Indicadores del SIG
- 1. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Ministerio del Trabajo Julio 12 de 2012
- 2. OBJETIVOS Socializar los nuevos documentos validados: mapa de procesos, política del SIG, objetivos. Revisión de estado actual caracterizaciones. Proporcionar herramientas para la construcción de indicadores, que le permita al participante realizar una evaluación y medición apropiada de su proceso.
- 3. PROCESOS ESTRATEGICOS Cooperación y Gestión del Direccionamiento Administración Comunicación Relaciones Servicio a la SATISFACCIÓN DEL CLIENTE-CIUDADANO Estratégico del SIG Institucional Internacionales Ciudadanía PROCESOS MISIONALES Formulación Implementación Inspección, de Políticas Seguimiento de de Políticas Vigilancia y Públicas Políticas Públicas Públicas Control PROCESOS DE APOYO Administración de Bienes y Servicios Gestión del Talento Humano Gestión Documental Gestión Jurídica Gestión Ambiental Gestión de Contratación Gestión Financiera Gestión Tecnologías de Información y Comunicación PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL Evaluación Independiente Control Interno Disciplinario
- 4. Política SIG El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfacción de los trabajadores y de sus demás grupos de interés, en cumplimiento de la normatividad vigente y de sus objetivos institucionales y sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el derecho al trabajo digno y decente; soportado en un talento humano desarrollado integralmente, una gestión basada en herramientas de control y evaluación, servicios eficientes, efectivos y transparentes, la mejora continua de sus procesos y la reducción de los impactos ambientales propios de sus actividades.
- 5. Objetivos SIG Los siguientes objetivos del Sistema Integrado de Gestión aportan para el cumplimiento de los objetivos sectoriales e institucionales del Ministerio del Trabajo. • Aumentar los niveles de satisfacción de los clientes – ciudadano. • Fortalecer el desempeño de los procesos establecidos en el Ministerio del Trabajo. • Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la disponibilidad y desarrollo integral del talento humano. • Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol, autogestión, autorregulación y de evaluación para garantizar la mejora continua. • Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la gestión del Ministerio del Trabajo. • Utilizar de manera eficiente los recursos ambientales.
- 8. ESTADO ACTUAL CARACTERIZACIONES En espera de ajuste En espera de No se ha enviado Procesos Sin elaboración Validada final avance retroalimentación Direccionamiento Estratégico X Cooperación y Relaciones Internacionales X Administración del SIG X Comunicación Institucional X Gestión de Atención al Ciudadano X Formulación de Políticas Públicas X Implementación de Políticas Públicas Seguimiento a Políticas Públicas X Inspección, Vigilancia y Control X X Gestión del Talento Humano X Administración de Bienes y Servicios X Gestión de Contratación X Gestión Jurídica X Gestión Documental X Gestión Financiera X Gestión Ambiental X Control Interno Disciplinario X Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones X Evaluación Independiente X En espera de ajuste final: DeCiDe ya envió observaciones y se espera el envío con los ajustes En espera de avance: gestores no han enviado avance. No se ha enviado retroalimentación: Corporación DeCiDe no ha enviado retroalimentación a últimos ajustes.
- 9. MÉTODO BÁSICO PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS - CICLO P H V A Política A P ACTUAR Definir las PLANEAR Metas Revisión por la Dirección Actuar Definir Correctivamente los métodos que permitirán alcanzar las metas propuestas Educar y Verificar los Entrenar Medición y verificación resultados Implementación de la tarea Ejecutar Y ejecutada la tarea y operación recoger V los datos H VERIFICAR HACER
- 10. MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CLIENTES CLIENTES Responsabilidad de la Dirección Gestión de los Medición, Análisis Satisfacción Recursos y Mejora Entradas Salidas Requisitos Realización del Producto Producto Modelo de un sistema de Gestión de la calidad basado en procesos Tomado de Norma Técnica Colombiana NTCGP 1000
- 11. Eficacia del Proceso PROCEDIMIENTO “Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso” puede estar documentado o no Eficiencia del Proceso Entrada Salida PROCESO PRODUCTO “Conjunto de actividades mutuamente “Resultado de (Incluye los relacionadas o que interactúan” un proceso” recursos) OPORTUNIDADES DE Efectividad del SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Proceso (Antes, durante y después del proceso)
- 12. Indicador Magnitud utilizada para medir o comparar los Qué es? resultados obtenidos en la ejecución de un proyecto, programa, proceso o actividad y compararlos con lo programado. Implementar acciones correctivas para el Para qué cumplimiento de los planes y alcanzar las metas previamente definidas en el marco son? de la misión institucional.
- 13. Qué es un indicador? En términos generales, un indicador es la medida cuantitativa o la observación cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propósito es determinar qué tan bien está funcionando un sistema, dando la voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron.
- 14. Objetivos del indicador Suministrar a los responsables de los procesos, directivos, Fortalecer el Control ciudadanía y demás de la Gestión partes interesadas; información oportuna, veraz y objetiva para la retroalimentación, el aprendizaje organizacional y la mejora continua.
- 15. Beneficios de los indicadores Permite el cumplimiento del control institucional. Apoya el mejoramiento continuo de los procesos soportado en el cumplimiento del ciclo PHVA. Apoya el logro de los objetivos de los procesos, de los proyectos y de la estrategia institucional. Permite tomar acciones oportunas antes desviaciones en el cumplimiento de las metas. Genera mayor compromiso de los servidores públicos. Se toman decisiones sobre datos reales, cuantificables y objetivos. Fortalece la participación ciudadana.
- 16. LO QUE NO SE MIDE NO SE PUEDE MEJORAR….
- 17. Basado en información especifica con relación al lugar y el tiempo Relevante CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES Entendible Transparente/verificable Que agregue Basado en información confiable valor.
- 18. Tipos de indicadores EFICACIA Qué se realizó….. Mide el grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados.
- 19. Tipos de indicadores EFICIENCIA Cómo se realizó….. Relaciona los resultados alcanzados con los recursos utilizados. Permite identificar la relación que existe entre las metas alcanzadas, tiempo y recursos consumidos con respecto a un estándar, una norma o una situación semejante.
- 20. EFICIENCIA Un indicador puede arrojar que una entidad es altamente eficaz (logra los objetivos que se ha propuesto), pero también se puede determinar que su gestión es ineficiente, ya que incurre en altos costos de personal, tiempo, herramientas para la entrega de dichos resultados.
- 21. Tipos de indicadores EFECTIVIDAD Para qué se realizó….. Mide el impacto de la actividad o servicio prestado. Permite medir la satisfacción del ciudadano.
- 22. Ciclo de vida del indicador 1. Determinar y analizar el objetivo del plan, programa, proceso que se desea medir. 2. Determinar los aspectos relevantes a medir. 3. Definir el forma de medición (definir el indicador). 4. Establecer la forma de medición. 5. Medir el indicador definido, recopilando los datos. 6. Comparar los resultados vs lo esperado (meta). 7. Presentar los resultados de la medición del indicador. 8. Tomar las medidas con base en los resultados obtenidos. 9. Determinar la pertinencia del indicador.
- 25. Una organización se plantea por lo tanto la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas: 1. ¿Que debemos medir? 2. ¿Donde es conveniente medir? 3. ¿Cuando hay que medir? 4. ¿En qué momento o con que frecuencia? 5. ¿Quien debe medir? 6. ¿Como se debe medir? 7. ¿Como se van a difundir los resultados? 8. ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?
- 28. Gracias por su atención……