PMO EM LISARB _ EQUIPE D.BEST
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Este documento apresenta uma proposta para a implantação de um Escritório de Projetos (PMO) em LISARB, com o objetivo de escolher adequadamente os projetos a serem desenvolvidos e fornecer suporte técnico para a gestão do portfólio de projetos. O documento descreve o processo de identificação, categorização, avaliação, seleção, priorização e balanceamento do portfólio, concluindo que o PMO trará benefícios como melhorias na performance dos projetos e visibilidade dos resultados.
PMO EM LISARB _ EQUIPE D.BEST
- 1. PMO Project Office e Nível de Maturidade Turma GPJ04 Natal-RN 2012
- 3. A Empresa A D.Best Consultoria é uma empresa bastante atuante e reconhecida mundialmente no fornecimento de assessoria técnica para gerenciamento de projetos, com ênfase no gerenciamento de portfólios, mais especificamente, na implantação de escritórios de gerencimanento de projetos (PMO). Atua no âmbito estratégico, tático e operacional, de forma a atingir elevada aderância da concepeção estratégica à operação. Sua larga experiência e competência é responsável pela seu elevado Market Share e, consequentemente, pela sua condição de liderança no mercado atual.
- 4. Integrantes da Equipe Guilherme Abreu Monnerat Solon de Pontes Guilherme Augusto Faria de Queiroz Kresly Medeiros Faria Leonardo Cavalcanti Alves Teixeira Paulo Ribeiro
- 5. Objetivo do Trabalho Apresentar proposta para a implantação de um Escritório de Projetos (PMO) em LISARB, no intuito de escolher adequadamente os projetos a serem desenvolvidos, a fim de garantir a aderência com os objetivos estratégicos definidos pelo cliente, bem como fornecer suporte técnico para garantir a adequada gestão do portfólio a ser formado, através do desenvolvimento dos projetos de forma maximizada no que se refere à eficiência e eficácia.
- 6. Planejamento Estratégico - LISARB A definição dos objetivos estratégicos é de suma importância na obtenção de sucesso, no que tange ao alcance das metas almejadas. Destarte, é fundamental o entendimento do plano estratégico elaborado (fornecido pelo cliente), para que sejam inventariados e documentados os componentes do portfólio a ser desenvolvido, iniciando, assim, o Processo de Identificação. Objetivos do Planejamento Estratégico: Aliança por um Lisarb mais justo; Educação para sociedade do conhecimento; Política cidadã baseada em princípios e valores; Economia para uma sociedade sustentável; Proteção social; Qualidade de vida e segurança para todos os lisarbeanos; Cultura e fortalecimento da diversidade; Política externa para o século 21; Combate à corrupção
- 7. Identificação Lisarb Importador Univer Lisarb Grandes Negócios Escola Integral Mobi Lisarb Lisarb Digital Metrô Lisarb Pedalar Reciclar Para Sustentar Lisarb SUS Lisarb Sustentável Tô Limpo Justiça Ágil Lisarb Saneada Lisarb Segura Aliança O Lisarb é Nosso LISARB Ética Creche Para Todos LISARB Social Idoso Feliz é Idoso Saudável LISARB Previdência Esporte e Cidadania Custo Lisarb LISARB Renovável Financia Já
- 8. Identificação Empreeder Lisarb Poupar Lisarb Viajar Trem TranspoLisarb Lixo Rico Lisarb Verde Política Cidadã Caçada Marajá Lisurarb Lisarb Fronteira Lisarb Cidadã OuviLisarb Intrega Já Lisarb Solidário Lisarb do Sec. XXI Lisarb do Conhecimento Educatech Escola Lisarb Educar Para Poupar Lisarb Saudável Água Para Todos Sociedade da Informação Educar ExternaLisarb Capacissor Lisarb Paz e Amor
- 9. Identificação – Pré Categorização Será utilizado um critério de valores, baseado no orçamento do projeto, a fim de se executar um filtro para a prévia categorização dos projetos. Foi definido que projetos com orçamentos superiores a L$ 2.000.000.000,00 (moeda Lisarb), não serão executados.
- 10. Categorização A categorização foi realizada de acordo com os objetivos comuns dos projetos identificados a partir do Planejamento Estratégico. Assim sendo, foram criadas alguma categorias que, para facilitar a implantação dos diversos projetos, foram associadas às diversas áreas do governo através de seus ministérios e coordenadas pelo Ministério do Planejamento, a saber: Portfólio de Projetos - Ministério do Planejamento Ecomonia – Ministério da Fazenda Transporte – Ministério do Transporte Meio-Ambiente – Ministério do Meio-Ambiente Segurança - Ministério da Justiça / Ministérios da Defesa Social – Ministério da Ação Social Educação e Cultura – Ministério da Educação e Cultura Saúde – Ministério da Saúde
- 11. Categorização
- 12. Avaliação O referido processo consiste na coleta de informação de cada componente do portfólio, a fim de subsidiar o processo seletivo. Insta registrar que é de fundamental importância a coleta dos requisitos do cliente, durante a definição dos critérios de avalição a serem adotados. Assim, sob esta óptica, elegemos os seguintes índices para compor o quadro de critérios: Custo de Implementação do Projeto – CIP Valor monetário bruto a ser dispendido na implementação do projeto. Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população. Abrangência do Projeto – AP (número de pessoas beneficiadas) Índice calculado de acordo com a quantidade de pessoas atingidas pelo projeto. Índice de Aprovação da População – IAP Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.
- 13. Avaliação Ainda de acordo com a coleta de requisitos junto ao cliente, atribuímos as seguintes ponderações (pesos) para os critérios escolhidos: Custo de Implementação do Projeto – CIP – 20% Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP – 30% Abrangência do Projeto – AP – 10% Índice de Aprovação da População – IAP – 40%
- 14. Avaliação Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para atribuição das notas referentes a cada critério: Custo de Implementação do Projeto Identificado através de orçamentação preliminar: Nota 1 a 3 : L$ 1,2 bilhão < Custo ≤ L$ 2,0 bilhões Nota 3 a 5 : L$ 0,8 bilhão < Custo ≤ L$ 1,2 bilhões Nota 5 a 8 : L$ 0,4 bilhão < Custo ≤ L$ 0,8 bilhões Nota 8 a 10 : Custo ≤ R$ 0,4 bilhão. Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP Índice de citação em pesquisas de opinião públicas, entre todos os critérios: Nota 1 a 3 : 0% < Citação ≤ 25% Nota 3 a 5 : 25% < Citação ≤ 50% Nota 5 a 8 : 50% < Citação ≤ 75% Nota 8 a 10 : 75% < Citação ≤ 100%
- 15. Avaliação Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para atribuição das notas referentes a cada critério: Abrangência do Projeto – AP Identificado através de estimativas realizadas por especialistas: Nota 1 a 3 : 0% < Alcance da População ≤ 25% Nota 3 a 5 : 25% < Alcance da População ≤ 50% Nota 5 a 8 : 50% < Alcance da População ≤ 75% Nota 8 a 10 : 75% < Alcance da População ≤ 100% Índice de Aprovação da População – IAP Simulação de índice de aprovação em pesquisas de opinião públicas: Nota 1 a 3 : 0% < Aprovação ≤ 25% Nota 3 a 5 : 25% < Aprovação ≤ 50% Nota 5 a 8 : 50% < Aprovação ≤ 75% Nota 8 a 10 : 75% < Aprovação ≤ 100%
- 17. Avaliação Ranqueamento Multicritérios: Em ordem decrescente de nota obtida: Os componentes potenciais do Portfólio deverão ter obtido nota total igual ou superior a 7,0.
- 18. Seleção A tabela abaixo representa uma lista de potenciais componentes do portfólio, tendo em vista que os mesmos atingiram as metas dos critérios de avaliação. O próximo passo se traduz em alinhá-los com a estratégia organizacional.
- 19. Seleção Para promover o alinhamento com a estratégia organizacional, devemos levar em consideração outros fatores, até então ignorados, a saber: Capacidade de recursos de pessoal; Capacidade Financeira (Budget aprovado > Budget de projetos) ; Capacidade do Patrimônio (necessidades físicas). Para fins didáticos, admitamos que o sponsor (presidente de Lisarb) considerou, com foco nos fatores acima apresentados, viável a implementação de todos os projetos que alcançaram as metas desejadas no critério de avaliação. Destarte, o próximo passo é o processo de priorização.
- 20. Priorização Foi utilizado como critério de priorização, o risco de não conclusão do projeto dentro do prazo de 4 anos, que equivale ao período de um mandato presidencial em Lisarb.
- 21. Priorização – Resultado da Matriz Maior Prioridade Menor Prioridade
- 22. Balanceamento do Portfólio Para a construção do gráfico de bolhas, foram utilizados os seguintes critérios: Eixo X: Visibilidade Auferida pelo Projeto (VAP); Eixo Y: Índice de Aprovação do Projeto (IAP); Tamanho da bolha: Custo (CIP); Cor da bolha: Categoria; Textura da Bolha: Abrangência.
- 24. Balanceamento do Portfólio Pela análise do gráfico, constata-se que o portfólio de LISARB está balanceado, uma vez que: Todos os projetos estão concentrados no canto superior direito, indicando que possuem alto grau de visibilidade e alto índice de aprovação pela população; O portfólio compreende projetos de diversos portes (custo); 06 das 07 categorias de projetos estão contempladas no portfólio; Desta forma, nenhuma ação foi necessária no sentido de balancear o portfólio.
- 25. Nível de Maturidade A partir de pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos, aplicando-se questionário apropriado, foi identificado o seguinte grau de maturidade em LISARB: Pontuação Nível de Maturidade 69 pontos Nível 2 – Baixa Maturidade em G.P.
- 26. Benefícios de um PMO em LISARB A implantação de um Escritório de Projetos em LISARB poderá trazer como benefícios: Melhorias quanto à performance dos projetos; Visibilidade ao andamento dos projetos; Antecipação de problemas na execução dos projetos; Gerenciamento adequado do aumento da complexidade e/ou volume dos projetos; Compartilhamento de linguagem e melhores práticas na área de gerenciamento de projetos; Planejamento de capacitação e carreira na área de gerenciamento de projetos; Maior previsibilidade de resultados de projetos; Melhor alinhamento com a estratégia de negócios.
- 27. Hierarquia dos PMOs em LISARB Os PMOs de LISARB serão implantados obedecendo a seguinte hierarquia: Foco da Consultoria Min. Planejamento PMO NÍVEL 3 PMO Estratégico, visando o País como um todo Demais Ministérios PMO NÍVEL 2 PMO visando processos e otimização de recursos em projetos diferentes Governos Estaduais PMO NÍVEL 1 PMO visando projetos e programas individuais
- 28. Função do PMO O PMO em LISARB deve ter a função de Métodos e Procedimentos, uma vez que: O país possui baixo grau de maturidade em G.P.; Permitirá o desenvolvimento, implementação e manutenção da metodologia de G.P.; Possibilitará avaliação do uso da metodologia e sua performance; Permitirá incorporação de melhores práticas.
- 29. Modelo do PMO O PMO a ser implantado em LISARB estará baseado no modelo Torre de Controle visto que deve: Estabelecer padrões para gerência de projetos; Suportar a execução desses padrões; Reforçar os padrões definidos; Promover melhoria contínua nos mesmos; Desempenhar papel de auditoria junto aos outros PMOs.
- 30. Etapas de Implementação do PMO A implementação do PMO seguirá as seguintes etapas: Fases Objetivos Principais I – Diagnóstico Inicial •Analisar estrutura de LISARB; •Estudar nível de maturidade; •Definir foco, função e modelo do PMO. II – Preparação do Terreno •Definir metas e objetivos; •Definir iniciativas de curto prazo e objetivos de longo prazo III – Metas de Curto Prazo •Catalogar projetos; •Treinar as equipes; •Elaborar modelos e padrões. IV – Soluções de Longo Prazo •Gerenciar Recursos; •Implantar Ferramentas; •Gerenciar Portfólio. V – Manutenção e Aprimoramento •Estabelecer processo de melhoria contínua.
- 31. Etapas de Implementação do PMO EAP de implantação
- 32. Métricas de Sucesso Considerando o PMO de Nível 3, as seguintes métricas serão utilizadas para a aferição de sua performance: Quantidade de padrões em G.P. elaborados; Quantidade de acessos na base de conhecimento; Duração média dos projetos; Índice de satisfação da população; Quantidade de projetos em execução;
- 33. Fatores Críticos de Sucesso Os seguintes fatores são de relevada importância para o sucesso do Escritório de Projetos: Comprometimento direto do Presidente de LISARB; Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia do País; Disseminar resultados e lições aprendidas; Propor papéis e definir responsabilidades sincronizadas com as habilidades compatíveis; Estabelecer projetos prioritários e metas factíveis; Possuir infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados.
- 34. FIM