Manual (sca)

1

Sistema de Coordinación de
Acciones (SCA)
Manual de Usuario

Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Abril-2010

Tabla de contenido
2

Introducción

Ciclo de coordinación de acciones

Glosario de términos

Acceso al sistema

Registro de proyecto

Registro de actividad

Negociación

Actividades en proceso


Tabla de contenido
3

Mis actividades

Supervisión de actividades

Seguimiento de actividades

Consultar proyecto

Concluir proyecto

Evaluación de resultado


Introducción
4

El sistema de coordinación de acciones SCA es una aplicación
diseñada para uso de todo el personal de VLCA/LCA con la
intención de coordinar y dar continuidad a las actividades que se
realizan como parte del cumplimiento de objetivos y compromisos .

Maneja grupos de trabajo y grupos de proyectos

Envío automático de mensajes de correo electrónico


Ciclo de coordinación de
5
acciones
Ciclo de coordinación de
SCA
acciones
1. Generación del 1. Resultado de
contexto conversaciones de
reuniones y necesidades
2. Negociación entre equipos de proyectos
3. Realización y de trabajo. Alta de
proyecto
4. Evaluación 2. Negociación durante la
asignación de la actividad
3. Capturas de avance dentro
de una actividad.
Supervisión y comentarios
4. Evaluaciones de proyecto y
de equipos de trabajo

Glosario de términos
6

 Grupo de trabajo es el equipo natural de los supervisores con
el personal que trabaja con ellos basado en el organigrama de la
empresa.
 Equipo de proyecto es un equipo conformado por personas
que de manera natural no pertenezcan a un equipo de trabajo
pero que necesiten colaborar juntos para la realización de un
proyecto.
 Proyecto es la declaración formal del resultado del contexto
creado y puede ser como tal un proyecto en el sentido formal
como también la planeación de actividades mensuales de una
persona.


Glosario de términos… (Cont.)
7

 Actividad es una tarea que se realiza de manera individual ya
sea autoimpuesta o asignada por un supervisor o líder de
proyecto. Esta puede ser asociada a un proyecto o no.
 Negociación se da entre el supervisor o líder de proyecto
cuando se registra una actividad de prioridad alta.
 Entregable de proyecto es cualquier documento o resultado
tangible dentro del desarrollo de un proyecto. Por ejemplo:
Informe de resultados, carpeta archivada, presentación de
documento ante alguna autoridad. Ir a captura de proyecto


Acceso al sistema
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 Dentro del navegador de Internet que se use, se ingresa la dirección
www.lca-consultores.mx/SCA
 Se escribe usuario y contraseña
 La primera vez la contraseña por omisión es la palabra password y el sistema solicita crear
una nueva contraseña.

La nueva
contraseña no
puede ser la misma
palabra password


Registro de proyecto
9

 En el menú Proyecto se selecciona la opción registrar y el sistema
presenta la pantalla de captura de proyecto.
 La clave del proyecto se define de la siguiente manera:
 Si es planeación de actividades mensuales la clave se construye con
las iniciales del responsable, el mes y el año. Por ejemplo si se trata de
las actividades del mes de abril de 2010 de Ernesto Pérez, la clave que
corresponde es : EPR-04-2010
 Si se trata de un proyecto entonces la clave se conforma por las
iniciales del área, iniciales del proyecto, el año y el consecutivo del
proyecto para ese año en caso de que se realicen varios proyectos
similares. Por ejemplo el área de TI va a desarrollar SOX en su primer
versión:
TI-SOX-01-2010 Para el caso del área Legal, los nombres
de proyecto se calculan con base en su
definición dentro del sistema de Calidad


Registro de proyecto … (Cont.)
10

 Dentro de contexto se describe la justificación, aspectos generales
y alcance del proyecto a realizar.
 Equipo de proyecto:
 Responsable. es quien ejecuta el proyecto
 Reporta a : generalmente es el líder del proyecto o cliente principal.
Cuando se trata de actividades del mes esta figura es el supervisor de la
persona responsable de las actividades
 Delega a: es la persona o grupo de personas a quienes el responsable o el
líder del proyecto puede asignar actividades para el logro del cumplimiento
del proyecto.
De inicio el sistema presenta en estas opciones los
nombres de l equipo de trabajo al que pertenece la
persona que registra el proyecto. Para ver el listado de
todo el personal de VLCA/LCA se pulsa el icono


Registro de proyecto … (Cont.)
11

 Cuando se trata de planeación de actividades mensuales, el equipo
del proyecto se conforma por el responsable a realizar las actividades
que reporta a su supervisor y puede delegar a una tercera persona.
 Si es un proyecto entonces el equipo se conforma por las personas
que van a participar que pueden ser de diferentes áreas pero que
participan con algún rol dentro del proyecto.

 Entregables
 Se escribe el nombre del entregable y para ara agregar más se pulsa el
símbolo


Registro de actividad
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 Dentro del menú actividad se selecciona la opción registrar.
 La categoría de la actividad se refiere a poder agregar
clasificaciones para identificarlas y asociar actividades de
un mismo tipo, por ejemplo:
 Consultoría,
 Desarrollo,
 Pruebas,
 Pagos.

Cada área podrá ir definiendo y agregando categorías en el
catálogo.


Registro de actividad … (Cont.)
13

 Tipo de actividad:
 Si una actividad se indica como Propia, significa que la
persona que la registra es quien la va a realizar
 Cuando se registra una actividad para que otra persona la
realice entonces se marca como Colaborativa y el sistema
muestra el campo para seleccionar el nombre de la persona
a quien se le asigna.
Una actividad colaborativa SOLO la puede realizar una
persona.
Cuando sea necesario que varias personas participen
es importante asignar una actividad para cada persona
y considerar la ponderación para cada una.


Registro de actividad… (Cont.)
14

 Prioridad
 La prioridad Alta indica que es una actividad que debe iniciar un
proceso de negociación con el supervisor hasta aceptar la fecha
compromiso.
 Cuando las prioridades son Media o Baja, únicamente se registra para
realizarse y no implica negociación.

 Ponderación
 Esta opción se utiliza únicamente cuando una actividad está asociada a
un proyecto. En el campo se captura el porcentaje o peso que la
actividad tenga como impacto en el proyecto.
Este valor ayudará a determinar el desempeño general del proyecto
basado en el nivel de cumplimiento de las actividades que tengan una
ponderación mayor.


Actividades en negociación
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 Al acceder al sistema lo primero que se muestra son las actividades que se
encuentran en negociación. Se da click en el hipervínculo del nombre para
acceder a la visualización de los detalles de la actividad, donde el usuario
puede:
 Aceptar
 Declinar
 Contraproponer

Si al acceder el sistema solo
presenta los menús es porque
no se tienen actividades
pendientes para negociar


Actividades en negociación
16

Símbolo Acción Rol Resultado

Si acepta la actividad, queda asignada al
Supervisor/
responsable. La puede visualizar en el menú
Líder
supervisar para emitir comentarios.
Aceptar
Responsable Si acepta la actividad le queda asignada y la puede
de la visualizar en el listado de actividades para capturar
actividad avances.
Supervisor/ Al declinar, escribe una justificación, se notifica al
Líder responsable y la actividad no se realiza.
Declinar Responsable Escribe una justificación y el supervisor /líder de
de la proyecto recibe notificación para aceptar o hacer
actividad nueva propuesta.
Supervisor/ Indica la fecha compromiso, justifica y el
Líder responsable de la actividad recibe notificación
Contraproponer Responsable Indica la fecha compromiso, justifica y el supervisor
de la /líder recibe notificación
actividad


Actividades en proceso
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 Las actividades que se encuentran en
proceso se pueden visualizar tanto por el
supervisor /líder de proyecto como por el
responsable de realizarlas.
 Responsable de la actividad
 Menú ActividadListado de actividades
 Supervisor /líder de proyecto
 Menú Actividad Supervisar
 Para visualizar las actividades asociadas a un
proyecto
 Menú proyecto  proyecto –Actividad

Mis actividades
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El listado de actividades muestra
las actividades por estatus : sin
iniciar o en proceso y el
semáforo muestra el tiempo
transcurrido

Cuando una actividad llegó a su fecha
compromiso y no se concluyó, se indica con
el botón rojo

Al haber transcurrido el 75% del tiempo de
una actividad se enciende el indicador
amarillo

Cuando una actividad está en proceso y no
ha transcurrido el 75% de tiempo, el
indicador es verde

Elaboró Alma Rojo arojo@lopezdelcastillo.com.mx Si una
actividad no ha iniciado el indicador
Abril-2010
se muestra color blanco

Mis actividades … (Cont.)
19

 Cuando una actividad se acepta, su estatus se
cambia a en proceso y durante esa etapa
 El responsable:
 Captura avances de la actividad
 Solicita prórroga para concluirla
 Concluye la actividad

 El supervisor:
 Puede consultar los avances
 Emite comentarios


Supervisión de actividades
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Al dar click en el listado de las
actividades a supervisar el líder de
proyecto/supervisor puede emitir
comentarios y /o adjuntar algún archivo
al responsable. Este será notificado vía
correo electrónico


Seguimiento a actividades
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Cuando se accede a la
actividad es posible:
• capturar avance,
•marcarla para concluir
• solicitar prórroga.

•Al capturar avance se registra en el log de la actividad y se envía
notificación al supervisor o líder cuando es prioridad alta
•Si se solicita prórroga se notifica al líder /supervisor para iniciar
nuevamente fase de negociación
•Al concluir actividad, ésta pasa al listado de históricos y cuando
es prioridad alta se notifica al supervisor/líder de proyecto

Consultar proyectos
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Los proyectos manejan dos tipos de
estatus:
•Por tiempo del proyecto
•Por desempeño.

El desempeño del proyecto depende de las
actividades de alta ponderación vencidas o por
vencer

Concluir proyecto
23

Una vez que se han concluido las actividades de
un proyecto éste puede ser terminado.

Para concluir el proyecto es necesario marcar
como completos los entregables

En el listado de proyectos se selecciona el
proyecto y se da click en el hipervínculo con el
nombre del proyecto para abrirlo.

Se pone en modo edición usando en botón editar y
se concluye pulsando la opción concluir proyecto


Concluir proyecto … (Cont.)
24


Evaluación de resultados de un
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proyecto
Una vez que concluye un proyecto el líder o
supervisor realiza la evaluación de los
resultados para concluir el ciclo de
coordinación de acciones

Esta evaluación mide el resultado final del
proyecto y del equipo de trabajo.

Dentro de la evaluación de proyecto se
documenta el aprendizaje y experiencias
adquiridas


26
proyecto
 Rubros que se evalúan en un proyecto
 Proyecto
 Sise cumplió en tiempo
 Dentro del presupuesto
 De acuerdo al requerimiento del cliente

 Equipo del proyecto
 Desempeño
 Actitud
 Habilidades


27
proyecto
 Rubros que se evalúan en un proyecto
 Actividades
Con base en su ponderación, las actividades de un
proyecto terminadas en tiempo se contabilizan con el
total de su ponderación y la suma debe dar 100 como
resultado ideal de la realización de actividades


28
proyecto
 Criterios de evaluación y ponderación:
Existen 4 criterios con los que se evalúan tanto los
proyectos como al equipo
Criterio Valor
Completamente satisfecho 100
Satisfecho 75
Insatisfecho 50
Completamente insatisfecho 25


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