Manual de toma de decisiones y programacion 10052013
- 1. Departamento Nacional de Planeación República de Colombia Modulo de Toma de Decisiones Metodología General para Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión Publica - MGA Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Bogotá D.C., Colombia
- 2. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 2 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 2 Control de Versiones Documento: Modulo de Toma de Decisiones Metodología General para Formulación y Evaluacion de Proyectos de Inversion Publica - MGA Autor: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Estatus: Preliminar Versión Fecha Descripción Autores 1.0 Febrero 01/2012 Elaboración del documento Jose Manuel Rivera 1.1 Septiembre 1/2012 Modificación del documento Marlen Robayo Carreño 1.2 Noviembre 26/2012 Modificación del documento Lorena Sofía Velasco 1.3 Enero 16/2013 Modificación del documento Julian Morales 1.4 Enero 29/2013 Actualización del documento Julian Morales 1.5 Abril 02/2013 Actualización del documento Julian Morales 1.6 Abril 10/2013 Evision del Documento Jose Manuel Rivera 1.7 Mayo 10/2013 Actualización del documento Julian Morales 1.8 Mayo 10/2013 Revision del documento Jose Manuel Rivera
- 3. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 3 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 3 Tabla de Contenido 1. Introducción ....................................................................... 4 2. Capítulo PR-01 Selección del Nombre del Proyecto............. 5 2.1 Alternativa seleccionada..................................................... 5 2.2 Tipo específico de Gasto o Programa Presupuestal ............ 6 2.3 Sector o Subprograma Presupuestal ................................... 7 3. Capítulo PR-02: Fuentes de financiación............................. 8 3.1 Etapa .................................................................................. 9 3.2 Tipo de Entidad ................................................................. 10 3.3 Entidad ............................................................................. 10 3.4 Tipo de Recurso ................................................................ 10 4. Capítulo PR-03 Programación de Indicadores................... 13 4.1 Indicadores de Producto................................................... 15 5. Indicadores de Gestión ..................................................... 21 6. Capítulo PR-04 Matriz Marco Lógico................................. 27
- 4. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 4 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 4 1. Introducción Una vez identificado un problema o necesidad, creado unos objetivos generales y específicos, realizada una evaluación económica y financiera, pasará al Modulo de Toma de decisiones y Programación de la Metodología General de Formulación, siendo este, la parte final para la formulación de un proyecto, en la cual se definirá el Nombre, las fuentes de financiación y los indicadores, los cuales contribuirán en la selección de la mejor alternativa.
- 5. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 5 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 5 2. Capítulo PR-01 Selección del Nombre del Proyecto. Para acceder a este capítulo, escoja inicialmente el proyecto sobre el cual va a trabajar, posteriormente, seleccione la pestaña correspondiente al módulo “4. Toma de Decisión y Programación del Proyecto”. A continuación haga doble clic en el capitulo PR-01 “Selección del Nombre del proyecto”. Los componentes que forman parte del capitulo se describen a continuación: 2.1 Alternativa seleccionada Seleccione con el mouse la alternativa deseada de la lista desplegable.
- 6. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 6 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 6 Para darle el nombre al proyecto la metodología tiene tres elementos que lo conforman estos son: Proceso: En este ítem tiene una lista desplegable que permite seleccionar el proceso que hará parte del nombre. Es la acción más relevante del proyecto. Objeto: El motivo del proceso. Localización: Indica la ubicación precisa del proyecto. Después de haber asignado el nombre del proyecto, defina a donde pertenece, de la siguiente forma: Dependiendo de lo que seleccione y digite en los campos de Proceso, Objetivo y Localización se generara automáticamente el Nombre del Proyecto. 2.2 Tipo específico de Gasto o Programa Presupuestal
- 7. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 7 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 7 Este ítem despliega una lista con las diferentes opciones que conforman el gasto o hacen parte del programa presupuestal. En esta opción se debe definir el tipo de gasto el que se encuentre acorde al proyecto. 2.3 Sector o Subprograma Presupuestal Este ítem despliega una lista con las diferentes opciones que se deben incluir el proyecto trabajado, este debe guardar coherencia con lo establecido en el programa presupuestal. Una vez terminado de diligenciar el formato se debe dar clic en Guardar. Le aparecerá el siguiente mensaje en la pantalla le mostrará el siguiente cuadro. Al pulsar el botón aceptar podrá visualizar que el capitulo quedo completo.
- 8. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 8 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 8 Con el botón de desplazamiento podra avanzar al siguente capitulo del módulo. 3. Capítulo PR-02: Fuentes de financiación Este capítulo especifica las fuentes de financiación de cada etapa como son: inversión, operación y pre inversión del proyecto, así mismo el tipo de entidad, el nombre de la entidad, si en el proyecto interviene otra entidad, debe registrar el nombre de la misma y el tipo de recursos que
- 9. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 9 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 9 se van a utilizar en el proyecto, se pueden utilizar varias fuentes para financiar una misma etapa. Para asignar cada fuente de información, se deben utilizar las opciones de agregar , eliminar y editar una fuente de financiación, a continuación el sistema le mostrará la siguiente pantalla: Por cada fuente de financiación el formulario pide la siguiente información: 3.1 Etapa Es la parte donde se identifica la fuente de financiación, para esto se despliega una lista donde se debe seleccionar la opción adecuada de acuerdo a los gastos del proyecto.
- 10. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 10 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 10 3.2 Tipo de Entidad De acuerdo al gasto y a la etapa debe seleccionar la entidad de la cual va a obtener los recursos para financiar las actividades generadas en los gastos. Los tipos de entidades que se identifican en la lista son: a nivel territorial están los departamentos, municipios y empresas públicas. A nivel nacional están todas aquellas que tengan presupuesto Nacional, por último se contemplan la fuentes privadas. 3.3 Entidad De acuerdo al tipo de entidad seleccionada, se tiene la lista desplegable con los nombre de los municipios y departamentos. En el caso de las empresas públicas y si es del sector privado, se habilita la opción de “Otra Entidad”, donde se debe especificar el nombre de la entidad. 3.4 Tipo de Recurso Este cuadro especifica de donde provienen los recursos de las entidades que intervienen en la financiación del proyecto.
- 11. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 11 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 11 Una vez especificadas las fuentes de financiación, haga clic en el botón guardar . Y posteriormente presione el botón para que la información quede registrada en el capitulo. Una vez realizado este proceso en la pantalla aparecerá el siguiente mensaje. Cuando se halla completado el registro de las fuentes de financiación, el capitulo quedo incompleto y listo para diligenciar la descripción de las fuentes. Como se muestra en la siguiente imagen.
- 12. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 12 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 12 La Descripción - Costos hace referencia a la información diligenciada previamente en el modulo de preparación capitulo PE-07 Costos de la Alternativa, el sistema carga automáticamente esta información. Para incluir Descripción - Fuentes, debe pulsar el botón de edición del formulario ubicado al final del capitulo y seleccionar la fuente de financiación. Pulse el botón de Editar el detalle de la fuente de financiación que se encuentra ubicado en la parte lateral derecha a mitad de pantalla Se desplegara la pantalla para diligenciar el valor del costo que desea que incluir en el año correspondiente (Costo de inversión – Año 0 – 2013, Año 1 – 2014, Año 2 - 2015), se debe tener en cuenta que debe coincidir esta fuente con la etapa (fuente: Costo de Inversión y Etapa: Inversión).
- 13. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 13 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 13 El valor de los costos de las fuentes debe corresponder al valor que se encuentra en la descripción de costos para el año respectivo. Una vez diligenciado los datos, se debe pulsar el boton Actualizar para que se almacenen los datos en la descripcion de las fuentes y posterior mente se debe pulsar el boton guardar para que la información quede registrada en el sistema. Con el botón de desplazamiento podra avanzar al siguente capítulo o con el boton podra retroceder al capítulo anterior. 4. Capítulo PR-03 Programación de Indicadores. Para acceder a este capítulo, escoja inicialmente el proyecto sobre el cual va a trabajar, posteriormente, seleccione la pestaña correspondiente al módulo “4. Toma de Decisión y Programación del Proyecto” y allí con la ayuda del mouse o con las teclas de dirección seleccione el capítulo PR-03 “Programación de Indicadores” o mediante el uso del botón desplazamiento del capítulo PR-02.
- 14. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 14 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 14 El sistema genera la siguiente pantalla. En la cual se informa la relación Objetivo Producto. Lo anterior con el fin de establecer el producto con el cual se pretende alcanzar determinado objetivo especifico.
- 15. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 15 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 15 4.1 Indicadores de Producto Para que este capitulo que de en estado completo se debe ingresar como mínimo un indicador de producto por cada producto para lo cual se dispone las siguientes funcionalidades: Agregar Para ingresar un indicador de producto, pulse el botón de editar del formulario para desbloquear el capitulo. Seleccione el objetivo producto, al cual se le va adicionar el respectivo indicador. Realice clic sobre la pestaña indicadores de producto y con la ayuda del comando identificado agregar indicador de producto, el sistema mostrara la siguiente pantalla: Mediante el botón puede identificar el indicador que requiere, bien sea realizando una búsqueda por texto o por el sector al cual pertenece el indicador, es decir: - Búsqueda de Indicadores por texto: Esta opción permite diligenciar la palabra o letra que contiene el indicador que usted requiere. Se listaran todos los indicadores que la contienen.
- 16. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 16 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 16 Una vez que usted identifique y seleccione el indicador que requiere pulsa el botón el cual cargara automáticamente la información correspondiente a ese indicador como lo es, el código, el nombre, la unidad, la formula y la descripción. Posteriormente debe pulsar el botón . Este retornara la información del indicador al formulario.
- 17. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 17 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 17 Para que la información del indicador quede cargada en el capitulo pulse el botón . - Búsqueda de Indicadores por sector: Esta opción lista, los sectores en los cuales están clasificados los diferentes indicadores. Dependiendo del sector seleccionado se desplegaran todo los indicadores asociados.
- 18. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 18 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 18 Una vez identificado y seleccionado el indicador requerido, debe pulsar el botón . Este retornara la información del indicador al formulario. Para que la información del indicador quede cargada en el capitulo pulse el botón . Cada Indicador de Producto debe llevar su Detalle de Indicador de Producto (Meta), el cual al oprimir el botón de editar detalle del indicador de producto. Desplegara una pantalla que permite incluir el dato en mención.
- 19. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 19 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 19 En caso de omitir este paso, el sistema emitirá un mensaje de: Una vez se encuentre completo el Indicador de Producto junto con su respectiva Meta, haga clic en el botón de actualizar para que la información quede almacenada en el sistema. Posterior mente pulse el botón para que la información quede almacenada en la base de datos.
- 20. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 20 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 20 Eliminar Para eliminar un indicador de producto, primero debe seleccionarlo del listado de indicadores, lo puede hacer con el uso del mouse o con el uso de las flechas de dirección. Posteriormente a través del uso del comando , el indicador de producto será eliminado. Pero antes el sistema le advertirá a través de un mensaje de si se está seguro de eliminar la alternativa o no. Editar Indicadores de Producto. Para editar o actualizar, un indicador de producto, primero debe seleccionarlo del listado, lo puede hacer con el uso del mouse o con el uso de las flechas de dirección. Posteriormente a través del uso del comando el sistema le generará una pantalla similar a la de la creación del indicador de producto para su respectiva actualización.
- 21. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 21 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 21 Una vez se encuentre completo el Indicador de Producto, haga clic en el botón para que la información quede cargada en el capitulo. Posterior mente pulse el botón para que la información quede almacenada en la base de datos. 5. Indicadores de Gestión La herramienta MGA requiere que como mínimo exista un indicador de gestión para que este capítulo quede completamente diligenciado. Para ingresar un indicador de gestión, seleccione la segunda pestaña que aparase en el capitulo. Agregar un Indicador de Gestión Para ingresar un Indicador de Gestión, debe pulsar el botón de edición del formulario ubicado al final del capitulo en la parte inferior
- 22. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 22 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 22 derecha, con la ayuda del mouse, presione sobre el comando identificado , el sistema le mostrará la siguiente pantalla. Mediante el botón puede identificar el indicador que requiere bien sea realizando una búsqueda por texto o por el sector al cual pertenece el indicador es decir: - Búsqueda de Indicadores por texto: Esta opción permite diligenciar la palabra o letra que contiene el indicador que usted requiere. Se listaran todos los indicadores que la contienen.
- 23. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 23 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 23 Una vez que usted identifique y seleccione el indicador que requiere pulsa el botón el cual cargara automáticamente la información correspondiente a ese indicador como lo es, el código, el nombre, la unidad, la formula y la descripción. Posteriormente debe pulsar el botón . Este retornara la información del indicador al formulario. - Búsqueda de Indicadores por sector: Esta opción lista los sectores en los cuales están clasificados los indicadores.
- 24. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 24 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 24 Dependiendo del sector seleccionado se desplegaran todo los indicadores asociados. Una vez identificado y seleccionado el indicador requerido, debe pulsar el botón . Este retornara la información del indicador al formulario.
- 25. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 25 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 25 Para que la información del indicador quede cargada en el capitulo pulse el botón . Cada Indicador de Gestión debe llevar su Detalle de Indicador de Gestión (Meta), el cual al oprimir el botón de editar aparecerá una pantalla que permite incluir el dato en mención. En caso de omitir este paso, el sistema emitirá un mensaje de:
- 26. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 26 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 26 Eliminar un indicador de Gestión Para eliminar un indicador de Gestión, primero debe seleccionarlo del listado de indicadores, lo puede hacer con el uso del mouse o con el uso de las flechas de dirección. Posteriormente a través del uso del comando , el indicador de Gestión será eliminado. Pero antes el sistema le advertirá a través de un mensaje de si se está seguro de eliminar el indicador o no. Editar Indicadores de Gestión. Para editar o actualizar, un indicador de gestión, primero debe seleccionarlo del listado, lo puede hacer con el uso del mouse o con el uso de las flechas de dirección. Posteriormente a través del uso del comando el sistema le generará una pantalla similar a la de la creación del indicador de gestión para su respectiva actualización.
- 27. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 27 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 27 Una vez se encuentre completo el Indicador de Gestión, haga clic en el botón para que la información quede cargada en el capitulo. Posterior mente pulse el botón para que la información quede almacenada en la base de datos. Haga uso del botón desplazamieno para avanzar al siguente capítulo o presione para retroceder al capítulo anterior. 6. Capítulo PR-04 Matriz Marco Lógico Para acceder a este capítulo, escoja inicialmente el proyecto sobre el cual va a trabajar, posteriormente, seleccione la pestaña correspondiente el módulo “4. Toma de Decisión y Programación del Proyecto” y allí con la ayuda del mouse o el uso de las flechas de dirección seleccione el capítulo PR-04 “Matriz Marco Lógico” o mediante el uso del botón avanzar del capítulo PR-03.
- 28. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 28 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 28 Se desplegara la siguiente pantalla. Debe completar las fuentes de verificación y los supuestos, esto con ayuda del comando Editar Marco Lógico . El cual al presionarlo con la ayuda del mouse, le mostrará la siguiente pantalla.
- 29. Modulo de Toma de Decisiones Metodología General de Formulación Fecha Abr-2013 Versión: 1.7 Página 29 de 29 Direccion de Inversiones y Finanzas Publicas Manual de Usuario – Modulo de Toma de Decisiones – Metodología General de Formulación 29 Una vez diligenciados los respectivos campos, haga clic en el botón, y posteriormente, debe realice un clic en el botón Guardar Datos . En caso de no haber diligenciado todas las fuentes de verificación y supuestos para cada uno de los registros, el sistema le mostrará una pantalla con la siguiente información. Una vez diligenciado el capítulo en su totalidad debe hacer clic en para que todos los cambios queden registrados en el sistema y el capitulo quede completo.