Marco conceptual AP
- 2. Marco Conceptual de la Administración de Proyectos SOLUCIONES REALES EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
- 3. Temas a Desarrollar 1. El Contexto del Proyecto Ciclo de vida del proyecto Stakeholders del proyecto Influencias organizacionales y proyectos 2. Los Procesos del Proyecto dentro del Ciclo de Vida Los procesos y los grupos de procesos Iniciación Planificación. Ejecución Seguimiento y control Cierre 3. Áreas de Conocimiento del Proyecto Gestión de la Integración del Proyecto. Gestión del Alcance del Proyecto. Gestión del Tiempo y del Costo del Proyecto. Gestión de la Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Gestión del Abastecimiento del Proyecto Gestión de los Riesgos del Proyecto.
- 4. Presentación •Nombre •Formación •Experiencia en Proyectos •Expectativas del Diplomado
- 5. El Contexto del Proyecto SOLUCIONES REALES EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
- 6. Ningún proyecto es suficientemente pequeño como para que no deba ser tomado en serio Directivo de INTEL
- 7. Un poco de Historia La humanidad ha estado planificando y gestionando proyectos desde los inicios del tiempo. Cada vez que una civilización se asentaba en cierto territorio una serie de proyectos a gestionar surgían de inmediato: edificaciones, carreteras, leyes que escribir, infraestructura en General Aún sin las tecnologías y metodologías actuales, se crearon líneas de tiempo de proyectos, se localizaron materiales y recursos y se valoraron los riesgos involucrados.
- 8. Pero…….. ¿Qué es un proyecto?
- 9. Un proyecto es un problema (oportunidad) con fecha de resolución Juran
- 10. Proyecto • Secuencia única de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propósito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones. (PMBOK® 4ta Edición) • Tiene un inicio y un fin. • Produce un producto único. • Es ejecutado por PERSONAS!!!!
- 11. Y un Proceso? • Secuencia de actividades complejas o sencillas, interconectadas que se realizan de manera repetitiva. • Su producto o resultado reúne ciertas características • Está claramente definido y estructurado
- 13. En las Organizaciones Planificación Estratégica
- 14. El Ciclo de Vida del Proyecto
- 15. Ciclo de Vida del Proyecto • Es simplemente la representación de las fases típicas por las que pasa un Proyecto • La transición de una fase a la siguiente generalmente involucra y es usualmente definida por algún tipo de transferencia técnica o entrega. • Los entregables de una Fase son usualmente revisados y aceptados antes del inicio de la siguiente fase***
- 16. Fases del Proyecto • Cada fase de un Proyecto produce uno o más entregables: – Diseño – Desarrollo – Pruebas – Contrucción – Implementación – Etc..
- 17. La Gestión de Proyectos SOLUCIONES REALES EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
- 19. Su importancia en el mundo • CSI • ISO 10006 • PMI • APMO • UEN • QS9000 • Six Sigma • PMForum
- 20. El mundo exige resultados. No le cuentes a otros tus dolores de parto. Muéstrales al niño Indira Ghandi
- 21. • La gestión de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas en un amplio rango de actividades con el objetivo de alcanzar o satisfacer los requerimientos de un proyecto en particular. • Está compuesta por cinco grupos de procesos: 1.Inicio 2.Planificación 3.Ejecución 4.Control 5.Cierre
- 22. • En el mercado global actual, la complejidad y la velocidad son una garantía. • Los clientes demandan más y mejores productos y servicios más rápidos. • El “Time-to-market” presiona y exige una mayor eficiencia.
- 23. Procesos y Areas de Conocimiento SOLUCIONES REALES EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
- 24. Los Procesos • Pueden ocurrir en cada una de las fases • Estos pueden utilizarse según se convenga dentro de la metodología que se utilice
- 25. Áreas de Conocimiento Nueve áreas de conocimiento centradas en el énfasis o área: 1. Gestión de Integración del Proyecto 2. Gestión del Alcance del Proyecto 3. Gestión Tiempo del Proyecto 4. Gestión de Costos del Proyecto 5. Gestión de la Calidad del Proyecto 6. Gestión de Recursos Humanos del Proyecto 7. Gestión de la Comunicación del Proyecto 8. Gestión de Riesgos del Proyecto 9. Gestión del Abastecimiento del Proyecto
- 26. Cómo se dan los Procesos?
- 27. Fase de Inicio • Es la fase inicial de un Proyecto. • En esta un problema u oportunidad es identificado y se define el correspondiente caso de negocio. • En el negocio de la construcción, usualmente este proceso es desarrollado por el cliente, que solicita a la Constructora la solución al problema u oportunidad
- 28. Fase de Inicio • Los estudios de Factibilidad son usualmente realizados por el cliente o la dirección de la empresa • Una descripción clara de los objetivos del Proyecto es desarrollada, incluyendo las razones por las que el Proyecto es la solución que satisfacerá los requerimientos. • La documentación de la decisión también contiene: – Descripción básica (Macro) del Alcance del Proyecto. – Entregables (Productos del Proyecto) – Duración – Estimaciones de Costo y recursos
- 29. Fase de Inicio Cliente o Dirección
- 30. Grupo de Procesos de Inicio
- 31. La Planificación del Proyecto • Una vez que el Alcance ha sido definido en los términos de referencia así como en el proceso de aclaraciones, el Proyecto entra en la Fase de Planificación Detallada
- 32. La Planificación del Proyecto • Involucra la creación de: – Plan de Proyecto (indicando las actividades, tareas, dependencias y fechas) – Plan de Recursos (listado de Mano de Obra, equipo y materiales requerido) – Plan Financiero (en el que se identifican los costos de M.O, equipo y materiales)
- 33. La Planificación del Proyecto • Involucra la creación de: – Plan de Calidad (Identificando objetivos de calidad, medidas de aseguramiento y control) – Plan de Riesgos (identificación de riesgos potenciales y las acciones para mitigarlos) – Plan de Aceptación (criterios de aceptación que deben alcanzarse para obtener la aprobación del Cliente
- 34. La Planificación del Proyecto • Involucra la creación de: – Plan de Comunicaciones (indicando la información necesaria para mantener a los involucrados informados) – Plan de abastecimiento (Compras) (identificación de los productos que deben obtenerse de proveedores externos • En este punto el Proyecto ha sido planeado con detalle y está listo para ser ejecutado
- 36. Ejecución y Control del Proyecto • Es la fase que involucra mayor Trabajo • Esta fase involucra la ejecución de cada una de las actividades listadas en el Plan de Proyecto (estructura de división de trabajo, cronograma, Matriz de Responsabilidades) • Mientras las tareas son ejecutadas una serie de procesos administrativos (Control) se llevan a cabo para monitorear y controlar que los entregables del proyecto se den correctamente
- 37. Ejecución y Control del Proyecto • Incluye la identificación de Cambios, riesgos y situaciones. • Revisión de la calidad de los entregables • Una vez que todos los entregables han sido producidos y el cliente ha aceptado la solución final, el proyecto está listo para el cierre.
- 40. El Cierre del Proyecto • Involucra la liberación del último entregable al cliente. • Entrega de toda la documentación del Proyecto pertinente. • Cierre de contratos con proveedores • Liberación de Recursos • Comunicación de Cierre del Proyecto a los Involucrados
- 41. El Cierre del Proyecto • El último paso es llevar a cabo la Revisión Post Cierre del Proyecto par a identificar el éxito y lecciones aprendidas, así como el criterio del cliente con respecto al Proyecto
- 43. Pero… ¿Cuándo es un Proyecto Exitoso? SOLUCIONES REALES EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
- 45. El Triángulo de Hierro de la Administración de Proyectos (Relación: alcance – tiempo – recursos) • Recursos Los recursos se muestran en el eje vertical y el tiempo (duración) en el eje horizontal. • El alcance se muestra como una Alcance curva que ilustra la relación entre este, los recursos y el tiempo Tiempo dados los requerimientos del proyecto • Al agregar recursos, el proyecto podría implementarse/completarse antes. Recursos • Al reducir los recursos, la duración del proyecto podría extenderse. Mayor Alcance • Cambios en el alcance desplazan Alcance la curva hacia arriba o hacia Menor Alcance abajo. Tiempo
- 46. El Triángulo de Hierro de la Administración de Proyectos (Relación: alcance – tiempo – recursos) • En tanto al menos una de las variables no sea “fija”, las otras dos Recursos pueden manejarse para completar el proyecto exitosamente. •Si la duración y el alcance son fijos, Alcance se puede (al menos se debería) asignar los recursos necesarios y Tiempo suficientes –gente, horas extra, equipo, etc.). •Si los recursos y el alcance son fijos, Recursos se debería poder fijar la duración del proyecto •Si los recursos y el tiempo son fijos, Alcance no queda más que variar el alcance del proyecto… y lo variamos…¿cierto? Tiempo
- 47. El Triángulo de Hierro de la Administración de Proyectos (Relación: alcance – tiempo – recursos) Con esto se puede ilustrar tres de las razones por las que fallan los proyectos: 1. Cambia (aumenta) el alcance Recursos del proyecto sin que cambie el plazo ni los recursos asignados para su compleción exitosa… Alcance 2. Se adelanta la fecha de entrega pero no se aumenta Tiempo los recursos 3. Se reduce los recursos pero no se incrementa el plazo (duración) para completar el proyecto
- 48. • Así, una gestión de proyectos adecuada permitirá la disminución del riesgo de que alguna de las situaciones anteriores se presenten. • Generando para la empresa una serie de beneficios……
- 49. • Promueve el éxito y reduce el riesgo del fracaso • Aumenta la eficiencia y la efectividad • Mejora la comunicación y el conocimiento • Entrega plantillas y listas de chequeo • Le da a la organización una herramienta como ventaja competitiva • Hace énfasis en el impacto de la gestión del conocimiento
- 50. 80 70 60 50 Problemas 40 Personales Problemas Técnicos 30 20 10 0 Proyecto
- 51. El Rol del PM “Su verdadera cualidad, es la de asegurarse que realicemos bien las cosas” Louis Gerstner , CEO saliente de IBM, al describir su sustituto Samuel Palmisano.
- 52. “Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho” Antoine de Saint-Exupery