Procedimiento 6
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Este documento describe el procedimiento para realizar auditorías internas en una organización. Establece los objetivos de verificar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de calidad y su efectiva implementación. Explica las etapas del proceso de auditoría incluyendo la planificación, ejecución, recolección de evidencias, conclusiones y generación de informes. El propósito es evaluar el desempeño del sistema de gestión y encontrar oportunidades de mejora continua.
Procedimiento 6
- 1. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 1. OBEJTIVO 1.1 Verificar que el SGC cumple con los requisitos aplicables. Nota: entiéndase como requisitos aquello asociado a la NTC-ISO 9001:2000, los de la IE, los de los clientes / usuarios, y los legales /reglamentos. 1.2 Verificar que el SGC se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento aplica al proceso de auditorías internas realizadas sobre todos los procesos del sistema de gestión de la calidad (SGC). 2.2 Este procedimiento debe ser utilizado por los auditores internos de la IE o por auditores externos subcontratados que cumplan el perfil del rol de “Auditorio Interno”. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES 3.1 Auditoria:proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la misma y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. 3.2 Evidencia de la auditoria: Registros,declaraciones de hechos o cualquier información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. 3.3 Criterios de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que son usados como referencia. 3.4 Programa de auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
- 2. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 3.5.Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. (Nota: los hallazgos de auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria, u oportunidades de mejora. 3.6 Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. 3.7 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria. 3.8 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. 3.9 Cliente: Organización o persona que solicita una auditoria. 3.10 Auditado: Organización o persona que es auditada. 3.11 No conformidad: Incumplimiento de un requisito. 3.12 Observación: Anotación de una oportunidad de mejora asociada a aumentar la capacidad de un proceso para cumplir los requisitos o eliminar las causa de una no conformidad potencial. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Durante el proceso de auditoría, el equipo auditor, debe observar los principios de conducta ética, presentación ecuánime y debido cuidado profesional, tan como lo establece la normal NTC-ISO 19011 vigente. 2012
- 3. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 4.2 La organización debe establecer los objetivos para dirigir y plantear la realización de las auditorias basándose en las prioridades de la dirección, en los propósitos comerciales, en los requisitos del sistema de gestión , e los requisitos legales y reglamentarios, en los requisitos del cliente en las necesidades de las oreas partes interesadas y e los riesgos para la organización. 4.3 La programación y ejecución de la auditoria, en lo que al proceso se refiere, debe observar los principios de independencia y enfoque basado en la evidencia, tal como lo establece la normal NTC-ISO 19011 vigente. 4.4 Para la implementación del programa de auditoria la organización debe comunicarlo entre las partes pertinentes, además de realizar las labores de coordinación y logística del mismo encargándose de hacer una selección previa de los equipos auditores, respetando las fechas y los horarios establecidos en el programa y velando por revisión y aprobación del mismo.
- 4. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 4.5 Las auditorias pueden incluirse en el programa de auditorías internas por solicitud de un cliente, del proceso de direccionamiento estratégico o de cualquier otra persona de la IE interesada en el mejoramiento continuo. Queda a criterio del gerente su aprobación. 4.6 Para la elaboración del programa de auditorías el administrador del programa de auditorías debe tener presente las programaciones de otros procesos así como la disponibilidad de los auditores. 4.7 Para la realización del programa de auditoria la organización debe determinar la viabilidad de la misma de acurdo a diferentes factores tales como: la información suficiente y apropiada para planificar la auditoria, la cooperación adecuada del auditado y , el tiempo y los recursos adecuados. 4.8 La revisión de la documentación puede involucrar espacios y tiempo individual de los auditores, así como reunión de todo el equipo auditor. El equipo auditor debe hacer uso de la copia controlada de los documentos del SGC asignados al proceso de auditorías internas; en todo caso. 4.9 Durante la recolección de evidencias pueden utilizarse de verificación y formularios, así como, el uso de quipos fotográficos o de video grabación. En todo caso, tanto en el plan de auditoria como con la reunión de apertura debe hacerse claridad sobre los métodos y técnicas a utilizar 4.10 Durante la auditoria, dependiente del alcance y la complejidad de la misma, se puede llegar a acuerdos formales de comunicaciones entre el equipo auditor y el auditado, además los miembros del equipo auditor están en la obligación de comunicarse periódicamente para intercambiar información evaluar el progreso de la auditoria y reasignar las tareas entre los mismo. Durando la realización de las auditorias el líder debe mantener informado a los auditados del progreso de la misma y resolver cualquier inquietud entre ellos. 4.11 Es indispensable, que al momento de iniciar la auditoria todos los miembros del equipo cuenten con una copia de la lista de verificación y los formularios asociados. El líder del equipo auditor debe notificar a los demás miembros de los equipos auditores sobre la importancia de diligenciar en forma individual, clara coherente y completa las listas de verificación
- 5. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS Nº PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGRISTROS 1 P ELABORAR EL El representante de la dirección junto con el Jefe de servicio se Representante de Programa de PROGRAMA DE reúnen para definir cuál será el programa de auditoria que se auditoria interna. auditoria AUDITORIA tendrá para todo el ciclo de auditorías dentro de un año interna 5 INTERNA determinado, dejando claro cuáles serán los procesos de auditar, DESCRIPCIO las fechas, los auditores, los auditados y las observaciones a cada N DE auditoria. ACTIVIDADE 2 V APROBAR EL Toda vez se tenga el programa de auditoria, se procede a la Rector Programa de S PROGRAMA DE aprobación del mismo de acuerdo con los objetivos y el alcance auditoria AUDITORIA del mismo. interna. INTERNA 3 H REVISAR LA Antes de efectuar la auditoria el equipo auditor estudia la Equipo auditor. DOCUMENTACION documentación asociada a los criterios de auditoria. 4 P ELABORAR LOS Después de haber estudiado en detalle la documentación se Equipo auditor Plan de PLANES DE procede a la realización de los planes de auditoria los cuales auditoria AUDITORIA Y LAS deben incluir los objetivos de la auditoria, alcance de la auditoria , interna. PROCEMIEN LISTAS DE los criterios de la VERIFICACION Lista de TO verificación AUDITORIA
- 6. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS S INTERNAS Misma, las fechas, los horarios y lugares en donde se efectuaran, los responsables del equipo auditor y los auditores acompañantes. Además se realizan también las lista de verificación que le van a servir de guía para la realización de las auditorías al equipo auditor, estas serán de aplicación flexible para no limitar al auditor. 5 V APROBAR Una vez se tienen los planes de las auditorías internas, el líder del equipo Líder del equipo. plan de LOS auditor se encarga de revisarlo junto con el representante de la dirección auditoria PLANES DE antes de presentarlo al auditado. interna. AUDITORIA 6 H REALIZAR Antes de iniciar las auditorias se reúne el equipo auditor con los implicados Equipo auditor. LA en el proceso a auditar con el fin de confirmar el plan de auditar y de REUNION informar a los mismo sobre cómo se llevara a cabo de misma, confirmación DE los canales de comunicaciones y resolviendo las inquietudes que puedan APERTURA tener los auditados
- 7. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 7 H RECOLECTAR EVIDENCIAS Durante la auditoria los miembros del equipo Equipo Lista de vereficacion auditor se encargar de recopilar la información auditor. pertinente a los objetivos, al alcance y a los criterios establecidos, incluyendo la información relacionada con la interrelación entre funciones actividades y proceso, generando así la evidencia de la auditoria y los hallazgos de la misma . 8 V REALIZAR REUNION DE Se lleva acabo de una reunión del equipo auditor Equipo BALANCE POR PARTE DEL para revisar los hallazgos de la auditoria y acordar auditor. EQUIPO AUDITOR las conclusiones de la misma. Y a su vez también sirve para determinar posibles recomendaciones si ello estuviese planteado en los objetivos e igualmente para comentar el seguimiento a la auditoria, siempre y cuando, esto esté incluido en el plan de auditoria. 9 H REALIZAR REUNION DE Para finalizar auditoria de un proceso se hace una Equipo CIERRE reunión con el equipo auditor, con el auditado y en auditor. algunos casos con el cliente de la misma junto con las otras partes interesadas, para presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoria y reconocidos por el auditado y así poder determinar un tiempo prudencial para desarrollar un plan de acciones correctas y preventivas.
- 8. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 10 H PREPARACI Se prepara el informe de auditoría de acuerdo con la Equipo auditor Informe de auditoria ON DEL información obtenida al finalizar las auditorias, este debe llevar: interna. INFORME la fecha; el ciclo y numero de la auditoria; los objetivos y el DE alcance de la misma; de la misma; conclusiones generales; AUDITORIA conclusiones especificas; los hallazgos discriminados en una INTERNA tabla donde está la descripción, la clasificación, el criterio de la clasificación, el criterio de la auditoria (NTC-ISO 9001) y los riesgos. 11 V0 Líder del equipo Informe de auditoría auditor. interna. 12 H Líder del equipo Informe de auditoría auditor. interna. 13 V Representante de la Programa de dirección. auditoria interna.
- 9. PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS 14 H ELABORA Y ENTREGA Una vez se tengan disponibles Representante Informe EL INFORME todos los informes particulares de de la consolidado de las CONSOLIDADO DE LA las auditorías internas el dirección. auditorias internas. AUDITORIA INTERNA representante de la dirección consolida la información de numero de hallazgo (no conformidades y observaciones), principales hallazgos, desempeño de los auditores, dificultades presentadas durante el ciclo de auditorías y recomendaciones para mejora. 6 ANEXOS 6.1 Programa de auditoria interna. 6.2 Plan de auditoria interna. 6.3 Lista de verificación 6.4 Informe de auditoría interna 6.5 Informe consolidado de las auditorias internas.