Obstáculos en la implementación de ERPs
- 1. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ERP’S Elvira Barrios Laguna Daniel González Martínez
- 2. ÍNDICE DE TEMAS Introducción Beneficios del ERP Obstáculos en la implementación: El miedo al Elección del Cambio Los procesos cambio proveedor cultural claves Asignación de La formación Estructura de Definición de recursos la empresa responsabilida des El arranque Modificaciones Problemas Bajos recursos del programa internos económicos Coste no El tiempo Sistemas Planificación proporcional difíciles de del hardware usar y copias de seguridad Limitaciones del ERP ¿Son Apropiados los ERP para todas las Empresas? Conclusión Bibliografía
- 3. INTRODUCCIÓN ¿Qué es un ERP? Una arquitectura de software que facilita el flujo de información entre los diferentes departamentos de una empresa. ¿En que consiste el proceso de implementación? En crear un ERP adaptado a las necesidades de la empresa, con el objetivo de que se transforme en una herramienta de gestión . Este momento es crucial ya que la empresa se puede quedar en el camino de adquirir ERP, sin finalizar su implementación.
- 4. BENEFICIOS DEL ERP Esta integración puede traer un reembolso tremendo si las compañías instalan el software correctamente, además de una amplia serie de beneficios. Globalizar el sistema. Mayor control de la empresa. Minimiza el tiempo de análisis de la información. Tener la información actualizada para realizar decisiones. Tener módulos configurables de acuerdo con cada una de las áreas de la empresa. Evitar la duplicidad de la información. Etc…
- 5. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Sin embargo… De todos los sistemas ERP que se ejecutan, la mitad se dejan por falta de compromiso de la administración, o bien fracasan durante su fase de implementación. De estos sistemas, los que son correctamente implementados, un gran número son calificados como de bajo desempeño por los usuarios.
- 6. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en los proyectos de ERP? El miedo al cambio: A la gente no le gusta el cambio, y con el uso de ERP, lo mínimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera diferente. Provocan miedo en las personas que prevén que serán desplazadas. El simple hecho de salir de la zona de confort, “si siempre lo he hecho así y funciona, ¿para qué voy a cambiarlo?..”. El reto más importante es conseguir que el personal utilice el software para mejorar las formas de trabajo.
- 7. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Elección del proveedor: Algunos aspectos importantes que se deben considerar a la hora de elegir un proveedor son: Que el proveedor tenga estabilidad en previsión al futuro. La experiencia de los proveedores en tipos de industria similar a la empresa que desea implantar el ERP. Que pueda ofrecer tecnología punta y proponerle a la empresa una solución global. Capacidad de traducir el lenguaje de la empresa a todos los procesos de la implementación del ERP, con la máxima claridad. Que pueda ofrecer soporte técnico para solucionar las necesidades de la empresa. Responder rápidamente ante las inquietudes y exigencias. Flexibilidad necesaria para trabajar con la empresa cuando lo solicite.
- 8. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Los procesos clave: Los procesos clave de la organización, son los que le proporcionan mayor ventaja sobre sus competidores. Cualquier modificación por elección incorrecta de los procesos claves repercute a: Aumentar la duración de la implementación. “Bugs” peligrosos dentro del sistema. Los costes de los cambios es más alto (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control). Las próximas actualizaciones del software por parte del proveedor ERP serán más complicadas.
- 9. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Cambio cultural: Uno de los errores comunes en la implementación de un ERP, es la tendencia de querer trasladar de forma exacta al nuevo sistema la forma actual de hacerlas. Hay que tener en cuenta que un ERP ofrece múltiples formas de realizar un proceso, por lo tanto, se ha de encontrar cuál de ellas se adapta mejor al modelo de negocio de la compañía.
- 10. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Asignación de recursos: Lo más recomendable es asignar los suficientes recursos para que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y explotar, con el mayor rendimiento posible, el potencial del ERP, con el objetivo de que toda la organización aumente sus beneficios. El éxito depende de las capacidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como causar que se trabaje correctamente.
- 11. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN La formación: Para conocer el alcance y posibilidades que permite un sistema ERP dentro de una compañía, es conveniente que algunos de los usuarios claves reciban formación antes de comenzar el proyecto. Seguidamente se debe realizar la formación del resto del equipo de proyecto cada uno enfocado a las áreas que van a realizar su oficio. Lo ideal es introducir a los usuarios con una formación que no fuera excesivamente especializada.
- 12. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN La estructura de la empresa: Como en la implementación de cualquier sistema, no es una tarea fácil ni de unos pocos, es una tarea que corresponde a todas las personas de la organización. La nueva tecnología de la información no resuelve conflictos generados entre individuos o departamentos. El sistema sólo resuelve problemas dentro de la organización pero enfocados a su funcionamiento. La implementación no debe ser tomada sólo por el departamento de informática, ya que es una de las principales causas que propicia el fracaso.
- 13. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Definición de responsabilidades: Creer que el proveedor externo del ERP resolverá todos sus problemas, sin asegurar la colaboración a todos los niveles de su propio equipo, cosa que como ya hemos visto anteriormente es fundamental para evitar el fracaso del proyecto ERP.
- 14. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN El arranque: La fecha de arranque se tiene que fijar desde el inicio del proyecto, aunque después seguramente se modifique en varias ocasiones. Esto se hace para que no suceda que el arranque del ERP se realice en un periodo crítico en la empresa, sino en un periodo no relevante en el negocio. Por tal de que si errase el arranque los daños no fueran tan cuantiosos. El arranque es una decisión sin retorno, por lo que ha de haber una alternativa de continuidad en caso de fracaso. Ya que el arranque puede errar, pero la empresa no puede estancarse. Además hay que tener en cuenta los enormes gastos que provoca que el área de producción de una organización se paralice debido a un error de arranque.
- 15. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Modificaciones del programa: Es recomendable que las modificaciones una vez implementado el ERP sean las mínimas indispensables ya que las modificaciones de programa dan generalmente problemas de rendimiento, de coherencia y con las actualizaciones de versión.
- 16. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Problemas internos: Habrá personas, que por seguridad de la información, o por puro egoísmo, o miedo a revelar datos que los hace sentir que son importantes como parte de la empresa, presentarán resistencia en compartir información interna entre departamentos. Lo que hará que se pueda ver reducida la eficacia del software. Los sistemas pueden sufrir problemas encadenados, sucediendo que la ineficiencia de un departamento o un empleado pueda repercutir en otros participantes.
- 17. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Bajos recursos económicos: Muchas empresas no pueden soportar un gasto de esta magnitud. Por este motivo, ya están surgiendo soluciones como los PSA (Proveedores de Servicios de Aplicaciones). Los propietarios de PYMES, por lo general, están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por usuarios que no están tan capacitados. Actualmente existen empresas que disponen de un ERP enfocado para las PYMES, que constan con 15 módulos adaptados para las industrias más comunes. Utilización de ERP de software libre debido a que los costes son inferiores.
- 18. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN El tiempo: A medida que se va aproximando el tiempo determinado para el fin, el stress aumenta, y se corre el riesgo de que los profesionales abandonen el proceso en el medio. Decidiendo contratar a nuevos empleados para acabar el proyecto lo antes posible, lo que se consigue es precisamente el efecto contrario. Para evitar todo esto, es preciso tener el dominio sobre los procesos clave.
- 19. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Sistemas difíciles de usar: Los sistemas pueden ser difíciles de usar, lo que provocará que los usuarios necesiten más tiempo para conseguir adaptarse a la nueva tecnología y, por lo tanto, que el coste para que los empleados puedan utilizarlas correctamente será superior. Se ha de tener en cuenta que un sistema que sea más fácil de utilizar requiere más tiempo de implementación, por lo que será más costosa su implementación.
- 20. OBSTÁCULOS EN LA IMPLEMENTACIÓN Planificación del hardware y copias de seguridad: Se ha de dimensionar un entorno de desarrollo suficiente para cubrir todos los requisitos del proyecto. También es necesario realizar un plan de recuperación de deficiencias para volver a la situación anterior. Esto sucede porque en las implementaciones ERP siempre se puede dar la situación de que después de algún desarrollo, el sistema no funcione como debería, por lo que es obligatorio volver a la situación anterior. Por lo tanto, es imprescindible realizar copias de seguridad de todos los entornos, tanto de software y la base de datos como de los desarrollos realizados.
- 21. LIMITACIONES DEL ERP La implementación es larga, cara y difícil. En ocasiones puede costar varias veces más que la licencia. Dependencia de un solo proveedor. La fijación de un estándar a veces lleva a adoptar un mínimo común denominador.
- 22. ¿SON APROPIADOS LOS ERP PARA TODAS LAS EMPRESAS? Las empresas cambiantes y altamente descentralizadas no deberían usar ERP. Imponer un sistema ERP desde arriba puede ser un gran error. Algunos proveedores serán especializados en ciertas industrias
- 23. CONCLUSIÓN Los sistemas ERP han demostrado hasta ahora ser una buena solución ante la gran demanda de manejo de información y aprovechamiento de las tecnologías. Esto permite la integración de proveedores, producción, compras, etc. Aunque es muy cierto que se requiere de tecnología y personal capacitado, también es cierto que la inversión en ellos es de suma importancia. Si se selecciona con cuidado un buen sistema de ERP, sin importar la inversión, puede escogerse de manera que éste sea flexible para un futuro. Las empresas conocen perfectamente los beneficios de la implantación de un sistema ERP en su modelo de organización, pero desconocen el gran número de complicaciones que implican adaptarse al ERP. La información es un factor clave en todas las tomas de decisiones, para poder guiarnos a través de pautas y así medir el riesgo que produce cada una de las acciones tomadas. Las decisiones se han de realizar de forma preventiva y no curativa, ya que sanar una decisión errónea o equivocada, produce un gasto más elevado. Además, las empresas deben saber que una vez superado el duro periodo de implementación, requieren de un constante mantenimiento.
- 25. Gracias por su atención. ¿Preguntas?