PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y REGISTRO DOCUMENTAL.pdf
- 1. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 1 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO
- 2. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 2 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: OBJETIVO Establecer la metodología adecuada para controlar y administrar la documentación y registros del Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo de la EMPRESA REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S. Así mismo definir los requisitos para elaborar, aprobar, divulgar, modificar, revisar, actualizar, almacenar y proteger el adecuado diligenciamiento de los documentos y registros. ALCANCE Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos y registros relacionados con el Sistema Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo de la IPS REINTEGRAR el cual se va a consolidar en un “Listado Maestro de Documentos”. RESPONSABILIDADES: ✓ Del Administrador de la Documentación: Revisar, editar, registrar, distribuir, divulgar, controlar y en general administrar la documentación original. ✓ Del Representante Legal: Aprobar los documentos de los sistemas de gestión y controlar los documentos o de otros procesos que interactúen con su gestión seguridad y salud en el trabajo. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ✓ DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. ✓ DOCUMENTO CONTROLADO: Involucra los documentos de los procesos cuya distribución es restringida o controlada, los cuales deben ser actualizados permanentemente. ✓ APROBAR UN DOCUMENTO: Acción de verificar que los resultados obtenidos al aplicar lo descrito en el documento son apropiados para cumplir los requisitos y la política de calidad de la Institución. Cuando sea aprobado el documento, se entiende que éste puede iniciar su distribución y divulgación.
- 3. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 3 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: ✓ CONTROL: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema de gestión de calidad. ✓ CUSTODIO DE LA INFORMACIÓN: Este rol lo cumplen todos los líderes de áreas. ✓ DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la información de los procesos. ✓ DISTRIBUIR: Hacer entrega física de un documento aprobado o facilitar el acceso a éste para que sea utilizado por el personal involucrado en la actividad para el cumplimiento de los objetivos institucionales y para que permita asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de los procesos. ✓ ANEXO: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros. ✓ FORMATO: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción. ✓ REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas ✓ DISPOSICIÓN FINAL: Manejo que se le debe dar a un documento una vez alcanza su periodo útil para la institución. ✓ DIVULGACIÓN: Dar a conocer el contenido de un documento para que sea cumplido por el personal de la institución involucrado en la actividad descrita. ✓ DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO: Todos aquellos documentos generados por la IPS REINTEGRAR S.A.S tales como: propuestas, planes de calidad, instructivos, formatos, diagramas, procedimientos, manuales, tablas, compendios, etc. ✓ DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO: Todos aquellos documentos suministrados por el cliente, los proveedores y otros; tales como: diseños, especificaciones, manuales de productos o servicios, certificaciones de productos, fichas técnicas, carnet de vacunas, afiliación a EPS, etc.
- 4. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 4 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: ✓ DOCUMENTO ORIGINAL: Aquel que presenta la evidencia de la aprobación de su contenido el cual es conservado en las carpetas digitales del administrador de la documentación. ✓ DOCUMENTO PÚBLICO: Es el elaborado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. ✓ ELIMINACIÓN: Retiro de un documento del sistema de gestión de calidad de circulación ya sea porque el proceso cambió radicalmente y obligó a que se elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejó de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema de gestión. ✓ FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria en un proceso o actividad específica, convirtiéndose así en un registro. ✓ LISTADO MAESTRO: Es el inventario actualizado de documentos tanto internos como externos o datos que permite verificar y controlar la vigencia del documento y establecer su ubicación. ✓ OBJETIVO: Describe el propósito o el para qué del procedimiento control de documentos. ✓ PROCEDIMIENTO: Forma específica de efectuar una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad. ✓ PROPIETARIO DE LA INFORMACIÓN: Este rol lo cumplen todos los líderes de procesos. ✓ REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. ✓ REVISAR UN DOCUMENTO: Acción de asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del documento revisado para alcanzar unos objetivos. Corresponde a la forma como se hace en la institución. Actualizar las versiones. ✓ ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
- 5. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 5 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: NORMATIVIDAD • Decreto 1072:2015: Art 2.2.4.6.13 registro y documentación de conservación de los documentos. • Circular 012:2004 documentos en orden. • Ley 594:2000 ley general de archivos • Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. LINEAMIENTO DE DIRECTRICES ✓ Los documentos se verificarán una vez al año. ✓ Todos los sistemas de gestión deben estar involucrados. ✓ Se actualizará cada vez que sea necesario. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Revisión o actualización de un documento Cada líder de proceso será responsable de asegurarse que todos los procedimientos que aplican a sus procesos se encuentran establecidos, documentados, implementados y mantenidos, en caso de que se identifique la necesidad de modificación de alguno de los documentos se deben modificar. Los documentos del SGSST tales como manuales, procedimientos e instructivos, deben revisarse por el líder del proceso una vez cada dos años, o antes si es necesario, esto con el fin de asegurar su continua adecuación. Identificación y control de cambios y estado de revisión actual de los documentos de origen interno: La identificación de los documentos de los Sistemas de Gestión se realizará por medio del código y nombre de cada documento relacionado en la lista maestra de documentos SGSST- FO-000, adicionalmente el estado de revisión actual se identificará con el número de versión de cada documento. Así mismo, se describirá la clasificación de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la documentación.
- 6. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 6 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: Arrobación de documento: El representante de la dirección devuelve el documento aprobado, al correo del encargado de la documentación quien lo devuelve al líder del proceso para su respectiva divulgación y distribución. Actualizar y publicar: Actualizar listados maestros de documentos formato SGSST-FO-000. Socialización: El líder del proceso socializará con su equipo de trabajo los cambios realizados. Eliminación de un documento: Cuando un documento sea modificado o eliminado, la versión anterior debe identificarse con un sello de agua que diga “DOCUMENTO OBSOLETO”. El encargado de la documentación debe solicitar al líder del proceso que recoja o elimine las copias obsoletas (en caso de existir) para destruirlas y las debe cambiar por las versiones actualizadas. El original de los documentos obsoletos debe archivarse en carpetas digitales por el encargado de la documentación. Manejo y Control del Listado Maestro de Documentos Se realiza por medio del Listado Maestro de Documentos. Este documento se encuentra en Excel, y contiene toda la información de la documentación del SG-SST de la IPS REINTEGRAR. Codificación de documentos SSST Se establece el criterio para codificar los documentos, el cual obedece a una estructura alfanumérica. El responsable de la asignación del código de cada uno de los documentos del SGSST es el encargado de la documentación y él mismo lo formaliza en el Listado Maestro de Documentos. Todos los documentos del SGSST tendrán una identificación con un código alfanumérico de la siguiente forma: SG-SST-FO-000 (FORMATOS) SG-SST-IN-000 (INFORMES) SG-SST-MA-000 (MANUALES) SG-SST-MT -000 (MATRICES) SG-SST-PG-000 (PROGRAMAS) SG-SST-PO-000 (POLITICAS) SG-SST-PR-000 (PROCEDIMIENTOS)
- 7. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 7 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: SG-SST-RG-000 (REGLAMENTOS) SG-SST-ACT-000 (ACTAS) Estructura del manejo de carpetas y documentación de la administración documental del SGSST ✓ El Administrador del SGSST Guardara copia de los documentos en carpetas digitales estructuradas. ✓ El administrador del SG SST realizara copia de las carpetas de la gestión documental. ✓ En las instancias de preparación, revisión y aprobación, los responsables de dichas tareas deben firmar todas las páginas del documento. Una vez aprobado el documento, está en vigencia y se denomina documento publicado. ANEXO 1 Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Los documentos del SG-SST se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a continuación. Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr cierto grado de uniformidad en los documentos. ENCABEZADO. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S Fecha:05 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR-004 Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12 Fecha de realización del documento Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 112 Logo de la empresa.
- 8. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 8 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Version: 000 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: POLITICA Todos los títulos estarán con mayúscula y negrilla Times new roman Tamaño de letra: 40 Tipo de código que lleva cada documento que se elabora para el SG-SST. Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12 Corresponde al número de actualizaciones del documento la versión inicial es 0. Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12 Quienes realizaron el documento Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12 Talento humano encargado de revisar los documentos. Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12 Gerente es la persona encargada de aprobar el documento Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12
- 9. REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S PROCEDIMIENTO DE CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL DE REGISTRO Fecha:09 MARZO 2020 Código: SG-SST-PR- 004 Version: 000 9 Realizó: Ana Guzmán – Robinson Arias Revisó: Aprobó: La empresa REINTEGRAR SALUD IPS S.A.S asumirá el liderazgo, responsabilidad y aplicación de un sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, con el objetivo de velar por la seguridad al mejoramiento continuo de todos los niveles de nuestra organización, trabajadores, contratistas y partes interesadas. Teniendo en cuenta el impacto ambiental, suministrando los recursos humanos, económicos, físicos y tecnológicos para la ejecución y desarrollo del sistema acorde a los parámetros establecidos. El documento estará redacto con Tipo de letra: Times new roman Tamaño de letra: 12 Justificado