Microsoft project
- 1. MICROSOFT PROJECT INGENIERÍA EN SISTEMAS
- 2. ¿QUÉ ES MICROSOFT PROJECT? Es una aplicación que nos ofrece las herramientas necesarias para la administración de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotábamos en un papel.
- 3. ALGUNAS FUNCIONES QUE DEBERÍAMOS SABER ANTES DE COMENZA • Barra de vistas • Listado de tareas • Guia del proyecto • Escala temporal • Diagrama de Gantt
- 4. VISTAS Y TABLAS • Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos y otras más que iremos utilizando a lo largo del curso. • • Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra información, la tabla predeterminada es Entrada.
- 5. VISTAS Y TABLAS LAS VISTAS LAS PODEMOS CAMBIAR DESDE LA BARRA DE VISTAS O DESDE EL MENÚ VER. EL BOTÓN NUEVA NOS DA LA OPCIÓN DE CREAR UNA VISTA ÚNICA O UNA VISTA COMBINADA.
- 6. VISTAS Y TABLAS LA VISTA ÚNICA NOS PERMITE DEFINIR VARIOS CRITERIOS A NUESTRO GUSTO. LA VISTA COMBINADA ES MUY ÚTIL POR QUE NOS PERMITE VER DE UNA VEZ INFORMACIÓN QUE TENDRÍAMOS CAMBIADO DE VISTAS
- 7. MOSTRAR Y/U OCULTAR COLUMNAS • En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy útil ya que nos permite trabajar cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos.
- 8. MOSTRAR Y/U OCULTAR COLUMNAS • Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botón derecho. • • En el menú desplegable seleccionar Insertar columna.
- 9. MOSTRAR Y/U OCULTAR COLUMNAS EN EL MENÚ INSERTAR HACER CLIC EN COLUMNA. EN AMBOS CASOS APARECERÁ EL CUADRO DE DIÁLOGO DEFINICIÓN DE COLUMNA
- 10. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la guía del proyecto o haciéndolo a través de las funciones que se encuentran dentro de los menús. En este curso utilizaremos la guía ya que esto nos permitirá comenzar de manera más organizada.
- 11. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cuál comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada. • Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrirá un calendario donde marcaremos el día en que comenzará el proyecto, nótese que encerrada en un círculo rojo se encuentra la fecha en la cuál estamos al momento de empezar la programacón del proyecto.
- 12. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • Una vez seleccionada iremos al paso 2 del asistente. En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a éstos así que optaremos por la opción No y seguiremos adelante con el asistente.
- 13. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto.
- 14. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • En este paso elegimos los días que vamos a trabajar tildando o destildando los días laborables. También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos.
- 15. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • En este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada día.
- 16. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico del calendario estándar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos en un horario diferente.
- 17. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral. • Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha excepción.
- 18. CREAR NUEVO PROYECTO A TRAVÉS DE LA FUNCIÓN DE AYUDA DEL PROGRAMA • En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidad de días por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos. • Podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir. • Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.
- 19. INGRESAR TAREA • En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración
- 20. CREAR UN HITO • Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito.
- 21. MODIFICAR DATOS DE TAREAS • En Microsoft Project también podemos modificar los datos para eso debemos: • Situarnos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto → Información de la tarea. • • Haciendo doble clic sobre la tarea. • • Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea.
- 22. TAREAS DE RESUMEN Y SUBTAREAS. • Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.
- 23. VINCULAR TAREA • Fin – Comienzo: Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora. • Comienzo – Fin: El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.uando • Comienzo – Comienzo: Ambas tareas deben comienzan juntas • Fin – Fin: Ambas tareas finalizan juntas.
- 24. CÓMO VINCULAR TAREAS • Seleccionar la tarea antecesora. • 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. • 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas.
- 25. CÓMO VINCULAR TAREAS • Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. • En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar.
- 26. RUTA CRÍTICAS • La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención. • Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver. • En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo.
- 27. LOS TIPOS DE RECURSO QUE MANEJA MICROSOFT PROJECT • Microsoft Project maneja 3 tipos de recursos que son: • Recursos de tipos de trabajo • Recursos de tipo material • Recursos de tipo de costo
- 28. COMO INGRESAR A HOJAS DE RECURSOS • La podemos activar desde el menú Ver -Hoja de recursos o desde la barra de vistas. • La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto.
- 29. INGRESAR RECURSOS • En la tabla de recursos podremos ingresar: • Nombre del recurso • Tipo • Etiqueta del material • Iniciales • Grupos • Capacidad máxima
- 30. COMO MODIFICAR LOS DATOS DE RECURSOS • Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. • También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. • Podemos acceder a ella desde:•Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto → Información del recurso. • Haciendo doble clic sobre el recurso. • Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso.
- 31. TIPOS DE RESERVAS • Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto • Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva. • Para ello: • En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso. • En el cuadro de diálogo Información del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva:.
- 32. CALENDARIO DE RECURSO • De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. • Un ejemplo de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc). • Como establecer un calendario para un recurso en particular: • Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. • Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral.
- 33. CALENDARIO DE RECURSO • Una vez abierto esta ventana, saldrá varias opciones que podrán modificar en el calendario ya sea para agregar días feriados o festivos que no se vayan a trabajar
- 34. TIPOS DE COSTOS • Tenemos tres tipos de costos: • Determinado por Tasa: Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora. • Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso. • Costo Fijo: Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.
- 36. INGRESAR COSTO POR USO • En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente • Para ello debemos: • Asignar el recurso a una tarea. • Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el menú Ver. • Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen la tarea.
- 37. INGRESAR COSTO POR USO • Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrirá el cuadro de diálogo Información de la asignación. • En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.
- 38. ESTABLECER DIFERENTES TASAS DE COSTO EN PERÍODOS DIFERENTES • Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. • La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho). • En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cuál este recurso se va a regir por una tasa diferente. • Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el número directamente ó un porcentaje del costo de la fila de arriba
- 39. ESTABLECER DIFERENTES TASAS DE COSTO PARA TRABAJOS DIFERENTES • Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. • En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaña A, pero podemos definir otras tasas en las pestañas B, C, D y E. Observar que también podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.
- 40. ESTABLECER DIFERENTES TASAS DE COSTO PARA TRABAJOS DIFERENTES • Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas. • Buscar la tarea en la cuál queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación. • En el cuadro de diálogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el menú y elegir la tabla por la cuál se regirán los costos de este recurso en esta tarea.
- 41. GANTT DE SEGUIMIENTO • Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos. • Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos • Las barras negras son las líneas de base y las que están sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, éstas coinciden por que el proyecto en tiempo real todavía no ha comenzado.
- 42. TAREAS CON MARGEN DE DEMORA • la demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. • Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de diálogo Más vistas del menú Ver. Abrir la tabla Programación
- 43. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS • Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipación por lo cuál cuando guardamos la línea de base éste todavía no ha comenzado, es por ello que lo llamamos "plan previsto". • Project calcula automáticamente la programación (duración, dependencias entre tareas, limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo del proyecto, Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden.
- 44. ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGÚN LA PROGRAMACIÓN • Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo. • Para ello debemos: • Abrir • El menú de herramientas – seguimientos – actualizar proyecto
- 45. ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGÚN LA PROGRAMACIÓN • Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo • Actualizar trabajo completado al: Aquí escribiremos la fecha con respecto a la cuál actualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha actual. • Project calcula: las tareas con fecha de finalización menor a la ingresada son tareas ya finalizadas, si la fecha de comienzo es posterior éstas todavía no comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalización posterior son tareas en curso
- 46. FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR • Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la información con el objeto de ver sólo aquella que nos interesa. • Según en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes • Si aplicamos algún filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una opción de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos, etc según en la vista en que estemos
- 47. FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR • Esta función nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero ordenados según un criterio. • Para ello desde el menú Proyecto → Ordenar se mostrarán criterios para el orden de los datos.
- 48. FILTRAR, AGRUPAR Y ORDENAR • La opción agrupar nos permite revisar o modificar un grupo existente, crear un grupo nuevo, crear grupos dentro de grupos y elegir el color, el tipo de fuente y la trama de los grupos • Podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios
- 49. INFORMES VISUALES Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinámica de M. O. Excel y en vistas de diagrama dinámico de M. O. Visio Professional. Este tipo de informes ofrecen una solución más ágil que los informes básicos.
- 50. COMO HACER UN INFORME VISUAL PARA VER LOS INFORMES DEBEMOS IR AL MENÚ INFORME → INFORMES VISUALES SE ABRIRÁ EL SIGUIENTE CUADRO DE DIÁLOGO INFORMES VISUALES: CREAR INFORME
- 51. COMO HACER UN INFORME VISUAL • Botón Plantilla nueva… Me permite crear una nueva plantilla, debo elegir que aplicación utilizar (Excel o Visio) al igual que los tipos de datos y los campos.
- 52. COMO HACER UN INFORME VISUAL • El botón Guardar datos abre el cuadro de diálogo Informes visuales: • Guardar datos de informes, por medio de éste podemos guardar los datos de informe del proyecto, personalizar los campos utilizados como parte de los datos y guardar la base de datos de informes
- 53. INFORMES BÁSICOS • Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del proyecto • En la misma vemos las seis categorías en que se dividen los informes que nos ofrece Project. Cuando abrimos una categoría se abre un cuadro de diálogo que nos muestra los informes de dicha categoría
- 54. CAPTURAR PANTALLA • Microsoft Project también tiene la función de capturar la pantalla de lo que se este viendo • Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para que es la imagen que queremos capturar