OSM : Formulários

1. Centro Universitário de Caratinga - UNECSistemas, Organizações e MétodosFormuláriosBrendha BoaventuraJosester TeixeiraThales Augusto

2. Introdução O formulário é um importantemeio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadasem dados quantitativos.Tanto o usuárioquanto o analista de sistemasorganizações e métodosdevem saber queformulário é um assunto a sertratado com muitoatenção, poisossistemassãoapoiadospordocumentoscujo a clareza, formato e contéudotornamessesdocumentoseficazes e eficientes.A necessidade dos formuláriospodeserjustificadaemfunção dos seguintesfatores:

3. A importância dos dados e informações, pois a sobrevivência de uma empresa pode depender de ter o dado ou a informação certa na hora certa e de utilizá-la rápida e corretamente ;

4. As exigências legais e governamentais, pois a empresa, como sistema, recebe influências de seu ambiente, e um dos principais fatores de influencia é o governo na geração de papéis, inerentes aos decretos, as leis e aos regulamentos estabelecidos;

5. A padronização nas comunicações, sendo que este é um dos aspectos mais importantes no esquema da eficiência da comunicação das empresas;

6. O armazenamento de dados e informações, sendo que este aspecto está relacionado à vida e à história dos vários assuntos da empresa, procurando propiciar uma caracterização de cada um dos itens inerentes à operacionalização das atividades da empresa;

7. A função de controle, que é uma realidade no processo administrativo e exige determinado número de formulários;

8. A alteração no número de pessoal administrativo, o que também gera correspondente aumento quantitativo e de importância dos formulários; e

9. O treinamento administrativo dos funcionários da empresa, pois o formulário, ao consolidar um conjunto de dados e informações, possibilita o funcionário tomar uma decisão mais estruturada.Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de:Palavras composição de:

10. Dados fixos (impressos antes do uso), e

11. Dados variáveis (anotados a posteriori)

12. Espaço ou campos;

13. Linhas;

14. Colunas; e

15. formatoModelo de Boletim de Medição

16. Fica evidente que o formulário deve procurar trabalhar com informações importantes, que são aquelas que, em algum momento, podem influenciar decisões tomadas dentro do sistema considerado.As informações importantes ou relevantes podem ser constantes, quando se repetem de forma idêntica em todos os exemplares de um mesmo modelo de formulário; ou variáveis, quando, embora representado uma mesma categoria ou grupo de dados ou de informações, podem variar de exemplar para exemplar do formulário.

17. Modelo da Planilha de Orçamento Base (ou Básico)

18. Quandoele é necessário?O analista de sistemas, organizações e métodosdeveconsiderarque a criação de um fomulário é necessáriasempreque a utilização das informaçõesocorrerdepois do momentoemqueelas se tornamdisponivéis, e hajanecessidade de armazená-lasparaquenão se percam no desenvolvimento do processoadministrativo.

19. Atribuições do Analista de Formulários O analista de formulários não é um cargo muito comum nas empresas, inclusive nas de médio porte.A proposta é que ele atue como catalizador do processo e não de elaboração total dos sistemas administrativos.

20. Procurar incrementar a integração operacional do formulário através de um processo de análise e verificação eficiente e constante;

21. Procurar reduzir o custo do formulário, analisando o seu benefício ao sistema administrativo;

22. Procurar economia do papel, mas sem ferir a eficiência do uso. Para tanto, o analista de formulários deve lembrar-se de que a maior despesa que envolve um formulário não é a elaboração, layout , papel, custo da impressão, mas a mão-de-obra necessária ao seu preenchimento, arquivamento, leitura, etc.;

23. Elaborar formulários que originem uma atitude mental favorável por parte dos usuários. Isto é importante, pois, no momento em que se toma contato com o formulário, se assume imediatamente, de forma consciente ou inconsciente, uma atitude mental favorável ou desfavorável .Ela dependerá da aparência do modelo, que dependerá, por sua vez, da maneira como ele foi traçado (desenho, disposição da matéria) e da apresentação (processo de impressão);

24. Analisar melhor ou cancelar formulários á existentes ou criar novos, segundo as necessidades justificadas por estudos preliminares para cada sistema administrativo;

25. Corrigir as provas gráficas e obter junto aos usuários a aprovação de impressão;Estudar e determinar o método mais eficiente e econômico para reproduzir formulários;

26. Determinar, em conjunto com os usuários, a quantidade inicial, máxima e mínima;

27. Fixar limite de tempo de arquivo, a partir do qual o formulário deverá ser destruído. Com referência a este aspecto, o analista de formulários deve lembrar-se de que isto, muitas vezes, deve ser feito com o parecer do departamento jurídico da empresa;

28. Eliminar o arquivamento de dados ou de informações quando eles puderem ser obtidos com mais eficiência em outra fonte;

29. Assegurar que não existem formulários desnecessários e que todos os existentes satisfazem de forma racional sua utilização pelas várias unidades organizacionais da empresa;

30. Promover o planejamento eficaz dos formulários, de modo que eles realmente atendem á uniformização e simplicidade para as quais foram criados;

31. Especificar a obtenção de economia e a oportuna produção e distribuição aos vários usuários; e

32. Atualizar ou elaborar novas rotinas de formulários que irão aprimorar os sistemas administrativos da empresa. O funcionário que absorve a função de analisar formulários de uma empresa pode adquirir considerável importância, através da abrangência em vários aspectos, que podem ser resumidos em:Codificar os formulários segundo um sistema adotado pela empresa;

33. Manter um controle centralizado e atualizado de todos os formulários codificados oficialmente pela empresa;

34. Servir como um elo de ligação entre alguns setores, tais como o almoxarifado de impressos, o departamento de compras, as gráficas externas, a gráfica interna e os usuários dos formulários;

35. Evitar a proliferação generalizada de formulários dentro da empresa, geralmente ocasionada pela ignorância da existência de outros idênticos já em uso em outros setores da empresa, gerados por outros sistemas administrativos;

36. Enquadrar os formulários dentro das regras de racionalização de trabalho, tornando-os mais eficientes e adequados aos fins que se destinam;

37. Servir como fonte de informação constante sobre a finalidade e utilização dos formulários da empresa;

38. Aumentar a eficiência do formulário, através da análise de sua real utilização e entendimento;Funções do Formulário“O formulário é um documento que foi reproduzido por algumas técnicas de impressão, possuindo determinados campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessárias a um ou mais sistemas administrativos. Neste ponto deve-se lembrar que todo formulário é um impresso, mas nem todo impresso é um formulário .”( Lernet, 1982:48)

39. O formulário apresenta determinadas funções que devem ser perfeitamente entendíveis pelos seus usuários.As principais são:Proporcionar uniformidade ou padronização aos procedimentos inerentes aos sistemas administrativos. Para cada situação, utiliza-se de determinado formulário. Portanto, o funcionário aprenderá uma forma, e geralmente a adequada, de elaborar alguns benefícios da uniformidade que podem ser resumidas em:

40. maior segurança, pois o usuário não pode fazer alterações por única e exclusiva vontade pessoal; e

41. maior economia de tempo, pois os casos similares terão um único tipo de procedimento.

42. Proporcionar valor legal a determinadas operações na ou pela empresa. Isso é fundamental em qualquer empresa, como exemplo pode-se citar o recibo que formaliza o recebimento de valores e pagamentos perante terceiros;

43. Estabelecer quais são os dados e as informações que devem ser registradas e processados no sistema considerado. Neste caso, o formulário funciona como agente disciplinador, reduzindo o trabalho de transcrição das operações, funcionado como um elemento selecionador de relevâncias, eliminando os dados ou informações não essenciais ou obsoletos. Isto possibilita usar melhor a capacidade de trabalho do funcionário, aumentando sua produtividade.Facilitar o controle das atividades das unidades organizacionais da empresa. Esta facilidade do controle é proporcionada ao analista de sistemas, organização e métodos pela maior possibilidade de estruturação do sistema, maior fomento às consultas e análises, maior estruturação e ordenação das atividades dos funcionários, entre outros aspectos;Evitar escrituração de dados e informações de maneira repetitiva. Nos sistemas administrativos existe grande quantidade de dados e informações que se repetem em toda operação de mesmo tipo. Em lugar de repetir os registros, o analista deve:Imprimir as informações fixas no corpo do formulário;

44. Definir informação suficiente para as várias unidades organizacionais envolvidas; e

45. Fazer formulários carbonados.

46. Facilitar o fluxo de informações. Os formulários permitem uma circulação eficiente dos dados e informações entre as diversas unidades organizacionais da empresa. Orientam circuitos lógicos, de modo que cada usuário possa contar com os dados de que necessita. Assim, o fluxo de informações , processamento e análise são realizados com um mínimo de custo e esforço e com o máximo de produtividade das unidades envolvidas.Facilitar o tratamento dos dados e das informações. Quando bem desenhados, os formulários satisfazem às necessidades quanto a visualização dos dados e permitem um registro claro e analítico da operação, significando menos desperdícios, interrupções de trabalho e improvisações que favorecem a informação de atritos nas relações de serviço.

47. Facilitar a compreensão e entendimento. O formulário, principalmente quando bem elaborado, propicia melhor entendimento dos dados e informações tanto pelo emitente quanto pelo seu destinatário.

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