Simpeg
22 likes6,186 views
Proposal ini menawarkan implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk meningkatkan kinerja dan administrasi pegawai di pemerintahan daerah sejalan dengan otonomi daerah. SIMPEG dirancang untuk memberikan data yang cepat dan akurat dalam pengelolaan kepegawaian, termasuk proses absensi dan penggajian, serta berupaya meningkatkan pelayanan publik dan citra pegawai. Dengan dukungan teknologi informasi, sistem ini diharapkan dapat menciptakan manajemen pegawai yang lebih efisien dan terintegrasi.
Simpeg
- 1. Proposal Penawaran SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) PT AMSI – (Bp. Tommy, 022-76743214) Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 1
- 2. LATAR BELAKANG Sejalan dengan diimplementasikannya otonomi daerah maka setiap daerah baik propinsi, kabupaten maupun kotamadya dituntut untuk mandiri, salah satunya adalah kemandirian didalam pengelolaan kepegawaian secara profesional sehingga mampu meningkatkan kinerja pegawai di semua level. Karena salah satu dampak diberlakukannya otonomi daerah adalah terjadinya pelimpahan wewenang kepegawaian dari pemerintahan pusat kepada pemerintahan daerah yang meliputi pengangkatan, penempatan, pemindahan/mutasi maupun pemberhentian sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Jumlah pegawai negeri yang begitu besar serta tuntutan masyarakat terhadap kinerja pemerintah yang profesional yang dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, merupakan suatu tantangan yang harus dijawab oleh pemerintah daerah. Tantangan tersebut akan terasa lebih mudah dengan dimanfaatkannya teknologi informasi sebagai solusi dan alat bantu untuk menjawab tantangan-tantangan tersebut. Salah satu solusi yang ditawarkan untuk menjawab permasalahan-permasalahan tersebut adalah pengimplementasian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). SIMPEG adalah sistem Informasi berbasis komputer yang digunakan untuk mendukung sistem administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah daerah. Fungsi utama Sistem Informasi Kepegawaian yaitu membantu memberikan data/informasi secara cepat, tepat dan akurat untuk bahan analisa pimpinan dalam pengambilan keputusan. Komputer merupakan alat bantu yang sangat bermanfaat dalam kegiatan pegolahan dan pemeliharaan data pada sistem administrasi pemerintahan. Komputerisasi akan mampu meningkatkan kinerja dan optimalisasi sumber daya yang ada, baik sumber daya ekonomi maupun sumber daya manusia. Dengan diimplementasikannya SIMPEG pada pemerintah daerah diharapkan baik secara langsung maupun tidak langsung dapat terwujud suatu proses tertib administrasi kepegawaian, meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, terjadinya pergeseran opini publik ke arah yang positif terhadap citra pegawai di lingkungan pemerintahan. Untuk mencapai harapan yang telah disebutkan di atas maka SIMPEG yang diimplementasikan meliputi pula beberapa proses khusus lainnya antara lain proses absensi pegawai, proses penggajian pegawai dan sistem perencanaan Anggaran khususnya anggaran pegawai pemerintah daerah. Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 2
- 3. DASAR HUKUM Dasar hukum pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, di dasari oleh : 1. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah pasal 76 “Daerah mempunyai kewenangan untuk melakukan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, penetapan pensiun, gaji, tunjangan, kesejahtreraan pegawai, serta pendidikan dan pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan daerah yang ditetapkan dengan Peraturan Daerah, berdasarkan peraturan perundang-undangan.” 2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian. 3. Keputusan Menteri Dalam negeri Nomor 45 Tahun 1992 tentang Pokok-pokok Kebijaksanaan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (SIMDAGRI/SIMDA) 4. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 140 tahun 1997 tentang Rencana Induk Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. 5. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam negeri dan Pemerintah Daerah. RUANG LINGKUP Sistem informasi manajemen kepegawaian yang dilengkapi dengan sistem penggajian, sistem absensi kepegawaian, dan manajemen data meliputi fasilitas sebagai berikut : 1. Data kepegawaian Fasilitas ini untuk perekaman data pegawai meliputi : 1. Kode lokasi / unit 2. Kode pendidikan 3. Kode hubungan keluarga 4. Kode jabatan struktural 5. Kode jabatan fungsional 6. Kode kepangkatan 7. Kode gaji pokok 8. Kode penghargaan 9. Kode wilayah 10. Kode negara 2. Data diri pegawai Fasilitas ini untuk perekaman data indentitas pegawai pemerintah propinsi seperti: 1. Data identitas pokok pegawai 2. Data diri pegawai 3. Data padanan NIP dengan nomor registrasi kepegawaian (NRK) 4. Pasfoto pegawai 3. Daftar riwayat hidup pegawai Fasilitas ini untuk perekaman riwayat hidup pegawai, seperti : 1. Daftar pendidikan formal Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 3
- 4. 2. Daftar pendidikan non formal 3. Daftar jabatan struktural 4. Daftar jabatan fungsional 5. Daftar kepangkatan 6. Daftar perubahan gaji pokok 7. Daftar penghargaan 8. Daftar cuti 9. Daftar keluarga 10. Daftar hukuman disiplin 11. Daftar tindakan administrasi 12. Daftar seminar yang pernah diikuti 13. Daftar tulisan/ karangan yang pernah dipublikasikan 14. Daftar kunjungan ke luar negeri 15. Daftar organisasi yang pernah diikuti 4. Pencetakan laporan kepegawaian Fasilitas ini untuk membuat laporan kepegawaian, terdiri dari : 1. Laporan pegawai, disertai foto 2. Laporan daftar urut kepangkatan 3. Laporan statistik kepegawaian 4. Pencarian data pegawai 5. Daftar usulan pegawai yang akan naik pangkat/KGG 6. Daftar usulan pegawai yang akan mendapatkan KGB 7. Pembuatan surat keputusan yang berkaitan dengan pegawai antara lain surat keputusan pegawai yang mendapatkan KGB, KGG, Pengangkatan jabatan dan sebagainya. 8. Pencetakan surat keputusan yang berkaitan dengan pegawai 5. Sistem pelaporan eksekutif Fasilitas ini disediakan untuk kebutuhan pimpinan pemerintahan daerah atau level di bawahnya yang berwenang, untuk membantu analisa dalam proses pengambilan keputusan seperti pencalonan jabatan, Pencalonan yang mengikuti pendidikan penjejangan, dan lain-lainnya. Laporan ini dibuat dengan sistim pohon, mulai dari informasi global, berjenjang hingga informasi yang paling detil. Penelusuran informasi dapat dimulai sesuai dengan kriteria yang dikehendaki seperti : 1. Pangkat Kepegawaian 2. Usia Kepegawaian 3. Eselon / Dinas / Badan Kepegawaian 4. Pendidikan Pegawai 5. Gender Pegawai 6. Agama Pegawai 7. Status Perkawinan Pegawai 8. Masa Kerja Kepegawaian 6. Perhitungan gaji pegawai Transaksi kepegawaian yang dibuat pada perubahan gaji pegawai akan diproses secara otomatis oleh fungsi Perhitungan Gaji. Fasilitas ini antara lain meliputi : 1. Menghitung Gaji Pokok Pegawai 2. Menghitung Rapel Gaji 3. Menghitung Tunjangan-tunjangan Gaji Pegawai 4. Menghitung Iuran Wajib Pegawai (IWP) 5. Menghitung Gaji bersih yang diteriman Pegawai setelah dikurangi potongan- potongan resmi, misalnya iuran KORPRI, iuran Dharma Wanita Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 4
- 5. 7. Pencetakan struk dan laporan penggajian pegawai Fasilitas ini adalah untuk mencetak laporan-laporan yang berkaitan dengan gaji pegawai, antara lain meliputi : 1. Pencetakan struk/slip gaji pegawai 2. Laporan Rekap Gaji per Unit Kerja dan seluruh Unit Kerja 3. Laporan Rekap Rapel Gaji per Unit Kerja dan seluruh Unit Kerja 4. Daftar potongan iuran Taspen (4,25%) 5. Daftar potongan iuran Askes (2%) 6. Daftar potongan dana pensiun (3,75%) 7. Daftar potongan iuran KORPRI 8. Daftar potongan iuran Dharma Wanita 8. Absensi Kepegawaian Fasilitas ini meliputi transaksi absen kepegawaian yang terdiri dari : 1. Data masukan kedatangan dan kepulangan pegawai secara otomatis melalui Bio- metric scan (scan sidik jari) 2. Data masukan ijin dan cuti pegawai 3. Pencetakan absensi kepegawaian 4. Laporan Rekap absensi kepegawaian per Unit Kerja dan seluruh Unit Kerja 9. Administrasi dan Pemeliharaan Fasilitas ini meliputi pengaturan terhadap pembatasan-pembatasan hak akses (otorisasi) kepada user, antara lain hak akses untuk melihat, menginputkan data, mengedit data dan melakukan backup serta restore terhadap data. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud daripada pembangunan dan pengembangan sistem informasi adalah berdasarkan kebutuhan tentang keadaan data pegawai, baik dari tingkat propinsi, kabupaten/kota. Sehingga data pegawai yang ada akan memberikan manfaat bagi pegawai yang bersangkutan dan pihak lain yang membutuhkan serta organisasi pemerintah daerah pada khususnya. Tujuannya secara umum adalah terwujudnya suatu sistem informasi yang terintegrasi dalam suatu jaringan komputer dan mampu menghasilkan informasi yang bermutu dalam mengambil keputusan. Sedangkan tujuan secara khusus adalah : ♦ Menghasilkan informasi data kepegawaian ♦ Membantu pimpinan dalam merencanakan penerimaan pegawai, penyebaran pegawai, dan pelatihan pegawai di masa yang akan datang. ♦ Membantu kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian sehingga pegawai mendapatkan hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik. ♦ Memudahkan pekerjaan di bidang kepegawaian dalam membuat laporan. Sasaran daripada sistem informasi adalah : ♦ Terciptanya pelaksana tugas di bagian kepegawaian daerah/kota yang lebih efektif dan efisien. Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 5
- 6. ♦ Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan tugas-tugas di bagian kepegawaian daerah/kota. ♦ Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas di bagian kepegawaian daerah / kota. ♦ Meningkatkan akurasi data dan informasi yang dihasilkan oleh bagian kepegawaian, sehingga kekeliruan dalam perhitungan dan pencatatan dapat dieliminasi ♦ Mempermudah pencatatan dan pencarian (pembacaan ulang) data yang sudah dimasukkan sebelumnya ♦ Menyederhanakan media pemyimpanan data ♦ Mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat ♦ Dapat menjamin keamanan data terhadap pihak-pihak lain yang dapat menyalahgunakan sistem dengan membangun sistem yang dapat dikontrol dimana memerlukan administrasi sistem secara keseluruhan. MANFAAT SIMPEG Dengan penerapan Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada pemerintahan daerah, maka pemerintah daerah akan mendapatkan beberapa manfaat antara lain : ♦ Pencarian informasi yang berhubungan dengan kepegawaian akan mudah dan cepat. ♦ Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan. ♦ Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa datang. ♦ Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa akan datang ♦ Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian. ♦ Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai. ♦ Merencanakan suatu pekerjaan. ♦ Merencanakan penerimanan pegawai baru. ♦ Tingkat keamanan data yang terjamin keandalannya serta terintegrasi dan mudah untuk dikembangkan. KEUNGGULAN SIMPEG PLUS Aplikasi SIMPEG yang diimplementasikan memiliki beberapa keunggulan antara lain : ♦ Customized Software Development, artinya software yang ditawarkan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. ♦ Terintegrasi dengan sistem penggajian & absensi bio-metric scan (sidik jari). ♦ Dengan dukungan jaringan Private Network yang dibangun dan aplikasi yang dibuat dalam platform web-based memudahkan untuk pengaksesan dari manapun juga. ♦ Tingkat security data yang terjamin kehandalannya dengan menggunakan sistem otorisasi untuk user-usernya. ♦ System aplikasi ini dapat menangani masalah security secara : ♦ Authentical (Userid/password, smartcard, biometris, dynamic password) ♦ Acces control (manajemen bertingkat & hak akses) ♦ Confidential (transfer data dilakukan dengan encryption/decryption) ♦ Data Intergrity Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 6
- 7. ♦ Available (Clustering sistem, RAID sistem, back up, miroring data, intrsion detection system) KONFIGURASI Aplikasi SIMPEG di pemerintah daerah diimplementasikan di beberapa user (client) yaitu bagian kepegawaian, bagian keuangan, serta beberapa pajabat yang mempunyai wewenang dalam proses pengambilan keputusan tentang kepegawaian. Arsitektur jaringan INTRANET untuk mengimplementasikan program SIMPEG di pemerintah daerah yang diusulkan adalah sebagai berikut: Tahap utama : Intranet Kantor Bupati, bagian Keuangan, Bagian Kepegawaian, dan untuk data-data tertentu dapat diakses melalui jaringan private network (VPN). Tahap selanjutnya : Intranet (dedicated lines menggunakan fiber optic) ke seluruh kantor dinas. Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 7
- 8. SARANA PENUNJANG Dalam pembangunan dan pengembangan suatu sistem informasi manajemen yang berbasis teknologi komputer, unsur-unsur yang dibutuhkan adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan sumber daya manusia (brainware). 1. Perangkat Keras (HARDWARE) Server Built-up : COMPAQ PIII RAM 512 MB 1 buah PC Client : COMPAQ PIII RAM 128 MB 5 buah Printer : Printonix 1 buah HP Laser 5L 2 buah Scanner : Photo Scanner Bio-Metric Scanner Modem : 56 Kbps (f/ remote office) LAN & WAN Equipment Unit Penyedia Daya Listrik Cadangan 2. Perangkan Lunak (SOFTWARE) Aplikasi SIMPEG yang akan diimplementasikan di pemerintah kabupaten berbasis Aplikasi Windows Client-Server dan Aplikasi WEB-Based untuk kebutuhan manajemen yang memudahkan setiap pemakai mengakses aplikasi ini dari tempat manapun yang mempunyai akses ke jaringan. Software yang digunakan: • Development tools : Delphi, Macromedia • Database : Oracle 9i • Interface : - Aplikasi Windows Client-Server - Web-Based (ASP) - Biometric Scan & Scanner • Operating system : Windows 3. Sumber Daya Manusia (Brainware) Untuk dapat menjalankan atau mengoperasikan Aplikasi SIMPEG, diperlukan tenaga yang akan dilatih sebagai Tenaga Operator Data Entri, Database Administrastor dan Programmer. PENUTUP Pelayanan terbaik merupakan komitment utama yang harus selalu dikedepankan oleh setiap instansi pemerintah, sehingga cara bagaimana informasi tersebut dikemas dan disajikan akan menjadi prestasi dan nilai tersendiri. Proposal ini dibuat untuk mendapatkan persetujuan dan bila diperlukan penjelasan lebih lanjut, kami bersedia untuk menjelaskannya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 8