el vendedor de acuerdo con el modelo definido REPOSICIÓN DE LOS INVENTARIOS VMI = INVENTARIOS ADMINISTRADOS POR EL VENDEDOR ANTES AHORA Empresa Distribuidor PEDIDO Empresa Distribuidor PEDIDO

SISTEMA DE “REVISIÓN CONTINUA Y PERIÓDICA” Modelos ACCIONADOR DEL PEDIDO: CANTIDAD TS TS TR ACCIONADOR DEL PEDIDO: TIEMPO INVENTARIO DE SEGURIDAD LOTE Q IS L I MAX L LOTE T.P. T.P. T.P. L LOTE TS TS TS TR Modelo de revisión continua Modelo de revisión periódica ¿Cuándo utilizar el sistema de “revisión continua”? Para gran cantidad de referencias, alta frecuencia de pedidos con gran variabilidad ¿Cuándo utilizar el sistema de “revisión periódica”? Para baja cantidad de referencias, baja frecuencia de pedidos con poca variabilidad Antes: No se seguía ningún modelo. El manejo era empírico. Era por impulso o por flujo de caja HOY: definir un modelo INVENTARIO DE SEGURIDAD LOTE PP Q IS L IAS L LOTE

PERIÓDICO CONTINUO PUNTO DE PEDIDO TAMAÑO DEL LOTE DE REABASTECIMIENTO PERÍODO DE COLOCACIÓN DE ÓRDENES Variable: depende de D Fijo y calculado Fijo Variable De acuerdo con el tiempo de revisión preestablecido De acuerdo con un nivel de inventario preestablecido CARACTERÍSTICA SENSIBILIDAD A LOS CAMBIOS DE LA DEMANDA ADMINISTRACIÓN Y COSTOS Menores Por Lotes iguales Mayor Por tamaños de lotes diferentes Mayor El PP depende de D Menor El TP depende del período preestablecido CARACTERÍSTICAS DE LOS MODELOS DEMANDA: # DE ARTÍCULOS Muchos Pocos DEMANDA: FRECUENCIA DE PEDIDOS Alta Baja

EL MODELO DE REVISIÓN CONTINUA INVENTARIO DE SEGURIDAD Demanda LOTE PP Q IS L IAS L LOTE DEFINE EL PROVEEDOR ) DEFINE EL MERCADO ( L;  L K D;  D A B C PORTAFOLIO CATEGORÍAS (DINÁMICO) VARIABLES LA ALIMENTACIÓN DEL MODELO SE HACE CON PARÁMETROS DEL MERCADO ( D, s D ), DE LAS ESTRATEGIAS COMERCIALES ( K, CATEGORIAS) Y DE LOS PROVEEDORES ( L, s L ) Definición conjunta Definición conjunta

EL MODELO SELECCIONADO ES EL DE REVISIÓN CONTINUA, POR SU SENSIBILIDAD A LOS CAMBIOS DE LA DEMANDA Y POR FACILITAR LA INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS EN FLUJO CONTINUO LOTE = Cantidad fija de abastecimiento. L = Tiempo de abastecimiento IAS : Inventario de Aseguramiento del Servicio PP : Punto de Pedido IS : Inventario de Seguridad INVENTARIO DE SEGURIDAD Demanda TIEMPO LOTE PP Q IS L IAS L CONCEPTUAL LOTE COMPONENTES DEL MODELO DE REVISIÓN CONTINUA

EL PUNTO DE PEDIDO ES EL ACCIONADOR DEL MODELO DE REVISIÓN CONTINUA, EN EL CUAL SE DEBE LANZAR UNA ORDEN DE ABASTECIMIENTO PUNTO DE PEDIDO: PP = D x L + IS CONCEPTUAL Q T D : Demanda promedio diaria (en cantidad). L :Tiempo que transcurre desde el momento en que se coloca una orden, hasta que el producto se encuentre disponible (en días). PUNTO DE PEDIDO PP

EL INVENTARIO DE SEGURIDAD (IS) ES EL QUE SE MANTIENE COMO PROTECCIÓN CONTRA LA INCERTIDUMBRE DE LA DEMANDA Y EL TIEMPO DE ABASTECIMIENTO, PARA MANTENER UN CIERTO NIVEL DE SERVICIO INVENTARIO DE SEGURIDAD: IS = CONCEPTUAL k :Factor según nivel de servicio  D :Desviación estándar diaria de la demanda, de cada referencia - color (en cantidad).  L :Desviación estándar del tiempo de abastecimiento, medido como la desviación entre el tiempo de abastecimiento promedio y el real (en días). INVENTARIO DE SEGURIDAD k L + D d 2 L 2 ( )    2 Q T NIVEL DE SERVICIO FACTOR(K) 95 % 1,64 97 % 1,88 98 % 2,05 99 % 3,09 NIVEL DE SERVICIO FACTOR(K) 50 % 0,00 75 % 0,67 85 % 1,04 90 % 1,28

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Principios Generales Capturar y medir la Demanda Real del período: Satisfecha (inmediatamente), la Insatisfecha (ventas perdidas o por pedidos pendientes) y la demanda irreal debido a la especulación. Diseñar un sistema de divulgación para que todo el mundo conozca la demanda real. Un modelo de pronóstico que pueda predecir el pasado, puede predecir con exactitud el futuro. Medir y monitorear la exactitud del pronóstico. Desarrollar políticas y planes para reaccionar rápidamente a los errores del pronóstico: Sistema de u rgentes . Proveedores de rápida respuesta. Alianzas con la competencia. Reducir los Lead Time para reducir el error general del pronóstico. Simulación: Es mejor jugar con un computador y no con el capital de la compañía.

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Dadas las características del comportamiento de la demanda, se puede concluir que el número de períodos históricos para calcular el pronóstico es mayor entre más irregular sea el comportamiento de la demanda (artículos C) y menor entre más estable y previsible sean las necesidades del consumidor: 6 a 8 semanas para artículos tipo “A”. 12 a 16 semanas para artículos tipo “B” y “C”. Para los artículos tipo A de más alta rotación, se debe analizar muy bien si se deben incluir los “ceros” para sumar al promedio, o si no se deben incluir, pues se pudo deber a falta de abastecimiento por mal servicio. Para los artículos tipo C si es más razonable incluir los “ceros” en la demanda histórica. La demanda .... No caer en el error de tomar la historia de la facturación. Deben ser los Pedidos

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Métodos de Pronóstico 1. CUALITATIVOS 1.1 COMITÉ DE EXPERTOS: CRITERIOS SUBJETIVOS 1.2 M É TODO DELPHY: CONSENSO A TRAV É S DE ENCUESTAS 1.3 ANALOGÍA HISTÓRICA. 1.4 LA FUERZA DE VENTAS-DISTRIBUIDOR. 2. CUANTITATIVOS 2.1 DEMANDA DEPENDIENTE: EXPLOSI Ó N DE MATERIALES (MRP) NECESIDADES INTERNAS (PRODUCCI Ó N) 2.2 SERIES CRONOL Ó GICAS: BASADOS EN DATOS ESTAD Í STICOS Y SE USAN PARA PRON Ó STICO A CORTO PLAZO 2.2.1 M Í NIMAS CUADRADAS 2.2.2 PROMEDIO ARITM É TICO 2.2.3 MEDIANA DE LA DISTRIBUCI Ó N 2.2.4 SUAVIZACI Ó N EXPONENCIAL 2.3 MODELOS CAUSALES: RELACION VARIABLE DE VENTAS CON OTRAS VARIABLES 2.3.1 REGRESI Ó N 2.3.2 MODELOS ECONOM É TRICOS 2.3.3 PRON Ó STICO FINAL ~ PONDERACI Ó N PR O N Ó STICO SUBJETIVO + ESTAD Í STICO 2.4 MODELOS ARIMA

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Modelos de Demanda Regular Comportamiento de Demanda Aleatoria sin elementos estacionales ni de tendencia. Comportamiento de Demanda Aleatoria con tendencia de Incremento sin estacionalidad. La demanda .... Clasificación tipo A Clasificación tipo C Ventas Tiempo Ventas

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Modelos de Demanda Regular La demanda .... Comportamiento de Demanda Aleatoria con elementos estacionales sin tendencia. Comportamiento de Demanda Aleatoria con elementos estacionales con tendencia de aumento. 1. Selección del modelo 2. Estimación de los Parámetros. 3. Pruebas del modelo 4. Uso del Modelo Ventas Tiempo Ventas Tiempo

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Modelos de Demanda Regular PASOS DEL MODELO DE PRONÓSTICO Selección del modelo Estimación de los Parámetros. 3. Pruebas del modelo 4. Uso del Modelo COMPONENTES: * Tendencial * Estacional * Cíclico * Aleatoria. Tipos de Series Univariadas o Multivariadas. Estacionales – No estacionales. Dependiente – Independiente. Cíclicas o No Cíclicas. Estacionarias y no estacionarias.

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA El último eslabón y objetivo de la cadena logística es el consumidor. Sin embargo, cada una de las partes de dicha cadena ha tenido su propio conocimiento respecto al consumidor y su particular sistema de pronóstico. Pero es el cliente final quien tiene la razón y la verdad sobre la cantidad que comprará de cada producto. En el anterior sistema cada integrante tenía una parte de la verdad, pero las organizaciones dieron cuenta que compartiendo conocimiento se aproximarían más a la verdad y ello sin perder competitividad.

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Un buen pronóstico y cortos Lead Time, satisfacen en Logística simultáneamente los dos objetivos: Bajar costos: Al no tener en exceso lo que no se va a vender. Mejorar el nivel de servicio: Al brindar disponibilidad de lo que se va a vender. Al hablar de pronósticos se debe hablar de tres variables: Tiempo , Cantidad y Espacio. No solamente es importante conocer cu ándo y cu ánto se va a se va a producir sino también d ónde . De Arriba-Abajo: Para un pronóstico general de demanda en las ventas regionales, nacionales y totales. Debe contener indicadores macroeconómicos y eventos externos. De Abajo-Arriba: Para un pronóstico de demanda por línea, categoría a nivel Regional y Nacional. Se debe implementar un Calendario de Eventos. Dar responsabilidad a un grupo de trabajo específico. Principios Generales

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA Algunas recomendaciones: No realizar el pronóstico consolidado sumando los pronósticos de varias regiones o zonas, pues se suman los posibles errores individuales. Lanzamientos de Nuevos Productos: Poner en manos del personal de ventas la estimación inicial hasta que se obtenga suficiente historia. Hacer un pronóstico a partir del estudio de productos similares . Utilizar la suavización exponencial con un factor mayor a 0.5, para luego reducirlo a un nivel normal. Para Productos de Demanda Irregular: Nunca se debe unir este tipo de productos al agregado total combinándolo con productos de demanda regular, pues la causa de su irregularidad nunca podría ser detectable. Se recomienda no reaccionar rápidamente a los cambios bruscos en la demanda de estos artículos, sino usar un método que atenúe estos cambios. Aumentar los niveles de inventarios en éstos artículos se constituye en el mejor seguro contra imprecisiones de los pronósticos.

EL PRONÓSTICO DE LA DEMANDA El comportamiento de la demanda está cambiando la forma de hacer negocios Creciente diversidad de gustos del consumidor. Ingreso de la mujer a la vida laboral. Exigencia de disponibilidad y menores plazos de entrega. Capacidad del consumidor para elegir un producto de acuerdo a sus beneficios reales. Decreciente lealtad a las marcas. Orientación de servicio al cliente Multiformatos de distribución. Ciclos de vida de producto menores. motivados por razones comerciales y no técnicas. (time to market). Menores plazos de entrega. Optimización de la mano de obra. Estandarización de unidades de carga y almacenamiento. Información en línea. Menores tiempos de cargue y descargue. Tecnologías de información. Suppliers Manufacturers Transportation Distribution Retailers Point of Sale Consumers

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