word

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS
QUIMICAS Y DE LA SALUD
ESCUELA DE ENFERMERÍA
I
Manual de
Microsoft
Office Word
201O
Mgs. Diana Gómez Montoya
DOCENTE

CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................ - 1 -
1.1 EJECUTAR WORD 2010 ..................................................................... - 1 -
1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL ........................................... - 2 -
1.2.1 GRUPOS DE HERRAMIENTAS ................................................... - 2 -
1.2.2 INICIO (HOME) ............................................................................. - 3 -
1.2.3 INSERTAR (INSERT). .................................................................. - 4 -
1.2.4 DISEÑO DE PÁGINA (PAGE LAYOUT) ....................................... - 8 -
1.2.5 REFERENCIA (REFERENCES) ................................................. - 10 -
1.2.6 CORRESPONDENCIA (MAILINGS) ........................................... - 13 -
1.2.7 REVISAR (REVIEW)................................................................... - 15 -
1.2.8 VER (VIEW) ................................................................................ - 18 -
1.2.9 LAS REGLAS.............................................................................. - 20 -
1.2.10 LA BARRA DE ESTADO ............................................................ - 21 -
1.2.11 LOS BOTONES DE PRESENTACIÓN ....................................... - 21 -
1.2.12 LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ...................................... - 22 -
1.2.13 BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA ..................... - 22 -
2 TRABAJO SOBRE UN DOCUMENTO...................................................... - 24 -
2.1 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO .................................................. - 24 -
2.2 EDICIÓN DE UN DOCUMENTO........................................................ - 25 -
2.2.1 CORREGIR ERRORES .............................................................. - 26 -
2.3 GUARDAR DOCUMENTOS .............................................................. - 26 -
2.3.1 SEGURIDADES .......................................................................... - 30 -
2.4 CERRAR DOCUMENTO ................................................................... - 31 -
2.5 ABRIR UN DOCUMENTO ................................................................. - 31 -
2.6 CERRAR WORD................................................................................ - 32 -
3 AYUDA DE WORD ................................................................................... - 33 -
4 IMPRIMIR ............................................................................................ - 34 -
4.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................... - 34 -
4.1.1 VISTA DISEÑO DE IMPRESIÓN ................................................ - 34 -
4.1.2 VISTA PRELIMINAR................................................................... - 34 -
4.1.3 DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA IMPRIMIR ............................ - 36 -
I

5 CONFIGURACIÓN DE PÁGINAS (PAGE SETUP)................................... - 41 -
5.1 MÁRGENES (MARGINS) .................................................................. - 43 -
5.1.1 ENCUADERNACIÓN (GUTTER) ................................................ - 44 -
5.1.2 ORIENTACIÓN (ORIENTATION) ............................................... - 44 -
5.2 PÁGINAS (PAGES) ........................................................................... - 45 -
5.3 VISTA PREVIA (PREVIEW)............................................................... - 45 -
5.4 PAPEL (PAPER) ................................................................................ - 47 -
5.4.1 ORIGEN DEL PAPEL (PAPER SOURCE) ................................. - 47 -
5.4.2 OPCIONES DE IMPRESIÓN (PRINT OPTIONS) ....................... - 48 -
5.5 DISEÑO DE PÁGINA (LAYOUT) ....................................................... - 48 -
5.5.1 SECCIÓN (SECTION) ................................................................ - 49 -
5.5.2 POSICIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA (HEADERS
AND FOOTERS) ....................................................................................... - 49 -
5.5.3 NÚMEROS DE LÍNEA (LINE NUMBERS) .................................. - 50 -
5.5.4 BORDES (BORDERS)................................................................ - 51 -
5.5.5 NÚMEROS DE PÁGINA ............................................................. - 51 -
6 FORMATOS .............................................................................................. - 55 -
6.1 FORMATO DE UN TEXTO ................................................................ - 55 -
6.2 FORMATO CARÁCTER .................................................................... - 56 -
6.2.1 FUENTE (FONT) ........................................................................ - 56 -
6.2.2 TAMAÑO (FONT SIZE) .............................................................. - 57 -
6.2.3 COLOR DE LA FUENTE (FONT COLOR).................................. - 58 -
6.2.4 EFECTOS ................................................................................... - 58 -
6.2.5 PREDETERMINAR (DEFAULT). ................................................ - 59 -
6.2.6 ESPACIO ENTRE CARACTERES (CHARACTER SPACING). .. - 59 -
6.3 FORMATO PÁRRAFO (PARAGRAPH) ............................................. - 60 -
6.3.1 ALINEACIÓN (ALIGN) ................................................................ - 61 -
6.3.2 SANGRÍA (INDENT). .................................................................. - 62 -
6.3.3 SANGRÍA Y ESPACIO (INDENTS AND SPACING). .................. - 62 -
6.3.4 ALINEACIÓN (ALIGNMENT). ..................................................... - 62 -
6.3.5 SANGRÍA (INDENTATION). ....................................................... - 63 -
6.3.6 ESPACIADO (SPACING) ........................................................... - 63 -
6.3.7 INTERLINEADO (LINE SPACING). ............................................ - 64 -
6.4 RELACIÓN ENTRE SALTOS DE PÁGINA Y PÁRRAFOS. ............... - 64 -
II

6.4.1 LÍNEAS Y SALTOS DE PÁGINA (LINE AND PAGE BREAKS). . - 64 -
6.5 PAGINACIÓN (PAGINATION) ........................................................... - 65 -
6.6 TABULACIONES (INDENTATION) .................................................... - 66 -
6.7 CAMBIO A MAYÚSCULAS (CHANGE CASE) .................................. - 68 -
6.8 COPIAR FORMATO (FORMAT PAINTER) ....................................... - 69 -
6.9 PANELES DE FORMATO.................................................................. - 70 -
6.10 INSERTAR WORDART ..................................................................... - 73 -
6.11 LETRA CAPITAL (DROP CAP).......................................................... - 81 -
7 ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA (SPELLING AND GRAMMAR) ................ - 83 -
7.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................... - 83 -
7.2 REVISIÓN ORTOGRÁFICA............................................................... - 84 -
7.3 OPCIONES DE ORTOGRAFÍA:......................................................... - 87 -
7.4 REVISIÓN GRAMATICAL.................................................................. - 90 -
7.4.1 REVISAR AL FINALIZAR ........................................................... - 90 -
7.4.2 AUTOCORRECCIÓN ................................................................. - 93 -
8 IMÁGENES Y GRÁFICOS ........................................................................ - 96 -
8.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................... - 96 -
8.2 IMÁGENES ........................................................................................ - 96 -
8.2.1 IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS. ..................... - 96 -
8.2.2 IMÁGENES NO VECTORIALES O DE MAPA DE BITS. ............ - 96 -
8.3 INSERTAR IMÁGENES ..................................................................... - 97 -
8.3.1 INSERTAR DESDE LA GALERÍA EN LÍNEA ............................. - 98 -
8.3.2 INSERTAR IMAGEN DESDE UN ARCHIVO (PICTURE). .......... - 99 -
8.4 MANIPULAR IMÁGENES ................................................................ - 100 -
8.5 GRÁFICOS ...................................................................................... - 103 -
8.5.1 REPRESENTACIÓN DE DATOS EN FORMA GRÁFICA......... - 103 -
8.5.2 TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS .......................................... - 103 -
8.5.3 IMÁGENES NO VECTORIALES O DE MAPA DE BITS. .......... - 103 -
8.5.4 IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS. ................... - 104 -
8.6 INSERTAR AUTOFORMAS (AUTOSHAPES) Y DIBUJAR ............. - 104 -
8.7 MODIFICAR GRÁFICOS ................................................................. - 105 -
8.7.1 AÑADIR TEXTO A LOS GRÁFICOS ........................................ - 106 -
8.8 ORGANIGRAMA.............................................................................. - 107 -
3

8.8.1 Crear un Gráfico SmartArt ........................................................ - 107 -
9 EDITOR DE ECUACIONES .................................................................... - 114 -
9.1 DISEÑO DE UNA FÓRMULA MATEMÁTICA .................................. - 115 -
9.1.1 EJEMPLO DEL DISEÑO DE UNA FÓRMULA.......................... - 116 -
9.2 EDITOR DE ECUACIONES PARA DOCUMENTOS CON VERSIÓN
2003. - 122 -
10 SECCIONES ....................................................................................... - 123 -
10.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................. - 123 -
10.2 CREAR SECCIONES ...................................................................... - 123 -
10.2.1 INSERTAR UN SALTO DE SECCIÓN...................................... - 123 -
10.2.2 CAMBIAR EL TIPO DE SALTO DE SECCIÓN ......................... - 124 -
10.2.3 ELIMINAR SECCIONES ........................................................... - 126 -
10.2.4 DESVINCULAR SECCIONES .................................................. - 126 -
11 ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA................................................. - 128 -
11.1 ACTIVAR LA REGIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA .. - 128 -
11.2 OPCIONES DEL MENÚ HERRAMIENTAS DEL ENCABEZADO Y PIE
DE PÁGINA ................................................................................................ - 130 -
11.2.1 CREAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ............................. - 134 -
11.2.2 CAMBIO DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA...................... - 136 -
12 NOTAS AL PIE Y AL FINAL ................................................................ - 139 -
12.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................. - 139 -
12.2 NUMERACIÓN AUTOMÁTICA ........................................................ - 140 -
12.3 INSERTAR UNA NOTA AL PIE O NOTA AL FINAL ........................ - 140 -
12.3.1 MODIFICAR FORMATO DE UNA NOTA AL PIE O NOTA AL FINAL -
140 -
12.3.2 MOVER O COPIAR UNA NOTA AL PIE O NOTA AL FINAL ... - 144 -
12.3.3 ELIMINAR UNA NOTA AL PIE O UNA NOTA AL FINAL.......... - 144 -
12.3.4 VER E IMPRIMIR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL ........... - 145 -
12.3.5 NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL DE UNA PÁGINA WEB .. - 145 -
13 COLUMNAS ........................................................................................ - 146 -
13.1 CREACIÓN DE COLUMNAS ........................................................... - 146 -
13.2 MODIFICACIÓN DE COLUMNAS ................................................... - 148 -
13.3 ELIMINACIÓN DE COLUMNAS ...................................................... - 148 -
14 ESTILOS ............................................................................................. - 149 -
4

14.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................. - 149 -
14.2 APLICAR ESTILOS.......................................................................... - 149 -
14.3 CREAR ESTILOS ............................................................................ - 153 -
14.4 MODIFICAR ESTILOS ..................................................................... - 154 -
14.5 PROPIEDADES DE LOS ESTILOS ................................................. - 156 -
14.5.1 TIPO DE ESTILO ...................................................................... - 157 -
14.5.2 ESTILO BASADO EN ............................................................... - 160 -
14.5.3 ESTILO DE PÁRRAFO SIGUIENTE......................................... - 161 -
14.5.4 ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE....................................... - 161 -
14.5.5 NUEVOS DOCUMENTOS BASADOS EN ESTA PLANTILLA.. - 161 -
14.6 BORRAR UN ESTILO (DELETE…) ................................................. - 162 -
14.7 ORGANIZADOR DE ESTILOS ........................................................ - 162 -
14.7.1 Personalizar los estilos ............................................................. - 163 -
14.7.2 Galería de estilos ...................................................................... - 164 -
15 TABLAS DE CONTENIDOS ................................................................ - 165 -
15.1 CREACIÓN DE UNA TABLA DE CONTENIDO ............................... - 165 -
15.1.1 SELECCIÓN DE ESTILOS ....................................................... - 165 -
15.1.2 UBICACIÓN DE LA TABLA DE CONTENIDOS........................ - 166 -
15.1.3 INSERCIÓN DE LA TABLA DE CONTENIDOS........................ - 167 -
15.1.4 ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO ............................. - 169 -
15.1.5 Eliminar una tabla de contenido ................................................ - 170 -
16 ÍNDICE ALFABÉTICO ......................................................................... - 171 -
16.1 MARCAR ENTRADAS DE UN ÍNDICE ............................................ - 171 -
16.2 INSERTAR UN ÍNDICE.................................................................... - 174 -
16.3 ELIMINAR UNA ENTRADA DEL ÍNDICE ........................................ - 175 -
16.4 ACTUALIZAR UN ÍNDICE ............................................................... - 175 -
17 MARCADORES ................................................................................... - 176 -
17.1 INSERTAR MARCADORES ............................................................ - 176 -
17.2 VISUALIZAR MARCADORES ......................................................... - 178 -
17.3 DESPLAZARSE A UN MARCADOR................................................ - 180 -
17.4 ELIMINAR UN MARCADOR ............................................................ - 180 -
18 HIPERVÍNCULOS ............................................................................... - 181 -
18.1 INSERTAR HIPERVÍNCULOS......................................................... - 181 -
5

18.1.1 HIPERVÍNCULO HACIA UN DOCUMENTO EXISTENTE O HACIA
UNA PÁGINA WEB. ................................................................................ - 183 -
18.1.2 HIPERVÍNCULO HACIA UN LUGAR EN EL MISMO DOCUMENTO -
184 -
18.1.3 HIPERVÍNCULO HACIA UN NUEVO DOCUMENTO ............... - 185 -
18.1.4 HIPERVÍNCULO HACIA UN CORREO ELECTRÓNICO VACÍO - 185
-
18.2 ELIMINAR UN HIPERVÍNCULO ...................................................... - 186 -
19 TABLAS............................................................................................... - 187 -
19.1 CREAR TABLAS.............................................................................. - 187 -
19.2 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA .................................... - 189 -
19.3 SELECCIONAR PARTES DE UNA TABLA ..................................... - 190 -
19.4 COMBINAR, DIVIDIR CELDAS Y TABLAS ..................................... - 191 -
19.5 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS ................................................... - 192 -
19.6 ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS .................................................... - 193 -
19.7 DAR FORMATO A TABLAS ............................................................ - 194 -
19.8 ALINEACIÓN Y POSICIÓN DE LOS ELEMENTOS EN UNA TABLA - 196
-
19.9 DISEÑAR TABLAS IRREGULARES................................................ - 197 -
19.10 REPETIR CABECERAS EN TABLAS GRANDES........................ - 198 -
19.11 TABLAS ANIDADAS .................................................................... - 198 -
19.12 OPERACIONES MATEMÁTICAS EN TABLAS ........................... - 199 -
19.13 INSERCIÓN DE CAMPOS DE CÁLCULO ................................... - 202 -
19.14 CÁLCULOS QUE REFERENCIAN A DATOS DE OTRAS TABLAS ..... -
206 -
20 COMBINAR CORRESPONDENCIA.................................................... - 209 -
20.1 CREACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL .................................. - 209 -
21 TRABAJANDO CON VARIOS DOCUMENTOS .................................. - 222 -
21.1 INTRODUCCIÓN ............................................................................. - 222 -
21.2 TRABAJANDO CON DOCUMENTOS SIMULTÁNEAMENTE ......... - 222 -
21.3 ORGANIZAR DOCUMENTOS ......................................................... - 223 -
21.4 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ................................................ - 224 -
21.5 VISUALIZAR VARIAS PARTES DE UN DOCUMENTO .................. - 224 -
21.6 MOSTRAR DOS DOCUMENTOS, UNO AL LADO DEL OTRO ...... - 225 -
6

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Introducción
- 1 -
1 INTRODUCCIÓN
Microsoft Word 2010 (Microsoft - nombre de la casa fabricante de este
software, 2010 – versión de este programa) es un programa capaz de asistir de
modo integral la elaboración de documentos, revisando la ortografía y la
gramática, con la posibilidad de darle a dicho documento una presentación
profesional que puede incluir formatos establecidos, columnas, tablas,
imágenes, hipervínculos, hipertexto, grabaciones de video o sonido y que,
además, puede ser elaborado por un equipo de redactores a través de una red
corporativa. Eso es Word 2010, un procesador de palabras.
1.1 EJECUTAR WORD 2010
Para ejecutar el programa Word se puede proceder de varias maneras, la más
común es a través del botón Inicio (Start) , luego el comando Todos los
programs (All Programs), luego el comando Microsoft Office y luego Microsoft
Word 2010 . Inmediatamente aparecerá la pantalla inicial del programa
como se muestra en la siguiente imagen.

1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL
En la pantalla inicial de Word encontramos los siguientes elementos.
1.2.1 GRUPOS DE HERRAMIENTAS
Los grupos son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente
cualquier comando. Ahora en el Office 2010 cada uno de las fichas se
despliega en forma de iconos para una mejor apreciación de los comandos. Al
ejecutar Word aparecen visibles una serie de grupos que pertenecen a lo que
en el anterior Office se denominaba la Barra de Formato y Barra Estándar.
La barra de título. Contiene el nombre del documento sobre el que se está
trabajando en ese momento. Cuando cree un documento nuevo se le asigna el
nombre provisional Documento2 (Document2), hasta que lo guarde y le asigne
el nombre que quiera. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar, restaurar y cerrar.
- 2 -

La banda de opciones. Desde las pestañas de esta banda se puede ejecutar
todos los comandos de Word 2010.
Cuando se ejecuta Word2010 aparece un menú de pestañas. Al seleccionar
cada pestaña, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos
más utilizados.
- 3 -
1.2.2 INICIO (HOME)
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre Copiar, Cortar
y Pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.
 Portapapeles (Clipboard), el mismo que contiene las
siguientes opciones:
Cortar (Cut), Corta la selección del documento y la
pega en el portapapeles.
Copiar (Copy), Copia la selección y la coloca en el portapapeles.
Copiar Formato (Format Painter), Copia el formato de un sitio y lo
aplica en otro. Debe hacer doble clic en el botón para aplicar el mismo
formato a varias ubicaciones del documento.
Pegar (Paste), pega el contenido del portapapeles.
 Fuente (Font), con estas opciones se
cambia el tipo de fuente, el tamaño
de la fuente, aumentar o disminuir el

tamaño de la fuente, aplicar negrita, cursiva, subrayado, bordes, color de
relleno, color a la fuente.
 Párrafo (Paragraph), Este grupo nos
permite cambiar la justificación de los
márgenes, el interlineado, agregar
viñetas, esquemas numerados, aplicar
sangrías, ordenar la información, aplicar bordes, colores, mostrar u ocultar
códigos ocultos de Word.
- 4 -
 Estilos (Styles), El
grupo nos permite
aplicar los diferentes
estilos que tiene
predeterminado el programa Microsoft Word, como son conjuntos de
fuentes, colores, tamaños de letra, etc. etc. Así también permite crear
nuestros propios estilos de acuerdo a lo que queremos aplicar en nuestros
documentos.
 Edición (Editing), este grupo permite realizar lo siguiente:
Buscar (Find), busca texto en el documento.
Reemplazar (Replace), reemplaza texto en el documento.
Seleccionar (Select), selecciona texto u objetos en el documento.
1.2.3 INSERTAR (INSERT).
A través de los grupos de esta ficha se inserta diferentes tipos de elementos en
un docuemnto de Word. Los grupos son:

 Páginas (Pages), el grupo nos permite realizar lo siguiente:
Portada (Cover Page), inserta una portada con formato completo.
Puede agregar el título, autor, fecha y otros datos.
Página en Blanco (Blank Page), Inserta una nueva página en blanco
en la posición del cursor.
Salto de Página (Page Break), Inicia la página siguiente en la posición
actual.
 Tabla (Table), Inserta o dibuja una tabla en el documento, en Word
también puede convertir el texto existente en una tabla o viceversa.
 Ilustraciones (Illustrations), con
este grupo, podemos realizar lo
siguiente:
Imagen (Picture), Inserta una imagen de un archivo.
Imágenes Prediseñadas (Clip Art), inserta imágenes prediseñadas en
el documento, incluyendo dibujos, películas, sonidos o fotografías
almacenadas para ilustrar un concepto específico.
Formas (Shape), Inserta formas previamente diseñadas como
rectángulos y círculos, flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y
llamadas.
SmatArt (SmartArt), inserta un gráfico SmartArt para comunicar
información visualmente. Incluyen listas gráficas y diagramas de
procesos, así como gráficos más complejos como por ejemplo
diagramas de Venn u Organigramas.
Gráfico (Graph), Inserta un gráfico para ilustrar y comparar datos.
Barras, anillos, líneas, áreas y superficie son algunos de los tipos
disponibles.
- 5 -

Screenshot(), inserta una captura de pantalla de una ventana abierta de
Windows.
 Vínculos (Links), mediante este grupo usted podrá
- 6 -
realizar lo siguiente:
Hipervínculo (Hyperlink), crea un vínculo a una
página Web, una imagen, una dirección de correo electrónico o un
programa.
Marcador (Bookmark), Crea un marcador para asignar un nombre a un
punto específico en un documento. Puede crear hipervínculos para
pasar directamente a la ubicación del marcador.
Referencia Cruzada (Cross-reference), hace referencia a elementos
como encabezados, ilustraciones y tablas insertando una referencia
cruzada como “Ver tabla 6 a continuación” o “Volver a la página 8”. Estas
se actualizan automáticamente si mueve el contenido a otra ubicación.
De forma predeterminada, las referencias cruzadas se insertan como
hipervínculos.
 Encabezado y pie de página (Header & Footer),
mediante este grupo usted podrá realizar lo siguiente:
Encabezado (Header), edita el encabezado del
documento. El contenido del encabezado aparecerá en la parte superior
de cada página impresa.
Pie de Página (Footer), Edita el pie de página del documento. El
contenido del pie de página aparecerá en la parte inferior de cada página
impresa.
Número de Página (Page Number), Inserta números de página en el
documento.

 Texto (Text), con el grupo se puede
- 7 -
Cuadro de Texto (Text Box),
inserta cuadros de texto con formato previo.
Elementos rápidos (Quick Parts), inserta piezas de contenido que se
pueden volver a utilizar, incluyendo campos, propiedades de documento
como el título o autor o cualquier fragmento de código con formato previo
que cree.
WordArt (WordArt), Inserta texto decorativo en el documento.
Letra Capital (Drop Cap), Crea una letra capital al principio de un
párrafo.
Línea de firma (Signature Line), inserta una línea de firma que
especifique la persona que debe firmar. Para insertar una firma digital,
es necesario obtener un id. Digital como el proporcionado por un socio
con certificado de Microsoft.
Fecha y Hora (Date & Time), inserta la fecha y hora actuales en el
documento actual.
Objeto (Object), inserta un objeto incrustado.
 Símbolos (Symbols), con este grupo usted puede realizar lo
siguiente:
Ecuación (Equation), inserta ecuaciones matemáticas comunes o
permite crear ecuaciones propias con la biblioteca de símbolos
matemáticos.
Simbolo (Symbol), inserta símbolos que no existen en el teclado, como
símbolos de copyright, símbolos de marca registrada, marcas de párrafo
y caracteres Unicode.

1.2.4 DISEÑO DE PÁGINA (PAGE LAYOUT)
Esta ficha contiene grupos de comandos que permiten aplicar diseños y
formatos a las páginas de un documento. Sus grupos son:
 Temas (Themes), con este grupo se puede realizar lo siguiente:
Temas (Themes), cambia el diseño general de todo el
documento, incluidos los colores, las fuentes y los efectos.
Colores (Colours), cambia los colores del tema actual.
Fuente (Fonts), cambia las fuentes del tema actual.
Efectos (Efects), cambia los efectos del tema actual.
 Configuración de página (Page
Setup), el grupo le permite realizar lo
siguiente:
Márgenes (Margins), selecciona los tamaños de los márgenes para
todo el documento o para la sección actual.
Orientación (Orientation), cambia el diseño de la página entre
horizontal y vertical.
Tamaño (Size), elige un tamaño de papel para la sección actual.
Columnas (Columns), Divide el texto en dos o más columnas.
Saltos (Breaks), Agrega saltos de página, sección o columna al
documento.
Números de Línea (Line Numbers), agrega números de línea a los
márgenes junto a cada línea del documento.
- 8 -

Hifenación ( Hyphenation), nos permite configurar que ocurre cuando
una línea llega al borde de la página para que no baje la palabra entera,
sino baje la silaba que no cabe en la línea.
 Fondos de Página (Page Background), las opciones del
grupo le permiten realizar lo siguiente:
Marca de Agua (Watermark), Inserta texto fantasma
detrás del contenido de la página. Generalmente se utiliza para indicar
que un documento se debe tratar de manera especial, como
Confidencial o Urgente.
Color de Página (Page Color), Selecciona un color para el fondo de la
página.
Bordes de Página (Page Borders), Agrega o cambia el borde alrededor
de la página.
 Párrafo (Paragraph), estas
opciones le permiten alinear el
texto a la izquierda, a la derecha,
aplicar un espaciado entre líneas
del párrafo o simplemente abrir el cuadro de diálogo para elegir más
opciones que ofrece el grupo.
 Organizar (Arrange), el grupo le permite realizar lo siguiente:
Posición (Position), coloca el
objeto seleccionado en la
página. El texto se establece
automáticamente para ajustarse
al objeto.
Traer al frente (Bring to Front), trae el objeto seleccionado delante del
resto de objetos para que ninguna parte quede oculta detrás de otro
objeto.
- 9 -

Enviar al fondo (Send to Back), Envía el objeto seleccionado detrás del
resto de objetos.
Ajuste del Texto (Text Wrapping), modifica el modo en que se ajusta el
texto al objeto seleccionado. Para configurar el objeto de manera que se
mueva junto con el texto, seleccione “En línea con el texto”.
Alinear (Align), alinea los bordes de varios objetos seleccionados.
Puede centrarlos o distribuirlos de manera uniforme en la página.
Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan
considerar como un solo objeto. Girar (Rotate), gira o voltea el objeto
seleccionado.
1.2.5 REFERENCIA (REFERENCES)
Esta ficha contiene grupos de comandos que permiten trabajar con tablas de
contenidos, índices, notas al pie, tablas de figuras, referencias cruzadas, etc.
Los grupos son:
 Tabla de Contenido (Table of Contents), el grupo le permite realizar lo
- 10 -
siguiente:
Tabla de Contenido (Table of Contents),
agrega una tabla de contenido al documento.
Agregar Texto (Add Text), Agrega el párrafo
actual como una entrada en la tabla de contenido.
Actualizar tabla (Update Table), Actualiza la tabla de contenido para
que todas las entradas hagan referencia al número de página correcto.

 Notas al pie (Footnotes), el grupo le permite
- 11 -
Insertar nota al pie (Insert Footnote),
Agrega una nota al pie. La numeración cambia automáticamente de
acuerdo a como se insertan las notas al pie.
Insertar nota al final (Insert Endnote), agrega una nota al final del
documento.
Siguiente nota al pie (Next Footnote), permite desplazarse a la
siguiente nota al pie del documento.
Mostrar notas (Show Notes), se desplaza por el documento para
mostrar la ubicación de las notas al pie y de las notas al final.
 Citas y Bibliografía (Citations & Bibliography),
el grupo le permite realizar lo siguiente:
Insertar Cita (Insert Citation), Cita un libro,
un artículo de periódico u otra publicación periódica como fuente de una
parte de información del documento. Elige una fuente de la lista creada o
solicita información para una nueva fuente.
Administrar Fuentes (Manage Sources), Muestra la lista de todas las
fuentes citadas en el documento.
Estilo (Style), Permite elegir el estilo de cita que se utilizará en el
documento.
Bibliografía (Bibliography), Agrega una bibliografía en la que se
enumeran todas las fuentes citadas en el documento.
 Títulos (Captions), el grupo le permite realizar
lo siguiente:
Insertar Cita (Insert Caption), Agrega un

título o imagen a una imagen. Un título es una línea de texto que
aparece debajo de un objeto para describirlo.
Insertar Tabla de Ilustraciones (Insert Table of Figures), Inserta una
tabla de ilustraciones en el documento. Una tabla de ilustraciones
incluye una lista de todas las ilustraciones, tablas o ecuaciones del
documento.
Actualizar Tabla (Update Table), Actualiza la tabla de ilustraciones
para incluir todas las entradas en el documento.
Referencia Cruzada (Cross-reference), Hace referencia a elementos
como encabezados, ilustraciones y tablas insertando una referencia
cruzada. Las referencias cruzadas se actualizan automáticamente si
mueve el contenido a otra ubicación. De forma predeterminada las
referencias cruzadas se insertan como hipervínculo.
 Indice (Index), el grupo le permite realizar lo
- 12 -
siguiente:
Marcar entrada (Mark Entry), Incluye el texto
seleccionado en el índice del documento.
Insertar índice (Insert Index), inserta un índice en el documento. Un
índice es una lista de palabras clave del documento junto con los
números de página donde aparecen las palabras.
Actualizar índice (Update Index), Actualiza el índice para que todas las
entradas hagan referencia al número de página correcto.
 Tabla de Autoridades (Table of Authorities), el grupo le
permite realizar lo siguiente:
Marcar Cita (Mark Citation), agrega el texto
seleccionado como una entrada a la tabla de autoridades.
Insertar Tabla de Autoridades (Insert Table of Authorities), Inserta
una tabla de autoridades en el documento. Una tabla de autoridades

enumera los casos, estados, y otras autoridades citadas en el
documento.
Actualizar tabla (Update Table), actualiza la tabla de autoridades para
incluir todas las citas en el documento
1.2.6 CORRESPONDENCIA (MAILINGS)
Esta ficha contiene grupos de comandos que permiten combinar
correspondencia, los grupos son:
 Crear (Create), con este grupo usted podrá realizar lo
- 13 -
siguiente:
Sobres (Envelopes), Crea e imprime sobres.
Etiquetas (Labels), Crea e imprime etiquetas. Puede
elegir de entre un número de estilos y formas conocidas de etiquetas de
papel.
 Iniciar combinación de correspondencia
(Start Mail Merge), con las opciones de este
grupo se podrá realizar lo siguiente:
Iniciar combinación de correspondencia (Start Mail Merge), Inicia
una combinación de correspondencia para crear una carta modelo que
vaya a imprimir o enviar por correo electrónico varias veces, enviando
cada copia a un destinatario diferente. Puede insertar campos, como
Nombre o Dirección, que Word reemplazará automáticamente por
información procedente de una base de datos o lista de contactos para
cada copia de la carta modelo.

Seleccionar Destinatarios (Select Recipients), Elige la lista de
personas a las que se enviará la carta. Puede escribir su propia lista,
utilizar los contactos de Otulook o conectar con una base de datos.
Editar lista de destinatarios (Edit Recipient List), permite realizar
cambios en la lista de destinatarios y decidir cuál de ellos recibirá la
carta. También puede ordenar, filtrar, buscar y quitar duplicados o validar
direcciones de la lista.
- 14 -
 Escribir e insertar
campos (Write & Insert
Fields), el grupo le
permite:
Resaltar campos de combinación (Highlight Merge Fields), Resalta
los campos insertados en el documento. De esta manera puede ver las
partes de la carta modelo que se reemplazarán con información de la
lista de destinatarios seleccionada.
Bloque de Direcciones (Address Block), Agrega una dirección a la
carta. Especifique el formato y la ubicación, y Word reemplazará con las
direcciones reales de la lista de destinatarios cuando termine la
combinación de correspondencia.
Línea de Saludo (Greeting Line), Agrega una línea de saludo al
documento.
Insertar campo combinado (Insert Merge Field), Agrega cualquier
campo de la lista de destinatarios del documento, como por ejemplo:
“Apellido”, “Teléfono particular” o “Teléfono del trabajo”. Cuando termine
la combinación de correspondencia, Word reemplazará estos campos
con la información real de la lista de destinatarios.
Reglas (Rules), Permite especificar reglas para agregar la posibilidad de
toma de decisiones en la combinación de correspondencia.

Insertar Campos (Match Fields), le
permite indicar a Word el significado de
diferentes campos de la lista de
destinatarios que van a agregarse en el
documento.
Actualizar etiquetas (Updates Labels), si está creando etiquetas,
actualícelas todas en el documento para utilizar la información de la lista
de destinatarios. Para la combinación de correspondencia en una carta
impresa o correo electrónico, este comando no es necesario.
 Vista previa de Resultados (Preview Results), la opción le permite
- 15 -
Vista previa de resultados (Preview Results), Reemplaza los campos
de combinación del documento con datos reales de la lista de
destinatarios para ver la apariencia final.
Buscar Destinatario (Find Recipient), Busca y obtiene la
vista previa de un registro específico en la lista de destinatarios
buscando texto.
Comprobación automática de errores (Auto Check for Errors),
Especifica cómo controlar los errores generados al completar la
combinación de correspondencia. También puede simular dicha
combinación para ver los errores que se generarán.
 Finalizar (Finish), completa la combinación de correspondencia. Puede
crear documentos separados para cada copia de carta y enviarlos
directamente a la impresora o por correo electrónico.
1.2.7 REVISAR (REVIEW)
Este grupo de comandos permite trabajar con el control de la escritura, los
grupos de comandos son:

 Revisión (Proofing), el grupo le permite realizar lo
- 16 -
siguiente:
Ortografía y Gramática (Spelling & Grammar),
comprueba la ortografía y gramática del texto en el documento.
Referencia (Research), Abre el panel de tareas de referencia y busca
en los materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y
servicios de traducción.
Sinónimos (Thesaurus), Sugiere otras palabras con un significado
parecido a las palabras que ha seleccionado.
Contar palabras (Word Count), busca el número de palabras,
caracteres, párrafos y líneas del documento. También puede descubrir el
recuento de palabras en la barra de estado en la parte inferior de la
ventana.
 Lenguaje (Lenguaje), el grupo le permite realizar lo
siguiente:
Traducir (Translate), Traduce el texto seleccionado a
un idioma diferente.
Lenguaje (Language), establece el idioma utilizado para comprobar la
ortografía y gramática del texto seleccionado.
 Comentarios (Comments), el grupo le permite realizar
lo siguiente:
Nuevo comentario (New Comment), agrega un
comentario sobre la selección.
Eliminar (Delete), elimina el comentario seleccionado.

Anterior (Previous), va al comentario anterior en el documento.
Siguiente (Next), se desplaza al siguiente comentario del documento.
 Seguimiento (Tracking), el grupo le permite realizar lo siguiente:
Control de Cambios (Track Changes),
controla todos los cambios realizados en
el documento, incluidas las inserciones,
eliminaciones y los cambios de formato.
Marcas mostradas finales (Final Showing Markup), selecciona cómo
desea ver los cambios propuestos en el documento. El documento final
muestra el documento con los cambios propuestos incluidos. El original
muestra el documento antes de realizar ningún cambio. El documento
marcado muestra los cambios que se han propuesto.
Mostrar marcas (Show Markup), Elige qué tipo de marcado desea mostrar
en el documento. Puede ocultar o mostrar comentarios, inserciones y
eliminaciones, cambios de formato y otros tipos de formato.
Panel de Revisiones (Reviewing Pane), muestra las revisiones en otra
ventana.
 Cambios (Changes), el grupo le permite realizar lo
- 17 -
siguiente:
Aceptar (Accept), Obtiene acceso a otras
opciones como aceptar todos los cambios del documento.
Rechazar (Reject), rechaza el cambio actual y vaya al siguiente cambio
propuesto.
Previous (Anterior), va a la marca de revisión anterior del
documento para aceptarla o rechazarla.
Siguiente (Next), se desplaza a la siguiente marca de revisión
del documento para aceptarla o rechazarla.

 Comparar (Compare), esta opción le permiten comparar o combinar varias
- 18 -
versiones de un documento.
 Proteger (Protect), el grupo le permite realizar lo siguiente:
Bloquear Autores (Block Authors), impide a los
autores cambiar secciones específicas en un
documento que se almacena en un espacio de trabajo.
Restringir Edición (Restrict Editing), restringe el modo al que se tiene
acceso al documento.
1.2.8 VER (VIEW)
Esta ficha contiene grupos de comandos que permiten ver un documento de
diferentes maneras, estos grupos son los siguientes:
 Vistas de Documento (Documents
Views), el grupo le permite realizar lo
siguiente:
Diseño de Impresión (Print Layout), muestra el documento tal y cómo
aparecerá en la página impresa.
Lectura de pantalla completa (Full Screen Reading), muestra el
documento en vista de lectura a pantalla completa para maximizar el
espacio disponible para lectura o comentarios del documento.
Diseño Web (Web Layout), muestra el documento como sería como
página Web.
Esquema (Outline), muestra el documento como un esquema y muestra
las herramientas de esquema.

Borrador (Draft), muestra el documento como un borrador para editar el
texto rápidamente. Algunos elementos del documento como
encabezados y pies de página no estarán visibles en esta vista.
 Mostrar u Ocultar (Show/Hide), podrá realizar lo
- 19 -
siguiente:
Regla (Ruler), muestra las reglas utilizadas para
medir y alinear objetos en el documento.
Líneas de cuadrícula (Gridlines), Activa las líneas de cuadrícula para
alinear los objetos del documento.
Panel de navegación (Navigation Pane), Activa en el margen izquierdo
un panel para navegar dentro del documento por títulos, miniaturas de
páginas o menú de búsqueda.
 Zoom (Zoom), permite realizar lo siguiente:
Zoom (Zoom), abre el cuadro de diálogo de
Zoom para especificar el nivel de zoom del
documento. En la mayoría de los casos, también puede utilizar los
controles de zoom de la barra de estado en la parte inferior de la
ventana para acercar o alejar el documento.
100%, aplique un zoom del 100% del tamaño normal al documento.
Una Página (One Page), acerca el documento para que se ajuste toda
la página en la ventana.
Dos Páginas (Two Pages), acerca el documento para que dos páginas
se ajusten en la ventana.
Ancho de página (Page Width), acerca el documento para que el
ancho de la página coincida con el ancho de la ventana.
 Ventana (Windows), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Nueva ventana
(New Window),
abre una nueva
ventana que contenga una vista del documento actual.
Organizar todo (Arrange All), coloca en mosaico todas las ventanas de
los programas abiertos en paralelo en la pantalla.
Dividir (Split), divide la ventana actual en dos partes para que pueda
ver las diferentes secciones del documento al mismo tiempo.
Ver en paralelo (View Side by Side), muestra los dos documentos en
paralelo para poder comparar el contenido.
Desplazamiento Sincrónico (Synchrorous Scrolling), Sincroniza el
desplazamiento de los dos documentos para que se desplacen juntos.
Para que se active esta función debe activar primero la opción Ver en
paralelo.
Restablecer posición de la ventana (Reset Window Posititon),
restablece la posición de la ventana del documento que se está
comparando en paralelo para que compartan la pantalla. Para activar
esta característica primero debe activar la opción Ver en paralelo.
Cambiar ventanas (Switch Windows), pasa a una ventana abierta
actualmente diferente.
 Macros (Macros), permite ver la lista de macros desde la que se
puede ejecutar, crear o eliminar una macro.
- 20 -
1.2.9 LAS REGLAS
Las reglas nos permiten establecer tabulaciones y sangrías en los párrafos
seleccionados, colocar los márgenes, etc.

- 21 -
1.2.10 LA BARRA DE ESTADO
La barra de estado nos muestra la página, sección, línea y columna en que
nos encontramos.
También si están activos determinados modos, como por ejemplo, el modo
sobre escritura SOB, y el idioma.
El botón de los caracteres invisibles. Como se puede ver en la
ilustración de muestra, cada palabra aparece separada por un espacio
señalado mediante un punto, los párrafos acaban con un símbolo , y los
tabuladores con una flecha.
Estas son marcas que luego no se imprimirán y que tienen como función
indicar los espacios, saltos de párrafo, tabulaciones, etc., que se van
insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incómodas son
de una gran utilidad para llevar un correcto control del formato.
Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su
presentación al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botón de la
barra de herramientas Estándar. Se desactiva presionando el mismo botón.
1.2.11 LOS BOTONES DE PRESENTACIÓN
En Word 2010 un mismo documento lo podemos ver de diferentes formas es lo
que se llama modo de presentación. Estos botones permiten pasar de un modo
de presentación a otro.

1.2.12 LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del
documento de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
1.2.13 BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA
Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuáles no en esta barra, es lo
que se suele llamar "personalizar".
Para habilitar o deshabilitar las opciones hacemos un clic en este icono que
se encuentra al final de la barra de herramientas. Se abrirá una ventana, como
la que vemos en la imagen de la parte inferior, con el resto de los botones de la
barra. Hacer clic en el botón que se quiera utilizar y al utilizar un nuevo botón,
este se añade a la parte visible de la barra. Para quitar un botón de la parte
visible de la barra quitar el visto de las opciones de la barra.
Para quitar o agregar más botones de la barra hacer clic en Más Comandos
(More Commands)) y aparecerá una lista como la que vemos a continuación,
en la cual debemos elegir la opción o el botón que queremos agregar y
hacemos un clic en el botón Añadir (Add) como se muestra en la siguiente
figura:
- 22 -

Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Word Introducción
- 23 -

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Uso de la ficha Archivo
2 TRABAJO SOBRE UN DOCUMENTO
En la parte superior de la pantalla se encuentra la barra del título, en la que
aparece el nombre del documento sobre el que se está trabajando. Si Word se
ha ejecutado sin especificar sobre qué documento trabajar, se abre un
documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1 (Document 1).
Cuando se guarda el documento se debe cambiar el nombre.
2.1 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO
Para crear un nuevo documento en Microsoft Word 2010, hacemos un clic en el
menú Archivo (File) ubicado en el extremo superior izquierdo,
posteriormente nos aparecerá una ventana que se muestra en la siguiente
imagen:
- 24 -

En este menú, al elegir Nuevo (New) nos permite crear un nuevo documento a
partir de un documento en blanco (Blank document) o de una plantilla
Template), presionar el botón Crear (Create).
Si se elige un documento en blanco la imagen que aparece es la siguiente y en
la que se debe empezar a editar.
2.2 EDICIÓN DE UN DOCUMENTO
Para editar un documento, se escribe el texto iniciando desde la parte superior
izquierda de la hoja. No se presiona la tecla INTRO cuando se llega al final de
una línea.
Existe una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según se va
escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a
escribir la siguiente letra que tecleemos. No confunda el punto de inserción con
el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de
texto y esta otra cuando está sobre los menús, e incluso puede tomar otras
- 25 -

formas. También se puede ver una raya horizontal como ésta que indica
dónde acaba el documento. Cuando mueve el ratón, lo que está moviendo es
el puntero; cuando pulse las teclas de dirección, se mueve el punto de
inserción.
- 26 -
2.2.1 CORREGIR ERRORES
Cuando cometa un error, y se dé cuenta inmediatamente, pulse la tecla
Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada.
Cuando se dé cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras
más, debe pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no
borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar donde está el error; entonces
pulse Retroceso para borrar el error.
Por último, si se da cuenta del error cuando tiene el punto de inserción lejos de
donde está el error, mueva el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y
pulse el botón izquierdo del ratón; verá como el punto de inserción se desplaza
justo a esa posición y entonces ya puede pulsar Retroceso . La tecla suprimir
(Del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto
de inserción.
2.3 GUARDAR DOCUMENTOS
Para guardar documentos, utilizar los comandos Guardar (Save) y
Guardar como (Save As) de la ficha Archivo (File) . Al utilizar el
comando Guardar como (Save As), Word mostrará un cuadro de dialogo
como el que ve a continuación que le permite cambiar el nombre del archivo, el
tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar el comando Guardar (Save) no se
abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se actualizan los cambios que
haya efectuado en el documento en su actual ubicación. Sin embargo, si utiliza
el comando Guardar (Save) con un documento nuevo, que no ha sido
guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como
(Save as).

También se puede cambiar la carpeta predeterminada. Para esto debe ir a la
ficha Archivo (File), elegir el botón Opciones de Word (Word Options)
y aparecerá una pantalla en la que hará clic en Guardar (Save)
para ver una pantalla como esta.
En la opción Guardar archivos en este formato (Save files in this format)
seleccionar Documentos de Word (Word Documents), como vemos en la
figura:
- 27 -

Posteriormente elegiremos la opción Localidad del archivo (Default file
location), aquí debemos seleccionar la nueva carpeta que queremos que
aparezca como predeterminada y hacer clic en Aceptar (Ok).
Para seleccionar una nueva carpeta puede hacer clic en uno de los íconos de
la izquierda o desplazarse por la estructura de archivos hasta encontrarla; o
crear una nueva carpeta con el ícono .
En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y
carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guardar como
(Save as), en este caso Documentos (Documents). Para guardar un archivo
- 28 -

debe tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo: - Guardar as
(Save as) - Nombre del archivo (File name) - Guardar como tipo (Save as
type).
Guardar como, aquí se debe indicar la carpeta o directorio dentro del cual va a
guardar el documento. Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada
Documentos, si quiere guardar su archivo en otra carpeta debe buscarla y
hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar como (Save as).
Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta, Word dispone de cinco
carpetas (Historial (History), Mis documentos (My Documents), Escritorio
(Desktop), Favoritos (Favorites), Carpetas Web (Folder Web)) a las que se
pueden acceder haciendo clic en uno de los cinco iconos de la izquierda.
Nombre del archivo (File name), escriba el nombre que quiera darle a su
archivo o documento. Cuando guardamos un documento por primera vez, en
este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento, en el
caso de la imagen de esta página aparece "Microsoft Word". Si no quiere
utilizar este nombre empiece a escribir otro nombre, sin hacer clic, y
automáticamente se borrará. Si quiere modificarlo haga clic sobre él. Guardar
como tipo (Save as type), el tipo de documento normalmente será Documento
de Word, pero tenemos un menú desplegable (haciendo clic en el triángulo de
la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
página Web (Web page), como ya veremos en el punto correspondiente.
- 29 -

- 30 -
2.3.1 SEGURIDADES
Estas son seguridades que se pueden asignar a un documento para que
únicamente sea la persona propietaria del archivo quien pueda abrir y leer el
contenido del archivo y/o modificar.
Para que un documento tenga seguridades se puede considerar lo siguiente:
Proteger con Contraseña (Encript with Password): método de seguridad
utilizado para restringir el acceso a sistemas informáticos y archivos delicados.
Cuando cree una contraseña, anótela y guárdela en un lugar seguro. Si pierde
la contraseña, no podrá abrir o tener acceso al documento protegido con la
contraseña. Para poner contraseñas siga uno de estos procedimientos:
Documento Final (Mark as Final)
Sirve para configurar un archivo como sólo lectura (Read-only recommended)
se usa para que el usuario abra el documento solamente para leerlo y no
modificarlo.
Restringir la Edición (Restrict Editing)
Restringe el acceso de los usuarios a la modificación o cambios del
documento.

- 31 -
2.4 CERRAR DOCUMENTO
Después de guardar un documento, éste continúa en la
pantalla y se puede seguir trabajando con él. Una vez
terminado de editar un documento se debe cerrar; al cerrarlo
no se borra del disco, simplemente se deja de utilizar y se
libera la memoria que estaba en uso.
Para cerrar un documento hacer clic en el menú Archivo (File), y luego clic en
Cerrar (Close). (Si se modificó el documento desde la última vez que se
guardó, preguntará si quiere guardar los cambios; contestar que Sí (Yes) o No).
Al cerrar el documento, éste desaparece de la pantalla.
2.5 ABRIR UN DOCUMENTO
Para utilizar un documento que existe guardado (en disquete, disco duro CD u
otro dispositivo de almacenamiento), primero, se debe abrir. Para ello hacer
Clic en el icono Abrir (Open), aparecerá una ventana similar a la que vemos en
la siguiente imagen:
Para abrir un documento de los que se muestran en la ventana seleccionarlo
haciendo Clic sobre él y luego Clic en el botón Abrir (Open). Otra forma más

rápida de abrir el documento es haciendo doble clic sobre él. Inmediatamente
el documento aparecerá en la pantalla.
- 32 -
2.6 CERRAR WORD
Terminado el trabajo con Word, cerrarlo para lo que se podría elegir cualquiera
de las siguientes opciones:
 Clic en el ícono cerrar (Close) de la esquina superior derecha de
la ventana.
 Clic en la ficha File elegir
 Clic en la ficha File elegir
 Con la combinación de teclas ALT+F4.

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Ayuda
de ayuda hacemos un clic en el
hipervínculo
información.
- 33 -
deseado y aparecerá la
3 AYUDA DE WORD
Para acceder a esta opción hacer un clic en
el icono el mismo que se encuentra
ubicado en el extremo superior derecho de
la pantalla y aparecerá la siguiente ventana
en la que se realiza todas las consultas
sobre Microsoft Word 2010.
Este menú permitirá acceder a los
principales contenidos, para ver los temas

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Imprimir
- 34 -
4 IMPRIMIR
4.1 INTRODUCCIÓN
Generalmente los documentos creados en Word deben ser impresos en papel.
Para esto proceder de la siguiente manera:
4.1.1 VISTA DISEÑO DE IMPRESIÓN
Un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones de
presentación . El primer botón es la vista diseño de impresión
(Print Layout) que permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con
gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc. En la mayor parte de
las ocasiones será suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero en
ocasiones podemos necesitar algunas funciones más, en ese caso podemos
utilizar la vista preliminar.
4.1.2 VISTA PRELIMINAR
Este elemento (vista preliminar) nos permite ver y realizar los últimos ajustes al
documento antes de imprimirlo físicamente en papel, con esto ahorramos
tiempo y dinero y el documento se imprimirá tal y como nosotros lo queremos.
La vista preliminar permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con
gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc. pero además permite
ver varias páginas a la vez, aumentar y reducir el tamaño, y algunas cosas más
que vamos a ver ahora.
Para desplegar la vista preliminar ir al menú elegir Imprimir (Print) y el
programa le mostrar las varias impresoras instaladas, las opciones de número
de copias y configuraciones especiales de impresión. Además de una vista
preliminar así:

Esta vista preliminar a la derecha nos permite hacernos una idea exacta de
cómo va a quedar el documento impreso ya que muestra elementos que no se
ven en la vista Normal como son los gráficos, cabeceras y pies de página, así
como los márgenes, también permite ver la página completa. Dispone de
herramientas para realizar unas funciones adicionales que vamos a ver a
continuación. Aumentar/reducir Al posicionar el
elemento deslizante con el signo más o el signo menos y hace que el
documento aumente o disminuya el tamaño. Además dispone de una
herramienta para visualizar las diversas páginas a ser impresas.
Se puede imprimir haciendo Clic en el botón
También puede realizar la misma operación usando las teclas CTRL + P
ofreciéndole el mismo menú de impresión, en donde podemos cambiar alguna
característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo
alguna página del documento, etc.
- 35 -

4.1.3 DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA IMPRIMIR
Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro
de diálogo:
- 36 -
Impresora (Printer)
En el recuadro Impresora, podemos elegir la
impresora por la que queremos que salga la
impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a
nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Haciendo clic en el enlace
Propiedades de la impresora (Printer Properties) podemos cambiar algunos
parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos
impresión en color o blanco/negro, etc.
Imprimir todas las páginas (Print All Pages)
Imprime todo el documento. Además en este
recuadro indicamos las páginas que queremos
imprimir, basta con hacer clic en la opción deseada.
Imprime la Página actual (Print current page)
Imprime la página en la que se encuentra situado
el punto de inserción en ese momento.
Paginas Seleccionadas (Print Custom Range)
Permite indicar qué páginas o sección queremos que nos imprima.
Si queremos páginas saltadas, poner los números de página separados por
coma, por ejemplo: 2, 8, 10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10. Para indicar un
intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por
ejemplo: 4 - 7 imprimiría las páginas 4, 5, 6 y 7. Se puede indicar un intervalo
sin página inicial para indicar hasta, por ejemplo: -3 imprimiría las paginas 1, 2
y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar desde, por ejemplo
12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última, ambas inclusive.

También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo:
2, 3, 10- imprimiría las páginas 2, 3, 10, 11 hasta la última.
- 37 -
Copias (Copies)
En el recuadro Copias se indica el número de copias que
queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado
en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número
de copias. Es necesario ingresar el número de página en el cuadro de diálogo.
Imprimir un solo lado (Print one sided)
Imprime el documento en forma consecutiva imprimiendo las hojas de papel
secuencialmente en una sola cara.
Imprimir en los dos lados
Imprime el documento en la cara y la contracara, el usuario deberá alimentar
las hojas manualmente una a una de acuerdo con la cara que le corresponda
imprimir.
Clasificadas (Collated)
Imprime una copia entera y después otra copia.
Sin Clasificar (uncollated)
Imprime todas las copias de cada página juntas.
Orientación (Orientation)
Permite elegir la orientación en que el documento será impreso.
Margenes(Margins)
Permite reconfigurar los márgenes de impresión.
Tamaño del papel (paper size)
Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4.

Páginas por hoja (Pages per sheet)
Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4
páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos
ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las
versiones provisionales de nuestros documentos.
- 38 -
Valores recomendables
Podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar
al tamaño del papel el menú desplegable nos ofrece varios
valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Este último valor puede
producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable
es poner el tamaño del papel que estemos usando, usualmente A4, para este
tamaño se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Páginas por hoja.
4.1.3.1 IMPRESORAS
La configuración de este cuadro de diálogo
depende del tipo de impresora que esté instalada
en su computadora.
4.1.3.2 BUSCAR IMPRESORA (FIND PRINTER)
Para llegar a esta opción en el Menú impresoras
escoger la opción Añadir impresora (Add Printer).
Esta opción permite buscar una impresora que
servirá para imprimir nuestros documentos, para ello se debe llenar el cuadro
de diálogo que se presenta a continuación:

- 39 -
4.1.3.3 OPCIONES DE IMPRESIÓN
Para acceder al menú de opciones de impresión lo hacemos por medio de la
ficha Archivo elegimos , luego y podremos activar
o desactivar los siguientes casilleros:
Dibujos creados en Word (Print Drawings created in Word) Active la casilla
de verificación Dibujos para que se impriman los objetos de dibujo creados en
Word. Si desactiva la opción Word no imprime ningún objeto creado en el
documento.
Imprimir Propiedades del documento (Print Document Properties) Imprime
la información del resumen del documento en una página independiente
después de imprimir el documento. Puede imprimir las propiedades y otra
información del documento como, por ejemplo, texto oculto o códigos de
campo, junto con el documento o por separado.
Imprimir Texto Oculto (Print Hidden text) Imprime el texto oculto de un
documento. Word no imprimirá el subrayado de puntos que aparece en pantalla
bajo el texto oculto.

Actualizar campos (Update fields before printing) Actualiza todos los
campos de un documento antes de imprimirlo.
Actualizar automáticamente la información vinculada (Update linked data
before printing) Actualiza cualquier información vinculada de un documento
antes de imprimirlo.
Actualizar campos antes de imprimir (Update Field before printing)
Imprime códigos de campo en lugar de los resultados de campo. Por ejemplo,
imprime {TIME @ "d de MMMM de aaaa"} en lugar de 22 de febrero de 1997.
- 40 -

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Configuración de páginas
5 CONFIGURACIÓN DE PÁGINAS (PAGE SETUP)
Word permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de
una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que
se aplican en cualquier libro. Con la opción de Configuración de Página se
puede definir el aspecto general que tendrán todas las páginas del documento
en el momento de imprimirse en la impresora.
Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes en los
cuales no se puede escribir.
Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una
mayor claridad de la exposición se verán agrupadas en tres categorías:
márgenes, papel y diseño.
Para acceder a este menú hacemos un clic en la ficha Diseño de Página (Page
Layout), dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y
orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La
mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Configurar página
al que se accede desde el menú Archivo (File) y Configurar página (Page
Setup).
Si deseamos visualizar el menú tradicional para configurar la página debemos
hacer un clic en el siguiente icono ubicado en el extremo inferior derecho,
nos mostrará la siguiente ventana:
- 41 -

Este cuadro de diálogo presenta tres pestañas, una para cada grupo de
instrucciones: Márgenes (Margins), Papel (Paper) y Diseño (Layout)
- 42 -

- 43 -
5.1 MÁRGENES (MARGINS)
Los márgenes marcan el espacio que el programa debe
dejar entre el borde del papel y donde se empieza a
escribir. Para esto debe introducir las medidas en el cuadro correspondiente:
superior, inferior, izquierdo, derecho. En esta pantalla se debe escoger la
categoría o ficha Márgenes.
Margen Superior (Top)
Se refiere al espacio que hay entre el filo superior de la hoja (física) y la primera
línea de texto. Para cambiar una medida, se puede utilizar las flechas del
costado derecho del número en el cuadro, para aumentar flecha arriba y para
disminuir flecha abajo. O también con el Mouse hacer un clic en el cuadro del
número y digitar la medida deseada con ayuda del teclado. Se debe tomar en
cuenta la unidad de medida que se encuentra establecida (cm. “centímetros”,
mm. “milímetros”, “pulgadas”, pto. “puntos”, pi “pica”) en las opciones generales
(Word Options)
Margen Inferior (Bottom)
Se refiere al espacio que hay entre la última línea de texto y el filo inferior de la
hoja.
Margen Izquierdo (Left)
Se refiere al espacio que hay entre el filo izquierdo de la hoja y el inicio del
texto.
Margen Derecho (Right)
Se refiere al espacio que hay entre la última letra del texto y el filo derecho de
la hoja.

5.1.1 ENCUADERNACIÓN (GUTTER)
El margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la
encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque,
en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la
parte izquierda de las páginas impares pero en la derecha de las pares, en el
área de texto se debe modificar el valor extra para el borde izquierdo o superior
para la encuadernación y se mostrará como en las figuras siguientes.
Posición del margen interno (Gutter position) Se refiere a la posición del
margen de encuadernación y usted puede elegir izquierdo o Superior como se
muestra en las imágenes siguientes:
5.1.2 ORIENTACIÓN (ORIENTATION)
Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (Portrait) (la más usual) o
la posición horizontal (Landscape) (también llamada apaisada).
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5.2 PÁGINAS (PAGES)
Podemos establecer varias páginas (Multiple pages), en ese caso tenemos
varias opciones: Márgenes simétricos
(Mirror margins), Dos páginas por hoja
(2 pages per sheet) o Libro plegado
(Book fold). Al establecer cada una de
estas opciones la vista previa le
mostrará claramente en qué consisten.
Si selecciona márgenes simétricos se
imprimirá un documento en las dos
caras de la hoja es necesario establecer márgenes simétricos, es decir los
márgenes interiores son iguales y los exteriores también, como se muestra en
la figura. Esto es aplicable también en el caso en que el documento tenga un
estilo libro. Dos páginas por hoja, se imprimirá dos páginas en una sola hoja. Al
seleccionar Libro plegado para la configuración de página, Microsoft Word
imprime dos páginas en una sola cara del papel. Al plegar el papel, se abre
como un libro. Esta opción va dirigida a los documentos con más de dos
páginas. La orientación de la hoja en esta opción es horizontal.
5.3 VISTA PREVIA (PREVIEW)
Aquí se van mostrando los efectos que tienen todas las formas escogidas
sobre el documento en los diferentes márgenes de la hoja.

5.4 Aplicar a (Apply to): Aquí se tiene varias opciones y se refiere únicamente
hacia que parte del documento se van a aplicar estos márgenes, orientación,
tamaño del papel y diseños escogidos.
Solo a esta sección (This section): En el caso de
que se esté trabajando con varias secciones en un
documento, se puede aplicar estas configuraciones
y diseños solo a las secciones requeridas. De aquí en adelante (This point
forward): Se aplicará desde la hoja en la que estaba el cursor hacia delante
Todo el documento (Whole document): Se aplicará sobre todas las páginas
del documento
El botón (Set As Default) Los márgenes, orientación y diseños
escogidos se lo establece para todos los documentos nuevos que se crearán
en el futuro. Existe otra forma de establecer los márgenes para las hojas de un
documento, aunque es algo más fácil y gráfico, pero un poco impreciso.
3 1 2
En primer lugar el documento debe estar en vista Diseño de página (Print
Layout) y además estar activado la Regla (Ruler) en la opción de Ver (View)
del Menú Principal
Luego, con el Mouse se arrastra el icono de margen a la posición deseada,
como se muestra en la figura anterior, esto se utiliza para los 4 márgenes de la
hoja. El icono que señala la flecha 1 permite modificar el margen izquierdo de
la hoja, el icono que señala la flecha 2 permite modificar el margen derecho, el
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icono que señala la flecha 3 el superior y para modificar el margen inferior,
sería necesario arrastrar hasta el final de la hoja y así aparecerá el icono
similar al que aparece en el margen superior de la hoja.
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5.4 PAPEL (PAPER)
En este apartado se configura el tamaño y la
orientación del papel. En el submenú Tamaño del
papel aparecen los tamaños soportados por la
impresora que se tenga seleccionada. En la
versión castellana del programa suele estar
seleccionado el tamaño A4 (21 x 29,7 cm.), que
es el que suelen usar todas las impresoras. En el
caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel
no estándar u otro que no aparezca listado, es
posible dar sus medidas en los cuadros Ancho
(Width) y Alto (Height). En el apartado Vista previa (Preview) se verán las
modificaciones que se haya hecho de tamaño y orientación.
5.4.1 ORIGEN DEL PAPEL (PAPER SOURCE)
Este apartado se refiere al tipo de papel que vaya a utilizar en la impresión.
Primera página (First Page): Cuando un documento tiene varias secciones, y
la página inicial de cada sección debe ser impresa en un tipo de papel especial,
se debe escoger la bandeja que contendrá este tipo de papel.

Otras páginas (Other Pages): Aquí se determina de cual bandeja la impresora
alimentará el papel para las demás páginas del documento en cada sección.
En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa (Preview) que nos
dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos
introducido al diseño de la página.
5.4.2 OPCIONES DE IMPRESIÓN (PRINT OPTIONS)
En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder al
botón Opciones de Impresión (Print Options) situada en la parte
inferior de la pestaña Papel (Paper). Nos aparecerá un nuevo cuadro de
dialogo con las distintas opciones para activar o desactivar (parte inferior). El
detalle de la impresión se explica en el tema de impresión más adelante en
este documento
5.5 DISEÑO DE PÁGINA (LAYOUT)
La mayor parte de las opciones de esta última pestaña son aplicables a los
encabezados y pies de página y a las secciones; sin embargo el tema de
encabezados, pies de páginas y secciones se explican en detalle en los temas
de Secciones y Cambios de encabezados y pies de páginas más adelante en
este documento.
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En este apartado se selecciona si se van a utilizar páginas pares e impares
diferentes (Diferent odd and even), y si también se va a utilizar una primera
página diferente (Diferent first page).
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5.5.1 SECCIÓN (SECTION)
Empezar sección: Si se ha insertado un salto de sección en
su documento mediante la opción Insertar (Insert) salto
(Break), se puede usar esta opción para especificar cómo
debería comenzar la siguiente sección, por ejemplo: En una
nueva página (New page), en una nueva columna (New column), en una
página impar (Odd page), etc.
5.5.2 POSICIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA (HEADERS AND
FOOTERS)
Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una
excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los

márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo
en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
Encabezado (Header): Se refiere al texto que se repetirá generalmente en
todas las hojas, en la parte superior de ellas. Este encabezado estará ubicado
entre el borde de la hoja y el espacio asignado en la medida a este; esto quiere
decir que el encabezado está dentro del margen superior.
Pie de Página (Footer): Se refiere al texto que se repetirá en todas las hojas,
en la parte inferior de ellas. Este pie de página estará ubicado entre el borde
inferior de la hoja y el espacio asignado para el margen inferior. Puede eliminar
el encabezado o pie de página de la primera página o crear un encabezado o
pie de página exclusivo para la primera página de un documento o la primera
página de cada sección de un documento. Si no desea que la primera página
incluya un encabezado o pie de página, deje en blanco las áreas
correspondientes de encabezado y pie de página.
5.5.3 NÚMEROS DE LÍNEA (LINE NUMBERS)
Para acceder a esta opción tenemos 2 alternativas y son:
Usando el menú Diseño de Página (Page Layout), posteriormente elegir la
opción Números de Línea (Line Numbers), como se muestra en la figura:
Ó podemos acceder usando el menú tradicional que se encuentra en la opción
de Diseño (Layout) de la opción Configuración de Página (Page Setup).
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Permite agregar un número formateado al inicio de cada línea de texto en un
documento, el formato del número se establece en el siguiente cuadro de
diálogo una vez que se haya activado el casillero Agregar números en línea
(Add line numbering).
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5.5.4 BORDES (BORDERS)
Con esta opción podemos establecer los bordes y sombreados que se aplicará
a la página.
5.5.5 NÚMEROS DE PÁGINA
Cuando creamos un documento, Word numera sucesivamente las páginas para
poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la
barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento. Si
queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento
cuando lo imprimamos deberemos insertarlos mediante el menú Insertar
(Insert), usando Encabezados y pies de página (Header and footer). Si
nuestro documento contiene Encabezados y Pies de página conviene insertar
también los números de página al mismo tiempo. Si no es así se pueden
insertar los números de página mediante el menú Insertar (Insert), que vamos
a ver ahora. En cualquier caso Word colocará los números de página en el
encabezado o el pie de página, según la posición que elijamos para el número
de página. Para insertar números de página debemos ir al menú Insertar
(Insert), Números de página (Page numbers)... y aparecerá un cuadro de
diálogo como este.

En esta opción debemos elegir si queremos que los números de página
aparezcan en la parte superior de la página (Top of page (header)) o inferior
(Bottom of page (footer)). Haciendo clic en el botón del triángulo podemos
seleccionar una de las dos alternativas. Además ingresando en estas mismas
opciones nos permitirá elegir la alineación que deseamos que se inserte la
numeración, ejemplo:
Si nos fijamos aparecen seis opciones que podemos elegir. Si nuestro
documento se va a imprimir en una sola cara de la hoja de papel es
conveniente elegir entre las alineaciones Izquierda (Left), Centro (Center) o
Derecha (Right), mientras que si vamos a imprimir a dos caras para
encuadernarlo como un libro conviene elegir entre Interior (Inside) y Exterior
(Outside). La más utilizada es la Exterior, en las páginas impares el número de
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página se imprime a la izquierda y en las páginas pares se imprimen a la
derecha.
Para ver los números de página en la pantalla de nuestro computador hay que
estar en modo vista Diseño de Impresión (Print layout) y se ven en un tono
más claro.
Formato (Format). Para acceder a esta opción elegimos del mismo menú la
opción Formato de Números de Página (Format Page Numbers…) Este botón
permite elegir el formato de los números de página.
Al hacer clic sobre la opción Formato de número de página (Format Page
Numbers…) se despliega una lista como la que vemos en la siguiente imagen
para que seleccionemos el formato que sea necesario. Tenemos dos
alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las
páginas:
1. Continuar desde la sección anterior (Continue from previous section)
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(o empezar desde uno).
2. Iniciar en el número que especifiquemos en el cuadro de al lado (Start
at).
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos
incluir el número del capítulo junto con el de la página, como veremos más
adelante. Si queremos incluir un texto detrás del número de página, como, por
ejemplo. "pág:" deberemos, en el modo vista de Diseño de página, hacer doble
clic sobre el número de página, con lo que se abrirá el encabezado o pie de

página, a continuación seleccionar el cuadro de texto que contiene el número
de página, escribir el texto "pág:" y dejar un espacio en blanco delante del
número de página.
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Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Formatos
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6 FORMATOS
Una de las características de un editor de textos son sus formatos porque a
través de ellos se puede construir documentos con una presentación de
magnífica calidad.
6.1 FORMATO DE UN TEXTO
Esta característica de formato de texto
puede ser usada en: caracteres (letras
o palabras) o párrafos. El formato del
texto de un documento cualquiera de
Word tiene que ver con: estilo, tipo de letra, tamaño de la letra, negrilla, cursiva,
subrayado, alineación, numeración, bordes, color de texto, entre otras. Por
ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o
colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato
que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio
contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo
que se dice en él la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.
Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word. Con un poco
de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados
espectaculares, incluso puede dar su toque de diseño de forma que sus
documentos se diferencien del resto. Cuando se termina de revisar el contenido
de un documento (o durante su preparación) se puede dar formato al texto. En
Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres
grandes grupos.
1. Formato carácter (Font). Afectan a los caracteres en sí mismos como
el tipo de letra o fuente, tamaño, color, letra capital, etc.
2. Formato párrafo (Paragraph). Afecta a grupos de caracteres como
líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.

3. Otros formatos. Se incluye el resto de acciones que se pueden hacer
sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración
y viñetas, bordes y sombreados, etc.
Además de las técnicas que se revisará en esta unidad, existen otras
posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas.
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6.2 FORMATO CARÁCTER
Los caracteres son todas las letras, números, signos
de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con
WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a
estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los
caracteres que están disponibles en el grupo de fuente.
6.2.1 FUENTE (FONT)
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en
gran medida el aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es
seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el
cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de
la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las
fuentes disponibles.
Observe que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de
fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.
El menú desplegable tiene tres zonas separadas
por: Fuentes de Fondo (Theme Fonts), Fuentes
usadas recientemente (Recently Used Fonts) y
Todas las Fuentes (All Fonts).

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento
de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letras disponibles,
también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez encontrada la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella
para aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el menú desplegable para buscar la fuente
podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo
directamente.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se
verá igual en la pantalla que en la impresora.
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6.2.2 TAMAÑO (FONT SIZE)
Para realizar esta tarea la podemos hacer mediante dos formas
básicas, haciendo un clic en la fechita del tamaño de la letra o
haciendo clic en el siguiente icono o escribirlo directamente en
el recuadro respectivo.
Otra forma de realizarlo usando el Microsoft Word 2010 es
seleccionando el texto a
modificar y nos aparece una barra con
las diferentes opciones de cambio de texto en el que nos permite cambiar tipos
de letra, tamaño, copiar el formato, etc. Así:
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los
tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Podemos cambiar el formato a: Negrita (Bold), Cursiva (Italic) y Subrayado
(Underline) Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón
correspondiente. Observe como al aplicar un estilo, el botón correspondiente
queda presionado (se ve en un tono más claro) . Para quitar un

estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer
clic sobre el botón adecuado.
También se puede aplicar varios formatos a la vez, por ejemplo, Negrita y
Cursiva . Simplemente hay que aplicar los estilos
consecutivamente.
6.2.3 COLOR DE LA FUENTE (FONT COLOR).
Podemos cambiar el color de los caracteres.
Seleccionar el texto al que vamos a cambiar el color y
hacer clic en el botón con el triángulo en Color de
fuente, aparecerá esta ventana para que hagamos clic
en el color deseado. Si el color que buscamos no está
en la ventana, hacer clic en Más colores (More
colors).y aparecerá una paleta con más colores para elegir.
Subrayado (Underline style). Elegir uno de los estilos de
subrayado. Una vez hemos elegido un tipo de subrayado
se activará la opción Color de subrayado, y podremos
abrir una ventana igual que la de color de fuente para
elegir el color del subrayado.
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6.2.4 EFECTOS
A continuación tenemos unas casillas para aplicar los efectos de Tachado .
Subscrito y Sobrescrito .
Además es posible aplicar efectos especiales escogiendo el icono
La casilla Oculto (Hidden) nos permite ocultar texto en un documento, de forma
que no se verá en pantalla ni aparecerá al imprimir el documento. Para ver
dicho texto al imprimir o en vista preliminar, ir al menú Archivo (File),

seleccionar el botón Opciones (Options) y activar la casilla Texto oculto
(Hidden text). Para ver el texto oculto en la pantalla, hacer clic en el botón
de la barra de herramientas Estándar.
6.2.5 PREDETERMINAR (DEFAULT).
Mediante el botón Predeterminar (Default), podemos cambiar las
opciones que se encuentren activas en Word 2010 y hacer que cualquier otra
fuente, tamaño, estilo, etc. sea el predeterminado, es decir, que sea el que se
utiliza en la plantilla llamada NORMAL. En esta plantilla están definidas las
características que tiene un nuevo documento. Lo único que hay que hacer es
elegir las características deseadas y hacer clic en Predeterminar (Default)
aparecerá un mensaje como éste pidiéndonos la confirmación.
6.2.6 ESPACIO ENTRE CARACTERES (CHARACTER SPACING).
Si hacemos clic en esta ficha Avanzado (Advanced) veremos el siguiente
cuadro de diálogo que nos permite cambiar las proporciones de los caracteres,
manteniendo el tamaño de fuente fijado en el cuadro de diálogo anterior.
La diferencia entre Escala (Scale) y Espacio (Spacing) es la siguiente: Escala
afecta a la anchura de cada letra, mientras que Espacio sólo afecta a la
distancia de separación entre caracteres.
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Con la opción Posición (Position) disminuido (Lowered), podemos escribir
subíndices, y con Posición elevado (Raised) escribiremos superíndices.
6.3 FORMATO PÁRRAFO (PARAGRAPH)
En Word, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo ,
normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic
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en el icono marca de párrafo.
Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o
INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la línea
automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta
marca de párrafo. Al insertar un párrafo, este toma las mismas características
de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de
un párrafo, basta con seleccionar su párrafo y modificar las características que
deseemos (hacer doble clic sobre el párrafo).
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias
características de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro. Las
marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en
el que se encuentran.
Manipular una marca de párrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese
párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de
párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si queremos
borrar todo el párrafo también debemos borrar su marca de párrafo.

Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y
la sangría, ambas suelen estar disponibles en el grupo de párrafo además del
espaciamiento entre párrafos y otras características adicionales.
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6.3.1 ALINEACIÓN (ALIGN)
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda (left) Centrada (Center) Derecha (Right) Justificada (Justify)
Este párrafo tiene
Este párrafo tiene
Este párrafo tiene
establecida
establecida la
establ eci d a
alineación izquierda.
alineación centrad a.
alineaci ón
derec ha.
Este párrafo tiene
una alineación
justificada.
Cuando se dice alinear un párrafo se refiere, normalmente, a su alineación
respecto de los márgenes izquierdo y derecho de la página, pero también
podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que
estamos dentro de una tabla.
Si desea ver otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir
aquí tiene la forma de Escribir al Vuelo al abrir un documento nuevo en Word
verá, si mueve el cursor por la pantalla, que este toma "extrañas formas". Es
debido a la función que le permite escribir libremente o escribir "al vuelo"
insertando a la vez una alineación de párrafo y sangrías.

Esta nueva función permite escribir en casi cualquier parte de una página
nueva, sin la necesidad de crear líneas en blanco como sucedía en Word97.
Solo es necesario colocar el cursor y hacer doble clic, y ya podremos comenzar
a escribir en ese punto.
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6.3.2 SANGRÍA (INDENT).
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la
derecha o izquierda.
Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones
ubicados en el grupo de párrafo, según queramos desplazar hacia la
izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón,
pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Puede ver cómo se
hace, junto con otras opciones de Párrafo (Paragraph) como la forma de variar
el espacio que separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o
interlineado.
El cuadro de diálogo inicial de formato párrafo es el que se muestra a
continuación, ahora veremos la ficha Sangría y espacio (Indent and Spacing),
la otra ficha Líneas y saltos de página (Line and Page breaks) la veremos en el
siguiente tema.
6.3.3 SANGRÍA Y ESPACIO (INDENTS AND SPACING).
En esta ficha vamos a ver la Alineación, el Espaciado y el Interlineado.
6.3.4 ALINEACIÓN (ALIGNMENT).

En este campo tenemos un botón para desplegar la lista con los cuatro tipos de
alineaciones disponibles. Izquierda (left), derecha (right), centrada (center) y
justificada (justify).
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6.3.5 SANGRÍA (INDENTATION).
Podemos fijar los cm. que queremos que se desplace el párrafo tanto a la
izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda (left) y/o Derecha
(Right). También podemos indicar uno de los dos tipos de sangría Especial
(Special) disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botón
de la derecha.
Primera línea (first line): desplaza la primera línea del párrafo un poco a la
derecha.
Francesa (Hanging): desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha
excepto la primera línea.
6.3.6 ESPACIADO (SPACING)
Aquí podemos fijar el espacio vertical que quedará entre el párrafo que hemos
seleccionado y el párrafo anterior y posterior.

6.3.7 INTERLINEADO (LINE SPACING).
El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, podemos
modificarlo mediante la opción de Interlineado que nos ofrece las siguientes
posibilidades: Sencillo (Single), es el establecido por defecto.1,5 líneas. Doble
(Double). Dos líneas. Mínimo (At least), al elegir esta opción podemos
especificar en el recuadro "En" (At) de la derecha los puntos deseados pero
hasta un valor mínimo para que no se superpongan las líneas. Exacto
(Exactly), como la opción anterior pero permitiendo la superposición de las
líneas. Múltiple, en el recuadro "En" (At) de la derecha podremos poner un
número de líneas, incluso con decimales.
6.4 RELACIÓN ENTRE SALTOS DE PÁGINA Y PÁRRAFOS.
Word inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la
página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde la
ficha Diseño de Página (Page layout) Salto (Break) y la opción Page o en
cualquier posición de la página con la combinación de teclas Ctrl + Enter.
Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo
quede dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún
problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo
no sea partido por un salto de página.
Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se
encuentra en el menú Formato (Format), Párrafo (Paragraph), ficha Líneas y
saltos de página (Line and page breaks). Esto se mostrará a continuación.
6.4.1 LÍNEAS Y SALTOS DE PÁGINA (LINE AND PAGE BREAKS).
En esta pantalla podemos controlar cómo se comportan los saltos de página
respecto de los párrafos.
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6.5 PAGINACIÓN (PAGINATION)
Control de líneas viudas y huérfanas ( Window/Orphan control).
Si activamos ésta casilla impediremos que por un salto de página automático
quede la última línea de un párrafo en la primera línea de una página (línea
viuda). También evitaremos que quede la primera línea de un párrafo como
última línea de una página (línea huérfana).
Conservar con el siguiente (Keep with next).
Activando esta casilla impediremos que el párrafo seleccionado y el siguiente
sean separados por un salto de página.
Conservar líneas juntas (Keep lines together).
Al activar esta casilla impediremos que un salto de página reparta entre dos
páginas el párrafo seleccionado.
Salto de página anterior (Page break before).
Inserta un salto de página en forma manual antes del párrafo seleccionado.
Suprimir números de línea (Suppress line numbers).
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Esta casilla activada evitará que aparezcan los números de línea, si los
hubiere, al lado del párrafo seleccionado.
No dividir con guiones (Dont hyphenate)
Así evitaremos que, en el párrafo seleccionado, las palabras sean divididas con
guiones al final de la línea, si es que esta opción se encuentra activada.
6.6 TABULACIONES (INDENTATION)
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulación TAB. Para ir a la tabulación anterior pulsar
MAYÚS + TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles
las tabulaciones. Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm.
Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos.
Además podemos definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver cómo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener
en cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen.
Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos:
Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar
la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos
irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada,
derecha, decimal y línea de separación.
Colocar el cursor en la regla horizontal cercano al borde inferior en la
posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos
como se inserta el icono con la tabulación seleccionada. Si queremos modificar
la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.
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Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes
tabulaciones: Izquierda en la posición 2,5 Centrada en la posición 4,7 Derecha
en la posición 6,7 Línea vertical de separación en la posición 8,2 Decimal en la
posición 9,2 Teniendo en cuenta que la escala varía un poco las proporciones
quedaría una tabla parecida a esta:
Observar la alineación de cada tabulación, la alineación decimal coloca la coma
decimal en la misma columna. También se pueden fijar las tabulaciones
mediante el menú Formato, Tabulaciones, dando la posición exacta en cm. y
especificando un carácter de relleno, como puntos o guiones, entre las
tabulaciones.
Mediante la ventana del grupo de Párrafo (Paragraph).
Elija el grupo Párrafo (Paragraph), de la opción que aparece seleccione la
opción denominada Líneas y saltos de página (Line and Page Breaks), a
continuación el botón tabulaciones (Tabs).
Se pueden establecer las tabulaciones de forma similar a como se hace con la
regla horizontal pero pudiendo añadir rellenos.
Para establecer las tabulaciones se teclea la posición en cm. en el campo
Posición (Tab stop position), a continuación hacer clic en el tipo de alineación
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deseada (Alignment), luego podemos elegir un tipo de relleno (Leader) con el
que se rellenarán los espacios en blanco a la izquierda de la tabulación y por
último pulsar el botón Fijar (Set), esto hará que la tabulación que acabamos de
crear aparezca en la lista de tabulaciones. Si queremos eliminar una tabulación
debemos seleccionarla, haciendo clic en la lista y pulsar el botón Eliminar
(Clear). También tenemos un botón para eliminar todas las tabulaciones (Clear
all) del párrafo en que nos encontramos.
Una vez que se tenga todas la tabulaciones preparadas pulsar el botón Aceptar
y se volverá a nuestro documento donde se verá en la regla horizontal los
iconos de las tabulaciones que se acaba de fijar.
Para modificar cualquier tabulación se puede utilizar esta ventana o la regla
horizontal, independientemente de la forma en la que se creó la tabulación.
Por último, en esta ventana podemos variar la distancia a la que se colocan las
tabulaciones predeterminadas, que es de 1,25 cm. basta con escribir otro
número en el área de texto tabulación predeterminada (default tab stop).
6.7 CAMBIO A MAYÚSCULAS (CHANGE CASE)
En el grupo de Fuente (Font), la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas
(Change case) nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del
texto seleccionado:
Tipo oración (Sentence case). La primera letra después de cada punto en
mayúsculas el resto en minúsculas. Minúsculas (lower case). Todas las letras
en minúsculas.
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MAYÚSCULAS (UPPERCASE). Todas las letras en mayúsculas. Tipo Título
(Capitalize Each Word). La primera letra de cada palabra en mayúscula y el
resto de la palabra en minúsculas.
tIPO iNVERSO (tOOGLE cASE). La primera letra de cada palabra en
minúscula y el resto de la palabra en mayúsculas
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando
Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente
de las tres formas, siguientes:
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 MAYÚSCULAS.
 minúsculas.
 Tipo oración.
6.8 COPIAR FORMATO (FORMAT PAINTER)
En la barra estándar tenemos disponible el icono para copiar formato.
Este icono permite copiar las características de formato de un texto para
aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que
estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para
copiar un formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a
la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato el
cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que
queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella.
Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato,
hacer doble clic en el icono de copiar formato el cursor tomará la forma de
brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para
acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.

En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras
o líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o
líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el
formato carácter como el formato párrafo.
Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un
documento con varios títulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el
formato de esos títulos bastaría con hacerlo en el primer título y luego copiar el
formato a los demás títulos del documento.
- 70 -
6.9 PANELES DE FORMATO
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta ¿Cómo podemos
saber qué formatos tiene aplicados un determinado texto?
Hay varias formas de responder a esta pregunta. Antes de la actual versión de
Word había algunas maneras aisladas de ver los formatos que tenía aplicado
un texto. Pero en la actual versión se ha dado un paso adelante mediante los
paneles de formato que resuelven este problema de un modo más satisfactorio.
Además los paneles de formato permiten aplicar formatos de una manera
eficiente. Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos (Styles)
muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes en la página y el
panel Mostrar formato (Reveal Formatting) que muestra de manera más
exhaustiva los elementos de formato.

Para acceder a los paneles de formato ir al menú Inicio (Home) y hacer clic en
del Grupo de Estilos (Syles), inmediatamente nos aparecerá la siguiente
ventana:
Panel Estilos (Styles). Como puede ver en la imagen, se aprecia fácilmente
cómo son los diferentes formatos ya que cada línea tiene aplicado el propio
formato a que hace referencia. La imagen muestra con y sin la opción Pre
visualizar ( Show Preview).
En la primera línea aparece Limpiar todo (Clear All), que hace que desaparezca
el formato del texto seleccionado, a continuación podemos ver los formatos
existentes en el documento
Formas sencillas de utilizar este panel
1. Ver el formato de nuestro documento.
Para ver el formato en una parte de nuestro documento sólo tenemos que
seleccionar el texto y en el panel de Estilos se visualizará las características de
formato que se ha aplicado a ese párrafo.
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2. Aplicar formatos.
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que
seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea
del panel que contenga el formato que queremos aplicar
Para Ver el formato y Modificarlo.
Al hacer clic con el botón derecho del ratón (menú contextual) en uno de los
elementos del formato que aparece, se abrirá el cuadro de diálogo
correspondiente para cambiar el formato; escogemos la opción Modificar
(Modify).
Por ejemplo al hacer clic en el botón Formato (Format) con el botón derecho
del mouse, elegir Fuente (Font) y se abrirá el cuadro de diálogo para modificar
la fuente. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio
panel.

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6.10 INSERTAR WORDART
Para acceder a esta opción seleccionamos de la ficha Insertar (Insert) el grupo
de Texto (Text), en el que tenemos lo siguiente:
Al hacer clic en la opción WordArt nos aparece el siguiente menú en el que
podemos elegir el diseño que queremos aplicar al texto:

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros
documentos. Para esto tenemos que introducir o seleccionar el texto al que
queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un
objeto gráfico WordArt. Observar que una vez aplicado WordArt a un texto
dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por
ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y
también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Este es un ejemplo rápido de lo que se puede hacer con WordArt. Para poder
editar un objeto de WordArt, se da un clic en el área del objeto, apareciendo de
pronto la barra de opciones Format del WordArt, como se muestra en la
siguiente figura:
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De izquierda a derecha el primer grupo sirve para insertar figuras para hacer el
WordArt, el segundo para dar formato al enmarcado color del fondo, línea de
borde y efectos especiales. El tercer grupo nos sirve para elegir estilos rápidos
de WordArt y para dar formato de color, borde, estilo y efectos especiales en la
fuente. El cuarto grupo sirve para elegir las opciones de dirección del texto,
alineación y asignar vínculos. El quinto grupo sirve para cambiar las opciones
del texto como son posición del texto, alineación con el texto, primer plano etc.
El sexto gruipo nos sirve para cambiar el tamaño del WordArt.
Ejemplo: Seleccionamos Insertar, WordArt, seleccionamos el estilo de la fuente
y escribimos el texto. El resultado es el siguiente:
Para cambiar el formato del WordArt, seleccionamos el WordArt y
automáticamente por medio de la ficha format (formatar) procedemos a
cambiar las opciones que se requieran, por ejemplo se va a seleccionar la
opción modificar el estilo del texto, transformación (transform) :
- 75 -

El texto se verá de la siguiente forma:
Para el color del relleno (Shape Fill): Permite seleccionar el color interior de la
figura. Seleccionar el objeto o figura que se desea llenar con un color de relleno
y pulsar el botón color de relleno (Shape Fill) y mostrará un panel de colores a
elegir.
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Si se desea llenar con algún efecto de relleno al texto, escoger la primera
opción del grupo WordArt Styles color de relleno de texto que a su vez
desplegará el cuadro de colores. Con el Degradado (Gradient) se puede
mezclar dos colores y sombrearlos a gusto con la opción More Gradients.
Color de línea : Permite seleccionar el color de las líneas del contorno del texto.
Seleccionar el objeto o figura que se desea poner color de línea y pulsar el
botón color de línea, escogiendo el color deseado del cuadro que aparece:
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Color de línea (Shape Outline): Permite seleccionar el color de las líneas que
se dibujen. Seleccionar el objeto o figura que se desea poner color de línea y
pulsar el botón color de línea, el caso de una figura, el color escogido afectará
al perfil de la misma, escoja el color deseado del cuadro que aparece:
En el menú Estilo de línea (Weight): Permite seleccionar el estilo de línea de la
figura seleccionada. Escoger el estilo del cuadro siguiente:
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Tipo de línea (Dashes): Permite seleccionar el tipo de línea de los siguientes:
Después de elegir un tipo de línea, todas las figuras seleccionadas tomarán en
sus líneas este tipo (Dash Line).
Estilo de flecha (Arrows): Permite seleccionar el tipo de flecha que se aplicará a
la línea o líneas seleccionadas en el dibujo, con las siguientes opciones:
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Shape Effects: Efectos de sombra, reflexión, iluminación, biselado, rotación
espacial pueden aplicarse desde este menú como muestra el ejemplo:
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6.11 LETRA CAPITAL (DROP CAP)
Normalmente, cuando se escribe un documento con un
formato de periódico, suele encontrarse con la
necesidad de aumentar el tamaño de la primera letra de un párrafo. A esta
característica, que el Word permite realizar, se le llama letra capital (Drop Cap)
y puede ser usada en cualquier documento, generalmente combinada con la
herramienta de Columnas, que se verá en un capítulo posterior.
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P
ara poner una letra capital, el cursor debe estar en una línea
cualquiera del párrafo. La máquina identificará la primera letra de
dicho párrafo para aumentarle de tamaño de acuerdo al formato
seleccionado.
Haciendo clic en el Menú Insertar (Insert), elegimos del grupo de Texto, la
opción Letra capital (Drop Cap), como se indica en la figura en donde se debe
elegir la Posición de la letra directamente.
Ó ingresando a Opciones de Letra Capital (Drop Cap
Option) en donde tenemos lo siguiente: Ninguna (None), En texto (Dropped) y

En Margen (In margin); la Fuente (Font), que es el tipo de letra que se va a
utilizar y que se selecciona desplegando la ventana; las Líneas (Line to drop)
que ocupa la letra capital; y, la Distancia (Distance from text) desde el texto a la
letra capital (en cm.).
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Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Ortografía y Gramática
7 ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA (SPELLING AND GRAMMAR)
- 83 -
7.1 INTRODUCCIÓN
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los
procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este
campo.
Evitar que existan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No
obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre
ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores
que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si
las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva
incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de
hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada
contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es
muy basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará ningún error puesto que
tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario,
aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso
"basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto
no sean erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan
errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no
concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica y una revisión gramatical o
ambas a la vez, como veremos a continuación.

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7.2 REVISIÓN ORTOGRÁFICA
Existen dos formas básicas de revisar la ortografía,
revisar una vez concluida la introducción del texto o
revisar mientras se va escribiendo el texto.
Revisar al finalizar:
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al
menú Revisar (Review), elegimos el grupo.
Revisión (Proofing) y hacer clic en el icono Ortografía y
gramática (Spelling and Grammar), aparecerá un cuadro de diálogo como la
imagen inferior, hacemos un clic en el icono de Opciones (Options)
debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía mientras se escribe
(Check Spelling as you type).
Una vez editado todo o parte de nuestro documento, y queremos revisar la
ortografía, procederemos de una de estas dos formas:
Haciendo clic en el icono del menú Revisar (Review) o Pulsando F7.
Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un
posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello.
Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de
las acciones disponibles en esta ventana. Vamos a verlo con el ejemplo que se
muestra en esta imagen.

En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma
que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español (Ecuador).
En la zona titulada "No se encontró (Not in Dictionary):" aparece en color rojo la
palabra no encontrada en el diccionario.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias (Suggestions): que contiene
una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus
diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se
encontrará la palabra correcta (botón). En este caso el error era la ausencia de
la tilde (acento).
En el ejemplo tenemos una sola palabra en el recuadro de sugerencias, en
otros casos nos aparecerá una lista de palabras en la cual nosotros debemos
elegir la correcta y seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué icono de la derecha pulsamos,
en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas (Change all)", pero
veamos el significado de cada uno de ellos.
Omitir (Ignore Once). No realiza ninguna acción sobre la palabra no
encontrada y continua revisando el documento.
Omitir todas (Ignore All). Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la
pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continúa revisando el
documento. Agregar (Add to Dictionary). Añade la palabra no encontrada al
diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos
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que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la
vuelva a detectar como no encontrada.
Cambiar (Change). La palabra seleccionada de la lista de sugerencias
sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que
consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no
encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.
Cambiar todas (Change All). Cambia automáticamente todas las veces que
aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no
encontrada.
Autocorrección (AutoCorrect). Agrega la palabra no encontrada y la palabra
seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorrección.
En el cuadro Idioma del diccionario (Dictionary Language) tenemos el botón del
triángulo para desplegar una lista de la que podemos elegir otro idioma.
Asegúrese de que el diccionario elegido esté disponible en nuestra
computadora.
Si queremos que también realice la revisión gramatical junto con la revisión
ortográfica, marcar la casilla Revisar gramática (Check Grammar). El botón
Opciones (Options) nos lleva al cuadro de diálogo que ya lo revisamos
anteriormente. Analicemos brevemente las opciones que nos presenta la
ventana:
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7.3 OPCIONES DE ORTOGRAFÍA:
Revisar ortografía mientras escribe (Check Spelling as you type). Activa la
revisión ortográfica de modo permanente, cuando cometamos un posible error
lo subrayará en rojo ondulado.
Utilizar ortografía contextual (Use contextual spelling) ¿Alguna vez ha
cometido un error parecido al siguiente? El vestido era muy carro. En Word,
puede activar la casilla de verificación Utilizar ortografía contextual para
obtener ayuda en la búsqueda y solución de este tipo de errores.
Por ejemplo, si ha activado las casillas de verificación Utilizar ortografía
contextual y Revisar ortografía mientras escribe, y ha desactivado la casilla de
verificación Ocultar errores de ortografía, el corrector ortográfico marca el error
y ofrece una sugerencia cuando hace clic con el botón secundario en la palabra
marcada, como en la siguiente ilustración.
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Notas
Después de instalar Microsoft Office, la casilla de verificación Utilizar ortografía
contextual está desactivada de forma predeterminada si el sistema tiene menos
de 1 gigabyte de RAM.

Si se activa la casilla de verificación Utilizar ortografía contextual en un sistema
que no tiene suficiente memoria, puede causar que el rendimiento sea lento. Si
observa este tipo de problema al usar esta opción, puede ser conveniente que
desactive la casilla de verificación Utilizar ortografía contextual para resolverlo.
Marcar errores gramaticales mientras escribe (Mark gramar as you type) Si
la desactivamos, Word no ofrecerá la lista de sugerencias cuando encuentra un
error.
Revisar Gramática con Ortografía (Check grammar with spelling). Si está
marcada, esta opción permitirá que Word marque los errores gramaticales y de
ortografía con sus respectivos colores para su posterior corrección.
Estadísticas de Legibilidad (Show readability statistics). Cuando Word
termine de revisar la ortografía y la gramática, mostrarán información acerca
del nivel de legibilidad del documento.
Cada prueba de legibilidad basa su clasificación en el número medio de sílabas
por palabra y palabras por oración. Ejemplo:
Cuando Word termina de revisar el documento aparece una ventana como
esta.
El botón Deshacer, deshace los últimos cambios realizados por la revisión
ortográfica, uno a uno, pidiéndonos la confirmación.
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Si modificamos el documento podemos revisarlo de nuevo. Si volvemos a
revisar un documento la lista de todas las palabras sobre las que hayamos
elegido Omitir todas se borrará, por lo cual volverán a ser detectadas como
errores.
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Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión
debemos ir al menú Revisar (Review), elegimos el grupo Revisión (Proofing)...
y hacer clic en el icono Ortografía y gramática (Spelling and Grammar),
aparecerá un cuadro de diálogo en donde hacemos un clic en el icono de
Opciones (Options) y debemos marcar la casilla Revisar ortografía mientras se
escribe (Check Spelling as you type) .
A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo
permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y
los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible
error no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que
subrayará la palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo,
como vemos en la siguiente imagen:
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y
pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana,
como la que vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma
similar a como acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.

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7.4 REVISIÓN GRAMATICAL
La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las
frases. Para realizar esta corrección Word debe trasladar a un lenguaje lógico
todas las reglas que rigen la gramática castellana y además debe ser capaz de
realizar todas las combinaciones que el idioma permite. Esta es una tarea
mucho más compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario.
Por lo tanto no es de extrañar que la revisión gramatical realizada por Word no
sea tan perfecta como la revisión ortográfica.
Al igual que en la revisión ortográfica existen dos formas básicas de revisar la
gramática, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras
se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
7.4.1 REVISAR AL FINALIZAR
Para elegir esta forma de revisión primero debemos configurar las opciones de
Ortografía y gramática. Para ello debemos ir al menú Revisar (Review),
elegimos el grupo Revisión (Proofing)... y hacer clic en el icono Ortografía y
gramática (Spelling and Grammar), aparecerá un cuadro de diálogo en donde
hacemos un clic en el icono de Opciones (Options) y debemos desactivar la
casilla Marcar errores gramaticales mientras escribe (Mark gramar errors as
you type).
Una vez realizado este cambio podemos comenzar a realizar la revisión de una
de estas formas:
Hacer clic en el icono del menú Revisar (Review) o Pulsar F7.

Cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana
informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado
deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. Veamos
el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la parte superior aparece en color verde las palabras detectadas como
erróneas (las palabras detectadas) y la frase del texto en la que se encuentra
esa palabra.
En la parte superior está una explicación del error encontrado, en este caso
"Concordancia en el grupo nominal" y debajo tenemos una zona titulada
Sugerencias (Suggestions): en la parte inferior una lista con las sugerencias
para corregir la palabra errónea. En muchos casos, como en este, dentro de
esta lista se encontrará la palabra correcta (las palabras detectadas).
En este ejemplo el error era la falta de concordancia entre el articulo (las) y los
sustantivos (palabras y detectadas).
La primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría
hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos,
en el ejemplo el más adecuado sería "Cambiar (Change))".
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Significado de los botones:
Omitir (Ignore Once). No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y
continúa revisando el documento.

Omitir regla (Ignore Ruler). Cada vez que vuelva a encontrar un error de este
tipo lo pasará por alto sin realizar ninguna acción. Continúa revisando el
documento.
Oración siguiente (Next Sentence). Si la sugerencia ofrecida no es buena
podemos hacer clic en la zona "error gramatical" y corregir nosotros mismos el
error y a continuación pulsar el botón Oración siguiente.
Cambiar (Change). La palabra seleccionada de la lista de sugerencias
sustituirá a la palabra errónea.
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Revisar mientras se escribe.
Esta es otra forma de revisar la gramática. Para ello debemos ir al menú
Revisar (Review), elegimos el grupo Revisión (Proofing)... y hacer clic en el
icono Ortografía y gramática (Spelling and Grammar), aparecerá un cuadro
de diálogo en donde hacemos un clic en el icono de Opciones (Options) y
debemos activar la casilla Marcar errores gramaticales mientras escribe (Mark
gramar errors as you type).
A partir de ese momento Word efectuará la revisión gramatical de modo
permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existen en el texto y
los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto. La diferencia
respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no nos
mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará el
posible error con un subrayado ondulado en color verde, como vemos en la
imagen siguiente.

Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y
pulsar el botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana
como la que vemos en la imagen que nos permitirá tratar el error de forma
similar a como acabamos de ver.
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7.4.2 AUTOCORRECCIÓN
Mediante la autocorrección, Word puede corregir algunos errores que no es
capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la posibilidad de realizar
nuestras propias correcciones.
Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al menú
Revisar (Review) y hacer clic en el icono Ortografía y gramática (Spelling and
Grammar), aparecerá un cuadro de diálogo en donde hacemos un clic en el
icono de Opciones (Options) y posteriormente hacemos clic en:
, nos aparecerá la siguiente ventana:
Propiedades

Corregir DOs MAyúsculas Seguidas (Correct TWo INicial CApitals). Si
activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio
de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.
Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir
Dos Mayúsculas Seguidas”.
Poner en mayúscula la primera letra de una oración (Capitalize firsts letter
of sentences). Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de
puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un
final de interrogación, etc.
Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas (Capitalize firsts
letter of table cells). Cuando hay texto en una celda hace que empiece por
mayúscula.
Poner en mayúscula los nombres de días (Capitalize names of days). Pone
en mayúscula los nombres de los días de la semana.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS (Correct accidental usage of
cAPS LOCK Key). Cuando encuentra una palabra con la primera letra en
minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en
mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de
mayúsculas.
Reemplazar texto mientras escribe (Replace text as you type). Al activar esta
casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar (Replace) por las
palabras de la columna Con (With).
Agregar (Add). Se puede añadir y eliminar filas a esta lista. Para esto se
rellena los campos Reemplazar y Con con las palabras que queramos y se
pulsa el botón Agregar (aunque ahora este botón no se ve en la imagen).
El botón Excepciones (Exceptions) nos permite especificar unas excepciones
a algunas opciones de Autocorrección (Autocorrect).
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Por ejemplo, para la casilla No Poner en mayúscula la primera letra de una
oración podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos
que se aplique la regla, como podemos ver en la imagen.
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Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Imágenes y gráficos
- 96 -
8 IMÁGENES Y GRÁFICOS
8.1 INTRODUCCIÓN
Un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o
imágenes.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos. Podríamos
clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con
algunas subdivisiones: imágenes y gráficos.
8.2 IMÁGENES
8.2.1 IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS.
Las imágenes prediseñadas procedentes de las librerías de Word están
organizadas por temas.
Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas
más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden
desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a
agrupar. En realidad, podríamos considerar estas imágenes como un conjunto
de objetos gráficos.
Los gráficos (dibujos) creados con las herramientas de Word también son
imágenes vectoriales.
8.2.2 IMÁGENES NO VECTORIALES O DE MAPA DE BITS.
Las imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de
programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo
JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones
como cambiar el tamaño, el brillo, etc., pero no se pueden desagrupar en los
elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada
uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas

imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y
posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución.
Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este
tipo de imágenes no vectoriales.
- 97 -
8.3 INSERTAR IMÁGENES
Hacer clic en la ficha Insertar (Insert),
luego en el grupo de Ilustraciones
(Illustrations) elegir la opción Imágenes
Prediseñadas (Clip Art) aparecerá una
ventana como la de la imagen siguiente:
En el cuadro de Buscar por (Search for) puede
introducir la categoría que desea buscar.
En este caso se ha marcado la categoría Animales
(Animals) y se ha obtenido las imágenes que ve en
la imagen.
Inicialmente todas las categorías aparecen con la
casilla marcada, pero puede dejar marcada sólo las
que le interesen.
También dispone de las barras de desplazamiento
para recorrer todas las imágenes de la categoría.
Si se coloca el cursor encima de una imagen
aparecerá un triángulo a la derecha, si hace clic
sobre él se abrirá un menú como el que se ve en
la imagen.
Este menú le permite hacer diferentes cosas con
la imagen que tiene seleccionada.
Las opciones más utilizadas son Insertar (Insert)

que pega la imagen en el documento Word; y Copiar (Copy) que copia la
imagen al portapapeles, y luego puede pegarla en el documento.
También hay otras opciones como para eliminar la imagen de la Galería
multimedia (Delete from Clip Organizer), editar las palabras clave (Edit
keywords), etc.
En el cuadro Los resultados deben ser (Results
should be) podemos elegir entre imágenes (Clip art),
fotografías (Photographs), películas (Movies) o
sonidos (Sounds); también podemos elegir dentro de
cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos
decir que queremos fotografías de tipo JPG.
8.3.1 INSERTAR DESDE LA GALERÍA EN LÍNEA
En la parte inferior de la ventana de Imágenes
Prediseñadas (Clip Arts) tenemos la zona donde están
las opciones: Encontrar más imágenes del sitio web
de Office (Find more at Office.com) y la ayuda para buscar imágenes.
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Para insertar desde la Galería multimedia en línea seleccione: Encontrar más
imágenes en el sitio web de Office (Find more at Office.com), esto ejecutará el
navegador y podrá navegar en la página hasta la imagen buscada.
Podemos acceder a más imágenes a través de Internet, con la ventaja de que
estas imágenes pueden estar actualizadas al minuto. Para esto, necesitará una
conexión a Internet para usar este servicio.
Luego de ejecutar la búsqueda, aparecerán las imágenes que cumplen las
condiciones, una vez seleccionada la imagen, en la parte inferior de la página
aparece el siguiente menú:
Para traer desde Internet a nuestra computadora una imagen habría que hacer
clic en menú copiar al portapapeles, para luego pegar esta imagen en el
documento.
Cuando se ejecuta la búsqueda tenemos la opción de incluir el contenido del
sitio Office.com, seleccionando la opción , así
dispondremos de imágenes en línea para usar en nuestro documento.
8.3.2 INSERTAR IMAGEN DESDE UN ARCHIVO (PICTURE).
- 99 -
Habilitada esta opción tendremos
una imagen como la siguiente y
que muestra una ventana similar a
la que se ve cuando queremos
Abrir un documento Word, y que

ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen
seleccionada. Una vez seleccionado el archivo que queremos importar
pulsaremos el botón Insertar (Insert) y la imagen se copiará en nuestro
documento.
- 100 -
8.4 MANIPULAR IMÁGENES
Para manipular una imagen hacemos doble clic en la imagen y en la parte
superior de Word aparecen las herramientas respectivas para trabajar en ella,
la barra es la siguiente:
Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y
cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para
conseguir el nuevo tamaño.
Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y
modificaciones sobre la imagen:

Remover fondo (remove backgroud). Nos permite eliminar el fondo de una
imagen, por medio de una herramienta de selección de áreas.
Ajuste de la imagen (Adjust). Podemos cambiar las opciones de brillo,
contraste, color, aplicar efectos artísticos etc.
La opción nos permite disminuir el tamaño de memoria que usará la
imagen dentro del archivo, disminuyendo su resolución. Para ello se abre una
ventana de diálogo.
La opción nos permite cambiar la imagen por otra y nos abre el cuadro de
diálogo para escoger otro archivo.
- 101 -

La opción nos permite regresar a la imagen original antes de aplicar los
cambios.
Cambiar el estilo de la imagen (Picture Styles), nos permite aplicar un borde,
efecto de forma y aplicar diseños a la imagen.
Arreglos de la imagen (Arrange) nos permite escoger la posición de la imagen
en relación al texto, su posición, y como el texto se comporta en relación a la
imagen. Además nos permite poner una imagen al frente de otra o viceversa.
Así si queremos que el texto circunde a la imagen elegiremos Tight, Para que
el texto encuadre a la imagen Square, para que el texto libere totalmente a la
imagen Top and Bottom, para que la imagen se sobreponga al texto Infront of
text, para que la imagen se ubique de fondo de texto Behind text.
El icono nos permite alinear varias imágenes, el icono nos permite
fusionar o agrupar varias imágenes, el icono nos permite rotar la imagen.
Tamaño de la imagen (Size). Nos permite redimensionar la imagen
- 102 -

El ícono Crop nos permite seleccionar un área particular de la imagen para que
quede visible.
- 103 -
8.5 GRÁFICOS
Se refiere a dibujos creados en Word. Mediante autoformas, líneas,
rectángulos, elipses, etc. También con WordArt, rótulos disponibles de una
galería que se puede personalizar con diversas opciones.
8.5.1 REPRESENTACIÓN DE DATOS EN FORMA GRÁFICA.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones,
como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello
disponemos de varias barras de herramientas.
8.5.2 TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS
Existen varios formatos de archivos gráficos, se explicará brevemente las
características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo
de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo
llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.
8.5.3 IMÁGENES NO VECTORIALES O DE MAPA DE BITS.
JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se
utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos

tonos. GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con
imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear
gráficos animados.
BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho
espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows98. PNG.
Moderno formato que permite compresión.
8.5.4 IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS.
WMF formato de las imágenes prediseñadas de Word.
MOV y AVI para los archivos de vídeo digital.
- 104 -
WAV y MP3 para los de sonido.
8.6 INSERTAR AUTOFORMAS (AUTOSHAPES) Y DIBUJAR
Para acceder a estas opciones ingresar a la ficha
Insertar (Insert) y en el grupo de Ilustraciones
(Illustrations) elegir la opción Formas (Shapes).
En esta ventana aparecen las herramientas que
permiten realizar nuestros propios gráficos y dibujos.
Mediante las Autoformas se dispone de varias formas
listas para usar y permite realizar esquemas,
diagramas de flujo, y otros gráficos, también si se
diseñar dibujos se dispone de rectas, curvas
ajustables, flechas, dobles flechas, curvas, polígonos
irregulares, trazo a mano alzada.
finos.
Estos objetos se pueden combinar para realizar
cualquier dibujo lineal. Una vez trazadas las líneas y
curvas se pueden modificar y realizar ajustes más

- 105 -
8.7 MODIFICAR GRÁFICOS
Los gráficos y autoformas, admiten varias modificaciones
como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para
modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es
seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos
puntos de control a su alrededor. Para modificar el tamaño,
situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el
resultado de arrastrar hacia la derecha.
Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o
cambiar la forma del gráfico. Para girar el gráfico, colocar el cursor sobre el
punto verde y mantener presionado el botón izquierdo del ratón arrastrar para
hacer girar el objeto, para acabar el proceso liberar el botón del ratón. También
se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos.
Con estos íconos de la barra de dibujo se puede, respectivamente, rellenar con
color el fondo, color del contorno , grosor del
contorno , tipo de línea del contorno , tipo de flecha
, efecto de sombra y efecto de 3D .
En la siguiente imagen se ha aplicado color verde de fondo, color azul del
contorno, grosor de en puntos y tipos de contorno discontinuo.

8.7.1 AÑADIR TEXTO A LOS GRÁFICOS
La forma más fácil de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic
en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú
contextual, elegir la opción Agregar texto (Add text) y automáticamente nos
creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.
- 106 -
5
4,5
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
Category 1 Category 2 Category 3 Category 4
Series 1
Series 2
Series 3

- 107 -
8.8 ORGANIGRAMA
Los gráficos SmartArt sirven para comunicar información
visualmente. Estos incluyen listas gráficas y diagramas de procesos, así como
gráficos más complejos como por ejemplo diagramas de Venn y organigramas.
Un Organigrama es un esquema gráfico jerárquico que se utiliza para
establecer relaciones jerárquicas por ejemplo de la organización de una
empresa, los jefes de departamento, etc. También se lo conoce como la
representación gráfica de los subconjuntos de un sistema y de sus relaciones
mutuas.
8.8.1 Crear un Gráfico SmartArt
Para crear un gráfico SmartArt, usted puede habilitar del menú Insertar (Insert)
y elegir la opción SmartArt (SmartArt). Así:
La opción le despliega la siguiente ventana:

La ventana le ofrece las siguientes alternativas de uso:
- 108 -
Todos (All)
Lista (List) Mostrar información no secuencial
Proceso (Process) Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo
Ciclo (Cycle) Mostrar un proceso continuo
Jerarquía (Hierarchy) Mostrar un árbol de decisión Crear un organigrama

Relación (Relationship) Ilustrar conexiones
Matriz (Matrix) Mostrar cómo las partes se relacionan con un todo.
Pirámide (Pyramid) Mostrar relaciones proporcionales con el mayor
componente en la parte superior o inferior.
Crear Organigramas o Jerarquias (Hierarchy).
En el presente documento haremos énfasis a la creación de Organigramas o
Jerarquias (Hierarchy).
Para acceder al menú correspondiente seleccionamos del Menú Insertar
(Insert) la opción de SmarArt (SmarArt):
Posteriormente seleccionamos la opción de Jerarquias (Hierarchy), así:
Hacemos un clic en Aceptar (OK) y nos desplegará la siguiente jerarquía:
- 109 -

Si estamos ubicados en el organigrama se activa la siguiente barra de
herramientas:
Barra de Herramientas de Diseño (Layout):
- 110 -
En donde:
Crear Gráfico ( Create Graphic ), este grupo de opciones nos permite:
agregar formas al organigrama (Add Shape), Añadir viñeta (Add Bullet),
mover de izquierda a derecha o viceversa (Right to Left), Diseño (Layout).
Diseño (Layout): Nos permite cambiar los diferentes diseños a los
organigramas, de acuerdo a los modelos establecidos.

SmartArt Styles (EstilosSmartArt): Nos permite cambiar los diferentes estilos
a los organigramas, de acuerdo a los modelos establecidos.
Restablecer Gráfico (Reset Graphic), descarta todos los cambios de formato
realizados en el Gráfico SmartArt.
Barra de Herramientas de Formato (Format):
- 111 -
En donde:
Formas (Shapes): Nos permite editar el organigrama, es decir, nos permite
Editar en 2 dimensiones (Edit in 2-D), Cambiar la forma del dibujo
manteniendo el formato (Change Shape), Aumentar (Larger) o Disminuir
(Smaller) el tamaño del dibujo.

Estilos de Forma (Shape Styles), nos permite cambiar los estilos de la forma,
entre ellas también cambiar el relleno de la forma (Shape Fill), cambiar el color
de las líneas del contorno (Shape Outline), o cambia los efectos de la forma
(Shape Effects).
Estilos de WordArt (WordArt Styles), nos permite cambiar los estilos del
texto, así como rellenar el texto con otros colores (Text Fill), cambiar el color
de las líneas del contorno del texto (Text Outline), o cambiar los efectos del
texto (Text Effects).
Organizar (Arrange), esta opción nos permite cambiar la posición de la forma,
es decir, elegir las opciones entre cuadrado, estrecho, etc. (Position), Traer al
frente (Bring to Front), Enviar al fondo (Send to Back), cambiar el ajuste del
texto (Text Wrapping), Alinear los bordes de varios objetos seleccionados,
Agrupar ó Girar o voltear el objeto seleccionado.
Tamaño (Size), Nos permite cambiar el tamaño de la forma ya sea en alto o en
ancho.
- 112 -

Con un ejemplo pasamos a explicar los elementos de la barra de herramientas
de los organigramas. El ejemplo corresponde a una supuesta estructura
jerárquica de los estamentos de la UTE.
Estructura Jerárquica de los estamentos de la Universidad Tecnológica
 Para crear la estructura jerárquica de la UTE, en el menú Insertar (Insert)
seleccionamos SmartArt (SmartArt).
 La opción nos abre la siguiente ventana en la cual elegimos la opción Jerarquias
- 113 -
(Hierarchy).
 Dependiendo del modelo que elijamos, para el caso del ejercicio usaremos la
primera opción, hacemos clic en Aceptar (OK) y tendremos la siguiente
jerarquía:

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Editor de ecuaciones
9 EDITOR DE ECUACIONES
Herramienta de Word para editar ecuaciones de cualquier
tipo.
Para hacer uso del editor de ecuaciones debemos elegir el menú Insertar (Insert),
luego seleccionamos la opción Ecuación (Equation), la misma que forma parte del
grupo Símbolos (Symbols).
Al dar clic en la opción citada, en el lugar donde se encontraba el cursor se inserta un
área de edición, en donde se puede escribir la ecuación deseada (se la puede cambiar
de tamaño y mover de acuerdo a la necesidad del usuario).
También aparece un menú llamado Herramientas de ecuación (Equation tools) con
su respectiva barra de herramientas diseño (Design).
Esta barra contiene los siguientes grupos: Herramientas (Tools), Símbolos (Symbols)
y Estructuras (Structures).
Al dar clic en la flecha ubicada al lado izquierdo del grupo Símbolos, se despliegan los
grupos de símbolos que se pueden insertar en una ecuación: Matemáticas Básicas
- 114 -

(Basic Math), Letras Griegas (Greek Letters), Símbolos tipo letra (Letter-Like
Symbols), Operadores (Operators), Flechas (Arrows), Relaciones Negadas
(Negated Relations), Letras manuscritas (Scripts), Geometría (Geometry).
Cada una de estas opciones contiene un conjunto de símbolos propios de cada grupo.
El grupo estructuras contiene a su vez varios conjuntos de estructuras posibles de
utilizar en una ecuación: Fracción (Fraction), Índices (Script), Radical (Radical),
Integral (Integral), Operador Grande (Large Operator), Corchete (Bracket), Función
(Function), Énfasis (Accent), Límite y Logaritmo (Limit and Log), Operador
(Operator), Matriz (Matrix).
9.1 DISEÑO DE UNA FÓRMULA MATEMÁTICA
Para escribir una fórmula matemática, se debe ir añadiendo parte por parte y de
izquierda a derecha cada una de las estructuras y símbolos que forman la ecuación.
- 115 -

Cuando se inserta una estructura, los componentes de la misma se insertan en forma
de recuadros punteados. Para desplazarse entre los diferentes cuadros lo podemos
hacer seleccionando el cuadro con el cursor, o con las teclas con flechas de
desplazamiento.
Se deben ir agregando las estructuras desde las más externas a las internas, ya que si
no se hace así se puede tornar muy difícil formar la ecuación, tal como se verá en el
ejemplo siguiente.
9.1.1 EJEMPLO DEL DISEÑO DE UNA FÓRMULA
Se van a indicar los pasos para diseñar la siguiente expresión matemática:
√Σ [ ]
( )
1. Se ubica el cursor en el punto donde deseamos insertar la ecuación. Seleccionamos el
menú Insertar (Insert), y damos clic en Ecuación (Equation). Entonces se despliega la
ventana de edición.
2. Procedemos a escribir la primera parte de la fórmula:
3. Ahora damos clic en Fracción (Fraction) y seleccionamos la opción con línea de
- 116 -
quebrado horizontal:

4. Una vez insertada la fracción, seleccionamos el cuadro superior de la misma
(numerador), como vimos en el apartado 9.2 (utilizando el cursor o mediante las teclas
con flechas de desplazamiento), y seleccionamos la opción que permite escribir el
índice del radical.
- 117 -

Es importante señalar que la selección de estructuras se debe efectuar en el orden
correcto, ya que si seleccionamos primero el radical antes que la fracción, no
podremos colocar la parte que corresponde al denominador.
5. Escribimos el número 5 en el índice del radical y en el radicando insertamos una
fracción con línea de quebrado horizontal.
6. En el numerador de esta nueva fracción ingresamos el signo del sumatorio ubicado en
el grupo Operador Grande (Large Operator).
- 118 -

7. En el cuadro del límite inferior del sumatorio escribimos i=1 y en el cuadro del límite
superior escribimos la letra N. En el cuerpo del sumatorio seleccionamos la opción
Superíndice (Superscript), que se encuentra dentro del grupo Índices (Script).
√
Σ
8. En el cuadro base seleccionamos los corchetes, los mismos que se encuentran dentro
- 119 -
del grupo Corchete (Bracket).

Dentro de los corchetes escribimos la letra griega α, la misma que se encuentra
en el grupo símbolos (symbols), opción Matemáticas Básicas (Basic Math).
Seleccionamos Fracción (Fraction) y seleccionamos la opción con línea de
quebrado horizontal. En el numerador escribimos el número 1 y en el
denominador seleccionamos la letra griega β (dentro de Matemáticas
Básicas). En el exponente escribimos 3i.
√Σ [ ]
9. En el denominador seleccionamos la estructura Límites y Logaritmos (Limit and Log) y
escogemos la opción Logaritmo (Logarithm).
- 120 -

En la base del logaritmo escribimos el 2 y en cuadro del término del cual deseamos
calcular el logaritmo escribimos la Z.
10. Finalmente seleccionamos el grupo Función (Function) y seleccionamos la opción seno
- 121 -
(sin).
Seleccionamos luego los paréntesis y dentro de los mismos escribimos el 1, el
+ y finalmente la letra griega θ.

Al concluir el diseño de la fórmula nos queda igual a la fórmula deseada.
9.2 EDITOR DE ECUACIONES PARA DOCUMENTOS CON VERSIÓN
- 122 -
2003.
Si su documento está grabado en la versión 2003, debe elegir la pestaña Insertar
(Insert), escoger dentro del grupo Texto (Text) el comando Objeto (Object), luego
opción Objeto (Object), escogemos la pestaña Crear Nuevo (Create New) y de la lista
que aparece seleccionar Editor de Ecuaciones 3.0 (Microsoft Equation 3.0)
Se despliega una barra de herramientas, donde se tienen las opciones del editor de
ecuaciones 3.0 y podemos proceder a diseñar nuestra ecuación.

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Secciones
- 123 -
10 SECCIONES
10.1 INTRODUCCIÓN
Cuando se trabaja con archivos grandes de Word, es una buena opción dividir
el documento en secciones. Una sección es una parte de un documento en la
que se pueden establecer diferentes opciones de formato de página. El trabajar
con varias secciones, permite cambiar el formato de cada sección, tales como
números de páginas, encabezados y pie de páginas, márgenes, orientación de
cada sección, número de columnas, entre otras opciones.
10.2 CREAR SECCIONES
Para crear una sección se debe insertar un salto de sección. Si no se tienen
saltos de sección Word considera el documento como una sola sección.
10.2.1 INSERTAR UN SALTO DE SECCIÓN
1. Con el mouse dar clic en el lugar del documento donde desea insertar
un salto de sección. Se debe dar clic al final de un párrafo y considerar
que el texto que viene a continuación de la posición del cursor formará
parte de una nueva sección.
2. Dar clic en menú Diseño de Página (Page Layout), grupo
Configuración de página (Page Setup) y seleccionar la opción Saltos
(Breaks).

Las opciones que se muestran se describen a continuación:
Página siguiente (Next page): Inserta un salto de sección, divide la página e
inicia la nueva sección en la página siguiente. Se debe utilizar cuando se desea
tener orientaciones distintas en cada sección y capítulos distintos del
documento por sección.
Continuo (Continuous): Inserta un salto de sección y empieza la siguiente
sección en la misma página.
Página impar o Página par (Even o Odd page): Inserta un salto de sección y
empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par.
10.2.2 CAMBIAR EL TIPO DE SALTO DE SECCIÓN
1. Dar un clic en cualquier lugar de la sección que desee cambiar.
- 124 -

2. Haga Clic en el menú Diseño de Página (Page Layout), luego haga clic
en el botón Fuente (Font) ubicado el extremo inferior izquierdo del grupo
Configuración de Página (Page Setup).
En la ventana que aparece escoja la pestaña Diseño (Layout). En el cuadro de
opciones Inicio de Sección (Section Start) seleccione la opción deseada.
- 125 -

- 126 -
10.2.3 ELIMINAR SECCIONES
Si un documento está estructurado en varias secciones usted puede eliminar la
sección que desea. Para esto debe habilitar en la barra de herramientas el
botón que permite mostrar y ocultar los códigos de edición del documento, esto
se hace en menú Inicio (Home), grupo Párrafo (Paragraph), opción
Mostar/Ocultar (Show/Hide).
Cuando se activa este botón se muestran los códigos de edición y de esta
manera con el mouse o con las teclas de dirección se ubica antes del salto de
sección y presiona la tecla Supr.
10.2.4 DESVINCULAR SECCIONES
Cuando se inserta un salto de sección, la nueva sección creada está vinculada
con la existente, es decir, no son independientes. Para poder tener formatos
distintos en cada sección se debe romper este vínculo. Para hacerlo debe dar
doble clic en la parte superior o en la parte inferior de una hoja del documento.
Se activa la región del encabezado y pie de página, y además aparece un
menú llamado Herramientas de Encabezado y Pie de Página (Header &
Footer Tools). En la última sección creada aparece el texto Vincular a la
anterior (Same as Previous) tanto en el encabezado como en el pie de página
de todas las hojas de la sección.

Al dar un clic en cualquier hoja que tenga el Vincular a la anterior (Same as
Previous), se activa en el menú Herramientas de Encabezado y Pie de Página
(Header & Footer Tools) la opción Vinculado al anterior (Link to Previous).
Al dar clic en esta opción, la misma se deshabilita y se rompe el vínculo entre
las secciones. Automáticamente se quita el texto Vincular a la anterior de todos
los encabezados de las hojas de la sección. Lo mismo se debe hacer en el pie
de página.
- 127 -

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Encabezados y pies de página
11 ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Los encabezados y pies de página (Header and
Footer) son áreas en los márgenes superior e inferior
(un margen es el espacio en blanco fuera del área de impresión de una página)
de cada página de un documento. Puede insertar texto o gráficos en
encabezados y pies de página, así como también el número de página, la
fecha, el logotipo de la organización, el nombre del archivo, el título del
documento o el nombre del autor, los mismos que se imprimen en la parte
superior o inferior de todas las páginas del documento (sección). Los
encabezados y pies de página sólo aparecen en la vista Diseño de impresión y
en documentos impresos. Los encabezados y pies de página no aparecen ni se
imprimen en los documentos Web que se muestran en los exploradores. Pero
se conservan en el documento Web, por lo que se mostrarán cuando se vuelva
al formato docx del documento. Un encabezado es un texto que se insertará
automáticamente en la parte superior de cada página. Esto es útil para escribir
textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor,
la fecha, etc. El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al
final de la página, y suele contener los números de página.
11.1 ACTIVAR LA REGIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Para activar las áreas de los encabezados y pies de página, de doble clic en el
sector de los márgenes superior o inferior de una hoja cualquiera de la sección
donde desea colocar dicho encabezados o pues de página. Se activa el menú
Herramientas de Encabezado y Pie de Página (Header & Footer Tools),
donde se tienen las distintas opciones de inserción. También puede llegar al
punto anterior dando clic en el menú Insertar (Insert), grupo Encabezado y Pie
de Página (Header and Footer), seleccionar la opción Encabezado (Header) y
escoger la opción Editar Encabezado (Edit Header).
- 128 -

Aparece un recuadro punteado con el rótulo Encabezado (Header), el cursor se
ha situado dentro, y también se ha abierto la Barra de Herramientas de
Encabezado y pie de página (Header and Footer) que contiene los iconos con
todas las opciones disponibles.
Similar procedimiento se efectúa con el Pie de página (Footer).
- 129 -

11.2 OPCIONES DEL MENÚ HERRAMIENTAS DEL ENCABEZADO Y
- 130 -
PIE DE PÁGINA
En este nuevo menú creado tenemos el grupo Encabezado y Pie de Página
(Header & Footer), en donde encontramos las siguientes opciones:
Encabezado (Header). Permite insertar el encabezado para la sección o para
uso de todo el documento, utilizando cualquiera de los formatos que nos
brinda.
Pie de Página (Footer). Permite insertar el pie de página para la sección o
para uso de todo el documento.
Número de página (Page Number). Permite insertar el número de página y
además dar formato al número. Para ello ubica el cursor en la posición en la
que desea insertar el número y selecciona Posición Actual (Current Position),
opción Número Normal (Plain Number).
Es importante señalar que al utilizar esta opción no se borran los datos que ya
tenía su encabezado.

Una vez ingresado el número de página puede cambiarlo de formato y de
número inicial. Para ello debe dar clic en la opción Formato del número de
página (Format Page Numbers…). Aparece la ventana donde puede modificar
el formato:
En la opción Formato de número (Number Format) selecciona el formato
deseado y en la opción Iniciar en (Start at) escoge el número inicial.
En el grupo Insert (Insertar) se puede escoger entre las siguientes opciones de
inserción:
Fecha y hora (Date & Time) inserta la fecha en formato día/mes/año y la hora
en formato hora: min.
Elementos rápidos (Quick Parts) permite insertar campos en nuestro
documento.
Imagen (Picture), permite insertar una imagen tomada desde archivo.
- 131 -

Imagen Prediseñada (Clip Art), permite insertar una imagen prediseñada.
En el grupo Navegación (Navigation) se tiene las siguientes opciones:
Ir al encabezado (Go to Header), que permite pasar del pie de página al
encabezado.
Ir al pie de Página (Go to Footer), que permite pasar del encabezado al pie de
página.
Anterior (Previous), que permite regresar a la sección anterior.
Siguiente (Next), que permite avanzar a la sección siguiente.
Vincular a la anterior (Link to Previous), como ya se observó anteriormente
(revisar literal 10.2.4), esta opción es muy importante cuando el documento
está organizado o estructurado en varias secciones. Si usted desea en cada
sección de su documento un encabezado o pie de páginas diferentes, debe
deshabilitar este botón para que el encabezado o pie de página que usted
ingrese en determinada sección no afecte a las secciones anteriores. Cuando
está activa la opción se pone en color amarillo y al desactivarse se pierde el
color amarillo.
En el grupo Opciones (Options) tenemos los siguientes botones:
- 132 -

Primera página diferente (Different First Page), permite insertar encabezado y
pie de página a todo el documento o sección, excepto la primera página.
Páginas pares e impares diferentes (Different Odd & Even Pages), permite
insertar diferente encabezado y pie de página a las secciones pares e impares.
Mostrar texto del documento (Show Document Text), permite mostrar u
ocultar el texto del documento mientras se está editando el encabezado y el pie
de página.
En el grupo Posición (Position) se cuenta con las opciones:
Encabezado desde arriba (Header from Top), permite cambiar la distancia
del encabezado al filo superior de la hoja.
Pie de página desde abajo (Footer from Bottom), permite cambiar la
distancia del pie de página al filo inferior de la hoja.
Insertar tabulación de alineación (Insert Alignment Tab), permite insertar
tabuladores.
Cerrar (Close) . Al hacer clic en este botón salimos del área de
encabezados y pies de página.
- 133 -

11.2.1 CREAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al menú Insertar
(Insert), y hacer clic en el icono de Encabezado (Header) o clic en el icono de
Pie de página (Footter) aparecerá un cuadro de diálogo del que se debe elegir
la opción ó y si eligió encabezado
aparecerá una ventana como la siguiente:
Observar cómo ha aparecido un recuadro punteado con el rótulo Encabezado
(Header), el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la Barra de
Herramientas de Encabezado y pie de página (Header and Footer) que
contiene los iconos con todas las opciones disponibles.
Ahora podemos teclear el encabezado dentro del cuadro punteado y, si lo
creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los
iconos de la Barra de Herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez
hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos
haciendo clic en el botón Cerrar (Close), a la derecha de la barra de
herramientas y visualizaremos el encabezado insertado de la siguiente forma:
- 134 -

Para poder ver los encabezados y pies de página hay que estar en el modo
vista de Diseño de impresión (Print Layout). Si hacemos doble clic sobre un
encabezado o pie existente también se abrirá una pantalla parecida a la
siguiente:
En el caso de que una sección tenga varias páginas y va a insertar encabezado
y pie de página a esa sección, además desea que la primera página de esa
sección no posea ese encabezado y pie debe seleccionar la opción de Primera
página diferente (Different first page) como se muestra en la siguiente imagen.
- 135 -

11.2.2 CAMBIO DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Para cambiar el contenido del encabezado y/o pie de página proceder de la
siguiente manera:
 Clic en la sección que desea cambiar el encabezado o pie de página.
 Doble Clic en el Encabezado o pie de página (Header / Footer).
La siguiente barra de herramientas permite colocar: encabezado y pie de
página, número de página, fecha, hora en cada una de las secciones.
- 136 -

 Para tener diferente encabezado y pie de página en cada sección del
documento, haga clic en el botón vincular a la anterior (Same as
Previous), (doble clic en el icono indicado en el gráfico) Este botón se
habilita solamente cuando usted esté ubicado en una sección que no
sea la primera (Sección 1).
 Una vez que deshabilita la opción puede proceder a cambiar el
encabezado o el pie de página.
 Los pasos anteriores lo puede repetir tanto en el encabezado como en el
pie de cada sección donde usted desee que aparezcan encabezados y
pies de páginas diferentes.
Para el caso de que no se encuentre habilitada la opción de Vincular a la
anterior (Same as Previous) y volvemos a habilitarla nos aparecerá la siguiente
ventana en la cual pregunta si se desea eliminar el encabezado o pie de página
y establecer un vínculo con el encabezado o pie de página de la sección
anterior.
Observación: Si desea eliminar encabezados y pies de página observe si su
documento está organizado por secciones y de qué sección está eliminando,
- 137 -

para que no afecte a las demás. Para esto haga doble clic en el encabezado o
pie de página de la sección que quiere eliminar y borre sus contenidos.
- 138 -

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Notas al pie y al final
12 NOTAS AL PIE Y AL FINAL
- 139 -
12.1 INTRODUCCIÓN
Las notas al pie (Footnote) y notas al final (Endnote) se utilizan en los
documentos impresos para explicar, comentar o hacer referencia al texto de un
documento. Puede utilizar las notas al pie para comentarios detallados y las
notas al final para citar fuentes de Información.
Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de
referencia de nota y el texto correspondiente a la nota. Puede agregar un texto
de nota de cualquier extensión y darle formato del mismo modo que a cualquier
otro texto. Puede personalizar los separadores de notas, que son las líneas que
separan el texto del documento del texto de las notas.
Las notas al pie y notas al final son similares, la diferencia entre ambas está en
que la nota al pie inserta el texto de la misma al final de la página y la nota al
final lo inserta al final del documento o al final de la sección.
Dando doble clic sobre la marca de referencia el cursor se desplaza hasta el
texto de la nota y viceversa.

12.2 NUMERACIÓN AUTOMÁTICA
Microsoft Word numera automáticamente las notas al pie y al final,
independientemente de si utiliza un solo esquema de numeración en todo el
documento o varios esquemas de numeración dentro de cada sección de un
documento. Tras insertar la primera nota al pie o al final en un documento o
una sección, las notas al pie o al final siguiente se numeran automáticamente
con el formato correcto.
12.3 INSERTAR UNA NOTA AL PIE O NOTA AL
- 140 -
FINAL
Para insertar una nota al pie debe ubicar el cursor en el lugar del documento
donde desea que aparezca la marca de referencia de la nota y seleccionar el
menú Referencias (References) y buscar el grupo Notas al Pie (Footnotes).
Para insertar una nota al pie de clic en el botón Insertar Nota al Pie (Insert
Footnote). Si desea insertar una nota al final de clic en la opción Insertar Nota
al Final (Insert Endnote). El cursor se ubica en la región del texto de la nota, y
allí se debe escribir la correspondiente nota.
12.3.1 MODIFICAR FORMATO DE UNA NOTA AL PIE O NOTA AL FINAL
Si desea modificar las opciones de ubicación y formato de numeración de las
notas al pie debe dar clic en el botón Nota al Pie & Nota al Final (Footnote
& Endnote).

En la ventana que se despliega puede escoger si nuestra las notas al pie al
final de la página (Bottom of page) o debajo del texto (Below text) y también
el formato de la numeración (Number format). En forma predeterminada las
notas al pie se insertan al final de la página.
Si inserta una nota al final puede modificar el lugar de inserción.
- 141 -

En forma predeterminada las notas al final se insertan al final del documento
(End of document), pero usted puede escoger la opción al final de la sección
(End of section).
En la opción formato de número (Number format) puede seleccionar la opción
de número que necesite.
También puede mostrar sus propias marcas personales (Custom mark) o
insertar un símbolo (Symbol).
Si da clic en la opción Iniciar en (Start at) le permite indicar el número inicial
de las notas.
- 142 -

La opción Numeración (Numbering) le permite seleccionar si desea reiniciar la
numeración en cada sección (Restart each section) o reiniciar en cada página
(Restart each page) o numerar según una secuencia continua (Continuous)
en todo el documento.
La opción Aplicar cambios a (Apply change to), le permite seleccionar el lugar
del documento donde puede aplicar los cambios de formato: esta sección (This
section) o todo el documento (Whole document).
El botón Insertar (Insert) le permite aceptar los cambios efectuados. A
continuación escriba el texto de la nota, si todavía no lo ha hecho.
- 143 -

12.3.2 MOVER O COPIAR UNA NOTA AL PIE O NOTA AL FINAL
Para mover o copiar una nota, se lo hace con la marca de referencia de la nota
y no con el texto de la nota. Si mueve o copia una marca de referencia de nota
numerada automáticamente, Microsoft Word volverá a numerar las notas con el
nuevo orden.
1. En el documento, seleccione la marca de referencia de la nota que desee
mover o copiar.
2. Si desea mover la marca de referencia de nota, arrástrela a su nueva
ubicación.
3. Si desea copiarla, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación,
arrastre la marca a la posición deseada.
12.3.3 ELIMINAR UNA NOTA AL PIE O UNA NOTA AL FINAL
Para eliminar una nota, se debe seleccionar la marca de referencia de nota en
la ventana del documento y presionar la tecla Supr. Si elimina una marca de
referencia de nota numerada automáticamente, Microsoft Word volverá a
numerar las notas con el nuevo orden.
- 144 -

12.3.4 VER E IMPRIMIR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL
Si se coloca el puntero sobre la marca de referencia de nota en el documento,
se puede visualizar el texto de la nota, el cual aparece en un recuadro en la
parte superior de la marca. Si imprime el documento, las notas al pie aparecen
en el lugar donde se especificaron: al final de cada página o inmediatamente
debajo del texto. Las notas al final también aparecen en el lugar donde se
especificaron: al final del documento o de cada sección.
12.3.5 NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL DE UNA PÁGINA WEB
Microsoft Word convierte automáticamente las notas al pie y notas al final en
hipervínculos (texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para
ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página html en internet o
intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a
sitios Gopher, Telnet y FTP) y coloca las notas al pie al final de la página Web.
Si el documento también contiene notas al final, Word las coloca
inmediatamente después de las notas al pie. Word inserta líneas horizontales
cortas, denominadas separadores de notas, para separar el texto principal de
las notas al pie y éstas de las notas al final. En el explorador, los separadores
de notas personalizados se muestran como líneas horizontales cortas.
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Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Columnas
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13 COLUMNAS
Los documentos de Word en forma predeterminada
están formados por una sola columna. Sin embargo,
puede ser necesario dividir el texto en varias columnas.
El texto de las columnas se organiza en forma continua, desde la parte inferior
de una columna hacia la superior de la siguiente columna. Puede especificar el
número de columnas, ajustar su ancho y agregar líneas verticales entre las
columnas. También puede agregar un título que ocupe todo el ancho de la
página.
13.1 CREACIÓN DE COLUMNAS
Para dividir un texto en columnas lo primero que debe hacer es seleccionar el o
los párrafos a los que desea dividir y luego en el menú Diseño de Página (Page
Layout), busca el grupo Configuración de Página (Page Setup) y elige la
opción de Columnas (Columns).

La opción nos despliega la siguiente ventana:
Aquí puede seleccionar una (One), dos, tres (Two, Three ) columnas del
mismo ancho, izquierda (Left – divide el texto en dos columnas, la izquierda
más angosta), derecha (Right - divide el texto en dos columnas, la derecha
más angosta) y más columnas (More Columns…).
La opción más columnas (More Columns…) despliega una ventana donde se
pueden configurar algunas opciones a más del número de columnas.
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Líneas entre columnas (Line Between) permite colocar una línea vertical entre
las columnas.
Ancho y espacio (Width and Spacing) permite establecer columnas de igual o
diferente ancho y modificar el espacio entre las columnas.
Aplicar a (Apply to) permite aplicar la configuración en el texto seleccionado o
en todo el documento.
13.2 MODIFICACIÓN DE COLUMNAS
Puede modificar la configuración de columnas aplicadas a su documento
seleccionando áreas de texto y estableciendo la nueva configuración.
13.3 ELIMINACIÓN DE COLUMNAS
Para eliminar las columnas debe seleccionar el texto dividido en columnas y
seguir los pasos para la creación de columnas, y seleccionar la opción uno
(One) en columnas.
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Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Estilos
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14 ESTILOS
14.1 INTRODUCCIÓN
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal
ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias
características de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o
predefinidos) en Word. Además, se pueden crear estilos personales, con las
características de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un
estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir
las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo
importante del texto, etc. Al trabajar en documentos de Word, siempre se utiliza
un estilo, aún en forma implícita. Si no se ha seleccionado ningún estilo en
particular Word aplica el estilo Normal a todos los párrafos del texto. Normal es
el estilo básico, se aplica usualmente en el texto del cuerpo del documento.
Se puede aplicar un estilo a un texto seleccionado o a todo un párrafo (o
párrafos).
14.2 APLICAR ESTILOS
Si desea aplicar un estilo a un texto seleccionado debe escoger la ficha Inicio
(Home) y buscar el grupo Estilos (Styles), debe seleccionar la opción deseada
dentro de las que se muestran.
Para acceder al panel de estilos dar clic en el botón Estilos (Styles) o
presionar las teclas de atajo (Alt + Ctrl + Shift + S) para abrir la ventana de
estilos que se muestra a continuación.

Si desea aplicar un estilo a un párrafo no es necesario que lo seleccione, basta
con ubicar el cursor en algún lugar del párrafo y hacer clic en uno de los estilos.
Si en el panel de Estilos no se refleja el estilo que desea aplicar al párrafo,
presione el botón más (More) para visualizar más estilos, esto
presenta el menú siguiente:
- 150 -

Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el
estilo al texto que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a
cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista tienen aplicado el estilo que representan, de
esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre
el texto.
Si desea ver con detalle cómo está definido un estilo, en el panel de Estilos
(Style) haga clic en el icono denominado Inspector de estilos (Style Inspector)
. Le aparecerá la siguiente ventana:
- 151 -

En esta ventana de clic en el icono mostrar formato (Reveal Formating)
que mostrará un panel donde se muestran todas las configuraciones del estilo
seleccionado.
- 152 -

- 153 -
14.3 CREAR ESTILOS
Se puede crear un estilo propio, con todas las configuraciones que
necesitemos. Para ello abrimos el panel de estilos y damos clic en la opción
Nuevo estilo (New Style) . Aparece una ventana donde se puede dar un
nombre al nuevo estilo, especificar el tipo de letra, el tamaño de la letra, si se
desea formato en negrilla, inclinado, subrayado y el color de la fuente.
En la siguiente imagen se puede ver que el estilo que vamos a definir tiene
fuente Times New Roman, 12 pt, Negrita y Justificado, si ahora decidimos
quitar el estilo Negrita deberíamos hacer clic en el botón Negrita.

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14.4 MODIFICAR ESTILOS
Para modificar un estilo debe ir al panel de Estilos (Styles) y seleccionar el
estilo que desee modificar, al ubicar el cursor en el lado derecho del nombre
del estilo aparece una flecha, en donde puede dar clic para que se despliegue
un menú en el cual debe escoger la opción Modificar (Modify).

Aparece una ventana que permite modificar un estilo existente.
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En este cuadro de dialogo se puede modificar las características del formato
que se desee, para esto se dispone de unos botones con los elementos del
formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño, negrita, cursiva,
subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías, etc.
A continuación puede ver en la ventana la vista previa del estilo. Cada
modificación que realice se verá reflejada de forma inmediata en esta área.
Debajo de la ventana de la vista previa hay una línea donde están descritas
todas las características del estilo.
En el caso de que la característica del formato que quiere modificar no tenga
un botón en este cuadro de diálogo puede hacer clic en el botón Formato
(Format) y se abrirá un desplegable como el que ve en la imagen para que
pueda acceder a modificar cualquier característica del formato.
Por ejemplo, si quiere añadir al estilo un efecto de sombra, tendría que hacer
clic en Fuente (Font)... para que se abriera el cuadro de diálogo Fuente y poder
marcar el efecto de sombra.
14.5 PROPIEDADES DE LOS ESTILOS
Al crear y modificar estilos tenemos que llenar un cuadro de diálogo con
algunas opciones:
- 156 -

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 Tipo de estilo
 Estilo basado en
 Estilo del párrafo siguiente
 Actualizar automáticamente
 Nuevos documentos basados en esta plantilla
14.5.1 TIPO DE ESTILO
En el cuadro Tipo de estilo (Style Type) observamos las opciones siguientes:
El estilo de carácter (Character) afecta a caracteres, y tiene definidas
características como el tamaño de los caracteres, si están en cursiva, etc. Un
estilo de tipo carácter no puede contener características de formato párrafo,
como la alineación, interlineado, etc. Por esto esas características están
deshabilitadas en el cuadro de diálogo.
Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un símbolo que aparece al lado
derecho de su nombre. El tipo carácter tiene como símbolo una "a" subrayada.

El estilo de párrafo (Paragraph), puede contener todas las características del
estilo carácter y además también puede tener características del formato de
párrafo, como interlineado, sangrías, etc. El tipo párrafo tiene como símbolo el
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siguiente:
El estilo de tabla (Table), se aplica a las tablas y puede contener todas las
características del estilo carácter y además también características de las
tablas como tipo de bordes, color de relleno, etc.
El tipo tabla tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de
cuadrícula.

El estilo de lista (List), se aplica a las listas y le permite escoger el estilo de
numeración, el formato de carácter, sangrías, independiente por nivel. "Iniciar
en" donde se indica el número o letra en que empezará la lista, fuente, estilo,
sangrías, etc. El tipo lista se identifica con el símbolo .
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El tipo vinculado (párrafo y carácter) Linked (paragraph and carácter) es un
combinación de los estilos de párrafo y de carácter. Se asocia con el ícono .
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14.5.2 ESTILO BASADO EN
La opción estilo basado en (style based on) nos permite crear o modificar
estilos, partiendo de estilos existentes. De esta forma el estilo tomará las
características definidas para el estilo en el que nos basamos, más la nuevas
que añadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy útil ya que facilita definir
varios estilos que se diferencian en pocos detalles ya que nos ahorramos
definir muchas características. Según el tipo de estilo, se despliega la lista de
estilos compatibles con el mismo.

14.5.3 ESTILO DE PÁRRAFO SIGUIENTE
La opción estilo del párrafo siguiente (Style for following paragraph) está
disponible para los estilos Párrafo y Vinculado. Permite definir el estilo que
tendrá el párrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, una vez
aplicado el estilo y pulsar la tecla enter (INTRO) dejará de aplicarse el estilo
definido y se aplicará el asignado en estilo del párrafo siguiente. Esto se suele
utilizar por ejemplo cuando se define estilos para los títulos, en los que el
párrafo siguiente será del estilo normal.
14.5.4 ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE
Word vuelve a definir automáticamente el estilo cada vez que se modifique
manualmente el mismo. Además aplica la modificación a todos los párrafos del
documento actual que tengan ese estilo.
14.5.5 NUEVOS DOCUMENTOS BASADOS EN ESTA PLANTILLA
La opción Nuevos documentos basados en esta plantilla (New documents
based on this template) le permite decidir si el nuevo estilo será aplicable en
los nuevos documentos que usted cree o solo en el documento actual (Only in
this document).
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14.6 BORRAR UN ESTILO (DELETE…)
Para borrar un estilo debe ir al panel Estilos (Styles), seleccionar el estilo que
desea borrar, al hacer clic en el triángulo de la derecha del área se desplegará
un menú con la opción Eliminar (Delete), como puede ver en la imagen:
Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecerá el formato
correspondiente de los párrafos que tuvieran aplicado ese estilo.
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Ámbito de un estilo
Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qué documentos estará
visible. Es decir, cuándo aparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la
barra de formato o cuándo aparece en la lista del panel de Estilos.
Como norma general un estilo sólo está visible en el documento en que se
crea. Si marcamos la casilla Agregar a la plantilla (Add to template) estará
visible en todos los documentos que se creen con esa plantilla. En cualquier
caso, sólo está visible para los nuevos documentos no para los antiguos.
14.7 ORGANIZADOR DE ESTILOS
En todos los documentos no está disponible el mismo estilo. Como norma
general un estilo sólo está disponible en el documento en que se crea. Si
marcamos la casilla Agregar a la plantilla (Add to template) estará disponible en
todos los documentos que se creen con esa plantilla.

Para acceder al Organizador se debe hacer clic en el icono , dentro de esta
opción se debe ingresar a las Opciones de Word (Word Options) en la que nos
aparece la siguiente ventana, dentro de ésta ingresamos a la opción de
Complementos (Add-Ins)
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Copiar (Copy)
Así puede, por ejemplo, pasar un estilo de su documento a la plantilla
Normal.dot (lo que es equivalente a utilizar el botón Añadir a la plantilla (Add to
template) al crear un estilo).
Con el botón Eliminar (delete) puede borrar un estilo del lugar que lo haya
seleccionado. Puede utilizar el botón Cerrar archivo (Close file) para cerrar el
documento o plantilla actual y el botón pasará a realizar la función de Abrir
archivo (Open File) , para que pueda abrir otro documento o plantilla.
14.7.1 Personalizar los estilos
Podemos personalizar los estilos que queremos ver, para ello, en la parte de
abajo del Panel de Estilos (Styles), haga clic en Opciones (Options) y
aparecerá un desplegable con las opciones que ve en la imagen. Para
visualizar todos los estilos elegimos la opción de Todos los estilos (All Styles).
También puede mostrar los estilos que están en el documento actual, todos los
que están en uso o simplemente los recomendados.

En la parte inferior hay dos botones para mostrar los estilos Sólo en este
documento (Only in this document) ó mostrar en Documentos nuevos basados
en esta plantilla (New documents base don this template).
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14.7.2 Galería de estilos
Los estilos pueden ser los creados por los usuarios o los existentes en Word y
una forma de ver los estilos existentes es utilizando la Galería de estilos. Para
ingresar a la galería debemos ir al menú Diseño de Página (Page Layout) y
elegir la opción de Tema (Themes) y aparecerá un cuadro de diálogo como la
imagen de la parte inferior:
Al aplicar un tema de la galería de estilos se copian los estilos de ese tema en
el documento, y se podría utilizar esos estilos ya definidos.

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Tabla de contenidos
15 TABLAS DE CONTENIDOS
Una tabla de contenido es un listado de los títulos y subtítulos que contiene un
documento. Puede utilizar una tabla de contenido para obtener un resumen de
los temas tratados en un documento. Si crea un documento Web, podrá colocar
la tabla de contenido en un marco Web de modo que pueda desplazarse
fácilmente por el documento.
Puede crear una tabla de contenido utilizando los estilos de título integrados y
los formatos de nivel de esquema de Microsoft Word. Si desea utilizar un
formato propio para los títulos, aplique los estilos de título personalizados. Si
desea utilizar opciones adicionales para personalizar la tabla de contenido,
puede utilizar campos. Por ejemplo, puede utilizar campos para omitir los
números de página de una parte de la tabla de contenido.
Después de especificar los títulos que desee incluir, puede elegir un diseño y
generar la tabla de contenido terminada. Cuando genere una tabla de
contenido, Word buscará los títulos especificados, los ordenará según el nivel
del título y mostrará la tabla de contenido en el documento.
15.1 CREACIÓN DE UNA TABLA DE CONTENIDO
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15.1.1 SELECCIÓN DE ESTILOS
Antes de insertar una tabla de contenidos, debe primero señalar cuales van a
ser las entradas de la tabla. Esto es elegir los párrafos que serán títulos y
subtítulos. Para esto debe asignar a los títulos el estilo Título (Heading), a los
subtítulos el estilo Título 1 (Heading 1), Título 2 (Heading 2) y si tiene más
niveles de subtítulos ir asignado sucesivamente los estilos Título 3 (Heading
3).

También puede crear sus propios estilos, pero deben estar basados en los
estilos de tipo Título (Heading).
15.1.2 UBICACIÓN DE LA TABLA DE CONTENIDOS
Ubique el cursor en el lugar donde va insertar la tabla de contenidos. Lo mejor
es ubicarlo en una línea en blanco, para que así no interfiera con el resto del
documento. Por lo general la tabla de contenidos suele estar ubicada al inicio
del documento, después de la carátula, en una sección diferente.
- 166 -

15.1.3 INSERCIÓN DE LA TABLA DE CONTENIDOS
Seleccione el menú Referencias (References), busque el grupo Tabla de
Contenidos (Table of Contents) y seleccione la opción Insertar tabla de
Contenidos (Insert Table of Contents).
Se despliega una ventana donde puede seleccionar las distintas opciones de la
tabla.
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En la opción Formatos (Formats) puede escoger el modelo que necesite de
tabla dentro de los formatos disponibles.
En la opción Mostrar niveles (Show levels) usted debe señalar de cuantos
niveles de títulos está formado su documento.
La opción Mostrar número de página (Show page numbers) le permite
visualizar la numeración de las páginas en la tabla.
La opción Utilizar hipervínculos en lugar de números de páginas (Use
hyperlinks instead of page numbers) le permite mostrar las entradas de la
tabla como hipervínculos, cuando se guarda como página web.
- 168 -

15.1.4 ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO
Al actualizar la tabla de contenido, se pierde todo el texto o formato agregado
manualmente a la tabla finalizada.
En el menú Referencias (References), elija Actualizar Tabla (Update Table).
En el cuadro de diálogo Actualizar tabla (Update Table) que aparece,
seleccione la opción que desee y haga clic en Aceptar (Ok).
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La opción le permite:
Actualizar solo los números de página (Update page numbers only)
Actualizar toda la Tabla (Update entire table)
Nota: También puede seleccionar manualmente la tabla de contenido y
presionar F9 para actualizarla.
15.1.5 Eliminar una tabla de contenido
 En el menú Referencias (References), elija Tabla de Contenido (Table of
Contents).
 Posteriormente elija Eliminar Tabla de Contenido (Remove Table of Contents).
Notas:
También puede seleccionar manualmente la tabla de contenido y presionar la
tecla SUPR.

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Índice alfabético
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16 ÍNDICE ALFABÉTICO
Un índice es un listado de palabras (con su respectiva
numeración) que el autor ha considerado importantes y que ayuda a los
lectores a buscar textos específicos dentro de un documento.
16.1 MARCAR ENTRADAS DE UN ÍNDICE
El primer paso para insertar un índice es seleccionar las palabras (entradas)
que van a formar parte del mismo. Es importante que el índice no sea
demasiado extenso, y que contenga información relevante para los posibles
lectores del mismo.
Se puede seleccionar tres tipos de entradas de un índice:
 Palabras individuales, frases, símbolos.
 Entradas que se extienden más de una página.
 Entradas que referencian a otras entradas del índice (ver…)
Para insertar una entrada de un índice siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el menú References (References), grupo Índice (Index) y
escoja la opción Marcar Entrada (Mark Entry). También puede
presionar la combinación de teclas Alt+Shift+X.

En la ventana que se despliega, el texto se carga automáticamente en el
cuadro de texto Entrada principal (Main entry) y servirá para que Word cree
su lista de entradas.
2. Escoja la opción adecuada de la entrada. Si es una Referencia cruzada
(Cross-reference), seleccione dicha opción y en el cuadro del lado
derecho escriba la palabra Ver y el nombre de la entrada del índice a la
que se hará referencia. Si es una palabra o una frase seleccione la
opción Pagina actual (Current page).
Puede seleccionar el formato de número de página (Page number
format) entre las opciones de Negrita (Bold) e Italica (Italic).
- 172 -

Una vez seleccionada la opción deseada, debe ingresar la entrada del
índice a la lista de entradas. Para esto debe dar clic en el botón Marcar
(Mark) si desea que se marque solamente en la página actual, o en
Marcar todas (Mark all) si desea que Word busque todas las palabras o
frases que coinciden con la selección.
Cabe señalar que una vez que se ha marcado la entrada, Word inserta
al lado derecho unos códigos especiales dentro de llaves {}, los mismos
que sirve para indicar donde se encuentra los elementos que formarán el
índice.
Estos códigos son ocultos, y no se imprimen. Si le molestan puede
ocultarlos, dando clic en el menú Inicio (Home), grupo Párrafo
(Paragraph), opción Mostrar/Ocultar (Show/Hide).
Si desea añadir más elementos a su lista, y no ha cerrado la ventana de
índices, seleccione la nueva entrada y de un clic sobre el texto Entrada
principal (Main entry), se cargará automáticamente y debe repetir el
proceso del punto 3. Finalmente de clic en el botón Cerrar (Close). Si ha
cerrado la ventana de índices y quiere agregar otros, vuelva al paso 1.
- 173 -

- 174 -
16.2 INSERTAR UN ÍNDICE
Una vez que ha seleccionado los elementos que formarán su índice, debe
insertarlo en el documento. Por lo general un índice se lo coloca al final del
texto.
Para ello ubique el cursor en el lugar donde se va a ingresar el índice (debería
ser una línea en blanco) y seleccione el menú References (References), grupo
Índice (Index) y escoja la opción Insertar Índice (Insert Index).
Puede seleccionar el formato (Formats) que más le agrade, escoger el número
de columnas (Columns) que tendrá su tabla, si desea alinear los números a la
derecha (Right align page numbers). Al dar clic en el botón Aceptar (OK), se
insertará el índice, para ello Word buscará todas las entradas que usted
seleccionó anteriormente.

16.3 ELIMINAR UNA ENTRADA DEL ÍNDICE
Para eliminar una entrada debe habilitar los códigos ocultos de Word,
dando clic en el menú Inicio (Home), grupo Párrafo (Paragraph), opción
Mostrar/Ocultar (Show/Hide) . Luego busque en el texto la entrada
que desea eliminar, seleccione toda la llave a la derecha de la entrada y
de clic en la tecla Supr.
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16.4 ACTUALIZAR UN ÍNDICE
Una vez insertado un índice usted puede agregarle más entradas. Para ello
debe escoger las nuevas entradas, luego seleccionar el índice, entonces se
habilita en el menú References (References), grupo Índice (Index) la opción
Actualizar Índice (Update Index).

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Marcadores
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17 MARCADORES
Los marcadores (bookmarks) son señales, marcas o etiquetas que se insertan
en los documentos. Un marcador identifica una ubicación o selección de texto a
la que se asigna un nombre, y que servirá para realizar futuras referencias. Por
ejemplo, puede utilizar un marcador para identificar el texto que desea revisar
más adelante.
Un marcador puede servir para distintos propósitos:
 Encontrar los textos marcados rápidamente.
 Crear referencias cruzadas a los elementos marcados.
 Marcar un intervalo de páginas como elemento de índice.
 Realizar cálculos con cantidades ubicadas en diferentes partes del
documento.
17.1 INSERTAR MARCADORES
Ubique el cursor en el lugar donde va a insertar el marcador. No es necesario
que seleccione una palabra o un párrafo.
Seleccione el menú Insertar (Insert), grupo Vínculos (Links) y de clic en la
opción Marcador (Bookmark).

Se despliega una ventana de dialogo, en la cual debe escribir el Nombre del
marcador (Bookmark name). El nombre puede ser cualquiera, siempre y
cuando empiece con una letra. No se permiten espacios en blanco entre las
palabras, o signos de puntuación. Si desea utilizar palabras compuestas utilice
el guión bajo (_).
Una vez que ha escrito el nombre adecuado, se habilita el botón Agregar
(Add). De clic en dicho botón y automáticamente se inserta el marcador.
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17.2 VISUALIZAR MARCADORES
Para poder visualizar los sitios donde se han insertado los marcadores debe
habilitar los códigos de marcador. Para esto debe seleccionar el menú Archivo
(File) y dar clic en el botón Opciones (Options).
Se despliega una ventana con las opciones de Word (Word Options).
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De clic en la opción Avanzadas (Advanced), y en el grupo Mostrar contenido
del documento (Show document content) seleccione la opción Mostrar
marcadores (Show bookmarks).
Si ha asignado un marcador a un elemento, el marcador aparecerá entre
corchetes ([...]). Si ha asignado un marcador a una ubicación, se mostrará en
forma de barra I. Estos símbolos no se imprimen.
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17.3 DESPLAZARSE A UN MARCADOR
Bajo el cuadro del nombre del marcador (Bookmark name) aparecen todos los
marcadores que tiene el documento. Si desea desplazarse a la ubicación de
cualquiera de ellos, selecciónelo y de clic en el botón Ir a (Go To).
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17.4 ELIMINAR UN MARCADOR
En el cuadro con la lista de los marcadores del documento seleccione el que
desea borrar y de clic en el botón Eliminar (Delete).

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Hipervínculos
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18 HIPERVÍNCULOS
Un hipervínculo es un texto (subrayado) o una imagen, en donde al dar un clic
sobre ellos le permite desplazarse a otro lugar del documento, a otro
documento o a una página web. Para seguir un hipervínculo debe ubicar el
cursor sobre él, aparece un mensaje que le dice Ctrl+clic para seguir el
vínculo.
Se pueden insertar hipervínculos que permitan desplazarse a varias
ubicaciones:
 Ubicaciones dentro del mismo documento (Place in this document)
 Otros documentos en su computadora o en la red
 Documentos en la web
 Direcciones de correo (E-mail Address)
18.1 INSERTAR HIPERVÍNCULOS
1. Seleccione el texto o el objeto (imagen, tabla, grafico, etc.) al que quiere
convertir en hipervínculo.
2. Ingrese al Menú Insertar (Insert), grupo Vínculos (Links) y de clic en la
opción Hipervínculo (Hyperlink). Se despliega una ventana de título
insertar hipervínculos (Insert hyperlink).

También puede dar clic con el botón secundario del ratón (mouse) sobre
el texto o el objeto que desea transformar a hipervínculo y escoger la
opción Hipervínculo (Hyperlink) o utilizar las teclas de atajo ctrl+k. Si
desea modificar el texto que se despliega, de clic en el botón
información en pantalla (Screen Tip) y escriba la información que
necesite mostrar.
Si no desea seleccionar texto o un objeto para convertirlos en
hipervínculo, ubique el cursor en el lugar donde desea insertar el
hipervínculo, abra la ventana de insertar hipervínculos (Insert hyperlink)
con cualquiera de los métodos vistos y en el cuadro texto a mostrar
(Text to display) escriba el texto que aparecerá convertido a
hipervínculo.
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Si convierte un texto a hipervínculo, Word lo cambia de color y lo
subraya.
Para indicar el destino de un hipervínculo se cuenta con varias
posibilidades:
18.1.1 HIPERVÍNCULO HACIA UN DOCUMENTO EXISTENTE O HACIA UNA
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PÁGINA WEB.
En el cuadro de dialogo seleccione la opción Archivo existente o Pagina Web
(Existing File or Web Page). Las opciones a utilizar son las siguientes:
 Carpeta actual (Current Folder): Le permite buscar el archivo en la
carpeta actual (la que se muestra en la opción Mirar (Look in)). Allí

puede además cambiar la ubicación de la carpeta donde se encuentre el
archivo.
 Páginas visitadas (Browsed pages): Le permite acceder a páginas
recientemente visitadas. Puede también escribir la dirección de la página
Web en el campo dirección (Address).Ej.: http://www.ute.edu.ec
 Archivos recientes (Recent Files): Le muestra la lista de los archivos
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que abrió recientemente.
18.1.2 HIPERVÍNCULO HACIA UN LUGAR EN EL MISMO DOCUMENTO
Seleccione la opción Lugar en este documento (Place in This Document).
Se pueden insertar hipervínculos que se dirijan hacia un marcador o hacia un
título (heading) (ver numeral 15.1.1), de clic sobre el elemento para
seleccionarlo y luego clic sobre el botón Aceptar (OK).

18.1.3 HIPERVÍNCULO HACIA UN NUEVO DOCUMENTO
La opción crear nuevo documento (Create New Document) le permite crear
un hipervínculo hacia un documento que se creará el momento que inserte el
hipervínculo. Debe escribir el nombre del archivo en el campo nombre del
nuevo documento (Name of the new document) y seleccionar la ruta donde
se guardará el archivo dando clic en el botón cambiar… (Change…).
18.1.4 HIPERVÍNCULO HACIA UN CORREO ELECTRÓNICO VACÍO
Seleccione la opción Dirección de Correo (E-mail Address). Escriba el correo
electrónico en el campo Dirección de Correo (E-mail Address).
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18.2 ELIMINAR UN HIPERVÍNCULO
Seleccione el hipervínculo que desea eliminar y seleccione el menú Insertar
(Insert), grupo Vínculos (Links) y de clic en la opción Hipervínculo (Hyperlink).
Se despliega una ventana de título editar hipervínculo (Edit hyperlink).
De clic en el botón eliminar vínculo (Remove Link) y el hipervínculo
desparecerá de su documento.
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Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Tablas
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19 TABLAS
Las tablas son herramientas muy poderosas y sirven para agrupar texto
relacionado, imágenes, objetos como un conjunto.
En una tabla la información se almacena en un conjunto de celdas (Cells), las
mismas que se organizan en filas (rows) y columnas (columns).
19.1 CREAR TABLAS
Puede crear una tabla de varias maneras:
 Ubique el cursor en el sitio donde desea insertar la tabla y seleccione el
menú Insertar (Insert), grupo tablas (Tables), opción tabla (Table) y
seleccione Insertar Tabla (Insert Table).

En los cuadros número de columnas (Number of columns) y número de
filas (Number of rows) escriba o sleecione las dimensiones que tendrá
su tabla.
En las opciones del grupo Autoajuste (AutoFit behaivor) se pueden
definir las dimensiones de la tabla:
 Ancho de columna fijo (Fixed column with): Puede seleccionar
un tamaño fijo para el ancho de las columnas. Si lo deja en
automático (Auto) ajustará el ancho para que la tabla ocupe todo
el espacio entre los márgenes de la página.
 Autoajustar al contenido (AutoFit to contents): El ancho
dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada
columna.
 Ajustar a la ventana (AutoFit to window). El tamaño se ajusta al
tamaño de la ventana del visualizador Web, si cambia el tamaño
de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamaño.
 Ubique el cursor en el sitio donde desea insertar la tabla y seleccione el
menú Insertar (Insert), grupo tablas (Tables), opción tabla (Table) y
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seleccione directamente el número de filas y columnas en la ventana
que se despliega.
 Seleccione el menú Insertar (Insert), grupo tablas (Tables), opción tabla
(Table) y seleccione Dibujar Tabla (Draw Table), lo que transforma el
cursor en una herramienta de dibujo.
19.2 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA
La manera más sencilla de moverse dentro de una tabla es utilizando la tecla
del tabulador (Tab), lo que hace que el cursor se vaya desplazando primero por
fila y una vez que llega a la última celda de la fila salta a la siguiente fila.
Las teclas de flecha permiten también desplazarse a través de la tabla, tanto
horizontal como verticalmente.
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A continuación se muestra un cuadro con varias opciones de atajos para
moverse dentro de una tabla:
FUNCIÓN ATAJO
Seleccionar la siguiente celda Tab
Seleccionar la celda anterior Shift + Tab
Moverse a la primera celda de una fila Alt + Inicio (Home)
Moverse a la última celda de una fila Alt + Fin (End)
Moverse a la primera celda de una columna Alt + Re Pág ( PageUp)
Moverse a la última celda de una columna Alt + Av Pág ( PageDn)
Crear nuevo párrafo en una celda Enter
Insertar tabulación en una celda Ctrl + Tab
19.3 SELECCIONAR PARTES DE UNA TABLA
 Seleccionar toda la tabla: al ubicar el cursor en sobre la tabla aparece un
pequeño botón en forma de cuadrado y que contiene una cruz con
flechas en sus extremos. Al dar clic en este botón se selecciona toda la
tabla.
 Seleccionar columnas: Al ubicar el puntero en la parte superior de una
columna, el cursor toma la forma de una pequeña flecha negra, si da un
clic se selecciona toda la columna. Si desea seleccionar varias columnas
de clic en la flecha negra y arrastre el cursor sin soltar el botón del ratón.
- 190 -

 Seleccionar filas: Al ubicar el puntero en la parte izquierda de una fila, el
cursor toma la forma de una pequeña flecha blanca diagonal, si da un
clic se selecciona toda la fila. Si desea seleccionar varias filas de clic en
la flecha blanca y arrastre el cursor sin soltar el botón del ratón.
Al dar clic en una celda de una tabla aparece un nuevo menú llamado
Herramientas de tabla (Table Tools), el mismo que a su vez contiene dos
submenús: Diseño (Design) y esquema (Layout).
19.4 COMBINAR, DIVIDIR CELDAS Y TABLAS
Si desea combinar el contenido de varias celdas, debe seleccionarlas y dar clic
en el menú esquema (Layout), grupo combinar (Merge) opción Combinar
Celdas (Merge Cells).
Si desea dividir una celda de clic en el menú presentación (Layout), grupo
combinar (Merge) opción Dividir Celdas (Split Cells) y escoja el número de
filas y columnas en que va a dividir la celda.
- 191 -

Si desea dividir una tabla en dos ubique el cursor en una celda de la tabla y de
clic en el menú presentación (Layout), grupo combinar (Merge) opción Dividir
Tabla (Split Table). Se dividirá en dos tablas, la primera hasta una fila antes
de la posición del cursor y la otra desde la posición del cursor al final.
19.5 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS
Ubique el cursor en la celda que servirá de punto de referencia y de clic en el
menú Herramientas de tabla (Table Tools), submenú esquema (Layout),
grupo filas y columnas (Rows & Columns). Se presentan las siguientes
opciones:
- 192 -

Insertar encima (Insert Above): Inserta una fila encima de la posición del
cursor.
Insertar debajo (Insert Below): Inserta una fila debajo de la posición del cursor.
Insertar a la izquierda (Insert Left): Inserta una columna a la izquierda de la
posición del cursor.
Insertar a la derecha (Insert Right): Inserta una columna a la derecha de la
posición del cursor.
Además puede acceder a las opciones citadas dando clic con el botón derecho
del ratón sobre la celda de referencia:
Si el cursor se encuentra en la última celda de la tabla y necesita añadir una
nueva fila al final, solo necesita dar clic con la tecla Tab y se creara una nueva
fila.
19.6 ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Ubique el cursor en la celda que servirá de punto de referencia y de clic en el
- 193 -

grupo filas y columnas (Rows & Columns), opción eliminar (Delete). Se
presentan las siguientes opciones:
 Eliminar celdas (Delete cells): Permite eliminar celdas mediante el
desplazamiento de la fila hacia la izquierda (Shifts cells left) o hacia
arriba (Shift cells up), eliminar la fila entera (Delete entire row) o
eliminar toda la columna (Delete entire column).
 Eliminar columnas (Delete columns): Elimina las columnas
seleccionadas o aquella donde está posiciona el cursor.
 Eliminar filas (Delete rows): Elimina las filas seleccionadas o aquella
donde está posiciona el cursor.
 Eliminar tabla (Delete table): Permite eliminar la tabla actual
- 194 -
19.7 DAR FORMATO A TABLAS
Puede cambiar el estilo de una tabla. Para ello de clic en el menú Herramientas
de tabla (Table Tools), submenú diseño (Design), grupo estilos de tabla
(Table Styles) y seleccione la opción que necesite.

También puede modificar algún estilo existente. Para ello de clic en la flecha
ubicada en la parte inferior de la barra de desplazamiento ubicada a la
izquierda de los estilos y seleccione la opción modificar estilo de tabla (Modify
Table Style…).
En la ventana que se despliega modifique las opciones de formato que
requiera.
- 195 -

Puede además desear poner color de fondo solo a algunas celdas. Para ello
ubique el cursor en la celda que desea poner color de fondo y seleccione el
grupo estilos de tabla (Table Styles), opción Shading (Sombreado) y
seleccione el color de su agrado.
19.8 ALINEACIÓN Y POSICIÓN DE LOS ELEMENTOS EN UNA
- 196 -
TABLA
Los textos e imágenes de una tabla pueden tener diferentes alineaciones
dentro de una celda.
Para modificar la alineación de un elemento seleccione el menú Herramientas
de tabla (Table Tools), submenú esquema (Layout), alineación (Alignment).
Se dispone de 9 posibles alineaciones: Superior izquierda, superior centro,
superior derecha, centro izquierda, centro, centro derecha, inferior izquierda,
inferior centro, inferior derecha.

La posición del texto puede modificarse dando clic en el botón dirección del
texto (Text Direction). Cada vez que da clic sobre el botón, rota el texto en
sentido horario.
19.9 DISEÑAR TABLAS IRREGULARES
En ocasiones puede necesitar diseñar una tabla con un
modelo no regular. Para ello seleccione el menú Herramientas de tabla (Table
Tools), submenú diseño (Design), grupo dibujar bordes (Draw Borders),
opción dibujar Tabla (Draw Table). Esto transformará al puntero en una
herramienta de dibujo con la que podrá dando clic sobre las celdas dibujar
tablas a su necesidad.
- 197 -

Para eliminar líneas seleccione la opción borrador (Eraser). El cursor tomará la
forma de un borrador, con el que podrá eliminar las líneas que no necesite
19.10 REPETIR CABECERAS EN TABLAS GRANDES
Si la tabla de datos es grande y sobrepasa el tamaño de una página del
documento, puede ser importante mostrar en cada hoja los títulos de la misma.
Para ello ubique el cursor en la celda a modificar y seleccione el menú
Herramientas de tabla (Table Tools), submenú esquema (Layout), grupo data
(Datos) opción repetir cabecera de filas (Repeat Header Rows)
- 198 -
19.11 TABLAS ANIDADAS
Puede insertar tablas dentro de tablas. Para ello siga los pasos de creación de
tablas vistos en el párrafo 19.1 e inserte la tabla principal. Luego ubique el
cursor en una celda e inserte una nueva tabla.
Si se elimina la tabla principal, se borra también la tabla anidada.

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Operaciones con tablas
19.12 OPERACIONES MATEMÁTICAS EN TABLAS
Hay ocasiones en las que puede requerir realizar cálculos
matemáticos con valores numéricos de la tabla. Entonces
es necesario insertar un campo de cálculo, en el cual ingresemos la fórmula
que se requiere para obtener el resultado deseado.
Una fórmula es una expresión compuesta por funciones, operadores y
referencias de celdas, y empieza con el signo igual.
 Funciones: Son elementos que tienen un nombre particular, seguido de
un paréntesis y dentro del paréntesis van los argumentos. Word tiene
acceso a un número limitado de funciones, las mismas que se utilizan en
la hoja de cálculo:
 ABSOLUTO(x) o ABS(x) Devuelve el valor positivo de un número o
- 199 -
una fórmula.
 CONTAR() o COUNT( ) Devuelve el número de elementos de una
lista.
 DEFINIDO(x) o DEFINED(x) Devuelve el valor 1 (verdadero) si la
expresión x es válida, o el valor 0 (falso) si no se puede calcular la
expresión.
 ENTERO(x) o INT(x) Devuelve la parte entera de un valor numérico.
 FALSO o FALSE Devuelve 0 (cero) o falso
 MAXIMO() o MAX() Devuelve el valor mayor de un conjunto de
números.

 MINIMO() o MIN() Devuelve el valor menor de un conjunto de
- 200 -
números.
 MODULO(x;y) o MOD(x;y) Devuelve el residuo de la división entre x
e y.
 NO(x) o NOT(x) Devuelve el valor 0 (cero) (falso) si la expresión
lógica x es verdadera, o el valor 1 (verdadero) si la expresión es
falsa.
 O(x;y) o OR(x;y) Devuelve el valor 1 (verdadero) si alguna de las
expresiones lógicas x e y o ambas son verdaderas, o el valor 0 (cero)
(falso) si ambas expresiones son falsas.
 PRODUCTO() o PRODUCT() Devuelve el resultado de multiplicar
una lista de valores numéricos.
 PROMEDIO() o AVERAGE() Devuelve el promedio de una lista de
valores numéricos.
 REDONDEAR(x;y) o ROUND(x;y) Devuelve el valor de x
redondeado con el número especificado de posiciones decimales y; x
puede ser un número o el resultado de una fórmula.
 SIGNO(x) o SIGN(x) Devuelve el valor 1 si x es un valor positivo, o el
valor -1 si x es un valor negativo.
 SUMA() o SUM() Devuelve la suma de una lista de valores o
fórmulas.
 VERDADERO O TRUE Devuelve el valor 1 (verdadero).

 Y(x;y) o AND(x;y) Devuelve el valor 1 (verdadero) si las expresiones
lógicas x e y son ambas verdaderas, o el valor 0 (cero) (falso) si
alguna o ambas expresiones son falsas.
 Argumentos: Son los valores que una función necesita para poder ser
empleada. Se colocan dentro de los paréntesis que siguen al nombre de
la función. También se pueden utilizar los argumentos arriba (above),
abajo (below), izquierda (left), derecha (right) para indicar rangos de
celdas.
 Referencias: Las referencias de celdas utilizan la notación manejada en
Microsoft Excel, donde una celda se nombra mediante la letra que
corresponde a la columna seguida por el número de fila. Ej.: Si se
nombra una celda como d6, quiere decir que la celda está ubicada en la
intersección de la columna d y la fila 6. Las columnas empiezan en la
letra a y las filas en el número 1. Cuando se quiere hacer referencia a
celdas individuales, se las separa por punto y coma (;). Ej.: c4;d4;f4. Si
se necesita hacer referencia a un rango de celdas se escribe las celdas
inicial y final del rango separadas por dos puntos (:). Ej.: c4:f4
 Operadores: Son caracteres que sirven para realizar operaciones
matemáticas. Los principales operadores empleados son:
Símbolo Operación
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Potencia
% Porcentaje
Un ejemplo de una fórmula podría ser =sum(b2;c2), lo que significa que se va a
aplicar la función suma a las celdas b2 y c2.
- 201 -

En Word se pueden realizar cálculos sencillos. Si se requieren realizar cálculos
más complejos es mejor utilizar otras herramientas, tales como la hoja de
cálculo.
19.13 INSERCIÓN DE CAMPOS DE CÁLCULO
Se va a considerar que la siguiente tabla muestra las ventas de productos de
un local de ropa.
Si se desea calcular el total de ventas de camisas se coloca el cursor en el
campo total de camisas y se selecciona el menú Herramientas de tabla (Table
Tools), submenú esquema (Layout), grupo data (Datos) opción fórmula
(Formula).
Se despliega una ventana formula. Para el caso que se está tratando, se borra
la fórmula del campo formula y se deja sola el signo igual.
- 202 -

Luego se da clic en la opción Pegar función (Paste function) y se selecciona
para este caso la función PRODUCTO (PRODUCT).
Lo que va a hacer la fórmula es calcular el resultado de multiplicar los
contenidos de las celdas b2 y c2. Se podría haber utilizado la formula
equivalente =PRODUCT(LEFT) o simplemente el operador de multiplicación
=b2*c2
Para el total de chompas y zapatos se procede de igual manera, cambiando
solamente el valor de los argumentos. Para las chompas será
=PRODUCT(b3;c3) y para los zapatos será =PRODUCT(b4;c4).
- 203 -

Para encontrar el total de tarifa 12% se utilizará la función Suma (SUM).
El argumento arriba (ABOVE) implica que la fórmula sumará todos los valores
numéricos que encuentre en la parte superior de la columna a partir de la
posición del cursor. Sería equivalente a utilizar la fórmula =SUM(d2:d4)
Para el caso del cálculo del IVA se debe efectuar una multiplicación entre el
valor de total tarifa 12% y el valor del IVA (12%). Hay que considerar que la
celda donde ese encuentra el texto total tarifa 12% es una celda combinada por
tanto el nombre de la celda será a5, ya que desde la derecha es la primera
columna y ocupa la quinta fila. El valor del total tarifa 12% estará ubicado por
- 204 -

tanto en la celda b5, quedando la fórmula =PRODUCT(b5;12%). Se podría
además emplear la formula equivalente =b5*12% o =b5*0,12
Para calcular el gran total se deberá realizar una suma entre el total tarifa 12%
y el valor del IVA, quedando la fórmula = SUM(b5;b6) o su equivalente =b5+b6.
Tome nota que en este caso no se podría haber utilizado =SUM(ABOVE) ya
que se desea sumar toda la columna, sino solo dos valores de la misma.
- 205 -

19.14 CÁLCULOS QUE REFERENCIAN A DATOS DE OTRAS
- 206 -
TABLAS
Se puede requerir realizar cálculos matemáticos en celdas que se encuentran
ubicadas en otras tablas. Para esto se requiere el empleo de marcadores
(bookmarks) (ver capítulo 17 marcadores). Podría ser necesario conocer por
ejemplo algunos datos referentes a la tabla de ventas utilizada en el numeral
anterior, tales como:
En primer lugar se debe insertar un marcador que referencie a la primera celda
de la tabla, se le podría aponer de nombre tabla por ejemplo.
Luego colocamos el cursor en la celda donde se desea que se muestre el
precio unitario máximo y se selecciona el menú Herramientas de tabla (Table
Tools), submenú esquema (Layout), grupo data (Datos) opción fórmula
(Formula). Después del signo igual se selecciona la función MÁXIMO (MAX) y

con el cursor ubicado dentro de los paréntesis se busca dentro del cuadro de
opciones pagar marcador (Paste bookmark) el marcador que creamos
anteriormente y que se llamaba tabla. Después de insertado el nombre del
marcador, se escriben dentro de corchetes cuadrados el rango de los
argumentos que necesita la función.
Para el cálculo del valor mínimo de cantidad se procede de similar manera,
siendo la fórmula empleada =MINIMO(b2;b4) o =MIN(b2;b4)
Para el cálculo del promedio de precio unitario la fórmula empleada será
=PROMEDIO(c2;c4) o =AVERAGE(c2;c4)
- 207 -

- 208 -

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Combinar correspondencia
20 COMBINAR CORRESPONDENCIA
La combinación de correspondencia consiste en incluir en un documento, datos
almacenados en otro documento o archivo, con el fin de obtener copias de un
mismo documento con los diferentes datos almacenados.
Se pueden insertar campos tales como nombres, direcciones, teléfonos o
ciudades, los cuales se reemplazaran automáticamente en cada uno de los
documentos. Se puede por ejemplo escribir cartas personalizadas, en las que
sólo escribimos el texto que será común a todas común en todas las cartas y
Word se encarga de generar los datos que cambian en cada carta según la
lista de destinatarios. Así se generan automáticamente tantas cartas distintas
como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
También podemos generar etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc.
En la combinación de correspondencia se utiliza dos elementos:
 Documento principal. Es el documento de Word que contiene el texto
fijo y además tiene insertados los campos, que son los lugares del
documento donde se irán modificando los elementos de la lista de datos.
 Origen de datos. Contiene la lista de datos que serán cargados en los
campos. Estos datos pueden estar almacenados en tablas de Microsoft
Access, en libros de Microsoft Excel, en listas de direcciones de Outlook,
en una tabla de Microsoft Word o se pueden introducir en el mismo
momento de la combinación.
20.1 CREACIÓN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL
Seleccionamos el menú Correspondencia (Mailings), grupo Iniciar combinación
de correspondencia (Start Mail Merge), allí hacemos clic en la opción Asistente
- 209 -

paso a paso para combinar correspondencia… (Step by Step Mail Merge
Wizard…)
Se despliega el cuadro de dialogo Combinar correspondencia (Mail Merge).
Paso 1: Seleccionar el tipo de documento (Select document type). Puede
escoger entre las opciones cartas (Letters), mensajes de correo (E-mail
Messages), sobres (Envelops), etiquetas (Labels) y directorio (Directory).
- 210 -

Para el ejemplo podemos seleccionar la opción cartas. Dar clic en el botón
siguiente (Next)
Paso 2: Seleccionar el documento inicial (Select starting document). Se
define cual será el documento que contiene la parte fija a partir del cual
crearemos el documento combinado. Para el ejercicio dejamos seleccionada la
primera opción utilizar el documento actual (Use the current Document) y
damos clic en Siguiente (Next) para continuar con el asistente.
En este paso también se puede elegir entre iniciar desde una plantilla (Start
from a template) si se desea partir de un modelo predefinido, o también iniciar
desde un documento existente (Start from existing document)
- 211 -

Paso 3: Seleccionar el origen datos (Select recipients). El origen de datos
puede ser una tabla de Access, una tabla en Excel, una tabla en otro archivo
Word, etc.), también podemos utilizar contactos nuestros de Outlook:
Utilizar una lista existente (Use an existing list). Permite utilizar archivos
almacenados. Se habilita la opción Examinar… (Browse…), la misma que
permite buscar el archivo con la lista de los datos.
- 212 -

Seleccionar desde los contactos de Outlook (Select from Outlook contacts).
En lugar de la opción Examinar..., aparece la opción Elegir la carpeta de
contactos (Choose Contacts Folder), dando clic en la misma le permite elegir
desde su lista de contactos.
Escribir una lista nueva (Type a new list). Se habilita la opción Crear…
(Create…), en la cual al dar clic se despliega una donde se puden introducir los
datos necesarios:
Para crear un nuevo elemento en la lista de clic en el botón nueva entrada
(New Entry).
- 213 -

Una vez que ha terminado de escribir su lista de clic en el botón aceptar (Ok).
Se despliega una ventana donde se le pide que guarde su archivo y escriba el
nombre del mismo (File name):
Ya guardado el archivo y seleccionado el origen de datos se despliega el
contenido del mismo en forma de tabla, y en la cual usted puede realizar
algunas accione tales como ordenar (Sort), filtrar (Filter), encontrar duplicados
(Find duplicates).
- 214 -

Si desea ordenar la información de clic en el botón ordenar (Sort), se despliega
una ventana donde puede ordenar la información de acuerdo al criterio que
usted escoja.
Si desea filtrar la información de clic en la opción filtrar (Filter), y en la ventana
que se despliega seleccione el campo (Fileld) y el criterio adecuado de
comparación (Comparision).
- 215 -

Paso 4: Escriba su carta (Write your letter). Para el ejemplo que estamos
desarrollando vamos a utilizar la lista que creamos en el paso anterior.
Los campos que llenamos fueron apellido (last name), nombre (first name),
titulo (title) y nombre de la compañía (Company Name).
Podemos iniciar la carta del ejemplo con el texto siguiente:
- 216 -

Si después de la palabra estimado deseáramos insertar el título de la persona,
seleccionamos el menú Correspondencia (Mailings), grupo escribir e insertar
campos (Write & Insert Fields).
En el listado de campos que se despliegan escogemos título (Title) y
automáticamente se carga en nuestro documento (el campo se inserta dentro
de los signos << >>).
- 217 -

Seguimos escribiendo la carta e insertado todos los campos que hemos
ingresado:
Damos clic en el botón siguiente (Next).
- 218 -

Paso 5: En este punto se carga el primer registro de la tabla en nuestro
documento.
Si deseamos ver las siguientes cartas seleccionamos el menú
Correspondencia (Mailings), grupo ver resultados (Preview Results) y damos
clic en las flechas de desplazamiento. También podemos dar clic en las flechas
ubicadas en la ventana (Preview your letters).
Paso 6: Completar la combinación (Complete the merge).
- 219 -

Si desea imprimir las cartas de clic en la opción imprimir… (Print…)
Si desea editar las cartas de clic en editar las cartas individuales… (Edit
individual letters…)
- 220 -

Finalmente seleccionamos el menú Correspondencia (Mailings), grupo finalizar
(Finish), opción finalizar y combinar (Finish & Merge) y escoja Enviar
mensajes de correo electrónico… (Send E-mail Messages…).
En el campo Para (To): Seleccionamos de la lista despegable el campo que
contiene la dirección de e-mail del destinatario (previamente llenado).
En Asunto (Subject line): escribimos el texto que se mostrará en el campo
asunto del correo.
En Formato de correo (Mail Format): seleccionamos de la lista despegable el
tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato (Plain text), HTML o
datos adjuntos (Attachment).
Para hacer uso de esta utilidad es necesario tener instalado algún programa
administrador de correo, tales como Microsoft Outlook 2007, bluebird, etc.
- 221 -

Universidad Técnica de Machala Microsoft Word Trabajar con varios documentos
21 TRABAJANDO CON VARIOS DOCUMENTOS
- 222 -
21.1 INTRODUCCIÓN
Los sistemas operativos modernos permiten tener abiertos varios programas a
la vez y acceder a cualquiera de ellos indistintamente.
Microsoft Word posibilita el tener abiertos múltiples documentos
simultáneamente, como se puede apreciar en la barra de tareas de la figura.
21.2 TRABAJANDO CON DOCUMENTOS SIMULTÁNEAMENTE
Puede trasladarse de un documento a otro dando clic en el menú ver (View),
grupo ventana (Window) y seleccionando la opción Cambiar ventanas (Switch
Windows),

Se le despliega una lista con todos los documentos que tenga abiertos en ese
instante. Para seleccionar uno u otro documento, basta hacer clic sobre su
nombre.
Sin embargo, en muchas ocasiones puede resultar más práctico tener dos o
más ventanas presentes en la misma pantalla en lugar de ir intercambiándose
de una a otra.
21.3 ORGANIZAR DOCUMENTOS
Para poder mostrar varios documentos en la misma pantalla seleccionamos el
menú Vista (View), grupo ventana (Window) y escogemos la opción Organizar
Todo (Arrange all).
Con esta opción, todos los documentos activos se muestran horizontalmente
en la pantalla, la misma que se divide de manera simétrica para que todos los
documentos dispongan del mismo espacio de pantalla.
- 223 -

También puede ajustar manualmente el tamaño de las ventanas, arrastrando
los bordes de cada ventana hasta alcanzar el tamaño deseado.
21.4 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
Al trabajar con varios documentos se puede intercambiar información
directamente entre ellos, ya sea copiando información o cortándola.
21.5 VISUALIZAR VARIAS PARTES DE UN DOCUMENTO
En Word se puede dividir un documento en dos partes, de tal manera que la
una parte permanecerá fija mientras la otra se desplaza. Esta opción es muy
importante cuando deseamos revisar una parte del documento y estamos
trabajando en otra. Para esto seleccionamos el menú Vista (View), grupo
ventana (Window) y escogemos la opción dividir (Split). Aparece una línea
divisoria en color gris, la misma que debe arrastrar hasta la posición en la que
desea colocar la división.
- 224 -

Una vez que encuentra la posición adecuada de un clic para fijar la línea
divisoria.
21.6 MOSTRAR DOS DOCUMENTOS, UNO AL LADO DEL OTRO
- 225 -

Seleccionamos el menú Vista (View), grupo ventana (Window) y escogemos la
opción ver lado por lado (View Side by Side). Esto permite incluso tener un
movimiento síncrono de ambas (Synchronus Scrolling).
- 226 -

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