MEMORANDO
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Este documento proporciona instrucciones sobre cómo redactar un memorando interno en una empresa. Explica que un memorando se usa para comunicar información, orientaciones y recordatorios entre departamentos de una organización. Detalla los elementos que debe contener un memorando como el membrete, número, fecha, encabezamiento, texto, firma y líneas especiales. Además, describe tres estilos para distribuir la información en un memorando: estilo bloque, estilo bloque extremo y de cargo a cargo.
MEMORANDO
- 1. PRESENTADO POR: BRIGITTE GUERRERO JHONATAN GARZÓN JOHANA GUTIEEREZ KIMBERLY RAMIREZ LAURA YURANI LEÓN
- 2. CONCEPTO Comunicación de carácter interno destinada a transmitir información, orientaciones, recordatorios y pautas a las dependencias o funcionarios.
- 3. Condiciones generales MEMBRETE DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO La constituye la palabra MEMORANDO. Impresa en mayúscula sostenida. NÚMERO O REFERENCIA Constituido por el código de la dependencia (si lo hay) y el número del documento separado por un guión. La numeración puede ser la misma del consecutivo de correspondencia o ser independiente para memorandos
- 4. FECHA Se coloca la ciudad de origen y la fecha de envío NOTA: Recuerde que la fecha completa se enuncia así: Bogotá, 23 de Julio de 2010. ENCABEZAMIENTO Consta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto . La palabra PARA, DE y ASUNTO se escriben en mayúscula sostenida seguidas de dos (2) puntos.
- 5. TEXTO Se redacta en forma clara, directa, sencilla y cortés. Se redacta un solo tema por memorando. Se utiliza tratamiento de usted. Es importante que no tenga errores técnicos, ortográficos o gramaticales. ESTILOS Se distribuirá en dos estilos: Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque
- 6. FIRMA El memorando debe ser firmado por la o las personas autorizadas por la empresa. Si quien firma NO ES EL TITULAR, se efectúa la aclaración correspondiente, así: Manuel Reyes Vallejo Gerente encargado La palabra encargado se escribe en minúscula. El memorando no lleva saludo ni despedida, pero en la actualidad por razones de cortesía, las empresas optan por colocar esta última línea. Ejemplos: Atentamente, Hasta otra oportunidad, A la espera de sus noticias.
- 7. LINEAS ESPECIALES Como la carta comercial, lleva líneas especiales como: copias y anexos. REQUISITOS Márgenes para memorando tamaño carta: Superior 4cm. Izquierdo 4cm. Inferior 3cm. Derecho 3cm. Márgenes para memorando tamaño media carta: Superior e izquierdo 3cm. Derecho e inferior 2cm.
- 8. PRIMERA FORMA Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente.: Nombre y cargo, separado por coma el nombre del cargo. PARA: Señora Nancy Pinedo Campo, Instructora de Secretariado DE. Carlos Uribe Soto, Coordinador de Formación Profesional Atentamente, Anexos: Formatos de evaluación En este caso se omitió el nombre y el cargo y solamente deberá aparecer la firma de puño y letra del responsable de este memorando. NO TRACE NINGUNA RAYA PARA DELIMITAR LA FIRMA.
- 9. SEGUNDA FORMA PARA: Tratamiento, nombre y cargo DE. Cargo PARA: Señorita Gina Castro, Jefe de Sistemas DE: Directora Regional ASUNTO: Reunión Programación de cursos Después dl asunto, deje cuatro (4) interlíneas para iniciar el texto. Se escribe totalmente contra el margen izquierdo a una interlínea y dos entre párrafos. Dos interlíneas para la despedida. Cuatro o seis interlíneas para los datos del remitente. Atentamente, Lourdes María Caballero Linares Copia: Señora Camila Mejía, Coordinadora Académica NOTE QUE EN ESTE CASO SOLO SE ESCRIBIO EL NOMBRE DEL REMITENTE, PORQUE YA EL CARGO ESTÁ COLOCADO ARRIBA EN LA LINEA DEL REMITENTE. Solamente llevará la firma de puño y letra.
- 10. TECERA FORMA SE PUEDE DIRIGIR DE CARGO Y DEPENDENCIA A CARGO Y DEPENDENCIA, ASI: PARA: Jefe de Almacén DE: Jefe de Recursos Humanos ASUNTO: Solicitud elementos de oficina Texto.... Ivonne María Noriega Camargo Copias: Doctora Lourdes María Caballero, Directora NOTAS: Los datos del destinatario, del remitente, del asunto y el nombre digitado (o mecanografiado) del firmante, se escribirán con mayúscula inicial. En la empresa que así lo disponga, los nombres y cargos se podrán reemplazar por los respectivos códigos establecidos por dicha organización empresarial. En los datos del encabezamiento se podrá hacer uso de abreviaturas cuando el espacio es insuficiente para una línea extensa.
- 11. ESTILOS DE MEMORANDO QUÉ ES ESTILO? Es el orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando. BLOQUE: Este estilo es muy parecido al de bloque extremo. La diferencia consiste en que las líneas de número, fecha, despedida y firma se colocan partiendo del centro hacia el margen derecho. El asunto queda contra el margen izquierdo. Copia, anexos y señales del transcriptor, también continúan contra el margen izquierdo.
- 12. BLOQUE EXTREMO: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas parten del margen izquierdo; con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo. Entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.