Ronny proaño 6º informatica

Crear una expresión En este artículo se explica cómo crear y usar expresiones en Microsoft
Office Access 2007, el equivalente de las
fórmulas en Microsoft Office Excel 2007. Se proporciona información básica sobre las
expresiones: qué son, por qué se usan y dónde se usan. Además, en este artículo se explica
cómo crear expresiones desde cero y cómo crearlas mediante la herramienta denominada
Generador de expresiones. Observe que la información facilitada en este artículo se aplica a las
expresiones en general, pero los pasos de los procedimientos se aplican únicamente a Office
Access 2007.
Nota Si necesita información sobre la creación de expresiones condicionales, que son
expresiones que devuelven sólo los valores que cumplen una condición especificada, vea el
artículo Crear expresiones condicionales (booleanas) .
En este artículo
Expresiones
Por qué se usan las expresiones
Dónde y cómo se usan las expresiones
Usar el Generador de expresiones para crear expresiones
Usar expresiones a efectos prácticos
Tabla de operadores
Expresiones
En Office Access 2007, una expresión es el equivalente de una fórmula en Office Excel 2007.
Una expresión se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación, para
generar un resultado. Esos elementos pueden ser:
Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o
bien, las propiedades de estos campos o controles.
Operadores, como + (más) o - (menos).
Funciones, como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con las funciones.
Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una
expresión.
Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control,
proporcionar criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y
definir un nivel de grupo para un informe.

Se usa una expresión cuando se necesitan crear valores que no residan di rectamente en los
datos. Por ejemplo, puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o
bien, calcular el valor total del propio pedido. Otras veces, necesitará agregar criterios a una
consulta o un filtro, es decir, información que determina qué registros va a devolver la
consulta o van a aparecer cuando se aplique un filtro. En otros casos, puede que desee definir
un valor predeterminado o una regla de validación para un campo o control. En todos estos
casos, se usa una expresión.
En la siguiente tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y cómo suelen usarse:
Expresión Finalidad
=[FechaRequerida]-[FechaEnvío] Calcula la diferencia entre los valores de fecha
de dos controles de cuadro de texto
(denominados FechaRequerida y FechaEnvío)
de un informe.
Fecha() Establece en la fecha actual el valor
predeterminado de un campo de tabla con el
tipo de datos Fecha/Hora.
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de
pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-
[Descuento])/100)*100
Crea un campo calculado en una consulta.
Entre #01.01.2005# Y #31.12.2005# Se usa para especificar los criterios de un
campo Fecha/Hora en una consulta.
=[Subformulario
Pedidos].Formulario!SubtotalPedido
Devuelve el valor del control SubtotalPedido
del subformulario Pedidos que está en el
formulario Pedidos.
> 0 Establece una regla de validación para los
campos numérico de una tabla: los usuarios
deberán especificar valores mayores que cero.
Tal y como puede comprobar en los ejemplos anteriores, una expresión de Access no es sólo
un cálculo matemático sino que tiene diversas finalidades. Asimismo, puede observar que las
expresiones de ejemplo difieren entre ellas en algunos aspectos. Por ejemplo, algunas
expresiones comienzan con el operador de igualdad =. Cuando se calcula un valor para un
control ubicado en un formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresión.
En otros casos, no se usa el operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresión en una
consulta o en la propiedad Valor predeterminado o Regla de validación de un campo o control,
no se usa el operador = a menos que se agregue la expresión a un campo de texto de una
tabla. En algunas casos, como cuando se agregan expresiones a consultas, Access quita el

operador = automáticamente. Para obtener más información sobre la sintaxis de las
expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
En las siguientes secciones se describen más detalladamente las distintas partes de una
expresión. Los ejemplos que figuran en las secciones incluyen asimismo descripciones breves
de la sintaxis de esas expresiones.
Identificadores
Un identificador es el nombre de un campo, una propiedad o un control. Los identificadores se
usan en las expresiones para hacer referencia al valor asociado a un campo, una propiedad o
un control. Por ejemplo, consideremos la expresión =[FechaRequerida] -[FechaEnvío]. Esta
expresión resta el valor del campo o control FechaEnvío del valor del campo o control
FechaRequerida. En esta expresión, FechaRequerida y FechaEnvío son los identificadores.
Operadores
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos esperados como +, -,
* (multiplicar) y / (dividir). Se pueden usar asimismo los operadores de comparación para
comparar valores, los operadores de texto para concatenar (combinar) texto, los operadores
lógicos para determinar los valores True o False, y otros operadores específicos de Access. Para
obtener información detallada sobre los operadores, vea la sección Tabla de operadores.
Funciones y argumentos
Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las
funciones se usan para una amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la
manipulación de texto y fecha y los resúmenes de datos. Por ejemplo, una función que se usa
frecuentemente es la función Fecha, que devuelve la fecha actual. La función Fecha puede
usarse de diversas maneras, como una expresión que establece el valor predeterminado de un
campo en una tabla. De ese modo, cuando se agrega un nuevo registro, el valor
predeterminado del campo es la fecha actual.
Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que proporciona datos a
la función. Si una función requiere más de un argumento, los argumentos van separados
mediante una coma. Por ejemplo, consideremos la función Fecha en la siguiente expresión de
ejemplo:
=Formato(Fecha(),"mmmm d, aaaa")
En este ejemplo se usan dos argumentos: en primer lugar, la función Fecha proporciona la
fecha actual. El segundo argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de
texto que indica a la función Formato cómo debe aplicar formato al valor de la fecha. Tenga en
cuenta que la cadena de texto está encerrada entre comillas. Como regla general, cuando se
necesita suministrar texto, éste se coloca entre comillas. Esta expresión también ilustra un
principio que debe recordar cuando siga este procedimiento: a menudo se puede usar el valor
devuelto por una función como argumento de otra función.

Para obtener más información sobre cómo usar las comillas y la sintaxis de expresiones en
general, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
Por último, Access admite numerosas funciones incorporadas. Para obtener vínculos a la
información sobre las funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría).
Constantes
Una constante es un elemento con nombre cuyo valor se mantiene constante mientras se
ejecuta Access. Normalmente, las constantes que más se usan en las expresiones son True,
False y Nulo. Asimismo, se pueden definir constantes propias en código de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) que se puede usar en los procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de
programación que Access usa.
Nota No se pueden usar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones
personalizadas usadas en las expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los
días de la semana: vbSunday representa el domingo, vbMonday representa el lunes, y así
sucesivamente. Cada una de estas constantes tiene un valor numérico correspondiente: el
valor numérico de vbSunday es 1, de vbMonday es 2, y así sucesivamente. No se pueden usar
estas constantes en las funciones personalizadas a las que se llama desde una expresión. En
ese caso, se deben usar los valores numéricos.
Valores
Se pueden emplear valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena
"Especifique un número del 1 al 10". Los valores numéricos pueden ser una serie de dígitos,
incluidos un signo y un separador decimal si es preciso. En caso de que falte el signo, Access
supone que se trata de un valor positivo. Para convertir un valor en un valor negativo, incluya
el signo menos (-). También se puede usar la notación científica. Para ello, incluya "E" o "e" y el
signo del exponente (por ejemplo, 1,0E-6).
Cuando use cadenas de texto como constantes, colóquelas entre comillas. En algunos casos,
Access insertará las comillas. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresión para una
regla de validación o criterios de consulta, Access coloca automáticamente las cadenas de
texto entre comillas
Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una
expresión genere una cadena que se encuentre realmente entre comillas, podrá colocar la
cadena anidada entre comillas simples (') o entre tres grupos de comillas dobles ("). Por
ejemplo, las siguientes expresiones son equivalentes
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "
Para usar valores de fecha u hora, colóquelos entre signos de almohadilla (#). Por ejemplo, #7-
3-07#, #7-mar-07# y #mar-7-2007# son valores de fecha válidos. Cuando Access detecta un
valor de fecha u hora entre caracteres #, trata automáticamente el valor como un tipo de
datos Fecha/Hora.

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Por qué se usan las expresiones
En Access, se usan expresiones cuando se necesita realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Calcular valores que no existen directamente en los datos. Se pueden calcular valores para los
campos de tabla, consultas y controles en formularios e informes.
Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario o
informe. Los valores predeterminados aparecerán cada vez que se abra una tabla, un
formulario o un informe.
Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan qué valores los usuarios
pueden especificar en un campo o control.
Definir criterios para una consulta.
En la siguiente ilustración se muestran algunas expresiones típicas que se usan en los casos
aquí descritos:
Por ejemplo, supongamos que necesita calcular el importe total en dólares de un artículo de
línea en una factura. Normalmente, no se almacena el total de los artículos de línea en la base
de datos, sino que se calcula, según proceda, a partir de dos artículos que deben almacenarse
en la base de datos: la cantidad y el precio. A continuación, se usa una expresión como ésta
para calcular el valor:
=CMoneda([Cantidad]*[Precio])
Esta expresión multiplica la cantidad por el precio y, a continuación, usa la función CMoneda
(convertir en moneda) para convertir el resultado en el tipo de datos Moneda. También se
puede calcular un descuento para cada pedido.
Se puede crear asimismo un campo en una consulta que calcule un total de artículo de línea y,
a continuación, usar ese valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta

generada a partir de este cálculo se denomina campo calculado. Por ejemplo, la siguiente
expresión en una consulta calcula los totales de artículos de línea con un descuento aplicado:
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio unidad]*[Cantidad]*(1-
La expresión asigna a la columna resultante el nombre PrecioTotal. Se crea un campo calculado
cuando se necesitan realizar cálculos u operaciones con los datos de dos o más campos de
tabla. Por ejemplo, muchas tablas almacenan los nombres y apellidos en distintos campos. Si
desea combinar los nombres y apellidos y mostrarlos en un solo campo, deberá crear un
campo calculado en una consulta. Algunos usuarios intentan crear ese tipo de campos
calculados directamente en tablas pero, de manera predeterminada, las tablas no admiten
este tipo de operación: no proporcionan un campo o propiedad a la que se pueda agregar la
expresión necesaria.
Un campo calculado que combine los nombres y apellidos sería como éste: [Nombre] & " " &
[Apellido]. En este caso, los signos de Y comercial combinan los valores de los campos Nombre
y Apellido con un espacio: las comillas dobles separadas por un espacio.
Se pueden usar asimismo expresiones para proporcionar un valor predeterminado a un campo
de tabla o un control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha cuyo valor predeterminado
debe ser la fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de
ese campo.
Se pueden usar asimismo expresiones para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede
que use una regla de validación que requiere que la fecha especificada sea posterior o igual
que la fecha actual. En ese caso, defina el valor del cuadro de propiedad Regla de validación en
>= Fecha().
Por último, también se pueden usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Por
ejemplo, supongamos que desea ver las ventas de productos correspondientes a los pedidos
enviados en un período de tiempo determinado. Puede especificar criterios para definir un
intervalo de fechas y Access devuelve sólo las filas que cumplen los criterios:
Entre #1/1/2007# Y #31/12/2007#
Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán
sólo los valores que coincidan con las fechas especificadas.
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Dónde y cómo usar las expresiones
Se pueden usar expresiones en muchos puntos de una base de datos. Por ejemplo, los
formularios, informes, tablas, consultas y macros tienen todos propiedades que aceptan
expresiones. Por ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y
Valor predeterminado de los controles. Se pueden usar asimismo en la propiedad Regla de
validación de los campos de tabla. Además, cuando se escribe código de VBA para un

procedimiento de evento o un módulo, a menudo se usan expresiones similares a las que se
usan en un objeto de Access, como una tabla o consulta.
Descripción breve de la sintaxis de las expresiones
Las expresiones usan a menudo los datos de las tablas y consultas así como los datos
almacenados en los controles de formularios e informes. Para usar esos datos, las expresiones
hacen referencia a los nombres de los campos de las tablas y consultas así como a los nombres
de los controles. Para usar nombres de campos y controles en las expresiones, colóquelos
entre corchetes ([ ]). Por ejemplo, si desea usar un campo de tabla denominado Precio unidad
en una expresión, escriba [Precio unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios ni
caracteres especiales, Access lo coloca automáticamente entre corchetes. Si un nombre
incluye espacios o caracteres especiales, deberá escribir los corchetes.
Para obtener más información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la
sintaxis de expresiones.
Usar expresiones en controles de formularios e informes
Puede asignar un nombre a un control calculado definiendo la propiedad Nombre del control.
El nombre debe ser único entre todos los nombres de controles del formulario o informe.
Además, debe ser distinto de cualquier nombre de campo o control usado en la expresión para
ese control, y debe ser diferente de cualquier nombre de campo de la tabla o consulta
subyacente. Puede usar este nombre para hacer referencia al valor del control en otras
expresiones del formulario o informe.
Los puntos más comunes donde se usan expresiones son:
En un control de cuadro de texto de un formulario o informe De este modo se crea un control
calculado. Por ejemplo, supongamos que desea crear un subtotal que sume todos los artículos
de línea en un formulario de pedido. El subtotal del formulario podría ser como éste:
Para calcular el subtotal, coloque un control de cuadro de texto en el formulario y establezca la
propiedad Origen del control del cuadro de texto en la siguiente expresión:
=Suma([campo_de_tabla])
En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores de subtotal.
Ese campo puede residir en una tabla o consulta. La función Suma calcula el total de un
conjunto de valores del origen de registros.
En los siguientes pasos se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de
texto.
Escribir una expresión en un control de cuadro de texto

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto que desee cambiar
y, a continuación, haga clic en Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
En la ficha Datos o la ficha Todas de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen
del control del cuadro de texto y, a continuación, escriba = y el resto de la expresión. Por
ejemplo, para calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla])
y asegúrese de reemplazar el nombre del campo con campo_de_tabla.
O bien,
Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una
expresión mediante el Generador de expresiones.
La hoja de propiedades será similar a la que aparece en la siguiente ilustración:
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
Usar expresiones en criterios de consulta
Se usan expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolverá únicamente las
filas que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya
fecha de envío corresponde al año 2004. Para especificar los criterios, escriba la siguiente
expresión en la celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se
usa una columna de tipo Fecha/Hora denominada FechaEnvío. Para definir un intervalo de
fechas, especifique los siguientes criterios:
Entre #01.01.2004# Y #31.12.2004#
La columna FechaEnvío será similar a la que aparece en la siguiente ilustración.

La expresión determina si los valores de la columna FechaEnvío forman parte del intervalo de
fechas especificado. Observe que las fechas aparecen entre signos de almohadilla (#). Access
trata los valores entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Si es la primera
vez que usa Access, al tratar esos valores como datos de fecha u hora, se pueden realizar
cálculos con ellos.
Para obtener más información sobre el uso de los datos de fecha y hora, vea los artículos
Especificar un valor de fecha u hora e Insertar, crear o eliminar un campo que almacena
valores de fecha.
Especificar criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que
desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que desee especificar criterios.
Escriba la expresión de criterio.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar
el Generador de expresiones y generar los criterios.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio.
Si desea disponer de un área más amplia para escribir la expresión, presione MAYÚS+F2 para
mostrar el cuadro de diálogo Zoom.
Usar expresiones para crear campos calculados en una consulta

Se usa una expresión para crear un campo calculado en una consulta. Por ejemplo,
supongamos que desea mostrar el año de envío de un pedido como parte de una consulta.
Para crear el campo calculado, coloque la siguiente expresión en una celda en blanco de la fila
Campo de la consulta:
Año de envío: Formato([FechaEnvío],"aaaa")
En este caso, la expresión usa la función Formato para extraer el año de los valores de un
campo denominado FechaEnvío. A continuación, la función Formato aplica al año el formato
de cuatro dígitos. Al colocar Año de envío: delante de la expresión se asigna a la columna
resultante el nombre Año de envío.
Crear un campo calculado en la vista Diseño de la consulta
Haga clic en la celda Campo de la columna en la que desee crear el campo calculado.
Escriba la expresión.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar
el Generador de expresiones y generar los criterios.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio, sino que comience la
expresión con un nombre seguido de un signo de dos puntos. Por ejemplo, escriba PrecioTotal:
para iniciar una expresión que cree un campo calculado denominado PrecioTotal.
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla
Otro punto donde las expresiones son útiles es la propiedad Regla de validación de un campo
de tabla. Supongamos que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado
Unidades disponibles y desea definir una regla que obligue a los usuarios a especificar un valor
mayor o igual que cero. En otras palabras, el inventario nunca puede ser un número negativo.
Para ello, use la expresión que aparece en la siguiente ilustración.

Escribir una regla de validación para un campo de tabla
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.
En la ficha General, haga clic en la propiedad Regla de validación.
Escriba la expresión.
O bien,
Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para iniciar el
Generador de expresiones y crear la expresión.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Generador para iniciar el Generador
de expresiones.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.
El punto clave que debe recordar cuando trabaje con expresiones de reglas de validación es
que deben devolver True para que se acepte el valor. Por ello, en este ejemplo, el v alor de
[Unidades disponibles] debe ser >=0. Si no es así, Access mostrará el texto que aparece en el
cuadro de propiedad Texto de validación. Si no se ha especificado ningún texto en el cuadro de
propiedad Texto de validación, Access mostrará su propio mensaje para indicar que el valor
especificado está prohibido por la regla de validación del campo.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear
una regla de validación para validar los datos de un campo.
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un control
Puede establecer asimismo la propiedad Regla de validación de un control. Por ejemplo,
supongamos que usa un formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y
desea asegurarse de que la ficha inicial no es anterior al 1/1/2004. Puede establecer las
propiedades Regla de validación y Texto de validación del cuadro de texto en el que va a
especificar la fecha inicial de la siguiente manera.

Propiedad Valor
Regla de validación >=#1/1/2004#
Texto de validación No se puede especificar una fecha anterior a 1/1/2004.
Si intenta especificar una fecha anterior al 1/1/2004, aparecerá un mensaje. Tras hacer clic en
Aceptar, Access volverá al cuadro de texto.
Especificar una regla de validación para un control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o
informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la
ficha de documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de
las vistas disponibles del menú.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Propiedades.
O bien,
Access muestra la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Regla de
validación.

Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de
propiedad para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.
De manera opcional, cambie la propiedad Texto de validación.
Si especifica un valor prohibido por la regla de validación, puede presionar ESC mientras que el
cursor está en el control para restaurar el valor original o predeterminado. A continuación,
puede especificar un valor que cumpla la regla de validación.
Si la propiedad Origen del control del control es un campo de tabla, se recomienda definir la
propiedad Regla de validación del campo, además de la del control. De ese modo se aplica
siempre la regla, independientemente del formulario o de la consulta que se use para
actualizar el campo.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear
una regla de validación para validar los datos de un campo.
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de un campo de tabla
Puede usar una expresión para almacenar un valor predeterminado de un campo de tabla. Por
ejemplo, supongamos que desea insertar automáticamente la fecha y la hora en un campo
denominado FechaPedido cada vez que agrega un nuevo registro. Podrá usar una expresión
similar a la siguiente.
La expresión usa la función Ahora para insertar la fecha y la hora en el campo FechaPedido.
Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee
cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.
En la ficha General, haga clic en la propiedad Valor predeterminado.

Si enlaza un control a un campo de tabla y si el control y el campo tienen un valor
predeterminado, el valor predeterminado del control tiene prioridad.
Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo
Establecer valores predeterminados para campos o controles.
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de los controles
Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de un
control. La propiedad Valor predeterminado de un control se comporta de manera similar a la
propiedad Valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, si desea especificar la
fecha actual como valor predeterminado de un cuadro de texto denominado FechaPedido,
puede usar una expresión como la siguiente.
Esta expresión usa la función Fecha para que se devuelva la fecha actual, pero no la hora. Si
enlaza el cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el
valor predeterminado del control tiene prioridad. A menudo tiene más sentido establecer la
propiedad Valor predeterminado del campo de tabla porque el valor predeterminado se aplica
siempre al control, a menos que el control lo reemplace.
Especificar un valor predeterminado para un control
O bien,
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la
ficha de documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Propiedades.
O bien,
Access muestra la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Valor
predeterminado.
Cierre la hoja de propiedades.
Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo
Establecer valores predeterminados para campos o controles.
Usar expresiones para realizar acciones de macro
En algunos casos, quizás desee llevar a cabo una acción o una serie de acciones en una macro
solamente si se cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que desea que se
ejecute una acción de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es igual a 10. Para
ello, use una expresión para definir la condición en la columna Condición de la macro.
En este ejemplo, se supone que el cuadro de texto se denomina "Items" (Elementos).
Escribir una condición para una acción de macro
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la macro que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la columna Condición en el diseñador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo
Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones.
En la columna Condición, haga clic en la celda en blanco situada junto a la acción de macro que
desee cambiar y, a continuación, escriba la expresión condicional.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la macro.
Al igual que en el caso de la propiedad Regla de validación, la expresión en la columna
Condición debe devolver True o False. La acción de macro se ejecuta únicamente si l a
condición es True.

Para obtener más información sobre la creación de macros, vea los artículos Conceptos básicos
de las macros en Access 2007 y Crear una macro.
Usar expresiones para agrupar y ordenar los datos de informes
Se usa el panel Agrupación, orden y total para definir los niveles de agrupación y criterios de
ordenación de los datos de un informe. El panel reemplaza el cuadro de diálogo Ordenar y
agrupar incluido en las versiones anteriores de Access. El panel se puede mostrar y usar
únicamente cuando hay un informe abierto en la vista Diseño; el panel aparece en la misma
ventana que el informe.
En la siguiente ilustración se muestra el panel tal y como aparece cuando se abre por primera
vez:
Si es la primera vez que usa Access, la agrupación es el proceso de combinar columnas que
contienen valores duplicados. Por ejemplo, supongamos que una base de datos contiene
información de ventas de las oficinas en diversas ciudades. Uno de los informes más comunes
en ese tipo de base de datos es "Ventas por ciudad", y la consulta que proporciona los datos
del informe agrupa los datos por los valores de ciudad. Al agruparse la información, ésta puede
resultar más fácil de leer y comprender.
En cambio, la ordenación es el proceso de imponer un orden en las filas (los registros) de los
resultados de consulta. Por ejemplo, se pueden ordenar de manera ascendente o descendente
los registros por sus valores de clave principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o
bien, se pueden ordenar, por ejemplo, alfabéticamente por uno o varios caracteres. Cuando
proceda, recuerde que, de manera predeterminada, las consultas en Access devuelven los
registros usando el medio más rápido posible. Cuando se crea una consulta, puede que Access
devuelva los datos de una manera que tenga sentido, como por la secuencia de los valores de
clave principal. No obstante, cuando los usuarios cambian los datos y agregan o quitan filas,
puede que Access devuelva los datos en otra secuencia porque esa nueva secuencia es más
rápida. Se impone un criterio de ordenación cuando se necesita que las consultas devuelvan
los datos en la misma secuencia, independientemente de los campos realizados en esos datos.
Para obtener más información sobre la combinación de valores de texto, vea la sección
Combinar valores de texto.
Agregar agrupación y ordenación a un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que

O bien,
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de
documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
El panel Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior del área de trabajo.
Haga clic en Agregar un grupo para agregar un nivel de agrupación al informe.
O bien,
Haga clic en Agregar un orden para agregar un criterio de ordenación al informe.
Aparece un nuevo grupo o criterio de ordenación en el panel, además de una lista de los
campos que proporcionan datos para el informe. En esta ilustración se muestra un grupo y un
criterio de ordenación nuevos, además de una ventana que contiene los campos disponibles:
En la ventana que contiene los campos disponibles, haga clic en expresión para iniciar el
Generador de expresiones.
Escriba la expresión en el cuadro de expresión (cuadro superior) del Generador de
expresiones. Asegúrese de comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).
Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación existente
Repita el paso 1 de la anterior sección para abrir el informe en la vista Diseño.
Haga clic en el grupo u orden que desee cambiar.

Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupación) u
Ordenar por (para los criterios de ordenación).
Aparece una ventana que contiene los campos disponibles.
En la parte inferior de la ventana que contiene los campos, haga clic en expresión para iniciar
el Generador de expresiones.
Escriba la expresión en el cuadro de expresión del Generador de expresiones. Asegúrese de
comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).
Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la siguiente sección.
Para obtener más información sobre cómo agrupar y ordenar los datos en informes, vea el
artículo Crear un informe agrupado o de resumen.
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Usar el Generador de expresiones para crear expresiones
Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear expresiones. El Generador
de expresiones permite obtener fácilmente acceso a los nombres de los campos y controles de
una base de datos, así como a un gran número de las funciones incorporadas que están
disponibles cuando se escriben expresiones. Si sirve de ayuda, puede considerar el Generador
de expresiones como una forma de buscar e insertar elementos difíciles de recordar, como
nombres de identificadores (por ejemplo, campos, tablas, formularios y consultas) así como
nombres de funciones y argumentos.
Puede usar el Generador de expresiones para crear expresiones desde cero, o bien, puede
seleccionar una de las expresiones previamente generadas para mostrar los números de
página, la fecha actual y la fecha y hora actuales.
Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayor parte de las ubicaciones donde se
escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o
bien, la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. En general, si ve el botón Generar
( ), puede hacer clic en él para iniciar el Generador de expresiones.
En la siguiente ilustración y el texto que aparece a continuación se muestra el Generador de
expresiones:

Cuadro de expresión
La sección superior del generador contiene un cuadro de expresión donde se genera la
expresión. Puede escribir manualmente la expresión en el cuadro o puede seleccionar
elementos de las tres columnas en la sección inferior del Generador de expresiones y
agregarlos al cuadro de expresión. Para agregar un elemento, haga doble clic en él o
selecciónelo en una de las columnas y, a continuación, haga clic en Pegar.
Botones de operador
La sección central del Generador de expresiones muestra botones que permiten insertar
operadores aritméticos y lógicos comunes en la expresión. Para insertar un operador en el
cuadro de expresión, haga clic en el botón apropiado. Para mostrar una lista más exhaustiva de
los operadores que se pueden usar en las expresiones, haga clic en la carpeta Operadores
situada en la columna inferior izquierda y, a continuación, haga clic en la categoría que desee
en la columna central. La columna derecha mostrará todos los operadores de la categoría
seleccionada. Para insertar un operador, haga doble clic en él o selecciónelo y, a continuación,
haga clic en Pegar.
Elementos de expresión
La sección inferior contiene tres columnas:
En la columna izquierda se muestran carpetas con los formularios, informes, tablas y consultas
de la base de datos, así como las funciones incorporadas disponibles, las funciones definidas
por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.
En la columna central se muestran los elementos o categorías de elementos específicos de la
carpeta seleccionada en la columna izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones
incorporradas en la columna izquierda, en la columna central se muestran las categorías de
funciones.
En la columna derecha se muestran los valores, si los hay, de los elementos seleccionados en
las columnas izquierda y central. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la

columna izquierda y, a continuación, hace clic en una categoría de funciones de la columna
central, en la columna derecha se muestran todas las funciones incorporadas de la categoría
seleccionada.
Para crear una expresión, escriba texto en el cuadro de expresión y pegue elementos de las
otras áreas en el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna
inferior izquierda para ver los objetos de la base de datos así como las funciones, las
constantes, los operadores y las expresiones comunes. Cuando hace clic en un elemento de la
columna izquierda, las demás columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, cuando hace
clic en el nombre de una tabla en la columna izquierda, la columna central muestra los campos
de esa tabla. Cuando hace doble clic en Funciones y, a continuación, hace clic en Funciones
incorporadas, la columna central muestra todas las categorías de funciones y la columna
derecha muestra las funciones de esas categorías. Cuando hace doble clic en una función para
insertarla en una expresión, la función y el texto que indica los argumentos necesarios para esa
función aparecen como texto de marcador de posición en el cuadro de expresión. Podrá
reemplazar ese texto con los valores de argumento.
Cuando pega un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresión, el
Generador de expresiones inserta sólo las partes del identificador que son necesarias en el
actual contexto. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de
propiedades de un formulario denominado Clientes y, a continuación, pega un identificador
para la propiedad Visible del formulario en la expresión, el Generador de expresiones pega
únicamente el nombre de la propiedad Visible. Si usa esta expresión fuera del contexto del
formulario, deberá incluir el identificador completo: Formularios![Clientes].Visible.
Iniciar el Generador de expresiones en una tabla, un formulario o un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla, el
formulario o el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el
menú contextual.
Si abre una tabla, en la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar
y, a continuación, en la ficha General, haga clic en la propiedad que va a contener la expresión
y haga clic en el botón Generar situado junto a la propiedad.
O bien,
Si abre un formulario o informe, haga clic con el botón secundario en el control que desee
cambiar, haga clic en Propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresión y, a
continuación, haga clic en el botón Generar situado junto a la propiedad.
Iniciar el Generador de expresiones en una consulta
O bien,

Si la consulta está abierta, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de
documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda de la cuadrícula de diseño que va a contener la expresión. Por ejemplo,
haga clic en la celda Criterios de la columna a la que desee proporcionar criterios, o bien, haga
clic en la celda Campo de la columna donde desee crear un campo cal culado.
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador.
Para obtener más información sobre la creación de expresiones, incluidas expresiones de
ejemplo y sintaxis de expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
Volver al principio
Usar expresiones a efectos prácticos
En esta sección se presentan algunas de las formas en las que se pueden usar las expresiones
para solucionar problemas y calcular la información necesaria para los formularios, informes y
tablas.
"Estampar" la fecha y hora actuales en un nuevo registro
En algunas tablas, es importante realizar un seguimiento de ("estampar") la fecha o de la fecha
y hora cuando se agrega un registro. Para que Access rellene automáticamente ese valor,
puede crear un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y establecer la propiedad Valor
predeterminado del campo en Fecha() o Ahora(). La función Fecha devuelve la fecha actual
almacenada en el reloj del sistema del equipo. La función Ahora devuelve la fecha y hora
actuales.
En los siguientes pasos se explica cómo agregar un nuevo campo a una tabla, establecer en
Fecha/Hora el tipo de datos del campo y, a continuación, agregar la función Ahora o Fecha al
campo.
Agregar un campo de Fecha/Hora y un campo de marca de hora
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en la primera columna en blanco, situada en el extremo de la tabla. Si no encuentra
la columna en blanco, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de
columna.
Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el campo, como Fecha
de agregación y, a continuación, presione ENTRAR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna, haga clic en Cambiar nombre,
escriba un nombre para el campo y, a continuación, presione ENTRAR.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo
situada junto a la lista Tipo de datos y seleccione Fecha/Hora.
Guarde los cambios, mantenga la tabla abierta y vaya al siguiente grupo de pasos.
Agregar una expresión de fecha a un campo de Fecha/Hora
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la
tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo.
En la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.
Escriba Ahora() o Fecha().
Haga clic en el cuadro de propiedad Mostrar el Selector de fecha y establezca el valor en
Nunca.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la tabla.
A partir de ahora, cuando agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertará
automáticamente la fecha o la fecha y la hora en el campo Fecha de agregación.
Combinar valores de texto
Para combinar los valores de dos o más campos de texto, se usa el operador de Y comercial
(&). Por ejemplo, supongamos que tiene un formulario denominado Empleados. Especifica el
nombre y los apellidos de los empleados en distintos campos, pero desea mostrar e l nombre
completo del empleado en el encabezado de formulario.
Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresión:
=[Nombre] & " " & [Apellidos]
La expresión usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos.
La expresión usa asimismo un par de comillas dobles separadas por un carácter de espacio
para insertar un espacio entre el nombre y los apellidos. Recuerde que los espacios entre los
nombres de campo y los operadores de Y comercial no afectan a la apariencia de los datos
(sólo ayudan a que la expresión sea más fácil de leer). Para insertar algo entre los campos,
como un espacio, signo de puntuación o texto literal, ese valor adicional debe colocarse entre
comillas.
A modo de otro ejemplo, puede usar esta expresión para mostrar los apellidos y nombres,
separados por una coma:
=[Apellidos] & ", " & [Nombre]
En este caso, los valores entre comillas insertan una coma y un espacio entre los nombres.

En los pasos de esta sección, se supone que tiene un formulario y una tabla con los campos
Nombre y Apellidos. Si no es así, puede modificar la expresión de estos pasos para que se
ajuste a sus datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para nombres completos
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
Haga clic en la ficha Datos.
Cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos] y,
a continuación, presione TAB.
Puede que intente combinar registros sin ningún valor especificado en un campo. El valor
ausente se denomina valor nulo. Cuando se usa el operador & y hay un campo sin valor, Access
devuelve una cadena de longitud cero para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un
empleado tiene sólo apellidos, la expresión del anterior ejemplo devuelve una cadena de
longitud cero para el campo Nombre, un carácter de espacio y el valor del campo Apellidos.
Al combinar valores, puede que desee incluir un valor, como una coma, sólo cuando hay datos
en un campo concreto. Para ello, use el operador + en vez del operador &.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Cliente y la tabla contiene los
campos Ciudad, Región y Código postal. Desea combinar esos campos para un informe y puede
que algunos registros no tengan ningún valor en el campo Región. En ese caso, aparecerá una
coma no deseada delante del código postal si usa el operador &.
Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la
siguiente expresión de ejemplo:
=([Ciudad] & (", " + [Región]) & " " & [Código postal])
El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador
+ admite la propagación de valores nulos. Esto significa que si algún componente de una
expresión es nulo, toda la expresión será nula. En el anterior ejemplo, observe la sección (", " +
[Región]). Dado que se usa el operador +, la expresión entre las paréntesis internas incluye una
coma sólo si hay un valor en el campo Región. Si no hay ningún valor, se aplica la propagación

de valores nulos, por lo que toda la expresión entre las paréntesis internas será nula y se
"ocultará" la coma.
Crear controles calculados para realizar cálculos aritméticos
Se pueden usar expresiones para restar, multiplicar y dividir los valores de dos o más campos o
controles. Por ejemplo, supongamos que registra la fecha en la que un cliente necesita recibir
un pedido y la fecha de envío del pedido. Podrá determinar con cuántos días de antelación o
retraso se envió un pedido restando el valor que figura en el campo FechaEnvío del valor que
aparece en el campo FechaRequerida. Esto es posible porque Access puede realizar cálculos
aritméticos con fechas.
El resultado de un cálculo de fecha se denomina intervalo. Este valor contiene un componente
de días en el lado izquierdo del separador decimal y un componente de tiempo en el lado
derecho. Si el valor devuelto es un número positivo, sabrá con cuántos días de antelación se
envió el pedido. Si el valor es negativo, sabrá con cuántos días de retraso se envió el pedido. Si
el valor es 0, sabrá que el pedido se envió a tiempo.
En los pasos que se describen en esta sección, se supone que dispone de un formulario
enlazado a una tabla de datos que contiene pedidos. A su vez, la tabla Pedidos contiene los
campos FechaRequerida y FechaEnvío. Puede modificar la expresión que figura en los
siguientes pasos para que funcione con su base de datos.
Agregar un cuadro de texto que contiene una expresión para calcular el número de días de
antelación o de retraso
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic
en Propiedades.
O bien,
Haga clic en la ficha Datos.
En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =[FechaRequerida] -[FechaEnvío] y, a
continuación, presione TAB.
Nota No olvide reemplazar los identificadores de FechaRequerida y FechaEnvío con los
nombres de los campos de su tabla.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.

Cuando usa los operadores +, –, *, / o para realizar un cálculo con dos valores y uno de los
valores es nulo (es decir, no se ha especificado ningún valor), el valor de la e xpresión es nulo.
Por ejemplo, si una de las fechas en la anterior expresión es nula, toda la expresión también
será nula. En un informe, esto genera un espacio en blanco. Si desea reemplazar el valor nulo
con 0, puede usar la función Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo:
=Nz([FechaRequerida]-[FechaEnvío],0)
Nota Asimismo, puede configurar los campos de una tabla de modo que los usuarios no
puedan especificar valores nulos. Al diseñar la tabla, establezca el valor de la propiedad
Requerido de ese campo en Sí y establezca la propiedad Valor predeterminado de ese campo
en un valor que no sea nulo.
Sumar los valores de dos controles
Puede que desee sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total
de un pedido, sumará los valores de los controles Subtotal y Transporte, tal y como se muestra
en la siguiente ilustración.
En los siguientes pasos, se supone que dispone de un formulario con dos controles que
contienen datos numéricos. En este caso, los controles se denominan Subtotal y Transporte.
Puede modificar el nombre de los controles en la siguiente expresión para que ésta funcione
con sus datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula un total
O bien,
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor

Nombre Total
Origen del control =[Subtotal]+[Transporte]
Formato Moneda
Nota No olvide cambiar los identificadores en la expresión (Subtotal y Transporte) al nombre
de los controles que figuran en su formulario.
Multiplicar dos valores para calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor
agregado
Supongamos que necesita calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor
agregado para un pedido. Para ello, puede usar una expresión que multiplique dos valores
existentes: la tasa del impuesto sobre las ventas y el subtotal de cada pedido. Puede incluir la
expresión en un control de cuadro de texto y mostrar los resultados en un formulario o
informe.
Para este ejercicio, suponemos que dispone de dos campos de tabla: Tasa de impuesto sobre
las ventas y Subtotal. Asimismo, puede almacenar estos valores en otros control es de un
formulario o informe, pero para este ejercicio suponemos que residen en una tabla.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para calcular el importe de un impuesto
O bien,
Propiedad Valor
Nombre Impuesto sobre las ventas
Origen del control =[Subtotal]*[Tasa de impuesto sobre las ventas]

Formato Moneda
Nota No olvide cambiar los identificadores de los campos (Subtotal y Tasa de impuesto
sobre las ventas) a los nombres de los campos en su base de datos.
Cierre la hoja de propiedades.
Sumar y contar grupos de registros
A menudo va a tener que sumar los valores almacenados en un grupo de registros. Por
ejemplo, puede que necesite calcular un total de grupo para el pie de grupo de un informe, o
bien, un subtotal de pedido para los artículos de línea en un formulario. Otras veces, puede
que necesite contar el número de artículos en vez de sumarlos. Para calcular una suma para un
grupo de registros, se usa la función Suma. Para contar un grupo de registros, se usa la función
Cuenta.
Por ejemplo, para contar el número de pedidos en un informe que muestra los pedidos
agrupados por cliente, puede usar la siguiente expresión:
=Cuenta([IdPedido])
Puede usar nombres de campo en la expresión de los argumentos de las funciones Suma y
Cuenta, pero no puede usar nombres de control. Los nombres de campo pueden proceder de
una tabla o consulta. Incluso puede usar el nombre de un campo calculado de una consulta.
Sin embargo, cuando desea calcular el total de los valores de un control calculado, debe
repetir la expresión usada en el control calculado.
Cuando desea hacer referencia a la misma expresión más de una vez en un formulario o si va a
usar una función, como Suma, debe considerar si puede incluir la expresión en la consulta
subyacente del formulario. De ese modo, el cálculo puede realizarse en la consulta en vez del
formulario. A menudo, los cálculos se realizan con mayor rapidez en las consultas.
Para obtener más información sobre cómo sumar y contar, vea los siguientes artículos:
Contar las filas de una hoja de datos
Mostrar totales de columna en una hoja de datos
Realizar un recuento en los informes
Sumar en informes
Cuenta (función)
DCont (función)
Suma (función)
DSuma (función)

En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en las que se pueden usar estas
funciones.
Crear un control calculado en un formulario y hacer referencia a ese control desde otro
formulario
A veces, puede que tenga que crear un control calculado (es decir, un control que usa una
expresión como origen de datos) y, a continuación, hacer referencia a los valores de ese
control desde otro control ubicado en otro formulario. En los pasos descritos en esta sección
se explica cómo usar la función SUMA en un control calculado y, a continuación, cómo hacer
referencia a ese control desde otro formulario.
En los pasos se supone el uso de una base de datos de pedidos y de un formulario de entrada
de pedidos que está formado por dos componentes: un formulario principal y un
subformulario. El formulario principal contiene datos sobre todo el pedido, como la dirección
de facturación y la dirección de envío. El subformulario contiene información detallada sobre
los artículos de línea del pedido, como los productos, las cantidades de cada producto y los
precios unitarios de cada producto.
Diferentes consultas proporcionan datos a cada componente y la consulta del subformulario
tiene un campo calculado que se denomina PrecioTotal. En este ejemplo, el "precio total" es la
cantidad de producto de cada artículo de línea multiplicada por el número de art ículos,
descuentos, etc.
Para calcular los subtotales de cada pedido, deberá sumar los valores del campo PrecioTotal.
Para ello, agregue la siguiente expresión a un cuadro de texto. En este ejemplo, el cuadro de
texto está ubicado en el pie del subformulario:
En los siguientes pasos se explica cómo agregar el control calculado al subformulario. En la
información que figura después de estos pasos se explica cómo hacer referencia al control
desde otro control.
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula subtotales en un subformulario
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el subformulario
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de formulario, haga clic en la barra Pie del formulario y, a
continuación, arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra.
En la sección del pie de formulario, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de
texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic
en Propiedades.

O bien,
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se
muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Subtotal de pedido
Origen del control =Suma([Precio total])
Formato Moneda
Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con su base de datos, no olvide
cambiar el nombre del campo PrecioTotal al nombre del campo de su base de datos.
Haga clic en el cuadro situado en la esquina superior izquierda o derecha del subformulario (es
el cuadro situado junto a la regla) para mostrar las propiedades de todo el subformulario
Busque el cuadro de propiedad Vista predeterminada y cambie su valor a Hoja de datos.
Guarde los cambios, cierre la hoja de propiedades y vaya a los siguientes pasos.
Si bien el cuadro de texto situado en el subformulario calcula el subtotal del pedido, puede que
no desee mostrar los valores resultantes en el subformulario porque los subformularios a
menudo aparecen como hoja de datos. Si se agrega un subtotal, esto significa al menos que los
usuarios van a ver muchas veces el mismo valor. Por ejemplo, el resultado podría ser el
siguiente:
Producto Cantidad Precio de la unidad Descuento Precio total Subtotal
Producto 1 4 8,00 $ 0,00% 32,00 $ 137,00 $
Producto 2 5 9,00 $ 0,00% 45,00 $ 137,00 $
Producto 3 6 10,00 $ 0,00% 60,00 $ 137,00 $
Tal y como puede comprobar, parte de los datos de resumen pertenece a un solo campo y, a
menudo, tiene más sentido colocar ese campo en un formulario principal. Para ello, agregue
un control al formulario principal que haga referencia al control del subformulario. En la
siguiente ilustración se muestra cómo hacerlo:

Nombre del control de subformulario en el formulario principal
Propiedad Formulario, que proporciona acceso a los controles y propiedades del
subformulario
Nombre del control de cuadro de texto en el subformulario
En los siguientes pasos se explica cómo crear un cuadro de texto que haga referencia a los
valores de otro control.
Crear el control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario
principal que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el
puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.
O bien,
Propiedad Valor
Nombre Subtotal
Origen del control =[Subformulario Pedidos].Formulario![SubtotalPedido]
Formato Moneda
Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar
los identificadores (los nombres del formulario y del control entre corchetes) a los nombres
que figuran en su base de datos.
Buscar un valor en una tabla
Al diseñar un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea
el valor al que está enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un
formulario denominado Productos que está enlazado a una tabla denominada Productos. Tras

diseñar el formulario, sin embargo, decide que el formulario debe mostrar el nombre del
proveedor de cada producto, que reside en una tabla denominada Proveedores.
Access permite realizar esta tarea de dos maneras distintas. Puede usar el Asistente para
búsquedas para crear un campo de búsqueda (es la técnica más común) o puede crear una
expresión. En este tema no se aborda el Asistente para búsquedas. Si desea obtener más
información sobre este asistente, vea el artículo Agregar o cambiar un campo para buscar un
valor en otra tabla.
Para crear una expresión que busque valores en otra tabla, se usa la función DBúsq. La función
DBúsq tiene tres argumentos:
El nombre del campo cuyo valor se desea buscar
La tabla o consulta donde está ubicado el campo
De manera opcional, los criterios que se van a usar para buscar el registro
Para agregar el proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseño y, a continuación,
agregue el cuadro de texto denominado Nombre del contacto. La expresión que debe usar
para este cuadro de texto es:
=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" &
Formularios!Productos!IdProveedor)
Agregar el cuadro de texto del proveedor
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario
principal que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el
puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.
O bien,
Propiedad Valor
Etiqueta Nombre del contacto
Origen del =DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" &

control Formularios!Productos!IdProveedor)
Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre de contacto del proveedor
cuyo identificador coincide con el valor del control IdProveedor en el formulario Productos.
Observe cómo se usa el operador & para generar el tercer argumento. Un error común que
debe evitar es la colocación de todo el argumento entre comillas. Sólo debe colocarse entre
comillas el texto delante del operador &.
Nota Como alternativa a la función DBúsq, puede modi ficar la consulta subyacente de modo
que incluya únicamente la información necesaria. A menudo resulta más eficaz usar una
consulta.
Agregar una fecha de impresión a un informe
Los usuarios de informes a menudo desean conocer la fecha de impresión de los i nformes. Esta
información les indica si disponen de datos actualizados. Para que Access rellene la fecha, se
usa la función Ahora o la función Fecha. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actuales
almacenadas en el reloj del equipo. La función Fecha devuelve únicamente la fecha actual.
Puede usar la función Formato para aplicar al resultado de cualquiera de estas funciones
alguno de los formatos de fecha y hora disponibles.
Agregar la fecha de impresión a un informe
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación,
arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
O bien,
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se
muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Fecha de impresión
Origen del control ="Impresión " & Fecha()

Formato Fecha mediana
Imprimir el número de página en un informe
Al diseñar un informe que ocupa más de una página impresa, deberá agregar números de
página. Para ello, puede usar la propiedad Página, que numera automáti camente las páginas
cuando se obtiene la vista previa o se imprime el informe. La propiedad Página está disponible
únicamente cuando se obtiene la vista previa o se imprime un informe, por lo que no aparece
en la hoja de propiedades del informe. Para usar la propiedad Página, coloque un cuadro de
texto en el encabezado o pie del informe y, a continuación, escriba Página en la propiedad
Origen del control del cuadro de texto.
Es el mismo procedimiento que el usado cuando se emplea la función Ahora o Fecha, e xcepto
que no se incluyen paréntesis detrás de la propiedad Página.
En esta ilustración se muestra cómo se agrega la propiedad Página directamente a un control
de cuadro de texto:
Además, puede crear asimismo una expresión que use las propiedades Página y Páginas. La
propiedad Páginas devuelve el número total de páginas de un informe. Por ejemplo, la
siguiente expresión genera la numeración de páginas con el formato Página 1 de 10.
="Página " & [Página] &" de " & [Páginas]
En los siguientes pasos se explica cómo agregar al pie de un informe una expresión que usa
ambas propiedades. En los pasos se explica cómo agregar números de página en la vista
Diseño y en la vista Presentación.
Usar la vista Diseño para agregar la numeración de páginas
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación,
arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
O bien,

Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, cambie el valor del cuadro de propiedad Orige n
del control a: ="Página " & [Página] &" de " & [Páginas].
Usar la vista Presentación para agregar la numeración de páginas
desee cambiar y haga clic en Vista Presentación.
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Números de página.
Aparece el cuadro de diálogo Números de página.
Bajo Formato, haga clic en Página N de M.
Bajo Posición, seleccione una opción.
Bajo Alineación, seleccione una opción de la lista.
Active o desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Nota El Generador de expresiones incluye algunas expresiones comunes que se pueden usar
para la numeración de páginas. Para obtener más información sobre el Generador de
expresiones, vea la sección Usar el Generador de expresiones para crear expresiones.
Imprimir parte de un valor en un informe
Si los primeros o últimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede
organizar un informe en torno a esos caracteres. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres en
un código de identificación de producto indican el tipo de producto, podrá agrupar los
productos por los dos primeros caracteres del código y, a continuación, identificar cada grupo
imprimiendo los caracteres en un encabezado de grupo.
Se usa la función Izq para extraer los primeros n caracteres de un valor que aparece en un
campo de texto y se usa la función Der para extraer los últimos n caracteres. En ambos casos,
el primer argumento es el nombre de campo o la expresión de texto, y el segundo argumento
es el número de caracteres que se desea extraer.
En la siguiente tabla se muestran expresiones que emplean estas funciones. Para las funciones,
se supone que los datos residen en un campo de tabla denominado Id. de pieza.
Si el valor de Id. de pieza es Esta expresión Devuelve
AA105 =Izq([Id. de pieza],2) AA
AA105 =Der([Id. de pieza],3) 105

Para obtener más información sobre las funciones Izq y Der, vea los artículos Izq (función) y
Der (función).
Usar separadores de letras en una lista alfabética
Para realizar una identificación rápida en una lista de productos, puede agrupar los productos
por la primera letra de sus nombres e imprimir la letra en un encabezado de grupo, tal y como
se muestra en la siguiente ilustración.
Para comenzar un nuevo grupo cada vez que cambia la primera letra del nombre de producto
y, a continuación, ordenar alfabéticamente los productos de cada grupo, cree dos grupos en el
panel Agrupación, orden y total y, después, configure cada grupo tal y como se muestra en las
siguientes tablas.
Agrupar por
Nombre de
producto
con A en la parte
superior
por el
primer
carácter
sin totales hacer clic en el
título para
agregar
con sección de
encabezado
sin sección
de pie
mantener todo el
grupo junto en una
página
Ordenar por
Nombre de
producto
con A en la parte
superior
por el valor
completo
sin totales hacer clic en el
título para
agregar
con sección de
encabezado
con sección
de pie
no mantener junto
el grupo en una

página
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
Para imprimir sólo la primera letra del nombre al comienzo de un nuevo grupo, use esta
expresión en el cuadro de texto del encabezado Nombre de producto:
=Izq([Nombre de producto],1)
Imprimir el equivalente numérico de una fecha
Puede organizar los registros de un informe mediante valores de fecha numéricos para un
período de tiempo, que puede ser un año, un trimestre, un mes o una semana. Por ejemplo,
un año se divide en 53 semanas de calendario (la primera y la última semana del año suelen
ser semanas parciales). Con ese valor numérico, se pueden agrupar los pedidos enviados por la
semana del año.
Para buscar parte de un valor de fecha numérico, como sólo el mes o año, se usa la función
ParcFecha, que tiene la siguiente sintaxis:
ParcFecha (intervalo, fecha[, primer_día_semana] [, primera_semana_año])
El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que debe devolverse. Ejemplos
de abreviaturas válidas: "aaaa" para un año de cuatro dígitos, "t" para un trimestre de
calendario y "m" para un mes. El argumento fecha es un nombre de campo o una fecha literal,
como "1-jul-07".
Los argumentos primer_día_semana y primera_semana_año son opcionales. El argumento
primer_día_semana devuelve domingo, a menos que se especifique lo contrario. Para de finir
otro día, especifique un valor del 2 al 7 (1 es el valor predeterminado). El argumento
primera_semana_año devuelve la semana en la que cae el 1 de enero. Para especificar otra
semana, escriba 2 ó 3. Use 2 para especificar la primera semana que tenga al menos cuatro
días en el nuevo año; use 3 para especificar la primera semana completa del año.
La siguiente tabla contiene ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo
denominado "Días no laborables". El campo Días no laborables puede almacenar los días
festivos que se celebran en los países o regiones donde opera una compañía.
Si el valor de Días no
laborables es Esta expresión Devuelve
1-ene-07 =ParcFecha("s",[Días no laborables]) 2 (día de la semana)

31-dic-07 =ParcFecha("ss",[Días no
laborables])
53 (semana del año)
31-dic-07 =ParcFecha("aaaa",[Días no
laborables])
2007 (año de cuatro
dígitos)
Para obtener más información, vea el artículo ParcFecha (función).
Para obtener más información sobre cómo crear informes agrupados, vea el artículo Crear un
informe agrupado o un informe de resumen.
Comparar los resultados de varios años
Cuando desea analizar los resultados de ventas de más de un año, se recomienda agrupar los
resultados por un período de tiempo, como un trimestre o mes. De ese modo, podrá comparar
rápidamente el rendimiento de un período de tiempo de un año dado con el rendimiento del
mismo período de tiempo de otro año. Por ejemplo, supongamos que desea ver un informe
denominado Resumen de ventas por trimestre con el número de pedidos enviados y los
totales de ventas.
Para crear los encabezados y pies de grupo y especificar el criterio de ordenación de este
informe, se crean dos grupos, cada uno con su propio criterio de ordenación, y se establecen
las propiedades en el panel Agrupación, orden y total para cada grupo y criterio de ordenación,
tal y como se muestra en las siguientes tablas. Observe que se usa una expresión para agrupar
por el trimestre en el que se enviaron los pedidos.
Agrupar por expresión
Use esta expresión:
=ParcFecha("t",[FechaEnvío])
ascendente por el
valor
completo
sin totales con el
título
Trimestre

con sección
de
encabezado
con
sección de
pie
mantener
todo el
grupo junto
en una
página
Agrupar por FechaEnvío de más
antiguo a
más
reciente
por año sin totales hacer clic
en el
título
para
agregar
sin sección
de
encabezado
con
sección
de pie
no
mantener
junto el
grupo en
una página
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
Abra el informe en la vista Diseño.
Para imprimir el número de trimestre al comienzo de un nuevo grupo, coloque un cuadro de
texto en el encabezado de grupo mediante la misma expresión que usó en el cuadro Ordenar y
agrupar:
=ParcFecha("t", [FechaEnvío])
Calcular totales de artículos de línea
Supongamos que desea crear un informe de facturación con información sobre un pedido.
Necesita calcular el precio total (ventas totales de cada producto) de los artículos de línea.
Cree primero una consulta que proporcione los datos para el informe. Incluya en esa consulta
todos los campos necesarios de todas las tablas necesarias, como la tabla Pedidos, la tabla
Detalles de pedidos y la tabla Compradores. A continuación, podrá crear un campo calculado
en la cuadrícula de diseño de la consulta que calcule el precio total de cada producto e n la
factura.
Crear un campo calculado

Haga clic en la fila Campo de una columna vacía en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Escriba un nombre, un signo de dos puntos (:) y una expresión en la celda Campo. El nombre y
el signo de dos puntos definen un nombre descriptivo para el campo calculado. Para calcular
un precio total, puede usar la siguiente expresión:
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1-
Observe que cuando cree un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta, no
coloque el operador = delante de la expresión.
Identificar pedidos que se enviaron tarde
En el mejor de los casos, los pedidos se envían a tiempo. En ocasiones, puede que algunos
pedidos se envíen después de la fecha estipulada y desee identificarlos en un informe. Para
marcar todos los pedidos enviados con retraso en un informe que realiza un seguimiento de
los envíos, puede imprimir una marca de verificación en una casilla de verificación denominada
Envío con retraso. Dado que la mayoría de los pedidos se envían a tiempo, la marca de
verificación es más fácil de detectar que el texto A tiempo o Con retraso.
La expresión para este informe compara el valor del campo Fecha de envío con el valor del
campo Fecha requerida. Si el valor del campo Fecha de envío es mayor (es decir, posterior) que
el valor del campo Fecha requerida, la expresión devuelve el valor True y en el informe se
muestra una marca de verificación en la casilla de verificación. Si el valor es False, la casilla de
verificación estará vacía.
Agregar la casilla de verificación Envío con retraso a un informe
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Casilla de verificación.
Arrastre el puntero en la sección de detalles del informe para crear la casilla de verificación.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la casilla de verificación, haga clic en
Propiedades en el menú contextual y, a continuación, haga clic en la ficha Todas de la hoja de
propiedades.
Establezca las propiedades de la casilla de verificación de acuerdo con la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Envío con retraso
Origen del control =[Fecha de envío]>[Fecha requerida]

Visible Sí
Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar
los nombres de campo en los identificadores a los que figuran en su base de datos.
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Tabla de operadores
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos como +, -, *
(multiplicar) y / (dividir), además de los operadores de comparación para comparar valores, los
operadores de texto para concatenar texto, los operadores lógicos para determinar los valores
True o False, y otros operadores específicos de Access. Para obtener información detallada
sobre el uso de estos operadores, vea las siguientes tablas:
Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o
bien, para cambiar el signo de un número de positivo a negativo.
Operador Finalidad Ejemplo
+ Sumar dos
números.
[Subtotal]+[Impuesto sobre las
ventas]
- Buscar la
diferencia
entre dos
números o
indicar el
valor
negativo de
un número.
[Precio]-[Descuento]
* Multiplicar
dos
números.
[Cantidad]*[Precio]
/ Dividir el
primer
número
entre el
segundo
número.
[Total]/[Número_de_elementos]

Redondear
ambos
números a
enteros,
después
dividir el
primer
número
entre el
segundo
número y, a
continuación,
truncar el
resultado en
un entero.
[Registros][Habitaciones]
Residuo Dividir el
primer
número
entre el
segundo
número y
devolver sólo
el resto.
[Registros] Residuo
[Habitaciones]
^ Elevar un
número a la
potencia de
un
exponente.
Número ^ Exponente
Operadores de comparación
Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo.
Operador Finalidad
< Determinar si el primer valor es menor
que el segundo valor.
<= Determinar si el primer valor es menor o
igual que el segundo valor.
> Determinar si el primer valor es mayor

>= Determinar si el primer valor es mayor o
igual que el segundo valor.
= Determinar si el primer valor es igual que
el segundo valor.
<> Determinar si el primer valor no es igual
En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado
que Nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es
también desconocido.
Operadores lógicos
Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los
operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores booleanos.
Operador Uso Descripción
Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y Expr2
tienen el valor True.
O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o Expr2
tiene el valor True.
Eqv Expr1 Eqv Expr2 Es True si tanto Expr1
como Expr2 tienen el
valor True, o bien, si
tanto Expr1 como Expr2
tienen el valor False.
No No Expr Es True si Expr no es
True.
OEx Expr1 OEx Expr2 Es True si Expr1 es True
o Expr2 es True, pero no
ambos.
Operadores de concatenación
Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola
cadena.

& cadena1 & cadena2 Combina dos cadenas
en una sola cadena.
+ cadena1 + cadena2 Combina dos cadenas
en una sola cadena y
propaga los valores
nulos.
Operadores especiales
Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.
Operador Descripción
Para obtener más
información
Es Nulo o No es Nulo Determina si un valor
es Nulo o No es Nulo.
Como "modelo" Busca valores de
cadena coincidentes
mediante los
operadores de
caracteres comodín ?
y *.
Operador Como
Entre val1 Y val2 Determina si un valor
numérico o de fecha
pertenece a un
intervalo.
Operador Entre...Y
En(cadena1,cadena2...) Determina si un valor
de cadena viene
incluido en un
conjunto de valores de
cadena.
Guía de la sintaxis de expresiones
Mostrar todo
Al usar Microsoft Office Access 2007, se encontrará con situaciones en las que necesite trabajar con
valores que no residen directamente en los datos. Por ejemplo, puede que tenga que calcular el impuesto

sobre las ventas de un pedido, o bien, el valor total del propio pedido. Estos valores pueden calcularse
mediante expresiones.
Para usar expresiones, es preciso escribirlas primero usando la sintaxis correcta. La sintaxis es el
conjunto de reglas por las que se combinan correctamente las palabras y los símbolos de una expresión.
Considérelo de la siguiente manera: cuando desee que Access haga algo, deberá hablar su idioma. Por
ejemplo, supongamos que desea transmitir a Access que "mire el campo FechaNacimiento en la tabla
Compradores e indique el año en que nació el cliente". Escribirá esta expresión:
ParcFecha("aaaa",[Clientes]![FechaNacimiento]). Esta expresión se compone de la función ParcFecha
y de dos valores de argumento: "aaaa" y [Clientes]![FechaNacimiento].
Examinemos esa expresión más detalladamente.
ParcFecha es una función que examina una fecha y devuelve una parte específica.
El argumento intervalo indica a Access qué parte de la fecha se va a devolver; en este caso, "aaaa"
indica a Access que debe devolverse únicamente la parte correspondiente al año.
El argumento fecha indica a Access dónde debe buscar el valor de fecha; en este caso,
[Clientes]![FechaNacimiento] indica a Access que busque la fecha en el campo FechaNacimiento de la
tabla Compradores.
Como puede ver, las expresiones de Access usan un lenguaje que, al principio, resulta un tanto dif ícil de
leer. Si comprende debidamente la sintaxis de las expresiones y ejercita un poco, todo será mucho más
fácil.
Hay algunos conceptos clave que debe comprender antes de ponerse a escribir expresiones. En este
artículo se describen los conceptos que debe comprender para poder usar una sintaxis correcta y se
aborda la sintaxis que se usa en las expresiones.
En este artículo no se aborda la sintaxis del Lenguaje de consulta estructurado (SQL) ni se pretende
ofrecer una guía de la sintaxis de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
En este artículo

Introducción
Objetos, colecciones y propiedades
Identificadores
Funciones, operadores y constantes
Introducción
Para generar una expresión, se combinan identificadores mediante funciones, operadores y constantes.
Cualquier expresión válida debe contener al menos una función o al menos un identificador, y puede
contener además constantes u operadores. Una expresión puede usarse asimismo como parte de otra
expresión; en este caso, se usa normalmente como argumento de una función.
Identificadores en expresiones El formato general de un identificador en una expresión es
[Nombre_de_colección]![Nombre_de_objeto].[Nombre_de_propiedad].
NOTA Sólo deben especificarse esas partes del identificador de modo que sea único en el
contexto de la expresión. No es raro que un identificador tenga la forma de
[Nombre_de_objeto].
Funciones en expresiones El formato general de una expresión con una función es
Función(argumento, argumento), donde uno de los argumentos suele ser un identificador o
una expresión.
NOTA Algunas funciones no requieren argumentos.
Antes de usar una función, busque en el correspondiente artículo de la Ayuda información
específica sobre la sintaxis de esa función.
Operadores en expresiones El formato general de una expresión con un operador es
Identificador operador identificador. Hay excepciones a este formato, tal y como se describe
en las tablas de la sección Operadores.
Constantes en expresiones El formato general de una expresión con una constante es
Identificador operador_de_comparación constante.

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Objetos, colecciones y propiedades
Todos los formularios, informes, tablas, consultas y campos de una base de datos de Access se conocen
individualmente como objetos. Cada objeto tiene un nombre. Algunos objetos ya tienen nombre, como la
tabla Contactos de una base de datos creada a partir de la plantilla Contactos de Microsoft Office Access.
Cuando se crea un nuevo objeto, se le asigna un nombre.
El conjunto de todos los miembros de un tipo concreto de objeto se conoce como colección. Por ejemplo,
el conjunto de todas las tablas de una base de datos es una colección. Algunos objetos que son
miembros de una colección de una base de datos también pueden ser colecciones que contienen otros
objetos. Por ejemplo, un objeto de tabla es una colección que contiene objetos de campo.
Los objetos tienen propiedades, que describen y proporcionan una manera de cambiar las características
de los objetos. Por ejemplo, un objeto de consulta tiene la propiedad Vista predeterminada que describe
y permite especificar cómo la consulta va a aparecer cuando se ejecute.
En el siguiente diagrama se muestra la relación entre las colecciones, los objetos y las propiedades:
Una colección
Un objeto
Una propiedad
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Identificadores
Cuando se usa un objeto, una colección o una propiedad en una expresión, se hace referencia a ese
elemento mediante un identificador. Un identificador incluye el nombre del elemento que se está
identificando así como el nombre del elemento al que pertenece. Por ejemplo, el identificador de un
campo incluye el nombre del campo y el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. El ante rior
ejemplo de expresión incluye un ejemplo de un identificador: [Clientes]![FechaNacimiento].
En algunos casos, el nombre de un elemento funciona por sí mismo como identificador. Éste es el caso
cuando el nombre del elemento es único en el contexto de la expresión que se está creando. El resto del
identificador lo indica el contexto. Por ejemplo, si se diseña una consulta que use sólo una tabla, los
nombres de los campos funcionarán por sí solos como identificadores porque los nombres de campo en
una tabla deben ser únicos en esa tabla. Dado que se usa sólo una tabla, el nombre de la tabla viene
implícito en cualquier identificador que se use en la consulta para hacer referencia a un campo.
En otros casos, se deben indicar explícitamente las partes de un identificador para que funcionen las
referencias. Éste es el caso cuando un identificador no es único en el contexto de la expresión. Cuando
hay ambigüedad, se deben especificar explícitamente suficientes partes del identificador de modo que sea
único en el contexto. Por ejemplo, supongamos que está diseñando una consulta que use una tabla
denominada Productos y otra tabla denominada Pedidos, y que ambas tablas tienen un campo
denominado IdProducto. En este caso, el identificador usado en la consulta para hacer referencia a
cualquiera de los campos IdProducto debe incluir el nombre de la tabla además del nombre del campo;
por ejemplo, [Productos]![IdProducto].
Operadores de identificadores En un identificador se pueden usar tres operadores.
Operador de signo de exclamación (!)
Operador de punto (.)
Operador de corchetes ([ ])
Estos operadores se usan colocando cada parte del identificador entre corchetes y uniéndolas mediante
un operador de signo de exclamación o de punto. Por ejemplo, el identificador de un campo denominado
Apellidos en una tabla denominada Empleados puede expresarse como [Empleados]![Apellidos]. El
operador de signo de exclamación indica a Access que lo que sigue es un objeto que pertenece a la
colección especificada delante del operador de signo de exclamación. En este caso, [Apellidos] es un
objeto de campo que pertenece a la colección [Empleados], que a su vez es un objeto de tabla.

NOTA En términos estrictos, los identificadores o identificadores parciales no siempre deben colocars e
entre corchetes. Si el identificador no incluye espacios u otros caracteres especiales, Access agrega
automáticamente los corchetes cuando lee la expresión. No obstante, se recomienda escribir los
corchetes ya que ayudan a evitar errores y son una pista visual de que una parte determinada de una
expresión es un identificador.
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Funciones, operadores y constantes
Para crear una expresión, se necesita algo más que identificadores: es preciso que se realice algún tipo
de acción. Para realizar acciones en las expresiones, se usan funciones, operadores y constantes.
Funciones
Una función es un procedimiento que se puede usar en una expresión. Algunas funciones, como Fecha,
no requieren datos especificados por el usuario para funcionar. La mayoría de las funciones, sin embargo,
sí requiere esos datos denominados argumentos. En el ejemplo que figura al principio de este artículo, la
función ParcFecha tiene dos argumentos: el argumento intervalo (con un valor de "aaaa") y el
argumento fecha (con un valor de [Clientes]![FechaNacimiento]). La función ParcFecha requiere al
menos estos dos argumentos (intervalo y fecha), pero puede aceptar hasta cuatro argumentos.
NOTA Cuando una función tiene más de un argumento, esos argumentos vienen separados por comas.
En la siguiente lista se muestran algunas funciones que suelen usarse en las expresiones. Haga clic en el
vínculo de cada función para obtener más información sobre su sintaxis.
Fecha La función Fecha se usa para insertar la actual fecha del sistema en una expresión. Se
suele usar junto con la función Formato y se usa asimismo con los identificadores de los
campos que contienen datos de fecha u hora.
ParcFecha La función ParcFecha se usa para determinar o extraer parte de una fecha; suele
ser una fecha obtenida a partir de un identificador de campo, pero a veces se trata de un valor
de fecha devuelto por otra función, como Fecha.
DifFecha La función DifFecha se usa para determinar la diferencia entre dos fechas,
normalmente entre una fecha obtenida a partir de un identificador de campo y una fecha
obtenida mediante la función Fecha.

Formato La función Formato se usa para aplicar un formato a un identificador y aplicar un
formato a los resultados de otra función.
SiInm La función SiInm se usa para evaluar una expresión como true o false y, a continuación,
devolver un valor especificado si la expresión es true y otro valor especificado si la expresión es
false.
EnCad La función EnCad se usa para buscar la posición de un carácter o una cadena (cadena:
colección de caracteres que pueden incluir números y texto.) dentro de otra cadena. La cadena
en la que se busca suele obtenerse a partir de un identificador de campo.
Izq, Medio y Der Estas funciones se usan para extraer caracteres de una cadena, a partir del
carácter situado más a la izquierda (Izq), una posición específica en el medio (Medio) o el
carácter situado más a la derecha (Der). Suelen usarse junto con la función EnCad. La cadena
de la que estas funciones extraen caracteres suele obtenerse a partir de un identificador de
campo.
Para obtener una lista de las funciones por categoría, vea el artículo Funciones (organizadas por
categoría).
Operadores
Un operador es una palabra o un símbolo que indica una relación aritmética o lógica específica entre los
otros elementos de una expresión. Los operadores pueden ser:
Aritméticos, como el signo más (+).
Operadores de comparación, como el signo de igualdad (=).
Operadores lógicos, como No.
Los operadores suelen usarse para indicar una relación entre dos identificadores. En las siguientes tablas
se describen los operadores que se pueden usar en las expresiones de Access.
Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o bien, para
cambiar el signo de un número de positivo a negativo.
Operador Finalidad Ejemplo

+ Sumar dos números. [Subtotal]+[Impuesto sobre las
ventas]
- Buscar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo de
un número.
[Precio]-[Descuento]
* Multiplicar dos números. [Cantidad]*[Precio]
/ Dividir el primer número entre el segundo número. [Total]/[Número_de_elementos]
Redondear ambos números a enteros, dividir el primer número entre el
segundo número y, a continuación, truncar el resultado en un entero.
[Registros][Habitaciones]
Residuo Dividir el primer número entre el segundo número y devolver sólo el
resto.
[Registros] Residuo
[Habitaciones]
^ Elevar un número a la potencia de un exponente. Número ^ Exponente
Operadores de comparación
Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo (valor
desconocido).
Operador Finalidad
< Determinar si el primer valor es menor que el segundo valor.
<= Determinar si el primer valor es menor o igual que el segundo valor.
> Determinar si el primer valor es mayor que el segundo valor.
>= Determinar si el primer valor es mayor o igual que el segundo valor.
= Determinar si el primer valor es igual que el segundo valor.
<> Determinar si el primer valor no es igual que el segundo valor.
En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado que Nulo
representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es también
desconocido.
Operadores lógicos
Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los
operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores booleanos.
Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y Expr2 tienen el valor True.
O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o Expr2 tiene el valor True.
Eqv Expr1 Eqv Expr2 Es True si tanto Expr1 como Expr2 tienen el valor True, o bien, si tanto Expr1
como Expr2 tienen el valor False.

No No Expr Es True si Expr no es True.
OEx Expr1 OEx Expr2 Es True si Expr1 es True o Expr2 es True, pero no ambos.
Operadores de concatenación
Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena.
& cadena1 & cadena2 Combina dos cadenas en una sola cadena.
+ cadena1 + cadena2 Combina dos cadenas en una sola cadena y propaga los valores nulos.
Operadores especiales
Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.
Operador Descripción
Para obtener más
información
Es Nulo o No es Nulo Determina si un valor es Nulo o No es Nulo.
Como "modelo" Busca valores de cadena coincidentes mediante los
operadores de caracteres comodín ? y *.
Operador Como
Entre val1 Y val2 Determina si un valor numérico o de fecha pertenece a
un intervalo.
Operador Entre...Y
En(cadena1,cadena2...) Determina si un valor de cadena viene incluido en un
conjunto de valores de cadena.
Operador En
Constantes
Una constante es un valor conocido que no cambia y que se puede usar en una expresión. En Access se
suelen usar las siguientes cuatro constantes:
True Indica algo que es lógicamente verdadero.
False Indica algo que es lógicamente falso.
Nulo Indica la falta de un valor conocido.
"" (cadena vacía) Indica un valor del que se sabe que está vacío.
Las constantes pueden usarse como argumentos de una función y pueden usarse en una expresión como
parte de un criterio. Por ejemplo, se puede usar la constante de cadena vacía ("") como parte de un
criterio de una columna en una consulta para evaluar los valores de campo de esa columna,

especificando el siguiente criterio: <>"". En este ejemplo, <> es un operador y "" es una constante. Si se
usan conjuntamente, indican que el identificador al que se aplican debe compararse con una cadena
vacía. La expresión resultante es True si el valor del identificador es cualquier valor que no sea una
cadena vacía.
NOTA Tenga cuidado al usar la constante Nulo. En la mayoría de los casos, si se usa Nulo junto con un
operador de comparación, se genera un error. Si desea comparar un valor con Nulo en una expresión,
use el operador Es Nulo o No es Nulo.
Crear expresiones condicionales (booleanas)
Mostrar todo
En este artículo se explica cómo crear expresiones condicionales (también denominadas booleanas). Una
expresión condicional se evalúa como true o false y, a continuación, devuelve un resultado que cumple
con la condición especificada. Si se usan funciones en las expresiones condicionales, se puede
especificar asimismo una acción para los valores que cumplen y no cumplen con la condición de la
expresión. Por ejemplo, se puede crear una expresión que busque todas las ventas con un margen de
ganancia del 10 por ciento o menos y, a continuación, especificar que esos números aparezcan en color
rojo o reemplazar los valores con un mensaje.
En este artículo
Información sobre las expresiones condicionales
Crear una expresión condicional
Ejemplos de expresiones condicionales
Información sobre las expresiones condicionales
Una expresión condicional es un tipo de expresión que comprueba los datos para ver si cumplen con una
condición y, a continuación, lleva a cabo una acción según el resultado. Por ejemplo, una expresión
puede buscar valores de fecha posteriores a una fecha inicial dada y, a continuación, mostrar un mensaje
de error cuando se intenta especificar una fecha anterior a la fecha inicial definida.
Las expresiones condicionales tienen el mismo formato y la misma sintaxis básica que otras expresiones.
Además, se pueden usar de la misma manera que otras expresiones:

En el caso de los campos de tabla, se agrega la expresión a la propiedad Regla de validación
del campo. Los usuarios deberán especificar en el campo valores que cumplan con las
condiciones de la expresión. Por ejemplo, si se usa la expresión >=#1/1/1900# en un campo con
el tipo de datos Fecha/Hora, los usuarios deberán especificar valores iguales o posteriores al 1
de enero de 1900.
En el caso de los controles de formulario, se puede agregar una expresión a la propiedad
Origen del control o Regla de validación del control. Normalmente, las expresiones
condicionales se agregan a la propiedad Regla de validación; las expresiones que calculan
valores se agregan a la propiedad Origen del control. Por ejemplo, si se usa >=#1/1/1900# en
la propiedad Regla de validación de un control, se impide que los usuarios especifiquen una
fecha no válida. Si se usa la expresión Fecha() en la propiedad Origen del control, se muestra
la fecha actual como valor predeterminado.
En el caso de las consultas, se pueden agregar las expresiones condicionales a una celda en
blanco de la fila Campo, o bien, se puede usar una expresión en la fila Criterios de la consulta.
Cuando se usa una expresión en la fila Campo, los resultados aparecen como una columna en
los resultados de la consulta. Cuando se usa una expresión como criterios para un campo
existente, la expresión actúa como un filtro y limita los registros devueltos por la consulta.
Por ejemplo, puede usar esta expresión en la fila Campo de una consulta: =SiInm([Fecha de
pedido]<=#01/04/2003#,[Fecha de pedido],"Pedido realizado después del 1 de abril") . La
expresión especifica un criterio de fecha (<=#01/04/2003#). Cuando la consulta devuelva su
resultado, mostrará todos los valores de fecha que cumplan el criterio y los valores de fecha que
no cumplan el criterio se reemplazarán con el mensaje"Pedido realizado después del 1 de abril".
Los pasos descritos en la sección Agregar una expresión a una consulta indican cómo usar esta
expresión en una consulta.
En cambio, si se usa esta expresión en el campo Criterios de una consulta, se devolverán
únicamente los registros con fechas que cumplan el criterio: Entre #01/04/2003# Y
#15/05/2003#.
Para obtener más información sobre la creación y el uso de las expresiones, vea el art ículo Crear una
expresión.
Volver al principio
Crear una expresión condicional

Los pasos descritos en esta sección indican cómo agregar una expresión condicional a una tabla, un
control de formulario o informe y una consulta. En cada uno de los grupos de pasos, se usa una expresión
ligeramente distinta para comprobar los valores de un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y llevar a
cabo una acción según si los valores de fecha cumplen la condición especificada.
Agregar una expresión a un campo de tabla
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que
desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la columna Tipo de datos, haga clic en el campo Fecha/Hora.
3. Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la propiedad
Regla de validación y escriba la siguiente expresión:
>=#01/01/1900#
NOTA No es necesario que use el formato de fecha de Estados Unidos. Puede usar el formato
de fecha correspondiente a su país, región o configuración local. No obstante, es preciso
escribir el valor de fecha entre signos de almohadilla (#), tal y como se muestra aquí.
4. Haga clic en la columna situada junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:
La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 1900.
Una vez más, puede usar el formato de fecha local.
5. Guarde los cambios y pase a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario
del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y haga clic en Vista Hoja de
datos en el menú contextual.
6. Escriba un valor de fecha en el campo Fecha/Hora anterior al 1 de enero de 1900. Access
mostrará el mensaje especificado en el cuadro de la propiedad Regla de validación y no se
podrá abandonar el campo hasta que se especifique un valor que la expresión evalúe como
true.
Agregar una expresión a un control
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario que

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en un campo Fecha/Hora y, a continuación, haga
clic en Propiedades en el menú contextual.
Aparece la hoja de propiedades del control.
3. En la ficha Datos o Todas, haga clic en el campo situado junto a Regla de validación y escriba
la siguiente expresión:
>=#01/01/1900#
NOTA No es necesario que use el formato de fecha de Estados Unidos. Puede usar el formato
de fecha correspondiente a su país, región o configuración local. No obstante, es preciso
escribir el valor de fecha entre signos de almohadilla (#), tal y como se muestra aquí.
4. Haga clic en la columna situada junto a Texto de validación y escriba esta cadena de texto:
La fecha debe ser posterior al 1 de enero de 1900.
5. Guarde los cambios y pase a la vista Formulario. Para ello, haga clic con el botón secundario
del mouse en la ficha de documentos correspondiente al formulario y haga clic en Vista
Formulario en el menú contextual.
Agregar una expresión a una consulta
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que
2. Haga clic en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño y, a continuación,
escriba la siguiente expresión:
=SiInm([Nombre_de_campo]<=#01/04/2003# , [Nombre_de_campo] , "Fecha posterior al 1 de
abril de 2003")
Cuando escriba la expresión, asegúrese de reemplazar las dos instancias de
Nombre_de_campo con el nombre del campo Fecha/Hora. Además, si la tabla no contiene
fechas anteriores al 1 de enero de 2004, modifique las fechas de la expresión de modo que ésta
funcione con los datos.
3. Guarde los cambios y, a continuación, haga clic en Ejecutar para ver los resultados.

La expresión funciona de la siguiente manera: el primer argumento
(=SiInm([Nombre_de_campo]<=#01/04/2003#) especifica la condición que deben cumplir los datos: las
fechas deben coincidir o ser anteriores al 1 de abril de 2003. El segundo argumento
([Nombre_de_campo]) especifica lo que verán los usuarios si la condición es true: las fechas del campo.
El tercer argumento ("Fecha posterior al 1 de abril de 2003")) especifica el mensaje que los usuarios
verán si los datos no cumplen la condición.
Cuando proceda, recuerde que no todas las expresiones condicionales usan la función SiInm. Además,
recuerde que la función SiInm es la parte de la expresión, y no la propia expresión, la que requiere los
argumentos.
Para obtener más información sobre las expresiones y las formas de usarlas, vea el artículo Crear una
expresión.
Volver al principio
Ejemplos de expresiones condicionales
Las expresiones que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas de calcular valores true y
false. Estas expresiones usan la función SiInm para determinar si una condición es true o false y, a
continuación, devuelven un valor si la condición es true y otro valor si es false.
Vea el artículo SiInm (función) para obtener más información.
Expresión Descripción
=SiInm([Confirmado] = "Sí", "Pedido
confirmado", "Pedido no confirmado")
Muestra el mensaje "Pedido confirmado" si el valor del campo
Confirmado es Sí; en caso contrario, muestra el mensaje "Pedido no
confirmado".
=SiInm(EsNulo([País o región])," ", [País o
región])
Muestra una cadena vacía si el valor del campo País o región es
Nulo (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en
expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En
Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos,
como los de clave principal, no pueden contener Null.); en caso
contrario, muestra el valor del campo País o región.
=SiInm(EsNulo([Región]),[Ciudad]&" "&
[CódigoPostal], [Ciudad]&" "&[Región]&" "
&[CódigoPostal])
Muestra los valores de los campos Ciudad y CódigoPostal si el valor del
campo Región es Nulo; en caso contrario, muestra los valores de los
campos Ciudad, Región y CódigoPostal.
=SiInm(EsNulo([FechaRequerida] -
[FechaEnvío]), "Comprobar si falta una fecha",
[FechaRequerida] - [FechaEnvío])
Muestra el mensaje "Comprobar si falta una fecha" si el resultado de
restar el valor del campo FechaEnvío del valor del campo
FechaRequerida es Nulo; en caso contrario, muestra la diferencia entre
los valores de los campos FechaRequerida y FechaEnvío.
Lo nuevo en Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access 2007 incluye un conjunto de eficaces herramientas que permiten compartir
información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno administrable. Con las nuevas
funciones de diseño interactivo, la biblioteca de plantillas de seguimiento y la capacidad de trabajar con
numerosos orígenes de datos, incluido Microsoft SQL Server, Office Access 2007 permite crear
aplicaciones interesantes y funcionales sin que sean necesarios profundos conocimientos de bases de
datos. Es posible crear y adaptar las aplicaciones y los informes a las necesidades profesionales
cambiantes y, gracias a una nueva y mejorada integración con Microsoft Windows SharePoint Services
3.0, Office Access 2007 le ayuda a compartir, administrar, auditar y realizar copias de seguridad de la
información.
En este artículo
Comenzar rápidamente a realizar un seguimiento de la información
Compartir eficazmente información de seguimiento con otros usuarios
Crear y adaptar informes a las necesidades profesionales
Administrar y auditar información
Office Access 2007 cuenta con un conjunto de aplicaciones de seguimiento creadas como plantillas que
permiten comenzar a trabajar a partir de ellas. Puede usarlas tal cual o mejorarlas para realizar el
seguimiento a su manera. Puede usar nuevos diseños y vistas, características mejoradas de ordenación y
filtrado, texto enriquecido, campos multivalor, formularios divididos y una gran cantidad de nuevas
características para crear mejores aplicaciones de seguimiento y compartir la información de seguimiento
con otras personas.
Comenzar rápidamente a realizar un seguimiento de la
información
Interfaz de usuario nueva y mejorada

Fantásticas plantillas
Funciones mejoradas de ordenación y filtrado
Vista Presentación
Formato apilado y formato de tabla
Calendario automático para la selección de fecha
Texto enriquecido en campos Memo
Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear
Crear tablas con rapidez mediante la vista Hoja de datos mejorada
Fila Total en hojas de datos
Plantillas de campos para crear nuevos campos
Panel de tareas Lista de campos
Formularios divididos
Campos multivalor
Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos, archivos de Office o cualquier otro tipo de
archivo
Usar un color de fondo alternativo
Panel de exploración
Macros incrustadas
Visor de ayuda mejorado
Con Office Access 2007 comenzará a trabajar rápidamente con una nueva interfaz de usuario, nuevas
plantillas y nuevas características de productividad.
Interfaz de usuario nueva y mejorada
Office Access 2007 presenta una nueva interfaz de usuario diseñada con el fin de ayudar a aumentar la
productividad. Permite trabajar, aprender y buscar con mayor rapidez. La nueva interfaz tiene un área
estándar denominada cinta de opciones que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de
las versiones anteriores de Access.

Con la cinta de opciones de Access se encuentran con mayor rapidez los grupos de comandos
relacionados. Por ejemplo, si necesita crear un nuevo formulario o informe, lo encontrará en la ficha
Crear. Gracias al nuevo diseño, le resultará más fácil encontrar los comandos que necesite y detectará
características que de otro modo no habría advertido porque, con las fichas de Office Access 2007, los
comandos se muestran en la superficie en lugar de estar anidados profundamente en los menús. Tendrá
que escarbar menos y recordar más.
El inicio y la ejecución de la aplicación también son más ágiles gracias a la nueva ventana Introducción a
Microsoft Office Access, que permite el acceso rápido a la aplicación y a una biblioteca de p lantillas de
base de datos de diseño profesional.
Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:
Página Introducción a Microsoft Office Access Nueva página inicial que aparece cuando se
inicia Access desde el menú Inicio o un acceso directo en el escritorio.

Cinta de opciones Área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se eligen
comandos.
Fichas de comandos Muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se
necesitan.
Fichas de comandos textuales Fichas de comandos que aparecen según el contexto, es
decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a
cabo. Estas fichas contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a l o
que se esté haciendo.
Galería Nuevo control que muestra visualmente los resultados que se obtendrían con la
opción elegida. Se usan galerías en toda la interfaz de 2007 Microsoft Office system, lo
que permite elegir un resultado sin preocuparse de cómo obtenerlo.
Barra de herramientas de acceso rápido Una sola barra de herramientas estándar que
aparece en la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los
comandos de mayor uso, como Guardar y Deshacer.
Panel de exploración Área situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos
de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las
versiones anteriores de Access.
Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran
como documentos con fichas.
Barra de estado Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de
estado e incluye botones para cambiar de vista.
minibarra de herramientas Elemento transparente parecido a una barra de herramientas que
aparece sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o
cursiva, o cambiar la fuente.
Fantásticas plantillas

Use la ventana Introducción a Microsoft Office Access para comenzar a crear una base de datos:
puede diseñar una base de datos propia o partir de una de las plantillas de diseño profesional.
Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas, formularios, informes, consultas,
macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar
inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. Si no es
así, podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades
específicas.

Office Access 2007 incluye una colección de plantillas de base de datos listas para usar. Asimismo, puede
usar la ventana Introducción a Microsoft Office Access para conectarse a Microsoft Office Online y
descargar las plantillas más recientes o revisadas.
Las plantillas incluyen:
Activos
Alumnos
Canalización de ventas
Contactos
Eventos
Problemas
Profesores
Proyectos

Proyectos de marketing
Tareas
Funciones mejoradas de ordenación y filtrado
¿Necesita buscar rápidamente un valor coincidente u ordenar una columna de datos? La nueva
característica Autofiltro de Office Access 2007 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite
concentrarse en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo
muy útil cuando no se recuerda algún nombre, o bien, ordenar los valores mediante opciones del menú
contextual, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.
Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú y también se pueden usar
filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos
cambian automáticamente según el tipo de datos para mostrar opciones de aplicación a la información
numérica, de texto y de fecha.

Estas nuevas características de filtrado y ordenación se han diseñado para que su uso sea coherente,
independientemente de que se use Office Access 2007 o Microsoft Office Excel 2007.
Vista Presentación
La nueva vista Presentación permite realizar cambios en el diseño mientras se ve o se explora un
formulario o informe activo. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel
Lista de campos, o bien, cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es
compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se
manipulan como un solo control para reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños
completos. También se puede quitar un campo o agregar formato en la vista Presentación. La vista
Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños
también se ha mejorado.
Formato apilado y formato de tabla

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene
nombres de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access
2007 para agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una
unidad, inclusive la etiqueta. Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la
etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente
las siguientes acciones:
Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la
derecha.
Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente
para que resalte.
Agregar una columna o un campo de columna a un diseño.
Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.
Los formatos se guardan junto con el diseño, por lo que permanecen disponibles.
Calendario automático para la selección de fecha
Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora tienen una nueva característica: un
calendario interactivo integrado de selección de fecha. El botón de calendario aparece automáticamente a
la derecha de la fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario
aparecerá automáticamente para seleccionar la fecha. De manera opcional, puede desactivar el
calendario para un campo o control mediante una propiedad.
Texto enriquecido en campos Memo
Gracias a la nueva compatibilidad con texto enriquecido de Office Access 2007, ya no existe la limitación
de utilizar texto sin formato porque puede aplicar formato al texto, como negrita, cursiva, fuentes y colores
diferentes y otras opciones comunes, además de almacenar el texto en una base de datos. El texto con
formato enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con
el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad
FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato
correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.
Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear

La ficha Crear, situada en la cinta de opciones, es el nuevo punto de partida para agregar nuevos objetos.
Permite crear rápidamente nuevos formularios, informes, tablas, listas de SharePoint, consultas, macros,
módulos, etc. El proceso de creación tiene en cuenta el objeto activo. Por lo tanto, si hay una tabla
abierta, se puede crear un nuevo formulario basado en esa tabla con sólo hacer clic dos veces. Los
nuevos formularios e informes son más atractivos visualmente y se pueden usar directamente, ya que su
diseño está actualizado. Por ejemplo, los formularios e informes generados automáticamente tienen un
diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo, un título y, en el caso de los informes, una
fecha y una hora, sin olvidar los totales y pies informativos.
Comprobará que los objetos creados con la nueva característica de creación rápida le harán avanzar más
con menos esfuerzo.
Crear tablas rápidamente mediante la vista Hoja de datos
mejorada
A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y
empezar a escribir los datos en la vista Hoja de datos mejorada. Office Access 2007 determina
automáticamente el tipo de datos, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. Gracias a la nueva
columna Agregar nuevo campo queda patente dónde se puede agregar fácilmente un campo y, si es
necesario cambiar el tipo de datos o el formato de presentación, resulta fácil hacerlo gracias a la cinta de
opciones. Es posible incluso pegar tablas de Excel en una nueva hoja de datos y Office Access 2007 crea
todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.
Columna Agregar nuevo campo

¿Necesita agregar un campo IdCliente a la tabla de pedidos? Basta con arrastrar un campo desde el
nuevo panel Lista de campos hasta la hoja de datos para agregar un campo de otra tabla y Access
creará automáticamente las relaciones necesarias o le guiará a través del proceso.
Fila Total en hojas de datos
La vista Hoja de datos contiene ahora una fila Totales a la que se puede agregar una suma, una cuenta,
un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Simplemente elija y haga
clic en lo que desee agregar.
Plantillas de campos para crear nuevos campos
¿Dedica mucho tiempo al diseño de campos? Compruebe el nuevo panel Plantillas de campos. Una
plantilla de campo es un diseño de un campo, con nombre, tipo de datos, longitud y propiedades
previamente definidos. Puede arrastrar los campos necesarios hasta la hoja de datos. Las plantillas de
campos están basadas en XSD de modo que puede configurar definiciones estándar para el uso
compartido en su departamento o grupo de trabajo.
Panel de tareas Lista de campos
El nuevo panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de
Access ya que incluye los campos de otras tablas. Puede arrastrar y colocar los campos de la tabla en el
origen de registros, las tablas relacionadas o las tablas no relacionadas de la base de datos. Office
Access 2007 crea la infraestructura necesaria de modo que, si se requiere una relación entre las tablas,
ésta se crea automáticamente o la aplicación le guiará a través del proceso.

Formularios divididos
Use el nuevo formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista
Formulario. Puede configurar una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la
parte superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Campos multivalor
Puede crear un campo que contenga varios valores. Supongamos que desea almacenar una lista de
categorías a las que ha asignado un elemento. En la mayoría de los sistemas de administración de bases
de datos y en las versiones anteriores de Access, es preciso crear una relación varios a varios para que
esto se realice correctamente. Office Access 2007 se hace cargo de la parte difícil cuando se elige un
campo multivalor. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se usa Office Access
2007 para trabajar con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campos multivalor usados
en Windows SharePoint Services. Office Access 2007 es compatible con estos tipos de datos.
Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos,
archivos de Office o cualquier otro tipo de archivo
El nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar todos los tipos de documentos y archivos binarios en
una base de datos sin que ésta se infle innecesariamente. Los datos adjuntos se comprimen
automáticamente cuando conviene para optimizar el uso de espacio. ¿Necesita adjuntar un documento de
Microsoft Office Word 2007 a un registro? ¿Desea guardar varias imágenes digitales en una base de

datos? Los archivos de datos adjuntos facilitan considerablemente estas tareas e incluso se pueden
adjuntar varios a un solo registro.
Usar un color de fondo alternativo
Los informes, hojas de datos y formularios continuos admiten una nuevo color de fondo alternativo que se
puede configurar de manera independiente del color de fondo normal. Es fácil sombrear las filas alternas
con cualquier color que se elija.
El nuevo panel de exploración facilita el acceso a todos los objetos y reemplaza la ventana Base de datos.
Permite organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla re lacionada (según
las dependencias) o en grupos personalizados creados por el usuario. ¿Necesita más espacio para
trabajar en el diseño de formulario? El panel de exploración se acopla a la izquierda y se puede contraer
fácilmente para que ocupe poco espacio.

Macros incrustadas
Use las nuevas macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro
incrustada está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar
su diseño sin tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es
independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas
operaciones posiblemente inseguras.
Visor de Ayuda mejorado
A diferencia de las versiones anteriores de Access, Office Access 2007 permite obtener acceso a la
Ayuda para los usuarios finales y para los programadores desde la misma ventana del Visor de Ayuda.
Este nuevo diseño se ha realizado en respuesta a los comentarios de los usuarios. Pue de restringir el
ámbito de búsqueda para ver sólo la Ayuda del programador o, si lo desea, ambos contenidos están
disponibles en Office Online.
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Compartir eficazmente información de seguimiento con otros
usuarios
Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook 2007
Mover una base de datos a un sitio de SharePoint
Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services
Rendimiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de SharePoint
Asignación uno a uno con los tipos de datos de Windows SharePoint Services
Desconectar listas de SharePoint con Access
Exportar a PDF y XPS
Importación y exportación mejoradas
Puede usar Office Access 2007 para recopilar y compartir información fácilmente y de manera segura.
Puede crear aplicaciones de bases de datos de colaboración mediante Access y Windows SharePoint
Services. La información se almacena en listas ubicadas en un sitio Web de SharePoint y se tiene acceso
a ella a través de tablas vinculadas en una base de datos de Access, o bien, se puede almacenar todo el
archivo de Access en el sitio de SharePoint.

Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook
2007
Gracias a la nueva característica de recopilación de datos, Office Access 2007 puede crear
automáticamente un formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 o formulario HTML e incrustarlo en el
cuerpo de un mensaje de correo electrónico. A continuación, se puede enviar a las personas
seleccionadas entre los contactos de Outlook o una base de datos de Access. Se puede elegir si se
desea recopilar información nueva o actualizar la información existente. Los destinatarios rellena n el
formulario y lo devuelven. Office Outlook 2007 reconoce los formularios entrantes y permite guardar
automáticamente los datos en una base de datos de Office Access 2007; no hace falta volver a escribir
nada.
Mover una base de datos a un sitio de SharePoint
Puede cambiar fácilmente una base de datos independiente a una solución compartida de Windows
SharePoint Services que use tablas de Access vinculadas a listas de SharePoint. El Asistente para mover
a SharePoint migra automáticamente las relaciones y claves principales.
Las ventajas inmediatas de una solución compartida de Windows SharePoint Services son el acceso
compartido basado en el explorador, copias de seguridad centralizadas, la implementación de bases de
datos basada en sitios de SharePoint as í como todas las ventajas de usar un cliente enriquecido basado
en Access en una solución basada en un servidor. Los departamentos de IT obtienen una medida de
predictibilidad y control al localizarse el acceso a las bases de datos en el sitio de SharePoin t. Los
usuarios pueden suscribirse a avisos por correo electrónico cuando se agregan, eliminan o cambian
registros en una lista de SharePoint.
Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint
Services
Office Access 2007 es compatible con el flujo de trabajo gracias a los Servicios de flujo de trabajo de
Windows que se encuentran en Windows SharePoint Services. Puede crear soluciones que usen la
distribución y aprobación de flujos de trabajo, asignen automáticamente tareas a otros usuarios, notifiquen
el estado de los proyectos y aseguren, por ejemplo, que las tareas finalizan puntualmente.
Rendimiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de
SharePoint
Se ha optimizado el procesamiento interno de las tablas vinculadas a listas de SharePoint.

Asignación uno a uno con los tipos de datos de Windows
SharePoint Services
Gracias a la nueva compatibilidad con campos multivalor y datos adjuntos, Office Access 2007 admite
todos los tipos de datos de Windows SharePoint Services, lo que facilita el diseño y la creación de
aplicaciones compartidas de Windows SharePoint Services.
Desconectar listas de SharePoint con Access
¿Necesita llevar trabajo a casa? Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante
Office Access 2007. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los cambios, o bien, vuelva a
conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.
Exportar a PDF y XPS
A partir de ahora, puede exportar datos a un formato PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML
Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuir correos electrónicos, siempre y cuando instale
primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, informe u hoja de
datos a un archivo PDF o XPS, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que
conserva todas las características de formato y que no requiere tener instalado Access en el equipo para
imprimir o revisarlo. Se puede exportar al formato de archivo PDF o XPS desde Office Access 2007
únicamente si se ha instalado el complemento. Para obtener más información, vea Habilitación de la
compatibilidad para otros formatos de archivo como PDF y XPS.
A continuación, encontrará información acerca de los formatos de archivo:
Formato de documento portátil (PDF) PDF es un formato de archivo electrónico de diseño
fijo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF
garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el
formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El
formato PDF es también adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando
métodos de impresión comerciales.
XML Paper Specification (XPS) XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el
formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el
archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los
datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.
Importación y exportación mejoradas

Office Access 2007 incluye nuevas características que permiten importar y exportar datos con mayor
facilidad. Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que
tenga que llevar a cabo la misma tarea. El Asistente para importación de hojas de cálculo permite
reemplazar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a los
nuevos formatos de archivo de Office Excel 2007.
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Crear y adaptar informes a las necesidades profesionales
Vista Informe y vista Presentación
Característica Agrupación, orden y total
Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente
Cuando trabaje con una información compleja, puede crear informes que faciliten la comprensión.
Vista Informe y vista Presentación
Estas dos nuevas vistas permiten trabajar de manera interactiva con los informes. Mediante la nueva vista
Informe, puede explorar una representación enriquecida y precisa de un informe sin tener que imprimirlo u
obtener su vista previa. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una
operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando copiar en operaciones
de copiar y pegar con el Portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en
el informe para abrir un vínculo en el explorador.
La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se
explora. Esta función permite realizar gran número de los cambios de diseño más comunes mientras se
ve un informe. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel Lista de
campos o cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el
nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que manipulan como un solo
control de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos.
Asimismo, se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista
Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños
también se ha mejorado.

Características de agrupación, ordenación y totales
Office Access 2007 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así
como de sumar los totales. La nueva interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando
se usa con la nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios.
¿Necesita ver el total de ventas por región en un informe? Use la vista Presentación y el nuevo panel de
agrupación para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver inmediatamente los cambios realizados.
Con el nuevo cuadro desplegable de totales es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un
máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la
creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.

Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente
La nueva característica Creación rápida genera automáticamente informes de diseño profesional, con
encabezados que incluyen un logotipo, un título, una fecha y una hora, así como pies informativos y
totales.
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Administrar y auditar información
Seguridad mejorada
Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint Services
Configuración de permisos mediante Windows SharePoint Services
Recuperar de la Papelera de reciclaje mediante Windows SharePoint Services
Abrir formularios e informes de Access desde Windows SharePoint Services
Seguimiento del historial de los campos Memo
Gracias a las características de seguridad mejorada de Office Access 2007 y la sólida integración con
Windows SharePoint Services, es posible administrar y proteger con mayor eficacia las aplicacione s de
seguimiento de información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de
Windows SharePoint Services, se puede auditar el historial de revisiones, recuperar la información
eliminada y configurar permisos de acceso a datos.
Seguridad mejorada
Para ayudar a que Office Access 2007 sea una aplicación más segura y mantener la coherencia con los
demás productos de versión Office 2007, Office Access 2007 incluye características de seguridad nuevas
y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de
Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en

carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2007 con código o macro s
deshabilitadas para aumentar la seguridad y la protección. Las macros de confianza se ejecutan en modo
de recinto de seguridad.
Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint
Services
Puede ver el historial de revisiones de los registros con ayuda de Windows SharePoint Services.
¿Necesita saber quién o cuándo se cambió una fila? Para saberlo, use el historial de revisiones.
Configuración de permisos mediante Windows SharePoint
Services
Puede configurar los permisos de acceso a las listas de SharePoint con ayuda de Windows SharePoint
Services. Puede permitir o denegar de manera selectiva el acceso a determinados usuarios. Puede
asignar permisos de lectura limitados o permisos de edición totales.
Recuperar de la Papelera de reciclaje mediante Windows
SharePoint Services
Puede usar la nueva Papelera de reciclaje de Windows SharePoint Services 3.0 para ver fácilmente los
registros eliminados y recuperar la información eliminada por error.
Abrir formularios e informes de Access desde Windows
SharePoint Services
Los usuarios de Windows SharePoint Services pueden abrir listas en las vistas enriquecidas de Access
desde un sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2007 pueden
aparecer junto con otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando elige una vista de Access, Office
Access 2007 inicia y abre el formulario, la hoja de datos o el informe solicitado. De este modo, es fácil
ejecutar un informe enriquecido de Office Access 2007 en un sitio de SharePoint sin tener que in iciar
primero Office Access 2007. Asimismo, puede optar por abrir una lista en Access y, si una base de datos
no existe, se crea automáticamente y se rellena con formularios e informes basándose en la lista.
Seguimiento del historial de los campos Memo
Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Office
Access 2007, se puede configurar una propiedad que indica a Access que guarde un historial de todos los
cambios realizados en un campo Memo. Después, se puede ver un historial de esos cambios. Esta

característica también admite la característica de seguimiento en Windows SharePoint Services, por lo
que se puede usar también Access para ver el historial del contenido de las listas de SharePoint.
Diagnósticos de Office
Los diagnósticos de Microsoft Office son una serie de pruebas que pueden ayudarle a detectar por qué se
produce un error en el equipo. Dichas pruebas le permitirán resolver algunos problemas directamente, así
como identificar distintas formas para resolver otros. Los diagnósticos de Microsoft Office sustituyen a las
siguientes funciones de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar y Recuperación de aplicaciones de
Microsoft Office.
Para obtener más información, vea Diagnóstico y reparación de programas de Office usando los
diagnósticos de Office.
Herramientas de corrección
A continuación encontrará algunas de las funciones nuevas del corrector ortográfico:
El corrector ortográfico es ahora más coherente en todos los programas de 2007 Microsoft
Office system. Entre los cambios se incluyen los siguientes:
Hay varias opciones de corrector ortográfico que son ahora globales. Si cambia alguna de
estas opciones en un programa de Office, esa opción se cambiará en todos los programas
de Office. Para obtener más información, vea Cambio de la forma en que funciona el
corrector ortográfico y gramatical.
Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas
pueden utilizarlos mediante el mismo cuadro de diálogo. Para obtener más información,
vea Uso de diccionarios personalizados para agregar palabras el corrector ortográfico.
El corrector ortográfico de 2007 Microsoft Office system incluye el diccionario de francés
posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se debía instala r por
separado. Para obtener más información, vea Cambio de la forma en que funciona el corrector
ortográfico y gramatical.
Se crea automáticamente un diccionario de exclusión para un idioma la primera vez que se
utiliza el idioma en cuestión. Los diccionarios de exclusión hacen que el corrector ortográfico
marque ciertas palabras que usted no desee usar. Esto es especialmente útil para evitar
palabras obscenas o palabras que no se ajusten a una guía de estilo. Para obtener más

información, vea Uso de diccionarios de exclusión para especificar cómo se debe escribir una
palabra.
Guía de la interfaz de usuario de Access 2007
En este artículo se aborda la nueva interfaz de usuario (UI) de Microsoft Office Access 2007. La nueva
interfaz de usuario es el resultado de una exhaustiva investigación y pruebas de eficacia. Su diseño
permite encontrar más fácilmente los comandos necesarios.
Se proporciona información sobre los elementos de la nueva interfaz de usuario: cuáles son y cómo
usarlos. Asimismo, se proporciona información sobre cómo habilitar los documentos con fichas en una
base de datos y cómo explorar los objetos de la nueva interfaz.
En este artículo
Información general
Introducción a Microsoft Office Access
Cinta de opciones
Documentos con fichas
Barra de estado
Minibarra de herramientas
Obtener ayuda
Información general
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se
interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access
y encontrar más rápidamente los comandos necesarios. El nuevo diseño también permite detectar con
facilidad las características que, de lo contrario, se quedarían ocultos debajo de las capas de las barras
de herramientas y los menús. Además, el usuario podrá comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a
la nueva página Introducción a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar
a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseño profesional.

El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la
cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La
cinta de opciones proporciona una ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los
menús y barras de herramientas. La cinta de opciones consta de fichas que combinan los comandos de
manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio,
Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos
relacionados y estos grupos incluyen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario,
como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones.
Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son:
Introducción a Microsoft Office Access La página que se muestra cuando se inicia Access
desde el botón Inicio o un acceso directo de escritorio.
Cinta de opciones Es el área situada en la parte superior de la ventana del programa donde
se pueden elegir los comandos.
Ficha de comandos Comandos combinados de manera significativa.
Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece según el
contexto, es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a
cabo.
Galería Es un control que muestra visualmente una opción de modo que se ven los
resultados que se van a obtener.
Barra de herramientas de acceso rápido Es una sola barra de herramientas estándar
que aparece en la cinta de opciones y permi te obtener acceso con un solo clic a los
comandos más usados, como Guardar y Deshacer.
Panel de exploración Es el área situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los
objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las
versiones anteriores de Access.
Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, páginas y macros se
muestran como documentos con fichas.
Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que
se muestra la información de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista.

minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del
texto seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato al texto.
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Introducción a Microsoft Office Access
Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de
escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft
Office Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access
2007.
Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una
plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente).
También se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007
Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón de Microsoft Office y
usar el menú para abrir una base de datos existente.
Abrir una nueva base de datos en blanco
1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco,
haga clic en Base de datos en blanco.
3. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de
archivo o use el nombre proporcionado.
4. Haga clic en Crear.
Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft
Office Online. ¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos
previamente diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas
proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.
Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea,
haga clic en una plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el
nombre proporcionado.
4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint
Services si desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.
5. Haga clic en Crear
-o bien-
Haga clic en Descargar
Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.
Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de
Office Access 2007.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de
Microsoft Office Online
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en el panel Categorías de plantillas,
haga clic en una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una
de ellas.
3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el
nombre proporcionado.
4. Haga clic en Descargar.
Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa
plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y
abre la base de datos.
Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la
ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos más recientemente usados. Esta lista
aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access, de modo que se pueden abrir fácilmente
las bases de datos más recientemente usadas.
Abrir una base de datos recientemente usada
1. Inicie Access.
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente,
haga clic en la base de datos que desee abrir.
Access abre la base de datos.
Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office
Access
1. Inicie Access.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee
abrir, si aparece en el panel derecho del menú.

-o bien-
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando
aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga cl ic
en Abrir.
Se abre la base de datos.
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Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de
proporcionar la principal interfaz de comandos de Office Access 2007. Una de las principales ventajas de
la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que solían
requerir la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la
interfaz de usuario. De este modo, sólo hay una ubicación donde hay que buscar los comandos.
Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la venta na
principal de Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.
La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las
fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Diseño de página y Herramientas de base de datos.
Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás
elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta
las opciones visualmente.
Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay
una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo
Formularios, Office Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa. Es decir, se escribe el
nombre de la tabla activa en la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados
de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso de teclado reemplaza los
aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeños de
una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el método
abreviado de teclado que activa el control situado debajo.
Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa
ficha.
Seleccionar una ficha de comandos
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la ficha que desee.
O bien,
1. Inicie Access.
2. Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las sugerencias de teclado.
3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha
de comandos que desee seleccionar.
Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método
abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de
Access, también deberá funcionar en Office Access 2007.
Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea Métodos abreviados de
teclado de Access.
Ejecutar un comando
1. Inicie Access.
2. Haga clic en la ficha correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo
representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos
disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.

Ficha de comandos Acciones comunes que se pueden realizar
Inicio Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule
a la lista recién creada.
Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos externos Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o
existente.
Herramientas de base
de datos
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

3. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de
teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el
teclado.
O bien,
Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las teclas de acceso.
Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que
desee.
Fichas de comandos contextuales
Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de
usuario de Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es
decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca
una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.
Activar una ficha de comandos contextual
Haga clic en la ficha de comandos contextual.
O bien,
1. Presione y suelte la tecla ALT.
Aparecen las teclas de acceso.
2. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de
comandos contextual.
Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto
específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen
comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando
se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño

junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la ficha Diseño, en la cinta de
opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista
Diseño.
Galerías
La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 también incluye un nuevo control denominado galería.
El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los
resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el
resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que
Office Access 2007 puede hacer, centrando la atención en los resultados y no sólo en los propios
comandos.
Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar
a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la
galería dentro de la cinta de opciones.
Ocultar la cinta de opciones
Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede
contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para
cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a
hacer doble clic en la ficha de comandos activa.
Ocultar y restaurar la cinta de opciones
1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la
cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto
predeterminado de comandos se compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer
y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de
modo que incluya los comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de
la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La minibarra de
herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al
tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más
comandos.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos que
desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar.
Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.
5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.
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Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos
aparecen en el panel de exploración. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los
informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de
datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una
tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploración de Office
Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla
en el panel de exploración.
Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el
botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú
contextual varían según el tipo de objeto.
Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o
un informe

En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto.
O bien,
En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.
O bien,
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en un objeto.
2. En el menú contextual, haga clic en un elemento de menú.
Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.
En el panel de exploración se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos.
Algunas son categorías predefinidas pero también se pueden crear grupos personalizados.
De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en Office
Access 2007, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que
el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, configure una opción de programa. En los
siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.
Para mostrar u ocultar el panel de exploración
Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración ( ), o
presione F11.
Impedir que el panel de exploración aparezca de forma
predeterminada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de
Access.
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.
2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a

Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
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Documentos con fichas
En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en
vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de
documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de
Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si
cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos
para que la nueva configuración surta efecto.
Mostrar u ocultar fichas de documentos
Access.
3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos,
seleccione Documentos con fichas.
4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la
casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.
5. Haga clic en Aceptar.
NOTAS
El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada
base de datos.

Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a
abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.
Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento
de forma predeterminada.
Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas
de forma predeterminada.
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Barra de estado
Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de
estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el
lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de
progreso, etc. En Office Access 2007, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar
que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office Professional 2007: el cambio de
vista o ventana y el zoom.
Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vista s
disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para
ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.
La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.
Mostrar u ocultar la barra de estado
Access.
3. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de
estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de
estado.

4. Haga clic en Aceptar.
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minibarra de herramientas
Una de las operaciones más comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es la
aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto
requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Office
Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas.
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece
automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la
minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva,
tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa
gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de
texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.
Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas
1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.
La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.
2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.
Usar la cinta de opciones
Mostrar todo
La primera vez que inicie algunos de los programas de 2007 Microsoft Office system, quizá le sorprenda
lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta
de opciones.

La imagen anterior se extrajo del Curso de Microsoft Office Online.
La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para
completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha
está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión,
algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen
sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.
En este artículo
Programas que utilizan la cinta de opciones
Aprenda más sobre el uso de la cinta de opciones
Minimizar la cinta de opciones
Programas que utilizan la cinta de opciones
La cinta de opciones se incluye en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system:
Office Access 2007
Office Excel 2007
Office PowerPoint 2007
Office Word 2007
Office Outlook 2007 (en elementos abiertos como Correo, Contactos y Citas)

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Aprenda más sobre el uso de la cinta de opciones
Haga clic en cualquiera de los elementos siguientes para ver vínculos a temas, cursos y demostra ciones
que le pueden ayudar a familiarizarse cuanto antes con la cinta de opciones.
versión Office 2007
Usar el teclado para trabajar con los programas de la cinta de opciones
Habilitar las teclas de acceso de Office 2003 en los programas de la cinta de opciones
Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido
Microsoft Office Access 2007
Novedades en Office Access 2007
Guía de la interfaz de usuario de Office Access 2007
Microsoft Office Excel 2007
Demostración: aumente la velocidad con Office Excel 2007
Formación: aumente la velocidad con Office Excel 2007
Microsoft Office PowerPoint 2007
Demostración: aumente la velocidad con Office PowerPoint 2007
Formación: aumente la velocidad con Office PowerPoint 2007
Referencia de comandos de PowerPoint 2003 a Office PowerPoint 2007
Microsoft Office Word 2007
Demostración: aumente la velocidad con Office Word 2007
Formación: aumente la velocidad con Office Word 2007

Interactivo: guía de referencia de comandos de Word 2003 a Office Word 2007
Referencia de comandos de Word 2003 a Office Word 2007
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Minimizar la cinta de opciones
La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para
completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha
está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la
aglomeración en pantalla, algunas fichas sólo se muestran cuando son necesarias.
No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas y los menús
de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que
el área de trabajo sea mayor.
Mantener siempre la cinta de opciones minimizada
1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .
2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.
3. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar
y, a continuación, en la opción o comando deseados.
Por ejemplo, con la cinta de opciones minimizada, puede seleccionar texto en el documento de
Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el tamaño del texto
que desee. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.
Mantener la cinta de opciones minimizada durante poco tiempo
Para minimizar rápidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha
activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.
Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione
CTRL+F1.
Restaurar la cinta de opciones
1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido .

2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.
Método abreviado de teclado Para minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione
CTRL+F1.
SUGERENCIA Puede seguir usando los métodos abreviados de teclado mientas la cinta de opciones esté
minimizada. Para obtener más información sobre métodos abreviados de teclado, vea Usar el teclado
para trabajar con los programas de la cinta de opciones .
Condiciones de uso
La información de este documento, incluida la dirección URL y otras referencias a sitios Web
de Internet, está sujeta a cambios sin previo aviso. A menos que se indique lo contrario, los
nombres de empresas, organizaciones, productos, nombres de dominios, direcciones de
correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos descritos en ejemplos de
este material, son ficticios. No existe la intención de establecer, ni debe inferirse, ningún tipo de
asociación con ninguna empresa, organización, producto, nombre de dominio, dirección de
correo electrónico, logotipo, persona, lugar o acontecimiento reales. El cumplimiento de todas
las leyes de propiedad intelectual aplicables es responsabilidad del usuario. Sin limitación de
las disposiciones de la mencionada ley, queda prohibida la reproducción, almacenamiento o
inclusión en cualquier sistema de recuperación, transmisión en cualquier formato o por
cualquier medio (ya sea electrónico, mecánico, mediante fotocopias, grabaciones o de
cualquier otro tipo), cualquiera que sea su finalidad, sin el consentimiento expreso por escrito
de Microsoft Corporation.
Microsoft puede ser titular de patentes, aplicaciones de patentes, marcas comerciales,
derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual que traten sobre el tema de este
documento. A excepción de lo dispuesto expresamente en los acuerdos de licencia redactados
por Microsoft, disponer de este documento no le otorga de ningún tipo de licencia sobre dichas
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Segoe, ShapeSheet, SharePoint, SmartArt, SQL Server, Tahoma, Verdana, Visio, Visual Basic,
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Win32, Windows Live, Windows Media, Windows Mobile y Wingdings son marcas comerciales

registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/u otros
países.
Renuncia de responsabilidades: uso de los
nombres ficticios
Las compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo
electrónico, logotipos, gente, lugares y eventos de ejemplo mencionados aquí son ficiticios. No
se debe deducir ninguna asociación con ninguna compañía, organización, producto, nombre de
dominio, dirección de correo electrónico, logotipo, persona, lugares o eventos reales.
Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico
Mostrar todo
Ocultar todo
Microsoft Office Access 2007 facilita la recopilación de datos de otros usuarios
ubicados en cualquier parte del mundo, como los miembros de un equipo de ventas,
participantes en una encuesta o contactos. Office Access 2007 funciona
conjuntamente con Microsoft Office Outlook 2007 para ayudarle a generar y enviar
mensajes de correo electrónico que incluyan una formulario de entrada de datos.
Cuando los destinatarios rellenan los formularios y los devuelven, las respuestas se
procesan de acuerdo con las especificaciones definidas. Por ejemplo, si se opta por
procesar automáticamente las respuestas, el contenido de los formularios se agrega
a la tabla apropiada de la base de datos en cuanto las respuestas llegan al buzón de
entrada. Gracias a esta nueva característica, el Asistente para recopilar datos a través
de mensajes de correo electrónico, se podrá ahorrar mucho tiempo que, de lo
contrario, se dedicaría a escribir los datos en nombre de los demás usuarios.
En este artículo
Cuándo se utiliza la recopilación de datos
Antes de comenzar
Trabajar con el asistente
Después de enviar el mensaje de correo electrónico

Cuándo se utiliza la recopilación de datos
En la siguiente lista se recogen algunos de los casos en los que se puede usar esta
nueva característica.
Encuesta Desea realizar una encuesta y compilar los resultados en Access. Primero,
va a crear en Access una base de datos que tenga las tablas necesarias para
almacenar los resultados. A continuación, va a usar el asistente para generar un
formulario que incluya las preguntas (que se presentan como campos) y enviarlo por
correo electrónico a los participantes de la encuesta. Las respuestas de los
participantes van directamente a la tabla especificada de la base de datos.
Informes de estado Ya sean los últimos niveles de inventario o información
actualizada sobre asuntos pendientes, su equipo puede enviarle a intervalos
periódicos mensajes de correo electrónico con la información actualizada para
mantenerle al día.
Administración de eventos Cuando organiza un evento, como una conferencia o un
curso, puede enviar uno o varios formularios como mensajes de correo electrónico
para recopilar información de contacto, preferencias de viaje y hotel, etc. Si opta por
procesar automáticamente las respuestas, los participantes podrán cambiar sus
preferencias en cualquier momento sin tener que notificárselo, y dispondrá siempre
de los datos más actualizados para tomar una decisión.
Para que pueda generar y enviar fácilmente el formulario de entrada de datos como
un mensaje de correo electrónico, utilice el Asistente para recopilar datos a través de
mensajes de correo electrónico a fin de llevar a cabo los principales pasos del
proceso, inclusive la especificación de cómo desea procesar las respuestas cuando
llegan al buzón de entrada.
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Antes de comenzar
Si es la primera vez que va a recopilar datos a través de mensajes de correo
electrónico, siga el procedimiento que se describe a continuación para asegurar que
se lleva a cabo correctamente el proceso de recopilación de datos.
Asegúrese de que están instaladas las siguientes aplicaciones en el equipo:

Office Access 2007 El Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo
electrónico está disponible únicamente en Office Access 2007.
Office Outlook 2007 Office Outlook 2007 debe estar instalado y configurado en el
equipo que utilice para enviar los mensajes de correo electrónico. Si Outlook está
instalado pero aún no está configurado, inicie esta aplicación y siga las instrucciones
del Asistente para inicio de Outlook. Si desea obtener ayuda referente al asistente,
vea la Ayuda de Outlook.
Microsoft Office InfoPath 2007 (opcional) Cuando genere el formulario de entrada
de datos, podrá elegir entre un formulario simple con formato HTML (HTML:
lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web.
HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los
elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones
del usuario.) y un formulario de uso más fácil generado por InfoPath. Si no está
instalado Office InfoPath 2007 o posterior en su equipo, o bien, si no está seguro de
que todos los destinatarios del mensaje tengan instalado Office InfoPath 2007 o
posterior, elija el formulario HTML.
Nota Recuerde que el formulario usado para recopilar datos a través de mensajes
de correo electrónico no es un formulario de Access. El asistente genera un
formulario especial, según opte por el formato HTML o de InfoPath.
Asegúrese de que los destinatarios del mensaje de correo electrónico tengan
instaladas las siguientes aplicaciones en su equipo. Sin este software, los usuarios no
podrán ver ni editar el formulario.
Un cliente de correo electrónico que admita el formato HTML Si envía un formulario
HTML, el destinatario debe disponer de un programa de correo electrónico que
admita HTML.
Office Outlook 2007 y Office InfoPath 2007 (ambos opcionales) Si envía un
formulario de InfoPath, el destinatario debe tener instalados tanto Office Outlook
2007 como Office InfoPath 2007 para poder ver y editar ese formulario.
Identifique la base de datos de destino. La base de datos puede tener formato .mdb
o .accdb. Se admiten también los archivos .mde y .accde.
Si no desea usar una base de datos existente, deberá crear una.
Identifique o cree las tablas que desee rellenar con los datos procedentes de las
respuestas de los usuarios a su mensaje. Si está recopilando datos para tablas
existentes, asegúrese de que las tablas no son de sólo lectura y de que dispone de los
permisos necesarios para agregar o actualizar su contenido.
Para obtener más información sobre la creación de tablas, vea el artículo Crear tablas
en una base de datos.
Notas
Los campos con los siguientes tipos de datos no se pueden recopilar mediante
mensajes de correo electrónico:
Datos adjuntos
Autonumérico
Campos multivalor
OLE

Si mediante la operación de recopilación de datos rellena dos o más tablas, deberá
crear una consulta de selección y usarla como origen de registros del formulario.
Asegúrese de que la consulta incluye todos los campos requeridos de las tablas
subyacentes. Si usa una consulta existente, asegúrese de que la consulta no es de
sólo lectura y de que tiene los permisos necesarios para agregar o actualizar su
contenido. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta basada en
dos o más tablas, vea el artículoCrear una consulta basada en varias tablas.
En la mayoría de los casos, podrá decidir si desea almacenar los datos recopilados
como registros nuevos o usar los datos para actualizar los registros existentes. En los
siguientes casos, podrá almacenar los datos únicamente como registros nuevos:
Está recopilando datos para rellenar dos o más tablas.
La tabla subyacente no tiene un campo de clave principal. Los valores de clave
principal son necesarios para asignar cada respuesta a un registro existente. Si la
tabla de destino no tiene un campo de clave principal, agréguelo o asigne un campo
existente que tenga valores únicos como clave principal.
La tabla subyacente no tiene registros. Si la tabla está vacía, el asistente supone que
desea agregar registros.
Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios no están almacenadas
como un campo en la base de datos. Cuando recopile datos para actualizar los
registros, no podrá escribir manualmente las direcciones en el mensaje generado por
el asistente. El campo de dirección debe estar en la tabla de destino o en una tabla
que guarde relación con la tabla de destino. Por ejemplo, si está recopilando datos
para actualizar una tabla denominada Pedidos, las direcciones deben estar
almacenadas como un campo en dicha tabla o en una tabla relacionada, como una
tabla denominada Clientes.
Volver al principio
Trabajar con el asistente
Ahora puede ejecutar el asistente que le ayudará a configurar el proceso de
recopilación de datos.
En esta sección
Iniciar el asistente
Elegir el tipo de formulario de entrada de datos
Especificar lo que desea hacer con los datos
Seleccionar los campos del formulario
Especificar cómo se van a procesar los datos
Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los
destinatarios
Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico
Personalizar el mensaje de correo electrónico
Crear y enviar mensajes de correo electrónico
Iniciar el asistente
Abra la base de datos de destino.

Para rellenar una sola tabla, selecciónela en el panel de exploración. Para rellenar
dos o más tablas relacionadas, seleccione la consulta enlazada a estas tablas.
Siga uno de estos procedimientos para iniciar el asistente:
En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Crear correo
electrónico.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla o consulta y, a
continuación, haga clic en Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Si la tabla no tiene campos o tiene únicamente campos del tipo Autonumérico,
Objeto OLE, Datos adjuntos o Búsqueda multivalor, Access muestra el mensaje La
tabla o consulta seleccionada no tiene ningún campo compatible con la recopilación
de datos mediante correo electrónico..
Si la tabla contiene campos compatibles con la recopilación de datos, se inicia el
asistente. La primera página del asistente muestra los principales pasos del proceso.
Si la tabla de destino admite agregar y actualizar datos, se llevan a cabo seis pasos
principales en el asistente:
Si el objeto admite únicamente agregar registros, los pasos a dar son cinco:

Haga clic en Siguiente.
El asistente indica que seleccione el tipo de formulario que desee crear.
Elegir el tipo de formulario de entrada de datos
En este paso, debe optar por crear un formulario HTML o un formulario de InfoPath.
Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, no se puede utilizar un
formulario de Access para recopilar datos a través de mensajes de correo
electrónico: hay que usar un formulario HTML o un formulario de InfoPath que se
cree en el asistente.
Si InfoPath no está instalado en su equipo, no estará disponible la opción Formulario
de Microsoft Office InfoPath.
El tipo de formulario que se cree depende de dos factores: la facilidad de uso y si
todos los destinatarios tienen instalado en sus equipos el software necesario. Un
formulario de InfoPath es mucho más fácil de usar, pero un formulario HTML implica
menos requisitos de software.

Un formulario de InfoPath ofrece un entorno de entrada de datos y de edición mejor.
Además, puede llevar a cabo una validación preliminar de los datos cuando el
usuario hace clic en el botón Enviar, por lo que el usuario tiene la posibilidad de
corregir los datos incorrectos antes de enviar la respuesta.
En resumen, un formulario de InfoPath tiene varias ventajas con respecto a un
formulario HTML pero un formulario HTML lo puede ver y editar cualquier usuario
cuyo cliente de correo electrónico admita HTML.
En el asistente, seleccione la opción Formulario de Microsoft Office InfoPath
únicamente si todos los destinatarios tienen instalados Office InfoPath 2007 y Office
Outlook 2007. En caso contrario, seleccione la opción Formulario HTML.
La siguiente página del asistente que se muestre depende de si el objeto de destino
admite la actualización de los datos. Si el objeto es una consulta basada en dos o más
tablas o si es una tabla que no tiene un campo de clave principal o que no contiene
registros, el asistente supone que desea agregar registros nuevos e indica que
seleccione los campos del formulario. En todos los demás casos, el asistente indica
que especifique si desea agregar o actualizar los datos antes de pedir que seleccione
los campos del formulario.
Si el asistente indica que seleccione los campos del formulario, vaya directamente a
la sección Seleccionar los campos del formulario de este artículo.
Especificar lo que desea hacer con los datos
En este paso, especifique si desea agregar registros nuevos a la base de datos o
actualizar registros existentes.
El tipo de formulario que esté usando afecta al número de registros nuevos que le
puede enviar un destinatario en una sola respuesta. En el caso de la actualización de
datos, el número de registros que debe actualizar un destinatario identifica el
número de formularios previamente completados que se van a incluir en un
mensaje. En la siguiente tabla se resumen los diversos casos:

Tipo de
formulario
Agregar o
actualizar Resultado
HTML Agregar Los destinatarios no podrán enviar más de un registro nuevo en
cada respuesta.
InfoPath Agregar Los destinatarios podrán enviar varios registros nuevos en cada
respuesta. Para ello, deben hacer clic en Insertar una fila en la
parte inferior del mensaje de correo electrónico.
Nota Tras especificar los campos que desee incluir en el
mensaje, aparece una página en el asistente en la que puede
configurar varias opciones. En esta página, puede configurar la
carpeta de Outlook en la que se van a procesar las respuestas, así
como opciones sobre cómo se van a procesar esas respuestas.
HTML Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios
formularios previamente rellenados, según el número de
registros que correspondan a una sola dirección de correo
electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de
los formularios en el mensaje.
InfoPath Actualizar Cada mensaje de correo electrónico incluirá uno o varios
formularios previamente rellenados, según el número de
registros que correspondan a una sola dirección de correo
electrónico. El destinatario podrá revisar y actualizar cada uno de
los formularios en el mensaje.
Además, el usuario podrá enviar registros adicionales haciendo
clic en Insertar una fila en la parte inferior del mensaje de correo
electrónico. Más adelante en este artículo, se describe cómo
evitar que un usuario agregue nuevos registros a una solicitud de
actualización.
En el asistente, seleccione Recopilar sólo información nueva o Actualizar información
existente.
Es importante observar que si el objetivo es agregar nuevos registros, podrá escribir
las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección del mensaje de correo
electrónico cuando se crea el mensaje. Sin embargo, si el objetivo es actualizar datos
existentes, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar
almacenadas como un campo en la tabla o consulta subyacente o en una tabla
relacionada.
El asistente le indica que seleccione los campos que desee incluir en el formulario.
Seleccionar los campos del formulario

En este paso, va a elegir los campos que desee incluir en el formulario.
Generalmente, no es necesario incluir en el formulario todos los campos existentes
en la tabla o consulta subyacente. No obstante, hay dos excepciones:
Campos obligatorios Si está recopilando registros nuevos, el asistente incluirá
automáticamente todos los campos cuya propiedad Requerido tenga el valor Sí. Si
los campos obligatorios de un registro están en blanco, Access no agregará el registro
a la tabla.
Tipos de campo incompatibles Algunos campos no se podrán incluir en el formulario.
El asistente no admite los campos de tipo Autonumérico, Datos adjuntos, Objeto OLE
ni los campos de búsqueda multivalor. Estos tipos de campo no se mostrarán en la
lista Campos de la tabla o Campos de la consulta del asistente. Los campos de tipo
Autonumérico de la tabla se rellenarán automáticamente cuando se agreguen
registros nuevos. Los campos de tipo Objeto OLE, Datos adjuntos y los campos de
búsqueda multivalor deberán rellenarse en la vista Hoja de datos o Formulario ya
que no se pueden agregar estos valores mediante un proceso de recopilación de
datos.
Campo de clave principal En la siguiente tabla se resume cuándo se puede incluir un
campo de clave principal en un formulario:
Propósito de la
recopilación de
datos Tipo de datos ¿Incluir en formulario?
Agregar Autonumérico No. Se generará automáticamente el valor de
clave principal cuando se agregue el registro a la
tabla.
Agregar No autonumérico Sí. El usuario podrá escribir un valor en el campo
cuando se agreguen registros. La respuesta no se
procesará si ya se está usando el valor

especificado.
Actualizar Autonumérico o
no autonumérico
No. No se puede editar el valor de clave principal
en el formulario. Se utiliza este campo para
asignar cada respuesta a un registro existente.
En la lista Campos de la tabla o Campos de la consulta, haga doble clic en los campos
que desee incluir. Si desea incluir todos los campos, haga clic en >>.
Use las flechas arriba y abajo para reorganizar los campos en la lista Campos que se
incluirán en el mensaje de correo electrónico.
Para cada campo que incluya, en Propiedades del campo, especifique un título. Haga
clic en Sólo lectura si está actualizando datos y desea mostrar el campo al usuario
pero no desea que éste cambie los datos. El campo aparece en el mensaje de correo
electrónico con el título Este campo es de sólo lectura. Esta función es muy útil si el
usuario está actualizando datos existentes.
El asistente pide que especifique cómo desea procesar las respuestas.
Especificar cómo se van a procesar los datos
En este paso, va a tomar una decisión muy importante sobre cómo se van a procesar
las respuestas: de manera automática o manual. Observe que, en este contexto, el
procesamiento manual no implica la entrada de datos tediosa en la vista Hoja de
datos o Formulario. Significa únicamente que se inicia manualmente la operación de
exportación para transferir los datos recopilados a la tabla de destino.
Procesamiento automático
Si opta por el procesamiento automático de las respuestas cuando éstas llegan al
buzón de entrada, Outlook y Access funcionan conjuntamente para exportar el
contenido de los formularios de cada una de las respuestas a las tablas de destino de
la base de datos.

El procesamiento automático le puede ahorrar un tiempo y un esfuerzo
considerables. Las respuestas se exportan correctamente siempre y cuando se
cumplan las siguientes condiciones en el momento de llegar las respuestas al buzón
de entrada:
Outlook ya debe estar ejecutándose en el equipo. Si no es así, el procesamiento
comenzará la próxima vez que se inicie Outlook.
Access debe estar instalado en el equipo.
La base de datos no puede estar protegida mediante contraseña y no debe estar
abierta en modo exclusivo. El nombre o la ubicación de la base de datos no puede
haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.
Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el
formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo
electrónico.
Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de
la consulta y las tablas subyacentes.
Si no se cumple alguna o varias de estas condiciones, no se llevará a cabo el
procesamiento automático. Si es así, pruebe a solucionar los problemas y, a
continuación, exporte manualmente las respuestas que hayan generado un error. Las
respuestas que lleguen al buzón de entrada después de resolverse los problemas
seguirán procesándose automáticamente.
Permitir sólo actualizaciones de datos
Si está actualizando datos y activa la casilla de verificación Procesar las respuestas y
agregar los datos automáticamente a, la casilla de verificación Permitir sólo
actualizaciones de los datos existentes estará disponible. Active la casilla de
verificación si no desea que el usuario pueda enviar registros nuevos. Si sólo está
agregando nuevos datos, la casilla de verificación Permitir sólo actualizaciones de los
datos existentes no estará visible.
Procesamiento manual
Si desea controlar cuándo y qué respuestas se procesan, desactive la casilla de
verificación Procesar las respuestas y agregar los datos automáticamente a. En este
caso, las respuestas llegan al buzón de entrada pero no se transfieren a la base de
datos. Seleccione manualmente y haga clic con el botón secundario del mouse
(ratón) en cada respuesta en Outlook y, a continuación, haga clic en Exportar datos a
Microsoft Access en el menú contextual para rellenar la base de datos.
Puede que tenga que procesar manualmente las respuestas que no se hayan
procesado automáticamente. Tras resolver el problema que ha causado el error,
exporte manualmente cada una de las respuestas existentes.
Antes de iniciar una operación de exportación, recuerde los siguientes puntos:
Debe tener instalado Office Access 2007 en su equipo.
Si la base de datos está protegida mediante contraseña, se le pedirá que escriba la
contraseña cuando inicie la operación de exportación. Asimismo, la base de datos no
puede estar abierta en modo exclusivo, y el nombre o la ubicación de la base de
datos no puede haber cambiado desde el envío del mensaje de correo electrónico.

Los nombres de las tablas y consultas y las propiedades de los campos incluidos en el
formulario no pueden haber cambiado desde el envío del mensaje de correo
electrónico.
Debe disponer de los permisos necesarios para agregar o actualizar el contenido de
la consulta y las tablas subyacentes.
Especificar opciones de procesamiento adicionales
En la página Especifique cómo desea procesar las respuestas del asistente,
compruebe el nombre de la carpeta de Outlook donde están almacenadas las
respuestas. Si desea especificar otra carpeta para las respuestas a esta solicitud de
recopilación de datos, haga clic en el nombre de la carpeta. En el cuadro de diálogo
Seleccionar carpeta, seleccione otra carpeta o haga clic en Nuevo para crear una
nueva carpeta. Haga clic en Aceptar y, a continuación, cambie a Access.
Haga clic en Definir propiedades para controlar el procesamiento automático de las
respuestas para abrir el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos
mediante correo electrónico.
Use este cuadro de diálogo para especificar cómo desea procesar las respuestas. Si
desea procesarlas manualmente, vaya al siguiente paso.
En el cuadro de diálogo Opciones de recopilación de datos mediante correo
electrónico, revise y, si es necesario, cambie los valores según se describe a
continuación y, después, haga clic en Aceptar:
Descartar las respuestas de aquellos a quienes no se ha enviado el mensaje Active
esta casilla de verificación si desea que se procesen de manera automática
únicamente las respuestas enviadas por los destinatarios originales del mensaje. Las
respuestas de otros usuarios se almacenan en la carpeta de destino pero no se
procesan automáticamente.
Aceptar varias respuestas de cada destinatario Un destinatario puede enviar varias
respuestas. Active esta casilla de verificación si desea que se procese de manera
automática únicamente la primera respuesta de cada destinatario. La segunda y

subsiguientes respuestas se almacenan en la carpeta de destino pero no se procesan
automáticamente.
Nota Esta configuración controla únicamente el número de respuestas y no el
número de registros en una sola respuesta que se procesen. En otras palabras, si
envía un formulario de InfoPath, un usuario podrá enviar varios registros en una sola
respuesta y Access procesará automáticamente todos los registros en la respuesta,
incluso si no está activada esta casilla de verificación.
Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes Cuando los destinatarios usan
un formulario de InfoPath para actualizar los datos, pueden enviarle nuevos registros
además de actualizaciones de los registros existentes. Active esta casilla de
verificación si desea procesar únicamente las actualizaciones de los registros
existentes.
Número de respuestas que deben procesarse Escriba el número total de respuestas
(de todos los destinatarios) que desee procesar automáticamente. Si desea que se
procesen automáticamente todas las respuestas, especifique un valor alto, como
5000, en el cuadro de texto. Las respuestas que se reciban después de alcanzarse el
valor especificado se almacenarán en la carpeta de destino pero no se procesarán
automáticamente.
Fecha y hora en que detener Especifique cuándo debe detenerse el procesamiento
automático de las respuestas para este mensaje de correo electrónico. Las
respuestas que se reciban después de la hora y la fecha especificadas se almacenarán
en la carpeta de destino, pero no se procesarán automáticamente.
Nota Para cambiar estas opciones más adelante, en la ficha Datos externos, en el
grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo
Administrar mensajes de recopilación de datos, seleccione el mensaje para el que
desee cambiar la configuración y, a continuación, haga clic en Opciones de mensajes.
Los cambios que realice en el cuadro de diálogo afectarán a todas las respuestas
subsiguientes que reciba a ese mensaje.
Haga clic en Aceptar y luego haga clic en Cerrar.
El siguiente paso depende de si está agregando o actualizando datos. En el primer
caso, pase a la siguiente sección. Si está recopilando datos para actualizar los
registros existentes, vaya a la sección Especificar el campo de las direcciones de
correo electrónico.
Seleccionar cómo desea especificar las direcciones de correo electrónico de los
destinatarios
Si está recopilando sólo información nueva, puede especificar las direcciones de
correo electrónico de dos maneras:

Escriba cada una de las direcciones en el mensaje de correo electrónico generado
por el asistente o seleccione las direcciones de una libreta de direcciones.
Use un campo de la base de datos actual que contenga direcciones de correo
electrónico. El campo debe estar en la tabla o consulta subyacente o en una tabla
relacionada.
Cuando está recopilando datos para actualizar los registros existentes, no aparece
este cuadro de diálogo porque, en ese caso, las direcciones de correo electrónico de
los destinatarios deben estar disponibles como un campo en la base de datos.
En el asistente, seleccione la opción que desee.
Si opta por escribir personalmente las direcciones de correo electrónico, vaya a la
sección Crear y enviar mensajes de correo electrónico. Si opta por usar un campo en
la base de datos, pase a la siguiente sección.
Especificar el campo de las direcciones de correo electrónico
En este paso, especifique el campo que contiene las direcciones de correo
electrónico de los destinatarios.

Si el campo está en la tabla o consulta actual, seleccione La tabla o consulta actual,
elija el campo en la lista desplegable y haga clic en Siguiente.
Si el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios
no está en la tabla o consulta actual, use el siguiente procedimiento:
Seleccione Una tabla asociada.
En la lista desplegable, seleccione el campo en la tabla actual que la asocia a la tabla
que contiene las direcciones. Suele ser normalmente un campo de ID.
Siga uno de estos procedimientos:
Si el campo que selecciona está asociado sólo a una tabla, aparece una lista
desplegable adicional. Seleccione el campo que contiene las direcciones de correo
electrónico.
Si el campo que selecciona está asociado a más de una tabla, aparecen dos listas
desplegables adicionales. En la primera lista, seleccione la tabla que contiene las
direcciones de correo electrónico y en la segunda, seleccione el campo.
Las tablas asociadas son aquéllas que tienen relaciones definidas entre ellas. Para ver
o editar las relaciones de la base de datos:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Para obtener más información sobre relaciones, vea los artículos Guía de relaciones
de tablas o Crear, modificar o eliminar una relación.
Cuando opta por usar un campo de dirección, no puede obtener la vista previa ni
personalizar el mensaje de correo electrónico en Outlook. Para ello, deberá utilizar el
asistente. En el siguiente paso, el asistente muestra el asunto y el cuerpo
predeterminados del mensaje, y tendrá la oportunidad de personalizarlos.
Personalizar el mensaje de correo electrónico
En este paso, va a revisar los componentes del mensaje y realizar los cambios
necesarios.

En los campos Asunto e Introducción, haga los cambios que desee realizar.
Si decide utilizar las direcciones de correo electrónico que están guardadas en un
campo de la base de datos, hay opciones adicionales que puede elegir en esta
página. En Agregar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de:,
seleccione una de las opciones. Los usuarios recibirán el mensaje de correo
electrónico, independientemente de la opción que seleccione. Si decide elegir las
direcciones de correo electrónico en Microsoft Office Outlook, esta opción no está
disponible.
Crear y enviar mensajes de correo electrónico
El asistente muestra una página en la que se le indica que ya puede crear el mensaje
y también se le muestra cómo ver el estado de un mensaje de correo electrónico
mediante el comando Administrar respuestas.

Puede que aparezcan mensajes de advertencia en la página. En la siguiente tabla se
recoge cada una de las advertencias y se describe la acción que se puede realizar
para resolverla.
Advertencia Descripción Resolución
Algunos registros no
contienen una dirección
válida en el campo
especificado de dirección
de correo electrónico. No
se devolverán datos para
estas filas.
El campo de dirección
de correo electrónico
seleccionado contiene
valores nulos.
Si desea recopilar datos para cada
registro, salga del asistente y
reemplace los valores nulos por
direcciones de correo electrónico. A
continuación, reinicie el asistente.
La base de datos está
abierta en un estado de
bloqueo exclusivo. Hasta
que se libere el bloqueo
exclusivo, no se podrá
ejecutar el procesamiento
automático de los
mensajes de correo
electrónico.
abierta en modo
exclusivo.
Si optó por procesar automáticamente
las respuestas, el procesamiento no se
llevará a cabo porque Access no puede
agregar ni actualizar una base de datos
que esté abierta en un estado de
bloqueo exclusivo. Cierre y vuelva a
abrir la base de datos en modo no
exclusivo inmediatamente después de
enviar el mensaje.
Estos mensajes de correo
electrónico pueden
contener datos de carácter
confidencial.
Está recopilando
datos para actualizar
registros existentes, y
el formulario que está
a punto de enviar se
completará
previamente con
datos existentes.
Si algunos campos del formulario
incluyen datos confidenciales, vaya al
paso del asistente donde seleccionó
los campos y quite los campos que
contienen datos confidenciales del
formulario.
Los próximos pasos que siga dependen de si especifica personalmente las direcciones
de correo electrónico o si usa direcciones almacenadas en una tabla de la base de
datos.
Si opta por especificar las direcciones en el mensaje de correo electrónico de Outlook
En este caso, va a especificar las direcciones de correo electrónico en Outlook. Podrá
obtener la vista previa y personalizar el mensajes antes de hacer clic en el botón
Enviar.
Haga clic en Crear para continuar.
Aparece un mensaje de Outlook con un formulario de entrada de datos. El cuerpo del
mensaje incluye una breve introducción y un formulario con controles y sugerencias.

Se recomienda no realizar ningún cambio en el cuerpo del mensaje. Si se altera la
estructura del formulario, puede que no se procese correctamente la respuesta.
Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros Para,
CC o CCO. También puede hacer clic en los botones Para, CC o CCO para seleccionar
las direcciones desde una libreta de direcciones.
Haga clic en Enviar.
Si opta por usar un campo de dirección almacenado en la base de datos
En este caso, ya ha obtenido la vista previa y ha personalizado el mensaje. Ahora, va
a filtrar el campo de direcciones de correo electrónico para poder seleccionar las
direcciones de los destinatarios del mensaje.
Haga clic en Siguiente para ver la página Enviar el mensaje de correo electrónico a los
destinatarios.
Elija las direcciones de correo electrónico que desee usar activando las
correspondientes casillas de verificación.
Haga clic en Enviar.
Si algunos de los valores en el campo de dirección no son direcciones de correo
electrónico válidas, aparece un cuadro de diálogo con una lista de las direcciones no
válidas. En esta situación, tome nota de las direcciones de la lista, haga clic en Salir,
compruebe las direcciones e intente enviar el mensaje de nuevo. Para obtener más
información sobre cómo volver a enviar mensajes, vea la sección Volver a enviar un
mensaje de correo electrónico de recopilación de datos.
Ya ha hecho la mayor parte del trabajo implicado en la recopilación de datos a través
de mensajes de correo electrónico. Si ha optado por el procesamiento automático de
las respuestas y no se genera ningún error, los datos se transferirán a la base de
datos de destino sin que tenga que llevar a cabo ninguna otra acción.
En cambio, si ha optado por el procesamiento manual de las respuestas o si se
genera un error, aún tendrá que emprender alguna acción. Vea la siguiente sección
para obtener más información sobre el procesamiento manual de las respuestas, la
solución de problemas, y la administración general de los mensajes y respuestas de

Volver al principio
Después de enviar el mensaje de correo electrónico
Para responder al mensaje de correo electrónico, cada destinatario debe hacer clic
en Responder, rellenar la información solicitada en el formulario y, a continuación,
hacer clic en Enviar. En esta sección se describe cómo se ven las respuestas y lo que
debe hacerse si no se procesa correctamente alguna de las respuestas.
En esta sección
Ver respuestas
Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las
respuestas
Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores
Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos
Para obtener vínculos a más información sobre cómo administrar las respuestas y
cambiar las opciones de los mensajes, vea la sección Vea también.
Ver respuestas
Independientemente del tipo de procesamiento de respuestas elegido, puede ser
interesante saber quién ha respondido al mensaje y, quizás, también desee abrir las
respuestas manualmente. Para ver las respuestas, siga este procedimiento:
Cambie a Outlook y, a continuación, vaya a la carpeta designada para almacenar las
respuestas de recopilación de datos.
Sugerencia Si no recuerda el nombre de la carpeta, en la ficha Datos externos, en el
grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar respuestas. En el cuadro de diálogo
Administrar mensajes de recopilación de datos, verá el nombre de la carpeta en la
columna Carpeta de Outlook, en la fila correspondiente al mensaje cuyas respuestas
desee ver.
Para abrir una respuesta en Outlook, haga doble clic en ella. Verá el formulario
rellenado por el remitente.
Access no procesará las respuestas a un mensaje de respuesta original. Por
consiguiente, si comprueba que uno o varios formularios de los destinatarios están
vacíos, incompletos o no se han completado correctamente, deberá volver a
enviarles el mensaje de correo electrónico original, en lugar de utilizar el comando
Responder.
De manera similar, si desea enviar la solicitud a más usuarios, deberá volver a enviar
el mensaje original, en lugar de reenviarlo. Vea la sección Volver a enviar un mensaje
de correo electrónico de recopilación de datos para obtener más información.
Comprobar y solucionar problemas del procesamiento automático de las respuestas
Si opta por el procesamiento automático de las respuestas, siga este procedimiento
para asegurarse de que las respuestas se procesan correctamente:
Para cada respuesta, compruebe los valores en las columnas Marca de seguimiento,
Estado de recopilación de datos y Categorías.
Sugerencia Si no aparecen las columnas Marca de seguimiento, Estado de
recopilación de datos y Categorías en la vista, agréguelas mediante el Selector de
campos. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de columna

y, a continuación, haga clic en Selector de campos. En el cuadro de diálogo Selector
de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o izquierda de un
encabezado de columna existente.
En la carpeta de Outlook, si el valor de Marca de seguimiento es La operación de
recopilación de datos se ha realizado correctamente, la columna Estado de
recopilación de datos está en blanco y hay un indicador verde en la columna
Categorías, la respuesta se ha procesado correctamente.
Además, quizás desee revisar el contenido de las tablas de destino para asegurarse
de que ve los datos recopilados almacenados como registros nuevos o como
actualizaciones de los registros existentes.
Si sospecha que una respuesta no ha sido procesada automáticamente, compruebe
si se han cumplido todas las condiciones necesarias para el procesamiento. Vea la
sección Procesamiento automático, que aparece anteriormente en este artículo. A
continuación, pruebe las sugerencias presentadas en la siguiente tabla. La mayoría
de las sugerencias requieren que se solucione el problema y se exporte la respuesta.
Para obtener ayuda referente a la exportación manual, vea la siguiente sección
Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores.
Problema Causa Resolución
Hay una respuesta
en la carpeta de
Outlook, pero no se
ha procesado. En la
columna Estado de
recopilación de
datos aparece
Mensaje sin
procesar.
Revise las opciones de
mensaje en el cuadro de
diálogo Opciones de
recopilación de datos
mediante correo
electrónico. La
configuración está
seleccionada para
procesar las respuestas
manualmente o impedir
que determinadas
respuestas se procesen
automáticamente.
Sugerencia Para ver las
opciones, en la ficha
Datos externos, en el
grupo Recopilar datos,
haga clic en Administrar
respuestas. En el cuadro
de diálogo, seleccione el
mensaje que desee y, a
continuación, haga clic
en Opciones de
Exporte manualmente la respuesta.
Para asegurarse de que las respuestas aún
no recibidas se procesen automáticamente,
cambie la configuración el cuadro de diálogo
de opciones.
Para obtener ayuda sobre la revisión y el
cambio de opciones, vea el artículo
Opciones de recopilación de datos mediante
correo electrónico.

mensajes.
Respondí a uno de
mis mensajes pero
no se procesa la
respuesta.
Si responde a un
mensaje propio, el
procedimiento es
ligeramente diferente.
En lugar de rellenar el formulario en el
mensaje que recibe, cumplimente el
formulario en el mensaje enviado de la
carpeta Elementos enviados. Vaya a la
carpeta Elementos enviados y, a
continuación, abra el mensaje. Haga clic en
Responder, rellene el formulario y, a
continuación, haga clic en Enviar.
Las respuestas no
se transfieren a la
carpeta correcta.
Sólo las respuestas
originales a un mensaje
van a la carpeta
designada.
Las respuestas a los
mensajes propios (a
menos que se utilice la
copia del mensaje
ubicada en la carpeta
Elementos enviados
para generar la
respuesta) y las
respuestas que forman
parte del subproceso de
un mensaje de correo
electrónico usado para
discusiones pueden no
moverse a la carpeta
designada.
Entre otras razones
posibles se incluyen:
Office Access 2007 no
está instalado, o falta o
está dañado el
complemento necesario
para procesar las
respuestas.
Si no se procesa alguna de sus respuestas,
rellene el formulario que se encuentra en el
mensaje enviado ubicado en la carpeta
Elementos enviados.
Si un usuario ha rellenado un formulario en
una respuesta a una respuesta, indíquele
que responda al mensaje original.
Si sospecha que el complemento falta o está
dañado, cambie a Outlook y, a continuación,
en el menú Herramientas, haga clic en
Centro de confianza y en Complementos.
Asegúrese de que ve el elemento
Complemento de Outlook para la
recopilación y publicación de datos en
Microsoft Access. Si no ve la entrada,
pruebe a instalar de nuevo Access.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
La base de datos se ha
movido a otra
ubicación, ha cambiado
de nombre, se ha
Restaure la base de datos en la ubicación
original y exporte manualmente la
respuesta.

siguiente cadena:
No se encuentra la
base de datos.
Busque la base de
datos y exporte los
datos
manualmente.
eliminado o está
dañada.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se puede abrir la
base de datos para
exportar datos
porque la base de
datos ya está
siendo utilizada.
Procese
manualmente las
respuestas cuando
la base de datos
esté disponible.
abierta en modo
exclusivo y no se
pueden realizar cambios
en ella hasta que se
libere el bloqueo
exclusivo.
Pida al usuario que tenga abierta la base de
datos en modo exclusivo que la cierre y la
abra en modo normal. A continuación,
pruebe a exportar manualmente la
respuesta.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
Esta base de datos
de Access está
protegida con una
contraseña. Exporte
manualmente estos
datos a Microsoft
Access.
La base de datos de
destino está protegida
con contraseña. El
procesamiento
automático se realiza
incorrectamente si la
base de datos requiere
una contraseña.
Exporte la respuesta manualmente. Si desea
que las respuestas se procesen
automáticamente, quite la protección
mediante contraseña de la base de datos.
En la columna
Estado de
recopilación de
La tabla de destino o la
consulta se ha
eliminado o ha
Vuelva a crear las consultas y tablas de
destino, o bien, cree y envíe un nuevo

datos se muestra
un mensaje que
indica que falta una
tabla, una consulta
o un campo.
cambiado su nombre, o
la estructura se ha
modificado de tal forma
que no se puede
agregar el contenido del
formulario a las tablas.
mensaje de recopilación de datos.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se puede
procesar este
mensaje de correo
electrónico. El
formulario de este
mensaje está
dañado o se ha
modificado.
El formulario de la
respuesta está dañado
o alguien (el
destinatario o el
remitente) ha
modificado el
formulario.
Si el destinatario modificó el formulario,
pídale que vuelva a enviarle el formulario y,
a continuación, exporte la respuesta
manualmente.
Si el formulario del mensaje original está
dañado o no es válido, debe crear y enviar
un mensaje nuevo.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se encuentra la
información
necesaria para
finalizar el
procesamiento en
la base de datos
especificada.
Falta la información
necesaria para asignar
la respuesta al registro
existente que se va a
actualizar.
La configuración del mensaje debe estar
sincronizada con Outlook. En Access, en la
ficha Datos externos, en el grupo Recopilar
datos, haga clic en Administrar respuestas.
En el cuadro de diálogo Administrar
respuestas, seleccione el mensaje. En
Detalles del mensaje, Access muestra un
cuadro de advertencia. Haga clic en la
advertencia para sincronizar la configuración
y, a continuación, cierre el cuadro de
diálogo. Cambie de nuevo a Outlook e
intente exportar la respuesta manualmente.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
No se pueden
agregar o actualizar
datos porque se
Un campo cuya
propiedad Indizado
tiene el valor Sí (sin
duplicados) no puede
contener valores
duplicados. Si el valor
asignado al campo del
formulario ya existe en
el correspondiente
Pida al destinatario que envíe otra
respuesta, con un valor distinto en el campo
del formulario.

produciría un valor
duplicado en un
campo que sólo
acepta valores
únicos.
campo de la tabla, la
operación generará un
error.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
El valor que ha
especificado no es
un elemento de la
lista de opciones...
El formulario incluye un
campo obligatorio que
busca valores pero el
usuario no ha
especificado un valor
para el campo, o bien,
la propiedad
LimitarALista tiene el
valor Sí pero el usuario
ha especificado un valor
que no está en la lista.
Pida al destinatario que vuelva a enviar la
respuesta después de cumplimentar todos
los campos, o bien, rellene y guarde usted
mismo el formulario y, a continuación,
intente de nuevo exportarlo.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra
un mensaje que
indica que el valor
especificado en un
campo del
formulario no es
válido.
El destinatario ha
especificado datos no
válidos en uno o varios
campos.
En la columna
Estado de
recopilación de
datos se muestra la
siguiente cadena:
Este mensaje
contiene un
formulario que
debe rellenar.
Cuando termine,
envíelo al remitente
de este mensaje.
El destinatario no
rellenó el formulario.
Pida al destinatario que envíe otra respuesta
después de rellenar el formulario.
Procesar manualmente las respuestas y solucionar errores

El procesamiento manual de una respuesta implica el inicio de una operación de
exportación desde Outlook.
Se puede exportar sólo una respuesta a la vez. Evite las respuestas para las que la
columna Estado de recopilación de datos esté establecida en La operación de
recopilación de datos mediante correo electrónico se ha realizado correctamente.
Este estado indica que la respuesta ha sido procesada correctamente. Las respuestas
para las que la columna Estado de recopilación de datos muestra Mensaje sin
procesar deben procesarse manualmente. Las respuestas que tienen un mensaje de
error en esta columna no se han procesado automáticamente, por lo que habrá que
solucionar primero el problema antes de que pueda exportarlas manualmente. Vea
la sección anterior, Comprobar y solucionar problemas del procesamiento
automático de las respuestas, para obtener ayuda sobre la solución de problemas.
En Outlook, haga clic con el botón secundario en la respuesta que desee procesar
manualmente.
Haga clic en Exportar datos a Microsoft Office Access.
En el cuadro de diálogo Exportar datos a Microsoft Access, compruebe los detalles de
la respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar para exportar.
Si la operación de exportación se realiza correctamente, aparecerá el mensaje Los
datos se exportaron correctamente a la base de datos. Si no se realiza
correctamente, aparecerá el mensaje No se pueden exportar datos por algunos
errores, seguido de una descripción de los problemas que han originado el error. En
la siguiente tabla se recogen los problemas que podrían causar un error en la
operación de exportación:
Problema Causa Resolución
Al hacer clic con
el botón
secundario del
mouse en una
respuesta, no se
ve el comando
Exportar datos a
Microsoft Access.
El mensaje seleccionado
no es una respuesta de
válida.
Elimine de la carpeta designada los
mensajes que no sean respuestas de
Las respuestas
no se transfieren
a la carpeta
correcta.
Sólo las respuestas
originales a un mensaje
irán a la carpeta
designada.
Las respuestas a los
mensajes propios (a
menos que se utilice la
copia del mensaje
ubicada en la carpeta
Si no se procesa alguna de sus respuestas,
rellene el formulario que se encuentra en el
mensaje enviado ubicado en la carpeta
Elementos enviados.
Si un usuario ha rellenado un formulario en
una respuesta a una respuesta, indíquele
que responda al mensaje original.
Si sospecha que el complemento falta o

Elementos enviados
para generar la
respuesta) y las
respuestas que forman
parte de un subproceso
de mensajes de correo
electrónico usado para
discusiones pueden no
moverse a la carpeta
designada.
Otras posibles razones
son: no está instalado
Access, o bien, falta o
está dañado el
complemento necesario
para procesar las
respuestas.
está dañado, cambie a Outlook. En Outlook,
en el menú Herramientas, haga clic en
Centro de confianza y en Complementos.
Asegúrese de que ve el elemento
Complemento de Outlook para la
recopilación y publicación de datos en
Microsoft Access. Si no ve la entrada,
pruebe a instalar de nuevo Access.
Mensaje:
No se encuentra
la base de datos.
Busque la base
de datos y
exporte los datos
manualmente.
La base de datos se ha
movido a otra ubicación,
ha cambiado de
nombre, se ha eliminado
o está dañada.
Restaure la base de datos en su ubicación
original y, a continuación, inténtelo de
nuevo.
Mensaje:
La base de datos
ya está en uso.
abierta en modo
exclusivo y no se pueden
realizar cambios en ella
hasta que se libere el
bloqueo exclusivo.
datos en modo exclusivo que la cierre y la
abra en modo normal. A continuación,
pruebe a exportar manualmente la
respuesta.
Mensaje:
Falta una tabla,
una consulta o
un campo.
La tabla de destino o la
consulta se ha eliminado
o ha cambiado su
nombre, o la estructura
se ha modificado de tal
forma que no se puede
agregar el contenido del
formulario a las tablas.
Cree las consultas y tablas de destino que
falten, o bien, cree y envíe un nuevo
mensaje de recopilación de datos.

Mensaje:
El formulario
está dañado o se
ha modificado.
El formulario de la
respuesta está dañado o
alguien (el destinatario o
el remitente) ha
modificado el
formulario.
Si el destinatario modificó el formulario,
pídale que vuelva a enviarle el formulario y,
a continuación, exporte la respuesta
manualmente.
dañado o no es válido, debe crear y enviar
un mensaje nuevo.
Mensaje:
FaIta la
información
necesaria para
finalizar el
procesamiento.
Falta la información
necesaria para asignar la
respuesta al registro
existente que se va a
actualizar.
La configuración del mensaje debe estar
sincronizada con Outlook. En Access, en la
ficha Datos externos, en el grupo Recopilar
datos, haga clic en Administrar respuestas.
En el cuadro de diálogo Administrar
respuestas, seleccione el mensaje. En
Detalles del mensaje, Access muestra un
cuadro de advertencia. Haga clic en la
advertencia para sincronizar la
configuración y, a continuación, cierre el
cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a
Outlook e intente exportar la respuesta
manualmente.
Mensaje:
No se pueden
agregar o
actualizar datos
porque se
produciría un
valor duplicado
en un campo que
sólo acepta
valores únicos.
Un campo cuya
propiedad Indizado
tiene el valor Sí (sin
duplicados) no puede
contener valores
duplicados. Si el valor
asignado al campo del
formulario ya existe en
el correspondiente
campo de la tabla, la
operación generará un
error.
respuesta, con un valor distinto en el campo
del formulario.
Mensaje:
El valor que ha
especificado no
es un elemento
de la lista de
opciones.
El formulario incluye un
campo obligatorio que
busca valores pero el
usuario no ha
especificado un valor
para el campo, o bien, la
propiedad LimitarALista
tiene el valor Sí y el
usuario ha especificado

un valor que no está en
la lista.
Mensaje:
Valor no válido
en un campo del
formulario.
El destinatario ha
especificado datos no
válidos en uno o varios
campos.
Mensaje:
La respuesta
contiene un
formulario que
debe rellenar.
Cuando termine,
envíelo al
remitente de
este mensaje.
El destinatario no
rellenó el formulario.
respuesta después de rellenar el formulario.
Intente exportar la respuesta hasta que la columna Categorías muestre un cuadrado
verde.
Volver a enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos
Si desea enviar el mensaje a más usuarios o si el mensaje original no ha llegado a
algunos de los usuarios debido a errores, intente volver a enviarlo en lugar de
reenviarlo.
En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar
respuestas.
Aparece el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos.

En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en
el mensaje que desea enviar de nuevo.
Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.
Si el botón Volver a enviar este mensaje de correo electrónico está deshabilitado
Este botón aparece atenuado (no disponible) si hay que sincronizar la configuración
del mensaje con Outlook.
Haga clic en el cuadro de advertencia situado bajo de Detalles del mensaje para
sincronizar la configuración. Si el proceso se realiza correctamente, verá el mensaje
La sincronización ha sido correcta. Si aparece un mensaje de error, intente cerrar el
cuadro de diálogo y abrirlo de nuevo.
Access realiza determinadas comprobaciones, como comprobar que la consulta y las
tablas de destino aún existen, que siguen incluyendo todos los campos del
formulario y que sus tipos de datos no han cambiado. Si las comprobaciones se
realizan correctamente, la página del asistente pide al usuario que especifique cómo
desea procesar las respuestas. En caso contrario, aparecerá un mensaje que indique
al usuario que vuelva a crear el mensaje de correo electrónico.
Prosiga con el asistente de la misma manera que cuando envió por primera vez el
mensaje. Puede que su configuración sea distinta.
Para enviar el mensaje de correo electrónico a varios usuarios, siga uno de estos
procedimientos:
Especifique manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta
opción está disponible únicamente en el caso de una recopilación de datos para
agregar nuevos registros.)
Elija otro campo de dirección de correo electrónico.
Utilice el mismo campo de dirección de correo electrónico pero, en el último paso,
seleccione sólo las direcciones que desee.

Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección Especificar cómo
desea procesar los datos, que aparece anteriormente en este artículo.
Las respuestas de recopilación de datos no se
procesan automáticamente
Síntoma
Está usando Microsoft Office Access 2007 y Microsoft Office Outlook 2007 para generar y enviar un
mensaje de correo electrónico que incluya un formulario de entrada de datos. Los destinatarios informan
de que han rellenado los formularios y los han enviado como respuestas. Sin embargo, no ve los
resultados esperados en Office Access 2007 u Office Outlook 2007. Por ejemplo:
No ve los datos en las tablas de destino de Access. No se agregan nuevos registros o no se
actualizan los existentes.
La columna Estado de recopilación de datos para el mensaje de Outlook muestra un mensaje
de error o la cadena "Mensaje sin procesar". Asimismo, la columna Categorías para el mensaje
muestra un cuadrado rojo o está en blanco.
SUGERENCIA Las columnas de Outlook denominadas Marca de seguimiento, Estado de
recopilación de datos y Categorías muestran el estado de la operación de procesamiento.
Para agregar estas columnas a la vista, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en
un encabezado de columna y, en el menú contextual, haga clic en Selector de campos. En el
cuadro de diálogo Selector de campos, arrastre cada campo y colóquelo a la derecha o la
izquierda de un encabezado de columna existente.
Cuando una respuesta se procesa correctamente, la columna Estado de recopilación de
datos de Outlook está en blanco y la columna Categorías muestra un cuadrado verde.
Asimismo, la columna Marca de seguimiento muestra el mensaje La operación de
recopilación de datos se realizó correctamente.
Resolución
Si sospecha que una respuesta no se ha podido procesar automáticamente, intente con las soluciones
indicadas en la tabla siguiente. Para la mayoría de estas soluciones es necesario corregir primero el
problema y luego exportar la respuesta manualmente. Para obtener más información acerca del

procesamiento manual de respuestas, vea el artículo Procesar manualmente las respuestas de
Problema Causa Solución
Existe una respuesta en la
carpeta de Outlook pero no
se ha procesado. La columna
Estado de recopilación de
datos muestra Mensaje sin
procesar.
Revise las opciones de mensaje en
el cuadro de diálogo Opciones de
recopilación de datos mediante
correo electrónico. Ha elegido
procesar las respuestas
manualmente o una configuración
que impide procesar
automáticamente determinadas
respuestas.
SUGERENCIA Para ver las
opciones, en la ficha Datos
externos, en el grupo Recopilar
datos, haga clic en Administrar
respuestas. En el cuadro de
diálogo, seleccione el mensaje que
desea enviar y haga clic en
Opciones de mensajes.
Exporte la respuesta manualmente.
Para asegurarse de que se procesan
automáticamente las respuestas aún no
recibidas, cambie la configuración en el cuadro
de diálogo de opciones. Para obtener más
información, vea el artículo Opciones de
recopilación de datos mediante correo
electrónico.
Respondí a uno de mis
mensajes pero no se procesa
la respuesta.
Si responde a un mensaje propio, el
procedimiento es ligeramente
diferente.
En vez de completar el formulario del mensaje
que recibe, complete el formulario que está en
el mensaje enviado en la carpeta Elementos
enviados. Examine la carpeta Elementos
enviados y abra el mensaje. Haga clic en
Responder, complete el formulario y haga clic
en Enviar.
En la columna Estado de
recopilación de datos se
muestra la siguiente cadena:
No se encuentra la base
de datos. Busque la base
de datos y exporte los
datos manualmente.
La base de datos se ha movido a
otra ubicación, ha tenido que
cambiar el nombre, se ha eliminado
o está dañada.
Restaure la base de datos en su ubicación
original y exporte la respuesta manualmente.
No se puede abrir la base
de datos para exportar
datos porque la base de
datos ya está siendo
utilizada. Procese
manualmente las
respuestas cuando la base
de datos esté disponible.
La base de datos está abierta en
modo exclusivo y no se pueden
realizar cambios en ella hasta que se
libere el bloqueo exclusivo.
datos en modo exclusivo que la cierre y la abra
en modo normal. A continuación, pruebe a
exportar manualmente la respuesta.
Esta base de datos de
Access está protegida con
La base de datos de destino está
protegida con contraseña. El
procesamiento automático se realiza
incorrectamente si la base de datos
requiere una contraseña.
Exporte la respuesta manualmente. Si desea
que las futuras respuestas se procesen
automáticamente, quite la contraseña de la
base de datos.

una contraseña. Exporte
manualmente estos datos
a Microsoft Access.
La columna Estado de
muestra un mensaje que
indica que falta una tabla,
una consulta o un campo.
La tabla de destino o la consulta se
ha eliminado o ha cambiado su
nombre, o la estructura se ha
modificado de tal forma que el
contenido del formulario no se
puede agregar a las tablas.
Vuelva a crear las tablas de destino y las
consultas, o cree y envíe un nuevo mensaje de
No se puede procesar este
mensaje de correo
electrónico. El formulario
de este mensaje está
dañado o se ha
modificado.
El formulario de la respuesta está
dañado o alguien (el destinatario o
el remitente) ha modificado el
formulario.
Si un destinatario ha modificado el formulario,
pida al destinatario que le envíe el formulario
de nuevo y, a continuación, exporte la
respuesta manualmente.
dañado o no es válido, debe crear y enviar un
mensaje nuevo.
No se encuentra la
información necesaria
para finalizar el
procesamiento en la base
de datos especificada.
Falta la información necesaria para
asignar la respuesta al registro
existente que se va a actualizar.
La configuración de mensajes debe estar
sincronizada con Outlook. Cambie a Access y en
el cuadro de diálogo Administrar respuestas
seleccione el mensaje. En Detalles del
mensaje verá un cuadro de advertencia. Haga
clic en el mensaje del cuadro de advertencia
para sincronizar la configuración y cierre el
cuadro de diálogo. Cambie de nuevo a Outlook
y exporte manualmente la respuesta.
No se pueden agregar o
actualizar datos porque se
produciría un valor
duplicado en un campo
que sólo acepta valores
únicos.
Un campo cuya propiedad Indizado
está establecida en Sí (sin
duplicados) no puede contener
valores duplicados. Si el valor
asignado al campo del formulario ya
existe en el campo correspondiente
de la tabla, no se podrá realizar la
operación.
Pida al destinatario que envíe otra respuesta
con un valor diferente en el campo del
formulario.
El valor que ha
especificado no es un
elemento en la lista de
opciones.
El formulario incluye un campo
necesario que busca valores pero el
usuario no especificó un valor para
el campo o la propiedad
LimitarALista (LimitToList) del
campo está establecida en Sí y el
usuario especificó un valor que no
está en la lista.
Pida al destinatario que envíe la respuesta de
nuevo una vez que complete todos los campos,
o complete, guarde y exporte el formulario de
nuevo.
La columna Estado de
muestra un mensaje que
indica que el valor
especificado en un campo del
formulario no es válido.
El destinatario introdujo datos no
válidos en uno o más campos.
Pida al destinatario que envíe la respuesta de
nuevo una vez que complete todos los campos,
o complete, guarde y exporte el formulario de
nuevo.

Este mensaje contiene un
formulario que debe
rellenar. Cuando termine,
envíelo al remitente de
este mensaje.
Volver a enviar un mensaje de recopilación de
datos
Mostrar todo
Si desea enviar un mensaje de correo electrónico de recopilación de datos existente a usuarios
adicionales o si el mensaje original no les llegó a algunos usuarios, debe enviar de nuevo el mensaje. El
reenvío del mensaje no funcionará.
1. Abra la base de datos que contiene el mensaje original.
2. En la ficha Datos externos, en el grupo Recopilar datos, haga clic en Administrar
respuestas.
3. En el cuadro de diálogo Administrar mensajes de recopilación de datos, haga clic en el
mensaje que desea enviar de nuevo.

4. Haga clic en Volver a enviar este mensaje de correo electrónico.
Si el botón Volver a enviar no está disponible (aparece atenuado)
5. Access realiza algunas comprobaciones, tales como comprobar que las tablas de destino y la
consulta siguen existiendo y que aún incluyen todos los campos del formulario. Si la
comprobación es correcta, Access inicia el asistente que le solicita que especifique cómo desea
procesar las respuestas. De lo contrario, un mensaje le solicita que vuelva a crear el mensaje.
6. Antes de continuar con el asistente, observe que puede especificar configuraciones distintas de
las originales. También puede enviar el mensaje a usuarios diferentes. Cuando se le solicite que
especifique las direcciones, siga uno de estos procedimientos:
 Elija especificar manualmente las direcciones de correo electrónico. (Observe que esta
opción sólo está disponible cuando recopila datos para agregar nuevos registros.)
 Elija otro campo de dirección de correo electrónico.
 Elija el mismo campo de dirección de correo electrónico, pero en el último paso,
seleccione sólo las direcciones que desee.
Para obtener ayuda sobre los pasos del asistente, vea la sección "Especificar cómo desea
procesar los datos" en el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.
Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece
lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese
caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda
modificarse fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué
información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a rela cionar las tablas
entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.
En este artículo
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño
Determinar la finalidad de la base de datos
Buscar y organizar la información necesaria
Dividir la información en tablas
Convertir los elementos de información en columnas
Especificar claves principales
Crear relaciones entre las tablas
Ajustar el diseño
Aplicar las reglas de normalización
Para obtener más información
Algunos términos sobre bases de datos que debe
conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las
de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos
simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.
Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos
y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro
es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento
único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Produ ctos),
por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría
algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
Volver al principio
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se
debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el
espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es
que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información
incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información
incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando
así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
Volver al principio
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los
nombres de productos o los números de pedidos.
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o
Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un
campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría
incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para
identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas.
Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea
necesario.
Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos
de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los
ajustes necesarios en el diseño.
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas
correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
Volver al principio
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a
utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan
simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío
masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas
personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en
uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea
es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el
proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de
tomar decisiones.
Volver al principio
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si
registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios
en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que
contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene
que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario?
¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo,
que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección,
ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una
columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada
elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más
tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de
datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las venta s por
región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible
que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad
de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué
información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta
modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los
elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la
oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea
imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una
columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí
o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro
elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer
también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar
una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita
para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas

ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un
saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el
saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar
el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes
lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos
partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido
de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En genera l, si desea ordenar, buscar,
calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su
propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas
de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es
el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos
adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
Volver al principio
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de
buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría
ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos.
Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra
para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los
pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista
hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos
ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación
le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a
continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos
productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse
muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una
sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución
mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor.
Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos
lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares.
Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está
repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor,
coloque esa información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese
producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el
producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un
producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para
mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los

productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo
se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar
datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de
productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de
proveedores.
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Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema
representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería
Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo
electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede
almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo
electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de
dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y
el campo de dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor
precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos
columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De
igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia,
código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea
realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que
la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o
internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una
columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y
regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar
de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En
lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado.
Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de
unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no
hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla
Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en
un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se
imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los
nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en
un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información
en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el
nombre del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada
tabla.
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Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila
almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de
identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información
recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar
rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica
inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la
tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener
valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave
principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre
en la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o
vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave
principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la
clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal
cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar
una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras
tablas en las que se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada
pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido.
Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave
principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico.
Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de
identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los
identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una
clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente,
es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal.
No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de
una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría
dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está
formada por más de una columna se denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de
las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla
Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.
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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de
forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional,
la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones
entre las tablas para reunir la información según se precise.
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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de
productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada
proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la
tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de
uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del
lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios"
de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores
a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tab la
Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la
clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa
porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves
principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al
identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una
columna compartida.
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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en
muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios
pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta
un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las
dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por
pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que
repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un
diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de

pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se
soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a
varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la
tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instan cias de la
relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave
principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos
y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un
pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de
línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco s erviría utilizar solamente el
campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos
juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan
directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a
varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de
uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido
tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada
producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia
únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así
como todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
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Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar
información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos
pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la
tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la
coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como
clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a

uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla
complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la
información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (q uizás porque se
crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por
las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la
misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas
(cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas
correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implica das deben
compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una
tercera tabla para representar la relación.
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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con
datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos
registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna
que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos
duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e
informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos
duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas
son algunas comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las
tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla.

Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no
se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para
esa información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un
elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un
descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se
calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente
tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos
en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que
tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita
generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese
elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene
información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o
mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas
comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría
general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara
la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una
descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla
Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha
categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla
y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la
tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios
productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo,
considere una tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el
número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe
revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número d e
productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la
tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que e l
número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más
grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por
identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en
dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para
productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
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En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a
veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están
estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina
normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de
haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de
información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se
dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se
conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma
normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son
necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y
nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se
incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda
sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la
clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal
formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de
las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:
Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de
Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe qui tar
Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave
principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más
que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
IdProducto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla
infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna
Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las
columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra
columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en
consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya
clave sea PVP.
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Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear
tablas en una base de datos.
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational
Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-
Wesley Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional.
2005.
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una
tabla
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de
los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea
registrar para una materia en concreto.
En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja
de datos y mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un campo d e otra tabla a la
tabla con la que está trabajando y a definir tipos de datos de un campo.
¿Qué desea hacer?
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Agregar campos mediante plantillas de campos
Agregar un campo de una tabla existente
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea real izar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el
apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría
crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para
almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea
necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la inform ación en sus partes más pequeñas
posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el
nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o
cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para
obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo
Conceptos básicos del diseño de una base de datos .
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre
que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con
la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las
operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para
cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las
características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de
presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar
inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada
para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna,
como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de un a
fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos
a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de
datos.
Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
http://www.contoso.com
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de
Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son
prefijos válidos.
Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la
configuración regional del usuario.
Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
Moneda
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según
los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y
la propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de
la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada
junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.
2. Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.
2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo
campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por
Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable
usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el
menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,
Dirección y Teléfono particular.
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Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista
predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de planti llas de campos integradas que le pueden
ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de
campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias
plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un
campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una
configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un
campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un
nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.
Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo
existente en otra tabla.
Volver al principio
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho,
es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la
información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que
proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información
según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla
relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la
lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vis ta Hoja de datos, se muestran dos categorías en el
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras

tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación.
La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos
disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del
panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
2. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa
tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
5. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
NOTA Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la
Lista de campos y la tabla abierta.
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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja
de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja
de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo,
si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un
identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección
automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se
deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos.
Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de
datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de
la ficha Inicio.
junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.
2. Haga clic en el tipo de datos que desee.
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.
2. Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto Caracteres alfanuméricos
Se utiliza para texto o para texto y números que no
se emplean en cálculos, como Id. de producto.
Hasta 255 caracteres.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor
de 255 caracteres) o texto con formato de texto
enriquecido.
Se utiliza para texto que contiene más de 255
caracteres o que utiliza formato de texto
enriquecido. Las notas, las descripciones largas y
los párrafos con formato como negrita o cursiva son
ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).
Se utiliza para almacenar números utilizados en
cálculos, salvo los valores monetarios, para los que
se utiliza el tipo de datos Moneda.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando
se utiliza para Id. de réplica.
Fecha/Hora Fechas y horas.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.
Tenga en cuenta que cada valor almacenado
contiene un componente de fecha y otro de hora.
8 bytes.
Moneda Valores monetarios.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
8 bytes.
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta
automáticamente cuando se agrega un registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en un
incremento especificado o aleatoriamente.
4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza
para Id. de réplica.
Sí/No Valores booleanos.
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden
contener uno de dos valores posibles: Sí/No o
Verdadera/Falso, por ejemplo.
1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos
de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar
imágenes digitales y cualquier tipo de archivo
binario.
Para los datos adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes. Para los
datos adjuntos no comprimidos,
alrededor de 700 k, según la
capacidad de compresión de los
datos adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos.
Se utiliza para almacenar hipervínculos y
proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web
a través de una dirección URL (localizador uniforme
de recursos) o a archivos a través de un nombre en
formato UNC (convención de nomenclatura
universal). Puede crear también vínculos a los
objetos de Access almacenados en una base de
datos.
Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.
Asistente para búsquedas En realidad no es un tipo de datos; inicia el
Asistente para búsquedas.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y
crear un campo que utilice un cuadro combinado
para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista
de valores.
Basado en una tabla o consulta: el
tamaño de la columna asociada.
Basado en un valor: el tamaño del
campo Texto utilizado para
almacenar el valor.
SUGERENCIA Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a
utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos
Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el
tipo de datos configurando la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize).
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave
principal
Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen
inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal.
En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo
agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
En este artículo
¿Qué es una clave principal?
Agregar una clave principal autonumérica
Definir la clave principal

Quitar la clave principal
Cambiar la clave principal
¿Qué es una clave principal?
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office
Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office
Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan
relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información.
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tabl as y combinar
esos datos de forma significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para
hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de l a tabla
Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal
y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal
de otra tabla.
Clave principal
Clave externa
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código,
sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un
número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el
nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para
la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que
cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma
predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal,
considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de
identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es
aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que
contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más
probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza
que no habrá dos Id. de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como cl ave principal de
una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría
dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está
formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

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Agregar una clave principal autonumérica
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal
y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a
una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar
la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores
numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números
aleatorios.
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Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número
de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para
que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no
debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea
establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de
cada campo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como
clave principal.
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Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán
como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el
campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación
de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá
de que debe eliminar primero la relación.
Eliminar una relación de tabla

1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se
puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en
Relaciones.
3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el
grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que
desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en
Cerrar.
4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar
(la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla
SUPR.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal
desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los
campos de la clave principal.
6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave
principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree
una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor
exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave
principal.
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Cambiar la clave principal
Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave
principal.
2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave
principal.
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Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal
adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas
en una base de datos.
Crear tablas en una base de datos
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas
de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos
para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla
Productos para almacenar información sobre productos. Siempre debe empezar a

diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros
objetos de base de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar
campos a la tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también
información sobre los tipos de datos y sobre el modo de definir propiedades de los
campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requi sitos y diseñar la
base de datos para determinar las tablas que necesita. Para obtener una
introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo
Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo
¿Qué es una tabla?
Crear una tabla nueva
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Importar o vincular para crear una tabla
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Guardar una tabla
Definir las propiedades de los campos
Definir las propiedades de las tablas
¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos.
Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un
determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una
dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y
los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información
sobre un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de
diferentes tipos, como texto, números, fechas e imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo

Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un
diseño correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para
obtener información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo
Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
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Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una
tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una
nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los
objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una
base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de
datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft
Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva
base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. A
continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la
ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se
abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de
datos.
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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee
partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office
Access 2007. Las plantillas de tablas se diseñaron para que fueran compatibles con
las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación,
seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
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Importar o vincular para crear una tabla
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro
lugar. Por ejemplo, puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo
de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una
carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orígenes distintos. Cuando se
importa la información, se crea una copia de la información en una nueva tabla de la
base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una
tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información
existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla
vinculada, los cambiará también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a
continuación). Cuando se cambia la información en el origen mediante otro
programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a
través de una tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de
cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para
cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se
abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de
datos disponibles.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
Nota También puede importar o vincular a una l ista de SharePoint mediante un
comando de la ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones
detalladas.
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Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de
SharePoint. Esta lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o
crear un vínculo a la misma, o bien, puede crear una nueva lista personalizada o una
nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Office
Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.
A continuación, siga uno de estos procedimientos:
Crear la lista a partir de una plantilla
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de
SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva
lista de SharePoint y especifique una descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación
Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso
contrario, desactive la casilla de verificación.
Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada
Haga clic en Personalizado.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de
SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva
lista de SharePoint y especifique una descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación
Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso
contrario, desactive la casilla de verificación.
Importar los datos de una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de
SharePoint que contiene la lista.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos
actual.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea
importar.
Vincular a una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de
SharePoint que contiene la lista.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea
vincular.
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Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se
almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla
Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y
la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el
nombre del producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear
un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access
2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente
almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en
lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el
nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o
realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento
en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de
una base de datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del
diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada
campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla.
También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El
tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que
se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para
cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas
propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por
ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es
decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede
agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar
nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente

En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para
abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo
campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo
campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la
información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por
ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007
examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el
tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de
datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de
datos en la vista Hoja de datos.
Si escribe:
Office Access 2007 crea un campo con el tipo de
datos:
Antonio Texto
http://www.contoso.com
Puede utilizar cualquier prefijo válido de
protocolo de Internet. Por ejemplo,
http://, https:// y mailto: son prefijos
válidos.
Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble
31/12/2006
Los formatos de fecha y hora reconocidos
son los de la configuración regional del
usuario.
Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $
El símbolo de moneda reconocido es el de
la configuración regional del usuario.
Moneda
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la
propiedad Formato, según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50
a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora
mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo
reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los
comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de
datos.

Haga clic en el tipo de datos que desee.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del
título Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre
al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para
el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo
más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón
secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar
nombre de columna en el menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o
números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los
campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por
ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono
particular.
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Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos
que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para
elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de
plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de
crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe
mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o
varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades
que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de
campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y
un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un
modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la
tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del
cual puede crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el
que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo desde una
plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.
Volver al principio

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de
otra tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén
relacionadas. En una base de datos relacional, la información se almacena en tablas
distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al
sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la
información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo
agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado
una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los
campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un
campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar
campos existentes.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se
muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas
relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene
todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda
categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear,
modificar o eliminar una relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los
campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y
coloque el campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vi sta Hoja de
datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
En el panel de exploración, haga doble cl ic en la tabla a la que desea agregar un
campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar
campos existentes.
Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos
de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de
datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista
Hoja de datos.

Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después
se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno
a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.
Volver al principio
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo
creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la
decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto
que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador
numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de
detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el
campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos
que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un
identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo
reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los
comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de
datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en
Office Access 2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto Caracteres alfanuméricos
Se utiliza para texto o para texto y
números que no se emplean en
cálculos, como Id. de producto.
Hasta 255 caracteres.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una
longitud mayor de 255 caracteres) o
texto con formato de texto
Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes
por carácter), de los cuales

enriquecido.
Se utiliza para texto que contiene más
de 255 caracteres o que utiliza formato
de texto enriquecido. Las notas, las
descripciones largas y los párrafos con
formato como negrita o cursiva son
ejemplos comunes de datos para los
que se utilizaría un campo Memo.
puede mostrar 65.535
caracteres en un control.
Número Valores numéricos (enteros o valores
fraccionarios).
Se utiliza para almacenar números
utilizados en cálculos, salvo los valores
monetarios, para los que se utiliza el
tipo de datos Moneda.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
cuando se utiliza para Id. de
réplica.
Fecha/Hora Fechas y horas.
Se utiliza para almacenar valores de
fecha y hora. Tenga en cuenta que
cada valor almacenado contiene un
componente de fecha y otro de hora.
8 bytes.
Moneda Valores monetarios.
Se utiliza para almacenar valores
monetarios (importes).
8 bytes.
Autonumérico Valor numérico único que Office
Access 2007 inserta automáticamente
cuando se agrega un registro.
Se utiliza para generar valores
exclusivos que se puedan emplear
como clave principal. Tenga en cuenta
que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar
secuencialmente en un incremento
especificado o aleatoriamente.
4 bytes o 16 bytes cuando
se utiliza para Id. de réplica.
Sí/No Valores booleanos.
Se utiliza para campos
Verdadero/Falso que pueden contener
1 bit (8 bits = 1 byte).

uno de dos valores posibles: Sí/No o
Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.
Se utiliza para almacenar objetos OLE
de otras aplicaciones de Microsoft
Windows.
Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos
binarios, archivos de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para
almacenar imágenes digitales y
cualquier tipo de archivo binario.
Para los datos adjuntos
comprimidos, 2 gigabytes.
Para los datos adjuntos no
comprimidos, alrededor de
700 k, según la capacidad de
compresión de los datos
adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos.
Se utiliza para almacenar hipervínculos
y proporcionar acceso con un solo clic
a páginas Web a través de una
dirección URL (localizador uniforme de
recursos) o a archivos a través de un
nombre en formato UNC (convención
de nomenclatura universal). Puede
crear también vínculos a los objetos de
Access almacenados en una base de
datos.
Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes
por carácter), de los cuales
puede mostrar 65.535
caracteres en un control.
Asistente para
búsquedas
En realidad no es un tipo de datos;
inicia el Asistente para búsquedas.
Se utiliza para iniciar el Asistente para
búsquedas y crear un campo que
utilice un cuadro combinado para
buscar un valor de otra tabla, consulta
o lista de valores.
Basado en una tabla o
consulta: el tamaño de la
columna asociada.
Basado en un valor: el
tamaño del campo Texto
utilizado para almacenar el
valor.
Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que
no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto
en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el
tamaño del campo o el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de
propiedad TamañoDelCampo.
Volver al principio
Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una
tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene.
Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por
ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o
Productos.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a
continuación, haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a
Volver al principio
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican
inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de
identificación exclusivo, como un número de Id., un número de serie o un código que
sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener
un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la
clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En
primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca
debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi
nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave
principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea
automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas
y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en
el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente
una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos
Autonumérico. El campo está oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en
la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla
que aún no tiene ninguna, debe utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de
filas de cada campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga cl ic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha
especificado como clave principal.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese
campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos
los campos de la clave principal.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como
clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le
pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos
Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya
incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.
Volver al principio
Definir las propiedades de los campos
Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen
entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de
búsqueda y ordenación y controlar otras características de la apariencia y del
funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar

formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de
validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por
ejemplo, la propiedad SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de
datos Memo. No se puede definir esta propiedad en un campo con otro tipo de
datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los
datos. Por ejemplo, las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al
modo en que la información aparece en las hojas de datos de tabla y consulta.
Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes basados en los
campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definición de
propiedades. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el
usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar
cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los
siguientes comandos:
Única define la propiedad Indizado .
Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido
en Sí, se establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para
definir otras propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar
la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para
el que desea definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de
dirección).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula
de diseño de la tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se
pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro
de la propiedad del campo que desea definir. También puede presionar F6 y
desplazarse a la propiedad con las teclas de dirección.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho
del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista
de valores de la propiedad.

En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad
de campo Para
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el
tipo de datos Texto, Número o Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se
muestra o imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al
mostrar números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o
recibe un valor aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de
datos.
Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en
las etiquetas de los formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un
campo cuando se agregan nuevos registros.
ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando
se agrega o cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la
expresión ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí)
una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la
creación y utilización de un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se
especifica una gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)

ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de
Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de
Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad
en Sí) de un campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como
HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar
Texto sin formato para almacenar sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de
un control.
Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los
que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma
decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden
almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de
una propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el
cuadro Zoom. Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de
validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de
propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de
acceso rápido.
O bien,
O bien,
En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de
campo TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.

Propiedad
TamañoDelCampo Descripción
Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de
texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto
más grandes, utilice el tipo de datos Memo.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito
de almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numéricos comprendidos entre -32.768 y +32.768.
El requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre -
2.147.483,648 y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de
cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa
el valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de
otra tabla.
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre
-3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito
de almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -
1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El
requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo
necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16
bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la
réplica.
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y
+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:
Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos
entre 1 hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo
NuevosValores se ha establecido en Incremento, y entre -
2.147.483,648 y +2.147.483,647 cuando la propiedad de campo
NuevosValores se ha establecido en Aleatoria. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.

Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo
necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16
bytes. Tenga en cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la
réplica.
Propiedad Formato
Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más
información, vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Número general: muestra el número tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y
de moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,
independientemente del símbolo especificado en las opciones de
configuración regional y de idioma.
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las
opciones de configuración regional y de idioma del Panel de control
para los importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las
posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y
las posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el
signo de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.

Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:
Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la
configuración de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14-
jul-06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta
Panel de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora
Panel de control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM.,
donde HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora
puede estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH
es la hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida
entre 0 y 23 y los minutos entre 0 y 59.
Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:
Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son
equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos
Autonumérico):

Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo
registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a
cada nuevo registro.
Volver al principio
Definir las propiedades de las tablas
Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a
toda la tabla y a todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de
propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.
Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.
PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico
dinámico como la vista predeterminada al abrirse la
tabla.
ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera
cuando se agregue o se modifique un registro.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro
infringe la expresión de ReglaDeValidación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente
las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el
criterio de ordenación predeterminado de las filas en

la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos
en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué
tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja
secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para
la hoja secundaria de datos que coinciden con el
campo o los campos de clave principal de esta tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de
esta tabla que coinciden con los campos secundarios
de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas
disponibles de la hoja secundaria de datos (valor
predeterminado) al abrirse, o definir el alto de la
ventana de hoja secundaria de datos de modo que se
muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias
de datos al abrirse la tabla.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se
lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta
tabla deben estar disponibles en el menú Ver de
Windows SharePoint Services si la base de datos se ha
publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la
propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando
se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación
de la propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en
Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el
cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a
definir la propiedad ReglaDeValidación en una expresión y desea obtener ayuda,

haga clic en situado junto al cuadro de propiedad ReglaDeValidación para
mostrar el Generador de expresiones..
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de
acceso rápido.
O bien,
O bien,
Crear, modificar o eliminar una relación
Mostrar todo
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007
los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos
comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo,
se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación
de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de
registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de
una relación se incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para
mantener sincronizadas las referencias.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
En este artículo
Crear una relación de tabla
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
Modificar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de
datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes
no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos
comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un
campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer
coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de
ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, ti enen
que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Volver al principio
Crear una relación de tabla mediante la ficha de
documentos Relaciones
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el
botón Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo
Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar
tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de
datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas,
haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando
termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la
clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic
en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si
un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casil la de verificación Exigir
integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la
sección Exigir integridad referencial.
Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.
8. Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la
casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de
un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito ( ∞) en la parte gruesa del otro
extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de
clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos
campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la
propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado
en el lado varios de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe
permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el
valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access
crea una relación uno a varios.
Volver al principio
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de
campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de
datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que
están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras
tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a
continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a
varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta

relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla,
es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más
información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la
que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de
datos en el menú contextual.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de
alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas
relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas
que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene
todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,
aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,
arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de
datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente
para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel
Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no
exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.
Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.
Volver al principio
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación,
modifíquela.
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la
línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se
muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción
Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del
panel de exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de
relación aparece con mayor grosor cuando está s eleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,

7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto,
se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se
puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una
opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo
configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información
sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir
integridad referencial.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las
consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta
que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados
basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores
predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los
correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las
bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de
relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores
de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea

mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla
Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y
los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidenci a.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a
Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de
nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que
representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación
interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos
comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado
ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se
denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la
tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la
derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que
coinciden con las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de
diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta
relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el
cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las
filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción
Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de
ambas tablas sean iguales.
Combinación
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos
registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean
iguales.
Combinación
externa izquierda
Todas las filas Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos
registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean
iguales.
Combinación
externa derecha
Filas
coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al
lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
O bien,
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las
referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para
exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access
rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto
significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una re ferencia así como las
eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y

eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la
sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
Relaciones.
O bien,

7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese
valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean
registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una
tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla
Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se
puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos
si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo,
se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola
operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes
condiciones para exigir la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño
del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de
Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad
referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una
relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como
parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un
estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya
que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se
actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a
la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un
registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por
ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la
integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave
principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
Relaciones.

O bien,
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar
en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de
campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo
para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de
números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en
cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un
campo Autonumérico.
Volver al principio
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la

línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación
seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad
referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la
creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
botón Relaciones.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente
la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación,
haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona
u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá
eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la
relación.

Ronny proaño 6º informatica

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