Manual de funciones

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MANUAL DE FUNCIONES GERENTE
1. Direccionar y administrar la compañía.
2. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos,
presupuestos y políticas generales y particulares para todas y
cada una de las áreas de la empresa.
3. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el
desarrollo y administración de la compañía, señalarles su
remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime
conveniente.
4. Aprobar y realizar la contratación de personal.
5. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las
decisiones tomadas.
6. Determinar el orden de pago a proveedores.
7. Recibir informes de ventas y determinar el cumplimiento de las
metas.
8. Tomar decisiones.
9. Diseñar e implementar estrategias o líneas de acción para el
cumplimiento de las metas.
10.Implementar las políticas de la empresa.
11.Establecer los parámetros de administración en cuanto a planeación
estratégica.
12.Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
13.Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenidos por los
integrantes de la compañía.
14.Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía.
15.Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la
colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros
de su grupo de trabajo sino también de la compañía.

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MANUAL DE FUNCIONES SUBGERENTE.
1. Coordinar los departamentos que conforman la empresa.
2. Responder por las compras y ventas realizadas.
3. Analizar las opciones ofrecidas por los proveedores y determinar la más
conveniente.
4. Realizar las compras de los productos a los proveedores.
5. Mantener relación y comunicación directa con clientes y proveedores a fin
de promover la integración con la empresa y de esta manera fortalecer
los campos de acción y estrategias planteadas.
6. Análisis y revisión de cartera de los clientes.
7. Efectuar el pedido de la mercancía a los proveedores.
8. Aprobar y realizar la contratación de personal.
9. Manejo de personal.
10. Velar por el manejo de un clima organizacional fundamentado en la
importancia, integración y apoyo entre los colaboradores.
11. Autorizar u otorgar visto bueno a documentos o acciones, previa
verificación del procedimiento.
 Revisar y autorizar condiciones comerciales para aprobación de
crédito a clientes.
 Autorizar devoluciones en ventas.
 Autorizar despacho de pedido o clientes.
 Autorizar precio de venta.
12. Establecer precio de venta de los productos.
13. Fijar precio de negociación y descuento que es posible otorgar a los
clientes.
14. Ejercer control mediante inventario selectivo de mercancía para
verificación física aleatoria de productos almacenados en bodega.
15. Recibir y analizar informes.
16. Garantizar el flujo de información a todos los niveles de la empresa.
17. Implementar estrategias para el mejoramiento de los indicadores.
18. Realizar reuniones de carácter comercial con Asesores, Director Comercial
y Director de Cartera.
25. Revisar facturas de compras realizadas a proveedores para comprobar el
cumplimiento de los aspectos negociados.
26. Vigilar y propender por el buen manejo de los inventarios para que siempre
se cuente con existencias para satisfacer los requerimientos de los clientes
de maneraeficiente.
27. Fomentar una cultura organizacional fundamentada en el compromiso y
motivación de cada uno de los integrantes de la compañía.
28. Realizar todas las actividades que se consideren inherentes al cargo y
necesarias para dar cumplimiento a los objetivos organizacionales.
29. Efectuar funciones adicionales imputadas por la gerencia, propias del
cargo.

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MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE DE GERENCIA.
1. Manejar el archivo general del área contable.
2. Elaborar comprobantes.
3. Efectuar el registro de reembolsos de caja menor.
4. Realizar revisión de documentos y/o listados.
5. Diligenciar formularios.
6. Elaborar cartas.
7. Elaborar carta de pago a proveedores.
8. Fotocopiar documentos.
9. Mantener actualizado el listado del personal vinculado a la compañía
para facilitar el proceso de pago de nómina.
10.Archivar la documentación correspondiente al personal.
11.Entregar documentos al mensajero.
12.Contestar el teléfono, atender o direccionar las llamadas.
13.Manejar la cartera de los proveedores.
14.Revisar las facturas de los proveedores para establecer el monto de la
deuda contraída y los plazos para su pago.
15.Elaborar carta de pago a proveedores cuando se efectúa la cancelación
de varias facturas.
16.Comprar papelería y llevar a cabo el control de la salida de la misma.
17.Manejar la cartera de la empresa.
18.Crear clientes.
19.Cuadrar la caja y revisarla.
20.Hacer comprobantes de gastos.
21.Entregar facturas y relación de cobros a realizar a los diferentes clientes
al Mensajero (Cobrador).
colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de
su grupo de trabajo sino también de la compañía.
23.Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas que le
sean asignadas por su jefe inmediato.
24.Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia.
25.Elaborar las solicitudes de compras, viáticos y pagos diversos.

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MANUAL DE FUNCIONES ASISTENTE DE VENTA Y BODEGA.
1. Recibir y revisar la entrada de mercancías y equipos diversos al
almacén, y controlar que los mismos correspondan a las cantidades
y especificaciones de las órdenes de compras.
2. Llevar el control de entrada y salida de mercancías y materiales
conforme a los registros y procedimientos establecidos.
3. Despachar los pedidos de materiales solicitados por las diferentes
unidades de la empresa.
4. Mantener limpia el área de almacén
5. Recopila y ordena datos para estudios de presupuesto.
6. Elaboración de cotizaciones
7. Canalizar las necesidades del cliente
8. Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de
entrega, garantía, forma de pago, valides de la oferta, etc.)
9. Asegurar la entrega del producto o servicio solicitado por el cliente
dentro de los parámetros establecidos.
10.Confirmar que bodega halla existencia del producto
11.Elaborar la orden de compra de los productos que no se encuentren
en bodega
12.Realizar ventas telefónicas
13.Prospección de clientes
14.Atención a clientes
15.Administración de información comercial de precios y productos
16.Solicitar a los técnicos las ordenes de servicios diarias
17.Mantenerse informado del proceso de instalación y/o servicio
prestado a cada cliente
18.Mantener actualizado el cuadro de pendientes por cada obra.
19.Leer detalladamente las ordenes de servicio y realizar las labores
pertinente según corresponda (cotización, orden de compra,
pendiente, etc).
20.Mantener actualizado el inventario de la empresa
21.Actualizar lista de proveedores.
colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los
miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
23.Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas
que le sean asignadas por su jefe inmediato.
24.Inventario trimestral.

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MANUAL DE FUNCIONES TÉCNICO.
1. Realizar estudios de seguridad para el área de ventas y especificar
cantidad de equipos, materiales y herramientas a utilizar.
2. No divulgar información sobre su trabajo a personal no autorizado
por la empresa.
3. Elaborar los respectivos informes y comunicaciones sobre
novedades, pendientes y situaciones de emergencias presentadas
en obra.
4. Mantener comunicación con todo el personal de la empresa de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
5. Mantener informado a su jefe inmediato sobre disposiciones y
solicitudes emitidas por el cliente.
6. Diligenciar con letra legible las órdenes de servicio, especificando
labor realizada, equipos instalados, hacer firmar del cliente y
entregar copia al cliente.
7. Entregar las órdenes de servicio realizadas durante el día al
departamento operativo.
8. Realizar las instalaciones encomendadas por el Dpto Operativo
9. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la
colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los
miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.
10.Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y aquellas
que le sean asignadas por su jefe inmediato.
11.Realizar los servicios técnicos preventivos y/o correctivos
encomendados por el Dpto Operativo y hacer todas las anotaciones
pertinentes respecto al servicio.
12.Reportar al Dpto Operativo la hora de llegada al cliente.
13.Solicitar al Dpto de Almacén los equipos, accesorios y herramientas
necesarios para desarrollar la labor encomendada.
14.Hacer la devolución de los equipos, accesorios y herramientas
sobrantes de cada obra.
15.Realizar una inducción al cliente del uso de la alarma, app y manejo
del sistema instalado.

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