SlideShare a Scribd company logo

Pivot

Download as PPT, PDF
หมอ เดือน, profile picture
หมอ เดือน

excel

Education
1 of 67
Downloaded 105 times
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
การนำาเสนอข้อมูล สถิติ โดยใช้ Pivot table และPivot chart ใน Microsoft Excel
สมาชิกในกลุ่ม • น.ส. ภควรรณ รักษพงษ์ เลข ที่ 11 • น.ส. ประภัสสร เครือม่วง เลข ที่ 15 • น.ส. เยาวลักษณ์ วงษ์คำา เลขที่ 21 • น.ส. รจเรข ต้นประสงค์ เลข ที่ 22
Pivot Table คืออะไร PivotTable เป็นลิสต์ชนิดพิเศษประเภท หนึ่งที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสรุปข้อมูลจำานวน มากได้อย่าง รวดเร็ว สามารถปรับเปลี่ยนการ แสดงผลข้อมูลได้อย่างสะดวกง่ายดาย Pivot Table มีส่วนประกอบหลักๆ 5 ส่วนคือ 1. Row Field 2. Column Field 3. Page Field 4. Items 5.ยอดรวม
จากรูป หมายเลข 1 คือ Row Field ซึ่งใช้บอกว่าฟิลด์ของ ข้อมูลทีแสดงตามแนว Row ่ มีอะไรบ้าง ในทีนี้คอ ่ ื ฟิลด์ CD Name Column Field จะกำาหนดโดยฟิลด์ ให้ หมายเลข 2 คือ แสดงตามแนวคอลัมน์ ซึ่งในตัวอย่างนี้ คือฟิลด์ Date ถ้า ระบุวันที่ ก็สามารถจัดกลุ่มเป็นเดือน ไตรมาส หรือปีได้
หมายเลข 3 คือ Page Field เป็นฟิลด์ที่กำาหนดให้แสดง รายการทุกรายการหรือทีล รายการของ ฟิลด์นน ั้ หมายเลข 4 คือ Item ซึ่งจะเป็นรายการย่อยของฟิลด์นน ถ้า ั้ เป็นตามแนว Row หรือ Column จะแสดงรายการแต่ละ Item สามารถคลิกเลือกให้แสดงรายการได้จากปุ่มลูกศรลง
หมายเลข 5 คือ จะเป็นยอดรวม ซึ่งจะแสดง ทั้งตามแนว Row หรือ Column ก็ได้ ผู้ใช้ สามารถ กำาหนดไม่ให้แสดงยอดรวมก็ได้เช่น กัน
ข้อมูลทีใช้สร้าง Pivot ่ การสร้าง Pivot Table Table นั้นจะสามารถกำาหนดข้อมูลได้จาก แหล่งต่างๆ 4 ที่ดวยกันคือ ้ 2. เป็นข้อมูล หรือลิสต์ที่อยู่ใน Excel ในรูปแบบของฐาน ข้อมูล 3. เป็นข้อมูลจากภายนอก โดยเรียกผ่าน 1. Office Database Connection 2. Access Database 3. Access Project 4. Microsoft Data Links 5. ODBC File DSN 3. เป็นข้อมูลจากช่วงหลายๆช่วง เพื่อทำา Consolidate 4. จาก Pivot Table อื่น ซึ่งอาจจะอยู่ในเวิร์กบุ๊ค เดียวกัน หรือต่างเวิร์กบุ๊คก็ได้
การสร้าง Pivot Table Report การสร้าง PivotTable จะต้องมี ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นฐานข้อมูลหรือ ลิสต์ โดยจะเป็นข้อมูลจากใน Excel เอง หรือเป็นข้อมูลที่นำาเข้าจาก ภายนอก
ในการสร้าง PivotTable อย่างง่าย อาจจะแบ่ง เป็น 2 แบบ คือ การสร้าง PivotTable แบบที่ 1 จะทำาไปตามขันตอนแต่ละขันตอน ดังนี้ ้ ้ 5. เรียกโปรแกรม Excel 6. ป้อนข้อมูล ดังนี้
1. คลิกเซลล์ B2 2. คลิก เมนู Data > PivotTable and PivotChart Report บนหน้าจอ จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable and PivotChart Wizard – Step 1 of 3 ดังนี้ 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง
6. ในหน้าจอนีจะเข้าไปกำาหนด Layout โดยคลิก ้ ปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม Date ไปที่ COLUMN 8. แดร็กปุ่ม Type ไปที่ PAGE 9. แดร็กปุ่ม CD Name ไปที่ ROW 10. แดร็กปุ่ม Amount ไปที่ DATA
จะได้ผลดังรูป 11. คลิกปุ่ม OK จะกลับมาที่ไดอะล็อกบ็อกซ์ Step 3 of 3 12. คลิกปุ่ม Finish แล้วบันทึกไฟล์ จะได้ตาราง Pivot ที่แท็บชีตใหม่
จากรูปจะปรากฏทูลบาร์ PivotTable และ ไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List หมายเหตุ ถ้าไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List ไม่ปรากฏ ขึ้น ให้คลิกปุ่ม Show/Hide Field List แต่ถ้าปุ่ม Show/Hide Field List ไม่แอกทีฟ ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกเซลล์ใดๆในตาราง PivotTable
การสร้าง PivotTable แบบที่ 2 การสร้าง Pivot อีกแบบหนึงก็คือ เมื่อ ่ เรียกเมนู Data > PivotTable and PivotChart Report แล้วให้คลิกปุ่ม Finish ก็จะปรากฏบริเวณของ PivotTable ที่ว่างๆ ให้ผู้ใช้สามารถแดร็กฟิลด์จาก ไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List ไป ไว้ ดังนี้
1. เรียกโปรแกรม Excel แล้วป้อนข้อมูลดังรูป หรือเปิดไฟล์จากที่ได้บันทึกในการสร้าง PivotTable แบบที่ 1 แล้วก็อปปี้ข้อมูลมา ดัง รูป 1. คลิกเซลล์ B2 2. คลิก เมนู Data > PivotTable and PivotChart Report 3. คลิกปุ่ม Finish
จะปรากฏผลดังรูป 4. แดร็กฟิลด์ Date ในไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List ไปไว้ที่ชอง Drop ่ Column Field Here 5. แดร็ก Type ไปที่ Drop Page Field Here 6. แดร็ก CD Name ไปที่ Drop Row Field Here 7. แดร็ก Amount ไปที่ Drop Date Itms Here
จะได้ผล ดังรูป
การสร้าง PivotTable ให้ ปรากฏอยูที่เดียวกับข้อมูล ่ 1. เรียกโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูล หรือก็อปปี้ข้อมูลที่สร้างไว้แล้ว 3. คลิกเซลล์ B2 4. คลิก เมนู Data > PivotTable and PivotChart Report 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม Type ไปที่ ROW 8. แดร็กปุ่ม Date ไปที่ COLUMN 9. แดร็กปุ่ม Amount ไปที่ DATA 10. คลิก OK 11.ที่ไดอะล็อกบ็อกซ์ Step 3 of 3 คลิก เลือก Existing worksheet 12. คลิกเลือกเซลล์ G2
จะปรากฏดังรูป 1. 13. คลิก Finish
จะได้ผล ดังรูป
การสร้างกลุ่ม ฟิลด์เวลา มีประโยชน์ในการเข้ามาทำางานของ พนักงาน เวลาการส่งของ หรือเวลาที่ ของผลิตเสร็จ เมื่อมีการบันทึกเวลา แล้ว ต้องการใช้ Pivot Table มาช่วยในการ วิเคราะห์ ในที่นี้จะยกตัวอย่างเวลาที่ วัตถุดิบเข้ามายังโรงงาน ทีมีการบันทึกไว้ ่
1. เปิดโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูลดังนี้ 3. คลิกเซลล์ B1
4. คลิกเมนู Data > Pivot Table and Pivot Chart Report 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม เวลาการส่งของ ไปไว้ที่ Row และ Data จะได้ผลดังรูป 8. คลิก OK
9. คลิกเลือก Existing worksheet 10. คลิกที่เซลล์ E2 11. คลิกปุ่ม Finish
12. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือที่เซลล์ E4 แล้วเลือกเมนู Group and Show Detail > Group 13. คลิกยกเลิก Months แล้วคลิกเลือก Hours
จะได้ขอมูล ซึงมีการกำาหนดรายการทีละ ้ ่ ชัวโมง พร้อมทั้งจำานวนการส่งของในชัวโมงนัน ่ ่ ้
การสร้างกลุ่มฟิลด์วัน ทีวข้อนี้ จะเป็นการเก็บ การเก็บข้อมูลในหั ่ ข้อมูลที่เป็นวันที่ และมีจำานวนเงิน ซึ่งอาจจะ เป็นรายได้ซึ่งวันที่นี้จะมีการบันทึกเป็นรายวัน แต่ถ้าจำานวนวันมากก็ สามารถกำาหนดกลุ่มให้ แสดงทีละ 7 วัน 10 วัน หรือ 15 ก็ได้และถ้าวันที่ นั้นมีหลายเดือนหรือหลายปี ก็จะให้จัดกลุ่มตาม เดือนแต่ละปี เพื่อให้เข้าใจง่ายขึน ลองมาดู ้ ตัวอย่าง ซึ่งจะกำาหนดรายการจำานวนหนึ่ง ใน เดือน มิ.ย. ดังนี้
1. เรียกโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูลดังนี้ 3. คลิกเซลล์ B1
4. คลิกเมนู DATA > PivotTable and PivotChart Report 5. คลิก Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม วันที่ ไปไว้ที่ ROW 8. แดร็กปุ่ม รายได้ ไปไว้ที่ DATA 9. คลิก OK 10. คลิกเลือก Existing worksheet 11. คลิกเซลล์ F2 แล้ว คลิกปุ่ม Finish 12. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือที่เซลล์ F4 13. เลือกเมนู Group and Show Detail > Group 14. คลิกยกเลิก Months 15. คลิกเลือก Days ที่ Number of days เลือก 7
16. คลิก OK
จะได้ผลดังนี้
การกำาหนดการคำานวณใน Pivot Table 1. เรียกโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูล ดังนี้
3. คลิกเซลล์ B2 4. คลิกเมนู Data > Pivot Table and Pivot Chart Report 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม Type ไปไว้ที่ Row 8. แดร็กปุ่ม Data ไปไว้ที่ Column 9. แดร็กปุ่ม Amount ไปไว้ที่ Data 10. คลิก Ok และปุ่ม Finish 11. คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่เซลล์ B4 แล้วเลือกเมนู Group and Show Detail > Group 12. คลิกยกเลิก Mount คลิกเลือกQuarters แล้วคลิก Ok
จะได้ผลดังรูป 13. คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่เซลล์ B5 14. คลิกเมนู Filed Settings
15. คลิกเลือก Average 16. คลิก Ok จะได้ค่าเฉลี่ย ของแต่ละรายการ
17. แดร็กฟิลด์ Date ที่เซลล์ B3 ออกนอกตาราง Pivot แล้วแดร็กฟิลด์ Amount จากหน้าต่าง Pivot Table Filed List ไปที่ตัวเลขในตาราง 18. คลิกปุ่มขวามือของเมาส์ที่เซลล์ C4 แล้วเลือก Field Settings
19. คลิกปุ่ม Option 20. ในช่อง Show Data as คลิกปุ่มลูกศรชีลง แล้ว ้ เลือก % of column 21. ในช่อง Name พิมพ์ Amount % 22. คลิก Ok
23. แดร็กฟิลด์ CD Name ในหน้าต่าง Pivot Table Filed List ไปไว้ทเซลล์ A5 จะปรากฏผลดังนี้ ี่
24. แดร็กฟิลด์ Amount ในหน้าต่าง Pivot Table Filed List ไปไว้ที่ตวเลขในตาราง ั 25. คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่ Sum of Amount2 แล้วเลือก Field Setting 26. คลิกปุ่ม Option 27. ในช่อง Show data as เลือก Running Total in 28. ในช่อง Base Field เลือก Type 29. ในช่อง Name พิมพ์Cummulative 30.คลิก Ok
จะได้ผลดังรูป
การ Update ข้อมูลใน Pivot Table เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ภายในฐาน ข้อมูล รายงานจะไม่เปลี่ยนแปลงให้โดย อัตโนมัติ จะต้องใช้คำาสั่งเพื่อช่วยในการปรับปรุง ผลลัพธ์ภายในตาราง Data  Refresh Data
การลบ Pivot Table การลบสามารถทำาได้ 2 วิธีด้วยกัน โดยไม่ ว่าจะเลือกวิธีใดก็ตาม จะต้องลบข้อมูลทั้งหมด ทิ้งไป ไม่สามารถลบเพียงบางส่วนได้ ลบทิ้งข้อมูลและ Sheet Edit  Delete Worksheet ลบทิ้งข้อมูลอย่างเดียวแต่ Sheet ยังอยู่ Edit  Clear เลือก Sheet ทั้งหมด คลิก mouse ขวา
การรวมข้อมูล (Consolidate) เป็นการนำาข้อมูลทีมีโครงสร้างหรือรูปแบบ ่ ด้วย Pivot าด้วยกัน เช่น นำา sheet ที่เก็บ เหมือนกันมารวมเข้ Table คะแนนผลสอบของนักศึกษา ซึ่งอาจเก็บไว้หลาย sheet นำามารวมเก็บไว้ในที่ด้วยกัน โดยใช้คำาสัง ่ Data  Pivot Table and Pivot Chart เลือก Multiple consolidation ranges
Pivot
ข้อควรคำานึงและข้อควรระมัดระวัง 1. Pivot Table ใช้ขอมูลจาก Cache Data้ ซึงซ้อนอยูกับ ให้พิจารณากันดังนี ่ ้ ่ ตาราง Worksheet ไม่ได้ใช้ขอมูลในตารางโดยตรง ้ และจะทำาให้ File มีขนาดใหญ่ขน ึ้ 2. Wizard ซึงช่วยสร้าง Pivot Table นันไม่มีระบบการ ่ ้ เตือนในกรณีที่ผใช้กำาหนดพื้นที่ผดพลาด ดังนันหาก ู้ ิ ้ เริ่มต้นผิด จะได้ขอมูลผิดไปตลอด ้ 3. หากตาราง Pivot Table มีหลายตาราง จะต้องสัง ่ Refresh ใหม่ให้กับแต่ละตาราง เนืองจากอาจใช้ Cach ่ e Data ต่างชุดกัน 4. ตาราง Pivot Table เป็นตัวเลขผลลัพธ์ ไม่ใช่สตร ู คำานวณ ดังนันทุกครังที่ขอมูลเปลี่ยนแปลง ผูใช้จะต้อง ้ ้ ้ ้ สัง Refresh เอง โดยไม่มีโอกาสได้ตรวจสอบสูตรว่า ่ คืนค่ามาถูกต้อง ยิงตารางมีขนาดใหญ่ ทำาให้มักละเลย ่
5. คำาสั่งในการใช้งานขันสูงค่อนข้างซับซ้อน ยากต่อการ ้ ค้นหาตรวจสอบ และมีศพท์เทคนิคเฉพาะมากมายยากต่อ ั ความเข้าใจ วิธีเดียวที่จะใช้ Pivot Table และเข้าใจคำาสัง ่ ก็คือ ต้องทดลองใช้กบตารางซึ่งมีขอมูลไม่มากไม่น้อย ั ้ เกินไป จะได้สะดวดต่อการตรวจสอบที่ไปที่มาของแต่ละ ค่า แม้ประโยชน์ที่ได้รบจาก Pivot Table จะมีมาก ใช้ ั งานง่าย แต่มีความเสียงสูงมากเช่นกันว่า จะไม่ได้รบ ่ ั ข้อมูลที่ตองการ หรือต้องเสียเวลาค้นหาตรวจสอบนาน ้ กว่าจะรู้สาเหตุ 6. Pivot Table ค่อนข้างจะเป็นเครื่องมือที่ใครๆกล่าวขาน ถึงกันมาก และเมื่อใดมีการเอ่ยถึง Excel มักจะยกตัวอย่าง การใช้ Pivot Table ขึนมาอวดกัน เพราะ Pivot Table ้ เป็นเครื่องมือของ Excel ซึงทรงพลังอย่างมาก และได้รับ ่ การพัฒนาให้ทำางานดีขนใน Excel ทุกรุ่น ขั้นตอนการใช้ ึ้ งานเริ่มต้นค่อนข้างง่าย และได้ผลลัพธ์รวดเร็วน่าตื่นตา ตื่นใจ แต่อย่างไรก็ตาม ผูใช้ยงต้องให้ความระมัดระวังใน ้ ั
ข้อห้ามในการใช้ Pivot Table - ห้าม Insert / Delete / Move Row หรือ Column ในตารางต้นทางซึ่งนำามาใช้สร้าง Pivo t Table ห้ามเปลียนแปลงชื่อ Field Name ่ - ถ้าจำานวนรายการของตารางต้นทาง เปลี่ยนแปลง ให้กำาหนดพื้นทีใหม่ใน Wizard ่ Step 2 of 3 ใหม่ หรือปรับขนาดพื้นที่ซึ่งตังชื่อ ้ ไว้จากเมนู Insert > Name > Define - หากไม่ได้นำาตาราง Pivot Table มาใช้งาน นานจนจำาไม่ได้ว่ากำาหนดอะไรไว้บ้าง แนะนำา ให้ลบตารางเก่าแล้วสร้างตารางใหม่มาใช้แทน
PivotChart PivotChart เป็นการนำาข้อมูลจาก PivotTable มา แสดงผลให้อยูในรูปแบบของกราฟที่จะทำาให้ผดูขอมูล ่ ู้ ้ ง่ายกว่าการดูจากตัวเลขที่ปรากฏใน PivotTable การสร้าง PivotChart จะสร้างตั้งแต่ครั้งแรกที่ยง ั ไม่มี PivotTable แล้วยังมาสร้าง PivotChartทีหลังก็ได้ กราฟที่เกิดขึนใน PivotChartนันเราสามารถ ้ ้ เปลี่ยนข้อมูลได้โดยการแดร็กฟิลล์ หรือเลือกรายการใน ฟิลล์ ซึ่งจะคล้ายกับการกำาหนดใน PivotTable เมื่อ กำาหนดข้อมูลบางส่วน หรือย้ายฟิลล์ใน PivotChart แล้ว จะทำาให้ข้อมูลใน PivotTable เปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน
การสร้าง PivotChart ในการสร้าง PivotChart อาจจะทำาได้ 2 ลักษณะ ด้วยกันคือ 1.สร้างข้อมูลหรือลิสต์ 2.สร้างจากตาราง PivotTable
การสร้าง PivotChart จากข้อมูล จะสร้างข้อมูลหรือลิสต์ ซึ่งจะได้ทง PivotTable ั้ และ 1.เรียกโปรแกรมExcel PivotChart 2.ป้อนข้อมูลหรือก๊อปปี้ข้อมูลจากไฟล์ดง ั รูป
3.คลิกเซลล์B2 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report 5.คลิก PivotChart Report 6.คลิก Next 2ครั้ง 7.คลิกปุ่มLayout 8.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Page 9.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Column 10.แดร็ก CD Name ไปไว้ที่ Row 11.แดร็ก Amount ไปไว้ที่ Data 12.คลิกปุ่ม OK และ Finish
จะได้ผลดังรูป 13. ลองคลิกเลือกปุ่มลูกสรลงของ Type, CD Name หรือ Date แล้วเลือกรายการย่อยๆแล้ว ดูผลที่เกิดขึ้น 14. บันทึกไฟล์ แล้วจบ Excel
การสร้าง PivotChartจาก PivotTable การสร้าง PivotChartอีกวิธีหนึงจาก PivotTableซึงใน ่ ่ ที่นจะสร้าง PivotChartขึนมาก่อนแล้วนำาตารางจาก PivotT ี้ ้ ableมาสร้าง PivotChartโดยใช้ปุ่ม Chart Wizard 1.เรียกโปรแกรมExcel 2.ป้อนข้อมูลหรือก๊อปปี้ข้อมูลจากหัวข้อก่อนหน้านี้ เพือมาสร้าง PivotTable ่ 3.คลิกทีเซลล์B2 ่ 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report 5.คลิก Next 2ครั้ง 6.คลิกปุ่มLayout 7.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Row 8.แดร็กDate ไปไว้ที่ Column
จะได้ผลดังรูป 11.ระบายเซลล์ D6:D4 แล้วคลิกปุ่ม Chart Wizard จะปรากฏกราฟดังรูป
การเปลี่ยนประเภทของกราฟ (Chart Type) การเปลี่ยนประเภทของกราฟสามารถทำาได้ตอนอยูใน ่ ชีตของชาร์ดโดยคลิกที่ปุ่มลูกศรลง Chart Type ที่ทูลบาร์ Chart แล้วเลือกประเภทของ Chart ดังรูป
การแสดงกราฟและตาราง Pivot ใน ในบางครั้งการสรุเดีอมูวกัน หน้า ปข้ ย ลให้แสดงในรูป PivotTable ก็ต้องแสดงกราฟในหน้าเดียวกัน เพื่อให้ดู ข้อมูลตัวเลขเปรียบเทียบกับกราฟ หรือกระทังสังพิมพ์ ่ ่ รายงานก็ทำาได้ไม่ยากดังนี้ Excel 1.เรียกโปรแกรม 2.เปิดไฟล์ที่บันทึกไว้ในหัวข้อที่ 4.2 โดยลบชีต ของกราฟออกไป แล้วบันทึกไฟล์เป็นชือใหม่ ่ 3.คลิกที่เซลล์B2 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report 5.คลิกเลือก PivotChart Report 6.คลิก Next 2ครั้ง 7.คลิกปุ่มLayout 8.แดร็ก Date ไปไว้ที่ Row
9. แดร็ก Type ไปไว้ที่ Column 10. แดร็ก Amount ไปไว้ที่ Data 11. คลิกปุ่ม OK และ Finish 12. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือทีกราฟ เลือก Chart Type แล้ว ่ เปลี่ยนประเภทของกราฟเป็นกราฟ แท่ง แล้วคลิก OK 13. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือทีบริเวณพืนสีขาว เลือก Location ่ ้ 14. คลิกเลือก As object in แล้วคลิก OK จะปรากฏผลดัง รูป
การกำาหนดยอดรวมจาก PivotTable เพื่อสร้างการแสดงราย เมื่อสร้าง PivotTable แล้วต้องกราฟ ละเอียดของตารางและต้องการยอดรวม เพือนำาค่าของ ่ ยอดรวมนั้นมาสร้างกราฟ แต่ปัญหาคือว่าถ้าให้แสดงค่าย อดรวม แล้วนำายอดรวมมาสร้างกราฟเลยก็ได้แต่ถ้าจ้อ มูลมีการเปลี่ยนแปลงตำาแหน่งของยอดรวมนั้นก็จะเปลียน ่ ไป ทำาให้มีปัญหาในการแสดงผลของกราฟ ดังนันวิธีแก้ปัญหานีคือ จะต้องสร้างตาราง ้ ้ PivotTable โดยไม่ให้มียอดรวมตามแนวคอลัมน์ จากนั้นจะไปกำาหนดชือ โดยใช้ฟงชัน Offset แล้ว ่ ั สร้างตารางใหม่ โดยหาผลรวมของชื่อที่ตั้งไว้ แล้วนำา ยอดรวมนั้นมาสร้างกราฟ
1.เรียกโปรแกรมExcel 2.ป้อนข้อมูลหรือก๊อปปี้ข้อมูลจากหัวข้อที่ แล้วดังรูป 3.คลิกที่เซลล์B2 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report
5.คลิก Next 2ครั้ง 6.คลิกปุ่มLayout 7.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Column 8.แดร็กDate ไปไว้ที่ Row 9.แดร็ก Amount ไปไว้ที่ Data 10.คลิกปุ่ม OK และ Finishจะได้ผล ดังนี้ 11.คลิกปุ่ม Option 12.คลิกยกเลิก Gand Totals for column 13.คลิก OK และ Finish
จะปรากฏผลดังรูป 14.ระบายเซลล์ B4:C4 กด Ctrl - C 15.คลิกเซลล์ B4 แล้ว กด Ctrl - V
16.คลิก F5 แล้วพิมพ์ total ต่อมาจะตังชือของตัวเลข ่ ในคอลัมน์ B และ C ชือ Type 1 ่ และ Type 2 ดังนี้ 17.คลิกเมนู Insert >Name >Define 18.ในช่อง Name พิมพ์ Type 1 19.ในช่อง Refers พิมพ์ = offset (Sheet4! $B5, 0,0counta(Sheet4!$B:$B)-2,1) 20.คลิกปุ่ม Add 21.ในช่อง Name พิมพ์ Type 2 22.ในช่อง Refers พิมพ์ = offset (Sheet4! $C5,0,0counta(Sheet4!$C:$C)-1,1) 23.คลิกปุ่ม Add
จะได้ผลดังรูป 24.คลิก OK 25.คลิกเซลล์ G5 แล้วพิมพ์ = Sum (Type1) กด Enter 26.คลิกเซลล์ H5 แล้วพิมพ์ = Sum (Type2) กด Enter
จะได้ผลดังรูป 27.ระบายเซลล์ F4:H5 28.คลิกปุ่ม Chart Wizard 29.คลิกเลือก Bar ในช่อง Chart type และคลิกรูป กราฟในช่อง Chart sub – type
Pivot
30.คลิกปุ่มFinish ทำาการปรับแต่ง กราฟจะได้ผลดังรูป
จบการนำาเสนอ

More Related Content

PPTX
Microsoft access
komolpalin
 
PDF
Lesson 6 การสร้างรายงาน
Errorrrrr
 
PDF
Lesson 3 ตาราง
Errorrrrr
 
PDF
Lesson 4 การสร้าง query
Errorrrrr
 
PDF
Lesson 5 การสร้าง form
Errorrrrr
 
PDF
หน่วยการเรียนรู้ที่ 7 การสร้างแบบสอบถามวิชา การจัดการฐานข้อมูล
chaiwat vichianchai
 
PDF
Lesson 1 แนะนำการใช้โปรแกรม
Errorrrrr
 
PDF
การใช้โปรแกรม Access เบื้องต้น
techno UCH
 
Microsoft access
komolpalin
 
Lesson 6 การสร้างรายงาน
Errorrrrr
 
Lesson 3 ตาราง
Errorrrrr
 
Lesson 4 การสร้าง query
Errorrrrr
 
Lesson 5 การสร้าง form
Errorrrrr
 
หน่วยการเรียนรู้ที่ 7 การสร้างแบบสอบถามวิชา การจัดการฐานข้อมูล
chaiwat vichianchai
 
Lesson 1 แนะนำการใช้โปรแกรม
Errorrrrr
 
การใช้โปรแกรม Access เบื้องต้น
techno UCH
 

What's hot (19)

PDF
Dbchapter4-2
Sirirat Little
 
PDF
โปรแกรม Microsoft word 3
ชญานิษฐ์ ทบวัน
 
PDF
ความหมายของโปรแกรม Microsoft excel
ชญานิษฐ์ ทบวัน
 
PDF
Microsoft office excel 2007
Wee Jay
 
PDF
MS Access 2010 - Report
A-Pimzy OnePiece
 
PDF
ความรู้พื้นฐานโปรแกรมตารางการทำงานเบื้องต้น
โรงเรียนโยธินบำรุง
 
PDF
การสร้างคำสั่งอย่างง่าย (แมโคร)
kruthanyaporn
 
DOC
ใบความรู้ที่ 3 ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ ใน excel 2010
เนส เหงาจัง
 
PDF
Ms excel 2016
smittichai chaiyawong
 
PPT
Lecture excel2007.ppt 11
ไอ้ตัวเล็ก จอมวุ่นวาย
 
PDF
Lesson 2 ไฟล์ฐานข้อมูล
Errorrrrr
 
PDF
หน่วยการเรียนรู้ที่ 5 การใส่ข้อมูลและการแก้ไขข้อมูลวิชา การจัดการฐานข้อมูล
chaiwat vichianchai
 
PPT
53011213099
supatrapumpimay
 
PDF
เอกสารประกอบการเรียนวิชา การใช้โปรแกรมคำนวน Excel
Lerdrit Dangrathok
 
PDF
หน่วยการเรียนรู้ที่ 2 โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลวิชา การจัดการฐานข้อมูล
chaiwat vichianchai
 
DOC
ใบความรู้ที่ 8 ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ ใน excel 2010
เนส เหงาจัง
 
PPT
53011213007
Palawin Khattak
 
PPTX
Excel2010
PomPam Comsci
 
PPTX
สารสนเทศเพื่อประกอบการตัดสินใจ
Tiger Tanatat
 
Dbchapter4-2
Sirirat Little
 
โปรแกรม Microsoft word 3
ชญานิษฐ์ ทบวัน
 
ความหมายของโปรแกรม Microsoft excel
ชญานิษฐ์ ทบวัน
 
Microsoft office excel 2007
Wee Jay
 
MS Access 2010 - Report
A-Pimzy OnePiece
 
ความรู้พื้นฐานโปรแกรมตารางการทำงานเบื้องต้น
โรงเรียนโยธินบำรุง
 
การสร้างคำสั่งอย่างง่าย (แมโคร)
kruthanyaporn
 
ใบความรู้ที่ 3 ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ ใน excel 2010
เนส เหงาจัง
 
Ms excel 2016
smittichai chaiyawong
 
Lecture excel2007.ppt 11
ไอ้ตัวเล็ก จอมวุ่นวาย
 
Lesson 2 ไฟล์ฐานข้อมูล
Errorrrrr
 
หน่วยการเรียนรู้ที่ 5 การใส่ข้อมูลและการแก้ไขข้อมูลวิชา การจัดการฐานข้อมูล
chaiwat vichianchai
 
53011213099
supatrapumpimay
 
เอกสารประกอบการเรียนวิชา การใช้โปรแกรมคำนวน Excel
Lerdrit Dangrathok
 
หน่วยการเรียนรู้ที่ 2 โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลวิชา การจัดการฐานข้อมูล
chaiwat vichianchai
 
ใบความรู้ที่ 8 ขั้นตอนการสร้างแผนภูมิ ใน excel 2010
เนส เหงาจัง
 
53011213007
Palawin Khattak
 
Excel2010
PomPam Comsci
 
สารสนเทศเพื่อประกอบการตัดสินใจ
Tiger Tanatat
 
Ad

Similar to Pivot (20)

PDF
Pivot Table - Microsoft Excel
Boonlert Aroonpiboon
 
PDF
Database analysis & pivot table
smittichai chaiyawong
 
PDF
ใบความรู้ที่ 2 การป้อนและแก้ไขข้อมูล
Meaw Sukee
 
PDF
Excel pivot table
smittichai chaiyawong
 
PDF
Advanced excel 2010
smittichai chaiyawong
 
DOC
P2 r
0852169371
 
PDF
Excel
พงศธร ภักดี
 
PDF
Microsoft office excel 2007
Wee Jay
 
PDF
Handout excel-smart-techniques
Tanwarot Tinsui
 
PDF
ใบความรู้ที่ 5 การสร้างแผนภูมิ
Meaw Sukee
 
PDF
การป้อนและแก้ไขข้อมูล
Meaw Sukee
 
PDF
Advanced Excel Training (2012)
Tharapon Menkham
 
PDF
Static excel
smittichai chaiyawong
 
PDF
ใบความรู้ที่ 4 การคำนวณในตารางงาน
Meaw Sukee
 
PDF
คู่มือการใช้ Excel 2007
Korn Pornprasertpattra
 
PDF
25 game by excel v2007 2014
0810752540
 
PDF
Microsoft excel 2010 intermediated advanced
smittichai chaiyawong
 
PDF
ใบความรู้ที่ 3 การตกแต่งข้อมูลและตาราง
Meaw Sukee
 
PDF
การใช้โปรแกรม Spss
thaweesak mahan
 
PDF
การใช้งานโปรแกรม Excel เบื้องต้น
Meaw Sukee
 
Pivot Table - Microsoft Excel
Boonlert Aroonpiboon
 
Database analysis & pivot table
smittichai chaiyawong
 
ใบความรู้ที่ 2 การป้อนและแก้ไขข้อมูล
Meaw Sukee
 
Excel pivot table
smittichai chaiyawong
 
Advanced excel 2010
smittichai chaiyawong
 
P2 r
0852169371
 
Excel
พงศธร ภักดี
 
Microsoft office excel 2007
Wee Jay
 
Handout excel-smart-techniques
Tanwarot Tinsui
 
ใบความรู้ที่ 5 การสร้างแผนภูมิ
Meaw Sukee
 
การป้อนและแก้ไขข้อมูล
Meaw Sukee
 
Advanced Excel Training (2012)
Tharapon Menkham
 
Static excel
smittichai chaiyawong
 
ใบความรู้ที่ 4 การคำนวณในตารางงาน
Meaw Sukee
 
คู่มือการใช้ Excel 2007
Korn Pornprasertpattra
 
25 game by excel v2007 2014
0810752540
 
Microsoft excel 2010 intermediated advanced
smittichai chaiyawong
 
ใบความรู้ที่ 3 การตกแต่งข้อมูลและตาราง
Meaw Sukee
 
การใช้โปรแกรม Spss
thaweesak mahan
 
การใช้งานโปรแกรม Excel เบื้องต้น
Meaw Sukee
 
Ad

Pivot

  • 1. การนำาเสนอข้อมูล สถิติ โดยใช้ Pivot table และPivot chart ใน Microsoft Excel
  • 2. สมาชิกในกลุ่ม • น.ส. ภควรรณ รักษพงษ์ เลข ที่ 11 • น.ส. ประภัสสร เครือม่วง เลข ที่ 15 • น.ส. เยาวลักษณ์ วงษ์คำา เลขที่ 21 • น.ส. รจเรข ต้นประสงค์ เลข ที่ 22
  • 3. Pivot Table คืออะไร PivotTable เป็นลิสต์ชนิดพิเศษประเภท หนึ่งที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถสรุปข้อมูลจำานวน มากได้อย่าง รวดเร็ว สามารถปรับเปลี่ยนการ แสดงผลข้อมูลได้อย่างสะดวกง่ายดาย Pivot Table มีส่วนประกอบหลักๆ 5 ส่วนคือ 1. Row Field 2. Column Field 3. Page Field 4. Items 5.ยอดรวม
  • 4. จากรูป หมายเลข 1 คือ Row Field ซึ่งใช้บอกว่าฟิลด์ของ ข้อมูลทีแสดงตามแนว Row ่ มีอะไรบ้าง ในทีนี้คอ ่ ื ฟิลด์ CD Name Column Field จะกำาหนดโดยฟิลด์ ให้ หมายเลข 2 คือ แสดงตามแนวคอลัมน์ ซึ่งในตัวอย่างนี้ คือฟิลด์ Date ถ้า ระบุวันที่ ก็สามารถจัดกลุ่มเป็นเดือน ไตรมาส หรือปีได้
  • 5. หมายเลข 3 คือ Page Field เป็นฟิลด์ที่กำาหนดให้แสดง รายการทุกรายการหรือทีล รายการของ ฟิลด์นน ั้ หมายเลข 4 คือ Item ซึ่งจะเป็นรายการย่อยของฟิลด์นน ถ้า ั้ เป็นตามแนว Row หรือ Column จะแสดงรายการแต่ละ Item สามารถคลิกเลือกให้แสดงรายการได้จากปุ่มลูกศรลง
  • 6. หมายเลข 5 คือ จะเป็นยอดรวม ซึ่งจะแสดง ทั้งตามแนว Row หรือ Column ก็ได้ ผู้ใช้ สามารถ กำาหนดไม่ให้แสดงยอดรวมก็ได้เช่น กัน
  • 7. ข้อมูลทีใช้สร้าง Pivot ่ การสร้าง Pivot Table Table นั้นจะสามารถกำาหนดข้อมูลได้จาก แหล่งต่างๆ 4 ที่ดวยกันคือ ้ 2. เป็นข้อมูล หรือลิสต์ที่อยู่ใน Excel ในรูปแบบของฐาน ข้อมูล 3. เป็นข้อมูลจากภายนอก โดยเรียกผ่าน 1. Office Database Connection 2. Access Database 3. Access Project 4. Microsoft Data Links 5. ODBC File DSN 3. เป็นข้อมูลจากช่วงหลายๆช่วง เพื่อทำา Consolidate 4. จาก Pivot Table อื่น ซึ่งอาจจะอยู่ในเวิร์กบุ๊ค เดียวกัน หรือต่างเวิร์กบุ๊คก็ได้
  • 8. การสร้าง Pivot Table Report การสร้าง PivotTable จะต้องมี ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นฐานข้อมูลหรือ ลิสต์ โดยจะเป็นข้อมูลจากใน Excel เอง หรือเป็นข้อมูลที่นำาเข้าจาก ภายนอก
  • 9. ในการสร้าง PivotTable อย่างง่าย อาจจะแบ่ง เป็น 2 แบบ คือ การสร้าง PivotTable แบบที่ 1 จะทำาไปตามขันตอนแต่ละขันตอน ดังนี้ ้ ้ 5. เรียกโปรแกรม Excel 6. ป้อนข้อมูล ดังนี้
  • 10. 1. คลิกเซลล์ B2 2. คลิก เมนู Data > PivotTable and PivotChart Report บนหน้าจอ จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable and PivotChart Wizard – Step 1 of 3 ดังนี้ 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง
  • 11. 6. ในหน้าจอนีจะเข้าไปกำาหนด Layout โดยคลิก ้ ปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม Date ไปที่ COLUMN 8. แดร็กปุ่ม Type ไปที่ PAGE 9. แดร็กปุ่ม CD Name ไปที่ ROW 10. แดร็กปุ่ม Amount ไปที่ DATA
  • 12. จะได้ผลดังรูป 11. คลิกปุ่ม OK จะกลับมาที่ไดอะล็อกบ็อกซ์ Step 3 of 3 12. คลิกปุ่ม Finish แล้วบันทึกไฟล์ จะได้ตาราง Pivot ที่แท็บชีตใหม่
  • 13. จากรูปจะปรากฏทูลบาร์ PivotTable และ ไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List หมายเหตุ ถ้าไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List ไม่ปรากฏ ขึ้น ให้คลิกปุ่ม Show/Hide Field List แต่ถ้าปุ่ม Show/Hide Field List ไม่แอกทีฟ ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกเซลล์ใดๆในตาราง PivotTable
  • 14. การสร้าง PivotTable แบบที่ 2 การสร้าง Pivot อีกแบบหนึงก็คือ เมื่อ ่ เรียกเมนู Data > PivotTable and PivotChart Report แล้วให้คลิกปุ่ม Finish ก็จะปรากฏบริเวณของ PivotTable ที่ว่างๆ ให้ผู้ใช้สามารถแดร็กฟิลด์จาก ไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List ไป ไว้ ดังนี้
  • 15. 1. เรียกโปรแกรม Excel แล้วป้อนข้อมูลดังรูป หรือเปิดไฟล์จากที่ได้บันทึกในการสร้าง PivotTable แบบที่ 1 แล้วก็อปปี้ข้อมูลมา ดัง รูป 1. คลิกเซลล์ B2 2. คลิก เมนู Data > PivotTable and PivotChart Report 3. คลิกปุ่ม Finish
  • 16. จะปรากฏผลดังรูป 4. แดร็กฟิลด์ Date ในไดอะล็อกบ็อกซ์ PivotTable Field List ไปไว้ที่ชอง Drop ่ Column Field Here 5. แดร็ก Type ไปที่ Drop Page Field Here 6. แดร็ก CD Name ไปที่ Drop Row Field Here 7. แดร็ก Amount ไปที่ Drop Date Itms Here
  • 18. การสร้าง PivotTable ให้ ปรากฏอยูที่เดียวกับข้อมูล ่ 1. เรียกโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูล หรือก็อปปี้ข้อมูลที่สร้างไว้แล้ว 3. คลิกเซลล์ B2 4. คลิก เมนู Data > PivotTable and PivotChart Report 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม Type ไปที่ ROW 8. แดร็กปุ่ม Date ไปที่ COLUMN 9. แดร็กปุ่ม Amount ไปที่ DATA 10. คลิก OK 11.ที่ไดอะล็อกบ็อกซ์ Step 3 of 3 คลิก เลือก Existing worksheet 12. คลิกเลือกเซลล์ G2
  • 21. การสร้างกลุ่ม ฟิลด์เวลา มีประโยชน์ในการเข้ามาทำางานของ พนักงาน เวลาการส่งของ หรือเวลาที่ ของผลิตเสร็จ เมื่อมีการบันทึกเวลา แล้ว ต้องการใช้ Pivot Table มาช่วยในการ วิเคราะห์ ในที่นี้จะยกตัวอย่างเวลาที่ วัตถุดิบเข้ามายังโรงงาน ทีมีการบันทึกไว้ ่
  • 22. 1. เปิดโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูลดังนี้ 3. คลิกเซลล์ B1
  • 23. 4. คลิกเมนู Data > Pivot Table and Pivot Chart Report 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม เวลาการส่งของ ไปไว้ที่ Row และ Data จะได้ผลดังรูป 8. คลิก OK
  • 24. 9. คลิกเลือก Existing worksheet 10. คลิกที่เซลล์ E2 11. คลิกปุ่ม Finish
  • 25. 12. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือที่เซลล์ E4 แล้วเลือกเมนู Group and Show Detail > Group 13. คลิกยกเลิก Months แล้วคลิกเลือก Hours
  • 26. จะได้ขอมูล ซึงมีการกำาหนดรายการทีละ ้ ่ ชัวโมง พร้อมทั้งจำานวนการส่งของในชัวโมงนัน ่ ่ ้
  • 27. การสร้างกลุ่มฟิลด์วัน ทีวข้อนี้ จะเป็นการเก็บ การเก็บข้อมูลในหั ่ ข้อมูลที่เป็นวันที่ และมีจำานวนเงิน ซึ่งอาจจะ เป็นรายได้ซึ่งวันที่นี้จะมีการบันทึกเป็นรายวัน แต่ถ้าจำานวนวันมากก็ สามารถกำาหนดกลุ่มให้ แสดงทีละ 7 วัน 10 วัน หรือ 15 ก็ได้และถ้าวันที่ นั้นมีหลายเดือนหรือหลายปี ก็จะให้จัดกลุ่มตาม เดือนแต่ละปี เพื่อให้เข้าใจง่ายขึน ลองมาดู ้ ตัวอย่าง ซึ่งจะกำาหนดรายการจำานวนหนึ่ง ใน เดือน มิ.ย. ดังนี้
  • 28. 1. เรียกโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูลดังนี้ 3. คลิกเซลล์ B1
  • 29. 4. คลิกเมนู DATA > PivotTable and PivotChart Report 5. คลิก Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม วันที่ ไปไว้ที่ ROW 8. แดร็กปุ่ม รายได้ ไปไว้ที่ DATA 9. คลิก OK 10. คลิกเลือก Existing worksheet 11. คลิกเซลล์ F2 แล้ว คลิกปุ่ม Finish 12. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือที่เซลล์ F4 13. เลือกเมนู Group and Show Detail > Group 14. คลิกยกเลิก Months 15. คลิกเลือก Days ที่ Number of days เลือก 7
  • 32. การกำาหนดการคำานวณใน Pivot Table 1. เรียกโปรแกรม Excel 2. ป้อนข้อมูล ดังนี้
  • 33. 3. คลิกเซลล์ B2 4. คลิกเมนู Data > Pivot Table and Pivot Chart Report 5. คลิกปุ่ม Next 2 ครั้ง 6. คลิกปุ่ม Layout 7. แดร็กปุ่ม Type ไปไว้ที่ Row 8. แดร็กปุ่ม Data ไปไว้ที่ Column 9. แดร็กปุ่ม Amount ไปไว้ที่ Data 10. คลิก Ok และปุ่ม Finish 11. คลิกเมาส์ปุ่มขวาที่เซลล์ B4 แล้วเลือกเมนู Group and Show Detail > Group 12. คลิกยกเลิก Mount คลิกเลือกQuarters แล้วคลิก Ok
  • 35. 15. คลิกเลือก Average 16. คลิก Ok จะได้ค่าเฉลี่ย ของแต่ละรายการ
  • 36. 17. แดร็กฟิลด์ Date ที่เซลล์ B3 ออกนอกตาราง Pivot แล้วแดร็กฟิลด์ Amount จากหน้าต่าง Pivot Table Filed List ไปที่ตัวเลขในตาราง 18. คลิกปุ่มขวามือของเมาส์ที่เซลล์ C4 แล้วเลือก Field Settings
  • 37. 19. คลิกปุ่ม Option 20. ในช่อง Show Data as คลิกปุ่มลูกศรชีลง แล้ว ้ เลือก % of column 21. ในช่อง Name พิมพ์ Amount % 22. คลิก Ok
  • 38. 23. แดร็กฟิลด์ CD Name ในหน้าต่าง Pivot Table Filed List ไปไว้ทเซลล์ A5 จะปรากฏผลดังนี้ ี่
  • 39. 24. แดร็กฟิลด์ Amount ในหน้าต่าง Pivot Table Filed List ไปไว้ที่ตวเลขในตาราง ั 25. คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่ Sum of Amount2 แล้วเลือก Field Setting 26. คลิกปุ่ม Option 27. ในช่อง Show data as เลือก Running Total in 28. ในช่อง Base Field เลือก Type 29. ในช่อง Name พิมพ์Cummulative 30.คลิก Ok
  • 41. การ Update ข้อมูลใน Pivot Table เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ภายในฐาน ข้อมูล รายงานจะไม่เปลี่ยนแปลงให้โดย อัตโนมัติ จะต้องใช้คำาสั่งเพื่อช่วยในการปรับปรุง ผลลัพธ์ภายในตาราง Data  Refresh Data
  • 42. การลบ Pivot Table การลบสามารถทำาได้ 2 วิธีด้วยกัน โดยไม่ ว่าจะเลือกวิธีใดก็ตาม จะต้องลบข้อมูลทั้งหมด ทิ้งไป ไม่สามารถลบเพียงบางส่วนได้ ลบทิ้งข้อมูลและ Sheet Edit  Delete Worksheet ลบทิ้งข้อมูลอย่างเดียวแต่ Sheet ยังอยู่ Edit  Clear เลือก Sheet ทั้งหมด คลิก mouse ขวา
  • 43. การรวมข้อมูล (Consolidate) เป็นการนำาข้อมูลทีมีโครงสร้างหรือรูปแบบ ่ ด้วย Pivot าด้วยกัน เช่น นำา sheet ที่เก็บ เหมือนกันมารวมเข้ Table คะแนนผลสอบของนักศึกษา ซึ่งอาจเก็บไว้หลาย sheet นำามารวมเก็บไว้ในที่ด้วยกัน โดยใช้คำาสัง ่ Data  Pivot Table and Pivot Chart เลือก Multiple consolidation ranges
  • 45. ข้อควรคำานึงและข้อควรระมัดระวัง 1. Pivot Table ใช้ขอมูลจาก Cache Data้ ซึงซ้อนอยูกับ ให้พิจารณากันดังนี ่ ้ ่ ตาราง Worksheet ไม่ได้ใช้ขอมูลในตารางโดยตรง ้ และจะทำาให้ File มีขนาดใหญ่ขน ึ้ 2. Wizard ซึงช่วยสร้าง Pivot Table นันไม่มีระบบการ ่ ้ เตือนในกรณีที่ผใช้กำาหนดพื้นที่ผดพลาด ดังนันหาก ู้ ิ ้ เริ่มต้นผิด จะได้ขอมูลผิดไปตลอด ้ 3. หากตาราง Pivot Table มีหลายตาราง จะต้องสัง ่ Refresh ใหม่ให้กับแต่ละตาราง เนืองจากอาจใช้ Cach ่ e Data ต่างชุดกัน 4. ตาราง Pivot Table เป็นตัวเลขผลลัพธ์ ไม่ใช่สตร ู คำานวณ ดังนันทุกครังที่ขอมูลเปลี่ยนแปลง ผูใช้จะต้อง ้ ้ ้ ้ สัง Refresh เอง โดยไม่มีโอกาสได้ตรวจสอบสูตรว่า ่ คืนค่ามาถูกต้อง ยิงตารางมีขนาดใหญ่ ทำาให้มักละเลย ่
  • 46. 5. คำาสั่งในการใช้งานขันสูงค่อนข้างซับซ้อน ยากต่อการ ้ ค้นหาตรวจสอบ และมีศพท์เทคนิคเฉพาะมากมายยากต่อ ั ความเข้าใจ วิธีเดียวที่จะใช้ Pivot Table และเข้าใจคำาสัง ่ ก็คือ ต้องทดลองใช้กบตารางซึ่งมีขอมูลไม่มากไม่น้อย ั ้ เกินไป จะได้สะดวดต่อการตรวจสอบที่ไปที่มาของแต่ละ ค่า แม้ประโยชน์ที่ได้รบจาก Pivot Table จะมีมาก ใช้ ั งานง่าย แต่มีความเสียงสูงมากเช่นกันว่า จะไม่ได้รบ ่ ั ข้อมูลที่ตองการ หรือต้องเสียเวลาค้นหาตรวจสอบนาน ้ กว่าจะรู้สาเหตุ 6. Pivot Table ค่อนข้างจะเป็นเครื่องมือที่ใครๆกล่าวขาน ถึงกันมาก และเมื่อใดมีการเอ่ยถึง Excel มักจะยกตัวอย่าง การใช้ Pivot Table ขึนมาอวดกัน เพราะ Pivot Table ้ เป็นเครื่องมือของ Excel ซึงทรงพลังอย่างมาก และได้รับ ่ การพัฒนาให้ทำางานดีขนใน Excel ทุกรุ่น ขั้นตอนการใช้ ึ้ งานเริ่มต้นค่อนข้างง่าย และได้ผลลัพธ์รวดเร็วน่าตื่นตา ตื่นใจ แต่อย่างไรก็ตาม ผูใช้ยงต้องให้ความระมัดระวังใน ้ ั
  • 47. ข้อห้ามในการใช้ Pivot Table - ห้าม Insert / Delete / Move Row หรือ Column ในตารางต้นทางซึ่งนำามาใช้สร้าง Pivo t Table ห้ามเปลียนแปลงชื่อ Field Name ่ - ถ้าจำานวนรายการของตารางต้นทาง เปลี่ยนแปลง ให้กำาหนดพื้นทีใหม่ใน Wizard ่ Step 2 of 3 ใหม่ หรือปรับขนาดพื้นที่ซึ่งตังชื่อ ้ ไว้จากเมนู Insert > Name > Define - หากไม่ได้นำาตาราง Pivot Table มาใช้งาน นานจนจำาไม่ได้ว่ากำาหนดอะไรไว้บ้าง แนะนำา ให้ลบตารางเก่าแล้วสร้างตารางใหม่มาใช้แทน
  • 48. PivotChart PivotChart เป็นการนำาข้อมูลจาก PivotTable มา แสดงผลให้อยูในรูปแบบของกราฟที่จะทำาให้ผดูขอมูล ่ ู้ ้ ง่ายกว่าการดูจากตัวเลขที่ปรากฏใน PivotTable การสร้าง PivotChart จะสร้างตั้งแต่ครั้งแรกที่ยง ั ไม่มี PivotTable แล้วยังมาสร้าง PivotChartทีหลังก็ได้ กราฟที่เกิดขึนใน PivotChartนันเราสามารถ ้ ้ เปลี่ยนข้อมูลได้โดยการแดร็กฟิลล์ หรือเลือกรายการใน ฟิลล์ ซึ่งจะคล้ายกับการกำาหนดใน PivotTable เมื่อ กำาหนดข้อมูลบางส่วน หรือย้ายฟิลล์ใน PivotChart แล้ว จะทำาให้ข้อมูลใน PivotTable เปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน
  • 49. การสร้าง PivotChart ในการสร้าง PivotChart อาจจะทำาได้ 2 ลักษณะ ด้วยกันคือ 1.สร้างข้อมูลหรือลิสต์ 2.สร้างจากตาราง PivotTable
  • 50. การสร้าง PivotChart จากข้อมูล จะสร้างข้อมูลหรือลิสต์ ซึ่งจะได้ทง PivotTable ั้ และ 1.เรียกโปรแกรมExcel PivotChart 2.ป้อนข้อมูลหรือก๊อปปี้ข้อมูลจากไฟล์ดง ั รูป
  • 51. 3.คลิกเซลล์B2 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report 5.คลิก PivotChart Report 6.คลิก Next 2ครั้ง 7.คลิกปุ่มLayout 8.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Page 9.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Column 10.แดร็ก CD Name ไปไว้ที่ Row 11.แดร็ก Amount ไปไว้ที่ Data 12.คลิกปุ่ม OK และ Finish
  • 52. จะได้ผลดังรูป 13. ลองคลิกเลือกปุ่มลูกสรลงของ Type, CD Name หรือ Date แล้วเลือกรายการย่อยๆแล้ว ดูผลที่เกิดขึ้น 14. บันทึกไฟล์ แล้วจบ Excel
  • 53. การสร้าง PivotChartจาก PivotTable การสร้าง PivotChartอีกวิธีหนึงจาก PivotTableซึงใน ่ ่ ที่นจะสร้าง PivotChartขึนมาก่อนแล้วนำาตารางจาก PivotT ี้ ้ ableมาสร้าง PivotChartโดยใช้ปุ่ม Chart Wizard 1.เรียกโปรแกรมExcel 2.ป้อนข้อมูลหรือก๊อปปี้ข้อมูลจากหัวข้อก่อนหน้านี้ เพือมาสร้าง PivotTable ่ 3.คลิกทีเซลล์B2 ่ 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report 5.คลิก Next 2ครั้ง 6.คลิกปุ่มLayout 7.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Row 8.แดร็กDate ไปไว้ที่ Column
  • 55. การเปลี่ยนประเภทของกราฟ (Chart Type) การเปลี่ยนประเภทของกราฟสามารถทำาได้ตอนอยูใน ่ ชีตของชาร์ดโดยคลิกที่ปุ่มลูกศรลง Chart Type ที่ทูลบาร์ Chart แล้วเลือกประเภทของ Chart ดังรูป
  • 56. การแสดงกราฟและตาราง Pivot ใน ในบางครั้งการสรุเดีอมูวกัน หน้า ปข้ ย ลให้แสดงในรูป PivotTable ก็ต้องแสดงกราฟในหน้าเดียวกัน เพื่อให้ดู ข้อมูลตัวเลขเปรียบเทียบกับกราฟ หรือกระทังสังพิมพ์ ่ ่ รายงานก็ทำาได้ไม่ยากดังนี้ Excel 1.เรียกโปรแกรม 2.เปิดไฟล์ที่บันทึกไว้ในหัวข้อที่ 4.2 โดยลบชีต ของกราฟออกไป แล้วบันทึกไฟล์เป็นชือใหม่ ่ 3.คลิกที่เซลล์B2 4.คลิกเมนู Data >PivotTable and PivotChart Report 5.คลิกเลือก PivotChart Report 6.คลิก Next 2ครั้ง 7.คลิกปุ่มLayout 8.แดร็ก Date ไปไว้ที่ Row
  • 57. 9. แดร็ก Type ไปไว้ที่ Column 10. แดร็ก Amount ไปไว้ที่ Data 11. คลิกปุ่ม OK และ Finish 12. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือทีกราฟ เลือก Chart Type แล้ว ่ เปลี่ยนประเภทของกราฟเป็นกราฟ แท่ง แล้วคลิก OK 13. คลิกเมาส์ปุ่มขวามือทีบริเวณพืนสีขาว เลือก Location ่ ้ 14. คลิกเลือก As object in แล้วคลิก OK จะปรากฏผลดัง รูป
  • 58. การกำาหนดยอดรวมจาก PivotTable เพื่อสร้างการแสดงราย เมื่อสร้าง PivotTable แล้วต้องกราฟ ละเอียดของตารางและต้องการยอดรวม เพือนำาค่าของ ่ ยอดรวมนั้นมาสร้างกราฟ แต่ปัญหาคือว่าถ้าให้แสดงค่าย อดรวม แล้วนำายอดรวมมาสร้างกราฟเลยก็ได้แต่ถ้าจ้อ มูลมีการเปลี่ยนแปลงตำาแหน่งของยอดรวมนั้นก็จะเปลียน ่ ไป ทำาให้มีปัญหาในการแสดงผลของกราฟ ดังนันวิธีแก้ปัญหานีคือ จะต้องสร้างตาราง ้ ้ PivotTable โดยไม่ให้มียอดรวมตามแนวคอลัมน์ จากนั้นจะไปกำาหนดชือ โดยใช้ฟงชัน Offset แล้ว ่ ั สร้างตารางใหม่ โดยหาผลรวมของชื่อที่ตั้งไว้ แล้วนำา ยอดรวมนั้นมาสร้างกราฟ
  • 60. 5.คลิก Next 2ครั้ง 6.คลิกปุ่มLayout 7.แดร็ก Type ไปไว้ที่ Column 8.แดร็กDate ไปไว้ที่ Row 9.แดร็ก Amount ไปไว้ที่ Data 10.คลิกปุ่ม OK และ Finishจะได้ผล ดังนี้ 11.คลิกปุ่ม Option 12.คลิกยกเลิก Gand Totals for column 13.คลิก OK และ Finish
  • 61. จะปรากฏผลดังรูป 14.ระบายเซลล์ B4:C4 กด Ctrl - C 15.คลิกเซลล์ B4 แล้ว กด Ctrl - V
  • 62. 16.คลิก F5 แล้วพิมพ์ total ต่อมาจะตังชือของตัวเลข ่ ในคอลัมน์ B และ C ชือ Type 1 ่ และ Type 2 ดังนี้ 17.คลิกเมนู Insert >Name >Define 18.ในช่อง Name พิมพ์ Type 1 19.ในช่อง Refers พิมพ์ = offset (Sheet4! $B5, 0,0counta(Sheet4!$B:$B)-2,1) 20.คลิกปุ่ม Add 21.ในช่อง Name พิมพ์ Type 2 22.ในช่อง Refers พิมพ์ = offset (Sheet4! $C5,0,0counta(Sheet4!$C:$C)-1,1) 23.คลิกปุ่ม Add
  • 63. จะได้ผลดังรูป 24.คลิก OK 25.คลิกเซลล์ G5 แล้วพิมพ์ = Sum (Type1) กด Enter 26.คลิกเซลล์ H5 แล้วพิมพ์ = Sum (Type2) กด Enter
  • 64. จะได้ผลดังรูป 27.ระบายเซลล์ F4:H5 28.คลิกปุ่ม Chart Wizard 29.คลิกเลือก Bar ในช่อง Chart type และคลิกรูป กราฟในช่อง Chart sub – type