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El documento describe la normativa y los principios que rigen los sistemas de gestión de calidad en instituciones públicas, enfocándose en la NTCGP 1000:2009 y su relación con estándares internacionales como ISO 9001:2008. Se abordan aspectos como la estructura del sistema de gestión, la identificación y el control de riesgos, y la mejora continua en los procesos. También se menciona la necesidad de alinear la gestión de calidad con políticas administrativas y legales vigentes.
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- 1. NTCGP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008 MECI 1000:2005 SISTEDA
- 2. • ACTUALIZARSE en la estructura, los requisitos y los elementos establecidos en las Normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, MECI 1000:2005 y SISTDA respectivamente y la forma como se les da respuesta desde el SGI.
- 3. • Conceptualización • Marco normativo relacionado con los modelos • Principios de los modelos • Estructura de los modelos • SGI: Procesos • Documentación del SGI • Responsabilidad de la Dirección • Gestión de los Recursos • Prestación del Servicio • Medición, Análisis y Mejora
- 4. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. NTCGP 1000:2009
- 5. Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria. NTCGP 1000:2009
- 6. EXPLICITAS (OBLIGATORIAS) IMPLICITAS • Legales. • Estéticas • Especificaciones • Sociales técnicas. • Culturales • Normas nacionales o internacionales. • Sensoriales • Términos de referencia.
- 7. SISTEMA GESTIÓN Conjunto de elementos Actividades coordinadas para mutuamente relacionados o que dirigir y controlar una actúan entre sí organización • Políticas • Planificación • Objetivos • Control • Procesos • Aseguramiento • Recursos • Mejoramiento
- 8. Ley 872 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto Nacional 4110 de septiembre 12 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Acuerdo municipal 028 del 28 de abril del 2005 “Por medio del cual se adopta el SGC en la administración central del municipio de Envigado y sus entes descentralizados”. Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 a la versión 2009.
- 9. Sistema de Gestión de la Calidad PROCESO • Sistemática PROCESO • Transparente PROCESO • Dirigir y Herramienta evaluar el de Gestión desempeño institucional • Calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios
- 10. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Decreto Nacional 1599 de 2005 y anexo técnico, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano “MECI” 1000:2005. Resolución 584 de diciembre 7 de 2005 “Por medio del cual se adopta el MECI 1000 en la IUE”.
- 11. Sistema de Control Interno • Actividades • Operaciones y • Esquema de Actuaciones organización SUBSISTEMA • Administración • Planes COMPONENTE ELEMENTO de Información y • Métodos de los Recursos • Principios • Normas Cumplimiento de • Procedimientos las normas y mecanismos constitucionales y de verificación legales vigentes y evaluación dentro de las políticas y objetivos previstos.
- 12. Ley 489 de 1998: Capítulos IV (art. 15 parágrafo y art. 20) X y XV. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública. Decreto 3622 de 2005 “Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo. 5 POLITICAS: Desarrollo del Talento Humano , Gestión de la Calidad, Democratización de la Administración Pública, Moralización y Transparencia en la Administración Pública, Rediseños Organizacionales
- 13. Sistema que articula y armoniza el SGC, SCI y el SISTEDA. El SGI se adopto en la Institución mediante Resolución 1410 del 11 de febrero de 2010 “Por medio del cual se adopta el SGI en la IUE”.
- 14. Administración Actividades de riesgos de control Dirección Información Estratégica Subsistema Subsistema Control Control de Ambiente Estratégico Gestión de Comunicación control PLANEAR HACER Pública ACTUAR VERIFICAR Subsistema Control de Autoevaluación Evaluación Planes de NTCGP 1000 Mejoramiento Evaluación Independiente MECI 1000
- 15. 1. Enfoque hacia el cliente. 2. Liderazgo. 3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. 4. Enfoque basado en los procesos. 5. Enfoque del sistema para la gestión. 6. Mejora continua. 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones. 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. 9. Coordinación, cooperación y articulación. 10. Transparencia. NTCGP 1000:2009
- 16. AUTOCONTROL . Control del propio trabajo Aplicación de proceso y Normas internas AUTORREGULACIÓN Eficacia, eficiencia y Efectividad de las funciones AUTOGESTIÓN
- 17. Subsistema Subsistema Subsistema Control Control Control Estratégico De Gestión De Evaluación Ambiente Actividades Autoevaluación de Control de Control Direccionamiento Evaluación Estratégico Independiente Información Administración Del Riesgo Comunicación Planes de Pública Mejoramiento
- 18. NTCGP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008 •Norma Nacional •Norma Internacional •Lenguaje sector publico •Lenguaje genérico •Notas para facilitar •Notas para facilitar interpretación interpretación •10 Principios •8 principios •Términos y definiciones •Términos y definición •Eficacia, eficiencia y •Eficacia del SGC efectividad del SGC •Riesgos •Orientación elementos comunes NTCGP1000 VS MECI 1000
- 19. 1. Introducción 2. Objeto y Campo de Aplicación 3. Términos y Definiciones 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Responsabilidad de la Dirección. 6. Gestión de los Recursos. 7. Realización del Producto o Prestación del Servicio 8. Medición, Análisis y Mejora.
- 20. Elementos introductorios 1. Introducción 2. Objeto y campo de aplicación 3. Términos y definiciones Requisitos PLANEAR HACER 4. SGC 6. Gestión de los recursos 5. Responsabilidad de la dirección 7. Prestación del servicio 6.1 Gestión de los recursos AJUSTAR – ACTUAR VERIFICAR 5.6 Revisión del SGC por la dirección 8. Medición, análisis y mejora 8.5 Mejora
- 21. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. NTC GP 1000:2009 Entradas Resultados
- 22. • Procesos Estratégicos • Procesos Misionales • Procesos de Apoyo • Procesos de Evaluación
- 23. Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. (NTCGP-1000:2009)
- 24. Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP-1000:2009) CADENA DE VALOR
- 25. Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y medición, análisis y mejora. (NTCGP-1000:2009) Insumos Infraestructura Talento Humano Servicios Asesorías de Apoyo Específicas
- 26. Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP- 1000:2009)
- 27. Mapa de Procesos Evaluación Estratégicos Docencia Misionales Proyección social Investigación y Extensión Requisitos Productos/ Servicios Admisiones Servicios de y Registro Biblioteca Bienestar Universitario De Apoyo
- 28. Proceso: Código: LOGO Requisitos de la Norma NTCGP-1000:2009 y del MECI 1000:2005 Versión: aplicables: Página 1 de 1 Objetivo: Responsable: Quien suministra Entradas Secuencia de actividades Salidas Quien recibe P H V A Documentos (Incluye Legales y Recursos Indicadores Riesgos Reglamentarios) Físicos: Internos: Procedimientos etc Humanos: Externos: Metodologías etc Ambiente de Trabajo: Normatividad: Leyes ,decretos etc
- 29. NTCGP 1000:2009 Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad. NOTA 2. Los controles sobre los riesgos pueden establecerse con base en la identificación, análisis, valoración y tratamiento de los riesgos. La guía de administración del riesgo disponible en www.dafp.gov.co y la NTC 5254 puede servir como orientación para este propósito.
- 30. Contexto Estratégico Políticas de Identificación Administración de Riesgos de Riesgos Análisis de Valoración de Riesgos Riesgos
- 32. Generalidades a. Política de calidad b. Objetivos de calidad c. Manual de calidad d. Procedimientos requeridos por la norma e. Procedimientos necesarios para la organización f. Registros requeridos por la norma
- 33. Manual del SGI Caracterización de proceso Manuales y procedimientos Normatividad aplicable Mapas de riesgos Fichas técnicas de indicadores Formatos
- 34. M-DI-01 V:01 •Alcance y exclusiones: Aplica para la totalidad de los procesos de la Institución. Aplica para el diseño y la prestación de servicios educativos de docencia en el nivel de pregrado, investigación, proyección social y extensión, así como para los servicios de admisiones y registro, biblioteca y bienestar universitario. •Exclusiones •7.6 Control de equipos de seguimiento y medición •Caracterizaciones: Interacción entre los procesos del SGI y referenciación a sus procedimientos, riesgos indicadores. 4.2 (5)
- 35. DOCUMENTOS SIGC DESCRIPTIVOS EVIDENCIA (Antes de la actividad) (Después de la actividad) (4.2.3) (4.2.4) Procedimiento Procedimiento Internos SIGC Externos y Registros SGI normatividad SGI Formatos diligenciados Manuales Leyes Fotografías Procedimientos Acuerdos Videos Formatos Resoluciones Normas Metodologías Información Información Información secundaria Primaria secundaria
- 36. Procedimiento P-GD-01 Documentado para controlar: Aprobación, Revis Identificación de ión y cambios y Disponibilidad Actualización estado actual Documentos obsoletos Legibilidad Documentos de origen externo y distribución identificación
- 37. Procedimiento P-GD-05 Control de registros tablas de retención documental Identificación Legibilidad Recuperación Almacenamiento Disposición Protección Tiempo de retención (Ley 594 de 2000)
- 38. Establecer el Formular la Planificar el Establecer la Revisar el Sistema de compromiso de la política de Sistema de responsabilidad, Gestión de la Calidad Dirección calidad Gestión de la autoridad y Calidad comunicación Enfoque al cliente
- 39. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS •Educacion •Formacion •Hbilidades •Experiencia
- 40. GESTIÓN DE LOS RECURSOS Competencia, toma de conciencia y formación: Manual de Funciones y competencias
- 41. GESTIÓN DE LOS RECURSOS Se debe determinar, proporcionar y mantener
- 42. 7.1 planificación de la prestación del servicio. 7.2 Procesos relacionados con cliente. 7.3 Diseño y desarrollo. 7.4 Adquisición de bienes y servicios. 7.5 Control de la prestación del servicio. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición.
- 43. Entradas Resultados Revisión Verificación Validación Cambios
- 44. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio. 7.5.3 Identificación y trazabilidad. 7.5.4 Propiedad del cliente. 7.5.5 Preservación del producto. 8.3 Controlar producto no conforme.
- 45. Resultado no medible. Deficiencias visibles en el uso.
- 46. UNICA REGISTRO LOTE
- 48. IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO MANIPULACIÓN ENTREGA EMBALAJE Y PROTECCIÓN
- 49. PLANEAR MEDIR MEJORAR CORREGIR
- 50. Seguimiento y medición (8.1, 8.2) Satisfacción del Desempeño del Procesos Producto cliente 8.2.1 SGC 8.2.2 8.2.3 8.2.4 Producto no No conformidad conforme 8.3 Acción inmediata Análisis de datos 8.4 Investigación de causas Acción correctiva 8.5.2 Acción preventiva 8.5.3
- 51. Qué se va Quién lo a medir? va a medir? Con qué se va a medir? Cómo se va a medir? Dónde se va a medir? Cada cuánto se va a medir? Dónde se va a registrar?
- 52. ENTRADAS / PROCESO DE SALIDAS CLIENTES DE LA RECURSOS AUDITORÍA (RESULTADOS) AUDITORÍA Sistema de gestión AUDITADO a auditar Planificar la auditoría GERENCIA -AUDITORES Hacer la auditoría COMPETENTES Informe de la CLIENTES DE LA EMPRESA -RECURSOS Evaluar la auditoría FÍSICOS Auditoría PARTES INTERESADAS -PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA Mejorar la auditoría RETROALIMENTACIÓN
- 53. PROVEEDORES CLIENTES Recursos PROCESO Resultados Eficiencia Eficacia Efectividad Eficiencia Eficacia Efectividad (Recursos) (Atributos) Personas Calidad Logros Insumos Oportunidad Cobertura Máquinas y Equipos Amabilidad Participación Tiempos Confiabilidad Gastos
- 54. Identificar Controlar Registrar Nueva Corregir Verificación Procedimiento P-AM-04
- 55. Información que demuestre la eficacia del sistema y permita mejorarlo Satisfacción del Cliente Desempeño del Proceso Comportamiento del Producto Comportamiento de los Proveedores Reunión de Mejoramiento
- 56. CAUSAS NO CONFORMIDAD ELIMINAR ELIMINAR ACCIÓN CORRECCIÓN CORRECTIVA Procedimiento P-AM-05
- 57. Quejas de los clientes No conformidades de auditorías Decisiones de la Revisión por la Dirección Incumplimiento de estándares o metas Fallas en los procesos Productos no conformes Resultados de autoevaluación
- 58. CAUSAS NO CONFORMIDAD POTENCIAL ELIMINAR ACCIÓN PREVENTIVA Procedimiento P-AM-05
- 59. Sugerencias de los clientes. Sugerencias de los empleados. Observaciones de auditorías. Decisiones de la Revisión por la Dirección. Tendencias no deseadas en indicadores. Problemas potenciales de Productos. Resultados de autoevaluación