Material de Clases TP N° 3 - Bases de Datos - Consultas

Gestión de Bases de
Datos con MS
Access
Consultas
Docente: Lic. Nieves Llorente
1

Recordamos los objetos de
Access…
Elementos que puede contener una Base de Datos
2

¿Para qué nos sirven las consultas?
Las consultas son operaciones que se
realizan sobre los datos de una base de
datos.
Cada consulta localiza datos concretos
que cumplen ciertas condiciones y
permite realizar varias tareas con ellos
(mostrarlos, eliminarlos, actualizarlos,
etc.)
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¿Qué tipos de consultas podemos
crear?
CCoonnssuullttaass
DDee sseelleecccciióónn
De Selección
Simple
DDee UUnniióónn
De
Agrupamiento
DDee IInnsseerrcciióónn
De
Modificación
DDee BBoorrrraaddoo
De Creación
de Tabla
4
Permite filtrar registros y mostrar o
descartar campos de los registros.
Permiten relacionar los datos de
distintas tablas a través de campos
clave.
Permiten obtener resultados estadísticos
de conjuntos de registros, como medias
de un campo, totales, etc.

Consultas de Selección
El resultado de estas consultas
consiste en una tabla “virtual”:
una tabla que físicamente no
ocupa espacio (porque trabaja
sobre los datos originales de las
tablas sobre las que se define),
pero que permite ser manejada
de la misma forma que una tabla
real.*
*Fuente: Bases de Datos 1 - Curso ‘97-’98 – Universidad de Huelva
5

¿Cómo creamos nuevas
consultas?
6
1 – Seleccionamos la pestaña «Crear»
2 – Creamos la consulta desde
la Vista de Diseño

Guardar las consultas
Siempre es recomendable que
se prueben varias veces las
consultas para asegurarse que
el resultado es el esperado. Una
vez que se comprueba el
resultado, debemos decidir si
guardar o no la consulta. Todo
depende de la frecuencia con
la que se vaya a usar esa
consulta. Si se va a utilizar más
veces, es conveniente
guardarla para no tener que
rediseñarla la próxima vez.
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Ejecutar (permite
probar la consulta)

¿Cómo comenzamos la consulta?
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1 – Agregamos las tablas con las cuales trabajaremos
Tipo de Consulta
Tablas que agregamos

Barra de Herramientas de
Diseño de Consultas
Alternar Vistas
Ejecutar una consulta se va a utilizar siempre para ver los
resultados de una consulta
Cuando se ejecuta una consulta, los campos aparecerán en
el orden en que se seleccionaron, independientemente del
orden que tengan en las tablas.
Para regresar al diseño de una consulta y cambiar las
preferencias, seleccionarla y volver a hacer clic en Diseño
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Tipo de Consulta
Ejecutar
Mostrar tabla

¿Cómo diseñamos la consulta?
Campo: permite escoger el campo sobre el cual se va a producir la
consulta. Si no se elige ninguna tabla se listan todos los campos de las
tablas agregadas en un comienzo.
Tabla: permite seleccionar una tabla de las que se agregaron en un
comienzo.
Orden: es el orden en el que se mostrarán los datos . Ascendente
para: A-Z,0-9; Descendente: orden inverso.
Mostrar: Cuando se selecciona esta opción el campo se mostrará en
los resultados de la consulta.
Criterios: representa la condición bajo la cual se mostrarán los datos.
O: se trata de un criterio alternativo. El registro se mostrará si coincide
con el primer criterio o con los de las filas siguientes.
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Criterios de selección en las consultas
El criterio debe coincidir con el campo escogido.
Por ejemplo, no puedo buscar un Número de
Teléfono en el campo Apellido.
Dentro de la casilla criterio se escribe una
expresión, de texto, numérica o numérica con
operadores. Si no se incluye ningún operador con
la expresión (texto o número) el programa actúa
como si el operador fuera =, y sólo habrá
resultado en la búsqueda si existe un registro
idéntico a la expresión del criterio.
No es necesario poner el criterio entre comillas,
Access las coloca automáticamente.
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En la línea CRITERIOS, debajo
del campo correspondiente

Algunos Criterios…
Los operadores de comparación que pueden
utilizarse son: , , =, =,
Rangos de valores: Para buscar un rango
de valores dentro de un campo se utiliza la
operadores Entre...Y.
Por ejemplo para seleccionar personas mayores
de 18 años pero menores de 50. En la casilla
Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50.
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Establecer varios criterios a la vez
En diferentes campos criterio Y: cuando se escriben varios
criterios en el mismo renglón el programa buscará un registro que
cumpla todos los criterios.
El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: 80 Y 100
En un mismo campo criterio O: cuando se pone un criterio en
la casilla Criterio, otro en la casilla o (y, si se desea, más criterios
en las filas de debajo) el programa buscará un registro que
cumpla al menos uno de los criterios ingresados. Este tipo de
criterio también se puede utilizar en distintos campos:
Por ejemplo, seleccionar los registros que el campo Provincia sea
“Mendoza”, ó el campo “Edad” sea 18.
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Comodines
Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una
letra, que terminan por otra, etc.
*: representa cualquier número de caracteres.
por ejemplo: todos los nombres que terminen por «ez»: *ez.
Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto
y uno de los dos nombres es Luis. Se debe escribir el siguiente
criterio: Como *Luis*.
?: representa un solo carácter. Por ejemplo Jimenez/Gimenez:
?imenez.
#: representa cualquier dígito en la posición especificada. Por
ejemplo: 12#45, el programa buscará un registro en el cual los dos
primeros dígitos sean 12 y los dos últimos 45.
Al introducir una expresión con uno de estos tres operadores,
Access añadirá automáticamente el operador Como.
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Muestra

Fecha actual
Se pueden seleccionar los registros que
tengan la fecha actual. Por ejemplo en
una empresa para seleccionar los
pedidos que haya que entregar ese día.
En criterios se escribe Fecha().
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Condición variable
Consultas con parámetros: Para hacer una condición
variable, que realice una pregunta cada vez que se
abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre
corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar.
La pregunta entre corchetes se coloca en el sector de
«Criterio».
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Muestra

Campos Calculados
Se puede crear un campo que realice una operación con varios
campos de una misma tabla.
Los pasos para la creación de una consulta con campos
calculados son los siguientes:
1. Se selecciona una columna en blanco.
2. Se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos.
3. A continuación de los dos puntos, se escribe la operación,
teniendo en cuenta que cuando se hace referencia a un campo,
su nombre debe ir entre corchetes.
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