Microsoft excel tutorial06
Download as PPT, PDF0 likes230 views
MS Office is one of most important
Microsoft excel tutorial06
- 3. The Microsoft EExxcceell WWiinnddooww WWhheenn yyoouu ooppeenn MMiiccrroossoofftt EExxcceell,, tthhiiss ssccrreeeenn wwiillll aappppeeaarr.. TThheenn,, iiff nneecceessssaarryy,, cclliicckk oonn tthhee iinn tthhee uuppppeerr rriigghhtt ccoorrnneerr ooff tthhee ttaasskk ppaannee ttoo cclloossee tthhee ttaasskk ppaannee..
- 4. This iiss wwhhaatt yyoouu wwaanntt EExxcceell ttoo llooookk lliikkee!!
- 5. IIddeennttiiffyy SSpprreeaaddsshheeeett PPaarrttss!! SSooffttwwaarree pprrooggrraammss wwiitthh sspprreeaaddsshheeeettss hheellpp yyoouu mmaannaaggee aanndd ssttoorree nnuummbbeerrss aanndd tteexxtt.. RRoowwss aanndd ccoolluummnnss aarree uusseedd ttoo oorrggaanniizzee iinnffoorrmmaattiioonn.. EEaacchh ccoolluummnn iiss iiddeennttiiffiieedd bbyy aa lleetttteerr ssuucchh aass AA,, BB oorr CC.. EEaacchh rrooww iiss iiddeennttiiffiieedd bbyy aa nnuummbbeerr ssuucchh aass 11,, 22 oorr 33.. WWhheenn aa ccoolluummnn aanndd aa rrooww ffoorrmm aa rreeccttaannggllee,, iitt iiss ccaalllleedd aa cceellll..
- 6. Identifying SSpprreeaaddsshheeeett PPaarrttss!! Row 2 Column C Cell A2 stands for column A, row 2.
- 7. Identifying SSpprreeaaddsshheeeett PPaarrttss!! WWhhaatteevveerr yyoouu ttyyppee iinn aa cceellll,, aappppeeaarrss iinn tthhee ffoorrmmuullaa bbaarr.. TToo mmoovvee ffrroomm cceellll ttoo cceellll (aaccrroossss ffrroomm lleefftt ttoo rriigghhtt),, yyoouu ccaann uussee tthhee TTAABB bbuuttttoonn!! TToo mmoovvee uupp aanndd ddoowwnn,, jjuusstt uussee yyoouurr aarrrrooww kkeeyyss!!
- 8. EEddiitt aanndd FFoorrmmaatt DDaattaa!! YYoouu ccaann cchhaannggee tthhee wwaayy iinnffoorrmmaattiioonn iiss ddiissppllaayyeedd iinn aa cceellll bbyy ffoorrmmaattttiinngg tthhee ddaattaa ((iinnffoorrmmaattiioonn..)) IInnffoorrmmaattiioonn ccaann bbee qquuiicckkllyy aanndd eeaassiillyy eeddiitteedd.. YYoouu ccaann cceenntteerr,, bboolldd,, iittaalliicciizzee,, cchhaannggee ffoonntt ccoolloorr,, oorr cchhaannggee ffoonntt ssiizzee iinn EExxcceell!! IItt’’ss yyoouurr cchhooiiccee!!
- 9. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!! WWhhaatt’’ss tthhee ddiiffffeerreennccee bbeettwweeeenn aa rrooww aanndd aa ccoolluummnn?? HHooww ccaann yyoouu mmoovvee ttoo eeaacchh cceellll??
- 10. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!! AA rrooww iiss aa lliinnee ooff cceellllss tthhaatt rruunn ffrroomm lleefftt ttoo rriigghhtt oonn tthhee sspprreeaaddsshheeeett.. AA ccoolluummnn iiss aa lliinnee ooff cceellllss tthhaatt rruunn uupp aanndd ddoowwnn oonn tthhee sspprreeaaddsshheeeett.. TToo mmoovvee ffrroomm cceellll ttoo cceellll ((aaccrroossss ffrroomm lleefftt ttoo rriigghhtt)),, yyoouu ccaann uussee tthhee TTAABB bbuuttttoonn!! TToo mmoovvee uupp aanndd ddoowwnn,, jjuusstt uussee yyoouurr aarrrrooww kkeeyyss!!
- 11. MMIINNII TTAASSKK WWhheenn yyoouu hhaavvee aa MMIINNII TTAASSKK,, yyoouu nneeeedd ttoo mmiinniimmiizzee tthhee PPoowweerrPPooiinntt wwiinnddooww!!!! YYoouu nneeeedd ttoo vviieeww tthhee uuppccoommiinngg sslliiddee((ss)) AANNDD ttooggggllee bbeettwweeeenn aann ooppeenn EExxcceell pprrooggrraamm AATT TTHHEE SSAAMMEE TTIIMMEE ssoo yyoouu ccaann ccoommpplleettee yyoouurr MMIINNII TTAASSKK!!
- 12. MMIINNII TTAASSKK 11.. OOppeenn aa nneeww sspprreeaaddsshheeeett iinn MMiiccrroossoofftt EExxcceell.. 22.. FFoorrmmaatt tthhee ddaattaa aass iinnddiiccaatteedd ssoo yyoouurr sspprreeaaddsshheeeett wwiillll llooookk lliikkee tthhee oonnee iilllluussttrraatteedd.. Select the column headings. Align center and format in bold. Change the font size to 12 point. Select the names of the countries. Format in italic.
- 13. MMIINNII TTAASSKK 33.. SSeelleecctt cceellll BB55,, aanndd kkeeyy tthhee nneeww ddaattaa 144,,887755.. 44.. EEddiitt tthhee aaddddiittiioonnaall sspprreeaaddsshheeeett ddaattaa aass ffoolllloowwss:: aa.. CChhaannggee DD44 ttoo 3333,,00188.. bb.. CChhaannggee DD77 ttoo 22,,19966.. cc.. CChhaannggee CC33 ttoo 22,,774422.. aa.. CChhaannggee EE66 ttoo 880022,,44551..
- 14. MMIINNII TTAASSKK 55.. SSaavvee tthhee cchhaannggeess aass EExxcceell MMiinnii TTaasskk 1 ttoo MMyy DDooccuummeennttss.. 66.. WWhheenn yyoouu’’vvee ddoonnee tthhaatt,, ccoommee bbaacckk ttoo tthhee PPoowweerrPPooiinntt!!!!
- 15. Create aanndd EEddiitt aa SSpprreeaaddsshheeeett
- 16. Change CCoolluummnn WWiiddtthh!! WWhheenn yyoouu ccrreeaattee aa nneeww sspprreeaaddsshheeeett ttoo eenntteerr ddaattaa,, yyoouu ccaann eeaassiillyy aaddjjuusstt ccoolluummnn wwiiddtthhss ttoo ddiissppllaayy tthhee ddaattaa.. Click and drag the column boundary to change the column width so the cell with the most data fits.
- 17. Insert aanndd DDeelleettee CCoolluummnnss aanndd RRoowwss YYoouu ccaann ddeelleettee aa rrooww oorr aa ccoolluummnn ttoo rreemmoovvee ddaattaa yyoouu nnoo lloonnggeerr wwaanntt iinn yyoouurr sspprreeaaddsshheeeett.. YYoouu ccaann aallssoo aadddd aa rrooww oorr ccoolluummnn ttoo iinnsseerrtt aaddddiittiioonnaall ddaattaa.. TToo DDeelleettee aa RRooww oorr CCoolluummnn:: HHiigghhlliigghhtt tthhee rrooww((ss)) oorr ccoolluummnn((ss)) tthhaatt yyoouu wwaanntt ttoo ddeelleettee.. RRiigghhtt cclliicckk oonn yyoouurr mmoouussee aanndd cclliicckk ddeelleettee.. AA bbooxx wwiillll aasskk yyoouu iiff yyoouu wwaanntt ttoo sshhiifftt tthhee cceellllss oorr ddeelleettee tthhee eennttiirree rrooww oorr ccoolluummnn.. CChhoooossee EEnnttiirree RRooww oorr CCoolluummnn aanndd cclliicckk DDeelleettee..
- 18. Right click on your mouse and click delete. Choose Entire Column from the Delete Box and click Delete.
- 19. Insert aanndd DDeelleettee CCoolluummnnss aanndd RRoowwss IInnsseerrttiinngg CCoolluummnnss TThheerree wwiillll bbee ttiimmeess wwhheenn yyoouu wwiillll nneeeedd ttoo iinnsseerrtt aa ccoolluummnn oorr ccoolluummnnss iinnttoo yyoouurr sspprreeaaddsshheeeett.. TToo iinnsseerrtt aa ccoolluummnn:: CClliicckk oonn AA ttoo sseelleecctt ccoolluummnn AA.. CChhoooossee IInnsseerrtt >> CCoolluummnnss ffrroomm tthhee mmeennuu.. AA ccoolluummnn iiss iinnsseerrtteedd ttoo tthhee rriigghhtt ooff ccoolluummnn AA..
- 20. Insert aanndd DDeelleettee CCoolluummnnss aanndd RRoowwss IInnsseerrttiinngg RRoowwss YYoouu ccaann aallssoo iinnsseerrtt rroowwss iinnttoo yyoouurr sspprreeaaddsshheeeett:: CClliicckk oonn 22 ttoo sseelleecctt rrooww 22.. CChhoooossee IInnsseerrtt >> RRoowwss ffrroomm tthhee mmeennuu.. AA rrooww iiss iinnsseerrtteedd aabboovvee rrooww 22..
- 21. Sort aa LLiisstt ooff DDaattaa!! YYoouu ccaann ssoorrtt yyoouurr ddaattaa iinn aa sspprreeaaddsshheeeett eeiitthheerr aallpphhaabbeettiiccaallllyy oorr nnuummeerriiccaallllyy.. TThhiiss iiss hheellppffuull wwhheenn yyoouu wwaanntt ttoo oorrggaanniizzee yyoouurr iinnffoorrmmaattiioonn!! TToo SSoorrtt DDaattaa:: CChhoooossee tthhee ddaattaa tthhaatt yyoouu wwaanntt ttoo ssoorrtt aanndd hhiigghhlliigghhtt tthhee ccoolluummnnss//rroowwss.. CClliicckk DDaattaa ffrroomm tthhee MMeennuu BBaarr aanndd CClliicckk SSoorrtt ffrroomm tthhee DDaattaa MMeennuu.. TThhee SSoorrtt BBooxx wwiillll aasskk yyoouu hhooww yyoouu wwaanntt ttoo ssoorrtt yyoouurr iinnffoorrmmaattiioonn.. FFoorr eexxaammppllee,, ddoo yyoouu wwaanntt ttoo ssoorrtt CCoolluummnn AA iinn aasscceennddiinngg oorrddeerr oorr ddeesscceennddiinngg oorrddeerr??
- 22. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!! WWhheenn yyoouu iinnsseerrtt aa ccoolluummnn,, ddooeess iitt aappppeeaarr ttoo tthhee rriigghhtt oorr lleefftt ooff tthhee oorriiggiinnaall ccoolluummnn?? WWhheerree ccaann yyoouu ffiinndd tthhee SSoorrtt TTooooll??
- 23. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!! AA nneewwllyy iinnsseerrtteedd ccoolluummnn iiss iinnsseerrtteedd ttoo tthhee rriigghhtt ooff tthhee oorriiggiinnaall ccoolluummnn.. TThhee SSoorrtt TTooooll iiss ffoouunndd iinn tthhee DDaattaa MMeennuu BBaarr..
- 24. MMIINNII TTAASSKK 11.. OOppeenn aa nneeww sspprreeaaddsshheeeett iinn MMiiccrroossoofftt EExxcceell.. 22.. KKeeyy aanndd ffoorrmmaatt tthhee iinnffoorrmmaattiioonn sshhoowwnn bbeellooww.. Align center the headings, format bold, and change the font size to 12 pt. Click and drag the column boundaries to change the column width so the cell with the most data fits.
- 25. MMIINNII TTAASSKK 33.. EEddiitt tthhee sspprreeaaddsshheeeett aass ffoolllloowwss:: aa.. IInnsseerrtt oonnee rrooww aabboovvee rrooww 55 ccoonnttaaiinniinngg iinnffoorrmmaattiioonn aabboouutt tthhee ccoouunnttrryy GGeerrmmaannyy.. bb.. DDeelleettee tthhee rrooww ccoonnttaaiinniinngg iinnffoorrmmaattiioonn aabboouutt tthhee ccoouunnttrryy CCzzeecchh RReeppuubblliicc.. cc.. IInnsseerrtt aa ccoolluummnn bbeeffoorree ccoolluummnn CC, ““PPooppuullaattiioonn..””
- 26. MMIINNII TTAASSKK 44.. AAdddd tthhee ddaattaa aass iinnddiiccaatteedd.. Key the title “Capital.” Format bold. Change the font size to 12 pt. Align center. Key the remaining data as shown. Key the information about South Korea and Vietnam.
- 27. MMIINNII TTAASSKK 55.. EEddiitt tthhee sspprreeaaddsshheeeett aass ffoolllloowwss:: aa.. IInnsseerrtt 22 rroowwss aabboovvee ““CCoouunnttrryy..”” KKeeyy tthhee ttiittllee ““CCOOUUNNTTRRYY IINNFFOORRMMAATTIIOONN”” iinn cceellll AA11.. FFoorrmmaatt bboolldd.. CChhaannggee tthhee ffoonntt ssiizzee ttoo 1122 pptt.. bb.. DDeelleettee tthhee ccoolluummnn nnaammeedd ““AArreeaa ((ssqq.. mmii..))..”” 66.. UUssee tthhee SSoorrtt ffeeaattuurree ttoo aallpphhaabbeettiizzee tthhee ““CCoouunnttrryy”” ccoolluummnn.. ((RReemmeemmbbeerr!! YYoouu mmuusstt hhiigghhlliigghhtt cceellllss AA55 ttoo CC1100 ttoo uussee tthhee SSoorrtt FFeeaattuurree ccoorrrreeccttllyy!!)) 77.. SSaavvee iitt aass EExxcceell MMiinnii TTaasskk 22 ttoo MMyy DDooccuummeennttss..