СЭД на платформе Alfresco

Система Электронного Документооборота на платформе Alfresco
КРОК предлагает комплексную систему электронного документооборота, реализованную на базе
платформы с открытыми исходными кодами Alfresco.
Это готовое решение, автоматизирующее все процессы управленческого документооборота,
связанные с жизненным циклом информации и организационно-распорядительной документации.
Использование технологий штрих-кодирования и потокового сканирования, интеграция с ЭЦП
(электронной цифровой подписью) обеспечивает создание на предприятии юридически значимого
документооборота. Решение КРОК позволяет организовать централизованное хранение
неструктурированной информации (документов и аудио-, видеозаписей, изображений), обеспечить
регламентированный доступ к документам.
Возможности системы
Основным результатом внедрения комплексной системы документооборота является повышение
эффективности управления организацией, в том числе:
 повышение эффективности деятельности каждого сотрудника;
 усовершенствование систем классификации, индексирования и поиска документов;
 упрощение совместного использования документов при соблюдении необходимого уровня
контроля доступа;
 автоматизация контроля состояния прохождения документов;
 автоматизация контроля исполнения поручений;
 перевод внутреннего документооборота в электронную форму;
 автоматизация процедур архивирования и уничтожения документов, жизненный цикл
которых завершен;
 повышение безопасности и защищенности электронного документооборота.

Комплексная система документооборота КРОК автоматизирует следующие процессы:
 подготовку проекта документа;
 согласование и утверждение проекта документа;
 регистрацию документа;
 рассмотрение документа (формирование поручений/резолюций);
 исполнение поручений и формирование отчетов об исполнении;
 контроль исполнения документов;
 подготовка и согласование договоров;
 управление и ведение архива организации.
Преимущества внедрения СЭД на платформе Alfresco
 Экономичность
o Решение основано на программных платформах с открытым исходным кодом, что
позволяет значительно экономить на стоимости лицензий. В то же время
техническая поддержка КРОК выступает надежным гарантом стабильности работы
системы в течение длительного времени и обеспечивает возврат инвестиций,
затраченных на проект внедрения.
 Скорость внедрения
o Быстрая настройка под заказчика за счет моделирования процессов и остальных
компонентов решения.
o Нестандартные процессы легко добавляются в систему без программирования и
при непосредственном участии функционального заказчика.
 Гибкость
o Результат внедрения точно соответствует потребностям заказчика. Это достигается
за счет специальной методики проекта, основанной на коротких итерациях.
o Развитые средства интеграции позволяют гибко встроить СЭД в любую
инфраструктуру.
Важным преимуществом решения КРОК на платформе Alfresco является заложенная в
архитектуру модульность, которая позволяет заменять отдельные компоненты комплексного
решения с учетом предпочтений или уже сложившейся инфраструктуры заказчика. Основными
модулями комплексного решения являются:
 управление архивом электронных документов;
 управление бизнес-процессами;
 ведение справочной информации;
 разработка и построение отчетов;
 пользовательский портал.

Например, такой важный компонент комплексного решения, как подсистема управления бизнес-
процессами по желанию заказчика может быть заменен на open-source или коммерческую
корпоративную платформу управления бизнес-процессами (BPMS). Вот несколько примеров таких
платформ:
 Activity BPM (open source);
 IBM Business Process Manager;
 Progress Software Savvion;
 Software AG webMethods.
Такая модульная архитектура дает уникальную возможность в проекте внедрения комплексной
системы принимать решения по повторному использованию уже внедренных в компании
платформ, значительно сокращая общую стоимость владения решения.
На следующем рисунке показан пример процесса документооборота, реализованный на
платформе IBM Business Process Manager.

Услуги КРОК
Внедрение комплексной системы документооборота
Специалисты КРОК осуществляют экспресс-анализ процессов документооборота, установку и
настройку системы в соответствии с требованиями заказчика. При необходимости формируют
список требований по совершенствованию системы, проводят консалтинг и разработку
регламентирующих документов.
Развитие корпоративной системы документооборота
Стандартное решение, внедряемое КРОК, может в дальнейшем быть доработано с учетом новых
бизнес-требований. Это позволяет адаптировать систему электронного документооборота к
меняющимся условиям. Подобный подход по сравнению с внедрением системы «с нуля»
способствует сокращению стоимости и сроков реализации проекта.
Консалтинг и разработка концепции документооборота
Специалисты КРОК проводят анализ процессов документооборота, разрабатывают пошаговую
стратегию по оптимизации и унификации целевых процессов, а также методологию, регламенты
ведения электронного документооборота и другие документы, необходимые для
функционирования корпоративной системы документооборота.
Создание инфраструктурного фундамента корпоративной системы электронного
документооборота
Комплекс работ включает в себя проведение аудита ИТ-инфраструктуры, подготовку технического
задания по развитию ИТ-инфраструктуры, обоснование выбора решений в соответствии с
результатами функционального и нагрузочного тестирования.
Для моделирования нагрузки используется программное обеспечение JMeter и собственные
наработки компании КРОК.
Для обеспечения беспрерывной и надежной работы системы электронного документооборота
КРОК разрабатывает политики резервного копирования и восстановления данных, проектирует и
внедряет необходимую для этого инфраструктуру. Возможные сбои системы моделируются в
рамках Центра компетенции компании КРОК.
Техническая поддержка
Комплекс работ по технической поддержке включает в себя:
 консультации по телефону и электронной почте по вопросам установки и эксплуатации
программ, оптимизации производительности системы, выбора оборудования,
операционной системы и СУБД;
 оперативное восстановление работоспособности ПО (дистанционно или с выездом
инженера в офис заказчика);
 подготовку регулярных отчетов о текущем состоянии системы, возможных проблемах
функционирования и об их решении;
 плановый аудит состояния системы;

 закрепление за заказчиком выделенной группы инженеров КРОК.
Кроме поддержки систем электронного документооборота возможно сопровождение СУБД (Oracle,
MS SQL и др.), операционных систем и любых других ИТ-сервисов заказчика.
Компания КРОК помогает организовать службу технической поддержки (ServiceDesk) на
территории заказчика, либо оказывает поддержку силами специалистов Центральной службы
технической поддержки (ЦСТП), расположенной в офисе КРОК. Для организации работы ЦСТП
КРОК использует признанную во всем мире и проверенную на практике методологию ITIL
(Information Technology Information Library).
Квалификация и опыт инженеров
Специалисты КРОК регулярно проходят обучение и сертификацию у партнеров в России и за
рубежом.
Квалификация специалистов КРОК подтверждена более чем 2800 сертификатами ведущих
производителей оборудования и программного обеспечения.
Тестирование решений
В Центре компетенции КРОК специалисты воссоздают элементы существующей инфраструктуры
заказчика, моделируют и проводят тестирование предлагаемых решений, в том числе и систем
управления корпоративной информацией.
Это дает возможность прогнозировать результаты внедрения, снизить риски, лучше адаптировать
систему к условиям эксплуатации и инфраструктуре заказчика.

СЭД на платформе Alfresco

More Related Content

What's hot (20)

Similar to СЭД на платформе Alfresco (20)

More from КРОК (20)

СЭД на платформе Alfresco