Laboratorio unity iii acces

Laboratorio Access informática I

UNIDAD 1

1. ¿Qué es Microsoft Access?
Microsoft Access 2007 es el programa de administración y manejo de base de datos
creado por Microsoft e incluido en Microsoft Office system (2007) diseñado para ser
compatible con Windows vista.

2. ¿Cuáles son las mejoras y novedades de la versión 2007?

Herramientas de seguridad y autocorrección para compartir información de
manera confiable, agiliza la elaboración de informes entorno fácilmente
administrable, accesible,, lo cual es fundamental en la toma de decisiones
acertadas dentro de una organización.
Mayor Integración con Share Point 3.0, lo que permite compartir, administrar,
realizar copias de seguridad y auditorias de datos.
Mejoras en la capacidad de importar y exportar los datos.
Platillas predefinidas que permiten la personalización de funciones y aplicaciones
de seguimiento.
Programas que facilitan el uso de este software y que mejoran la capacidad de
intercambio de datos, como Microsoft SQL Server.
Versatilidad para trabajar con muchos manejadores

3. ¿Que son las cintas de opciones dentro de Access?
R= Es un área estándar, se puede encontrar más fácil los grupos de comandos
relacionados, ya que los presenta en una publicación única, contenidos en fichas
fácilmente detectables. Muestra los comandos en la superficie, permite detectar todas las
características y potencialidades de los comandos relacionados, que anteriormente
podrían ser desapercibidos. La cinta de opciones no es estática ya que se despliega en la
parte superior del programa.

4. ¿Qué es un interfaz de usuario y cuáles son sus principales
funciones?
R= La interfaz de usuario es la forma en que los usuarios pueden comunicarse e
interactuar con una computadora.
Son los puntos de contacto entre el usuario y equipo.

Además es un tipo de usuario de software son parte de un programa o parte de ellos que
permiten dar instrucciones a la computadora, se puede clasificar en interfaces numéricas,
interfaces graficas de usuario.

Las funciones son:
Comunicación entre sistemas.
Control de accesos.
Herramientas de desarrollo de aplicaciones.
Información de estado.
Intercambio de datos entre aplicaciones.
Manipulación de archivos y directorios.
Sistema de ayuda interactivo.

5. Aparece desde que inicia Access desde el menú de inicio y muestra lo
que se puede realizar con el programa:
R= La Página de Introducción a Microsoft Office Access.

6. ¿Cuál es el funcionamiento de la barra de herramientas?
R=Es una sola barra de herramientas estándar parece en la parte superior izquierda de la
cinta de opciones y con un solo clic permite el acceso instantáneo alos comandos de mayor
uso, como Guardar y Deshacer.

7. Escriba el funcionamiento de los documentos con fichas:
Las tablas, consultas, formularios, informes y macros se muestran como documentos con
fichas en vez de ventanas superpuestas.

8. Describa la barra de estado:
Barra situada en la parte inferior de la ventana, que muestra información como mensajes
de estado, indicadores de progreso, etc. Incluye cuatro botones para cambiar la vista.

9. ¿En qué consiste las mini barras de herramientas?
Elemento transparente parecido a una barra de herramientas que aparece sobre el texto
seleccionado para facilitar la aplicación del formato, como cambiar el tamaño o la fuente,
por lo que ya no es necesario acudir a un menú para realizar dichas operaciones.

10. ¿Qué es una plantilla profesional?

R= Se despliegan en la ventana de Introducción a Microsoft Access y sirven par crear una
base de datos, ya sea propia o a partir de una plantilla predefinida, estas platillas se
dividen en categorías.

11. Explique en que consiste el panel de exploración:
Es un área situada en la parte izquierda de la ventana, en la que aparecen los
nombres de los objetos de la base de datos y que facilita su acceso, ya sea que esta
base se haya creado o que se tome de las plantillas de base de datos existentes.

UNIDAD 2
1. Explique qué es una base de datos

R= Es un conjunto de datos organizados y relacionados entre sí, en relación
con algún propósito o tema en concreto.

2. ¿Cómo se conforma una base de datos y explique cada una de
ellas?

R= Se conforma por un conjunto de tablas o archivos relacionados entre sí.

Relación

Tabla

Registro

Campo

3. ¿Qué es una relación?

R=Es el vínculo entre dos o más entidades que describe alguna interacción
entre ellas y que da origen a las tablas.

4. ¿Qué es una tabla?

R= Es un arreglo bidimensional organizado por filas y columnas (se
conforma por un conjunto de registros)

5. ¿Qué es un registro?

R= Es una fila de una tabla (se conforma por un conjunto de campos)

6. ¿Qué es un campo?

R= Es la unidad de datos más pequeña, que representa cada elemento de
dato (se conforma por un conjunto de caracteres).

7. ¿Cuál es la diferencia entre dato e información?

R= Los datos son hechos aislados que pueden registrarse mediante
números, letras o símbolos en bruto, y de los que podría decirse que
constituyen la materia prima de la información que mientras la información
es el conjunto de datos registrados y organizados o procesados que tienen
sentido alguno.

8. Explique la estructura de la bases de datos y explique cada una
de ellas
Estructura jerárquica
Se basa en el criterio de que los campos de mayor jerarquía son los más
genéricos. De ahí que su estructura sea arborescente y que para acceder a
un campo que se encuentre en cualquier nivel, es necesario localizarlo
partiendo del nivel superior, es decir, se maneja una organización de Padre-
Hijo.
Estructura de red
Es una estructura donde existen más de una conexión o enlace entre los
campos de la base de datos, de tal manera que se pueda acceder a los datos
desde diferentes localidades, gracias a la interconexión de los datos entre
los distintos niveles.
Estructura relacional
Se caracteriza porque su estructura no se basa en campos, sino en las tablas
en su conjunto; es decir, la información se organiza por categoría de datos,
en las cuales hay campos en común entre ellas y forman lo que se conoce
como relaciones.
Estructura orientada a objetos

Estas bases de datos agrupan los elementos de datos y sus características,
ya que define sus atributos y procedimientos asociados en elementos
complejos llamados objetos, en donde un objeto puede ser cualquier cosa, y
se diseñan con el objetivo de trabajar en conjunción con lenguajes de
programación.

9. Mencione y explique las formas de visualización de datos en
Access

R= Existen dos formas:

Una es la Vista Hoja
de Datos, que es la
vista normal de una
tabla (donde se ven
filas y columnas) y
donde se pueden
apreciar los datos que
están en el objeto
seleccionado; esta
vista se puede aplicar
en los objetos Tablas,
Consultas y Formularios.

La segunda es la Vista Diseño, la cual tiene la función de mostrar la
estructura o como está organizado o creado el objeto seleccionado; es decir
esta vista es donde se define cómo y qué datos se quiere que se vean en la
Vista Hoja de Datos, la cual puede modificarse agregando o quitando los
elementos que se requieran.

10. Explique en qué consisten los formularios
R= Son ventanas en las que se pueden colocar objetos gráficos llamados
controles. Tienen como objetivo introducir y editar los datos de las tablas de
una manera más funcional y agradable.

11. ¿Qué son las relaciones uno a uno, uno a varios y varios a
varios?

R= Relación uno a uno:

Se da cuando dos tablas se relacionan y existe un campo en común entre
ambas.

Relación uno a varios:

Es la relación más usual y básicamente se distingue porque en este tipo de
relación un registro de una tabla tiene relación con varios registros de otra
tabla.

Relación varios a varios:

Se presenta cuando muchos registros de una tabla tienen otros tantos
registros coincidentes de otra tabla, y viceversa.

12. ¿Qué son las claves principales?
R= Es un campo o grupo de campos que tienen como objetivo organizar los
datos de una tabla y por regla general nunca pueden tener valores NULL; es
decir, cuando se define la clave principal y se capturan los datos en la tabla,
no se puede dejar el campo en blanco: por fuerza debe tener un valor.

UNIDAD 3

1. Mencione la metodología para el diseño de la base de datos:
I. Especificar el objetivo de la base de datos
II. Definir las tablas que se necesitan en la base de datos
III. Especificar que campos se requieren en cada tabla
IV. Especificar el campo clave o clave principal de cada tabla
V. Definir el tipo de datos que se va a manejar en cada campo
VI. Ajustar todos los datos
VII. Definir las relaciones entre las tablas
VIII. Introducir los datos y crear todos los objetos necesarios

2. ¿Cuál es el objetivo de una base de datos?
R= es un proceso complejo que involucra decisiones de distintos niveles, el cual se
logra la mejor al descomponer el problema en sus partes y resolver cada una de
ellas de forma independiente.

3. Estudiar tabla 3.1

4. Defina que son las plantillas en Access y su funcionamiento
R= son diseño de bases de datos y su función es precisamente crear una estructura
la cual es la parte fundamental en el diseño de bases de datos.

Estas bases pueden ser creadas o modificadas tan complicadas o extensas como se
requiera.

5. Mencione los pasos para la elaboración de una base de datos
R=
a) Se hace un clic en el icono base de datos en blanco de la sección Nueva base
de datos en blanco.

b) En la sección Nombre de Archivo se registrara el nombre que se le asigne a
la Base de datos, el cual por omisión guardara en la carpeta Mis
documentos; para poder modificar la carpeta por omisión, se pulsa el icono
de crear carpeta y aparecerá el cuadro de dialogo Archivo de nueva base de
datos, donde se podrá definir la nueva carpeta en que se guardara la nueva
base de datos.
c) Para cambiar el nombre que Access le da por omisión a la base de datos, se
selecciona del cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos, la sección
Nombre de Archivo y se cambia el de “Bases de datos1” agregándole ahora
el nombre que se desea para la base de datos.

d) En la sección de base de datos en blanco aparece en el panel derecho de
Access, el nombre asignado a nuestro archivo, el cual se presentara
también con la nueva extensión proporcionada por Access (.accdb). puesto
que hay que recordar que en versiones anteriores de Access se manejaba la
extensión (.mdb)

6. Como se genera una tabla en vista de diseño
a) Se selecciona de la cinta de opciones del grupo CREAR del apartado tablas,
la opción DISEÑO DE TABLA y de inmediato aparece una nueva cinta de
opciones llamada DISEÑO.

b) Se posiciona en la columna NOMBRE DE CAMPO y en la primera celda de
cada región se va a capturar los siguientes campos.

c) En este caso en la columna de DESCRIPCION no se captura dato alguno se
deja en blanco; lo único que hay que tratar de definir es el número de
caracteres que se van a utilizar en cada uno de los campos.

d) Una vez capturados todos los campos, hay que indicarle a Access cual es el
campo principal, el campo más importante por el cual se organizara la
tabla.

e) Así que una vez definido el campo principal, se presiona el botón guardar
que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana de Acces y
aparece el Dialogo de guardar como.

7. ¿Qué son las propiedades del campo?
R= serie de características que proporciona un control adicional sobre la forma de
funciona: con ellas se indican las características generales y de búsqueda y se
pueden definir un alista de valores, válidos para un campo especifico.

8. ¿Cómo se generan las relaciones en una base de datos?
a) Primero se recomienda cerrar todos los objetos que se tengan abiertos, una
vez hecho esto se selecciona de las cinta de opciones – Herramientas de
base de datos-y a continuación se pulsa el botón –Relaciones- y parece una
nueva sección de diseño con dos recuadros o apartados llamados
“Herramientas y Relaciones”

b) Después se pulsa el botón –Cerrar- de la ventana MOSTRAR TABLA , y queda
la ventana relaciones lista para poder hacer las relaciones.

9. Pasos para la modificación de relaciones
R= se da clic en la relación con el botón derecho del mouse y al abrirse el asistente
se selecciona la Opción Modificar Relación; aparece de inmediato el cuadro de
dialogo Modificar relaciones y ahí se pueden hacer los cambios que sean necesarios
o también se pueden seleccionar de la cinta de opciones el botón modificar
relaciones.

UNIDAD 4

1. Defina que son las propiedades del tamaño de campo
R= es aquella que se utiliza para establecer el tamaño máximo de los caracteres
que se pueden almacenar en un campo, la cual permite afinar adecuadamente el
diseño de la tabla de base de datos.

2. Defina que son las propiedades de formato:
R= se utilizan para dar a la información el diseño mas adecuado a las necesidades
del usuario, con el objetivo de personalizar la forma en que este quiere que
aparezca dicha información.

3. Defina que son las propiedades de formato:
R= se utilizan para dar a la información el diseño mas adecuado a las necesidades
del usuario, con el objetivo de personalizar la forma en que este quiere que
aparezca dicha información.

4. Permite establecer el máximo número de caracteres en un campo:
R= propiedad tamaño del campo
5. Permite establecer un modelo para los datos introductorios en un
campo:
R= propiedad mascara de entrada

6. Permite establecer una expresión que limita o restringe los valores a
introducir en un campo
R= propiedad regla de validación

7. Permite establecer si es necesario que exista, si es obligatorio o no la
entrada de datos en el campo:
R= propiedad requerido

8. Permite establecer un índice que sirve para acelerar las operaciones
de agrupación y operación:
R= propiedad indexado

9. Permite establecer el diseño de los campos:
R= propiedad formato

10. Permite establecer un valor automáticamente en el campo en un nuevo
registro:
R= propiedad valor predeterminado

UNIDAD 5

1. Defina que es un formulario:
Es un objeto de Microsoft Access el cual permite crear una pantalla para capturar,
editar, mostrar y guardar datos en una tabla por medio de diferentes controles.

2. Explique cuáles son los tipos de formulario y sus características:
Formulario: se utiliza para crear un formulario con un solo clic.
Formulario dividido: permite crear un formulario con base en una tabla o
consulta para obtener dos vistas.
Varios elementos: crea un formulario para mostrar varios registros a la vez.
Grafico dinámico: crea un formulario arreglando los datos de la tabla
posicionando la información como las tablas dinámicas.
Formulario en blanco: se utiliza para crear un formulario en blanco, en
donde se colocan el o los campos que se requieren de las tablas que
integran la base de datos.
Más formularios: permite la creación de formularios en diferentes opciones
como crear un formulario con base en un asistente o desarrollar un
formulario en la vista Hoja de Datos.
Diseño del formulario: se utiliza para crear un formulario en la vista de
diseño, en donde se tiene una vista más detallada de la estructura de un
formulario.

3. Mencione las secciones de un formulario:
Encabezado de formulario, encabezado de página, sección de detalle, pie de
página, pie del formulario.

4. Explique la sección de encabezados dentro del formulario:
Muestra información que se mantiene sin cambios para todos los registros

5. Explique la sección de pies de página dentro del formulario:
Muestra información tal como la fecha o el número de pie de página en la parte
inferior de cada página impresa.

6. Explique la sección de detalle dentro del formulario:
Muestra los registros de la tabla seleccionada. Se puede mostrar tanto un solo
registro en la pantalla o en la página.

7. Explique la sección de pie del formulario:
Muestra información que se mantiene sin cambios para todos los registros, y
aparece en la parte inferior de la pantalla en la vista formulario.

8. ¿Que son los controles dentro del formulario?
Son objetos que en un formulario muestran datos, realizan acciones o lo decoran;
también son elementos del informe.

9. Que es un menú contextual:
Es una ventana que se abre cuando se hace un clic con el botón derecho del mouse,
también llamado botón secundario; este menú es un elemento que sirve para
facilitar el trabajo cotidiano con la computadora.

10. Tipo de controles en un formulario:
Control dependiente: está unido a un campo de una tabla, se utiliza para
mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.
Control independiente: no tiene un origen en una tabla, se utiliza para
mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes, independientemente
de que éstos existan en la tabla.
Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo.

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