Manual outlook 2007

CONFIGURACIÓN:
Lo primero que debe hacer antes de abrir Outlook es crear un perfil, al que configurara una
cuenta de correo.
Para ello vaya a su menú de inicio de Windows y haga click en el, en la parte superior del
menú de inicio aparecerá un acceso a su programa de correo.

posiciónese encima del acceso de su programa de correo electrónico y pulse el botón
secundario (botón derecho) del ratón.
Le aparecerá este menú. Haga click en propiedades.

Le aparecerá esta pantalla donde podrá agregar un nuevo perfil y configurar su cuenta de
correo electrónico.
Haga click en agregar.

Introduzca el nombre que desea darle a su perfil y haga click en aceptar.

Le aparecerá esta pantalla donde marcara la opción que tiene en la parte inferior y haga click
en siguiente.

No es necesario rellenar ningún campo en esta pantalla, marque la opción la pantalla
cambiara de estado y haga click en siguiente.

Seleccione la primera opción y haga click en siguiente.

Introduzca sus datos.
Su nombre y dirección de correo electrónico

En información del servidor introducimos:
En tipo de cuenta: pop3
En servidor de correo entrante: pop.provedor de correo. ejemplo: pop.gmail.com
En servidor de correo saliente: SMTP.provedor de correo. ejemplo: SMTP.gmail.com

En información de inicio de sesión:
En nombre de usuario: Su dirección de correo electrónico, pero no completa solo la primera
parte antes de llegar a la @. Ejemplo: micuenta  no micuenta@gmail.com
Una vez rellene todos los campos deberá hacer click en más configuraciones aparecerá la
siguiente pantalla.

En esta pantalla deberá hacer click en la pestaña servidor  de salida y marcar la primera
opción tal y como puede observar en la imagen, haga click en aceptar y volverá a la pantalla
de configuración de la cuenta de correo.

Para comprobar que los datos introducidos son correctos haga click en probar configuración
de la cuenta.

Una vez termine este proceso y sea satisfactorio haga click en siguiente y finalice el
asistente.

Haga click en finalizar y su programa de correo electrónico quedara configurado.
Debe saber que podemos crear varias configuraciones para tener acceso a diferentes cuentas
de correo para ello simplemente debe agregar un nuevo perfil como hemos visto
anteriormente y configurar una nueva cuenta de correo.

Para configurar Outlook de un modo que solicite un perfil para acceder a diferentes cuentas
deberá marcar la opción Solicitar un perfil en el campo inferior como puede observar.

Este es el entorno de su programa de correo electrónico Microsoft Outlook 2007.

Esta es una imagen del menú superior.
Donde irá aprendiendo ciertas funciones.

Puede acceder a estas funciones de dos formas o bien mediante los accesos directos que
aparecen en el menú de exploración o directamente mostrando toda la lista de carpetas y
funciones de su correo haciendo click en lista de carpetas.

Como Podrá observar ahora tiene colgando su listado completo de carpetas.

CREAR NUEVO CORREO
ELECTRONICO

Para crear un nuevo correo electrónico seleccione su correo y haga click en nuevo en el
menú superior.
Aparecerá la siguiente pantalla.

Como puede observar aparece una pantalla en la que editara su nuevo correo.
Introduzca la dirección de correo del destinatario en el campo para: y haga click en enviar.
Para acceder a su lista de contactos haga click encima del campo (para:) se abrirá una
ventana donde podrá seleccionar los destinatarios o bien haga click en libreta de direcciones.

Una vez agregados haga click en aceptar y nuevamente click en enviar.

Para adjuntar un archivo haga click en la pestaña insertar como puede observar en la imagen
y nuevamente click en adjuntar archivo.

Aparecerá esta pantalla donde podrá buscar el archivo que desea adjuntar, seleccione el
archivo y haga click en insertar.

Otra forma de crear cualquier objeto nuevo, es haciendo click en la flecha del botón nuevo
que tiene en su menú, aparecerá este desplegable donde podrá seleccionar el tipo de objeto
que desea crear ya sea un correo un contacto una cita en su calendario etc…

CREAR CONTACTOS

Realice la operación que ha visto en la página anterior y seleccione nuevo contacto.

En esta pantalla introducirá la información referente al nuevo contacto que desea crear, una
vez estén rellenos los datos referentes al contacto haga click en Guardar y cerrar.

Ahora en su lista de carpetas del panel de exploración haga click en contactos y aparecerá el
nuevo contacto creado.
Puede cambiar la apariencia en la que aparecen los contactos seleccionando el tipo de vista
que le sea más cómodo para usted. Para ello haga click en ver en el menú superior
posiciónese encima de vista actual y seleccione la forma en la que desea que le aparezcan
sus contactos.

CREAR NUEVA CITA EN EL
CALENDARIO

Haga click sobre la flecha del botón nuevo y nuevamente click en cita.
Le parecerá la siguiente pantalla.

En esta pantalla podrá configurar citas o eventos en su calendario.
En los campos comienzo y finalización: introduzca día y hora de comienzo y finalización del
evento.
En el campo Asunto: Motivo del evento. Ejemplo: Reunión.
En el campo Ubicación: Introduzca el lugar donde tendrá lugar el evento. Ejemplo: sala 4
O bien puede hacer ckick en la opción todo el día.
Si hace click en el campo desplegable del menú con forma de campana podemos establecer
el aviso visual y sonoro que recibirá un tiempo anterior al evento, que usted puede
configurar también.
Si hace click en Calendario: Aparecerá un calendario donde podrá seleccionar la fecha para el
nuevo evento.

Seleccione la fecha y una franja horaria Haciendo click en el calendario en el campo de
comienzo y sin soltar el botón del ratón arrástrelo hasta la hora de fin.

Selección de zona horaria.

Una vez tenga seleccionado el comienzo y el fin del evento, haga click con el botón
secundario (Botón derecho) del ratón y en el menú que aparece haga click en cita.

Rellene los campos: Asunto y Ubicación y haga click en guardar y cerrar.

Puede observar en la imagen que su evento queda reflejado, dándole un aviso visual y
sonoro 15 minutos antes del suceso de forma predeterminada, recuerde que puede cambiar
el tiempo en el que se le avisará.

Esta es una imagen del aviso visual y sonoro que recibirá antes del evento.

NOTAS

Para crear una nota haga click en la flecha del botón nuevo de su menú superior y en el
menú que aparece haga click en nota.

En ella podrá escribir cualquier tipo de información que desee.

Una vez tenga rellena la nota con la información que usted desee, haga click en guardar
como para establecerle un nombre que le resulte fácil de recordar.
También puede clasificarla y adjuntar una nota a un contacto.
De forma predeterminada se creara un documento de Word en la carpeta:
Mis documentos uno por cada nota que tenga creada donde tendrá la información referente
a lo que ha introducido en ella.

Para poder ver todas sus notas, vaya al panel de exploración y haga click en Notas.
Aparecerán en el panel de lectura como se muestra en la imagen.

CREAR ARCHIVO DE DATOS .PST

Vaya al menú superior y haga click en la flecha del botón nuevo. Posiciónese en la última
opción Archivo de datos Outlook márquela haciendo click cobre ella. Y haga click en Aceptar.

Aparecerá esta pantalla donde seleccionara la segunda opción, para mantener la
compatibilidad con otras versiones de Outlook mas antiguas. El archivo que genera lo puede
abrir en un equipo diferente al suyo y con otra versión de Outlook.

O bien puede seleccionar la primera opción.

Seleccionando este tipo de archivo tendrá mayor capacidad de almacenamiento y será
compatible con Unicode pero no será compatible con versiones anteriores de Microsoft
Outlook 2007.

Seleccione la segunda opción y haga click en aceptar, para mantener la compatibilidad ya
que el archivo que genera lo puede abrir en un equipo diferente al suyo y con otra versión de
Outlook.
Al hacer click en Aceptar le aparecerá el aviso que se muestra en la imagen superior,
hacemos click en Aceptar.

Desde esta pantalla usted podrá seleccionar el nombre que desea darle al archivo y su
ubicación, en este caso se ha creado una carpeta en c: llamada Correo.
Donde se guardara el archivo de datos, Haga click en aceptar.

Como último paso aparecerá esta ventana, donde introducira el nombre del archivo en el
campo nombre el mismo nombre que le dio en la ventana anterior.
Y podrá introducir una contraseña si lo desea para que nadie pueda acceder a su archivo de
datos.

Esta es una imagen del archivo que genera en el equipo.

De manera predeterminada el programa esta configurado para guardar el archivo de datos
en la siguiente ubicación: C:Documents and SettingsNombre de UsuarioConfiguración
localDatos de programaMicrosoftOutlook.
En el campo que pone nombre de usuario deberá introducir el nombre de usuario que este
configurado en su perfil de Windows.

CAMBIAR UBICACIÓN EN LA QUE
RECIBIREMOS EL CORREO

Para cambiar la ubicación del archivo en el que recibirá el correo y gestionara las de más
funciones. Haga click en Herramientas en el menú superior, posiciónese en opciones y haga
de nuevo click

.

Aparecerá la siguiente pantalla.

Aquí lo que debe hacer para cambiar la ubicación del archivo predeterminado en el que
recibirá el correo y gestionará las de más funciones.
Haga click en la pestaña configuración de correo de la parte superior.

Haga click en Archivos de datos.

Aparecerá esta nueva pantalla, haga click en la pestaña archivos de datos.

Aquí lo que deberá hacer es seleccionar el archivo de datos donde usted desea cambiar el
archivo predeterminado haciendo click sobre el archivo y nuevamente click en establecer
como predeterminado.

Aparecerá esta pantalla advirtiéndole que esta cambiando el archivo de datos
predeterminado, Haga click en aceptar.

Como puede observar en la imagen se ha cambiado el archivo predeterminado, haga click en
cerrar y reinicie su programa de correo.

COPIAR DATOS DE UN ARCHIVO DE
DATOS A OTRO

Para copiar datos de un archivo a otro deberá seleccionar el elemento a copiar haciendo click
sobre el y nuevamente click con el botón secundario del ratón (Botón derecho) en el menú
que aparece haga click en copiar contactos.

Aparecerá el siguiente recuadro donde podrá seleccionar la ubicación final del elemento que
se desea copiar.

Aquí seleccione la ubicación donde desea copiar los contactos, en este caso se copian los
contactos del archivo con nombre Carpetas personales al nuevo archivo de datos que se ha
creado con anterioridad llamado correo 2009.
Haga click en Aceptar.

Esta operación la puede realizar con cualquier objeto de su jerarquía de carpetas.

COPIAR UN ARCHIVO DE DATOS
COMPLETO

Una vez quede seleccionado el archivo de datos, haga click en Archivo en el menú superior.
Y nuevamente click en Importar y exportar del menú desplegable.

Le aparecerá el siguiente asistente.

Haga click en exportar a un archivo una vez seleccionado click en siguiente.

Haga click en Archivo de carpetas personales (.Pst) y click en siguiente.

Haga click en el archivo de datos que desea exportar, en este caso Carpetas personales y
marque incluir subcarpetas para que copie todos los elementos.
Haga click en siguiente.

En esta pantalla del asistente tiene 3 opciones.

1ª Remplazar: si remplaza los elementos usted eliminara la información albergada en el
archivo de datos de destino, sustituyéndola por la información albergada en el archivo de
datos que deseamos exportar.
2ª Permitir creación de duplicados: Esta opción le permite tener en nuestra jerarquía de
carpetas un duplicado de los elementos exportados, como vio en el apartado en el que
copiamos los contactos de un archivo de datos a otro.
3ª No exportar elementos duplicados: Esta opción le permite tener la posibilidad de que solo
copie los elementos que no contenga la nueva ubicación, por ubicación nos referimos al
archivo en el que se desea realizar la exportación.

Haga click en examinar para seleccionar el archivo al que desea exportar la información.

Una vez tenga seleccionada la ubicación y el archivo al que desea realizar la exportación
haga click en aceptar y comenzara la exportación de todos los datos albergados en el antiguo
archivo de datos al nuevo archivo.
En este caso esta seleccionada la primera opción de la pantalla anterior y el archivo al que
vamos a exportar los datos es el mismo que se creo con anterioridad.

Como puede observar en esta imagen, los elementos que se crearon en el primer archivo de
datos Carpetas personales ahora aparecen también en el archivo de datos Correo 2009
estando por duplicado tanto en un archivo como en otro.

CREAR CARPETA EN NUESTRO
ARCHIVO DE DATOS

Para crear una carpeta en nuestro archivo de datos, haga click con el botón secundario del
Ratón (Botón derecho) y en el menú que aparece haga click en nueva carpeta.

En esta pantalla, debe dar un nombre a la carpeta, seleccionar la ubicación donde la desea
crear haciendo click sobre el elemento, también puede seleccionar el tipo de contenido que
albergara su nueva carpeta. En este caso lo creamos en la raíz de la jerarquía de carpetas.

Observe la imagen que viene a continuación.

Para colocar sus nuevos correos en la carpeta correspondiente, puede elegir dos modos.
1º Haciendo click sobre el nuevo correo recibido y sin soltar el botón izquierdo del ratón
arrastrarlo a su correspondiente carpeta.

Como puede observar se ha movido el correo desde la bandeja de entrada a una subcarpeta
creada en la carpeta oficina.

2º La segunda forma que puede utilizar para mover su correo es haciendo click con el botón
derecho del ratón sobre el correo que desea mover y en el menú que le aparece haga click en
mover a una carpeta. Observe las siguientes imágenes.

Aquí seleccionara la ubicación, haciendo click sobre la carpeta a la que desea mover el
correo y nuevamente click en aceptar.

El correo se movió con éxito a su carpeta correspondiente.

PANEL DE LECTURA

Es la zona de la pantalla donde podrá pre visualizar sus correos, el panel de lectura puede
estar bien en la parte inferior que divide el correo y el panel de lectura, en la parte derecha
de la pantalla o desactivado.

Para cambiar el tipo de vista de su panel de lectura, haga click en ver en el menú superior de
su programa de correo. En el menú que le aparecerá haga click en panel de lectura y
nuevamente click en el tipo de vista que desea para su panel de lectura.
Observe las siguientes imágenes.

Simplemente haga click en el tipo de vista que desea obtener.

REPARAR ARCHIVO PST

Ahora aprenderá a como utilizar la herramienta de reparación de la bandeja de entrada en
Outlook 2007.
Debe saber que la ubicación de la herramienta de reparación de la bandeja de entrada, no
está en la misma ubicación que en las versiones anteriores a Outlook 2007.
La nueva ubicación de la herramienta de reparación es:
c:Archivos de programaMicrosoft officeoffice12Busque el archivo Scanpst.exe y haga
doble click sobre él.
NOTA: para realizar el proceso de reparación Outlook no debe de estar ejecutándose.

Aparecerá la herramienta de diagnostico y reparación de nuestro archivo de datos pst.

Para seleccionar el archivo haga click en examinar y seleccione la ubicación del archivo al que
quiere realizar el diagnóstico.

Haga click sobre el archivo y nuevamente click en abrir.

Haga click en iniciar y el proceso comenzara.

En este caso el archivo de datos presenta incoherencias.
Para repara el archivo debemos marcar la opción hacer copia de seguridad del archivo
analizado, por si tuviera algún tipo de problema durante el proceso de reparación, haga click
en Reparar y el proceso comenzara automáticamente.

Una vez termine el proceso de reparación aparecerá esta pantalla, indicándonos que la
reparación del archivo ha concluido. Hacemos click en Aceptar.

En este caso al realizar el proceso de diagnostico de nuestro archivo, la herramienta de
diagnostico y reparación nos indica que el archivo es coherente no contiene errores.
Lo único que debe hacer es click en aceptar y se cerrara la herramienta.

AGREGAR FIRMA AL CORREO

También puede configurar Outlook para que usted pueda agregar una firma de manera
automática a los nuevos correos y respuestas o reenvíos.
Para agregar su firma al correo haga click en herramientas del menú superior y nuevamente
click en opciones.

Aparecerá esta pantalla haga click en la pestaña formato de correo y nuevamente click en
Firmas.

Aparecerá esta pantalla donde podrá agregar una firma a sus correos electrónicos.

Haga click en Nueva y aparecerá la ventana que se puede observar en las imágenes
siguientes donde debe introducir el nombre que desea darle a su firma, Haga click en
Aceptar.

Como podrá observar el campo inferior (Editar firma) está en modo editable, antes no.
Aquí usted podrá editar la firma que desea dar a sus nuevos correos como se ve en el
ejemplo, podrá agregar imágenes e incluso un diseño de fondo.
Una vez tenga completamente editada su firma haga click en Guardar.
Usted puede crear más de una firma para sus correos y elegir el tipo de firma que desee en el
campo Elegir firma predeterminada. Donde podrá seleccionar la firma que desea utilizar
para los nuevos correos o reenvíos y respuestas.

En la pestaña diseño de fondo podrá elegir un tipo de fondo para su correo y diferentes
opciones para sus fuentes.

Ejemplo de un nuevo correo configurado con firma digital.
En este ejemplo se ha agregado un diseño de fondo para los nuevos correos y como puede
observar también se ha agregado automáticamente el texto que se añadió en el editor de
para la firma.

Y con estas nociones ya esta usted preparado para comenzar a utilizar su programa de
correo electrónico.

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