【經理人講堂】目標設定：14項規劃工具
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本文件介绍了多种目标设定和工作规划工具，包括6W3H系统分析、SMART原则、系统性列举法和优先矩阵等。通过这些方法，工作者能更有效地定义目标、规划任务并管理优先事项。文中还详细探讨了如何将复杂工作拆解为具体可行的步骤以提高执行效率。
【經理人講堂】目標設定：14項規劃工具
- 2. 1
- 3. 6W3H系統化分析問題，制定有效目標 why→what when + where + who + whom how much + how many how 思考緊扣6W3H，迅速把握目標重點 面對龐雜的工作內容、不知從和做起時 6W3H提供了分析問題的系統性架構 幫助工作者制定有效的目標
- 12. SMART 讓目標清晰確實2
- 17. 系統性列舉法(Systematic Enumeration Method) 由上而下、將工作「因數分解」 類似於演繹法，系統性列舉法是將工作目標由大而小區分出層級 由上而下產生架構的方法，進行的方式與數學的「因數分解」很相近 展開系統性列舉法的要訣是： 不斷地自問「How to？」 將大課題拆解成小課題
- 20. 問「How to？」展開工作細項 對員工教育訓練 提升產品品質 講授品質內涵 品管專業課程 公司政策宣導 How to？
- 21. 問「How to？」展開工作細項 對員工教育訓練 提升產品品質 講授品質內涵 品管專業課程 公司政策宣導 品 質 提 升 的 優 缺 點 建 立 品 質 自 覺 品 質 技 術 課 程 相 關 法 令 課 程 現 行 政 策 未 來 計 劃 推 行 政 策 How to？ How to？
- 34. 彙整工作架構： 發送產品DM給目標客戶 製作DM 發送DM 印刷500張DM 確認發送區域建立發送輪值 確認發送對象寫下姓名 投遞 歸納分類，彙整出工作架構
- 45. 關鍵少數分析法，又稱為帕列托分析(Pareto Analysis) 80/20法則或ABC分析 關鍵少數分析法(Vital Few Analysis) 找出最重要的事，專心做好它
- 46. 義大利經濟學家帕列托(Vilfredo Pareto)在研究19世紀英國人的財富和 收益模式時發現，大部分財富流向少數人手裡 亦即20%的人口，約莫享有80%的財富 關鍵少數分析法(Vital Few Analysis) 找出最重要的事，專心做好它
- 50. 管理學之父彼得‧杜拉克(Peter Drucker)提及 「高效能經理人如果真有任何「秘訣」的話 那就在於「專注」：先做最重要的事，而且一次只專心做一件事」 關鍵少數分析法(Vital Few Analysis) 找出最重要的事，專心做好它
- 51. 有鑑於經理人往往會迫於壓力，傾向於優先解決昨日的危機因此 杜拉克建議，經理人應有「勇氣」大膽選擇未來(而非選擇過去) 著眼於機會(而非忙於解決問題)，找出真正重要的事 將最珍貴的資源，投入於明日的機會
- 61. 步驟10：全程監督 無須鉅細靡遺，但要隨時掌握進度 完成一份「委派工作檢核表」 委派工作項目 委派工作內容 受委派人 委派日期 期中檢核日 截止日期 項目名稱 成功委派工作的10個步驟
- 62. 工作模式化 建立工作範本8
- 73. 由美國工程師甘特(Henry L. Grantt)於1917年發明的甘特圖 縱軸用於記載工作細項，橫軸則標示時間，並以橫線表示各項作業的進度 使項工作何時開始與結束都能一目了然 便能反映出原訂進度與實際狀況之間的落差 甘特圖(Grantt Chart)明確規劃行程，隨時掌握進度
- 74. 拆解各項工作，擬定開始與結束時間 時間範圍 工作 秒 0 15 30 45 60 75 90 熱水瓶裝水 打開熱水瓶蓋 燒水 拿杯子 拿茶包 把茶包放入杯中 拿牛奶 拿湯匙 倒牛奶 將沸水倒入杯中 用湯匙攪拌 拿出茶包 用湯匙攪拌 享用
- 75. 拆解各項工作，擬定開始與結束時間 時間範圍 工作 秒 0 15 30 45 60 75 90 熱水瓶裝水 打開熱水瓶蓋 燒水 拿杯子 拿茶包 把茶包放入杯中 拿牛奶 拿湯匙 倒牛奶 將沸水倒入杯中 用湯匙攪拌 拿出茶包 用湯匙攪拌 享用 工作進度落後 進度線 目前時間
- 83. 編號 工作項目 作業時間 先行工作 後續工作 A1 申請電力增容-召集各相關部門開會 0.5天 A2 A2 申請電力增容-估算成本提出簽呈 4天 A1 A3 A3 申請電力增容-向主管機關提出申請 20天 A2、A3 A4 A4 申請電力增容-電力增容施工接電、輸電 1天 A3、C3 完成 B1 SMT車間搬遷-添購設備簽呈送簽 10天 B2 B2 SMT車間搬遷-現有及添購設備耗電統計 0.5天 B1 A3 C1 新車間配電盤施工-報價、發包、簽呈檢核 3天 C2 C2 新車間配電盤施工-購買材料及電纜 8天 C1 C3 C3 新車間配電盤施工-施工及配電 1天 C2 A4 列出工作細項，寫下所需作業時間
- 84. 開始 C1 A1 B1 C2 B2 B2 C3 A3 A4 完成 3天 0.5天 10天 4天 0.5天 8天 1天 20天 1天 決定各作業路徑起點，繪製路徑圖
- 86. 開始 C1 A1 B1 C2 B2 B2 C3 A3 A4 完成 3天 0.5天 10天 4天 0.5天 8天 1天 20天 1天 10.5天 (10+0.5) 30.5天 (10.5+20) 31.5天 (30.5+1) 決定各作業路徑起點，繪製路徑圖
- 87. 檢核表法 確保萬事不遺漏11
- 89. 透過檢核表，工作者不僅可避免「該做卻忘了做」 還能針對每個細項工作思考「萬一做不到，有什麼應對辦法」 使風險降至最低，工作進行更順利 檢核表法(Checklist Method) 確保萬事不遺漏
- 90. 有效運用檢核表的第一步，就是確定要利用檢核表來達成什麼目的 例如，舉辦新產品發表會時 便可製做一張「物品清單」 確保不遺漏所有必備物品 檢核表法(Checklist Method) 確保萬事不遺漏
- 94. 新產品發表會所需的物品檢察單 賓客部分 □來賓簽名簿 □簽名用簽字筆3支 □新聞稿的資料袋 □來賓名牌 餐點部分 □小蛋糕100人份 □熱咖啡60人份 □熱紅茶60人份 □綜合水果60人份 其他事項 □現場擺設的新品樣本50件 □麥克風3支 檢核表法(Checklist Method) 確保萬事不遺漏
- 96. FMEA管理模式(Failure Mode and Effects Analysis) 計算風險指數，及早思考對策 FMEA是一套偵測問題、評估事發影響的系統 起初用於航太工業管理，之後日漸運用在一般企業管理 如產品設計、製程監管或顧客服務等範疇
- 97. 此管理模式採用3個指標來判定潛在問題 ： 發生度(O Occurrence)、偵測度(D Detection)及嚴重度(S Severity) 並根據程度由低到高個別給予評分，之後再將3個指標的分數相乘 分數愈高，就代表發生的可能性愈高，有必要及早思考解決對策 以免問題發生時措手不及 FMEA管理模式(Failure Mode and Effects Analysis) 計算風險指數，及早思考對策
- 98. FMEA管理模式(Failure Mode and Effects Analysis) 計算風險指數，及早思考對策 由此可見，FMEA著重「事前」偵防，而非「事後」補救 因此愈早使用，愈可以降低日後修正的代價
- 99. FMEA管理模式(Failure Mode and Effects Analysis) 計算風險指數，及早思考對策 實際應用FMEA時，首先必須先確立分析的範圍 從設計端、製造端到服務端，整道生產流程都能做為分析對象
- 100. FMEA管理模式(Failure Mode and Effects Analysis) 計算風險指數，及早思考對策 假設選定以「產品設計」做為評估風險的標的 接下來就是設法找出、並逐一記錄「會影響產品設計的所有可能狀況」 (即潛在問題)，然後針對羅列出的各個項目 依據發生度、偵測度及嚴重度這3個指標，分別給予1~10的評分 最後，將每個項目的3個數值相乘，計算出各潛在問題的風險指數 當風險指數超過125分，就要優先構想解決策略 其餘問題再視風險程度高低，逐步提出改善措施
- 101. 發掘潛在問題，優先處理高風險項目 分析階段 類別 潛在問題 發生度 (O) 偵測度 (D) 嚴重度 (S) 風險指數 (RPN) 產品設計 A 項目1 7 6 9 378 B 項目2 2 9 1 18 C 項目3 8 8 2 128 風險指數計算公式： 風險指數(RPN)=發生度(O)╳偵測度(D) ╳嚴重度(S) 解讀風險指數： 項目1和項目3的RPN均大於125，因此兩者應特別加以防範。而項目1又顯著高於 項目3，表示項目1的潛在問題應優先思考解決對策