13. Trabajo con datos
- 1. Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo - Excel 2010 13. Trabajo con datos
- 2. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Ya hemos visto que Excel se utiliza principalmente para introducir datos, ya sea literales como fórmulas. En este tema nos vamos a centrar en algunas de las operaciones típicas que se pueden realizar sobre ellos.
- 3. w w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e sw w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e s ELIMINAR FILAS DUPLICADAS
- 4. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas. La mayoría de las veces no nos interesará tener duplicados, porque no aportan información adicional y pueden comprometer la fiabilidad de las estadísticas basadas en los datos. • Por ejemplo, si disponemos de un listado de trabajadores y queremos saber la media de edad, el cálculo se vería comprometido en el caso de que un mismo trabajador apareciese varias veces.
- 5. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Para eliminar filas duplicadas: • Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar. • Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación. • En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados.
- 6. w w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e sw w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e s LA VALIDACIÓN DE DATOS
- 7. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos equivocamos.
- 8. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Para aplicar una validación a una celda. •Seleccionamos la celda que queremos validar. •Pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
- 9. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Para aplicar una validación a una celda. • Aparece un cuadro de diálogo Validación de datos donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.
- 10. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos En la sección Criterio de validación: •Indicamos la condición para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar: •Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. •Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.
- 11. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Si en la opción Permitir: • Elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. • En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaña Mensaje de entrada: • Podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. En la pestaña Mensaje de error: • Podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.
- 12. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Ejercicio crear una validación de datos •Practicar cómo crear una validación de datos en Excel2010.
- 13. w w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e sw w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e s ORDENAR DATOS
- 14. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
- 15. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar • Desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la columna.
- 16. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto: • Hacer clic sobre el encabezado de la misma. • Por ejemplo, sobre el encabezado A. Nos aparecerá una ventana:
- 17. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila. Si elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila. Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.
- 18. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.
- 19. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
- 20. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. • Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. • Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...). Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). • Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. Y cuál es el Criterio de ordenación: • Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). • O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...
- 21. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel. • De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. • Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
- 23. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones • Sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
- 24. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Ejercicio ordenar datos según varios criterios •Practicar cómo realizar ordenaciones complejas que comprendan varios criterios jerarquizados.
- 25. w w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e sw w w . o p t i m a - c o n s u l t o r e s . e s BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS
- 26. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Cuando manejamos una cantidad importante de datos, en ocasiones necesitamos localizar en el libro un dato concreto. Para facilitarnos esta tarea existe la herramienta de búsqueda. • La encontraremos en la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar. • Buscar... (teclas CTRL+B) abrirá un cuadro de diálogo que te permite introducir el dato que deseas encontrar.
- 27. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Al hacer clic en Buscar siguiente iremos pasando de una celda a otra, de entre las que contienen el valor introducido. • Buscará a partir de donde estemos situados, por lo que deberemos situarnos en la primera celda para que busque en toda la hoja. • Además, si tenemos varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.
- 28. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos También podemos pulsar Buscar todos, para mostrar en la propia ventana un listado con la localización de cada una de las celdas en que se encuentra el dato. • La lista de resultados será un conjunto de enlaces y simplemente haciendo clic sobre uno de ellos nos situará en la celda en cuestión.
- 29. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos El botón Opciones nos permite ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra. • Podremos elegir dónde buscar (si en la hoja en que estamos o en todo el libro) • Si buscamos únicamente las celdas con un formato concreto (por ejemplo, sólo las celdas con formato de moneda), etc.
- 30. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) podremos realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro. • La opción de reemplazo no se limita únicamente a valores, también puede referirse a formatos. • Por ejemplo, podríamos buscar todos las celdas que contengan el valor 0 en formato moneda y reemplazarlo por el mismo valor pero con un color de celda rojo, para destacarlos.
- 31. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos La opción Ir a... (teclas CTRL+I) nos permite situarnos en una celda en concreto. • La ventaja que tiene frente a otras formas de desplazarnos entre las celdas es que guarda un historial de las celdas que se van visitando, de forma que si vamos a trabajar con las mismas celdas todo el tiempo, es posible que nos interese utilizar esta opción.
- 32. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Luego encontramos una serie de opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constantes, Validación de datos, Seleccionar objetos • Nos permiten seleccionar todas las celdas que contengan este tipo de información a la vez. • Es decir, seleccionar todas las fórmulas del documento, por ejemplo.
- 33. www.optima-consultores.es info@optima-consultores.es 13. Trabajo con datos Ejercicios •Países: •Eliminar duplicados. •Buscar y reemplazar. •Ordenar.
- 34. Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo - Excel 2010 13. Trabajo con datos