Gestión documental con SharePoint 2013
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El documento trata sobre la gestión documental utilizando SharePoint 2013, que facilita la creación, organización y recuperación eficiente de documentos en empresas. Incluye funcionalidades como drag & drop, flujos de trabajo, un sistema de búsqueda avanzado y herramientas de colaboración social. Estas características ayudan a mejorar la competitividad y productividad empresarial al optimizar el ciclo de vida de los documentos.
Gestión documental con SharePoint 2013
- 1. Gestión documental con SharePoint 2013
- 2. Gestión documental con SharePoint 2013 Todos los días se crean gran cantidad de documentos en las empresas. Una gestión efectiva permite a los empleados descubrir, encontrar y crear estos contenidos. SharePoint 2013 incluye numerosas características que te permitirá contar con un sistema de gestión avanzado de tus documentos aumentando así la competitividad, productividad y crecimiento empresarial. Controla todo el ciclo de vida de los documentos de tu organización con esta herramienta permitiendo a tus empleados gestionar, publicar, categorizar y posteriormente encontrar de una forma ágil y eficaz toda la información empresarial.
- 3. Crea Añadir documentos con SharePoint es simple y rápido, su nueva funcionalidad drag & drop que facilitará al usuario el guardar, sincronizar y compartir los documentos. Permite crear, modificar, versionar y realizar en la gestión en línea de los documentos gracias a la sincronización con Office Incluye una vista previa de los documentos gracias al nuevo diseño y estructuración de la herramienta. Se pueden incluir propiedades específicas a los documentos que facilitarán la organización y recuperación de los mismos ya que el sistema de búsqueda utilizará estas propiedades para encontrar los documentos
- 4. Organiza Los documentos podrán organizarse en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas. Las bibliotecas nos proporcionan contenedores para depositar los documentos. Su creación es tan simple como ir al lugar donde queremos crearla y lanzar el asistente. Además se podrán incluir carpetas y subcarpetas dentro de las bibliotecas. Las bibliotecas pueden contar con sus propias propiedades y flujos de aprobación. Se podrán definir los tipos de contenido que se pueden incluir dentro de las bibliotecas
- 5. Busca Gracias a la nueva versión de SharePoint 2013 podrá con un sistema de búsqueda potente y eficaz Tendrá la posibilidad de seleccionar diferentes ámbitos de búsqueda (personas, vídeos, documentos, etc..) Los resultados se visualizarán dependiendo del ámbito de búsqueda utilizado. Posibilidad de habilitarse de forma separada tanto en la parte global como en los departamentos y mostrar resultados de todos ellos o solo de uno. Los resultados están protegidos por la seguridad establecida. Existirán paneles de refinamiento donde se podrá refinar la búsqueda por los diferentes metadatos que se haya utilizado para definir los contenidos. El resultado de las búsquedas incluirá una vista previa.
- 6. Gestiona Establece flujos de trabajo para cada uno de los pasos de elaboración de los documentos (edición, publicación, aprobación, firmas, etc…) Podrás establecer también flujos para copiar o mover documentos de un lugar a otro. Determina quien trabaja en cada documento a través de los diferentes niveles de acceso y visualización dependiendo de los permisos del usuario. Crea propiedades y metadatos que te permitirán categorizar y clasificar tus documentos o bibliotecas
- 7. Socializa En la nueva versión SharePoint 2013 existe la posibilidad de añadir funcionalidades típicas de las redes sociales dentro de las bibliotecas y documentos. Estas son algunas de las funcionalidades disponibles: Seguimiento: Permite de seguir constantemente sus actualizaciones. o documentos específicos, viendo Etiquetado: Palabras que los usuarios pueden aplicar a los documentos para clasificar la información en forma significativa a ellos Valoración: Los usuarios podrán valorar los documentos a través de los ratings o añadiendo un “me gusta” Comentarios: Los usuarios podrán añadir comentarios a los documentos. Compartir: Posibilidad de compartir algún contenido con otros usuarios ya sea a través del propio SharePoint o en la nube con Skydrive Pro.