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El documento habla sobre la planeación de centros de informática, describiendo los diferentes tipos de planeación como la estratégica, táctica, operativa y de recursos. Explica que la planeación estratégica define los objetivos a largo plazo tomando en cuenta factores internos y externos, la táctica se enfoca en el corto plazo para ejecutar la estratégica, la operativa organiza al personal, y la de recursos administra los activos. También cubre temas como la adquisición de software, hardware, infraestructura y elabor
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- 1. PLANEACIÓN DE CENTROS DE INFORMÁTICA. Razones por las cuales es importante la planeación Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. La planeación distingue entre la acción y el logro. Planeación estratégica. Proceso mediante el cual los ejecutivos diseñan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Se maneja información fundamentalmente externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. La Planeación Estratégica permite adaptar la empresa a nuevas y cambiantes circunstancias de operación. En el proceso de planeación se detectan oportunidades, ventajas competitivas, riesgos y debilidades vigentes de la empresa en un horizonte de análisis. Beneficios Visión de largo plazo. Claridad estratégica. Sinergia y optimización de recursos. Trabajo en equipo. Desventajas La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo, personal y dinero. Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc. La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. Planeación táctica. La planeación táctica presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas. La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la planeación intermedia o táctica. Estos objetivos, en general, los fija normal- mente un nivel directivo en la empresa. La planeación táctica es el proceso mediante el cual los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica. Partes de la Planeación Táctica Objetivos.- Son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización. Políticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Procedimientos.- Son guías de acción, más que para el pensamiento. Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente. Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto. Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica. Planeación operativa. Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento: ▲En sistemas de cómputo: Persona con conocimientos informáticos enfocados al área de la administración. ▲Capturita de datos: Responsable de alimentar la información al sistema de cómputo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de cálculo, bases de datos y paquetería en general. ▲Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas. Los planes operativos son heterogéneos y diversificados, pueden relacionarse con métodos, dinero, tiempo o comportamientos. Planeación de recursos. En esta etapa de la planeación el jefe, encargado ó administrador del centro de cómputo, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. La planeación de recursos en un centro de cómputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de acción a seguir, de los siguientes elementos: Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. Equipo: Equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc. Materiales de producción: Materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos. Planeación de personal. Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la función de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. El proceso de planeación de recursos humanos tiende a seguir un modelo congruente que comprende: objetivos organizacionales, pronósticos, planes y programas, evaluación. Por tanto, la planeación de personal es un proceso continuo y amplio. Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realización de la auditoría se deben tener personas con las siguientes características: Técnico en informática /Experiencia en el área de informática /Experiencia en operación y análisis de sistemas /Conocimientos de sistemas más importantes Planeación de infraestructura física. Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles. Seguridad física del local.- Los principales requisitos de un centro de sistemas son: Conexión a tierra física /No Break (Baterías o pilas) /Reguladores de corriente /Aire acondicionado /Extinguidores /Mobiliario Planeación de infraestructura tecnológica. Los Planes de Infraestructura Tecnológica a corto y largo plazo se refieren entre otras cuestiones a las estrategias empresariales respecto a: La arquitectura de sistemas: Que se refiere al tipo de Sistemas que utilizará la empresa, la manera en que se interrelacionarán los sistemas, el grado de automatización al cual pretende llegar la empresa, el alcance de cada uno de los sistemas, y aspectos similares. La dirección tecnológica: Consiste en la elección de alguna línea de hardware y software de base. Los tipos de aplicaciones pueden ser por ejemplo: Sistemas Corporativos, Sistemas de Análisis de Datos, Sistemas de Toma de Decisiones, Ofimática, Editoración Electrónica, Inteligencia Artificial, etc. Por ejemplo, en caso de que sea imposible procesar los datos con el equipo computacional de la empresa, debería ser posible efectuar las adecuaciones necesarias en un tiempo mínimo para que puedan ser procesados en otros equipos, de empresas con las cuales se tenga un convenio vigente. Evaluación financiera. La evaluación financiera es aquella que toma en consideración la manera como se obtengan y se paguen los recursos financieros necesarios para el proyecto, sin considerar el modo como se distribuyen las utilidades que genera. Estudio técnico. Contendrá toda aquella información que permita establecer la infraestructura necesaria para atender el segmento de mercado, así como cuantificar el monto de las inversiones y de los costos de operación de la entidad en formación, especificándose lo siguiente: Se describirá la organización interna de la institución, así como los distintos órganos de administración, especificando número de personal, experiencia, nivel académico y ubicación dentro de la organización. ¿Para que sirve un estudio Técnico? Sirve para hacer un análisis del proceso de producción de un bien o la prestación de un servicio. Incluye aspectos como: materias primas, mano de obra, maquinaria necesaria, plan de manufactura, inversión requerida, tamaño y localización de las instalaciones, forma en que se organizará la empresa y costos de inversión y operación. En el estudio técnico se define: Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. /Que maquinas y procesos usar./Que personal es necesario para llevar a cabo este proyecto. Estudio económico. Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?,. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión, gastos. Que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos. Plan integral de desarrollo informático (plan a mediano plazo). En este contexto, la elaboración del Programa Integral de Desarrollo Informático, es resultado de la experiencia, vocación y participación de quienes conducimos el desarrollo informático, coordinadores sectoriales, titulares de unidades de informática, usuarios y servidores públicos interesados en el impulso, fomento y aprovechamiento de las tecnologías de la información. Planes operativos anuales (POA). Documento, no mayor de 50 páginas, el cual planifica en detalle las actividades (incluyendo subactividades) y los medios (recursos financieros y no financieros disponibles para la intervención), para operativizar la intervención del Proyecto en un determinado período (regularmente un año) y dar cumplimiento a resultados intermedios. ¿Quién elabora el POA? La responsabilidad de la elaboración de los POAs de un Programa/Proyecto recae sobre la Unidad de Gestión – UG, la cual decide la modalidad que utilizará para tal efecto. De acuerdo al esquema óptimo, el POA debe ser presentado por la UG a la Delegación local, por lo menos tres meses antes del comienzo de la ejecución del nuevo plan. ¿Cuál es el período cubierto por el POA? Por lo general, el plan operativo cubre el período equivalente a un año calendario. Sin embargo, existen situaciones excepcionales en las cuales se ha acordado que un POA cubra un período inferior o superior a un año, o que cubra períodos de doce meses, diferentes del año calendario (solar). ¿Quién aprueba el POA? Una vez elaborado el POA, la Unidad de Gestión (UG) deberá someter este documento a un circuito de aprobaciones que prevé varios niveles. En los Proyectos que, por convenio, disponen de un Comité Consultivo (CC), se realiza generalmente una reunión del mismo para revisión y comentarios al POA. La revisión por parte del Comité Consultivo no constituye por sí una aprobación del plan, correspondiéndole esta prerrogativa únicamente a las Entidades de Resguardo. ¿Cuáles deben ser los aspectos básicos por considerar, antes de la preparación de un POA? En la preparación de un POA, deberá utilizarse un formato estándar y considerar los aspectos siguientes: ▲El propósito o la utilidad del documento; ▲Las características de los lectores/revisores de POAs▲Las características de los autores del plan. Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos. Este estudio deberá ser rendido por personal técnico, a quien se le haya encomendado en forma especifica dicha labor, y deberá contar con diseños o prediseños de lo que se deberá contratar, en el caso en que éstos sean necesarios. Adquisición de software. Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor. Las áreas donde la flexibilidad es deseable son: ▲En el almacenamiento de datos. ▲En la producción de informes ▲En la entrada de datos. ▲En la definición de parámetros. Capacidad ▲El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.▲El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes. ▲El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente. ▲Número archivos que pueden trabajar. Previsión de Auditoría y Confiabilidad: ▲Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. ▲Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. ▲Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos. Apoyos del proveedor ▲Frecuencia del mantenimiento. ▲Servicios que se incluyen en el pago. ▲Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. ▲Horarios disponibles de servicio. ▲Saber si tienen servicio de emergencia. Contratos de Software Hay dos tipos de contratos: ▲Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente. ▲Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software. Adquisición de hardware. Hardware es la parte física, tanto interna como externa de un Computador. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematizar o diferenciar de los tipos de equipos que se requieran instalar a los diferentes usuarios. Se debe considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware: ▲Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad. ▲Evaluación y medición de la computadora. ▲Compatibilidad. ▲Factores financieros. ▲Mantenimiento y soporte técnico. Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características: ▲Tamaño interno de la memoria. ▲Velocidad de procesamiento. ▲Número de canales para Entrada/Salida de Datos y comunicaciones. Los criterios para seleccionar hardware son: Equipos: ▲La configuración debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos. ▲Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), ▲horizontal (con otros equipos). ▲Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial. ▲Tiempo de garantía. ▲Tecnología de "punta" (Alta). Proveedor: Debe tener las siguientes características: ▲Reconocido prestigio local. ▲Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos. ▲Tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida. ▲Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos. ▲Tiempo de entrega oportuno. Precios: Se debe considerar lo siguiente: ▲Condiciones de pago. ▲Detallado por componentes de la configuración. ▲Descuentos por volumen. ▲Costo de mantenimiento. Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad específica. Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario La solicitud de propuesta deberá realizarse mediante las requisiciones que deberán incluir: ▲Información general Objetivo ▲Propósito ▲Fecha límite de entrega ▲Fecha límite de aclaraciones ▲Cobertura de requerimientos ▲Solicitud de descripción detallada del producto o servicio ▲Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario ▲Coordinar presentaciones ▲Documentación Por ejemplo la Solicitud de propuesta para la compra de software debe de contener los siguientes puntos: ▲Objetivo el software ▲Propósito del software ▲Deseables del software Evaluación de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. Es te tipo de Evaluación de propuestas también es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos: ▲Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de propuesta) ▲Analizar propuesta ▲Costo ▲Disponibilidad ▲Calidad Financiamiento. La importancia que tienen los financiamientos es que diariamente las utilizan las distintas organizaciones, brindándole la posibilidad a dichas instituciones de mantener una economía y una continuidad de sus actividades comerciales estables y eficientes y por consecuencia otorgar un mayor aporte al sector económico en el cual participan. Negociación de contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc. La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos: 1. ▲Que sea justo,2 ▲.Puntos de negociación ▲3. Precios ▲4.Capacitación ▲5.Penalizaciones ▲6.Posibles problemas que se puedan presentar ▲7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo) Permiso y licencias, derechos de autor. El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas: Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software". Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno. Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo. El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo. Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas. El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado. Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible. Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor. Outsourcing. Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio. Razones para adoptar outsourcing ▲Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %. ▲Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía. ▲Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema. ▲Soporte y mantenimiento ▲Configuración ▲Ambiente de software ▲Documentación ▲Cobertura del software ▲Descripción detallada del producto o servicio ▲Especificaciones detalladas de servicios de soporte al usuario. ▲Tipos y números de dispositivos de almacenamiento. ▲Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles. ▲Selección de Hardware.