Sistema de Gestón Documental Quipux
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Quipux es un servicio web del municipio de Loja diseñado para facilitar el registro, control y organización de documentos digitales y físicos, reduciendo problemas como el traspapelado y mejorando la eficiencia en el manejo de correspondencia. Los beneficios incluyen acceso web, firma digital, y la eliminación del uso de papel, lo que se traduce en ahorro de costos y espacio físico. Desde su implementación, se han generado ahorros significativos en diversas dependencias, evidenciando una mejora sustancial en la gestión documental.
Sistema de Gestón Documental Quipux
- 1. I. MUNICIPIO DE LOJA Dirección de Informática Unidad de Tecnología Sistema de Gestión Documental www.quipux.org Milton R. Canuza Romero E-mail: microm78@gmail.com / Blog: http://microm.wordpress.com / Web:www.mc-management.org
- 2. ¿Qué es Quipux ? QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaría Informática de la Presidencia de la República, ahora implementado en el I. Municipio de Loja. Permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una organización (correspondencia).
- 3. Situación Actual Envío y Recepción de Memos, Circulares y Oficios entre Unidades y Direcciones
- 4. Situación Actual EFECTOS: ● Traspapelado de documentos ● Tiempo entrega ● Dependencia del Mensajero ● Archivo físico en cada área ● Exceso uso de material Deficiencias
- 5. IMPLEMENTANDO QUIPUX D ir e c c ió n X Q U I IP U X QU PUX BASE DE DATOS BASE DE DATOS U n id a d A Unidad A Dirección X Dirección Y Doc. Doc. Doc. Doc. Doc. Doc. D ir e c c ió n Y Enviados Enviados Enviados Enviados Traslad. Traslad.
- 6. IMPLEMENTANDO QUIPUX BENEFICIOS: ● Acceso Web, ● Interconectado con las dependencias municipales (Direcciones, Unidades y distritos) ● Firma Digital (seguridad) inviolabilidad de la información ● Tiempo de entrega y recepción inmediata ● Cero Papeles ● Ahorro de espacio físico, costos operativos, costo de recursos ●Agilita la gestión de documentos en el sector público
- 7. FUNCIONALIDAD Creación, Envió, Almacenamiento, recuperación y clasificación de documentos y anexos Creación compartida de documentos, flujo de documentos de acuerdo al orgánico regular Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadan@s) a los documentos de la institución Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados y reasignados Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoria, Firma Digital de documentos generados
- 8. ARQUITECTURA Ciudadan@s Municipio Direcciones / unidades IN T R A N E T IN T R A N E T Distritos G e n e ra d o r P D F B ase de CÓDIGO CÓDIGO D a to s P o s tg re s PHP PHP F ir m a D ig ita l S e r v id o r d e A p lic a c io n e s D o c u m e n to s APLICACIONES G e n e ra d o s
- 9. REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE ● Acceso a Internet ● Navegador de Internet Mozilla Firefox 3 ● Conocimientos básicos de manejo de correo electrónico ● Cuenta de Correo Electrónico
- 10. SEGURIDAD ● Accesos por roles ● Cuentas Auditables ● Usuario Administrador control y seguridad del sistema ● Seguridades Servidor (Firewall)
- 12. PANTALLAS Nuevo Documento Destinatarios
- 13. PANTALLAS Administración 1 3 2
- 14. PANTALLAS Envió y firma de los documentos
- 15. DOCUMENTOS QUE SE GENERAN EN EL MUNICIPIO DE LOJA Unicamente en las siguientes dependencias ● Dirección de Informática ● Comisaría de Ornato ● Comisaria de Higiene ● Dirección Administrativa ● Dirección de Recursos Humanos ● Gestión Ambiental ● Gestión Económica D o c u m e n to s G e n e ra d o s Desde el 05 de enero, hasta la presente fecha
- 16. GASTO ESTIMADO DIRECCIÓN MEM. OFIC. CIRC. TOTAL P. UTIL. COSTO Dirección de Informática 76 136 212 636 $ 12.72 Comisaría de Ornato 178 207 385 1155 $ 23.1 Comisaria de Higiene 184 300 6 490 1470 $ 29.4 Dirección Administrativa 186 291 477 1431 $ 28.62 Dirección de Recursos 37 590 70 697 2091 $ 41.82 Humanos Gestión Ambiental 202 343 545 1635 $ 32.7 Gestión Económica 0 255 255 765 $ 15.3 TOTAL 863 2122 76 3061 9183 $ 183.66 Datos tomados al 21 de abril 2010,secretarias de las dependencias AHORRO UTILIZANDO QUIPUX 89 Dependencias $ 16,345.74 registradas
- 17. “La actual revolución NO es tecnológica, sino un cambio de mentalidad.” (Anónimo) ....Gracias Desarrollado con: