ECM problems
Download as PPT, PDF0 likes240 views
Документ рассматривает проблемы и недостатки современного электронного документооборота, подчеркивая необходимость изменений и создания новых систем. Он выделяет ключевые факторы, влияющие на будущее управления электронной информацией, такие как сложность существующих решений и потребность в упрощении. Тенденции, определяемые Gartner, включают в себя ориентированные на контекст приложения и использование облачных сервисов для повышения доступности и безопасности документов.
ECM problems
- 1. Проблемы и недостатки современного электронного документооборота или зачем строить новую СЭД Вадим Ипатов +7 (495) 956 7928 Vipatov@inttrust.ru
- 2. Объемы документов Предпосылки для изменений. Число участников Опыт эксплуатации Производительность Номенклатура Масштабируемость документов Предприятие «Находимость» Сложность системы информации Сложность нахождения Распредленная архитектура Удовлетворенность Нагрузка на систему Сквозной документооборот пользователей Юридическая значимость «Сквозной» контроль Сквозные процессы уровня предприятия Линейные подразделения Общие и локальные хранилища Прямое электронное взаимодействие подразделений Сквозные процессы подразделений Электронные оригиналы Рабочие группы Единые нормы и правила Прямой доступ к содержанию Коллективная подготовка Собственные модули Поиск по множеству баз данных Управление доступом Управление делами Регистрация документов. •Информирование заинтересованных лиц Постановка на контроль. • Подготовка аналитических справок и построение отчетов
- 3. 4 группы факторов, которые будут определять ближайшее будущее ЕСМ. Прогнозы от AIIM «Цифровые свалки становятся все более трудно обрабатываемыми» (Проблема контроля/доступа – одна из важнейших на ближайшие 5 лет) «Сложное побеждает простое» (Простота использования, простота внедрения, простота интеграции – названы наиболее востребованными. Прослеживается неудовлетворенность сложностью существующих решений) «Фокусируясь на упрощении решений, необходимо избегать возврата к простым, но устаревшим моделям прошлого» (Прослеживается перенос бумажных подходов в электронную среду) «Они все еще не знают, чего они не знают». (Опрос AIIM среди малых компаний показал, что 89% John F. Mancini опрошенных считают управление электронной информацией важным или чрезвычайно важным. При этом President AIIM 63% (!) уверены или почти уверены, что у них с этим делом обстоит все хорошо.)
- 4. Видение Gartner стратегических тенденций Контекстно ориентированные приложения Мобильный прицел приложений и интерфейсов Аналитика следующего поколения «Большие данные»: Объем, сложность форматов и скорость доставки превышают сегодня возможности традиционных технологий управления данными Облачные сервисы «Консьюмеризация» Безопасность и конфиденциальность
- 5. Распределенное размещение и потребление контента по адресно- целевому принципу – повышение быстродействия, масштабируемости, доступности «Контент должен быть проиндексирован как корпоративный ресурс, но он должен находиться ближе к пользователю» Майк Бьер. Интеллектуальное ведение и сопровождение бизнеса.
- 6. Сети и сайты ЭДО Сайт 1 Сайт 2 Сайт 11 Сеть 1 Сайт 3 Сайт 12 Сеть 2 Сеть 2 Сайт 21 Сайт 12 Сайт 3 Сайт 22 Распределение нагрузки Повышение доступности документов Упрощение управления доступом
- 7. Персонализация делового контента и интерфейса рабочего места пользователя – контекстный подход к документированию
- 8. Привычный механизм Создание документов Поиск и обнаружение Вычисление прав доступа Предоставление Информация
- 9. Персональные коллекции документов Базы индивидуального пользования Динамическое наполнение облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД Вычисление прав доступа однократное
- 10. Как это работает ПКД ь ар нд в в ия ко ко ле ен ни ль ни в в Ка ко ко ш ро уд уд Ре тр ни ни нт тр чт чт аа ны со щ Ко со щ мо мо по по в ла в те я я со со ци ци по по П я я бо на на ес ес ак ак ияя Ре Ре твви он он оц оц ра пр пр в йсст тр тр ты ей ек ек от от Де Активности ен Д Эл Эл Каналы ы ы ум ал ал ок гн гн Д Си Си Корреспонденция Отчеты и сводки Распоряжения Мероприятия Новости Планы
- 11. «Просвещение внедрять с умеренностью, по возможности избегая кровопролития» из «Устава о свойственном градоправителю добросердечии», сочинения градоначальника Беневоленского (М.Е.Салтыков-Щедрин. История одного города)
Editor's Notes
- #2: Хотелось бы поделиться нашим пониманием текущих проблем СЭД и привести два примера конкретных решений, направленных на преодоление определенных проблем, тем самым проиллюстрировать суть нашей инициативы – донести до широкой общественности, что и зачем делается в новой СМ. Наша задача попытаться вскрыть проблемы современного электронного документооборота, оценить меру их воздействия на бизнес, на деятельность организаций, найти оптимальные решения и их реализовать
- #3: тел: (095) 956-79-28, WEB:www.intertrust.ru Одной из главных проблем документооборота сегодня, о которой говорится повсеместно, является интенсивный рост объема информации. Реализация множественных, разнородных, часто взаимно противоречивых требований к СЭД в сочетании с обращением большого количества потребителей с разнообразными запросами к огромным массивам данных приводят к экспоненциальному росту нагрузки на систему и соответствующему падению производительности. При определенных соотношениях технических и эксплуатационных характеристик система перестает быть масштабируемой. Т.е. СЭД достигает порога интенсивности нагрузки, за которым она не может нормально функционировать, независимо от предоставляемых ей системных ресурсов.
- #4: тел: (095) 956-79-28, WEB:www.intertrust.ru Вот еще примеры наблюдений от признанного в мире авторитета – шефа организации AIIM Джона Манчини
- #5: тел: (095) 956-79-28, WEB:www.intertrust.ru СЭД не может оставаться в стороне от современных тенденций в ИТ. Это то, чего системам сегодня не хватает. И это тоже должно восприниматься как недостатки СЭД. Более подробную (хотя и не исчерпывающую) информацию о проблемах и недостатках СЭД можно найти на ресурсе нашей инициативы, в стартовой публикации, где я попытался отобразить комплекс проблем пока без решений.
- #6: 2 примера подходов к решению некоторых проблем. Первый связан с производительностью СЭД в условиях территориальной распределенности
- #7: тел: (095) 956-79-28, WEB:www.intertrust.ru Продолжительный опыт работы с Lotus Notes научил нас создавать распределенные среды со сложной топологией с использованием механизма репликации документов. И мы готовы сделать следующий шаг: от географического разнесения информации в соответствии с распределенной оргструктурой к многоуровневым схемам размещения контента. Распределение контента по сетям и сайтам позволяет не только распределить нагрузку на систему, но и создать условия для упорядочения информационных завалов, сделать естественным образом содержимое более структурированным, упростить задачу управления доступом.
- #8: 2 пример отражает подход по организации контекстно ориентированной работы пользователей
- #9: При существующем подходе крайне проблематичным является обнаружение нужной информации в общекорпоративных завалах. Средства навигации и поиска часто не дают удовлетворительных результатов. Об этом свидетельствуют многие исследования. Кроме того, при правильном подходе к управлению доступом - на уровне документа, а не базы данных - вычисление прав доступа может существенно увеличивать нагрузку на систему. Это приводит к неудовлетворенности пользователей. Вот так и появляются множественные экземпляры одного и того же документа, хранящиеся локально. Со всеми вытекающими последствиями.
- #10: Наше предложение – это ПКД – новый подход к организации доступа к документам. Достоинства ПКД – высокое быстродействие, малое время ожидания отклика, высокая доступность документов в контексте работы конкретного пользователя, надежное управление доступом.
- #11: Информация различного рода поступает из различных источников по различным каналам. Она должна быть агрегирована и представлена и потребует разных действий, которые должно быть однозначно понятно как выполнить
- #12: О других наших подходах и решениях мы будем информировать общественность в ходе нашей инициативы. Необходимость переоценки ценностей назрела, и новые подходы, новые возможности будут востребованы. Но мы не преследуем цель шоковой смены парадигмы. В любом случае, мы держим в голове параграф 14 из устава, который предлагал статский советник Феофилакт Иринархович Беневоленский. Назревшая необходимость платформенных и архитектурных и других изменений не должна перечеркивать уже сделанные инвестиции наших заказчиков – в инфраструктуру, развитие, персонал. Новое должно добавляться по мере востребованности и необходимости.