MATERI KAIZEN, Pemanfaatan Kaizen di dalam perusahaan, Lean Management,
- 1. GEMBA KAIZEN Oleh : Setiyono PT. METEC SEMARANG KUBOTA CORP.
- 2. KAIZEN Latar Belakang Kaizen Kaizen adalah aktifitas perubahan yang dilakukan secara terus menerus untuk meningkatkan apa yang telah dicapai ke arah yang lebih baik Kaizen adalah peningkatan dalam keahlian , kesadaran akan pencarian sumber masalah ,kreativitas , penciptaan ide dan implementasinya, bukan orientasi kesalahan namun untuk memperbaiki kesalahan
- 3. Pengertian Kaizen Kai (改) = Break, Change Zen (善) = Good , For The Better 改善 = Continual Improvement Kaizen = continous improvement yaitu usaha perbaikan terus menerus, tahap demi tahap untuk menjadi lebih baik dari kondisi sekarang Kaizen = Mengambil yang baik, membuang yang buruk dan menciptakan yang baru ( Ary Ginanjar Agustian ) KAIZEN
- 4. Lingkup Kaizen Ruang lingkup kaizen tidak terbatas , dimulai dari : Diri kita sendiri Keluarga Rumah Tangga Lingkungan Masyarakat Perusahaan Negara KAIZEN
- 5. KAIZEN Konsep kaizen ini mengasumsikan bahwa hidup kita ( cara kerja, hidup bersosial atau rumah tangga ) seharusnya berusaha untuk terus menerus mengalami perbaikan. Meskipun perubahan di dalam Kaizen tidak dramatis tetapi sedikit dan bertahap, perubahan yang diakibatkan dalam jangka waktu tertentu cukup besar. Hal ini berbeda dengan perubahan yang dihasilkan oleh western manajement yang biasanya dramatis. Kaizen merupakan payung bagi semua manajement practices yang berkembang seperti TQC, ZD, JIT dll
- 6. Mengapa Menggunakan Kaizen? Cepat dan mudah pelaksanaannya Big impact ( Dampak Besar ) terhadap attack ( pemecahan ) ke akar masalah Hasil bisa langsung dirasakan Menggunakan SDM yang ada Fokus pada major issue ( masalah utama ) Teamwork, lihat dengan kacamata berbeda Melewati semua batasan birokrasi Bisa dipakai untuk referensi Kaizen berikutnya
- 7. Apa yang dipelajari di Kaizen ? Sejarah Lean Production System -“Lean Production”. Tujuan dari sistem ini adalah untuk meminimumkan penggunaan sumber- sumber daya yang tidak memberi nilai tambah pada produk. - Strategi efisiensi yang dapat menurunkan biaya, meningkatkan output, menjadi lebih kompetitif, dan meningkatkan hasil produksi
- 8. Apa yang dipelajari di Kaizen ? Mengenal 7 muda (無駄 )/waste di manufaturing Value added ( nilai tambah ) vs non value added Ergonomic, work flow & work stations Material flow dan line lay out Base data vs improvement Follow up activities after Kaizen
- 9. Sistem Produksi Lean JIT JIDOKA Penggunaan yang efisien dari : -orang -peralatan -Material - space/tempat - Meningkatkan kemampuan proses -Meminimalkan variasi - mengelola ketidaknormalan
- 10. Penyebab Kaizen Gagal Fokus di area tertentu bukan pada perubahan budaya Tidak melibatkan semua bagian Ketakutan gagal dan ragu pada hal baru Ketidakmampuan untuk melihat proses secara keseluruhan Salah prioritas utama (produksi, design, bisnis) Ketidakmampuan membaca peluang ke depan Gagal menerapkan CREATIVITY
- 11. Penerapan Kaizen di Industri Flex & Response : penambahan produksi sekecil mungkin ( tidak ada stock) Fokus pada pengurangan Non Value added karena handling proses Pengurangan abnormal proses untuk memaksimalkan aliran proses Pull system semaksimal mungkin Ergonomic dan peletakan line tooling Material flow dan inventory system secara keseluruhan
- 12. GEMBA GEMBA KAIZEN Gemba (現場) = Lokasi , Lapangan Gemba Kaizen = adalah suatu metode Improvement di lapangan produksi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas di perusahaan Gemba adalah ‘real place’ yaitu tempat dimana suatu tindakan dilakukan atau terjadi. Didalam bisnis gemba adalah tempat dimana suatu aktifitas yang bernilai (value-adding) untuk dapat memuaskan konsumen. Gemba didalam manufacturing industry adalah tempat dimana dilakukan proses pengembangan (developing), produksi dan penjualan produk. Didalam ‘service’ gemba adalah tempat dimana customer berinteraksi dengan tempat pelayanan jasa.
- 13. GEMBA Problem yang biasa timbul pada kebanyakan manajer adalah mereka lebih senang duduk didalam kantor dan menjaga jarak dengan gemba (tempat produksi). Mereka mengetahui berbagai proses produksi yang telah dilakukan hanya dari report yang dikirim harian, mingguan atau bulanan. Didalam proses yang baik (cleaner production), prioritas pertama manajer seharusnya pergi ke gemba dan observasi. Gemba adalah guru yang nyata dan memberikan data yang real.
- 14. 5 Gemba-Principles When a trouble happens go to gemba first Ini adalah prinsip utama, ketika terjadi masalah digemba, maka segeralah pergi ke tempat kejadian. Check with gembutsu (machines, tools, reject and customer complaints) Gembutsu(現物) adalah sesuatu yang bisa disentuh/diraba dengan tangan. Ketika melakukan pengecekan timbulkan pertanyaan “why”, sehingga suatu saat timbul jawaban kenapa trouble terjadi. Take temporary countermeasures on the spot. Lakukan sesuatu seketika juga hal-hal yang dianggap dapat menyelesaikan masalah, misalnya ketika mesin berhenti lakukan sesuatu bahkan mungkin perlu menendang mesin tersebut, atau ketika customer marah lakukanlah permintaan maaf atau memberikan hadiah kepadanya. Tetapi hal-hal tersebut bukan merupakan langkah temporer saja bukan permanen
- 15. 5 Gemba -Principles Find out the root cause Dengan mengatakan ‘why’ pada saat check gembutsu, diharapkan akar penyebab permasalahan dapat ditemukan. Standardize for prevention of recurrence Jika telah teridentifikasi penyebab permasalahan dan melakukan countermeasure (tindakan penyelesaian), seharusnya hal-hal tersebut distandarisasi sehingga problem yang sama tidak timbul lagi.
- 16. GEMBA KAIZEN Semua orang didalam suatu perusahaan harus bekerja bersama untuk mengikuti tiga pilar dasar pada saat melakukan kaizen didalam gemba, yaitu : 1. Housekeeping 2. Muda Elimination 3. Standardization
- 17. 1. Housekeeping Merupakan hal yang sangat diperlukan didalam good manajement Melalui housekeeping, pekerja mendapatkan dan melatih disiplin secara mandiri Pekerja tanpa kedisplinan akan sulit untuk mendapatkan product atau service yang berkualitas
- 18. 2. Muda(無駄 ) Muda adalah waste/sampah yaitu segala sesuatu yang tidak ada atau tidak memberikan tambahan nilai pada produk atau service. Kaizen lebih menekankan muda elimination sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan menurunkan cost dibanding meningkatkan investasi.
- 19. 7 Waste / Muda 1. Muda of over production Yaitu memproduksi melebihi yang diinginkan oleh konsumen sehingga menimbulkan stock. 2. Muda of inventory Adalah hasil adanya over production, jika dapat memproduksi sesuai yang dibutuhkan pada proses selanjutnya berarti telah melakukan eliminasi muda of inventory. 3. Muda of waiting Seringkali ditemukan seorang operator menunggu materil tiba baru kemudian mereka menghidupkan mesin, hal ini merupakan sesuatu yang tidak ada nilainya (non-value added) ketika operator hanya melihat dan menunggu.
- 20. 7 Waste / Muda 4. Muda of motion , Ketika opertor berkeliling untuk mencari tools atau untuk mendapatkan benda kerja merupakan sesuatu yang tidak punya nilai tambah (no value added)
- 21. 7 Waste / Muda
- 22. 7 Waste / Muda 5. Muda of transportation Ketika material bergerak diatas truk, conveyor, forklift merupakan sesuatu yang no value added.
- 23. 6. Muda of producing rejects Produksi menghasilkan reject cenderung mengakibatkan rework atau bahkan material terbuang sia-sia (big muda). 7. Muda of processing Dengan menyusun lagi aliran proses dengan baik seringkali dapat menghilangkan beberapa proses yang tidak perlu 7 Waste / Muda
- 24. 10 Prinsip Kaizen 1. Berfokus pada pelanggan; fokus utama adalah kualitas produk yang bermuara pada kepuasan pelanggan.
- 25. 2. Mengadakan peningkatan secara terus menerus; Kualitas total merupakan sine qua non (without which not)/Essential untuk keberlangsungan. 10 Prinsip Kaizen
- 26. 3. Mengakui masalah secara terbuka; Membangun kultur yang tidak saling menyalahkan. 10 Prinsip Kaizen
- 27. 10 Prinsip Kaizen 4. Mempromosikan keterbukaan; Ilmu pengetahuan adalah untuk saling dibagikan & hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya merupakan sumber efisiensi yang lebih besar.
- 28. 10 Prinsip Kaizen 5. Menciptakan tim kerja; pertama, pengaruh antar sesama teman (dan kepemimpinan) bisa memelihara disiplin untuk memastikan bahwa tidak ada seorangpun dibiarkan mengganggu keseimbangan didalam tim dan keharmonisan antar tim, kedua, setiap orang diberi semangat untuk memanfaatkan pendidikan dan pelatihan guna memastikan bahwa kontribusi pribadi menambah nilai pada hasil hasil tim.
- 29. 10 Prinsip Kaizen 6. Memanajemeni proyek melalui tim fungsional silang; menggunakan sumber daya antar departemen bahkan dari luar perusahaan.
- 30. 10 Prinsip Kaizen 7. Memelihara proses hubungan yang benar;Mendesain dan memastikan proses hubungan antar manusianya
- 31. 10 Prinsip Kaizen 8.Mengembangkan disiplin pribadi; Melalui pendidikan, agama, dan norma norma sosial untuk menjaga keutuhan.
- 32. 10 Prinsip Kaizen 9. Memberikan informasi pada semua karyawan; Misi, nilai, produk, kinerja, manusia dan rencana perusahaan dari tantangan perusahaan menjadi tantangan pribadi.
- 33. 10 Prinsip Kaizen 10. Memberikan wewenang kepada setiap karyawan; Melalui pelatihan dalam berbagai keahlian, dorongan semangat, tanggung jawab pengambilan keputusan, akses pada data dan anggaran, timbal balik, rotasi pekerjaan dan penghargaan.
- 34. DASAR – DASAR KAIZEN DALAM MEMBUAT BARANG Apa Tujuan Perusahaan ? Apa Tujuan Pengusaha ? Kenapa harus melaksanaan Kaizen ? Kaizen dilaksanakan untuk siapa ? Seberapa jauh pemahaman kegiatan dalam bekerja yang menghasilkan manfaat ( Nilai ) ? Kegiatan apa dalam bekerja yang tidak menghasilkan manfaat ?
- 35. DASAR – DASAR KAIZEN DALAM MEMBUAT BARANG Urutan pembuatan barang berdasarkan barang yang laku jual dan order konsumen Stock bukan berarti kekayaan ( aktiva ), namun diartikan titipan/hutang Nilai atau manfaat barang ditentukan oleh konsumen , kita harus membuat barang seperti yang diinginkan konsumen
- 36. DASAR – DASAR KAIZEN DALAM MEMBUAT BARANG Sejauh mana peranan waktu yang menghasilkan manfaat ? Sejauh mana peranan yang menghasilkan manfaat ? Sejauh mana peranan pekerja yang menghasilkan manfaat ?
- 37. KEUNTUNGAN KAIZEN Peningkatan proses; Penggunaan paradigma baru; Mempercepat waktu proses; Zero investment; Human Development; Keamanan dan keselamatan kerja.
- 38. KEUNTUNGAN LAIN KAIZEN Penggunaan sistem Plan-Do-Check-Action (PDCA) mengakibatkan cepat dalam meningkatkan proses dan menghilangkan masalah. Identifikasi, implementasi, monitor dan mengatur perubahan menyebabkan dapat mencegah terjadinya masalah baru. Memfokuskan organisasi kepada kepuasan konsumen dan berdasarkan fakta dalam mengambil keputusan. Membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien pada proses peningkatan dan pemecahan masalah dilakukan pada tingkat optimal dan biaya yang rendah
- 39. TOOLS YANG DIGUNAKAN KAIZEN a. Cause & Effect – Fish bone. Fish bone berguna untuk menganalisa dan menemukan faktor-faktor yang berpengaruh secara signifikan didalam menentukan karakteristik kualitas output kerja.
- 40. Hubungan penyimpangan kualitas dengan faktor-faktor penyebab tersebut dapat digambarkan dalam diagram dibawah ini: Ada lima faktor penyebab utama yang signifikan dan perlu diperhatikan, yaitu: • Manusia (man); • Metode kerja (work-method); • Mesin atau peralatan kerja lainnya • Bahan baku (raw materials); dan • Lingkungan kerja (work environment). YANG DIGUNAKAN KAIZEN
- 41. TOOLS YANG DIGUNAKAN KAIZEN b.Isian (Check Sheet). Lembar isian merupakan alat bantu memudahkan proses pengumpulan data. Bentuk dan isinya disesuaikan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada.Didalam pengumpulan data. maka data harus diambil sesuai dengan kebutuhan analisis dalam arti bahwa data harus : • Jelas, tepat dan mencerminkan fakta. • Dikumpulkan berdasarkan cara yang benar, hati-hati dan teliti.
- 42. c. 5 Why Analysis. Five why analysis adalah suatu metode untuk menemukan akar dari permasalahan. Biasanya yang nampak adalah gejala-gejala bukanlah masalah sebenarnya TOOLS YANG DIGUNAKAN KAIZEN
- 43. TAHAPAN KAIZEN Tahapan Kaizen sebagai berikut : Pengamatan Menentukan Masalah / problem yang di atasi Analisa Penyebab Rencana dan Penanggulangan Konfirmasi Hasil Standarisasi dan Monitoring
- 44. POINT PENERAPAN KAIZEN Point proses penerapan Kaizen Konsep 3 M ( Muda , Mura , Muri ) Muda (ムダ. 無駄) Mengurangi Pemborosan Mura (ムラ) Mengurangi Perbedaan Muri (無理) Mengurangi Ketegangan . Konflik
- 45. POINT PENERAPAN KAIZEN Point proses penerapan Kaizen Konsep 5W + 1H What .何 Who . 誰 Why. 理由 Where . どこ When . 時 How. 方法
- 46. POINT PENERAPAN KAIZEN Point proses penerapan Kaizen Konsep P.D.C.A Plan Do Check Action
- 47. FALSAFAH KAIZEN “Tidak ada yang terbaik, yang ada adalah lebih baik “ “Hari ini harus lebih baik dari kemarin, besok harus lebih baik dari hari ini” Bila hari ini sama dengan kemarin adalah merugi, bila hari ini lebih buruk dari hari kemarin adalah celaka “