Coffee Communities
& Gamificación
Albert Coronado
Carlos Jumilla
Ramón del Pino
Carles Sánchez
Milton Schneider
Jonathan Zamora
22
Exposición general empresa y
proyecto
1. Quienes somos
2. Producto
3. Objetivos estratégicos
4. Comunidades consumidores
de café
5. Coffee Communities
6. Gamificación
Meta, objetivos y alcance
7. Meta y alcance
8. Objetivos y medición
Beneficios
9. Beneficios del proyecto
Estrategia del proyecto
10. Análisis DAFO y PREN
Organización y plan de
comunicación
11. Organización
12. Plan de comunicación
Plan de proyecto: Plan de
fases y plan de hitos
13. Fases e hitos
14. Plan de Recursos Humanos
Plan de riesgos
15. Plan de riesgos
Análisis coste/beneficio.
Valoración inversión
16. Presupuesto
17. Análisis coste/beneficio
Conclusiones
18. Conclusiones
19. Conclusiones personales
00 Índice
en España, Marruecos, Andorra y Argelia
VISIÓN
Ser el mayor y más eficiente distribuidor
mundial de Clooney’s Coffee cumpliendo
con los compromisos éticos mejorando la
calidad de vida de la sociedad y
respetando al medio ambiente
01
Clooney’s Coffee es el líder mundial
de café encapsulado y España su
cuarto mercado mundial
Quienes somos
Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee
1.000 Empleados
66 Boutiques
1 Contact Center
280.670.000 € en 2013
(datos 2014 pendientes cierre)
MISIÓN
Ser el mayor operador de Clooney’s
Coffee, con la mejor ejecución y
referente para el resto de mercados
VALORES
Compromiso y orgullo de pertenecer a L'illo
Honestidad y principios éticos
Somos un equipo
Pasión por la marca
Orientación al cliente
Orientación a resultados
La búsqueda de la excelencia
3
Clooney’s Coffee es el líder mundial
de café encapsulado y España su
cuarto mercado mundial
Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee
en España, Marruecos, Andorra y Argelia
02Producto
Café encapsulado PREMIUM
25 variedades de café
Illy
Clooney’s
Coffee
Dolce
Gusto
Lavazza
Tassimo
Marcilla
0
1
2
3
4
5
6
0 1 2 3 4 5 6
Calidad**
Precio *
Solamente el 1% de la producción mundial de café
tiene la calidad marcada por Clooney’s Coffee
Para clientes profesionales y domésticos
Más de 100 accesorios
Tazas, fundas, agitadores, chocolates
* Precio según promedio 10 cápsulas tipo ‘Ristretto’
** Calidad basada en reviews de consumidores
Posicionamiento
4
Aumentar cuota mercado
un 5% en los 3 próximos años
03Objetivos estratégicos
Alcanzar el billón de cápsulas en 2018
Ampliar conocimiento de los clientes
personalización de campañas y servicios
Aumentar ventas profesionales (B2B)
un 5% en los 3 próximos años
5
1 solo cliente identificado
04Comunidades consumidoras de café
Dependencia de 1 cliente
1 pago por comunidad
1 solo paquete de entrega
Sin datos del resto de
consumidores
6
05Coffee Communities
B2B
WEB
MÓVIL
GAMIFICACIÓN
INTEGRACIÓN
7
06Gamificación
¿Qué es la gamificación?
Es el empleo de mecánicas de
juego en entornos no lúdicos
OBJETIVO
Potenciar la motivación, la concentración,
el esfuerzo, la fidelización y otros valores
positivos comunes a todos los juegos
8
07Meta y alcance
META
ALCANCE
Aplicación móvil
Android y iOS
Aplicación Web
Servidor aplicaciones
Implantación
Plataforma gestión de
la gamificación
Explotación de los
datos
Plan de Marketing
Soporte tras la
implantación
Desarrollar, implementar y poner en marcha una aplicación para
explotar el nicho de las comunidades consumidoras de café
incentivando su consumo mediante técnicas de gamificación.
Integración
Formación 9
08Objetivos y medición
OBJETIVOS
 No acumular un retraso superior a 30 días
 Formación al 100% de personal en Service Desk destinado
al producto antes de la finalización del proyecto
 Integración con los sistemas de la compañía (SAP-BO) al
100% a la finalización del proyecto
 Cumplimiento del 100% de los requerimientos definidos por
el departamento de marketing antes del arranque del proyecto
Medición: Según la fecha planificada en el hito de cierre
Medición: 100% de contenido ofrecido y examen
Medición: Aprobación del 100% de los test de integración
Medición: Checklist de cumplimiento de requisitos iniciales
10
09Beneficios del Proyecto
11
 Dar respuesta a colectivos
consumidores de café
 Mejora la experiencia de
compra
 Atención personalizada
 Mayor información del
consumidor
 Aumento de ventas
facilitando modos de pago
habituales
 Incentivo del consumo por
entorno gamificado
10Análisis DAFO y PREN
1. Margen de riesgo
2. Dirección de proyecto
y Product Owner
interno
3. Apoyo del Director
Comercial
FORTALEZAS
1. Dependencia
empresa
desarrolladora
2. Know-how del
desarrollo no queda
en la empresa
3. Necesidad de todos
los departamentos
DEBILIDADES
1. Involucrar en un
desarrollo ágil a la
empresa
2. Generar un vínculo de
confianza con el
proveedor
OPORTUNIDADES
1. Gamificación poco
atractiva
2. Incumplimiento
normativas
3. Abandono empresa
contratada
AMENAZAS
1. Mantener el margen
de maniobra del
presupuesto
2. Máxima visibilidad a
PM y PO en Kickoff
3. Involucrar al resto del
comité de dirección
POTENCIAR
FORTALEZAS
1. Detallar
requerimientos y
SLA’s
2. Documentación
exhaustiva
3. Preparar fases de
diseño
REDUCIR
DEBILIDADES
1. Formación
2. Gestionar el
proveedor como socio
INCREMENTO
OPORTUNIDADES
1. Analizar entornos ya
gamificados
2. Implicar a dpto. Legal
3. Pagos por entregas
ANULAR AMENAZAS
12
11 Organización
Comité de
seguimiento
del Proyecto
CEO España
Director Finanzas
Director Comercial
Director TI
Director Operaciones
Director Calidad
Director CRM
Director Marketing
 Product Owner
 Soporte Técnico BI
 Consultor Calidad MKT
 Consultor Técnico CRM
 Consultor Legal
 Consultor Seguridad
Personal interno
 Project Manager
 Consultor Gamificación
 Business Analyst / SM
 Líder Técnico
 Líder Calidad
 2 Analistas Calidad
 6 Desarrolladores
Personal externo
Project
Manager
13
12Plan de comunicación
Kick Off Demo y
Planificación
Seguimiento Planificación
diaria
Cierre
Responsable
PM interno
Asistentes
Involucrados
alguna fase del
proyecto
Objetivo
Presentar
información
relacionada al
proyecto y forma
de trabajo.
Periodicidad
Única al inicio del
proyecto
Formato
Presencial /
conferencia
Responsable
PM externo
Asistentes
Desarrollo, PM
externo y interno,
Product Owner
Objetivo
Mostrar lo
desarrollado en el
sprint y planificar
el sprint siguiente.
Periodicidad
Cada fin de sprint
Formato
Presencial /
conferencia
Responsable
PM interno
Asistentes
Comité de
seguimiento
Objetivo
Informar el avance
del proyecto contra
la planificación
Periodicidad
Bimestral
Formato
Presencial /
conferencia
Responsable
PM interno
Asistentes
PM interno y
externo
Objetivo
Determinar las
tareas hechas, las
que se van a hacer
y los posibles
problemas.
Periodicidad
Mitad y fin del
sprint
Formato
Presencial
Responsable
PM interno
Asistentes
Involucrados
alguna fase del
proyecto
Objetivo
Presentar el
resultado del
proyecto
Periodicidad
Única al final del
proyecto
Formato
Presencial /
conferencia
Asistentes
Objetivos
Responsable
Periodicidad
Formato
14
13Fases e hitos
2016 2016
Sprint 1
29/1/2016
4/1/2016 - 29/1/2016Análisis
1/2/2016 - 2/9/2016Desarrollo
5/9/2016 -
30/9/2016
Integración
Sprint 9
30/09/2016
Pedido en Web
22/4/2016
Pedido en Android
23/5/2016
Pedido en iOS
24/5/2016
Lógica Gamificación
2/9/2016
Puesta en producción
23/9/2016
Kick Off
12/1/2016
Requerimientos Sistema
14/1/2016
Aplicación Web
12/8/2016
Aplicación Android
12/9/2016
Aplicación iOS
13/9/2016
30/9/2016
Cierre de proyecto
6/10/2016
Product Owner
Project Manager Externo
Project Manager Interno
Líder de Calidad Externo
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct
Informe final
integración
Sprint 2
26/2/2016
Sprint 3
1/4/2016
Sprint 4
29/4/2016
Sprint 5
27/5/2016
Sprint 6
1/7/2016
Sprint 7
22/7/2016
Sprint 8
26/8/2016
15
14Plan de Recursos Humanos
CRM
Quality Assurance
Departamento Legal
Seguridad de IT
Calidad corporativa
Consultor de estilo
Comercial B2B
CRM
Finanzas
Operaciones
Marketing
Colaboraciones
Stakeholders
Colaboraciones
puntuales
Product
Owner
de Marketing
PM de IT
M3
M91 técnico Business Intelligence
2 analistas de calidad
3 operadores Service Desk
Project manager
Consultor de gamificación
Business Analyst
Líder técnico
Líder de calidad
6 desarrolladores
M1
16
11
2
Impacto +-
Probabilidad
+
-
 Poca implicación stakeholders
 Mal diseño del nuevo flujo de
cierre de pedido
Documentación Proyectos
anteriores
 Riesgos accidentales
(ejemplo: caídas de servicio
del servidor)
 Fuga de información
relevante por parte de la
empresa contratada
 Incumplimiento plazos de
entrega de la empresa
contratada
 No adaptabilidad a la
metodología ágil
 Disponibilidad datos críticos
 Realizar estimaciones de
desarrollo inadecuadas
 Mal diseño de la funcionalidad
de gamificación
 Posibilidad de abandono por
parte de la empresa
contratada.
15Plan de Riesgos
 Supervisión PM Interno.
 Formación y promoción.
 Control infraestructuras.
 Ejecutar penalizaciones e
informar al comité.
Replanificación del proyecto.
 Formación y
acompañamiento
profesional de la persona
afectada. Ejecutar plan de
disponibilidad alternativa de
datos (Servidor de backup)
Project
Manager
Dirección
IT
Dpto. IT
50.000€
4.500€
6.000€
17
15
12
10
I – Impacto
P – Probabilidad
Gr – Grado
C – Catástrofe
G – Grave
C
G
C
I P Gr Preventiva Correctiva Respon. Coste
16Presupuesto
PRESUPUESTO
Concepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total
GASTOSOPEX
Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 €
Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 €
Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 €
Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 €
Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 €
Consultores departamentos Colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 €
Contacto Comercial B2B Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto CRM Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Finanzas Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Operaciones Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Marketing Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto IT Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Total Personal interno (a) 39.084,04 €
CAPEX
Desarrollo subcontratado (b) 366.708,33 €
Servidores 1 732,00 € 732,00 €
Total Equipos (c) 732,00 €
Total Recursos (a + b + c) 406.524,37 €
CAP
Riesgos y otras contingencias 69.395,73 €
COSTE TOTAL 475.920,10 €
18
17Análisis coste/beneficio
COSTE 475.920 €
OPEX 8%
CAPEX
92%
VAN 1.522.037,40 € (wacc 20%)
TIR 126%
Payback 18 meses
19
18Conclusiones
 Coffee Communities es un proyecto estratégico que
permitirá:
 Aumentar ventas del canal B2B
 Mejorar la calidad del servicio
 Aumentar la información de clientes: consumo,
promedios, tendencias, etc.
 9 meses de duración
 3 aplicaciones, entorno gamificado e integrado
 Coste 475.920 €
 TIR 126%
20
19Conclusiones personales
Bien haberlo hecho
 Querer ser demasiado
detallistas.
 Perder el control de algunas
responsabilidades
asignadas.
 Revisiones y modificaciones
en el último minuto.
 Un líder para todos los
capítulos.
 Repaso conjunto de los
documentos.
 Asignación de responsable.
 Fecha y hora fijas para
reuniones.
 Respetar opiniones
 Mas reuniones
presenciales.
 Plazos de entrega internos
mas tempranos.
 Revisión constante del
contenido.
 No permitir que diferentes
enfoques distorsionan la
idea principal.
 No dejar toda la
responsabilidad de la
entrega a un solo
componente.
21
Mal haberlo hecho
Bien no haberlo hecho Mal no haberlo hecho
19Conclusiones personales
 4 presentaciones
 17 reuniones con el mentor
 28 reuniones de grupo
 165 páginas de documento final
 Incontables horas de trabajo y
experiencias
El talento gana partidos, pero el trabajo en
equipo gana campeonatos
Michael Jordan
22
BÚSQUEDA DE LA EXCELENCIA
23
GANTT
A1
24
Presupuesto completo
A2 PRESUPUESTO DEL PROYECTO
Concepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total
GASTOSOPEX
Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 €
Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 €
Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 €
Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 €
Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 €
Consultores departamentos colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 €
Contacto Comercial B2B reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto CRM reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Finanzas reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Operaciones reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto Marketing reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Contacto IT reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €
Total Personal interno 39.084,04 €
CAPEX
Desarrollador 8 meses a jornada completa 6 30.333,33 € 182.000,00 €
Analista calidad 7 meses a jornada completa 2 20.854,17 € 41.708,33 €
Líder calidad 8 meses a jornada completa 1 26.000,00 € 26.000,00 €
Project manager 9 meses a jornada completa 1 39.000,00 € 39.000,00 €
Business analist 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 €
Líder técnico 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 €
Consultor gamificación 9 meses, 1/4 jornada 1 9.750,00 € 9.750,00 €
Desarrollo subcontratado 366.708,33 €
Servidores 1 732,00 € 732,00 €
Total Equipos 732,00 €
Total Recursos 406.524,37 €
CAPEX
Margen de contingencia (3%) 3% 12.195,73 €
1. Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada 55% 50.000,00 € 27.500,00 €
3. Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto 50% 4.500,00 € 2.250,00 €
4. Disponibilidad datos críticos 45% 6.000,00 € 2.700,00 €
7. Diseño del nuevo flujo de cierre de pedido 35% 5.000,00 € 1.750,00 €
8. Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas 30% 10.000,00 € 3.000,00 €
2. Mal diseño de la funcionalidad de gamificación 20% 75.000,00 € 15.000,00 €
5. Posibilidad de abandono por parte de la empresa subcontratada 5% 100.000,00 € 5.000,00 €
Riesgos y otras contingencias 69.395,73 €
COSTE TOTAL 475.920,10 €
25
Presupuesto de costes
PRESUPUESTO DE COSTES
Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3
1% 1,50% 2%
Ventas globales 280.670.000,00 € 283.476.700,00 € 287.728.850,50 € 293.483.427,51 €
10,00% 11,50% 12,50% 15,00%
Ventas B2B 28.067.000,00 € 32.599.820,50 € 35.966.106,31 € 44.022.514,13 €
10,00% 10,00% 10,00% 10,00%
Coffee Communities 701.675,00 € 3.259.982,05 € 3.596.610,63 € 4.402.251,41 €
10,00% 30,00% 50,00% 70,00%
Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 €
Desarrollo aplicación 475.920,10 €
Compra de mercancía 4.034,63 € 224.938,76 € 413.610,22 € 708.762,48 €
Comisiones por transacciones (2%) 350,84 € 19.559,89 € 35.966,11 € 61.631,52 €
Coste de embalaje (1%) 175,42 € 9.779,95 € 17.983,05 € 30.815,76 €
Nuevos pedidos en Operaciones (3%) 526,26 € 29.339,84 € 53.949,16 € 92.447,28 €
Costes variables 481.007,25 € 283.618,44 € 521.508,54 € 893.657,04 €
Margen bruto - 463.465,37 € 694.376,18 € 1.276.796,77 € 2.187.918,95 €
Campañas de marketing 139.282,49 € 185.818,98 € 161.847,48 € 145.274,30 €
Outsourcing mantenimiento 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 €
BI 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 €
Service Desk 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 €
Servidores 2.661,75 € 10.647,00 € 10.647,00 € 10.647,00 €
Costes fijos 192.944,24 € 400.465,98 € 376.494,48 € 359.921,30 €
Resultado de explotación (EBIT) - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 €
Intereses
EBT - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 €
Impuesto de sociedades - 196.922,88 € 88.173,06 € 270.090,69 € 548.399,30 €
Resultado neto - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 €
EBITDA - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 €
ACUMULADO - 459.486,73 € - 253.749,59 € 376.462,01 € 1.656.060,37 €
A3
PRESUPUESTO DE TESORERÍA
Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 € Cobro contado
Compra de mercancía 172.738,7 € 366.442,36 € 634.974,41 € 177.190,62 € Pago a 90 días
Otros costes variables 45.062,27 € 95.593,66 € 165.645,5 € 46.223,64 € Pago a 90 días
CASH FLOW EXPLOTACIÓN 17.541,875 € 760.193,64 € 1.336.269,3 € 2.280.956,08 € -223.414,26 €
Desarrollo aplicación 475.920,10 €
Pago a 90 días
(fin de año)
Promociones 278.646,72 € 167.840,35 € 149.417,59 € 36.318,57 € Pago a 90 días
Outsourcing
mantenimiento 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 días
Salarios (Técnico BI) 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 €
Service Desk 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 días
Servidores 2.661,75 € 10.647 € 10.647 € 10.647 € Pago contado
CASH FLOW LIBRE - 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €
Financiación ajena
Amortización del capital
Pago de intereses
CASH FLOW DEL
ACCIONISTA
- 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €
Aportación capital 489.581,85 €
CASH FLOW FINANCIERO 17.541,88 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €
CASH FLOW
FINANCIERO
ACUMULADO
17.541,88 € 266.899,92 € 1.220.681,87 € 3.137.573,35 € 2.837.840,52 €
A4Presupuesto de tesorería
27
Organigrama del proyecto
A5
28
29
Plan de riesgos completo
A6ID Descripción Activación Descripción Coste
1
Incumplimiento de
plazos de entrega por
parte de la empresa
contratada
Project
Manager
Media Catástrofe 15
Supervisión por parte del
Project Manager interno
Incumplimiento SLA’s de
proveedor
Ejecutar penalizaciones e
informar al comité.
Replanificación del
proyecto.
50.000 €
2
Adaptabilidad a
metodología ágil del
personal interno
implicado en el
proyecto
Dirección IT Media Grave 12
Formación y promoción de
los valores aportados por la
metodología
Detección de aversión al
cambio por parte de algún
trabajador interno
Formación y
acompañamiento
profesional de la persona
afectada.
4.500 €
3
Disponibilidad datos
críticos
Departamento
Informática
Baja Catástrofe 10
Control de las
infraestructuras implicadas
Detección problemas conexión
con servicios centrales
Ejecutar plan de
disponibilidad alternativa de
datos. (Servidor de
respaldo).
6.000 €
4
Poca implicación
stakeholders
Product Owner Media Importante 9
Contacto constante y con
aportaciones de valor del
desarrollo de la aplicación
Negación de colaboración Informar al comité. 0 €
5
Mal diseño del nuevo
flujo de cierre de
pedido
Departamento
Comercial
Media Importante 9
Comprobación iterativa de
los avances realizados
Desaprobación por parte de los
estándares aprobados por el
departamento comercial
Reelaboración del diseño
estrechamente con el
departamento.
5.000 €
6
Realizar estimaciones
de desarrollo
inadecuadas
Project
Manager
(externo)
Baja Grave 8
Evaluación histórica, contra
propuestas.
Primeros dos iteraciones
(sprint) de desarrollo
incompletas
Siguientes estimaciones
realizadas con un mentor
especializado en Scrum.
10.000 €
7
Mal diseño de la
funcionalidad de
gamificación
Departamento
Marketing
Baja Grave 8
Comprobación iterativa de
los avances realizados
Desaprobación del diseño por
parte del consultor experto
Realización del rediseño
por parte de una empresa
experta.
75.000 €
8
Posibilidad de
abandono por parte de
la empresa
contratada.
Project
Manager
Muy Baja Catástrofe 5
Reuniones periódicas
evaluando la relación
laboral entre ambas
empresas
Anuncio recibido por parte del
proveedor
Ejecutar penalizaciones,
informar al comité y ejecutar
contrato de reserva con otro
proveedor dentro del RFQ.
100.000 €
9
Documentación
Proyectos anteriores
Departamento
IT
Muy Alta Muy Bajo 5
Recabar información de
proyectos que sean muy
parecidos al proyecto.
Desconocimiento de un
procedimiento interno
Consultar a otros jefes de
proyecto de la empresa
N/A
10
Riesgos accidentales
(caídas de servicio del
servidor…)
Departamento
IT
Muy Bajo Bajo 2
Revisión del plan de
seguridad del
departamento de
Informática.
Momento crítico en alguna de
las infraestructuras implicadas
Activación plan de desastre
definido para casos de la
misma naturaleza
N/A
11
Fuga de información
relevante por parte de
la empresa contratada
Project
Manager
Bajo Muy Bajo 2
Ajustar la coordinación con
el equipo, conocer el clima
laboral mediante
encuestas, reuniones
personales.
Información desde el exterior
de nuestros planes futuros
Tratar de identificar la fuga
de información.
N/A
Acciones correctivasRiesgo
Responsable Probabilidad Impacto Grado Acciones Preventivas

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MGTI Café L'illo

  • 1. Coffee Communities & Gamificación Albert Coronado Carlos Jumilla Ramón del Pino Carles Sánchez Milton Schneider Jonathan Zamora
  • 2. 22 Exposición general empresa y proyecto 1. Quienes somos 2. Producto 3. Objetivos estratégicos 4. Comunidades consumidores de café 5. Coffee Communities 6. Gamificación Meta, objetivos y alcance 7. Meta y alcance 8. Objetivos y medición Beneficios 9. Beneficios del proyecto Estrategia del proyecto 10. Análisis DAFO y PREN Organización y plan de comunicación 11. Organización 12. Plan de comunicación Plan de proyecto: Plan de fases y plan de hitos 13. Fases e hitos 14. Plan de Recursos Humanos Plan de riesgos 15. Plan de riesgos Análisis coste/beneficio. Valoración inversión 16. Presupuesto 17. Análisis coste/beneficio Conclusiones 18. Conclusiones 19. Conclusiones personales 00 Índice
  • 3. en España, Marruecos, Andorra y Argelia VISIÓN Ser el mayor y más eficiente distribuidor mundial de Clooney’s Coffee cumpliendo con los compromisos éticos mejorando la calidad de vida de la sociedad y respetando al medio ambiente 01 Clooney’s Coffee es el líder mundial de café encapsulado y España su cuarto mercado mundial Quienes somos Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee 1.000 Empleados 66 Boutiques 1 Contact Center 280.670.000 € en 2013 (datos 2014 pendientes cierre) MISIÓN Ser el mayor operador de Clooney’s Coffee, con la mejor ejecución y referente para el resto de mercados VALORES Compromiso y orgullo de pertenecer a L'illo Honestidad y principios éticos Somos un equipo Pasión por la marca Orientación al cliente Orientación a resultados La búsqueda de la excelencia 3
  • 4. Clooney’s Coffee es el líder mundial de café encapsulado y España su cuarto mercado mundial Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee en España, Marruecos, Andorra y Argelia 02Producto Café encapsulado PREMIUM 25 variedades de café Illy Clooney’s Coffee Dolce Gusto Lavazza Tassimo Marcilla 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 Calidad** Precio * Solamente el 1% de la producción mundial de café tiene la calidad marcada por Clooney’s Coffee Para clientes profesionales y domésticos Más de 100 accesorios Tazas, fundas, agitadores, chocolates * Precio según promedio 10 cápsulas tipo ‘Ristretto’ ** Calidad basada en reviews de consumidores Posicionamiento 4
  • 5. Aumentar cuota mercado un 5% en los 3 próximos años 03Objetivos estratégicos Alcanzar el billón de cápsulas en 2018 Ampliar conocimiento de los clientes personalización de campañas y servicios Aumentar ventas profesionales (B2B) un 5% en los 3 próximos años 5
  • 6. 1 solo cliente identificado 04Comunidades consumidoras de café Dependencia de 1 cliente 1 pago por comunidad 1 solo paquete de entrega Sin datos del resto de consumidores 6
  • 8. 06Gamificación ¿Qué es la gamificación? Es el empleo de mecánicas de juego en entornos no lúdicos OBJETIVO Potenciar la motivación, la concentración, el esfuerzo, la fidelización y otros valores positivos comunes a todos los juegos 8
  • 9. 07Meta y alcance META ALCANCE Aplicación móvil Android y iOS Aplicación Web Servidor aplicaciones Implantación Plataforma gestión de la gamificación Explotación de los datos Plan de Marketing Soporte tras la implantación Desarrollar, implementar y poner en marcha una aplicación para explotar el nicho de las comunidades consumidoras de café incentivando su consumo mediante técnicas de gamificación. Integración Formación 9
  • 10. 08Objetivos y medición OBJETIVOS  No acumular un retraso superior a 30 días  Formación al 100% de personal en Service Desk destinado al producto antes de la finalización del proyecto  Integración con los sistemas de la compañía (SAP-BO) al 100% a la finalización del proyecto  Cumplimiento del 100% de los requerimientos definidos por el departamento de marketing antes del arranque del proyecto Medición: Según la fecha planificada en el hito de cierre Medición: 100% de contenido ofrecido y examen Medición: Aprobación del 100% de los test de integración Medición: Checklist de cumplimiento de requisitos iniciales 10
  • 11. 09Beneficios del Proyecto 11  Dar respuesta a colectivos consumidores de café  Mejora la experiencia de compra  Atención personalizada  Mayor información del consumidor  Aumento de ventas facilitando modos de pago habituales  Incentivo del consumo por entorno gamificado
  • 12. 10Análisis DAFO y PREN 1. Margen de riesgo 2. Dirección de proyecto y Product Owner interno 3. Apoyo del Director Comercial FORTALEZAS 1. Dependencia empresa desarrolladora 2. Know-how del desarrollo no queda en la empresa 3. Necesidad de todos los departamentos DEBILIDADES 1. Involucrar en un desarrollo ágil a la empresa 2. Generar un vínculo de confianza con el proveedor OPORTUNIDADES 1. Gamificación poco atractiva 2. Incumplimiento normativas 3. Abandono empresa contratada AMENAZAS 1. Mantener el margen de maniobra del presupuesto 2. Máxima visibilidad a PM y PO en Kickoff 3. Involucrar al resto del comité de dirección POTENCIAR FORTALEZAS 1. Detallar requerimientos y SLA’s 2. Documentación exhaustiva 3. Preparar fases de diseño REDUCIR DEBILIDADES 1. Formación 2. Gestionar el proveedor como socio INCREMENTO OPORTUNIDADES 1. Analizar entornos ya gamificados 2. Implicar a dpto. Legal 3. Pagos por entregas ANULAR AMENAZAS 12
  • 13. 11 Organización Comité de seguimiento del Proyecto CEO España Director Finanzas Director Comercial Director TI Director Operaciones Director Calidad Director CRM Director Marketing  Product Owner  Soporte Técnico BI  Consultor Calidad MKT  Consultor Técnico CRM  Consultor Legal  Consultor Seguridad Personal interno  Project Manager  Consultor Gamificación  Business Analyst / SM  Líder Técnico  Líder Calidad  2 Analistas Calidad  6 Desarrolladores Personal externo Project Manager 13
  • 14. 12Plan de comunicación Kick Off Demo y Planificación Seguimiento Planificación diaria Cierre Responsable PM interno Asistentes Involucrados alguna fase del proyecto Objetivo Presentar información relacionada al proyecto y forma de trabajo. Periodicidad Única al inicio del proyecto Formato Presencial / conferencia Responsable PM externo Asistentes Desarrollo, PM externo y interno, Product Owner Objetivo Mostrar lo desarrollado en el sprint y planificar el sprint siguiente. Periodicidad Cada fin de sprint Formato Presencial / conferencia Responsable PM interno Asistentes Comité de seguimiento Objetivo Informar el avance del proyecto contra la planificación Periodicidad Bimestral Formato Presencial / conferencia Responsable PM interno Asistentes PM interno y externo Objetivo Determinar las tareas hechas, las que se van a hacer y los posibles problemas. Periodicidad Mitad y fin del sprint Formato Presencial Responsable PM interno Asistentes Involucrados alguna fase del proyecto Objetivo Presentar el resultado del proyecto Periodicidad Única al final del proyecto Formato Presencial / conferencia Asistentes Objetivos Responsable Periodicidad Formato 14
  • 15. 13Fases e hitos 2016 2016 Sprint 1 29/1/2016 4/1/2016 - 29/1/2016Análisis 1/2/2016 - 2/9/2016Desarrollo 5/9/2016 - 30/9/2016 Integración Sprint 9 30/09/2016 Pedido en Web 22/4/2016 Pedido en Android 23/5/2016 Pedido en iOS 24/5/2016 Lógica Gamificación 2/9/2016 Puesta en producción 23/9/2016 Kick Off 12/1/2016 Requerimientos Sistema 14/1/2016 Aplicación Web 12/8/2016 Aplicación Android 12/9/2016 Aplicación iOS 13/9/2016 30/9/2016 Cierre de proyecto 6/10/2016 Product Owner Project Manager Externo Project Manager Interno Líder de Calidad Externo ene feb mar abr may jun jul ago sep oct Informe final integración Sprint 2 26/2/2016 Sprint 3 1/4/2016 Sprint 4 29/4/2016 Sprint 5 27/5/2016 Sprint 6 1/7/2016 Sprint 7 22/7/2016 Sprint 8 26/8/2016 15
  • 16. 14Plan de Recursos Humanos CRM Quality Assurance Departamento Legal Seguridad de IT Calidad corporativa Consultor de estilo Comercial B2B CRM Finanzas Operaciones Marketing Colaboraciones Stakeholders Colaboraciones puntuales Product Owner de Marketing PM de IT M3 M91 técnico Business Intelligence 2 analistas de calidad 3 operadores Service Desk Project manager Consultor de gamificación Business Analyst Líder técnico Líder de calidad 6 desarrolladores M1 16 11 2
  • 17. Impacto +- Probabilidad + -  Poca implicación stakeholders  Mal diseño del nuevo flujo de cierre de pedido Documentación Proyectos anteriores  Riesgos accidentales (ejemplo: caídas de servicio del servidor)  Fuga de información relevante por parte de la empresa contratada  Incumplimiento plazos de entrega de la empresa contratada  No adaptabilidad a la metodología ágil  Disponibilidad datos críticos  Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas  Mal diseño de la funcionalidad de gamificación  Posibilidad de abandono por parte de la empresa contratada. 15Plan de Riesgos  Supervisión PM Interno.  Formación y promoción.  Control infraestructuras.  Ejecutar penalizaciones e informar al comité. Replanificación del proyecto.  Formación y acompañamiento profesional de la persona afectada. Ejecutar plan de disponibilidad alternativa de datos (Servidor de backup) Project Manager Dirección IT Dpto. IT 50.000€ 4.500€ 6.000€ 17 15 12 10 I – Impacto P – Probabilidad Gr – Grado C – Catástrofe G – Grave C G C I P Gr Preventiva Correctiva Respon. Coste
  • 18. 16Presupuesto PRESUPUESTO Concepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total GASTOSOPEX Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 € Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 € Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 € Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 € Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 € Consultores departamentos Colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 € Contacto Comercial B2B Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto CRM Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Finanzas Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Operaciones Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Marketing Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto IT Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Total Personal interno (a) 39.084,04 € CAPEX Desarrollo subcontratado (b) 366.708,33 € Servidores 1 732,00 € 732,00 € Total Equipos (c) 732,00 € Total Recursos (a + b + c) 406.524,37 € CAP Riesgos y otras contingencias 69.395,73 € COSTE TOTAL 475.920,10 € 18
  • 19. 17Análisis coste/beneficio COSTE 475.920 € OPEX 8% CAPEX 92% VAN 1.522.037,40 € (wacc 20%) TIR 126% Payback 18 meses 19
  • 20. 18Conclusiones  Coffee Communities es un proyecto estratégico que permitirá:  Aumentar ventas del canal B2B  Mejorar la calidad del servicio  Aumentar la información de clientes: consumo, promedios, tendencias, etc.  9 meses de duración  3 aplicaciones, entorno gamificado e integrado  Coste 475.920 €  TIR 126% 20
  • 21. 19Conclusiones personales Bien haberlo hecho  Querer ser demasiado detallistas.  Perder el control de algunas responsabilidades asignadas.  Revisiones y modificaciones en el último minuto.  Un líder para todos los capítulos.  Repaso conjunto de los documentos.  Asignación de responsable.  Fecha y hora fijas para reuniones.  Respetar opiniones  Mas reuniones presenciales.  Plazos de entrega internos mas tempranos.  Revisión constante del contenido.  No permitir que diferentes enfoques distorsionan la idea principal.  No dejar toda la responsabilidad de la entrega a un solo componente. 21 Mal haberlo hecho Bien no haberlo hecho Mal no haberlo hecho
  • 22. 19Conclusiones personales  4 presentaciones  17 reuniones con el mentor  28 reuniones de grupo  165 páginas de documento final  Incontables horas de trabajo y experiencias El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo gana campeonatos Michael Jordan 22
  • 23. BÚSQUEDA DE LA EXCELENCIA 23
  • 25. Presupuesto completo A2 PRESUPUESTO DEL PROYECTO Concepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total GASTOSOPEX Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 € Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 € Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 € Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 € Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 € Consultores departamentos colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 € Contacto Comercial B2B reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto CRM reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Finanzas reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Operaciones reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Marketing reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto IT reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Total Personal interno 39.084,04 € CAPEX Desarrollador 8 meses a jornada completa 6 30.333,33 € 182.000,00 € Analista calidad 7 meses a jornada completa 2 20.854,17 € 41.708,33 € Líder calidad 8 meses a jornada completa 1 26.000,00 € 26.000,00 € Project manager 9 meses a jornada completa 1 39.000,00 € 39.000,00 € Business analist 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 € Líder técnico 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 € Consultor gamificación 9 meses, 1/4 jornada 1 9.750,00 € 9.750,00 € Desarrollo subcontratado 366.708,33 € Servidores 1 732,00 € 732,00 € Total Equipos 732,00 € Total Recursos 406.524,37 € CAPEX Margen de contingencia (3%) 3% 12.195,73 € 1. Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada 55% 50.000,00 € 27.500,00 € 3. Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto 50% 4.500,00 € 2.250,00 € 4. Disponibilidad datos críticos 45% 6.000,00 € 2.700,00 € 7. Diseño del nuevo flujo de cierre de pedido 35% 5.000,00 € 1.750,00 € 8. Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas 30% 10.000,00 € 3.000,00 € 2. Mal diseño de la funcionalidad de gamificación 20% 75.000,00 € 15.000,00 € 5. Posibilidad de abandono por parte de la empresa subcontratada 5% 100.000,00 € 5.000,00 € Riesgos y otras contingencias 69.395,73 € COSTE TOTAL 475.920,10 € 25
  • 26. Presupuesto de costes PRESUPUESTO DE COSTES Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 1% 1,50% 2% Ventas globales 280.670.000,00 € 283.476.700,00 € 287.728.850,50 € 293.483.427,51 € 10,00% 11,50% 12,50% 15,00% Ventas B2B 28.067.000,00 € 32.599.820,50 € 35.966.106,31 € 44.022.514,13 € 10,00% 10,00% 10,00% 10,00% Coffee Communities 701.675,00 € 3.259.982,05 € 3.596.610,63 € 4.402.251,41 € 10,00% 30,00% 50,00% 70,00% Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 € Desarrollo aplicación 475.920,10 € Compra de mercancía 4.034,63 € 224.938,76 € 413.610,22 € 708.762,48 € Comisiones por transacciones (2%) 350,84 € 19.559,89 € 35.966,11 € 61.631,52 € Coste de embalaje (1%) 175,42 € 9.779,95 € 17.983,05 € 30.815,76 € Nuevos pedidos en Operaciones (3%) 526,26 € 29.339,84 € 53.949,16 € 92.447,28 € Costes variables 481.007,25 € 283.618,44 € 521.508,54 € 893.657,04 € Margen bruto - 463.465,37 € 694.376,18 € 1.276.796,77 € 2.187.918,95 € Campañas de marketing 139.282,49 € 185.818,98 € 161.847,48 € 145.274,30 € Outsourcing mantenimiento 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € BI 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € Service Desk 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € Servidores 2.661,75 € 10.647,00 € 10.647,00 € 10.647,00 € Costes fijos 192.944,24 € 400.465,98 € 376.494,48 € 359.921,30 € Resultado de explotación (EBIT) - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 € Intereses EBT - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 € Impuesto de sociedades - 196.922,88 € 88.173,06 € 270.090,69 € 548.399,30 € Resultado neto - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 € EBITDA - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 € ACUMULADO - 459.486,73 € - 253.749,59 € 376.462,01 € 1.656.060,37 € A3
  • 27. PRESUPUESTO DE TESORERÍA Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 € Cobro contado Compra de mercancía 172.738,7 € 366.442,36 € 634.974,41 € 177.190,62 € Pago a 90 días Otros costes variables 45.062,27 € 95.593,66 € 165.645,5 € 46.223,64 € Pago a 90 días CASH FLOW EXPLOTACIÓN 17.541,875 € 760.193,64 € 1.336.269,3 € 2.280.956,08 € -223.414,26 € Desarrollo aplicación 475.920,10 € Pago a 90 días (fin de año) Promociones 278.646,72 € 167.840,35 € 149.417,59 € 36.318,57 € Pago a 90 días Outsourcing mantenimiento 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 días Salarios (Técnico BI) 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € Service Desk 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 días Servidores 2.661,75 € 10.647 € 10.647 € 10.647 € Pago contado CASH FLOW LIBRE - 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 € Financiación ajena Amortización del capital Pago de intereses CASH FLOW DEL ACCIONISTA - 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 € Aportación capital 489.581,85 € CASH FLOW FINANCIERO 17.541,88 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 € CASH FLOW FINANCIERO ACUMULADO 17.541,88 € 266.899,92 € 1.220.681,87 € 3.137.573,35 € 2.837.840,52 € A4Presupuesto de tesorería 27
  • 29. 29 Plan de riesgos completo A6ID Descripción Activación Descripción Coste 1 Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada Project Manager Media Catástrofe 15 Supervisión por parte del Project Manager interno Incumplimiento SLA’s de proveedor Ejecutar penalizaciones e informar al comité. Replanificación del proyecto. 50.000 € 2 Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto Dirección IT Media Grave 12 Formación y promoción de los valores aportados por la metodología Detección de aversión al cambio por parte de algún trabajador interno Formación y acompañamiento profesional de la persona afectada. 4.500 € 3 Disponibilidad datos críticos Departamento Informática Baja Catástrofe 10 Control de las infraestructuras implicadas Detección problemas conexión con servicios centrales Ejecutar plan de disponibilidad alternativa de datos. (Servidor de respaldo). 6.000 € 4 Poca implicación stakeholders Product Owner Media Importante 9 Contacto constante y con aportaciones de valor del desarrollo de la aplicación Negación de colaboración Informar al comité. 0 € 5 Mal diseño del nuevo flujo de cierre de pedido Departamento Comercial Media Importante 9 Comprobación iterativa de los avances realizados Desaprobación por parte de los estándares aprobados por el departamento comercial Reelaboración del diseño estrechamente con el departamento. 5.000 € 6 Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas Project Manager (externo) Baja Grave 8 Evaluación histórica, contra propuestas. Primeros dos iteraciones (sprint) de desarrollo incompletas Siguientes estimaciones realizadas con un mentor especializado en Scrum. 10.000 € 7 Mal diseño de la funcionalidad de gamificación Departamento Marketing Baja Grave 8 Comprobación iterativa de los avances realizados Desaprobación del diseño por parte del consultor experto Realización del rediseño por parte de una empresa experta. 75.000 € 8 Posibilidad de abandono por parte de la empresa contratada. Project Manager Muy Baja Catástrofe 5 Reuniones periódicas evaluando la relación laboral entre ambas empresas Anuncio recibido por parte del proveedor Ejecutar penalizaciones, informar al comité y ejecutar contrato de reserva con otro proveedor dentro del RFQ. 100.000 € 9 Documentación Proyectos anteriores Departamento IT Muy Alta Muy Bajo 5 Recabar información de proyectos que sean muy parecidos al proyecto. Desconocimiento de un procedimiento interno Consultar a otros jefes de proyecto de la empresa N/A 10 Riesgos accidentales (caídas de servicio del servidor…) Departamento IT Muy Bajo Bajo 2 Revisión del plan de seguridad del departamento de Informática. Momento crítico en alguna de las infraestructuras implicadas Activación plan de desastre definido para casos de la misma naturaleza N/A 11 Fuga de información relevante por parte de la empresa contratada Project Manager Bajo Muy Bajo 2 Ajustar la coordinación con el equipo, conocer el clima laboral mediante encuestas, reuniones personales. Información desde el exterior de nuestros planes futuros Tratar de identificar la fuga de información. N/A Acciones correctivasRiesgo Responsable Probabilidad Impacto Grado Acciones Preventivas

Notas del editor

  • #5: Ver documento B Cápsulas Máquinas Accesorios
  • #6: Título: Objetivos estratégicos Según primera presentación Aumentar cuota de mercado (+5% en 3 años) Alcanzar el billón de cápsulas en 2018 Ampliar el conocimiento sobre los clientes para personalizar campañas y servicios Generar campañas personalizadas Aumentar ventas B2B Cambiar imágenes
  • #8: ¿Incluir subcontratación? Cambiar logo
  • #11: Incluir la medición