Presentación sig

PROFESOR SED

SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN DE LAS SED

UNA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE CALIDAD
POR UNA EDUCACIÓN DE CALIDAD
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de la SED es
un conjunto de elementos interrelacionados que
busca la satisfacción de las necesidades de sus
usuarios. Para lo cual planifica, mantiene y
mejora continuamente el desempeño de sus
procesos, bajo un esquema de eficiencia,
eficacia y efectividad.

El SIG esta actualmente compuesto por el
Sistema de Gestión de Calidad – SGC, el
Modelo Estándar de Control Interno – MECI y PROFESOR SED

el Plan Institucional de Gestión Ambiental –
PIGA.


BONDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Garantizar el cumplimiento de la Misión en términos de eficiencia, eficacia y
efectividad y por ende satisfacer las necesidades y expectativas de los
usuarios/beneficiarios.
Fortalecer la cooperación, coordinación y articulación con otras entidades.
Optimizar y racionalizar los recursos: humanos, de tiempo, naturales,
técnicos, financieros y tecnológicos
Adoptar formas más efectivas de trabajo
Mejorar la comunicación interna y externa
Generar una cultura orientada a la mejora continua.
Disponer de documentación normalizada, controlada, actualizada y SED
PROFESOR
registros
debidamente conservados.
Garantizar a los ciudadanos el acceso a información oportuna, confiable y
veraz sobre la gestión y desempeño de la entidad.
Generar un clima organizacional basado en los principios y protocolos
éticos compartidos y documentados en el Código de Ética y el Código de
Buen Gobierno.
Minimizar los impactos ambientales negativos generados por la entidad


El SIG está soportado en un enfoque basado en procesos, que consiste
en identificar, interrelacionar y gestionar un conjunto de actividades
que garanticen un resultado de cumplimiento de objetivos y metas
institucionales y que satisfaga las necesidades de los usuarios.

Estos procesos se materializan mediante la creación y entendimiento
del Mapa de procesos y sus interacciones.


PROFESOR SED


SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - SGC
Es una herramienta de gestión administrativa, ordenada y dinámica, que
facilita el cumplimiento de la MISIÓN de la SED para garantizar el
derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes del Distrito
Capital en términos de calidad y satisfacción social.

Nivel Nacional Nivel Distrital SED
Ley 872 del 30 de Acuerdo 122 de junio 28 Resolución 3181 de 2005
diciembre de 2003. de 2004
Decreto 4110 del 9 de Decreto 387 de diciembre Resolución 4506 de 21
diciembre de 2004. 2 de 2004 noviembre de 2008
Directiva 004 de 2005



La NTCGP 1000:2009 es el documento
que especifica los requisitos para la
implementación de un Sistema de
Gestión de la Calidad aplicable a la
rama ejecutiva del poder público y otras
entidades prestadoras de servicios.
Esta norma se elaboró con el propósito de
que las entidades puedan mejorar su
desempeño y su capacidad de
proporcionar productos y/o servicios que
respondan a las necesidades y
expectativas de sus usuarios.



1. Enfoque hacia el cliente
2. Liderazgo
3. Participación activa de los servidores públicos
y/o particulares que ejercen funciones públicas
4. Enfoque basado en los procesos
5. Enfoque del sistema para la gestión
6. Mejora continua
7. Enfoque basado en hechos y datos para la toma
de decisiones
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los
proveedores de bienes o servicios
9. Coordinación, cooperación y articulación
10. Transparencia PROFESOR SED



La NTCGP está compuesta por 8 capítulos. A partir del capítulo 4, se detallan
los requisitos de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
CAPITULO 4. REQUISITOS GENERALES
En este capítulo los requisitos a implementar son 29 y están relacionados
con la documentación de las generalidades del sistema como:

Los procesos que permiten el
cumplimiento de su función, secuencia
de éstos, indicadores, mecanismos de
control, riesgos.
Las declaraciones de la política y
objetivos de calidad.
Manual de calidad y los
Procedimientos documentados (6) y
registros (21) que exige la norma.



Los procedimientos obligatorios que exige el sistema son:



CAPITULO 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

Los requisitos de este capítulo son 28 y están relacionados con las evidencias
del compromiso de la alta dirección con el desarrollo y la implementación del
sistema, con respecto a:

Determinación y cumplimiento de los requisitos del
cliente con el propósito de aumentar su satisfacción.
Establecimiento de la política de calidad.
Establecimiento de los objetivos de calidad.
Definición de responsabilidades, autoridad y
comunicación.
Asignación del Representante de la Alta Dirección
Desarrollar revisiones por la dirección



CAPITULO 6. GESTIÓN DE RECURSOS

Los requisitos a implementar son 11 y están relacionados con la asignación
de recursos financieros, humanos y operacionales de acuerdo con los
objetivos de la entidad. Esta asignación puede estar evidenciada a través de
presupuestos, planes de necesidades, planes de contratación

Los recursos que se deben garantizar son:

Talento Humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo



CAPITULO 7. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Los requisitos a implementar son 68. En este numeral se determina la
planificación y desarrollo de los procesos necesarios para la prestación del
servicio Garantía del Derecho a la Educación, y los demás procesos de apoyo,
el cual debe ser coherente con los requisitos del SIG, objetivos de calidad, y
asegurar que en esta se definan la interacción y secuencia de los procesos así
mismo como los mecanismos de seguimiento y medición.



FLUJO PROCESO DE LA PRESTACION DEL SERVICIO

Identificar los Garantizar
procesos identificación y Identificar propiedad
Relacionados con el trazabilidad del del cliente
Usuario/Beneficiario servicio

Realizar revisión de
Realizar validación Preservación del
los requisitos del
del servicio servicio
usuario/beneficiario

Tener Comunicación Definir controles de la
con el cliente prestación del
permanentemente servicio

Desarrollar el
Implementar Diseño proceso de
y Desarrollo adquisición de bienes PROFESOR SED
o servicios



CAPITULO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

Los requisitos a implementar son 26. La entidad desarrolla procesos de
medición, recopilación, validación de datos y utiliza métodos apropiados para
identificar aspectos para el mejoramiento del desempeño.
Satisfacción del Usuario: Tener mecanismos eficaces, eficientes y continuos para
recopilar, analizar y utilizar la información relacionada con la satisfacción del usuario a fin
de mejorar el desempeño de la entidad
Auditoría Interna: Planificar y realizar una evaluación independiente y periódica que
permita determinar la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del SGC. Este
proceso es responsabilidad de la Oficina de Control Interno
Seguimiento y medición de los procesos: Desarrollar mediciones para evaluar y
monitorear el desempeño de los procesos, facilitando la gestión interna de estos y el
seguimiento por parte de los usuarios y partes interesadas
Seguimiento y medición del servicio: Establecer y especificar requisitos de medición
para el servicio a fin de verificar que se han alcanzado los requisitos del usuario.
Mejora: Buscar continuamente mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC a
través de establecimiento de proyectos de mejora, acciones correctivas o preventivas


MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
Es una herramienta que tiene como finalidad proporcionar una estructura
para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación de las
entidades del Estado, para orientarlas hacia el cumplimiento de sus
objetivos institucionales y su contribución a los fines esenciales del
Estado.

Nivel Nacional Nivel Distrital SED
Ley 87 DE 1993 Directiva 08 del 26 de Resolución 421 de 2006
septiembre de 2006
Decreto 1826 de 1994



El Control Interno es un sistema conformado por principios y
normas, planes, métodos y procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación, cuya finalidad es que las actuaciones y
actividades de los servidores públicos de la SED y el manejo de la
información y los recursos, sea eficiente y de calidad.


Acuerdos, Compromisos o Principios y Valores entre la Alta Dirección y los servidores

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Protocolos

AMBIENTE DE
CONTROL
Desarrollo del Talento Políticas de Selección, Contratación, Bienestar, Formación y Capacitación,
Humano. Incentivos y Evaluación del Desempeño.

Estilo de Dirección. Forma adoptada por la Alta Dirección para guiar u orientar sus acciones hacia el
cumplimiento de su Misión y de los objetivos institucionales.

Planes y Programas Planificación de actividades y metas hacia el cumplimiento de la Misión y objetivos
institucionales.
DIRECCIONAMIENTO

Modelo de Identificación de los procesos de la entidad y la secuencia de actividades
ESTRATÉGICO

Operación por lógicamente relacionadas que tomadas en su conjunto, generan un resultado
Procesos en términos de los objetivos del proceso.

Estructura Integración y articulación de los cargos, las funciones, las relaciones, y los niveles
Organizacional de responsabilidad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades.

Contexto Identificación de los factores externos e internos, negativos y/o positivos que se
Estratégico involucren en el desarrollo de las actividades.
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Identificación del Definición de los eventos potenciales, que ponen en peligro el cumplimiento de la
Riesgo Misión y los objetivos institucionales. En este elemento se establecen los
agentes generadores, las causas y los efectos creados por su ocurrencia

Análisis del Riesgo Establecimiento de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus
consecuencias. Tanto el Impacto como la Probabilidad se definen en términos
de Alto, Medio y Bajo

Valoración del
Determinación del nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos del
Riesgo
riesgo, permitiendo estimar las acciones y/o controles para su manejo.

Política de Son las guías de acción necesarias que permiten coordinar y administrar los eventos
Administración del
que pueden inhibir el logro de los objetivos de la entidad.
Riesgo


Políticas de Operación Guías de acción que definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y
actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN definidos.

ACTIVIDADES DE CONTROL Procedimientos Son las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso.

Indicadores Conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición que permiten observar el
cumplimiento de objetivos y metas previstos. Los indicadores que debe definir la entidad pública
son de EFICIENCIA (optimización de resultados), EFICACIA (resultados) y EFECTIVIDAD
(Impacto).

Controles Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en
riesgo, la adecuada ejecución de las actividades y tareas

Manual de Operación Documentación de los procedimientos

Información Información que se recopila primordialmente de la comunidad, demás grupos de interés y su entorno,
Primaria útil para una adecuada toma de decisiones. Se obtiene a partir de los Sistemas de Quejas y
(EXTERNA) Reclamos y de la Normativa Externa.
INFORMACION

Información Se origina y procesa al interior de la entidad. Los tipos de información secundaria son FORMAL (datos
Secundaria de la operación propia de la entidad) e INFORMAL (información de las experiencias de los
(INTERNA) servidores de la entidad).

Sistemas de Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de información. Los
Información Sistemas de Información contienen Hardware, Software, Recurso Humano, Datos e Información

Comunicación Mecanismo que orientan la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad. Los
Organizacional flujos de la comunicación organizacional son descendente, ascendente y cruzada.

Comunicación Mecanismos de comunicación hacia los grupos de interés como procesos de rendición de cuentas y
Informativa publicación de información resultado de la gestión de la entidad.

Medios de
Métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y
Comunicación
focalizada de la información.


AUTOEVALUACION
Autoevaluación al Mecanismos de verificación y evaluación a la efectividad de los controles establecidos en los
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Control Mapas de Riesgos y los controles establecidos para medir la satisfacción de los
usuarios.

Autoevaluación a la Medición periódica de los indicadores de gestión, con el fin de tener una visión clara e
Gestión integral de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica
desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos.

Evaluación al Proceso de evaluación cuyo objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias, sobre
Sistema de el grado de efectividad del Control Interno en la operación y cumplimiento de los
Control objetivos de la entidad pública. Es realizada por las Oficinas de Control Interno y por los
INDPENDIENTE
EVALUCION

Interno Entes Externos de Control

Auditoria Interna Examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y
resultados de una entidad pública por servidores o áreas de la entidad independientes a
su ejecución. Es realizada por las Oficinas de Control Interno a partir del Plan Anual de
Auditoria aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno.

Plan de Son acciones de mejoramiento que la entidad en su conjunto, debe adelantar para fortalecer
PLANES DE MEJORAMIENTO

Mejoramiento su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos. Los Planes de
Institucional Mejoramiento se suscriben a partir de los hallazgos de los entes de control y de los
procesos de autoevaluación.

Plan de Contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas
Mejoramiento responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su
por Procesos desempeño y funcionamiento en procura de los objetivos institucionales.

Plan de Son las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos con
Mejoramiento el fin de mejorar las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con
Individual ello el mejoramiento de los procesos y los resultados del área a la cual pertenecen.


PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL - PIGA

El PIGA es un instrumento de planeación que parte del análisis de la
situación ambiental institucional, con el propósito de brindar información
y argumentos necesarios para el planteamiento de acciones de gestión
ambiental que garanticen primordialmente el cumplimiento de los
objetivos de eco-eficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008

Nivel Distrital SED
Decreto 456 de 2008 Resolución 1916 de 2009

Decreto 509 de 2010 Resolución SED 650/09
Modificado Resolución
1097/09



Política Ambiental

Marco Normativo

Diagnóstico Ambiental

Aspectos e impactos ambientales

Programas ambientales PROFESOR SED

Plan de Acción



La Secretaría de Educación del Distrito es una entidad comprometida con el
ambiente, en cumplimiento de su misión, de las normas ambientales que le
aplica, y de forma articulada con el Plan de Gestión Ambiental -PGA del Distrito,
orienta programas, actividades, objetivos, metas e indicadores, con el propósito
de generar un buen desempeño frente a los impactos ambientales derivados de
sus actividades y servicios. Fomenta una cultura ambiental en sus servidores,
proveedores, usuarios y especialmente en la comunidad educativa que
propenda por el cuidado y preservación de los recursos naturales. Así mismo,
promueve la mejora continua a través de la verificación, seguimiento y control
de las acciones ambientales desarrolladas por la entidad.



PROFESOR SED
SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

Comité del Sistema
Resolución 1916 de 2009 GESTOR
Integrado de Gestión
Designa al Jefe de la OAP AMBIENTAL
Resolución 2919 de
2010
OFICINA
ASESORA
DE PLANEACIÓN
-GRUPO PIGA-

Resolución SED 650/09
Grupo de Trabajo Ambiental
Modificado Resolución
1097/09
Áreas, Dependencias y Colegios
de la SED


ACTIVIDAD – ASPECTO E IMPACTO AMBIENTAL

ACTIVIDAD
Construcción Operación de Limpieza de
de colegios Oficinas Instalaciones
Transporte

ASPECTO
Generación Emisiones Generación Generación Generación Vertimientos
residuos residuos de residuos escombros Residuos residuos
peligrosos

IMPACTO
Presión Relleno Contaminación Presión Contaminación
Sanitario recurso suelo Relleno del Recurso
Contaminación del Presión sobre el Sanitario Agua
Recurso Aire relleno sanitario

DIAGNOSTICO AMBIENTAL
Se debe tener en cuenta las condiciones físicas al interior de
las instalaciones, las condiciones de su entorno, y el consumo
y uso de recursos naturales.

El entorno del colegio incluye su interrelación con el aire, el
agua, el suelo, la flora, la fauna y los seres humanos.

Para conocer el estado ambiental del colegio es necesario
diligenciar el formulario “Diagnóstico Ambiental”.


Uso eficiente
del agua

Extensión de
Buenas Uso eficiente
Prácticas de la energía
Ambientales

PIGA
Criterios
ambientales Gestión
para las Integral de
compras y Residuos
gestión Sólidos,
contractual

Mejoramiento
de las
Condiciones
• , Ambientales
Internas
• .


SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
El Sistema Integrado de Gestión compuesto por Calidad, MECI y PIGA busca
garantizar el cumplimiento de la función administrativa de la SED y el logro de
los objetivos institucionales en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

PROFESOR SED

SISTEMA ESTRUCTURA Documento Guía

SISTEMA DE GESTION 8 Capítulos y 242 NTCGP 1000:2009
DE LA CALIDAD Requisitos

MECI 3 Subsistemas Manual para la
9 Componentes implementación del
29 Elementos MECI expedido por el
DAFP

PIGA Basado en la Norma ISO Lineamientos Secretaría
14001 Distrital de Ambiente
5 Capítulos

El Sistema Integrado de Gestión basa la gestión administrativa en el
Ciclo de Mejora PHVA:
SGC: 4. Requisitos Generales
5. Responsabilidad Dirección
6. Gestión de Recursos

MECI: Sub. de Control
ACTUAR Estratégico
PLANEAR
PIGA: Situación Institucional
SGC: 8. Medición, Análisis
Política Ambiental
y Mejora
Compromiso alta dirección
MECI: Sub. de Control de Evaluación (Comité PIGA), Planificación
PIGA:
Verificación

SGC: 7. Prestación del Servicio
VERIFICAR HACER MECI: Sub. de Control de Gestión
PIGA:Implementación y operación

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN LA SED CICLO DE LA GESTIÓN P-H-V-A
P-

ETAPA PLANEAR ETAPA HACER
•Misión y Visión •Políticas de Operación generales y específicas
•Política y objetivos de Calidad •Procedimientos, Procedimientos transversales y
•Manual de Calidad
Procedimientos Obligatorios SGC
•Política Ambiental
•Código de Buen Gobierno •Indicadores por proyecto y por proceso
•Código de Ética y Código de ética docentes •Controles
•Acta de Compromiso SIG •Mecanismos de manejo de la información
•Políticas de Desarrollo de Talento Humano interna y externa
•Estructura Organizacional •Sistemas de Información
•Mapa de Procesos
•Mecanismos de comunicación interna y externa
•Plan Sectorial de Educación
•POA •Medios de Comunicación
•Formulación de PIGA y PACA
•Mapa de Riesgos

ETAPA ACTUAR ETAPA VERIFICAR

•Plan de Mejoramiento Institucional (Contraloría) •Análisis de datos recopilados de indicadores y
•Plan de Mejoramiento por Procesos (Resultado controles
de las Autoevaluaciones y de las Auditorías •Seguimiento mensual a POA y cumplimiento de
Internas OCI) metas de proyectos de inversión
•Plan de Mejoramiento Individual (Resultado de •Seguimiento trimestral a metas PIGA
las Evaluaciones del desempeño y de los •Seguimiento trimestral a Mapa de Riesgos
procesos de autoevaluación a provisionales y al •Auditorías Internas OCI y Auditorías Externas
cumplimiento de contratistas en sus actividades) •Generación de No Conformidades
•Modulo de Mejoramiento


ISOLUCION
Aplicativo del Sistema Integrado de Gestión SED
(SGC – MECI - PIGA)


Cómo acceder a ISOLUCION- Sistema Integrado de Gestión
ISOLUCION-
En la página principal del portal de la SED www.sedbogota.edu.co
Ubica Sitios Relacionados


Sistema Integrado de Gestión SED
ISOLUCION
El aplicativo de ISOLUCION está compuesto por Módulos en donde se
encuentra la documentación soporte de los requisitos y elementos del Sistema
Integrado de Gestión.

El primer Módulo es
MANUAL,
MANUAL en donde está el
Manual de Calidad,
documento que evidencia
cómo la SED cumple con cada
uno de los requisitos de la
Norma Técnica de Calidad
para la Gestión Pública.


ISOLUCION
El Manual de Calidad de la SED contiene el objeto, alcance y exclusiones del Sistema de
Gestión de Calidad, la interacción de los procesos, la responsabilidad de la Alta Dirección
y la prestación de los servicios de la SED para garantizar el derecho a la educación, y
otros documentos adicionales de gran importancia.


ISOLUCION
El segundo Módulo es PROCESOS. Aquí se encuentra el Modelo de Operación por
Procesos de la SED representado por el Mapa de Procesos que lo conforma 19
procesos, donde están involucradas todas las áreas del nivel central, las direcciones
locales y los colegios distritales. El Mapa se encuentra organizado en cuatro tipos de
procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.


ISOLUCION


ISOLUCION
El tercer Módulo es DOCUMENTACIÓN. En este módulo se encuentran los
procedimientos, manual de procedimientos, los formatos e instructivos que soportan
las actividades de cada uno de los Procesos del Mapa de Procesos de la SED y los 6
procedimientos obligatorios del Sistema de Gestión de Calidad.

Así mismo, los directivos pueden solicitar el ajuste de los documentos a su cargo.


ISOLUCION
En Texto a buscar se puede pulsar el botón Buscar y aparecen todos los
procedimientos, formatos e instructivos de la SED.


ISOLUCION
Ahora, si lo que deseas es buscar un procedimiento, formato o instructivo
específico se debe colocar en buscar el código del área responsable ó una
palabra clave.


ISOLUCION
NOTA: PARA CONOCER LOS CODIGOS DE LOS PROCEDIMIENTOS,
FORMATOS E INSTRUCTIVOS, BUSCA EN EL HOME O PÁGINA DE INICIO DE
ISOLUCION EL DOCUMENTO Codificación de procedimientos, formatos e
instructivos, EN LA PARTE DE DESTACADOS.


ISOLUCION
El siguiente modulo es el de RIESGOS a través del cual se puede evidenciar la
RIESGOS,
gestión del riesgo en la SED. En este Módulo se ingresa, consulta y hace
seguimiento a los Mapas de Riesgo de los procesos de la entidad, de las
Direcciones Locales de Educación y de los colegios distritales.


ISOLUCION
El Módulo final es MECI. Aquí encontramos la estructura total del Modelo Estándar
de Control Interno MECI y la documentación que soporta el cumplimiento de los
elementos que la norma nacional exige a las entidades del estado colombiano.


Representante Alta Dirección
Wilson Fernando Melo Velandia – Jefe Oficina Asesora de Planeación
GRUPO SIG
Carmen Yolanda Sánchez G - Coordinadora
Iveth Cristina Rodríguez
Hianny Santiago
Luz Antonia Martínez
Leida Madrigal
Consuelo Velásquez
Mauricio Chacón Extensiones:
Claudia Alejandra Reyes 4102, 4005, 4112, 3372
Oscar Ayala
Diana Constanza Rojas
Jazmin Santiago
Gustavo Olaya
Diego Cubides
Marcela Suárez GRACIAS

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