Tecadpub tema 5.2 complementaria
- 1. V V 5.2. Equipos técnicos para el diseño, desarrollo e implementación de sistemas informáticos. Toda organización es un sistema social, cuya estructura refleja de que manera, ésta interactúa con el medio ambiente. En tanto es sistema, constriñe a los subsistemas que la componen y los condiciona, puesto que les impone su propósito. Es útil reconocer estos subsistemas y como interactúan entre sí, para poder juzgar la coordinación que es precisa entre ellos y poder actuar con oportunidad e introducir los cambios correspondientes. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Como sistema, una organización transforma inputs de recursos, bienes, información y servicios para obtener un producto. En su estructura se reconocen tres grupos diferenciados: Los sistemas que atienden a la captación y evolución de los recursos fundamentales, en conexión con el entorno; Los sistemas que permiten la administración o gobierno del sistema mayor u organización; Los sistemas que atienden al desarrollo de las tareas que son requeridas por la actividad de la organización. El input es captado por los sistemas de recursos, que son: Recursos Humanos, Recursos Financieros, Tecnológicos y Logísticos. El procesamiento de los recursos, intersectando personal con operaciones (definidas por los procedimientos), y aplicándose sobre los otros recursos por medio de la tecnología, constituye la función de la empresa agrupada en los sistemas operativos, cuya naturaleza corresponde a las necesidades particulares de cada organización.
- 2. V V Todo el conjunto de recursos y operaciones, tiende a conformar dinámicamente estructuras que son ajustadas también dinámicamente por decisiones de la dirección. esa dirección no se ejerce espontáneamente, sino que está a su vez estructurada: el sistema de administración, o sistema de gobierno, que se compone de varios sistemas corporativos, así llamados por tratarse de sistemas que afectan a la totalidad de la organización. Estos son el Sistema Decisional, que establece la mecánica por medio de la cuál se toman las decisiones, el Sistema de Información, que explicita la estructura a través de la cual se captan y elaboran los datos, el Sistema de Planificación y Control, que anticipan lo que ocurrirá con cierta probabilidad, y evalúan lo que ocurrió realmente, y que constituyen los aspectos complementarios de la toma de decisiones. Las decisiones se toman juntando datos e informándose a través del sistema de información, y otra vez a través del mismo se traducen en órdenes o normas para la producción, que luego se transforman en acciones. El sistema de gobierno esta ahí, para que las personas que dirigen una organización puedan hacerlo sistemáticamente, que dispongan de información organizada para evaluar factores dentro y fuera de la misma, y para que el control de lo actuado sea tan eficaz, como sea posible. La planificación es una toma de decisiones anticipada, pero, de hecho, implica un sistema para realizarla. Como en ese sistema no se puede prever todo, el control es necesario para la acción correctiva. El sistema de información, obra como nexo entre ellos, al transformar decisiones en acciones y los resultados de éstas en información de control.
- 3. V V Las tareas de este ciclo son las siguientes: un acontecimiento externo o interno (evento), produce una excitación que da lugar a un registro de algunas de las variables afectadas: el dato. este se integra en un sistema que conjuntamente a otros datos conforman lo que llamamos base de datos. por medios manuales, mecánicos o electrónicos, el repositorio (la base) es utilizado para el procesamiento, dando así lugar a la información. INFORMACIÓN Y DATOS Todas las mediciones que se hagan sobre variables observadas constituyen datos. Claramente, estos carecen de valor si no se cuenta con un contexto contra el cuál evaluarlos o contrastarlos. Al añadirle el contexto se le da valor semántico al dato, es decir, se le elabora adjuntándolo con otros datos, como mensaje. Pero el mensaje tampoco interesa, es decir “informa”, si no hay motivo para conocerlo. EL PROYECTO DE SISTEMAS Un Proyecto de Sistemas en una organización, es un conjunto de actividades ya sea secuenciales o en paralelo, cuyo objetivo es producir un “producto” informático que se incorpora a la estructura de los procesos de la organización que lo gesta. De todos modos, un proyecto se caracteriza por: Se ejecuta una sola vez; Tiene fecha de comienzo y de finalización; Tiene un presupuesto operativo; Atiende a uno o más procesos de la organización. En este contexto, un proceso de la organización es un conjunto de actividades de la misma cuyo objetivo es producir resultados definidos a partir de datos de ingreso definidos.
- 4. V V Estas actividades pueden tener lugar en paralelo o ser secuenciales. Pueden involucrar el manejo de información, o las acciones de personas. Una característica de los procesos es que se les puede repetir, en condiciones normales, continuamente. También es posible generar métodos alternativos para alcanzar los mismos objetivos. El sistema de información de un área dada está conformado por flujos formales e informales de datos. Tanto unos como otros son útiles y necesarios, así como valiosos. Los flujos formales a menudo están soportados (por lo menos en parte) por el conjunto de programas de software de la base de datos y los que explotan o procesan esos mismos datos, pero de todos modos siempre son más que la suma de estos programas, las normas que los rigen, las personas que los utilizan, alimentan y controlan, son parte del sistema. Además de los flujos formales, los informales aportan abundante información, aún cuando los canales que recorra no estén estructurados. No debe entenderse la informalidad como una característica indeseable, sino más bien como una realidad de la vida, o una constante física. Más aún, estos flujos informales brindan el contexto sin el cuál nuestros datos jamás pasarían a ser información. EL ROL DE LA COMPUTADORA Las computadoras son capaces de tareas que a la mayoría de los seres humanos nos son imposibles, una por una y mucho menos todas juntas. Eso hace que muchas veces, deslumbrados por su capacidad nos preguntemos que puede hacer la computadora en vez de preguntarnos para que sirve una computadora en un área.
- 5. V V Cuando una computadora ha sido utilizada con éxito, lo ha sido por una o más de las siguientes causas: Ha mejorado el rendimiento de un área en relación a tareas rutinarias preexistentes; Ha facilitado el incremento de la capacidad de un área saturada, en relación a tareas rutinarias; Ha liberado al personal del área para realizar tareas creativas, de contacto humano o de desarrollo; sustituyéndolo en las tareas rutinarias preexistentes; Ha mejorado la toma de decisiones en áreas donde la gran cantidad de variables obscurece la decisión humana; Ha contribuido a la toma de decisiones aportando la información de manera inmediata y realizando procedimientos humanamente imposibles; Ha contribuido a la mejora de los servicios que ofrece la organización realizando procedimientos humanamente imposibles. Como se ve la computadora ha desplazado a las personas de aquellas tareas para los cuales los seres humanos no estamos precisamente bien dotados. Estas “habilidades complementarias” de los seres humanos y las computadoras nos permiten delegar las tareas monótonas o complejas (pero normadas) en la computadora y dejar a los seres humanos liberados para el desarrollo de sus puntos fuertes: la creación de mejoras, nuevas oportunidades y de mejores relaciones con los clientes o usuarios de los servicios. Una organización moderna tiene entonces que balancear delicadamente sus recursos humanos e informáticos: necesita supervisar a aquellos y controlar a éstos. Obviamente, también realiza sus tareas a través de ellos.
- 6. V V Considerando que la organización es un sistema que se autorregula para actuar, podemos clasificar en dos tipos a las respuestas que se brindan ante la retroalimentación de información, tanto del medio como de los subsistemas, que llamaremos controles: el primer tipo, rutinario, asegura que las cosas se hacen de acuerdo a lo previsto, o que requieren atención para que se hagan, al que llamaremos Control Reflejo. El segundo, el control que mide los resultados de las estrategias y políticas de la organización en el medio al que llamaremos Control Discrecional. Fundamentalmente, la computadora contribuye a la mejora del sistema en el área del control reflejo, de una manera mas decisiva e importante que en el área de control discrecional. Sin embargo, las aplicaciones actuales a las organizaciones de técnicas de Investigación Operativa, de modelos de simulación y de sistemas expertos permiten aprovechar con éxito las virtudes de la computadora en áreas propias del control discrecional. La computadora contribuye a alcanzar objetivos de las áreas, pero no los alcanza por sí sola. Es una herramienta destinada a facilitar el desempeño de las personas en la persecución de metas. Ese es el motivo de que la Gerencia de Sistemas brinde servicios de sistemas: Está en función de las necesidades de las restantes áreas. LAS COMPUTADORAS TIENEN ÉXITO CUANDO LA ORGANIZACIÓN LOGRA CON ELLAS ALGO QUE NO PUEDE LOGRAR SIN ELLAS. LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON EL SISTEMA SON ESTRATÉGICOS
- 7. V V ES RESPONSABILIDAD DEL USUARIO CONTROLAR Y SUPERVISAR QUE LA HERRAMIENTA SEA LA ADECUADA El usuario debe estar preparado para supervisar el plan de desarrollo de punta a punta, asistido estrechamente por el profesional de sistemas, quien se encargará de los detalles técnicos. Los resultados, y no las actividades, deben ser la medida del éxito. A la luz de todo lo expresado, el ciclo de vida de un proyecto de Sistemas pertenece al área de los usuarios. Nace dentro de ella como necesidad para alcanzar un objetivo, y culmina también dentro de ella como la herramienta de cambio institucionalizada que permite un nuevo funcionamiento del área. Sería ingenuo de parte de la gente de sistemas considerar estas solicitudes tal como vienen., dado que las mismas esconden necesidades más profundas. No siempre el mecanismo de planificación de la organización funciona tan adecuadamente como para detectar con anticipación necesidades de Información, y conformarlas en un plan de sistemas. El profesional de sistemas, por lo tanto, debe prepararse para lo que sigue: en realidad, el usuario que se ha acercado a expresar su solicitud está buscando producir un cambio, dado que si estuviera satisfecho con las cosas como están, no pediría nada. Para cambiar un sistema es necesario o bien cambiar alguna de sus componentes o reorganizarlas de un modo diferente.