Manual Básico de Excel 2007
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Este documento presenta un plan de estudios para un curso básico de Excel de 10 horas. El curso cubrirá temas como la interfaz de Excel, la creación y edición de hojas y libros, el ingreso y formato de datos, la creación de fórmulas y funciones, y la impresión de hojas. El curso se llevará a cabo en una sala de capacitación y los estudiantes tendrán acceso a ejercicios de práctica.
Manual Básico de Excel 2007
- 1. Módulo III: Curso básico de Excel 2007 PLAN DE UNIDAD Nombre del curso: Nociones básicas de Excel 2007 Carga Horaria: 10 horas Nombre del Instructor: Fecha y hora: Lugar de capacitación: Personas a capacitarse: Objetivos Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas: Trabajar con la cinta de opciones: la nueva función que facilita mas que nunca el uso de Word. Buscar los comandos más habituales y comunes que necesita para hacer el trabajo. Usar el nuevo formato de archivo de Word de la forma que mejor le convenga. Acerca de este curso Todos deben tener creadas una carpeta para almacenar todos los ejercicios que se hagan en el Aula de capacitación. Dicha carpeta debe llamarse de la siguiente manera: Nombre1Inicial Apellido1_curso# Esta carpeta debe almacenarse en Mis documentos, y no en ningún otro lugar. Los equipos tienen tarjeta de protección, por lo que todo lo que no se almacene en la unidad C (donde se encuentra Mis Documentos). Para hacer los ejercicios, vamos a tener que trabajar con textos largos. NO podemos perder tiempo escribiéndolos, por lo que todos tendrán acceso a dichos textos que se encuentran organizados en el archivo Ejercicios, que se les suministrara el primer día que empecemos a trabajar, Dentro de este archivo hay un índice con todos los textos que necesitaran. Contenido Módulo III: Curso básico de Excel 2007......................................................................................... 1 Objetivos ................................................................................................................................... 1 Acerca de este curso ................................................................................................................. 1 Módulo IV: Curso básico de Excel 2007 ........................................................................................ 5
- 2. ¿Qué es y para qué sirve Excel? ................................................................................................ 5 ¿Cómo abrir Microsoft Excel? ................................................................................................... 5 La ventana de Microsoft Excel ...................................................................................................... 6 LA BANDA DE OPCIONES ....................................................................................................... 7 El Botón Office....................................................................................................................... 8 La barra de fórmulas ............................................................................................................. 9 La barra de etiquetas ............................................................................................................ 9 Las barras de desplazamiento ............................................................................................... 9 La Ayuda ................................................................................................................................ 9 Movimiento rápido en la hoja ............................................................................................... 9 Movimiento rápido en el libro ............................................................................................ 10 Libros y hojas ........................................................................................................................... 10 Ingreso de datos ...................................................................................................................... 10 Tipos de punteros.................................................................................................................... 12 Crear libros .............................................................................................................................. 13 Abrir libros nuevos en blanco.................................................................................................. 13 Abrir libros ya guardados ........................................................................................................ 14 Guardar libros.......................................................................................................................... 15 Guardar un libro por primera vez........................................................................................ 15 Guardar cambios a un libro ................................................................................................. 16 Guardar un libro para utilizarlo en versiones anteriores a Excel 2007 ............................... 16 Guardar un libro como archivo PDF o XPS .......................................................................... 17 Agregar y eliminar hojas, filas, columnas y celdas .................................................................. 18 Agregar hojas ...................................................................................................................... 18 Eliminar hojas .......................................................................................................................... 19 Agregar filas............................................................................................................................. 20 Eliminar filas ............................................................................................................................ 21 Agregar columnas.................................................................................................................... 21 Eliminar columnas ................................................................................................................... 22 Agregar celdas ......................................................................................................................... 22 Eliminar celdas ........................................................................................................................ 23 Configuración de página.......................................................................................................... 24 Establecer la orientación de la hoja ........................................................................................ 25 Establecer el tamaño de la hoja .............................................................................................. 25
- 3. Vista preliminar e impresión del libro ..................................................................................... 26 Vista preliminar ................................................................................................................... 26 Impresión ................................................................................................................................ 27 Impresión rápida ................................................................................................................. 27 Imprimir............................................................................................................................... 27 Mover y copiar texto u objetos ............................................................................................... 28 Mover texto u objetos......................................................................................................... 28 Copiar texto u objetos ............................................................................................................. 30 Deshacer y rehacer errores ..................................................................................................... 30 Formato a libros .......................................................................................................................... 31 Formato rápido ....................................................................................................................... 31 Formato a celdas ..................................................................................................................... 31 Formatos preestablecidos ....................................................................................................... 33 Estilos de celda ........................................................................................................................ 33 Formato como tabla ................................................................................................................ 33 Manejo de datos ......................................................................................................................... 34 Rellenar series de datos .......................................................................................................... 34 Crear series de datos con el mismo contenido ....................................................................... 35 Crear series de datos incrementales ....................................................................................... 36 Ordenar datos ......................................................................................................................... 37 Ordenar y filtrar, en la ficha Datos .......................................................................................... 39 Filtrar datos ............................................................................................................................. 39 Ordenar y filtrar....................................................................................................................... 40 Trabajando con fórmulas y funciones ......................................................................................... 42 Fórmulas ...................................................................................................................................... 42 ¿Cómo se estructura una fórmula? ......................................................................................... 42 Jerarquía de los símbolos operacionales ................................................................................ 43 Referencias o rangos absolutos y relativos ............................................................................. 43 Definiendo nombres a los rangos ........................................................................................... 44 Funciones .................................................................................................................................... 46 ¿Cómo utilizar las funciones?...................................................................................................... 46 Escribiendo funciones con ayuda interactiva.......................................................................... 47 Insertando funciones .............................................................................................................. 47 Funciones matemáticas y trigonométricas ................................................................................. 50
- 4. SUMA....................................................................................................................................... 50 SUMAR.SI................................................................................................................................. 50 Funciones estadísticas ............................................................................................................. 51 PROMEDIO .............................................................................................................................. 51 PROMEDIO.SI........................................................................................................................... 51 MAX ......................................................................................................................................... 52 MIN .......................................................................................................................................... 53 Funciones de fecha y hora ...................................................................................................... 53 HOY.......................................................................................................................................... 53 AHORA ..................................................................................................................................... 54 Funciones de texto .................................................................................................................. 54 CONCATENAR .......................................................................................................................... 54 EXTRAE .................................................................................................................................... 55 Graficar datos .......................................................................................................................... 56 Propiedades del gráfico........................................................................................................... 57
- 5. Módulo IV: Curso básico de Excel 2007 ¿Qué es y para qué sirve Excel? Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. El programa Excel de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como la hoja de cálculo más utilizada en el mercado de la computación y la informática con respecto a sus versiones anteriores, la presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar. ¿Cómo abrir Microsoft Excel? Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.
- 6. La ventana de Microsoft Excel Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial visualizar sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. Lo anterior corresponde a: 1. Área principal de la hoja para el ingreso de información que posteriormente será visualizada y/o manipulada. 2. Menús de funcionalidades para aplicar sobre la hoja en la que se esta trabajando o sobre el libro completo (formato, inserción de contenidos, diseño, etc.). 3. Cuadro de nombres, el cual indica la posición correspondiente a la celda marcada actualmente, compuesta de una combinación de la columna (una letra). 4. Barra de formulas, la cual permite editar el contenido de una celda en particular. 5. Listado de hojas existentes en el libro, destacando en la que se trabaja actualmente y presentando controles para desplazarse entre ellas (primera, anterior siguiente y última).
- 7. LAS BARRAS Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que querramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar Restaurar cerrar LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar Deshacer LA BANDA DE OPCIONES Rehacer
- 8. La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. La Cinta de opciones puede ser ocultada fácilmente dando doble clic a cualquier ficha y para volver a mostrarla solo bastará dar 1 solo clic a la ficha deseada, cabe mencionar que la cinta de opciones se ocultara inmediatamente por si sola después de hacer clic sobre la herramienta deseada o sobre el libro. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. El Botón Office
- 9. Movimiento rápido en el libro Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente. La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic La Ayuda Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante. Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria. Movimiento rápido en la hoja Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA
- 10. Celda Izquierda Pantalla abajo Pantalla arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL + INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA O INICIO FIN FLECHA DERECHA Movimiento rápido en el libro Veamos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando Libros y hojas Ingreso de datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
- 11. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos métodos que te explicamos a continuación: TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error. QUE ES UNA CELDA Una celda en Excel es combinación de una columna y una fila, que sirven para llegar al usuario en la creación de un trabajo. Excel asigna el nombre a la celda que se active pata introducir datos, por ejemplo: La celda se active es la A1, se la nombra así porque el encabezado de columna es A y de fila es 1 ¿QUE ES UN RANGO? Es una selección de celda, las cuales pueden ser contiguas o no. Los rangos se identifican con la primera celda, separadas por dos puntos y la última celda. Por ejemplo (A3:C3)
- 12. ANCHO Y ALTO DE LA CELDA Al escribir datos pueda que la celda quede angosta, si está así siga escribiendo, al terminar de un enter y luego se activará la celda de abajo desde comenzo a escribir los datos Con el puntero del mouse ubíquese en el límite derecho del encabezado de la columna donde se encuentra el principio de sus datos, el puntero se convertirá en doble flecha (puntero de ajuste) la cual indica un ajuste horizontal o un ancho de columna . Al presionar sobre el límite inmediatamente aparecerá un cuadro donde indica el ancho de columna, arrastre hasta ajustar la celda de manera correcta y su necesidad Tipos de punteros En Excel 2007 se manejan diferentes tipos de punteros dentro del libro de trabajo, los cuales permiten realizar tareas múltiples como seleccionar, arrastrar o mover, rellenar, etc., los punteros utilizados son los siguientes:
- 13. Crear libros Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Abrir libros nuevos en blanco 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Nuevo. y, a continuación, haga clic en
- 14. 2. En el cuadro de dialogo Nuevo libro, haga doble clic en Libro en blanco, seleccione dicha opción y presione el botón Crear. o NOTA También podrá crear libros nuevos en blanco a través del método abreviado CTRL + U, o presionando el botón Nuevo de la barra de herramientas de accesos directos. Abrir libros ya guardados 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Abrir. y, a continuación, haga clic en
- 15. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya hasta la ubicación del libro y selecciónelo, a continuación presione el botón Abrir. NOTA También puede realizar esta tarea desde el botón Abrir Accesos directos o con el método abreviado CTRL + A de la barra de Guardar libros Guardar un libro por primera vez 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Guardar como. y, a continuación, haga clic en 2. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya hasta la ubicación donde desea guardar el libro, escríbale un nombre y a continuación presione el botón Guardar.
- 16. NOTA También podrá activar el cuadro de dialogo Guardar como presionando la tecla F12. Guardar cambios a un libro 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Guardar. 2. y, a continuación, haga clic en En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Guardar 3. Presione la combinación de teclas CTRL+G. Guardar un libro para utilizarlo en versiones anteriores a Excel 2007 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office Guardar como. y, a continuación, haga clic en 2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en la lista Tipo, haga clic en el tipo de archivo Libro de Excel 97- 2003.
- 17. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo. 4. Haga clic en Guardar. NOTA También podrá realizar la misma tarea si presiona la flecha al lado de Guardar como del menú Office y seleccionando directamente la opción Libro de Excel 97 – 2003. Guardar un libro como archivo PDF o XPS PDF y XPS son formatos electrónicos con diseño fijo que conserva el formato del libro y que permite compartir archivos. Ambos formatos garantizan que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente, a menos que se tenga un software adecuado. 1. Haga clic en el Botón Microsoft Office flecha al lado de Guardar como. y, a continuación, seleccione la
- 18. 2. Haga clic en PDF o XPS. 3. En el cuadro de dialogo Publicar como PDF o XPS seleccione la lista Nombre de archivo y, escriba un nombre para el libro. 4. En la lista Guardar como tipo, seleccione PDF o Libro XPS, según desee guardar el libro. 5. Si el libro se va a ver sólo en línea, puede comprimir el tamaño de archivo si hace clic en la opción Tamaño mínimo (publicación en línea) situada junto a Optimizar para. 6. Si desea guardar sólo parte del libro, incluir marcas de revisión o las propiedades del libro; o bien, crear automáticamente hipervínculos a los encabezados o marcadores del libro, haga clic en Opciones y, a continuación, en las opciones que desee usar. 7. Haga clic en Publicar. NOTA Solo podrá guardar como un archivo PDF o XPS únicamente después de descargar e instalar el complemento. Agregar y eliminar hojas, filas, columnas y celdas Agregar hojas 1. En la ficha Inicio o hoja1 en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar hoja.
- 19. También podrá insertar hojas nuevas a través de: Método abreviado Mayús + F11 De clic sobre la última etiqueta denominada Insertar hoja de cálculo Seleccione la opción Insertar del menú contextual que aparece al dar clic derecho sobre alguna de las etiquetas. En el cuadro de dialogo mostrado seleccione la opción Hoja de cálculo y presiona aceptar. NOTAS Cabe mencionar que la hoja de cálculo se insertará siempre a la izquierda de la hoja actual. Eliminar hojas 1. En la ficha inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar hoja. También podrá eliminar hojas a través de:
- 20. Seleccionar la opción Eliminar del menú contextual que aparece al dar clic derecho sobre alguna de las etiquetas. NOTA Tomar siempre en cuenta que la hoja que se eliminará, será la hoja actual. Agregar filas 1. Seleccione cualquier celda o fila a partir de donde desea insertar la nueva fila. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar filas de hoja. También podrá insertar filas haciendo clic derecho sobre el número de fila donde desea insertar la nueva fila, y en el menú contextual seleccione Insertar. NOTA Tome en cuenta que la fila insertada desplazará hacia abajo toda la información contenida en las celdas de todas las columnas.
- 21. Eliminar filas 1. Seleccione cualquier celda de la fila o la fila completa que desee eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar filas de hoja. También podrá eliminar filas haciendo clic derecho sobre el número de fila que desea eliminar, y en el menú contextual seleccione Eliminar. NOTA Tome en cuenta que la fila eliminada desplazará hacia arriba toda la información contenida en las celdas de todas las columnas. Agregar columnas 1. Seleccione cualquier celda o columna a partir de donde desea insertar la nueva columna. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar columnas de hoja. También podrá insertar columnas haciendo clic derecho sobre la letra de la columna donde desea insertar la nueva columna, y en el menú contextual seleccione Insertar.
- 22. NOTA Tome en cuenta que la columna insertada desplazará hacia la derecha toda la información contenida en las celdas de todas las filas. Eliminar columnas 1. Seleccione cualquier celda de la columna o la columna completa que desee eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar columnas de hoja. También podrá eliminar columnas haciendo clic derecho sobre la letra de columna que desea eliminar, y en el menú contextual seleccione Eliminar. NOTA Tome en cuenta que la columna eliminada desplazará hacia la izquierda toda la información contenida en las celdas de todas las filas. Agregar celdas 1. Seleccione cualquier celda a partir de donde desea insertar la nueva celda. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Insertar, y dentro seleccione la opción Insertar celdas. 3. En el cuadro de dialogo Insertar celdas seleccione la opción adecuada para desplazar la información de la celda en la que se encuentra posicionado. NOTA Observe que desde el cuadro de dialogo anterior también tendrá otra posibilidad de insertar filas y columnas. También podrá insertar celdas haciendo clic derecho sobre la celda a partir de donde desea insertar la nueva celda, y en el menú contextual seleccione Insertar.
- 23. NOTA En el cuadro de dialogo Insertar celdas indique hacia donde se desplazara el contenido. Eliminar celdas 1. Seleccione la celda o celdas que desee eliminar. 2. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Eliminar, y dentro seleccione la opción Eliminar celdas. 3. En el cuadro de dialogo Eliminar celdas seleccione la opción adecuada para desplazar la información de la celda en la que se encuentra posicionado. También podrá eliminar celdas haciendo clic derecho sobre la celda que desea eliminar, y en el menú contextual seleccione Eliminar. NOTA En el cuadro de dialogo Eliminar celdas indique hacia donde se desplazara el contenido.
- 24. Configuración de página Establecer o cambiar los márgenes de la hoja 1. En la ficha Diseño de página página, haga clic en Márgenes. en el grupo Configurar 2. Realice uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el tipo de margen que desee. Para seleccionar el ancho de margen más común, haga clic en Normal. Haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba los nuevos valores para los márgenes en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho del cuadro de dialogo Configurar página.
- 25. Establecer la orientación de la hoja 1. En la ficha Diseño de página haga clic en Orientación. en el grupo Configurar página, 2. Seleccione la orientación adecuada para la hoja de trabajo, tomando en cuenta que si manda a imprimir, también así se reflejará en papel. Establecer el tamaño de la hoja 1. En la ficha Diseño de página página, haga clic en Tamaño. en el grupo Configurar 2. Seleccione el tamaño adecuado para la hoja de trabajo, basándose en las dimensiones reales del papel a utilizar en caso de imprimir. NOTA En la opción Más tamaños de papel, encontrará otros tamaños no tan comunes que podrá utilizar según sus necesidades.
- 26. Vista preliminar e impresión del libro Vista preliminar La vista preliminar del libro, permite antes de ser impreso en papel ver el diseño y acomodo de la información que posteriormente será impresa, para si fuese necesario realizar las modificaciones pertinentes. Para ello deberá: 1. Ir al Menú Office seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Vista preliminar. 2. Enseguida la información se mostrará en una ventana la cual permitirá realizar algunos cambios o ajustes básicos desde la cinta de opciones Vista preliminar. Imprimir (CTRL + P) Abre el cuadro de dialogo Imprimir, para desde ahí mandar una impresión. Configurar página Abre el cuadro de dialogo Configurar página. Zoom Amplifica o reduce el tamaño en pantalla de la hoja. Página siguiente Avanza a la siguiente hoja. Página anterior Regresa a la hoja anterior. Mostrar márgenes Muestra u oculta los márgenes de la hoja. Cerrar vista preliminar Sale de la ventana de la vista preliminar.
- 27. Impresión Impresión rápida 1. Ir al Menú Office seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Impresión rápida. NOTA Use esta forma de impresión cuando este seguro de que lo que se imprimirá tenga el acomodo y diseño adecuados y que no necesita realizar ninguna modificación. Imprimir 1. Ir al Menú Office seleccione directamente la opción Imprimir, o también podrá seleccionar la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opción Imprimir.
- 28. 2. En el cuadro de dialogo Imprimir, marque o seleccione las opciones adecuadas para obtener la impresión deseada. Nombre: adecuada para imprimir. Intervalo de páginas Imprimir las hojas. Vista previa Propiedades la impresora. Buscar impresora Número de copias Muestra y permite seleccionar la impresora Indica cuales páginas se imprimirán. Permite seleccionar el modo de impresión de Lleva a la vista preliminar del libro. Permite cambiar características específicas de Permite buscar una impresora en red. Establece el no. de copias que se imprimirán. Mover y copiar texto u objetos Mover texto u objetos 1. Seleccione el texto u objeto que desea trasladar de lugar dentro o fuera del libro (mover).
- 29. 2. Realice uno de los procedimientos siguientes: Presione CTRL+X. Presione el botón Cortar Presione la opción Cortar del menú emergente que aparece con el clic derecho sobre el texto u objeto seleccionado. del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. 3. Una vez cortado el elemento, haga clic donde desee que aparezca, puede ser en el mismo libro o inclusive en otro. 4. Pegue el elemento presionando el método abreviado CTRL+V, el botón Pegar o la opción Pegar del menú emergente.
- 30. Copiar texto u objetos 1. Seleccione el texto u objeto que desea trasladar de lugar dentro o fuera del libro (mover). 2. Realice uno de los procedimientos siguientes: Presione CTRL+C. Presione el botón Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. Presione la opción Copiar del menú emergente que aparece con el clic derecho sobre el texto u objeto seleccionado. 3. Una vez copiado el elemento, haga clic donde desee que aparezca, puede ser en el mismo libro o inclusive en otro. 4. Pegue el elemento realizando el paso anterior # 4. NOTA Para ajustar el formato de los elementos pegados, haga clic en el botón Opciones de pegado que aparece justo debajo de la selección pegada y, a continuación, haga clic en la opción que desee. Deshacer y rehacer errores Estas herramientas se utilizan la mayor parte del tiempo para corregir errores o simplemente deshacer o volver a hacer cambios de formato, escritura, etc. al libro. 1. Si desea deshacer los cambios uno a uno entonces, en la barra de herramientas de acceso rápido presione Deshacer o el método abreviado CTRL + Z. 2. También podrá deshacer varios cambios simultáneamente sí presiona sobre la
- 31. flecha a la derecha del botón Deshacer, desplegara en pantalla todas las acciones realizadas hasta el momento de las que podrá seleccionar hasta el punto al que desee regresar. NOTA Sí más tarde decide que no quería deshacer la acción, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+Y. Formato a libros Formato rápido Para establecer formato a un libro de una forma rápida y sencilla, puede realizar lo siguiente: 1. Seleccione el texto que desea cambiar y, a continuación, mueva el puntero a la mini-barra de herramientas que aparece con la selección de texto. En ella se encuentran los siguientes botones: Fuente (CTRL + Mayús + F) Tamaño de fuente (CTRL + Mayús + M) Negritas (CTRL +N) Cursiva (CTRL + K) la derecha al texto Color de fuente Agrandar fuente (CTRL + Mayús + >) letra Encoger fuente (CTRL + <) letra Establece el tipo de letra Establece el tamaño de letra Resalta el texto seleccionado Aplica una ligera inclinación hacia Aplica un color al texto Va aumentando el tamaño de Va disminuyendo el tamaño de 2. También puede establecer formatos a un libro directamente con los botones de cada grupo de herramientas de la ficha Inicio en la Cinta de opciones. Formato a celdas Para establecer formato al contenido de las celdas, realice lo siguiente: 1. En la ficha Inicio en el grupo Celdas, haga clic en la flecha de la opción Formato, y dentro seleccione la opción Formato a celdas (CTRL + 1).
- 32. 2. En el cuadro de dialogo mostrado, seleccione la ficha del formato que desee cambiar. Número Establece el formato adecuado para los datos numéricos introducidos en la celda Alineación Establece la alineación horizontal y vertical, así como la orientación, sangrías, etc. Fuente Establece todos los formatos básicos, como: fuente, tamaño, color, estilo, etc. Bordes Establece bordes visibles en pantalla e imprimibles, al contorno e interior de las celdas. Relleno Establece colores y tramas de fondo, visibles en pantalla e imprimibles. Proteger Permite bloquear y ocultar el contenido de las celdas siempre y cuando estén protegidas. También podrá establecer el formato a celdas, realizando lo siguiente: 1. Seleccione la celda o celdas a las que desea establecer formato y presione la flecha inferior derecha que aparece en los grupos de herramientas Fuente (CTRL + Mayús + F), Alineación y Número de la ficha Inicio
- 33. Formatos preestablecidos Existen en Excel 2007 herramientas las cuales aplican formatos a las celdas de datos, tales como: Estilos de celda Esta herramienta permite aplicar a una o varias celdas un formato predefinido en un estilo determinado, para ello deberá: 1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar el estilo. 2. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, seleccione Estilos de celda. 3. En la ventana emergente seleccione el estilo de celda que más le convenga para sus datos. Formato como tabla Esta herramienta permite aplicar a una tabla de datos un formato predefinido en el que se incluyen, colores de relleno, colores de letra, ordenamiento de datos, filtros, etc., para ello deberá: 1. En la ficha Inicio tabla. en el grupo Estilos, seleccione Dar formato como
- 34. 2. En la ventana emergente seleccione el formato de tabla que desee para los datos. 3. En el cuadro de dialogo Crear tabla, especifique el rango donde se encuentran los datos y si la primera fila contiene encabezados de columna. 4. La tabla de datos habrá tomado el formato seleccionado, mostrando además las flechas en cada encabezado de columna que indican que la herramienta de filtros esta activa. Manejo de datos Rellenar series de datos La herramienta rellenar permite la creación de series de datos con el mismo contenido, cronológicos, lineales, etc.
- 35. Crear series de datos con el mismo contenido 1. Escriba en alguna celda el valor numérico o de texto de la serie que será rellenado hacia las demás celdas. 2. Seleccione desde la celda que contiene el valor de la serie hasta la celda donde terminará de rellenarse la serie. 3. En la ficha Inicio Rellenar. en el grupo Modificar, de clic en la herramienta 4. De las primeras 4 opciones, seleccione la dirección adecuada para rellenar la serie, según la dirección hacia donde selecciono. 5. Los datos se habrán rellenado exactamente iguales hacia las demás celdas, sin importar el tipo de datos que contengan. Excel Excel Excel Excel Excel Excel 5 5 5 5 5 NOTA La opción Hacia abajo, también puede ser aplicada con las teclas CTRL + J, y la opción Hacia la derecha, presionando CTRL + D. También puede rellenar celdas de la siguiente forma: 1. Escriba el valor de la serie. 2. Posiciónese en la celda que lo contiene. 3. Coloque el puntero en el cuadro inferior derecho de la celda seleccionada, hasta ver el puntero para rellenar.
- 36. De clic izquierdo sostenido y arrastre hacia el lugar donde desea crear la serie de datos. Crear series de datos incrementales 1. Escriba en alguna celda el valor numérico inicial de la serie. 2. Seleccione desde la celda que contiene el valor de la serie hasta la celda donde terminará la serie. 3. En la ficha Inicio Rellenar. en el grupo Modificar, de clic en la herramienta 4. Seleccione la opción Series. 5. En el cuadro de dialogo Series, indique el tipo de serie, la tendencia, incremento, limite, etc. Series en, se utiliza para indicar la dirección de la serie de datos, sí marca Filas, entonces la serie se desplazará hacia la derecha a partir de la celda inicial, sí marca Columnas, entonces el desplazamiento se realizará hacia abajo.
- 37. Tendencia, sí la casilla se encuentra marcada entonces el incremento será tomado directamente de las 2 primeras celdas seleccionadas en la hoja de cálculo, así por ejemplo sí la primer celda contiene el valor de 1 y la segunda el valor de 5, entonces el incremento será de 4 en 4. NOTA Incremento, especifica el número que incrementará la serie. Límite, específica mediante un número el fin de la serie. Tipo, indica el tipo de serie a utilizar, por ejemplo: o Lineal, crea una serie de datos sumando el valor indicado en el incremento. o Geométrica, crea una serie de datos multiplicando el valor indicado en el incremento. o Cronológica, crea una serie de datos de fecha dependiendo de los criterios de unidades de tiempo e incremento. Unidades de tiempo, solo se activan con el tipo de serie cronológico y se utilizan para establecer criterios que afectarán a la serie de fecha a crear. o Fecha, crea una serie de datos de fecha con los 7 días de la semana. o Día laborable, crea una serie de datos de fecha tomando en cuenta de lunes a viernes. o Mes, crea una serie de datos de fecha en la que se va incrementando el mes. o Año, crea una serie de datos de fecha en la que se va incrementando el año. También puede realizar este tipo de serie, sí: Escriba el primer valor numérico de la serie. Escriba el segundo valor numérico de la serie, este valor determinará el incremento de la serie. Seleccione ambas celdas. Coloque el puntero en el cuadro inferior derecho del rango seleccionado, hasta ver el puntero para rellenar. De clic izquierdo sostenido y arrastre hacia el lugar donde desea crear la serie de datos. Ordenar datos El ordenamiento en Excel 2007 se establece de manera ascendente o descendente a datos de cualquier tipo, es decir, numéricos, texto, etc., para ello necesitará:
- 38. 6. Posiciónese en cualquier celda de la base o tabla de datos que desee ordenar. 7. En la ficha Inicio Ordenar y filtrar. en el grupo Modificar, de clic en la herramienta 8. En la ventana emergente seleccione el tipo de ordenamiento (ascendente o descendente) que desee realizar, tomando en cuenta que las opciones que se muestran dependerán de los datos contenidos en las celdas. NOTA También podrá personalizar el ordenamiento de los datos, seleccionando la opción Orden personalizado, en el cuadro de dialogo Ordenar deberá especificar las propiedades adecuadas para el ordenamiento. Columna, determina la columna de datos en la que se basará el ordenamiento. Ordenar según, determina si el ordenamiento se realizará basándose en los valores contenidos en las celdas, o en los colores de la fuente, de la celda, etc. Criterio de ordenación, determina el orden para realizar el ordenamiento. Agregar nivel, va agregando tantos niveles como sean necesarios para establecer otros criterios de ordenamiento. Eliminar nivel, elimina nivel por nivel que ya no sean necesarios para el ordenamiento. Subir y bajar, estos botones permiten el acomodo adecuado de los criterios de ordenamiento, es decir, cual debe ir primero y cual después. Opciones, establece la orientación para el ordenamiento y propiedades específicas, tales como distinguir mayúsculas de minúsculas. Mis datos tienen encabezados, si la casilla se encuentra marcada, entonces la primer fila de datos se tomarán como los títulos o encabezados de columna, sino entonces Excel asignara como encabezado la palabra “Columna” y la letra que corresponda, por ejemplo, “Columna A”.
- 39. NOTA También podrá ordenar datos de forma rápida, presionando los botones del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos . Sí prefiere personalizar el ordenamiento, entonces presione el botón Ordenar, y lo llevará al cuadro de dialogo Ordenar. El ordenamiento de datos también puede ser aplicado desde los botones de lista desplegable que aparecen al activar la herramienta Filtro. Filtrar datos Filtrar datos es una forma muy común de agrupar, seleccionar o mostrar la información deseada de un conjunto extenso de datos, para ello necesitará: 1. Posiciónese en cualquier celda de la base o tabla de datos que desee filtrar.
- 40. 2. Presione el botón Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos También podrá hacerlo desde la ficha Inicio en la herramienta en el grupo Modificar, de clic Ordenar y filtrar. En la ventana emergente seleccione Filtro o presione CTRL + Mayús + L, en ese momento aparecerán botones de lista desplegable columna de la tabla de datos. en cada encabezado de 3. Puede aplicar uno o varios filtros presionando sobre los botones de lista desplegable en los encabezados de columna y seleccionando enseguida las opciones adecuadas para realizarlo. 4. Sí selecciono cualquiera de las opciones para establecer criterios y alcance, tales como: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que, Entre y Filtro personalizado, mostrará el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado, en el cual solo tendrá que completar los criterios.
- 41. NOTAS Si el filtro se aplica a un texto, entonces las ventanas emergentes se mostraran como sigue: Cualquiera de las opciones de alcance y criterios aplicadas a un texto, nos llevará al mismo cuadro de dialogo Autofiltro personalizado, en el que solo tendrá que completar los criterios. Cuando un filtro se encuentra aplicado en alguna de las columnas de datos, el botón de lista desplegable de dicho filtro aparece como Para eliminar algún filtro presione nuevamente el botón emergente la opción . y escoja en la ventana Borrar filtro de, o también presionando el botón Borrar del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos .
- 42. Trabajando con fórmulas y funciones Fórmulas Las fórmulas dentro de Excel se utilizan para obtener resultados a partir del uso de signos o símbolos universales para realizar operaciones, tales como: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división), etc., también podrá utilizar las funciones predefinidas de Excel o las personalizadas por el usuario para estructurar fórmulas que generen resultados. ¿Cómo se estructura una fórmula? Las fórmulas se escriben en las celdas donde se desea tener el resultado de la operación y, sin excepción siempre comienzan por el signo “=” (igual), en seguida se escriben los argumentos de la fórmula, los cuales pueden ser: nombres de funciones (suma), posiciones o rangos de celda (a1, b1:c4), símbolos operacionales (+, -, *, /), símbolos complementarios ( , ; : () ). Ejemplos comunes de fórmulas: =SUMA(E7:E8)*F7/A1 =A1-B1 =PROMEDIO(B3,B5,B8,B12)+C5 =B10*5%-C9 =E6^3*0.5 =SUMA(F6,F7)+PRODUCTO(E6,E7)
- 43. Jerarquía de los símbolos operacionales Siempre que se estructure una fórmula, será necesario tener en mente que para obtener el resultado que esperamos, necesitamos escribir dicha fórmula basándonos en reglas matemáticas universales, las cuales se emplean según la posición y la importancia del símbolo operacional que se incluya en la fórmula. Para ello, emplee la siguiente tabla: Nivel Jerárquico Símbolo Operacional Nombre del Símbolo 1° () Paréntesis 2° ^ Potencia % 3° * Multiplicación / 4° Porcentaje + División Suma - Resta Referencias o rangos absolutos y relativos Las referencias o rangos absolutos, son los rangos o celdas que no cambian cuando la fórmula que contienen es copiada y pegada, rellenada, arrastrada, etc., hacia otras celdas de la hoja de cálculo, para utilizar referencias absolutas en forma parcial, será necesario anteponer el símbolo de moneda “$” a la columna o a la fila, en caso de que la referencia absoluta sea completa, entonces se antepondrá el símbolo tanto a la columna como a la fila. Ejemplo: =CONTAR.SI($D$2:$D$7,"Excelente")
- 44. NOTA Las referencias o rangos relativos, son los rangos o celdas cambiantes cuando la fórmula que contienen es copiada y pegada, rellenada, arrastrada, etc., hacia otras celdas de la hoja de cálculo. Definiendo nombres a los rangos Definir un nombre a un grupo o rango de celdas permite mayor rapidez y practicidad, sobre todo al escribir fórmulas y funciones, ya que resultaría lo mismo escribir =PROMEDIO(calificaciones) que, =PROMEDIO(C2:C7). Para definir un nombre de forma rápida y directa, realice lo siguiente: 1. Seleccione el rango de celdas al que le va a definir el nombre. 2. De clic dentro del cuadro de nombres hasta ver que su contenido se selecciona. 3. Escriba el nombre a definir para el rango de celdas y presione ENTER. También podrá definir rangos desde las herramientas, realice lo siguiente: 1. En la ficha Fórmulas vaya al grupo Nombres definidos y presione el botón Asignar nombre a un rango, si presiona sobre la flecha de dicho botón, entonces seleccione la opción Definir nombre.
- 45. 2. En el cuadro de dialogo Nombre nuevo, escriba el nombre para el rango, seleccione el ámbito, sí lo desea escriba un comentario y por último seleccione o escriba el rango al que hará referencia el nombre. Otra forma de realizar lo mismo sería: 1. Seleccione todas las celdas a las que les definirá un nombre. 2. En la ficha Fórmulas vaya al grupo Nombres definidos y presione el botón Crear desde la selección, o presione CTRL + Mayús + F3. 3. En el cuadro de dialogo Crear nombres a partir de la selección, seleccione las casillas adecuadas para que los nombres sean definidos. Esta otra forma de hacerlo, además de poder definir nombres, también permite eliminarlos y editarlos: 1. En la ficha Fórmulas vaya al grupo Nombres definidos y presione el botón Administrador de nombres, o presione CTRL + F3. 3. En el cuadro de dialogo Crear nombres a partir de la selección, presione el botón Nuevo sí desea definir un nuevo nombre, Editar sí desea modificar el nombre, ámbito o rango del nombre seleccionado, Eliminar sí desea borrar el nombre seleccionado, Filtro sí desea mostrar u ocultar los nombres según el ámbito seleccionado y Se refiere a para modificar el rango al cual se refiere el nombre seleccionado.
- 46. Funciones Excel 2007 es el programa por excelencia para la realización y solución de cálculos, ya que cuenta con más de 345 funciones predefinidas y categorizadas por áreas comunes, tales como: matemáticas y trigonométricas, de búsqueda y referencia, estadísticas, financieras, lógicas, de texto, de fecha y hora, etc., dichas funciones tienen la particularidad de ahorrar tiempo en los procesos operacionales que una fórmula necesitaría siendo escrita exclusivamente con los símbolos operacionales. ¿Cómo utilizar las funciones? Las funciones pueden utilizarse como elemento único para obtener un resultado, o también como parte de una fórmula más compleja, a su vez, las funciones se subdividen en funciones con argumentos que son la mayoría que contiene Excel y las no tan comunes funciones sin argumentos. Las funciones pueden escribirse anteponiendo el signo “=” (igual), seguido del nombre de la función, posteriormente se abren paréntesis “(“, dentro se escriben los argumentos y por último se cierra el paréntesis “)”, si la función es sin argumentos, entonces solo se abrirán y se cerraran los paréntesis “()”. Ejemplo:
- 47. Funciones con argumentos =suma(A1:B5) Funciones sin argumentos =hoy() Escribiendo funciones con ayuda interactiva En Excel 2007 al escribir una función única o como parte de una fórmula, se obtiene ayuda interactiva de manera automática, facilitando la escritura de la misma, por ejemplo, al escribir en una celda =s, se obtienen todas las funciones que comienzan con la letra “s”, de donde podremos ver el significado o uso de dicha función: Sí se escribe por completo el nombre de la función y el símbolo paréntesis de apertura “(“, se obtiene la ayuda para completar la función, por ejemplo, =suma( Insertando funciones Tiene la posibilidad de insertar una función en lugar de escribirla por completo, realizando lo siguiente: 2. Posiciónese en la celda donde desea insertar la función y en la ficha Fórmulas vaya al grupo Biblioteca de funciones y escoja la categoría de la función que dese insertar.
- 48. 3. Dentro de la categoría seleccionada escoja la función que desee insertar. 4. En el cuadro de dialogo Argumentos de función, escriba los argumentos necesarios para completar la función y presione aceptar. NOTA Cabe mencionar que en el cuadro de dialogo anterior, se muestra ayuda simple sobre la función y los argumentos, pero sí fuese necesario obtener una ayuda más completa sobre el uso de la función presione sobre el vínculo inferior izquierdo, Ayuda sobre esta función.
- 49. También podrá insertar funciones de la siguiente manera: 1. Posiciónese en la celda donde desea insertar la función y en la ficha Fórmulas vaya al grupo Biblioteca de funciones, y presione el botón Insertar función o las teclas Mayús + F3. 2. En el cuadro de dialogo Insertar función, seleccione la categoría de la función y en el listado inferior escoja la función a utilizar, y presione aceptar. 3. En el cuadro de dialogo Argumentos de función, escriba los argumentos necesarios para completar la función y presione aceptar. NOTA Sí la función seleccionada no necesita argumentos, entonces el cuadro de dialogo Argumentos de Función, advertirá con dicho mensaje y se mostrará como sigue:
- 50. Funciones matemáticas y trigonométricas SUMA Suma todos los números de un rango. Sintaxis: =SUMA(número1,número2, ...) NOTA Número1, número2,... desea obtener. son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma Ejemplos: =SUMA(A1,A2,A3,A4,10) =SUMA(A1:A4,10) SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: NOTA =SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar.
- 51. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar, debe escribirse entrecomillado “”. Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Ejemplo: =SUMAR.SI(A1:A4,">=20",C1:C4) Funciones estadísticas PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(número1;número2; ...) NOTA Número1, número2,... son de 1 a 30 argumentos que desea promediar. Ejemplos: =PROMEDIO(A1,A2,A3,A4) =PROMEDIO(A1:A4) PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.
- 52. Sintaxis: NOTA =PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a promediar, debe escribirse entrecomillado “”. Rango_promedio son las celdas que se van a promediar. Ejemplo: =PROMEDIO.SI(A1:A4,">=20",C1:C4) MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(número1,número2, ...) NOTA Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo. Ejemplo: =MAX(A1:A4) =MAX(A1,A2,A3,A4)
- 53. MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(número1,número2, ...) NOTA Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor mínimo. Ejemplo: =MIN(A1,A2,A3,A4) =MIN(A1:A4) Funciones de fecha y hora HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual del sistema. Sintaxis: =HOY( ) NOTA Está función no lleva argumentos, ya que la fecha es tomada del sistema y solo necesitará dar el formato adecuado para la fecha. Ejemplo:
- 54. =HOY() AHORA Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: =AHORA( ) NOTA Está función no lleva argumentos, ya que la fecha y hora son tomadas del sistema y solo necesitará dar el formato adecuado para la fecha y hora. Ejemplo: =AHORA() Funciones de texto CONCATENAR Concatena dos o más cadenas en una cadena de texto. Sintaxis: =CONCATENAR (texto1,texto2, ...) NOTA Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números, referencias a celdas únicas, fórmulas o funciones. También puede utilizar el símbolo “&” en lugar de la función CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo =A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1,B1).
- 55. Ejemplo: =CONCATENAR(B2, " obtuvó un resultado de ",BUSCARV(B1,Hoja2!A2:D7,4)) =B2&" obtuvó un resultado de "&BUSCARV(B1,Hoja2!A2:D7,4) EXTRAE Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique y en función del número de caracteres que especifique. Sintaxis: =EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) NOTA Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Posición_inicial Posición del primer carácter que se desea extraer del texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1, y así sucesivamente. Núm_de_caracteres Específica el número de caracteres que se desea que EXTRAE devuelva del argumento texto. Ejemplo: =EXTRAE(B1,16,4)
- 56. Graficar datos Los gráficos en Excel permiten representar la información más relevante contenida en las tablas de datos en forma más agradable a la vista. Para poder graficar información, la tabla de datos deberá contener datos numéricos que son los que se tomaran como los valores de las series de datos en el gráfico, y datos de texto que se tomaran como los títulos o encabezados de cada serie. Para crear un gráfico realice lo siguiente: 1. Preferentemente seleccione el rango de celdas que se van a graficar, o sí lo desea solo posiciónese en alguna celda de la tabla de datos y Excel seleccionará por completo toda la tabla, después podrá cambiar el rango seleccionado por Excel por uno personalizado. 2. En el grupo de herramientas Gráficos la ficha Insertar la categoría adecuada del gráfico que desea crear. , seleccione 3. Seleccione enseguida el tipo de gráfico. NOTA Sí desea ver todas las categorías y tipos de gráficos, entonces presione la flecha inferior derecha del grupo de herramientas Gráficos, o la opción Todos los tipos de gráfico de la ventana emergente de tipos de gráfico de la categoría seleccionada y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.
- 57. 4. Una vez realizados los pasos anteriores, el gráfico aparecerá insertado en la hoja de cálculo donde se encuentra la tabla de datos. Propiedades del gráfico Una vez insertado el gráfico, selecciónelo y enseguida se mostrará la cinta de opciones donde solo tendrá que cambiar algunas características y propiedades al gráfico. Cambiar tipo de gráfico, abre el cuadro de dialogo Cambiar tipo de gráfico, donde se encuentran todas las categorías y tipos de gráficos para cambiar en tiempo real el gráfico seleccionado. Guardar como plantilla, permite guardar el gráfico insertado como una plantilla para ser utilizado en otros gráficos que se necesiten con las mismas características y propiedades del anterior. Cambiar entre filas y columnas, alterna el lugar de donde se toman los valores para las series de datos, de columnas a filas y viceversa. Seleccionar datos, abre el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos donde se puede modificar el rango de datos, agregar, eliminar o editar series, etc. Diseños del gráfico, permite seleccionar el diseño adecuado para el gráfico. Estilos de diseño, permite seleccionar estilos predefinidos de gráficos en los que se incluyen colores, sombreados, fondos, bordes, etc. Mover gráfico, alterna la ubicación del gráfico, hacia una hoja nueva o como objeto dentro alguna de las hojas de cálculo.
- 58. NOTAS También podrá modificar estás y algunas otras propiedades más avanzadas sí da clic derecho dentro de cualquier área del gráfico y selecciona la opción Formato del área de… o la opción Giro 3D. Para eliminar un gráfico solo tendrá que seleccionarlo de los bordes exteriores del área del gráfico y presione en su teclado SUPR.