tutorial MICROSOFT EXCEL

Tutorial

Presentado por:

Jhon Harold Mejía Sierra

Formato Condicional
Un formato condicional cambia el
aspecto de un rango de celdas en
función de una condición verdadera o
falsa (criterio), facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas
interesantes, destacar valores inusuales,
etc. Para aplicar formato condicional,
realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos
que puedan ser evaluados a través de criterios.

2. Colóquese en la celda o seleccione un rango se celdas
al que aplicara el formato condicional y, vaya a la
ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el
botón Formato condicional.

3. Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional
que dese aplicar.

Resaltar reglas de celdas: Establece el criterio basándose en el
contenido de las celdas.
Reglas superiores e inferiores: Establece un criterio para buscar
los valores más altos o más bajos en un grupo de celdas.
Barras de datos Rellena: las celdas con colores degradados
mismos que en base a la longitud de la barra representan el valor
contenido en la celda.
Escalas de color: Rellena las celdas con colores de diferentes tonos
mismos que representa los valores superiores, medios e
inferiores.
Conjuntos de iconos: Aplica un icono el cual representa los
valores contenidos en las celdas.
Nueva regla: Permite establecer una nueva regla (criterio)
personalizada.
Borrar reglas: Elimina las reglas (criterios) establecidas en las
celdas.
Administrar reglas: Permite ver, editar o eliminar reglas
(criterios).

4. Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar
en caso que se cumpla la condición y, presione
Aceptar.

5. Los datos que cumplan con el criterio especificado en
la condición, se mostraran con el formato
seleccionado.

Herramientas Para
El Manejo De Datos
Tablas (Listas)

La herramienta tabla antes denominada
listas de Excel facilita el análisis y la
administración de los datos de una tabla, ya
que permite ordenar, filtrar, dar formato y
utilizar funciones incorporadas vinculadas
hacia los datos de la tabla. Para crear una
tabla, realice lo siguiente:

numéricos.

2. Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos y,
vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione
el botón Tabla.

3. En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de
celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en
su defecto especifíquelos, si la tabla contiene
encabezados de título seleccione la casilla La tabla
tiene encabezados, y presione Aceptar.

4. Se mostrará la tabla con un formato predeterminado
mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier
momento, así mismo mostrará los indicadores de
filtros en cada encabezado de columna con lo cual
podrá filtrar u ordenar los datos a su gusto.

5. Especifique en seguida la fórmula o función para
obtener un resultado de una o de todas las columnas
de datos.

6. En cada celda donde introdujo la
formula o función, al
posicionarse en alguna de ellas
aparecerá un indicador de filtro
con el cual podrá seleccionar de
forma individual para cada celda
una función incorporada.

NOTA: Si aplica filtros en alguna de las columnas de
datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una
función incorporada, los resultados automáticamente
de actualizarán tomando en cuenta solo los datos
mostrados por el filtro.

Subtotales
La herramienta subtotal, se utiliza para obtener
diferentes resultados de varias filas de datos numéricos
relacionados entre sí por medio de funciones
incorporadas. Para crear subtotales, realice lo
siguiente:

numéricos.

2. Colóquese en cualquier celda de la tabla de datos
y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo
Esquema, presione el botón Subtotal.

3. En la ventana Subtotales, marque las opciones
necesarias para crear un subtotal a su gusto.
Para cada cambio en: Específica que
columna se tomará como referencia para el
subtotal.
Usar función: Permite seleccionar una
función de un grupo de funciones
predefinidas.
Agregar subtotal a: Permite marcar las
columnas de datos numéricos que se
incluirán en el subtotal.
Reemplazar subtotales actuales:
Reemplaza el subtotal anterior con uno
nuevo.
Salto de página entre grupos: Inserta
saltos de página entre grupos de datos.
Resumen debajo de los datos: Inserta el
subtotal en la parte inferior de la tabla de
datos.

4. Enseguida los datos y subtotales serán mostrados a
manera de esquema, mismo que podrá controlar
presionando los botones con número (1, 2, 3), o los
botones de más y menos (+, -), según si desea mostrar
u ocultar información.

Filtros Avanzados
Los filtros avanzados, realizan la misma
función que los filtros normales
(autofiltros), es decir, muestran solo la
información que cumple con el criterio
determinado, pero con la diferencia que en
el filtro avanzado los datos a filtrar pueden
ser copiados hacia otro lugar dentro de la
hoja activa, es decir, la hoja que contiene la
tabla de datos. Para aplicar filtros
avanzados, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga
cuando menos una tabla de datos en alguna de las
hojas.

2. En seguida necesitará definir dos áreas importantes, las cuales son: el
área de criterios (preferentemente debajo de la lista) y el área de
extracción (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma
cantidad de celdas que el área de la lista). Como referencia para Ud. y el
filtro copie los encabezados de la lista hacia las otras dos áreas definidas y
escriba los criterios en el área definida para ese fin.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el
grupo Ordenar y filtrar,
presione el botón
Avanzadas.

4. En el cuadro de dialogo
Filtro avanzado,
especifique los rangos o
escriba los nombres que
hacen referencia al área de
la lista, de criterios y de
extracción.

NOTA: Si los criterios especificados concuerdan con la
información contenida en la tabla de datos, entonces
solo dicha información será mostrada.

Validación De Datos
Está herramienta se utiliza para evitar la
entrada de datos no validos en las celdas
que contengan la validación, es decir, solo
permiten la escritura o selección de datos
válidos, por ejemplo no se permitirán
números con decimales en celdas donde
se hayan validado para datos enteros. Para
validar datos en las celdas, realice lo
siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas
con datos específicos a validar.

2. Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias
las celdas que llevarán la misma
validación, selecciónelas todas.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de
datos, presione el botón Validación de datos.

4. En la ficha Configuración de la ventana Validación
de datos, especifique el criterio de validación para la
celda o celdas seleccionadas.

 Cualquier valor: Permite cualquier tipo de dato, opción
predeterminada en todas las celdas.
 Número entero: Permite solo datos numéricos enteros.
 Decimal: Permite solo datos numéricos enteros y
decimales.
 Lista: Permite seleccionar un elemento de una lista
desplegable.
 Fecha: Permite la introducción de datos cronológicos de
fecha.
 Hora: Permite la introducción de datos cronológicos de
hora.
 Longitud del texto: Permite la introducción de cualquier
carácter a manera de texto.
 Personalizada: Permite la introducción de una fórmula
que calcule un valor lógico.

5. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un título
y un mensaje que será mostrado al posicionarse en la
celda o celdas con la validación.

6. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo
para el mensaje de error, escriba un título y el mensaje
el cual será mostrado al infringir la regla de
validación, y presione Aceptar.
NOTA: El mensaje de entrada
puede ser omitido, pero se
recomienda su utilización
para que el usuario sepa que
deberá introducir en las
celdas validadas, así mismo
sucede con el mensaje de
error el cual también puede
ser omitido, aunque Excel
contempla un mensaje de
error predeterminado
cuando se infringe la
validación

7. Se mostrará inmediatamente el mensaje de entrada en
un cuadro de texto parecido a un comentario, solo
necesitará introducir los datos solicitados en el
mensaje.

8. Si los datos introducidos no fueron aceptados, es
decir, no cumplen con el requerimiento de la
validación, entonces se mostrará el cuadro de dialogo
con el mensaje de error y, algunos botones según el
estilo seleccionado.

NOTA: Cabe mencionar que el estilo Grave es el más restrictivo de todos los
estilos, ya que por ningún motivo permitirá la entrada de los datos que no
cumplan con la regla de validación, mientras que los otros estilos Advertencia e
Información si lo permitirán.

Consolidar Datos

Está herramienta se utiliza para combinar
valores contenidos en rangos de celdas en
uno solo y generar resultados a partir de
funciones predeterminadas. Para
consolidar datos, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas
con datos específicos a consolidar, estos datos pueden
estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque
generalmente se encuentran en hojas diferentes, ya
que dicha información se podría organizar por
ejemplo: por día, por semana, por mes, etc., en cada
hoja.

2. Puede crear o copiar el mismo formato con los datos
en común que llevará el consolidado con respecto a las
hojas de datos, en este caso de cada mes y, colóquese
en la primer celda (superior izquierda) del rango que
se consolidará.

datos, presione el botón Consolidar

4. En la ventana Consolidar especifique la función que
desea utilizar y agregue las referencias de los rangos que
intervendrán en el consolidado, así mismo si lo requiere
puede marcar algunas opciones adicionales como Crear
vínculos con los datos de origen la cual a manera de
auto esquema muestra los datos de origen para obtener
el consolidado, etc.

NOTA: Las referencias a los datos
se agregan y se acomodan en
forma alfabética, por lo que al
analizar la procedencia de los
datos en el consolidado, si es
que se utilizó la opción Crear
vínculos con los datos de
origen es posible que no se
encuentren en el mismo orden.

5. Aparecerá el resultado con los datos ya consolidados,
según la función utilizada

NOTA El: consolidado podrá crearse tantas veces como sea necesario
utilizando diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el
consolidado anterior o creándolo en una nueva ubicación.

Análisis Y Si
Está herramienta para el análisis de datos contiene otras sub-
herramientas tales como: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de
datos, con las cuales se puede realizar análisis completos de la
información, como proyecciones de datos o cálculos a futuro, etc.

Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede
sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar
los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de
cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en
una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos
nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear
escenarios realice lo siguiente:

identificados como celdas cambiantes y celdas de resultado,
necesarias para el escenario.

2. Colóquese en la celda identificada como celda cambiante y,
vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de
datos, presione el botón Análisis Y si y, seleccione la
opción Administrador de escenarios.

3. En la ventana Administrador de escenarios se
indicará si existen o no escenarios definidos, para crear
un escenario presione el botón Agregar.

4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el
escenario y especifique las celdas cambiantes, así
mismo sí lo desea podrá agregar comentarios y algún
método de protección y, presione Aceptar.

5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las
celdas cambiantes y, presione Aceptar

6. Regresará a la ventana Administrador de escenarios
donde aparecerá el escenario hasta ahora creado, si lo
desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro
escenario diferente o en su defecto presionar alguno de
los otros botones según lo que desee realizar.

Agregar: Crea nuevos escenarios.
Eliminar: Elimina los escenarios
seleccionados.
Modificar: Permite modificar algunas
características del escenario.
Combinar: Permite combinar los
escenarios de otras hojas o incluso de
otros libros.
Resumen: Crea un informe tipo
resumen o tipo tabla dinámica de los
escenarios creados

Creación de un Informe tipo resumen
1. Cree todos los escenarios que necesitará para el
informe, repitiendo los pasos anteriores 3, 4 y 5.
2. En la ventana Administrador de escenarios,
presione el botón Resumen.

3. En la ventana Resumen del
escenario, seleccione el tipo de
resumen deseado y especifique
las celdas de resultado.

4. En seguida se mostrará el
resumen del escenario a manera
de auto esquema

Buscar Objetivo
Buscar objetivo es una herramienta la cual buscará la
entrada de datos adecuados siempre y cuando el
resultado esperado sea conocido. Para buscar un
objetivo realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel con los datos
necesarios y adecuados para ser resueltos.

opción Buscar objetivo.

3. En la ventana mostrada especifique la celda que
definirá con el valor conocido la cual debe
forzosamente contener una fórmula, defina también el
valor para dicha celda y por último la celda que
cambiará respecto a los datos introducidos
anteriormente

4. Después de presionar el botón Aceptar, si se ha
encontrado solución a los datos introducidos estos
serán mostrados en la tabla y si desea que estos sean
agregados de forma permanente a las celdas presione
Aceptar, sino desea que la tabla sufra ningún cambio
entonces presione Cancelar

Tablas de datos

 Las tablas de datos se utilizan para mostrar los
resultados de las diferentes entradas posibles al mismo
tiempo, basándose en el cálculo de matrices. Para crear
una tabla de datos realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados
para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione las
celdas de referencia para la tabla de datos, la celda
inicial del rango deberá contener una fórmula.

opción Tabla de datos.

3. En la ventana mostrada especifique las celdas de
entrada de fila y columna, para obtener el resultado
adecuado necesitará ver la distribución de las celdas de
referencia para indicar de forma correcta las celdas de
entrada.

4. Tras presionar el botón Aceptar, la tabla de datos se
habrá creado con los resultados esperados.

Objetos Dinámicos
Los objetos dinámicos como las tablas y los gráficos
dinámicos son herramientas que facilitan la
interacción con los datos de una tabla, permitiendo
en tiempo real modificaciones al contenido, de
formato y de su estructura.

Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas facilitan el análisis, la
organización y el resumen de datos complicados,
para crear una tabla dinámica, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados
para ser analizados por la tabla dinámica y, colóquese
en una celda dentro de la tabla de datos.

2. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas,
presione el botón Tabla dinámica y seleccione la
opción Tabla dinámica.

3. En la ventana Crear tabla dinámica seleccione la
tabla de datos de donde obtendrá la tabla dinámica, o
si los datos provienen de una fuente externa
especifique su ubicación, por ultimo indique donde
colocará la tabla dinámica y presione Aceptar.

4. Aparecerá en la hoja de cálculo el área para la tabla
dinámica, y solo tendrá que arrastrar los campos
adecuados hacia las áreas correspondientes.

4. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de
los campos, la tabla dinámica lucirá de la siguiente
manera:

NOTA: Si el acomodo de los campos no fue
el adecuado, podrá moverlos a voluntad en
cualquier momento con lo que cambiaría de
nuevo la estructura de la tabla dinámica, así
mismo la función predeterminada (suma)
puede ser de igual manera cambiada para
generar otro resultado diferente

Gráficos dinámicos
1. Los gráficos dinámicos representan de forma gráfica e
interactiva los datos de una tabla facilitando su
análisis, para crear un gráfico dinámico, realice lo
siguiente:

2. Abra o cree un archivo de
Excel con datos adecuados para
ser representados en el gráfico
dinámico y, colóquese en una
celda dentro de la tabla de
datos.

3. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo
Tablas, presione el botón Tabla dinámica y seleccione
la opción Gráfico dinámico.

4. En la ventana Crear tabla dinámica con el gráfico
dinámico seleccione la tabla de datos de donde
obtendrá el gráfico dinámico, o si los datos provienen
de una fuente externa especifique su ubicación, por
ultimo indique donde colocará el gráfico dinámico y
presione Aceptar.

5. Aparecerá en la hoja de cálculo el área para la tabla
dinámica y el gráfico dinámico, y solo tendrá que
arrastrar los campos adecuados hacia las áreas
correspondientes

6. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de
los campos, la tabla dinámica y el gráfico dinámico
lucirán de la siguiente manera:

NOTA: Si el acomodo de los campos no fue el
adecuado, podrá moverlos a voluntad en cualquier
momento con lo que cambiaría de nuevo la estructura
de la tabla dinámica y por ende la del gráfico dinámico,
así mismo la función predeterminada (suma) puede
ser de igual manera cambiada para generar otro
resultado diferente

Macros
Las macros en Excel se utilizan
principalmente para automatizar tareas
repetitivas, grabando o programando en
lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones) cada uno de los pasos que
realizará al momento de su ejecución. Una
vez creada una macro, puede asignarla a
un objeto (como un botón de barra de
herramientas, un gráfico o un control)
para que pueda ejecutarla haciendo clic en
ese objeto.

Grabar una macro
Cuando grabe una macro, es recomendable que primero
anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la
macro, esto le permitirá tener una macro más limpia,
es decir, con los menos errores posibles. Para grabar
una macro, realice lo siguiente:

1. Vaya a la ficha Programador, en el grupo Código,
haga clic en Grabar macro.

2. En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado
para la macro, si lo desea puede asignar un método
abreviado el cual ejecutará la macro al presionar la
combinación de teclas asignadas, especifique en donde
se guardará, es decir, el alcance de su funcionamiento,
opcionalmente podrá escribir una descripción sobre su
funcionamiento o creación, por ultimo haga clic en
Aceptar para iniciar la grabación.

3. Realice todas y cada una de las acciones que desee
grabar en el orden adecuado

4. Cuando termine la grabación de las acciones, será
necesario detener la grabación, para ello vaya de nuevo
a la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic
en Detener grabación

NOTA: También puede hacer clic en el botón en el lado
izquierdo de la barra de estado para iniciar la grabación de una
nueva macro, o para detenerla presione el botón en el lado izquierdo
de la barra de estado

Ejecutar Una Macro

Ejecutar una macro significa que los
pasos grabados o programados se
realicen uno a uno de forma rápida y
automática con tan solo presionar un
botón, método abreviado, objeto, etc.
Para ejecutar una macro, realice lo
siguiente:

Asignar la macro a un objeto

1. En una hoja de cálculo, haga clic derecho sobre el
objeto insertado (imagen, gráfico, control, etc.) al que
desea asignar una macro existente y, a continuación,
haga clic en Asignar macro en el menú contextual.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la
macro que desea asignar

Asignar la macro a un botón

1. Vaya al botón Office y, haga clic en Opciones de
Excel.

2. En la ventana mostrada seleccione la opción
Personalizar y¸ en el cuadro Comandos
disponibles en seleccione la opción Macros y
en el listado de macros mostradas seleccione la
que desee agregar un botón a la barra de
herramientas de acceso rápido, por ultimo
presione Agregar y en seguida Aceptar

NOTA: Puede cambiar la imagen del botón asignado a la
macro y el nombre del mismo, presionando el botón
Modificar.

3. Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botón se mostrará
en la barra de herramientas de acceso rápido y solo
necesitará presionarlo para ejecutar las acciones grabadas o
programadas en la macro asignada.

Eliminar una macro

1. Abra el libro que contiene la macro que desee
eliminar.

2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga
clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el
nombre de la macro que desee eliminar y, presione el
botón Eliminar.

Compartir Libro

Está herramienta permite que varias
personas trabajen al mismo tiempo en un
mismo archivo (libro) guardado en una
ubicación de red. Para compartir un libro,
realice lo siguiente:

1. Abra el libro que desee compartir, esté puede ser un
libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas
(Listas de Excel) ni asignaciones XML.

2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga
clic en Compartir libro.

3. En la ficha Modificación de la ventana Compartir
libro marque la casilla Permitir la modificación por
varios usuarios a la vez y, presione Aceptar.

4. En seguida guarde el archivo (libro) en una ubicación
de red donde los demás usuarios puedan acceder al
archivo y abrirlo.

5. En la barra de título del programa aparecerá la leyenda
entre corchetes de que el archivo está [Compartido].

6. De ahora en adelante todos
los usuarios que abran el
archivo visualizarán la misma
leyenda de [Compartido], y
podrán realizar
modificaciones al mismo, si
desea puede ver quienes están
usando el archivo al mismo
tiempo que Ud. presionando
de nuevo el botón Compartir
libro.

7. Si desea aceptar o rechazar los cambios realizados por
otros usuarios, vaya a la ficha Revisar y, en el grupo
Cambios, haga clic en Control de cambios, y
enseguida en la opción Aceptar o rechazar cambios.

8. En la ventana mostrada seleccione que cambios y de
quien desea aceptar.

9. En la ventana siguiente presione el botón
correspondiente si desea aceptar o rechazar los
cambios uno a uno o todos al mismo tiempo.

Formas De Protección
En Excel la información puede ser
protegida a nivel de hoja, es decir, impide
que se realicen cambios no deseados en
los datos contenidos en las celdas
bloqueadas de una hoja y permite
también especificar que celdas serán las
que si permitan modificaciones a su
contenido, o a nivel de todo el libro, es
decir, restringe la creación u
modificación de hojas, así como de su
estructura. Para proteger una hoja o un
libro, realice lo siguiente:

Protección de hoja

1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee
proteger y ubíquese en una de ellas.

clic en Proteger hoja.

3. En la ventana mostrada, deje
marcada la casilla Proteger hoja y
contenido de celdas bloqueadas
para que la protección solo se
realice a las celdas bloqueadas, si
lo desea puede establecer una
contraseña para que solo quien la
conozca pueda desproteger la hoja
y marque solo las casillas
necesarias según lo que desee
permitir que sea modificable en
las celdas bloqueadas y, presione
Aceptar

NOTA Cuando intente realizar alguna modificación de
las no permitidas en la hoja, Excel mandará el mensaje
siguiente:

Protección de libro
1. Abra el libro que desee proteger.

clic en Proteger libro y, en Restringir edición
seleccione la opción Proteger estructura y ventanas.

3. En la ventana mostrada, marque las opciones
necesarias según la protección deseada y, presione
Aceptar.

NOTA: Cuando intente realizar alguna modificación y
está, no esté permitida, Excel mostrará el mensaje
siguiente:

Proteger y compartir libro
Esta herramienta realiza lo mismo que la herramienta
compartir, solo que además permite proteger con una
contraseña el control de cambios impidiendo su
desactivación.

1. Abra el libro que desee proteger y compartir, esté
puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no
contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML.

clic en Proteger y compartir libro.

3. En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir
con control de cambios, establezca y confirme una
contraseña y, presione Aceptar.

4. Guarde el archivo (libro) en una ubicación de red tal y
como lo hizo en el tema Compartir libro, los pasos
siguientes después de guardar serán los mismos que en
dicho tema.

NOTA: Cuando alguien intente desproteger el libro
compartido este le solicitará la contraseña asignada.

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