Impacto de los ERP
- 1. Impacto que tienen los Sistemas ERP en las empresas Es importante que las empresas identifiquen cuales son sus necesidades, para así saber que sistema implementar; así se evitará elegir un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa, lo que provocará que no se recupere la inversión; o bien elegir un sistema muy simple para sus necesidades, lo que implicará rediseñar en un futuro, para lo que se requiere una nueva inversión. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integra los procesos relevantes de una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones día con día. Las ventajas que ofrece la implementación de un sistema ERP son: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación, entre otras; apoyando a distintas áreas de la organización como: compras, recursos humanos, almacenes, finanzas, mercadotecnia, etc... El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: Definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. El atractivo del ERP Esta adaptación a diferentes sectores verticales tiene por objeto aumentar el atractivo del ERP fuera de su reducto principal, la fabricación, que sigue siendo el lugar más probable de utilización de este software ya que cerca del 76% de los fabricantes disponen ya de un sistema ERP o se encuentran en proceso de instalar uno. Sin embargo, la planificación ERP no ha penetrado en la misma medida en otros mercados, por ejemplo, sólo un 35% de las empresas de seguros y de las empresas de asistencia sanitaria tiene en funcionamiento o están instalando aplicaciones ERP en estos momentos. En este contexto, la mayoría de los vendedores han constatado un estancamiento de sus ventas de sistemas ERP, por lo que las principales empresas están dedicando gran parte de su atención a desarrollar aplicaciones adicionales que están demandando actualmente los usuarios. La conclusión, queda clara: ampliar y extender el sistema ERP básico se está convirtiendo en una prioridad para diversos usuarios. ENFOQUES DEL ERP Con la promesa de enfoques más flexibles y orientados a procesos, los sistemas de ERP fueron diseñados para manejar muchos de estos retos de negocios.
- 2. Estos incluyen la administración de la cadena de fabricación, inventario y suministro, control financiero, administración de recurso humano, tiempo al mercado más rápido, y una mejor administración de relaciones con clientes. En dichas áreas, ERP fue considerado como la manera de usar la información más proactivamente a lo largo de la empresa. Sin embargo, la realidad fue que muchas organizaciones encontraron que los avances en su eficiencia operacional no necesariamente se tradujeron en la mejora de su efectividad general. Como la demanda de soluciones ERP ha disminuido, las compañías están buscando la forma de construir/actualizar sus soluciones ERP para permitirles colocar a los clientes en el centro de sus negocios, derivar ventaja competitiva, y aumentar la rentabilidad. Un sistema ERP mejora claramente el "tono muscular" de una empresa, proporcionándole el potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los clientes. Para comprender el potencial en la economía digital, la empresa necesita una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia. La implementación de un sistema de ERP Por lo general es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado; es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua. El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene bien estructurada y con una metodología bien definida la implementación de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito. Lo importante es entender este software
- 3. No es simplemente modernizar los sistemas corporativos y reducir costes, sino que las prioridades están cambiando hacia nuevos proyectos que extiendan la planificación ERP más allá del área back-office con la finalidad de mejorar las ventas, el servicio al cliente y la planificación comercial, según Computerworld. Para algunas compañías esto significa un intento de utilizar sus sistemas ERP para soportar nuevas aplicaciones de comercio electrónico, mientras que otras están actuando para instalar software de gestión de relaciones con los clientes y de planificación avanzada que enviarán datos a través del backbone ERP que se han esforzado en instalar. Algunos usuarios piensan que es bueno haber instalado el ERP, pero realmente lo importante es entender este software como una base a la que habría que añadir algunas funciones adicionales. En este momento, las funciones adicionales están llegando de todas las direcciones, destacando principalmente las relacionadas con los sistemas de comercio electrónico. Otra de las áreas en las que es conveniente incluir funcionalidades es la del análisis comercial, en la que también debe estudiarse implantar aplicaciones que permitan medir de forma directa y verificable los beneficios. Este tipo de aplicaciones necesitan un backbone ERP bien diseñado para conseguir que funcionen y, en este sentido, es cierto que existen un gran número de motivos por los que es necesario instalar un sistema ERP, pero sobre el mismo, hay que realizar un transición comercial y tecnológica, es decir, extender el sistema ERP en formas que le ayuden a diferenciarse competitivamente frente a sus rivales. Beneficios financieros Un aspecto clave en el que deben trabajar las compañías es el de unir sus sistemas ERP a nuevas aplicaciones basadas en la Web, ya que de esta forma sus clientes podrán configurar sus productos y planificar reparaciones electrónicamente a través de la Red. Además, muchas compañías utilizan software ERP para introducir software de análisis comercial ya que se prevé que ayudará a los ejecutivos a realizar un seguimiento más estrecho de las operaciones para poder modificar sobre la marcha los planes comerciales. Los expertos en planificación de tecnologías de la información han asegurado que estos nuevos proyectos no ejercerán un gran impacto sobre el personal de la organización, aunque probablemente se requerirán cambios en el área comercial. El deseo cada vez mayor de los usuarios de obtener más de la planificación ERP llega en un momento en que los analistas están cuestionando los beneficios financieros de este software. Meta Group ha publicado recientemente un informe afirmando que los costos de un proyecto ERP de tipo medio son mayores que sus beneficios en ganancias financieras constatables, aunque afirma también que el valor potencial de este software como backbone de información corporativo hacen que las inversiones resulten convenientes. Por otra parte, están siendo objeto de bastante publicidad algunas decisiones de eliminar o aplazar implementaciones ERP. Bajo este trasfondo aumenta el número de compañías que están reconociendo que se trata de proyectos que no terminan nunca, según un informe de AMR Research.
- 4. Algunos equipos de proyectos que se consideraba que trabajarían durante poco tiempo están permaneciendo con el fin de trabajar en la ampliación y extensión de los sistemas ERP. Por otro lado, son varios los fabricantes y empresas de consultoría quienes están prestando una atención más que nominal a la idea de demostrar que la planificación ERP puede producir un verdadero beneficio financiero. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes En la actualidad, el mundo empresarial es altamente competido, el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que sólo las más eficientes logren el éxito. A pesar de estar en un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar la situación en la que se encuentran, es muy común que un manejo de la información les traiga perdidas importantes y por lo tanto ineficiencia. Una posible solución para mejorar en estos aspectos es la implementación de un ERP, pero ¿qué es un ERP? Un ERP (Enterprice Resource Planning) definido por Deloitte y Touche como un sistema de software de negocios que permite a las compañías: · Automatizar e integrar la mayoría de sus procesos. · Compartir datos comunes y prácticas a través de toda la empresa. · Producir y acceder a la información en tiempo real. El objetivo de los ERP´s es coordinar todos los negocios de la empresa, desde la evaluación de un proveedor hasta la facturación para un cliente. Usa una base de datos centralizada para ayudar el flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa. Pero de nada serviría la implementación de un ERP si no se trabaja desde el fondo del problema, al contrario, provocaría un problema mayor y más difícil de solucionar. Para la implementación efectiva de un ERP es importante estar concientes de: · Se requiere un trabajo colaborativo de toda la empresa para su implementación. · Se deben erradicar los malos hábitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y después buscar la tecnología. · Mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios, pues además de ellos, habrá mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema. · Ser pacientes, la implementación de un sistema de este tipo implica tiempo y esfuerzo.
- 5. Existe una gran variedad de ERP`s en mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Se debe hacer un estudio minuciosos de cuál es el que más le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están enfocados a tipos de mercado en particular. Algunas de las ventajas de implementar un ERP` en la empresa son las siguientes: · Reducción de costos. · Agilización en las operaciones del Negocio. · Mejor administración de la información. · Integra la cadena de abastecimiento, producción y procesos administrativos. · Unifica las bases de datos. · Incrementa la comunicación y colaboración alrededor del mundo. · Ayuda a integrar múltiples sitios de unidades de negocios. Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas: · Son muy caros. · Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación. · Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. · Hay pocos expertos en ERP`s. ------------------------------------------------------------------- Actualmente con el rápido crecimiento de las empresas y la necesidad de tener una mejor administración de recursos y procesos, es de gran importancia contar con una herramienta que ayude a las empresas a coordinar mejor sus activos, procesos y recursos; es decir, un sistema ERP (enterprise resource planning). Las ventajas de contar con un sistema ERP son muchas. Primero, permite integrar todos los procesos del negocio, optimizando recursos en diversas áreas como: recursos humanos, finanzas, operaciones, entre otros. Otras ventajas son que permite aumentar la productividad del negocio, llevar un mejor control de los costos y en general, mejor control de toda la empresa. Un aspecto muy importante es que los sistemas ERP incrementan la disponibilidad de la información, permitiendo a la compañía tener información en tiempo real tanto para la toma de decisiones como para hacer pronósticos más acertados sobre el desempeño de la empresa. Se pueden mencionar varios casos de éxito de las empresas que han implementado un sistema ERP. Uno de ellos es el de Burger King, que tenía mucha información de diferentes áreas del negocio y quería lograr una mejor administración y relación de las funciones. Al implementar un sistema ERP que maneja diversos módulos (administración, finanzas, tesorería, recursos humanos, entre otros) Burger King logró una excelencia operativa e impulsó el crecimiento de la empresa; ya que le permitió relacionar las operaciones críticas del negocio para poder manejarlo mejor. Es importante destacar que el sistema ERP es una poderosa herramienta para procesar e interpretar la información financiera con mayor efectividad, mejorando el desempeño del negocio tanto a corto como a largo plazo.
- 6. En uno de los módulos del sistema, el de administración de la empresa, se puede realizar una planeación integral estratégica, monitorear el desempeño diario, consolidar el negocio y mantener una comunicación efectiva con los accionistas. Otro módulo, el de tesorería, les permite medir la liquidez, manejar activos circulantes y tasas de interés, así como manejar portafolios de inversión y transacciones financieras. Por último el módulo de recursos humanos permite tomar decisiones, optimizar la inversión de la compañía en los empleados; además de que pueden usar el empowerment para que los empleados se involucren con la empresa. Con todo lo anterior, podemos ver que un sistema ERP trae consigo muchas ventajas. La principal desventaja que podemos mencionar es que actualmente implementar un sistema ERP es muy costoso para la empresa, por lo que sólo puede ser utilizado por grandes compañías que cuenten con los recursos suficientes para implementarlo. Otro punto importante que hay que destacar es que cualquier tipo de sistema empresarial, como lo son los ERP, requiere cambios fundamentales en la forma de operar el negocio. Desde mi punto de vista creo que es difícil implementar un sistema ERP en muchos negocios mexicanos, ya que la mayoría pertenecen a la pequeña y mediana empresa que tienen una forma de operar el negocio muy particular y puede llegar a ser muy difícil tratar de cambiar esa forma. Pero lo importante es que todos los que tienen una empresa o un negocio se den cuenta de la utilidad que tiene un sistema ERP; que aunque en determinado momento puede significar una gran inversión, las ventajas que trae consigo son mayores y vale la pena invertir en un sistema empresarial. Como se puede ver, los sistemas ERP son de mucha utilidad para las empresas, principalmente para las grandes compañías, ya que les permite manejar grandes cantidades de información actualizada continuamente con el fin de tomar decisiones oportunas sobre el desempeño del negocio. Es importante que las empresas identifiquen cuales son sus necesidades, para así saber que sistema implementar; así se evitará elegir un sistema muy sofisticado para una pequeña empresa, lo que provocará que no se recupere la inversión; o bien elegir un sistema muy simple para sus necesidades, lo que implicará rediseñar en un futuro, para lo que se requiere una nueva inversión. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), integra los procesos relevantes de una empresa. Las transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena de suministro y las operaciones día con día. Las ventajas que ofrece la implementación de un sistema ERP son: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, diferenciación, entre otras; apoyando a distintas áreas de la organización como: compras, recursos humanos, almacenes, finanzas, mercadotecnia, etc...
- 7. El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas las cuales son: Definición, entrenamiento, modelación, configuración, puesta en vivo y refinación. La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Después de la implementación es importante asegurarse de la calidad y en la mejora del desempeño, para que así el sistema funcione correctamente a largo plazo. También se debe analizar constantemente el retorno de inversión y aspectos clave como la optimización (El proceso de la optimización es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementación del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional), la cual proporciona ideas que no fueron consideradas durante la implementación como por ejemplo la expansión del software implementado; es importante ver a la optimización como un proceso de mejora continua. El éxito de la implementación del sistema depende de la habilidad de la empresa para integrar y consolidar la funcionalidad del sistema de ERP. Si una empresa tiene bien estructurada y con una metodología bien definida la implementación de un sistema de ERP, y logra progresar desde la etapa de selección hasta la etapa de operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha implementación sea un éxito. Cuando los administradores de una empresa se deciden a invertir una gran cantidad de capital en una implementación de un sistema de ERP hay un cambio total de cómo opera la empresa, comparado con la manera tradicional. Las organizaciones que pueden adaptarse armoniosamente a un sistema de ERP pueden aprovechar al 100% las ventajas y colocarse delante de las demás, creando una ventaja competitiva Un problema de empresas que han ido creciendo con el paso de los años, es que éstas han ido adquiriendo diversas compañías, las cuales manejan sistemas transaccionales más pequeños unidos por otro ERP, y en muchos casos diseñado especialmente a las necesidades de cada compañía, por lo que se tiene que hacer una gran inversión para la adaptación de éstos sistemas. La clave principal del proyecto de la compañía Neumáticos Goodyear fue el trabajo en equipo en el que debieron integrarse profesionales de distintas compañías provenientes de los diferentes proveedores de los sistemas elegidos sumados a la gente de Neumáticos Goodyear. En una economía global, muchas veces el éxito de una compañía depende de las inversiones que ésta haga en tecnología. La implementación de un sistema de ERP es un reto actual para las compañías; y si se logra su buena implementación y mejora continua puede significar el éxito en la misma.
- 8. En la actualidad, el mundo empresarial es altamente competido, el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que sólo las más eficientes logren el éxito. A pesar de estar en un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar la situación en la que se encuentran, es muy común que un manejo de la información les traiga perdidas importantes y por lo tanto ineficiencia. Una posible solución para mejorar en estos aspectos es la implementación de un ERP, pero ¿qué es un ERP? Un ERP (Enterprice Resource Planning) definido por Deloitte y Touche como un sistema de software de negocios que permite a las compañías: • Automatizar e integrar la mayoría de sus procesos. • Compartir datos comunes y prácticas a través de toda la empresa. • Producir y acceder a la información en tiempo real. El objetivo de los ERP's es coordinar todos los negocios de la empresa, desde la evaluación de un proveedor hasta la facturación para un cliente. Usa una base de datos centralizada para ayudar el flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa. Pero de nada serviría la implementación de un ERP si no se trabaja desde el fondo del problema, al contrario, provocaría un problema mayor y más difícil de solucionar. Para la implementación efectiva de un ERP es importante estar concientes de: • Se requiere un trabajo colaborativo de toda la empresa para su implementación. • Se deben erradicar los malos hábitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y después buscar la tecnología. • Mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios, pues además de ellos, habrá mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema. • Ser pacientes, la implementación de un sistema de este tipo implica tiempo y esfuerzo. Existe una gran variedad de ERP's en mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Se debe hacer un estudio minuciosos de cuál es el que más le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están enfocados a tipos de mercado en particular. Algunas de las ventajas de implementar un ERP en la empresa son las siguientes: • Reducción de costos. • Agilización en las operaciones del Negocio. • Mejor administración de la información. • Integra la cadena de abastecimiento, producción y procesos administrativos. • Unifica las bases de datos. • Incrementa la comunicación y colaboración alrededor del mundo. • Ayuda a integrar múltiples sitios de unidades de negocios. Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas: • Son muy caros. • Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
- 9. • Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. • Hay pocos expertos en ERP's. En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes, solo por mencionar algunos, tenemos a los siguientes: Como podemos ver todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba precisamente a la implementación del sistema en ellas, sí tiene mucho que ver en sus logros. De nada les serviría su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situación del mundo donde el manejo de la información es vital. INTRODUCCIÓN De hecho existe una gran confusión por parte de los usuarios inclusive para separar el software del proceso o práctica de negocio. Quien no ha escuchado a algún empleado afirmar que el MRP es el SAP o el JD Edwards, cuando estos solo son software que permiten aplicar estas tácticas de manejo de inventarios. Una vez identificado el distinto software que pueden sen utilizados, nos vemos obligados a hacernos la pregunta, ¿Cual es el software que se debe utilizar en nuestra empresa? ¿Será acaso el SAP, JD Edwards, Peapole Soft, Oracle, Alexa o Aspen Tecnology? La respuesta a esta pregunta al igual que a muchas otras en esta vida es “todo es relativo” con las necesidades de la empresa, el tamaño de la misma, de los recursos para instalar el software y de la capacidad del personal de IT para dar mantenimiento al software y desde luego de los procesos actuales de la empresa en cuestión. José Luis Figueroa (1998) menciona que "la intensidad en la competencia global ha creado un ambiente volátil en los negocios, lo cual implica que las empresas se preocupen por: - Tiempos de respuesta más rápidos en el desarrollo de nuevos productos y órdenes de entrega al cliente - Satisfacción del cliente - Diseño de productos y servicios personalizados - Reducción en los costos - Productos consistentes y órdenes y procesos de pago simplificados a clientes multinacionales. Para cumplir con estas demandas los sistemas de planeación han tenido que ir evolucionando a través del tiempo. CONCEPTO ERP La Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es una forma de utilizar la información en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes.
- 10. Se trata de unir estos elementos, y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal de acceder, ver, y utilizar la información que se guarda en diferentes sistemas de gestión empresarial a través de una sola aplicación. Con un sistema integrado, como el ERP, las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos controlados computacionalmente, pueden reunirse bajo un mismo esquema para beneficiar a toda la organización. Así, la unión entre las áreas de recursos humanos y financiera, es cada vez más importante para ayudar a modernizar los procesos internos y mejorar la eficiencia. Los empleados pueden, por ejemplo, utilizar un proceso de "autoservicio" seguro para presentar informes de gastos. Ellos pueden ser notificados de su aprobación de forma automática, y los fondos transferidos a su cuenta bancaria por transferencia electrónica. Sin papeleo, con muy poco trámite, simplemente un sistema que es utilizado para unir diferentes elementos de la organización, y por lo tanto ayuda a acelerar los procesos de negocios y hacer mejor uso de los recursos. Los ERP son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en planta. Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. CARACTERÍSTICAS DEL ERP Entre las características principales de los sistemas ERP destacamos: - Base de datos centralizada. - Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. - En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. - Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. - Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos. - Suele haber un software para cada unidad funcional. - La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias. BENEFICIOS, VENTAJAS Y DESVENTAJAS Beneficios e impactos
- 11. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos: - Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales - Integración entre las funciones de las aplicaciones - Reduce los costos de gerencia - Incrementa el retorno de inversión - Fuente de Infraestructura abierta La implantación de un sistema ERP, resulta altamente beneficiosa para la organización ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos procesos que se manejen bajo reglas o políticas preestablecidas, evitando así la intervención humana siempre propensa a errores. Ventajas Existen cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP: 1. Integración de la información financiera. - Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado. 2. Integración de la información de los pedidos de los clientes - Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos. Con los ERPs esto será más fácil. 3. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación – Compañías manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandardizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar
- 12. productividad y reducir la cuenta principal. 4. Minimiza el inventario - Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede origina que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. 5. Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos) – Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Otra ventaja es que a través de la implantación de un ERP, las compañías mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos que son críticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer decisiones bien informadas debido a que los datos con que cuentan son los mismos que usan los empleados de línea en ese preciso momento (información real en tiempo real) y a su vez los empleados evitan retrabajos por compartir la misma base de datos, por su parte los departamentos de TI pueden dar mantenimiento mas fácilmente al sistema ERP que a los sistemas tradicionales que requerían conocimiento de distintos lenguajes de programación y bases de datos, mientras que el ERP está basado en tecnología estándar. Desventajas Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas: - Son muy caros. - Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación. - Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. - Hay pocos expertos en ERPs. PLANEACIÓN DE UN ERP Cuanto mayor es la integración de los módulos del ERP, más eficientes serán los procesos de una empresa.
- 13. La ERP consiste en una revolución que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una extensa y, muchas veces, demorada reevaluación de todos los departamentos, sus funciones, mecanismos de decisión y formas de actuación. Sin embargo, no vale la pena esperar que el sistema por sí solo cambie la gestión empresarial. Es necesario tener en mente que es una herramienta importante y decisiva, pero quién lo comanda, la forma en que los datos son inseridos y cómo las informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma importancia. Para saber si una empresa está apta para trabajar con un ERP es interesante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa hacer para que el sistema no entre en choque con la cultura organizacional interna, produciendo estudios que indican acciones y adecuaciones posibles. Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseñados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operación. Además, así como la empresa necesita una preparación para recibir el sistema, el software también debe pasar por adecuaciones con el fin de tornarse compatible con la realidad de la corporación, sus objetivos y perfil. La unión debe ser lo más perfecta posible, pero así como en las relaciones humanas, los ajustes y las correcciones de rumbo son inevitables y deben ser puestas en práctica en la forma más transparente posible. Es interesante notar que muchas veces el departamento más sensible y de mayor comprometimiento frente a la compra de un sistema de ERP es el de recursos humanos. Las personas, sus funciones y características son una parte primordial en todo el proceso, hasta por las mudanzas en el día a día de la empresa, y precisan estar preparadas para la nueva forma de operación. PILARES DE UN ERP El éxito de la implementación de un ERP implica un cambio cultural y de procesos en la organización que se apoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas, la combinación y sincronización de los mismos lleva al éxito de la implementación. - El producto se refiere al sistema ERP, consideraciones técnicas y funcionales. - Los procesos son las funciones que deben ser soportadas por el sistema ERP - La implementación de un ERP implica una reingeniería de procesos cuyo objetivo es adaptar a la empresa a los nuevos modelos de negocio. - Las personas son los recursos humanos, los conocimientos y habilidades de los involucrados en el ciclo de vida del sistema, usuarios, analistas, consultores y directivos que empujan el proyecto.
- 14. La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organización y la inversión que la misma debe hacer en términos económicos, hacen que el proceso de selección de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta también que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversión en términos monetarios y de tiempo de uso. MSSE (Metodología para la Selección de un Sistema ERP) se centra en la etapa de selección de la herramienta ERP y la consultora que hará el trabajo de implementación. Esta metodología intenta organizar el proceso de selección de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema que mejor cumpla con sus requisitos basándose en cuestiones que no sean solo económicas. MSSE apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado evaluando aspectos funcionales, técnicos, factores de capacitación, servicios de mantenimiento, ayuda a la selección de la empresa que hará el trabajo de implementación; y da algunas pautas de la planificación general del proyecto y la puesta en marcha del mismo. MSSE no provee herramientas para definir si un sistema ERP es la solución adecuada para la empresa en vez de otro tipo de sistema, ese trabajo debe ser una etapa de investigación previa, MSSE parte de la premisa que se comprará un ERP y su objetivo es ayudar a seleccionar uno. IMPLEMENTACION DE UN ERP Para aumentar la capacidad de una empresa, invertir en más máquinas no es la única opción, ya que con sistemas ERP se puede hacer más con lo mismo al aplicar inteligencia de negocios. La mayoría de los sistemas ERP cuentan con una gran flexibilidad, lo que le permite a la empresa manejarlo de acuerdo a sus necesidades, además de ofrecerle la posibilidad de realizar operaciones centralizadas o descentralizadas. Muchas empresas tardan en decidir si implementar o no un sistema ERP, pues los gerentes de sistemas cuando se les presentan planes de inversión no observan el beneficio inmediatamente. Algunos expertos creen que los sistemas ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compañía se vuelvan más eficiente, pero el logro de un impacto positivo va acompañado de factores como la cultura organizacional y el estilo gerencias, así como de conocimientos, habilidades y experiencias. El implementar sistemas ERP, ayudan a mejorar las prácticas en los negocios, acceso a información en tiempo real y automatización de los procesos. El utilizar software como los ERPs, sirve para controlar a partir de una orden de venta las afectaciones a los
- 15. inventarios, a las órdenes de producción, a las cuentas por cobrar y se evita que cada área recapture datos. Algunos sistemas ERP integran procesos empresariales y dejan a un lado a clientes y asociados, así que ya hay empresas que desean implementar un sistema CRM (manejo de las relaciones con los clientes). Algunas empresas fracasan al implementar sistemas ERP porque cuando se quiere instalar un software se necesita hacer un análisis de factibilidad, para ver si la empresa está preparada para obtener este tipo de software, también se encuentran los costos del hardware, además de consultoría y capacitación, así que si la compañía no realiza un estudio para ver si implementar un programa como ERP o CRM sería rentable, muchas de las empresas toman decisiones repentinas y acaban por fracasar sus negocios, porque no evaluaron bien la situación. La implementación de estos sistemas requiere cambios organizacionales en las empresas, reingeniería y nuevas formas de trabajo, así que es importante romper con los viejos esquemas, que a veces es muy difícil en los negocios y desarrollar canales de comunicación para que un sistema ERP sea exitoso y no fracase. La clave está en no resistirse al cambio. PRESENTACION Y PLANIFICACIÓN GENERAL DEL PROYECTO Esta fase apunta a presentar a las partes involucradas y armar un cronograma de implementación no muy detallado pero que fije una fecha para empezar a trabajar y los macro procesos. Estos macro procesos que se deben tener en cuenta y para los que se necesita coordinar recursos de los distintos proveedores, son los siguientes: - La instalación del producto y armado de los ambientes de trabajo. En esta tarea trabajarán el proveedor de ERP, personal técnico, personal de base de la empresa y / o consultora. Estimar las fechas y duración de este trabajo, tener en cuenta la necesidad de nuevos equipos y disponibilidad de los proveedores de hardware. - Una vez instalado el producto y creados los ambientes de trabajo comienzan a trabajar los especialistas en seguridad que relevarán usuarios, consultores y analistas que trabajarán en el proyecto y crearán los perfiles y usuarios en el sistema. - Al mismo tiempo la consultora puede empezar a trabajar en el relevamiento y documentación de procesos con los usuarios. Esta fase de presentación y planificación puede ser muy corta como muy prolongada dependiendo de alguna demora que pudiera surgir en las negociaciones con los proveedores de hardware y la coordinación que todos los proveedores tengan los recursos disponibles en el momento en que se los necesita.
- 16. - La documentación de esta última fase debe incluir un cronograma consensuado de tareas a grandes rasgos y fechas de comienzo de trabajo de todas las partes involucradas. Introducción Cuando la mayoría de las personas se imaginan los sistemas de tecnologías de Información, estas probablemente se les viene a la mente personas una visión de cuartos de aires acondicionados llenos de computadoras. Y cuando se habla de ERP el término por si solo no nos dice nada de lo que realmente el software hace. Así pues, ERP es un software que integra la información usada por una organización de muchas diferentes funciones y departamentos dentro de un sistema de computación. ERP, lejos de ser un concepto interesante, es un requerimiento básico para toda empresa, hoy en día. Cada vez más, el mercado se hace más grande, las fronteras se eliminan, las barreras comerciales desaparecen, y las empresas se ven forzadas a incrementar su portafolio de servicios y productos, o especializarse en uno de ellos. Por otro lado, necesitan el apoyo tecnológico para poder administrar eficientemente sus bases de datos; en otras palabras, contar con sistemas de información capaces de identificar exactamente la situación actual y futura de sus negocios. Esto se logra por medio de ERPs. Con el crecimiento de la tecnología de Internet, estas empresas se enfrentan a mercados electrónicos, los cuales harán posible sus transacciones comerciales. Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERPs, será el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarán el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarán saliendo del mercado. ERP es una palabra de moda, hoy en día. Y la verdad es que existen muchas empresas que no tienen un verdadero concepto de lo que significa. Hay bastante directivo desorientado, buscando soluciones a sus requerimientos de información, en el lugar equivocado. O posiblemente han encontrado el ERP adecuado, pero no están siendo asesorados de la manera correcta. Pero, ¿qué es lo que está pasando entonces? La empresa intermedia, atraviesa serios problemas al momento de implantar un ERP. La mayor parte de las veces, fracasan los proyectos porque se vuelven demasiado largos y cansados y la compañía debe moverse según las tendencias del mercado, y aún están implantando un proceso obsoleto.
- 17. Hoy en día, las soluciones se ofrecen para levantar por completo una implantación de ERP en poco tiempo, y con pocos recursos. Hacerlo es cuestión de orden, visión, entrega al proyecto, calidad de ERP, calidad de consultores, confianza en la empresa y sus usuarios y la necesidad de un cambio cultural en la empresa. Los principales retos son: Es evidente que la mayoría de las empresas, tienen problemas en la implementación de una solución de este tipo. En cuanto a lo económico, muchas empresas no encuentran la formula exacta para poder soportar un gasto de esta magnitud, y las que pueden, tienen que enfrentarse al aspecto intercultural de la empresa. Si se desea implementar aplicaciones ERPs de primer nivel, el costo de solo unas 4 soluciones, oscilaría arriba del millón de pesos, y este mismo numero de aplicaciones, estaría en el margen de los 800 mil pesos con proveedores de otros niveles. Por lo que algunas empresas, han tenido que buscar otras opciones. Para aquellas empresas de bajos recursos, ya están surgiendo soluciones más factibles y justificables, como lo son los PSA (Proveedores de Servicios de Aplicaciones), con los cuales, no es necesario comprar la aplicación y toda la infraestructura que esta implica, en cambio, se renta o alquila las aplicaciones necesarias para la integración de la empresa. A pesar de esto, la principal dificultad a la cual se tendría que enfrentar la alta dirección de una empresa, es a la cultura de a empresa. Dentro de cualquier organización, es difícil romper con las “practicas”, actitudes, y maneras de hacer las cosas. En especial cuando la empresa no es muy flexible, y no se puede adaptar a los cambios de una manera rápida. Lo cual, puede hacer que la fase de implementación de la solución sea más larga y por lo tanto más costosa, debido a la cantidad de capacitación del personal y a la resistencia al cambio. Uno de los principales problemas, es que al momento de la implementación, van surgiendo defectos graves en los procesos de la empresa, además, habrá personal, que por seguridad de la información, o por puro egoísmo, o miedo a revelar datos que los hace sentir que son importantes como parte de la empresa, se negaran a compartirlos o lo harán de una manera parcial. De hecho Derek Slater lo dijo de una mejor manera en su articulo “What is ERP?” del año 1999: "La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalación de un ERP, enorme. Pero también lo son los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo. Implementar este tipo de software en una compañía, de forma habitual, hace necesario el cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la resistencia al cambio en los empleados de la compañía se puede convertir fácilmente en una espina clavada en su costado, y hacer que sus ejecutivos tengan que afinar al máximo sus capacidades de gestión del cambio. Con una planificación cuidadosa y mucho engrase de todos sus cojinetes, sin embargo, un ERP puede funcionar muy bien y hacer que una empresa se gestione mucho mejor."
- 18. (Traducción por Baquia.com, 2003). Todo apunta a que el principal obstáculo no se encuentra en el propio software, ya que todos los componentes que lo integran, ya formaban parte de la gestión de procesos tradicional de la empresa, por lo que es la resistencia de los empleados, en lo que se debe enfocar los administradores. Ahora que se identifico el problema, ¿como se puede solucionar? Lo primero que debe de hacer la empresa, es contar con Administradores de proyecto o lideres encargados de la fase de implementación, que sean personal interno de la misma empresa, y no esperar a que los encargados de la proveedora del ERP se encargue de todo. A su vez estos lideres, junto con los altos directivos, son los primeros que deben de estar totalmente implicados en esta fase. Ahora estos deben de encargarse que exista comunicación interna de cada uno de los movimientos que se vayan generando durante este proceso, para que los empleados sean participes de cada una de las etapas y se sientan, una pieza fundamental en el triunfo de la misma, y con esto, sentirán que están realizando una labor que les da sentido a sus vidas, a sus capacidades, y que llena sus expectativas de desarrollo individual. Alcanzando con esto, una coherencia entre los valores explícitos y las practicas reales. En pocas palabras se debe generar y alcanzar un Desarrollo Organizacional, con el cual, la empresa podrá desarrollarse, madurar, evolucionar y/o adaptarse a los cambios. Bennis (1.972) define este concepto como: “una respuesta al cambio, una estrategia educativa compleja cuya finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructuras de las organizaciones de tal forma que estas puedan adaptarse mejor a las nuevas tecnologías, mercados y retos así como al ritmo vertiginoso del cambio mismo”. Esto no quiere decir que un cambio cultural se puede realizar con un par de cursos o que existe una receta mágica que lo logrará. En este artículo, se dan las bases para abrirse camino en esta tarea, pero esta requiere una planeación específica y completa. José Mª Garalla plantea los siguientes puntos para dirigirse hacia una nueva cultura organizacional, y que pueden ser de utilidad a los directivos en esta tarea: Apoyemos la diferenciación. A veces los equipos funcionan en base a la uniformidad. Hay que fomentar la expresión individual. Cooperación y competitividad.
- 19. Visión global e integral. Debemos conjugar el éxito de la organización y el éxito de las personas dentro de ella. Cada uno debe ser consciente de su contribución al total. Disposición a aceptar responsabilidades. Capacidad de asumir riesgos. Capacidad de autocrítica y escucha a los demás. Gestionemos los conflictos, no los ocultemos. Aprendamos a desaprender para aprender. Cuidemos al cliente para que nos compre el producto. Consigamos la vinculación por medio del contrato psicológico. Seamos animales curiosos. Busquemos nuevas iniciativas, formas de actuación. Divirtámonos en el trabajo. Conclusiones Los desafíos que supone implementar una tecnología a todo lo ancho de la empresa: conversión de datos, tentación de tomar atajos, falta de recursos, temor al cambio, y planificación de nuevos procesos de negocios, entre otros son factores obstaculizan la implementación de un ERP. Los recursos que demanda la modernización de la tecnología consumen, por un tiempo, todos los esfuerzos de una organización. A medida que avanza la tecnología y la globalización, generando con esto una necesidad enorme de manipular grandes volúmenes de información; se crea un fuerte deseo, por parte de las empresas, de poseer sistemas de información robustos, capaces de satisfacer todos los requerimientos para operar en un mercado altamente exigente.
- 20. Los sistemas ERP iniciaron su ascenso, luego del problema de año dos mil, aprovechando la ventana de oportunidad creada, motivo de la necesidad de muchas empresas de redefinir sus aplicaciones. Hoy en día, los ERP son sistemas de información centrales, que se conectan con diferentes aplicaciones específicas de la compañía, como el CRM, SCM, MRP, MRP-II, DW, entre los más comunes de la región. El mercado estimado de Latinoamérica para desarrollar el comercio electrónico es impresionante. Tanto así, que las potencias mundiales tienen sus expectativas creadas y han destinado miles de dólares en inversión para aprovechar dicho mercado. La transición mundial hacia el comercio electrónico, ha afectado drásticamente las compañías de software, pues éstas han tenido que acomodarse a las exigencias de los mercados actuales. Esta es una de las razones por las cuales, varios proveedores de ERP, se han aliado, buscando unir sinergias y maximizar beneficios de sus productos. La integración de un ERP con otras aplicaciones es una fase crítica en la implantación del sistema de gestión empresarial. Por lo tanto la naturaleza unificada de un sistema de un ERP puede dejar beneficios significativos, incluyendo menores errores, eficiencia y mayor velocidad de improvisación, y un acceso más completo a la información. Con mejor acceso a la información, los empleados y directores pueden tener una mejor comprensión de lo que pasa en la empresa de esta forma ellos hacen mejores decisiones del negocio. De esta forma se puede ver que los ERPs, será el fututo de todas las empresas. Quienes no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarán el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarán saliendo del mercado.