Microsoft Acces
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Microsoft Access permite almacenar y administrar datos en una base de datos mediante el uso de tablas, consultas, formularios, informes y páginas de acceso a datos. Las tablas almacenan los datos, y las relaciones entre tablas permiten combinar datos de varias tablas. Los formularios y los informes permiten ver y modificar los datos, mientras que las consultas y las páginas de acceso a datos permiten buscar y analizar los datos.
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- 2. Bases de datosUna base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.
- 3. Archivos de base de datos de AccessPor medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:Tablas para almacenar los datos. Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
- 4. Tablas y relacionesPara almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.
- 5. ConsultasPara buscar y recuperar tan sólolos datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismotiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
- 6. FormulariosPara ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un Formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestraen la pantalla con el diseño elegido en el Asistente paraformularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macrosy páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crearobjetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros Existentes.).
- 7. InformesPara analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formatoPara Imprimir etiquetas postales.Utilice un informe para crear etiquetas postales. Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico. Utilice un informe para calcular totales.
- 8. Páginas de acceso a datosPara que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño creado en la vista Diseño o con el diseño que haya elegido en el Asistente para páginas.
- 9. Cómo relacionar dos tablasUn campo común relaciona dos tablas de manera que Microsoft Access puede combinar los datos de las dos tablas para ver, modificar o imprimir. En una tabla, el campo es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) que se establece en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.