Proposal Teknis Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)
21 likes17,488 views
Dokumen ini adalah proposal teknis pengembangan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data kepegawaian dengan fitur user-friendly. Tujuan utama SIMPEG adalah untuk mendukung integrasi data, memudahkan akses informasi, dan meningkatkan akuntabilitas serta transparansi dalam pengelolaan kepegawaian. Berbagai komponen seperti analisis kebutuhan, perancangan sistem, dan database yang diperlukan untuk implementasi sistem juga dibahas secara rinci.
![3
13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
PROPOSAL TEKNIS
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Yudha Yudhanto[1]
, Dimas Prasetyo Utomo[2]
, Andang Wijanarko[3]
MTI STIMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Sleman, Yogyakarta – Indonesia
E-mail : yyudhanto@yahoo.com[1]
, dimas_irm06@yahoo.com[2]
, andank.po@gmail.com [3]
SIMPEG atau Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sebuah aplikasi yang ditujukan
untuk melakukan pengelolaan data kepegawaian dengan rancangan yang user friendly sesuai
kebutuhan. Pengelolaan data Kepegawaian merupakan suatu proses vital dan strategis yang harus
diperhatikan dalam memenuhi kebutuhan akan informasi data pegawai yang cepat, tepat,
akuntabel, dan up to date. SIMPEG ini dapat menjadi solusi untuk dapat mewujudkan pengelolaan
data pegawai sehingga efisien dan efektif.
1. PENDAHULUAN
Sistem Informasi Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh
personalia yang ada karena pegawai merupakan asset penting penyelenggaraan system
pemerintahan yang perlu dikelolah dengan baik.
Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam
lingkup yang lebih besar, akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara
keseluruhan. Mengingat perlunya pengolahan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas
pengolahan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Menejemen Kepegawaian
merupakan salah satu prioritas.](https://image.slidesharecdn.com/proposal-teknis-simpeg-final-150119071709-conversion-gate02/85/Proposal-Teknis-Sistem-Informasi-Kepegawaian-SIMPEG-3-320.jpg)
Proposal Teknis Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG)
- 1. 1 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) Proposal Teknis SIMPEG DAERAH SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN Desain Sistem Evaluasi Kinerja Tugas UAS ICT Human Resource Management Eko Boedijanto, M.T Oleh : Yudha Yudhanto (13.52.0511) Dimas Prasetyo Utomo (13.52.0507) Andang Wijanarko (13.52.0487) MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA 2014
- 2. 2 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) DAFTAR ISI PROPOSAL TEKNIS SIMPEG 1. PENDAHULUAN 3 2. SASARAN 4 3. LANDASAN TEORI 4 4. PERANCANGAN 5 5. DATABASE 14 6. USER INTERFACE 19
- 3. 3 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) PROPOSAL TEKNIS SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN Yudha Yudhanto[1] , Dimas Prasetyo Utomo[2] , Andang Wijanarko[3] MTI STIMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ring Road Utara, Condong Catur, Sleman, Yogyakarta – Indonesia E-mail : yyudhanto@yahoo.com[1] , dimas_irm06@yahoo.com[2] , andank.po@gmail.com [3] SIMPEG atau Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sebuah aplikasi yang ditujukan untuk melakukan pengelolaan data kepegawaian dengan rancangan yang user friendly sesuai kebutuhan. Pengelolaan data Kepegawaian merupakan suatu proses vital dan strategis yang harus diperhatikan dalam memenuhi kebutuhan akan informasi data pegawai yang cepat, tepat, akuntabel, dan up to date. SIMPEG ini dapat menjadi solusi untuk dapat mewujudkan pengelolaan data pegawai sehingga efisien dan efektif. 1. PENDAHULUAN Sistem Informasi Kepegawaian sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan asset penting penyelenggaraan system pemerintahan yang perlu dikelolah dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar, akan membawa perbaikan kinerja perusahaan atau pemerintah secara keseluruhan. Mengingat perlunya pengolahan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengolahan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Menejemen Kepegawaian merupakan salah satu prioritas.
- 4. 4 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 2. SASARAN Kegiatan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan data Kepegawaian dengan rincian sebagai berikut : a) Meningkatkan efisiensi, efektifitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan Kepegawaian. b) Mempercepat penyeragaman dan pembentukan database Kepegawaian, menunjang transparansi pengelolaan Kepegawaian. c) Menunjang akuntabilitas kepada para rekanan yang bekerja sama maupun instansi terkait dalam menyajikan informasi yang dapat menunjang tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam Renstra. d) Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena program yang ada didesain dengan memaksimalkan otomatisasi sistem. e) Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang dibutuhkan baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. f) Memudahkan dan mempercepat pencarian dan penampilan informasi di bidang pengelolaan Kepegawaian, untuk kepentingan pengambilan keputusan. 3. LANDASAN TEORI Landasan teori adalah sumber-sumber teori yang digunakan oleh peneliti sebagai landasan teoritis dalam pengembangan aplikasi. Semua acuan yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan pada teori yang didapat dan melalui penelitian yang dilakukan di lapangan dalam hal ini pada Dinas BKD. Beberapa landasan teori yang di gunakan dalam penelitian ini akan dijelaskan pada penjelasan berikut. A. SIMPEG Sistem informasi menejemen kepegawaian (Simpeg), merupakan sistem terpadu, yang meliputi pendataan pegawai,pengolahan data prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi komputer untuk menghasilkan sistem informasi yang cepat lengkap dan akurat dalam rangka mendukung kegiatan administrasi pegawai. Simpeg juga merupakan sebuah perangkat lunak yang membantu dalam mengorganisir data dalam proses akuisisi, eksekusi hingga retrivasi data yang akan memudahkan dalam penyebaran, integrasi hingga analisis bagi pengambilan keputusan bidang sumber daya manusia pada suatu instansi.
- 5. 5 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) Secara spesifik tujuan dari pengembangan suatu aplikasi Simpeg adalah untuk mendukung integritas data,kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolahan sehingga dapat mendukung kelancaran fungsi dalam bidang administrasi yang efektif dan efisien. Fungsi utama dari simpeg itu sendiri antara lain untuk menunjang dan mempercepat proses pengajuan promosi. B. Perundang-undangan Undang-Undang sebagai dasar beberapa kebijakan dalam sistem ini adalah : - Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok Kepegawaian - Kepmendagri NO.49/1985 tentang komputerisasi Aplikasi Kepegawaian di lingkungan Depdagri dan Pemda - Kep Mendagri NO.45/1992 Tentang pokok-Pokok Kebijaksanaan SIMDAGRI/SIMDA - Kep Mendagri NO.140/1997 Tentang rencana induk pembangunan dan pengembangan SIMDAGRI/SIMDA. - Kep Mendagri NO.17/2000 TENTANG Sistem Informasi manajeman Kepegawaian - Keputusan Kepala BKN NO.7 Tahun 2002Pegawai Negri Sipil (PUPNS) - Kep Mendagri NO.7 Tahun 2005 Tentang Pedoman Penilaian Calon SEKDA Provinsi dan Kab/Kota serta Eselon di lingkungsn Kab/kota - UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) 4. PERANCANGAN 1) TAHAP PERTAMA : ANALISIS KEBUTUHAN Analisis Kebutuhan merupakan tahap awal yang menjadi dasar pembuatan aplikasi sistem informasi dimana developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Kelancaran proses pembuatan software dan kelengkapan fitur software sangat tergantung pada hasil analisis ini. Analisis di lakukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan langsung dengan proses bisnis pada kantor Dinas XXX. Analisis kebutuhan juga berupa analisis pada: a) Data induk pegawai diantaranya yaitu lokasi kerja, identitas pegawai, pengalaman kerja, pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil (PNS), pangkat terakhir, kenaikan gaji berkala, pendidikan terakhir, jabatan terakhir; b) Data Riwayat yang berisi kepangkatan, riwayat jabatan, riwayat pendidikan umum, riwayat pendidikan dan pelatihan dalam jabatan, riwayat keluarga, tanda jasa atau penghargaan data
- 6. 6 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) mutasi pegawai, riwayat penugasan, riwayat penilaian prestasi pegawai, riwayat hukuman dan disiplin pegawai; c) Data Mutasi Pegawai yang berisi tentang mutasi pengangkatan sebagai PNS, mutasi pangkat, mutasi kenaikan gaji berkala, mutasi pendidikan, mutasi daftar penilaian prestasi pegawai, mutasi hukuman dan disiplin pegawai, mutasi jabatan, mutasi tanda jasa atau penghargaan, mutasi non aktif atau pemberhentian, mutasi pensiun, mutasi keluarga. Pada tahapan analisa ini juga analisis akan di lakukan bagi administrator yang akan mengelolah seluruh data yang terdapat pada lingkungan Kantor Dinas XXX. Analisis juga dilakukan pada analisis kebutuhan fungsional. Dalam perancangan aplikasi ini membutuhkan sebuah rancangan proses yang mendukung aplikasi. Aplikasi ini dirancang untuk jangka waktu yang lama, karena itu dibutuhkan metode desain berorientasi objek untuk menyusun rancangan aplikasi ini menjadi komponen komponen yang mudah dikebangkan dan dapat digunakan ulang. Oleh karena itu dalam proses awal perancangan aplikasi terdiri dari beberapa komponen antara lain: 1. Terdapat 3 (tiga) aktor utama yang akan berinteraksi pada aplikasi ini yaitu Kepala Dinas XXX, Pegawai XX, Administrator; 2. Terdapat beberapa proses dalam perancangan aplikasi, antara lain proses tambah data pada aplikasi, proses penyimpanan data, proses pengolahan data, proses edit data, proses hapus data; 3. Peran masing-masing aktor antara lain: a) Administrator, adalah pengguna yang mempunya hak penuh dalam mengakses aplikasi ini, sehingga diperlukan log in terlebih dahulu sebelum mendapatkan fasilitas-fasilitas sebagai administrator. Seorang administrator bertanggung jawab secara penuh pada system ini. Administrator dapat melakukan input data, edit data serta hapus data pada aplikasi. Administrator, juga dapat melakukan pengelolahan pada data user system, kelola pada data pegawai, kelola pangkat dan golongan pegawai, jabatan pegawa, keloloa pengumuman, kelola data cuti pegawai dan mengelola data mutasi kepegawaian; b) Kepala dinas, adalah pengguna yang mempunyai hak dibawah administrator dalam mengakses aplikasi ini. Kepala dinas memerlukan log in terlebih dahulu sebelum mendapatkan layanan-layanan sebagai kepala dinas. Kepala Dinas juga dapat melakukan inputan tetapi tidak dapat melakukan pengeditan data, dan Kepala Dinas dapat pula melihat proses penilaian kinerjapegawai, melihat data pegawai, melihat proses absensi, melihat proses pemberian cuti, melihat proses mutasi; c) Pegawai, adalah pengguna yang memiliki hak dibawah Administrator dan Kepala dinas. Pegawai memerlukan log in terlebih dahulu untuk mendapatkan akses ke aplikasi ini. Pegawai hanya dapat melakukan proses perubahan user id dan nama, melihat pangkat dan golongan, melihat jabatan, melihat data absen, melihat data
- 7. 7 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) riwayat cuti, melihat riwayat pekerjaan, melihat riwayat pendidikan dan pelatihan, melihat data keluarga, melihat pengumuman yang di umumkan oleh Dinas XXX; 4. Masing-masing aktor terhubung ke setiap proses yang di kerjakan dan juga saling terkoneksi dengan proses lain yang terhubung dengannya. Analisis selanjutnya juga dilakukan pada analiss terhadap kebutuhan non fungsional. Beberapa kebutuhan lainnya yang diperlukan dalam pengembangan system informasi kepegawaian adalah adanya kebutuhan yang berkaitan dalam mendukung aplikasi. Analisa kebutuhan ini lebih ditujuakan pada kebutuhan akan software dan hardware yang akan di gunakan dalam perancangan aplikasi. Dalam perancangan aplikasi sistem informasi ini, software dan hardware yang akan digunakan sangat mendukung dalam membangun system aplikasi ini. Daftar kebutuhan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) pada penelitian ini digunakan dalam percobaan dalam merancang aplikasi sistem informasi pada Kantor Dinas XXX. Kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras dapat dilihat dalam tabel 1(satu) dan tabel 2 (dua) berikut ini: Kebutuhan Perangkat Keras Kebutuhan Spesifikasi Processor RAM Hardisk Dual Core 1 GB 80 GB Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan Spesifikasi Web server UML Designer Tools View Designer Tools Text Editor Web Browser XAMPP server Visual Paradigm Adobe Photoshop CS4 Netbeans Mozila Firefox 2) TAHAP KEDUA : PERANCANGAN Tahap selanjutnya adalah membuat perancangan yang berfokus pada penyajian penyusunan proses data, aliran proses, dan hubungan antar data yang paling optimal untuk menjalankan proses bisnis dan memenuhi kebutuhan sesuai dengan hasil analisis kebutuhan. Proses perancangan menggunakan diagram UML yang meliputi use case diagram, activity diagram, sequence diagram. 2.1.USE CASE DIAGRAM Dalam sebuah use case diagram mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dan system. Seorang user melakukan login terlebih dahulu kedalam sistem. Pemilihan log in akan menentukan hak akses dari seorang user. Terdapat 3 (tiga) hak akses yaitu: aktor sebagai administrator, aktor sebagai kepala dinas, aktor sebagai pegawai kantor XXX. Dapat dijelaskan seperti pada tampilan dibawah ini:
- 8. 8 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) Gbr. Use Case Diagram
- 9. 9 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 2.2 ACTIVITY DIAGRAM Activity diagram adalah suatu proses yang menggambarkan aliran aktivitas didalam sistem baik secara sequential maupun bercabang dan juga objek yang melakukan aktivitas maupun menerima aktivitas. Activity diagram dari aktor administrator, aktor pegawai dan aktor sebagai kepala dinas dapat dilihat pada gambar berikut ini: 2.2.1 Activity Diagram ; Administrator
- 10. 10 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 2.2.2. Activity Diagram : Pegawai 2.2.3. Activity Diagram : Kepala Dinas
- 11. 11 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 2.3. SEQUENCE DIAGRAM Sequence diagram adalah diagram yang menunjukan aliran kerja secara terperinci dari aktifitas diagram yang dilakukan sesuai dengan urutan waktu yang terjadi pertama kali dan kejadian yang akan terjadi selanjutnya. Sequence diagraam terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horisontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau rangkaian langkah yang dilakukan sebagai tanggapan dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Berikut adalah gambar dari sequence digram yang menunjukan proses alir kerja pada sistem yang telah dirancang:
- 12. 12 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
- 13. 13 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
- 14. 14 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 5. DATABASE Tabel yang dihasilkan sebanyak 11 yakni : 1. Administrator 2. Kadinas 3. Pegawai 4. Absensi 5. Jabatan 6. Keluarga 7. Cuti 8. Kepangkatan 9. Pekerjaan 10. Penilaian 11. Halaman Detailnya Tabel adalah sebagai berikut : 1. TABEL ADMINISTRATOR Field Type idaministrator Int (2) Nama Varchar (50) Jabatan Varchar (20) password Varchar (20) 2. TABEL KADINAS Field Type idkadinas Int (2) Nama Varchar (50) Jabatan Varchar (50) password Varchar (32) 3. TABEL PEGAWAI Field Type idpegawai Int (6) nama_lengkap Varchar (50) tmp_lahir Varchar (30)
- 15. 15 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) tgl_lahir date jenkel enum agama enum stts_kawin enum jml_anak Int (2) pendidikan enum almt_jalan Varchar (100) almt_rtrw varchar (10) almt_kelurahan Varchar (30) almt_kecamatan Varchar (30) almt_kabkota Varchar (30) telp Varchar (15) nip_lama Varchar (9) nip_baru Varchar (18) tmt_masuk date tmt_pns date stts_pegawai enum ikatan_pegawai enum idpagol Varchar (2) jabatan Enum unit_kerja Varchar (50) usernamae Varchar (20) Password Varchar(20) 4. TABEL ABSENSI PEGAWAI Field Type Idabsensi Int (5) idpegawai text tgl_absensi date absen enum keterangan Vachar (50) 5. TABEL JABATAN PEGAWAI Field Type idjabatan Int (5) idpegawai Varchar (6) Jabatan Enum
- 16. 16 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) tmt_jabatan Date tgl_sk Date no_sk Varchar (30) 6. TABEL KELUARGA PEGAWAI Field Type idkeluarga Int (5) idpegawai Varchar (6) nama_lengkap Varchar (50) tmp_lahir Varchar (30) tgl_lahir Date pendidikan enum status enum 7. TABEL CUTI PEGAWAI Field Type idcuti Int (5) idpegawai Varchar (6) alasan Varchar (50) tgl_mulai Date tgl_selesai Date alamat_kontak Varchar (100) tlp_kontak Varchar (15) 8. TABEL KEPANGKATAN PEGAWAI Field Type idkepangkatan Int (5) idpegawai Varchar (6) idpagol Varchar (2) tmt_pagol Date tgl_sk Date no_sk varchar(30)
- 17. 17 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 9. TABEL PEKERJAAN PEGAWAI Field Type idpekerjaan Int (5) idpegawai Varchar (6) tgs_pekerjaan Varchar (50) tgs_pegawai Date tmt_pekerjaan Date tgl_sk Date no_sk Varchar (30) 10. TABEL PENILAIAN PEGAWAI Field Type idpenilaian Int (5) idpegawai varchar (6) tahun varchar(4) unsur_kesetiaan varchar(2) unsur_prestasi varchar (2) unsur_tanggungjwb varchar (2) unsur_ketaatan varchar (2) unsur_kejujuran varchar (2) unsur_kerjasama varchar (2) unsur_prakarsa varchar (2) unsur_kepemimpinan int (2) 11. TABEL HALAMAN Field Type idhalaman int (1) home text berita_terbaru text visi_misi text tupoksi text kontak_kami text
- 18. 18 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC)
- 19. 19 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 6. USER INTERFACE Aplikasi yang dirancang merupakan aplikasi yang bersifat web-based. Berikut adalah rancangan tampilan antarmukanya : 1. TAMPILAN HOMEPAGE/UTAMA
- 20. 20 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 2. TAMPILAN HALAMAN UTAMA PROFIL 3. TAMPILAN HALAMAN UTAMA PEGAWAI
- 21. 21 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 4. TAMPILAN HALAMAN LOGIN 5. TAMPILAN HALAMAN AKUN ADMINISTRATOR
- 22. 22 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 6. TAMPILAN HALAMAN DAFTAR PEGAWAI ADMINISTRATOR 7. TAMPILAN HALAMAN TAMBAH DATA PEGAWAI ADMINISTRATOR
- 23. 23 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 8. TAMPILAN HALAMAN AKUN KEPALA DINAS
- 24. 24 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 9. TAMPILAN HALAMAN DAFTAR PEGAWAI PADA AKUN KADINAS 10. TAMPILAN HALAMAN AKUN PEGAWAI
- 25. 25 13.52.0511 | 13.52.0507 | 13.52.0487 | MTI.AMIKOM (EXC) 11. TAMPILAN HALAMAN PERSONALISASI AKUN PEGAWAI