Servicio express all inclusive
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El documento proporciona un módulo sobre la prestación del servicio de recepción y reservas en hoteles all-inclusive, destacando su funcionamiento, objetivos, importancia, y tipos de huéspedes. Se detalla el funcionamiento operativo de un hotel, así como sus ventajas y desventajas en comparación con hoteles tradicionales. También se aborda el desarrollo de actividades y la organización interna que permite atender las expectativas de los clientes en este modelo de negocio.
Servicio express all inclusive
- 1. Modulo: Prestación del servicio de recepción y reservas hoteleras. Programa: Agente de viajes y Turismo. Docente: Jorge Luis Méndez Morales. Hotelería y Turismo. 2015. Servicio Express – All inclusive.
- 2. Contenido: 1. Objetivo. 2. Importancia. 3. Desarrollo de actividades. 4. Control de servicios. 5. Antecedentes del All inclusive. 6. Definición All inclusive. 7. Funcionamiento de un hotel All inclusive. 7.1. Organigrama de un hotel All inclusive. 7.2. Jefe de recepción. 7.3. Jefe de reservaciones. 7.4. Gerente de Alimentos y Bebidas. 7.5 Gerente de recreación y animación. 8. Ventajas del All inclusive. 8.1. Desventajas del All inclusive. 9. Tipos de huéspedes All inclusive. 9.1. Huéspedes del hotel. 9.2. Huéspedes del club. 10.Servicio de alimentos y bebidas.
- 3. 1. Objetivo. El objetivo principal del Servicio Express, es atender eficientemente las necesidades de los huéspedes; cubriendo sus expectativas en las áreas que conciernen a dicho servicio: Room Service. Bell boys. Valet Parking. Teléfonos.
- 4. 2. Importancia. Su importancia radica en la multifuncionalidad del servicio que es ofrecido por personal altamente capacitado para desempeñar, con eficiencia y rapidez, las diversas funciones comprendidas dentro del concepto de SERVICIO EXPRESS.
- 5. 3. Desarrollo de actividades. Cuando un huésped llama al hotel para reservar o solicitar información, SERVICIO EXPRESS BASE atiende la llamada y la canaliza a reservaciones (SERVICIO DE TELÉFONO). Al llegar el huésped al hotel (con o sin reservación), un OFICIAL DEL SERVICIO EXPRESS le dará la bienvenida (PORTERO) y otra persona se encargará de su equipaje (OFICIAL DEL SERVICIO EXPRESS). En tanto que el huésped se registra, el mismo OFICIAL DE SERVICIO EXPRESS se encargara de clasificar su equipaje y posteriormente lo lleva a la habitación asignada (BELL BOY). Todos los requerimientos del huésped durante su estancia en el hotel (planchas, ganchos, camas extras, cunas, etc.), éste llamará a la BASE DE SERVICIO EXPRESS para que se le haga llegar lo solicitado a través del RUNNER (ESTAFETA).
- 6. 3. Desarrollo de actividades. El huésped también puede llamar a Recepción o Concierge, y en este caso, siempre se canalizará la llamada a la BASE DE SERVICIO EXPRESS, de donde le enviarán lo requerido. Cuando el huésped solicite ROOM SERVICE, la orden es tomada por la BASE SENIOR y un OFICIAL DE SERVICIO EXPRESS se encargará de llevar lo solicitado de la cocina a la habitación del huésped. Durante el CHECK OUT, el OFICIAL DE SERVICIO EXPRESS recoge el equipaje del huésped de su habitación, lo conduce al check room y cuando es necesario lo introduce en el vehículo que lo trasladará al aeropuerto.
- 7. 4. Control de servicios. Los CONTROLADORES DE SERVICIO EXPRESS son las personas encargadas de llevar a cabo el control de los servicios de acuerdo a los estándares establecidos en el manual departamental, y a sus registros.
- 8. 5. Antecedentes del All inclusive. Hoy la gente busca divertirse y tener distintas actividades: el turismo es cada vez menos sinónimo de hotel y más de diversión. Hasta hace poco las vacaciones tradicionales seguían un patrón en donde los huéspedes tenían que buscar la forma de entretenerse; para ello, pagaban de manera independiente el cuarto, los alimentos, las bebidas y, por supuesto el entretenimiento. Pero, los mercados se diversificaban y se expanden, porque la gente tiene necesidad de tener nuevas experiencia; en consecuencia los hoteleros tienen que ingeniar otras formas de ofrecer sus servicios para atraer clientes. Así el británico Thomas Cook contrató en 1841, los servicios de transportación y alojamiento para un grupo que asistía a una convención antialcohólica, celebrada entre las ciudades inglesas de Licester y Longborough; era la primera vez que un huésped recibía por un mismo pago habitación y transporte. Posteriormente, en 1862, Thomas Bennet organizó el primer viaje individual (Individual Inclusive Tour o All Inclusive); este tuvo una buena aceptación por parte de los turistas, ya que por una módica cuota podían contratar diversos servicios.
- 9. 5. Antecedentes del All inclusive. Ya en los noventa, Todo Incluido es una venta de una sola ventanilla, porque en un momento la persona adquiere, por un pago, alimentos, bebidas, diversiones, habitación, etc. Esta característica particular hace que el All Inclusive se dirija a un segmento muy especial del mercado: gente que le gusta estar dentro del hotel participando en diversas actividades, que no quiere invertir tiempo en planear a donde ir, en donde comer y que lugares visitar y. además tiene un presupuesto limitado, pues desde un principio sabe cuanto gastar. Por ello, la fórmula All-Inclusive es: “Pagas en tu ciudad y te olvidas de los gastos básicos” que además tenían un único destino: el Caribe. Por esta razón, las principales cadenas hoteleras han decidido ahora ampliar la oferta de un servicio que les sume más clientes.
- 10. 5. Antecedentes del All inclusive. La fórmula simplifica la vida de los clientes, que pagan en su país y en su moneda un precio fijo por el alojamiento y todo lo que quieran consumir durante sus vacaciones – la mayoría excluyen los servicios personalizados, como puede ser la peluquería del hotel - ; pero también la de las cadenas hoteleras, que cobran por adelantado y pueden calcular de forma ajustada lo que va a ingresar. Éstas además, garantizan la ocupación a través de convenios con varios operadores turísticos, que ofrecen paquetes en los que se incluye el billete de avión y el traslado desde el aeropuerto al hotel.
- 11. 6. Definición All inclusive. El concepto All-Inclusive fue inventado por John Issa, presidente de las cadenas Super Clubs de Jamaica. Su “Resort Copules” fue el primero en utilizarse en el mundo. La idea nació en el Caribe, ligada a playas de ensueño, donde la oferta complementaria para el ocio (restaurantes, actividades) era escasa y que parecían vetadas al turismo familiar, ya que la planificación más modesta disparaba el presupuesto. La respuesta de las cadenas fue una oferta alternativa: un turismo que no tuviera la necesidad de salir del hotel (un gran complejo lleno de restaurantes, piscinas y pegado al mar), muy extendido entre los turistas anglosajones. El término All-Inclusive está compuesto de dos palabras de origen anglosajón: All que significa “todo” e Inclusive que significa “incluido”. Por lo cual en la hotelería se ha usado para definir a un sistema todo incluido, el cuál consiste en proporcionar al turista que compra el paquete, “todos” los servicios necesarios para que disfrute de su estancia en el hotel en forma cómoda y placentera.
- 12. 6. Definición All inclusive. Los servicios que se incluyen normalmente en un paquete All-Inclusive son: • Habitación. • Alimentos. • Bebidas. • Propinas. • Entretenimiento. • Servicio a cuartos. • Servibar. El sistema todo incluido se ha ido expandiendo hasta llegar al punto en que algunas agencias de viajes han logrado integrar una amplia gama de productos en sus paquetes todos incluidos los cuales proporcionan “casi” todos los servicios necesarios para que el viajero goce plenamente del destino que visita.
- 13. 7. Funcionamiento de un hotel All inclusive. Los departamentos más importantes que operan en este concepto son: Recepción, Reservaciones, Alimentos y Bebidas, Actividades Recreativas y/o animación. Los servicios de Lavandería, Teléfonos, Internet, Tintorería, Tabaquería, etc., de ser solicitados, se cargarán a la cuenta del huésped al check out de recepción.
- 14. 7. Funcionamiento de un hotel All inclusive. Una situación que los hoteleros que operan el sistema “Todo Incluido” han resuelto, se refiere a identificar perfectamente a los huéspedes que tienen derecho a disfrutar de los servicios que incluye dicho sistema. Como estos huéspedes no pagan nada en los centros de consumo (ya pagaron por un solo precio), y para evitar que haya otra persona que traten de aprovecharse de la situación, “colándose” y no pagar por consumo, se ha implementado el uso de “distintivos” a los huéspedes en “All-Inclusive”. Estos distintivos pueden ser pulseras o medallas de plástico, gafetes, credenciales, entre otros, y cumplen la función de que solo a los que lo porten tienen derecho a disfrutar los servicios y no pagar en ese preciso momento.
- 15. 7.1. Organigrama de un hotel All inclusive.
- 16. 7.2. Jefe de recepción. En este concepto, el recepcionista verifica si la persona cuenta con reservación o si viene a través de una agencia comisionista, de ser así solicita su cupón para confirmar que coincida con la tarjeta de registro; procede a identificar a sus huéspedes con una bandas plásticas que indican si incluyen comidas, bebidas y actividades. Por ejemplo en el caso del Hotel Riu: Azules con soles: Son bandas que dan derecho al paquete de todo incluido y que son portadas por huéspedes que viajan por medio de una agencia mayorista llamada Fly Hawai Vacations, que por una claúsula del contrato de ésta con el hotel se establece que sus clientes sean descartados como prospectos de compra de “tiempo compartido” siendo este el motivo por el cual se les detienen brazaletes especiales. Verdes Fluorescentes: Se colocan a huéspedes niños o adolescentes que teniendo el paquete “todo incluido” los limita a ingerir bebidas alcohólicas en bares y restaurantes, esto aplica en general para los menores de 18 años.
- 17. 7.2. Jefe de recepción. Verdes Agua: A aquellos que viniendo por intercambio de tipo RCI y que toman el paquete de AI habrá que ponerles brazaletes de este color para identificarlos como dueños de tiempo compartido adquirido en otro lugar distinto al hotel. Así también se colocarán a las llegadas de Fly and Buy. Rojos, Violetas o Azul Celeste: Son rojo, azul y verde los colores de bandas más utilizadas por huéspedes en casa y corresponden a aquéllos que viajan por agencias mayoristas o tipo “TOP” y que tendrán derecho a gozar de AI por una reserva prepagada a la agencia con la que adquirió ese paquete de viaje. En ocasiones sucede que un ejecutivo de esta empresa autoriza el uso de brazaletes para cierta persona o a invitados de huéspedes ya hospedados y se les vende el derecho a goce de AI por un día. Amarillas: Este es el color de brazaletes que tienen el derecho de usar los huéspedes tipo Owner, Guest o Trial y que adquieren el paquete de AI. Dado que este color da el estatus de VIP a un huésped, puede ser colocados en ocasiones para llegadas de VIPS (Very Important People).
- 18. 7.2. Jefe de recepción. Los colores dependerán de la decisión de la gerencia, y se debe tener un control numerado de las mismas, pues sé a dado el caso de personas desapercibidas que les han dado usos deshonestos. Este control evita omisiones de ventas de habitaciones “Walk In”, transferencia de cargos de un huésped a otro, uso deshonestos de tarjetas de créditos, ventas de bandas “All Inclusive” en los hoteles que funcionan con este sistema, ventas no registradas de suplemento de comidas, alojamiento de extra pax sin pago registrado, cambios de divisas de algunos cajeros, maleados ajustes no autorizados, “paid out” no firmados por huéspedes, etc.
- 19. 7.2. Jefe de recepción. Control de brazaletes del Hotel RIU.
- 20. 7.3. Jefe de reservaciones. Este departamento opera en forma similar al de un hotel tradicional la diferencia radica en que en este concepto All-Inclusive, deberá evitar la sobreventa ya que existen en la actualidad pocos hoteles con esta modalidad y sería muy alto el costo enviarlos a otros hoteles similares. De igual forma deberá, llevar un control con las agencias de viajes, realizando firmas de convenios, para fijar una cantidad específica de habitaciones, por semana o por mes (Allotments). Esto asegura a la agencia contar con un número de habitaciones para sus clientes y garantiza al hotel una mejor ocupación.
- 21. 7.4. Gerente de Alimentos y Bebidas. Esta gerencia realiza un papel muy importante en este concepto, ya que de él dependerá planificar, organizar, desarrollar, controlar y evaluar todas las acciones encaminadas a la producción y costos para los alimentos y bebidas que se le proporcionaran a los huéspedes durante su estancia en el hotel. De igual forma deberá tener contacto directo anticipadamente con la gerencia de ventas, para conocer la ocupación y proceder a proveerse de todos los insumos y materia prima para la elaboración de alimentos y bebidas, que se servirán en los bufetes y restaurantes.
- 22. 7.5. Gerente de Recreación y Animación. Esta gerencia tiene como función principal en los hoteles All-Inclusive, la organización de diversas formas de recreación y entretenimiento para que su estancia sea lo más placentera y divertida posible. Lo anterior debido a que los huéspedes que vienen a estos centros de hospedaje son vacacionistas que duran de una a tres semanas alojados en el hotel. Por esta razón, necesitan que el Gerente de Recreación y Animación, realice un programa cada semana, en coordinación con las personas que le asisten y los responsables de las diversas áreas. El programa mencionado, tendrá las siguientes actividades: Juegos de piscina, juegos de mesa, como ping-pong, etc. Juegos de playa, gimnasia, aeróbic, fútbol, volley ball, dardos,etc. Concursos de Baile, entre otros.
- 23. 8. Ventajas del All inclusive. El hotel que opera bajo este concepto tiene las siguientes ventajas: Un porcentaje de ocupación mayor que el sistema que tiene los hoteles tradicionales. Cobrar por anticipado y poder servir aquellos productos que más le convienen. Menos costos de operación, que aunado a lo anterior, trae como consecuencia mayores utilidades. Facilita planear con mucha anticipación la operación del hotel.
- 24. 8.1. Desventajas del All inclusive. Las desventajas de los hoteles All-Inclusive, con relación a los hoteles tradicionales, destacan las siguientes: El servicio se torna “FRIO”, debido a que los empleados saben que tienen su propina asegurada. La calidad del servicio disminuye, porque el volumen de huéspedes aumenta y el de empleados también, pero no en la misma proporción. El hotel pierde imagen, ya que se les considera para huéspedes de bajo poder adquisitivo.
- 25. 9. Tipos de huéspedes All inclusive. Por la misma naturaleza de esta empresa de ofrecer servicios de hospedaje con el paquete “todo incluido” por medio de agencias en mercados potenciales a la ves de ofrecer los servicios de un club privado para socios, se expone una división de las personas que se hospedan como: Huéspedes de hotel. Huéspedes de club.
- 26. 9.1. Huéspedes de Hotel. Una persona que adquirió su paquete de viaje con una agencia con crédito, es decir, con aquellas agencias cuyos cupones vienen a ser una especie de pago por documento que dicha persona entrega al momento de hacer su check in. Una persona que adquirió su paquete de viajes con una agencia sin crédito, esto es, con aquellas agencias que para garantizar la estancia del cliente que nos envían con un pago previo a la fecha de llegada de éste, durante la misma y en ocasiones muy específicas de acuerdo a los contratos que la empresa tenga con la agencia. Una persona que hizo directamente con el hotel los arreglos para su estadía. Puede tratarse de un agente de viajes, un empleado de aerolínea o cualquier persona que haya reservado por “x” número de noches a una tarifa acordada y la garantiza por un número de tarjeta o por el pago de la primera noche de estancia. Personas que viajan por medio del programa de Fly and Buy (prospectos de compra de tiempo compartido con tarifas especiales) que aunque no son huéspedes del hotel por el hecho de que se registren en recepción y se le asigne habitación se debe imprimir un Boucher en blanco de una tarjeta de crédito. Personas que se hospedan en el hotel como cortesías o en condiciones especiales.
- 27. 9.1. Huéspedes del Club. Todas las personas que llegan al hotel y que vienen a formar parte de los “huéspedes de club” están de alguna manera conectadas al concepto de tiempo compartido, se pueden definir cuatro tipos de huéspedes de club: OWNER: Este código se aplica a personas que alguna vez se hospedaron como huéspedes de hotel, asistieron a alguna presentación para ser socios, aceptaron y firmaron algún tipo de contrato con el hotel. GUEST: es una de las cláusulas del contrato que firma un owner con el hotel al comprar el derecho de ser miembro de club, se específica que éste podrá vender la (s) semana (s) que le corresponde hacer goce x año (s ) a familiares ya amigos. RCI: Estas son las siglas con las que se identifican a huéspedes de club que adquirieron el tiempo compartido en un destino y hotel distinto al nuestro y que decidieron disfrutar la semana anual a la que tienen privilegio en nuestro hotel. TRIAL: Sucede en ocasiones que grandes prospectos de compra de tiempo compartido, durante el proceso final de venta ni deciden (por varios motivos) a dar el sí final para cerrar trato y el closer como proceso final le ofrece una especie de membresía a prueba que puede consistir en la venta de una semana en un año “x” en la que estas personas tendrán todos los privilegios de un owner, para que puedan constatar por sí mismos los beneficios que tendrán y finalmente compren.
- 28. 10. Servicio de alimentos y bebidas. Los alimentos se proporcionan siempre en tipo buffet, donde el huésped tiene oportunidad de elegir la clase y cantidad de alimentos a consumir. Mientras que las bebidas las sirve directamente el cantinero al huésped. Cabe mencionar que normalmente la cena se sirve como parte de una noche tema, ya que la decoración, música, platillos, bebidas, indumentarias de meseros son acordes al tema de cada noche, por ejemplo: noche mexicana, noche pirata, noche de cabaret, noche de terror, noche italiana, noche hawaiana, noche de vaquería, entre otras. Así mismo los animadores presentan cada noche un “show” acorde con la noche tema. Espectáculo que forma parte de la cena misma y donde los huéspedes son invitados a participar. Las estancias suelen ser como mínimo de una semana, por lo que los hoteles deben tener una oferta compuesta por varios restaurantes –uno buffet y varios de especialidades o temáticos-, diversos bares –ubicados en el lobby, piscinas, piano bar-, discoteca y actividades de ocio y deportivas.
- 29. 11. Política de cancelación del All inclusive. Para los programas “All Inclusive”, la Empresa retendrá el 30 %, del total del programa considerándolo como no reembolsable, recibiendo la información con mas de 72 horas. Si la cancelación no cumple con las 72 horas de antelación, será retenido el total.
- 30. 12. Factor clave del All inclusive. El turista paga un precio fijo y único por sus vacaciones, no debiendo gastar dinero extra durante el viaje. En situaciones de dificultad económica como en la actualidad, los consumidores consiguen, con el todo incluido, conocer de antemano y ajustar sus gastos vacacionales.
- 31. Modulo: Prestación del servicio de recepción y reservas hoteleras. Docente: Jorge Luis Méndez Morales. Hotelería y Turismo. 2015. Servicio Express – All inclusive.