202207 TOC -CCPM.pdf
- 1. GERENCIA DE MULTIPROYECTOS UTILIZANDO LA TEORÍA DE LAS RESTRICCIONES /CCPM – Critical Chain Project Management Profesor: Alejandro Fernández Rivera www.piensalo.com Cel 3102643737
- 2. Elementos previos a la Gerencia de Proyectos Piénsalo Colombia Educación Empresarial con Resultados Material preparado por: Alejandro Fernández Rivera Educador TOC Piénsalo Colombia Ltda.
- 3. Objetivo • Aprender a seleccionar el proyecto correcto, para luego diseñar y planear un red de proyecto “suficientemente buena” que, debidamente protegida de Murphy, sea la base para ejecutar el proyecto de forma que se aumenten significativamente las posibilidades de entregarlo a tiempo – o antes – dentro del presupuesto y cumpliendo con las especificaciones requeridas por el cliente. • Esta habilidad gerencial es el corazón de la gestión de la Alta Gerencia de una empresa: tanto de producción de bienes o servicios, como pública o privada, con ánimo de lucro o con propósitos sociales. Piénsalo Colombia Ltda.
- 4. ¿Cómo lograr el objetivo? • Aprender una metodología para definir el proyecto correcto, diseñar y planear una red de proyecto suficientemente buena, para asegurar entregar el proyecto a tiempo, de acuerdo con las especificaciones y el presupuesto. Selección Diseño Planeación Ejecución Piénsalo Colombia Ltda.
- 5. Realidad Actual Estadísticamente hay dos grandes errores gerenciales: a. Aceptar una decisión / idea / Proyecto que no se debió aceptar. b. Rechazar una decisión / idea / Proyecto que se debió aceptar. TOC utilizando su filosofía y metodología ayuda a la gerencia a tomar mejores decisiones. Aceptar Rechazar Piénsalo Colombia Ltda.
- 6. Todos los efectos indeseables en la administración de proyectos son consecuencia directa de esta nube* * La administración de proyectos no debe ser confundida con los dos pasos anteriores (que no son parte de esta sesión): la selección del Proyecto correcto y los requerimientos del Proyecto. Piénsalo Colombia Ltda.
- 7. Temas a considerar en proyectos 1. Las ideas solución: ¿A cuál problema?. 2. Los efectos positivos y negativos de las ideas solución. 3. Los objetivos y las tareas de un proyecto. 4. La definición del Objetivo, el Entregable y el Criterio de Éxito. 5. Confirmar que es una red “suficientemente buena”. 6. Los efectos negativos de usar la Ruta Crítica. Piénsalo Colombia Ltda.
- 8. Entender la iniciativa detrás de un proyecto ➢ Un proyecto es una solución a un problema, es una iniciativa de la alta gerencia: ❖ El rol de la gerencia : mejorar la realidad con SOLUCIONES. ❖ ¿A cuál problema? ❖ ¿Para sacar ventaja de cuál oportunidad? ➢ ¿Cuándo y Cómo usted revisa los efectos positivos y negativos del proyecto / de las iniciativas de la alta gerencia? Piénsalo Colombia Ltda.
- 9. Pre- requisitos • Enfocar los esfuerzos y la atención gerencial en seleccionar de forma correcta los proyectos correctos. • Identificar cuándo una iniciativa gerencial merece ser gerenciada como proyecto. • ¿Cuándo no? – No toda iniciativa debe ser gerenciada como un proyecto. – Algunas iniciativas se deben rechazar ya que no contribuyen a la Meta de la empresa o a proteger alguna condición necesaria requerida por la Meta. Piénsalo Colombia Ltda.
- 10. ¿Qué tipo de solución merece ser gerenciada como un proyecto? • Incluye varias acciones, algunas son algo nuevas. • ¿Qué tantas acciones? • Se requiere de la colaboración activa de varias áreas, dentro y fuera del sistema / empresa / área. • Generalmente, ¿qué tipo de trabajo se requiere para hacer realidad las soluciones propuestas por la alta gerencia? • Eli Goldratt en su libro Cadena Crítica describe así lo que se puede considerar como un proyecto: Piénsalo Colombia Ltda.
- 11. Un proyecto es: “- En su trabajo, ¿se ha implicado en una iniciativa compleja que, con el fin de poder gestionarla, la gente tenga que elaborar una descripción detallada de lo que se supone deben de hacer? - No comprendo – dice ella. - Es decir, un conjunto de diagramas en los que se representan los distintos pasos que deben darse para alcanzar el objetivo, en los que se muestran qué pasos pueden darse en secuencia y cuáles en paralelo. O, alternativamente, algunos programas de trabajo o cronogramas en los que se muestran cuándo debe comenzar y cuándo debe terminar cada paso. Si usted se ha implicado en situaciones así, usted ha trabajado en un proyecto. - Ya veo – dice ella. - ¿Participa usted en algún proyecto? - De acuerdo con su definición, si – contesta (…)” Eli Goldratt, Cadena Crítica, P.29 Piénsalo Colombia Ltda.
- 12. Las ideas solución: ¿A cuál problema? • ¿Cómo podemos validar que el proyecto es correcto? • Debería cumplir con dos condiciones iniciales: – Resolver el problema correcto – Resolver BIEN el problema correcto • ¿Qué significa resolver el problema correcto? • El proyecto nace en un momento específico, y va mutando… Piénsalo Colombia Ltda.
- 13. Retrasos en proyectos • https://www.nytimes.com/2020/10/24/world /europe/berlin-germany-new- airport.html?campaign_id=2&emc=edit_th_2 0201025&instance_id=23469&nl=todaysheadl ines®i_id=18812741&segment_id=42206& user_id=74ce1e5bbcc1ec7691fb84a3d9578c5 c
- 14. Piénsalo Colombia Ltda. Cómo lo explicó el cliente Cómo lo entendió el Lider del Proyecto Cómo lo diseñó el Analista Cómo lo escribió el Programador Cómo lo describió el Consultor de Negocios Cómo se documentó el Proyecto Lo que Operaciones instaló Lo que se le cobró al cliente Cómo fué el Soporte Lo que realmente quería el cliente
- 15. La Idea • ¿Quién propuso inicialmente la idea? • ¿Cuál era el problema inicial / la oportunidad que se pretendía resolver / alcanzar? • ¿Cómo se hizo el proceso inicial de indagación sobre la idea? • ¿Se ejecutaron algunos pasos iniciales? • ¿Los resultados iniciales fueron halagadores o decepcionantes? Piénsalo Colombia Ltda.
- 16. Entender la solución propuesta por la alta gerencia • El Gerente dice: “¡Trabajemos en este problema!” • Sugiere una solución… o espera una solución… • Los subordinados responden: “Sí, señorrrrr” • Casi todos asumen que entendieron claramente las acciones requeridas, la secuencia, los detalles de cada acción, Y que se va a entregar tan rápido como sea posible, o cuando se requiera… • De todas formas, tenemos una Misión… • ¿No deberían primero PARAR y entender si la solución requiere de un enfoque de proyectos? • ¿A quién le gusta planear??? Piénsalo Colombia Ltda.
- 17. El Surgimiento del Proyecto • ¿El objetivo del proyecto es claro desde el comienzo? • Cada persona / área / empresa puede tener en mente un inicio y un final diferentes para el Proyecto. • Ejemplo: • Desarrollo de un producto nuevo. Piénsalo Colombia Ltda.
- 18. El Problema inicial a resolver • Existe un problema que el proyecto va a resolver. • ¿Cómo describir esta situación actual que es indeseable? • ¿Cuál es el conflicto que impide resolver esta situación indeseable? • Construya la Nube del (o de los) Efecto(s) Indeseable(s) que el Proyecto pretende resolver. • La Inyección, que invalida un modo de operación erróneo, debe satisfacer las dos necesidades de la Nube Raíz del área a mejorar. • Esta inyección es el objetivo del proyecto. La oportunidad a aprovechar • Suponemos que se van a generar unos beneficios como resultado de FINALIZAR el proyecto. • ¿Cuánto Trúput se espera recibir? • ¿Cuál es la Inversión adicional requerida? • ¿Cuál es el Gasto de Operación adicional requerido? ¿Es el proyecto correcto?: Hay dos caminos Piénsalo Colombia Ltda.
- 19. El efecto indeseable • Es la descripción de algo que existe en la realidad, – Que me aleja de la Meta – Que no es la ausencia de la solución – Que es real (Objetivo: Frecuencia y la Magnitud) – Que no culpa a nadie – Que puedo hacer algo al respecto Piénsalo Colombia Ltda.
- 20. ¿Qué sucede si tratamos de resolver el efecto indeseable? • El Efecto indeseable es un síntoma • Si resolvemos el síntoma, ¿realmente va a desaparecer el efecto indeseable? • Si lo resolvemos, puede que perdamos el rastro que nos puede llevar al problema. • ¿Cómo pasar del síntoma al problema? • Si usted pregunta:¿Por qué existe el síntoma?, varias veces, ¿está seguro de que va a converger al problema raíz? • ¿Cómo asegurar que se converge al problema raíz? • ¿Qué es lo que va a encontrar en la raíz como el problema? • Tenemos un problema… Piénsalo Colombia Ltda.
- 21. La definición de un problema • Generalmente los gerentes y los académicos hablan acerca de un problema de diversas formas. • Para los gerentes, un problema es un efecto indeseable descrito con frecuencia y magnitud…Dénme los hechos para entender el problema. • Para los académicos, al menos en las Escuelas de Administración, un problema se define de tal forma que usted termina preguntándole a su profesor ¿Cuál es SU definición de MI problema?. Recuerda el proceso de definición del problema de su Tesis de Grado??? Piénsalo Colombia Ltda.
- 22. La definición de un problema para TOC Piénsalo Colombia Ltda.
- 24. La definición desde TOC de un problema • Un problema es un objetivo que no puede lograr. ¿Por qué? • ¡El objetivo NO es la solución! • Para poder lograr el objetivo, debe satisfacer al menos dos necesidades básicas, • ¿Por qué solo 2 necesidades? La realidad no es tan simple…. • Para poder satisfacer la necesidad B se decidió tomar la acción D. • ¡Qué difícil es conectar una acción conectada con una necesidad… • Para poder satisfacer la otra necesidad C, no es posible que sea con la acción D. Usted debe hacer lo opuesto: D´. • Hay que entender la necesidad del otro lado - ¡No es un capricho! • La Acción D deteriora la Necesidad C, y la Acción D´ deteriora la Necesidad B • Cada acción sugerida es realmente una solución a medias… ¡Por eso tengo un problema!. A B D C D´ Piénsalo Colombia Ltda.
- 25. La Nube del efecto Indeseable D 2. ¿Qué decidí hacer para proteger esta necesidad dado que el Efecto Indeseable no lo puedo resolver? D´ 4.¿Cuál es la acción opuesta a D? C 3. ¿Cuál es la necesidad que se pone en peligro si insisto en hacer esa acción D siempre? B 1. ¿Qué necesidad está en peligro por el efecto indeseable? A 5. ¿Por qué las necesidades B y C son importantes? Piénsalo Colombia Ltda.
- 26. Determine cuál es la Nube del Efecto Indeseable que su Proyecto resuelve D 2. ¿Qué decidí hacer para proteger esta necesidad dado que el Efecto Indeseable no lo puedo resolver? D´ 4.¿Cuál es la acción opuesta a D? C 3. ¿Cuál es la necesidad que se pone en peligro si insisto en hacer esa acción D siempre? B 1. ¿Qué necesidad está en peligro por el efecto indeseable? A 5. ¿Por qué las necesidades B y C son importantes? Piénsalo Colombia Ltda.
- 27. Buscando los Supuestos Erróneos La acción que decidí tomar Una necesidad del Sistema ¿Por qué pensamos que la UNICA acción posible para satisfacer esta necesidad es D? Existe un modo de operación. Para poder satisfacer esta necesidad, decidí tomar esta acción, debido a : un Modo de Operación. La acción que decidí tomar. Una necesidad del Sistema El modo de operación Piénsalo Colombia Ltda.
- 28. La dirección de la solución D 2. ¿Qué decidí hacer para proteger esta necesidad dado que el Efecto Indeseable no lo puedo resolver? B 1. ¿Qué necesidad está en peligro por el efecto indeseable? ¿POR QUE AFIRMAMOS QUE LA UNICA FORMA DE SATISFACER ESTA NECESIDAD ES INSISTIENDO EN ESTA ACCION? LA RESPUESTA ES LA EXISTENCIA DE UNA RESTRICCION QUE NO PUEDO SUPERAR. ¿QUE DEBE EXISTIR EN LA REALIDAD PARA NO TENER QUE REALIZAR ESTA ACCION Y SATISFACER ESTA NECESIDAD? Piénsalo Colombia Ltda.
- 29. Buscando una Inyección • ¿Todos estos modos de operación son siempre ciertos? • ¿Podremos “inventar” una nueva situación diferente/opuesta a este modo de operación? • ¿Cómo podemos cambiar para mejorar uno de estos modos de operación, de forma que incrementemos nuestras posibilidades de lograr ambas necesidades? • La respuesta es un conjunto de inyecciones: EL OBJETIVO DEL PROYECTO Piénsalo Colombia Ltda.
- 30. Validación de que la Inyección es Ganar Ganar C 3. ¿Cuál es la necesidad que se pone en peligro si insisto en hacer esa acción D siempre? B 1. ¿Qué necesidad está en peligro por el efecto indeseable? A 5. ¿Por qué las necesidades B y C son importantes? INYECCION (Objetivo del Proyecto) ¿Por qué afirmo que el Objetivo del Proyecto aumenta las posibilidades de lograr la Necesidad B ¿Por qué afirmo que el Objetivo del Proyecto aumenta las posibilidades de lograr la Necesidad C? Piénsalo Colombia Ltda.
- 31. ¿Cuál es el alcance de esta solución? • Si el objetivo del Proyecto resuelve solo un efecto indeseable, ¿Vale la pena todo el esfuerzo? • Deberíamos identificar varios efectos indeseables, relacionarlos y buscar un problema más de fondo, y resolverlo. • Busquemos el problema raíz que conecta la gran mayoría de efectos indeseables del Sistema que queremos mejorar. • La metodología de las Tres Nubes permite llegar con certeza a este problema raíz. Piénsalo Colombia Ltda.
- 33. Procedimiento general sugerido (1) 1. La Alta Gerencia tiene algunos Efectos Indeseables que quiere resolver. 2. Deben entender por consenso cuál es el problema raíz que genera estos Efectos Indeseables. 3. Para cada Efecto Indeseable construyen la Nube, y los supuestos entre B-D y C-D´. 4. Luego sintetizan las tres nubes en una nube consolidada, que explica los tres efectos indeseables. 5. Se enfocan en analizar en esta nube consolidada los supuestos que conectan B-D y C-D´. Piénsalo Colombia Ltda.
- 34. 6. Buscan con lluvia de ideas enfocada las formas para invalidar alguno de estos supuestos: la Dirección de la Solución. 7. Explican por qué consideraan que esta dirección de solución es Ganar Ganar: incrementa significativamente las posibilidades de lograr ambas necesidades B & C. 8. Then they generate – focused brainstorming - a set of injections that shows the HOW to Achieve this Direction of the Solution. 9. They need to check then if this set of injections deserves to be managed as a project. Procedimiento general sugerido (2) Piénsalo Colombia Ltda.
- 35. El siguiente paso • Una vez que hemos determinado que el Objetivo del proyecto es ganar ganar… • Es necesario revisar la Realidad Futura que pensamos que el proyecto va a generar, una vez FINALIZADO el proyecto. • Debe ser una Realidad Futura plena de Efectos Deseables (Beneficios rápidos, poderosos, con el menor esfuerzo y el menor riesgo). • Si el objetivo del proyecto resuelve el problema correcto, y lo resuelve bien, el Proyecto es CORRECTO. Piénsalo Colombia Ltda.
- 36. La restricción del sistema a mejorar • El proyecto interviene un sistema, para mejorarlo. • El sistema es un conjunto de procesos interrelacionados. • La capacidad del sistema de generar Unidades de la Meta depende de muy pocas restricciones. • ¿Cuál es la restricción de su sistema que el proyecto va a atacar? • Debería ser el modo de operación erróneo de la Nube Raíz del sistema…. Piénsalo Colombia Ltda.
- 37. ¿El proyecto va a generar Muchos Efectos Deseables rápidamente? • Debe ser un proyecto que permite : – Explotar, o – Subordinarse a la restricción, o – Elevar la restricción para colocarla en el lugar estratégico que se ha definido. • Si cumple con alguna de estas condiciones, el proyecto va a aumentar el Trúput generado por el sistema. Piénsalo Colombia Ltda.
- 38. La generación de los efectos deseables OBJETIVO DEL PROYECTO INCREMENTO o REDUCCION EN LOS GASTOS DE OPERACION EL PROYECTO MEJORA EL DESEMPEÑO DEL SISTEMA INCREMENTO o REDUCCION EN LA INVERSION INCREMENTO EN EL TRUPUT Piénsalo Colombia Ltda.
- 39. La demostración de que se van a generar los resultados esperados • ¿Por qué afirma que si se FINALIZA este proyecto, el TRUPUT se va a incrementar MAS que la INVERSION y el GASTO DE OPERACIÓN? • ¿Cómo es la relación de causas y efectos que lleva a esta afirmación? OBJETIVO DEL PROYECTO INCREMENTO /REDUCCION EN LOS GASTOS DE OPERACION INCREMENTO / REDUCCION EN LA INVERSION INCREMENTO EN EL TRUPUT ENFOCA LA ATENCION GERENCIAL Piénsalo Colombia Ltda.
- 40. Criterios para evaluar una solución (un proyecto) De: Eliyahu Goldratt, CCPM Webcast • Produce resultados excelentes. • Es ganar ganar para todas las personas que necesitamos su colaboración. • El riesgo, multiplicado por el daño, es relativamente bajo comparado con los beneficios. • Más simple de entender que lo que hacíamos antes. • La secuencia permite que las personas se puedan incorporar al proyecto – cualquier grupo de acciones generan acciones significativas inmediatas. • Que no se autodestruya – el éxito lo destruyó. Serie E&T de Goldratt, CCPM Piénsalo Colombia Ltda.
- 41. Los criterios que ya hemos logrado • Produce resultados excelentes. • Es ganar ganar para todas las personas que necesitamos su colaboración. ✓¿Para todos? Tenemos 2 de 6… ❖El riesgo, multiplicado por el daño, es relativamente bajo comparado con los beneficios. ¿Cómo evaluamos el riesgo? ¿Cuál es la relación entre el riesgo, la incertidumbre y Murphy? Piénsalo Colombia Ltda.
- 42. Es algo que va a suceder, está cerca y está en el camino de algo muy valioso • Entonces, cuando hablamos de Proyectos, puede haber riesgos en el camino y riesgos después de FINALIZAR el proyecto. • Vamos a resolver primero los riesgos que pueden suceder después de FINALIZAR el proyecto. ¿Por qué? ¡Es mejor que me muestres el futuro ANTES de que comencemos a trabajar muy duro para llegar allá! Piénsalo Colombia Ltda.
- 43. Los dos futuros riesgos del proyecto • Primero revisamos los efectos negativos que predecimos podemos encontrar al FINALIZAR el Proyecto. • Buscamos la forma de evitarlos, enriqueciendo o reduciendo el Objetivo. • Son dos decisiones muy diferentes: el cielo no es el límite o señalando la luna nos quedamos observando el dedo… Piénsalo Colombia Ltda. Los Sí, Pero….
- 44. El manejo del primer futuro a revisar • TOC desarrolló un proceso de pensamiento para entender los probables efectos negativos significativos de una idea solución. • Los Capítulos 5 y 8 del libro “No Fue la Suerte”, de Eliyahu Goldratt, describen el proceso. • La idea es de David: “Papi, mientras tú estarás en Europa trabajando me puedes prestar tu BMW?” Piénsalo Colombia Ltda.
- 45. Los pasos para construir una Rama Negativa 1. Escribo los efectos positivos que se espera resulten de la solución que se propuso 2. Escribo una lista de los efectos negativos que siento que pueden resultar de la implementación de la idea. 3. Conecto lo mejor que puedo, la solución que se propuso, con los efectos negativos, por medio de relaciones causa efecto. 4. Leo las ramificaciones negativas de abajo hacia arriba, revisando la lógica. 5. Vuelvo a leer la rama negativa desde el punto de vista del que propuso la idea y “suavizo” aquellas entidades que le apuntan directamente a él.
- 46. Cuando estoy lejos, el carro esta a tu disposición. Tendremos fricciones en el futuro Te acostumbraras a tener el carro a tu disposición. Estoy lejos por un largo rato. Por un largo rato puedes usar el carro cuando quieras. Cuando las personas pueden usar algo regularmente, se convierte en hábito, en un derecho. NO quiero compartir mi carro Te molestare cuando te dé un NO en el futuro
- 47. Los pasos de la comunicación 1. Comienzo una reunión con el que propone. 2. Presento los efectos positivos de la idea propuesta 3. Presento y explico la ramificación negativa. 4. Me abstengo de hacer cualquier sugerencia para cortar la ramificación negativa. 5. Respondo los requerimientos del proponente para ayudar o colaborar en la solución de la ramificación negativa.
- 48. Resolver BIEN el problema correcto • Al lograr el objetivo del proyecto se deben generar unos efectos deseables que justifiquen todo el esfuerzo: – Una relación Beneficios/Costos positiva – Los resultados deben lograrse rápidamente • También es necesario asegurar que no vayan a suceder efectos negativos laterales significativos. • Si la solución – el proyecto - tiene muchos efectos positivos significativos y pocos efectos negativos significativos, tiene mérito. Piénsalo Colombia Ltda.
- 49. Los dos futuros del proyecto • Luego buscamos en nuestra experiencia – lo que sabemos y lo que no conocemos - los principales obstáculos que hay en el camino hacia la finalización del Proyecto. • Y para cada obstáculo definimos cómo superarlo: el objetivo intermedio que se debe lograr para hacer realidad el objetivo final del Proyecto. • Debemos construir el PLAN para llegar a donde queremos llegar. Piénsalo Colombia Ltda.
- 50. El Plan • Es una secuencia de pasos necesarios para lograr el objetivo. ¿Cómo sabemos que cada paso es necesario? • Es una secuencia de pasos suficientes para lograr el objetivo. ¿Cómo sabemos que esos son los pasos suficientes? • Cada paso está verbalizado claramente. ¿Como resultado, como proceso? Piénsalo Colombia Ltda.
- 51. Supuestos previos • La red del proyecto es una red “suficientemente buena”? – Tiene todas las actividades • Necesarias • Suficientes – Protegida de Murphy Piénsalo Colombia Ltda.
- 52. Lo Necesario • ¿QUE ES LO QUE TENGO QUE TERMINAR INMEDIATAMENTE ANTES DE PODER COMENZAR ESTA TAREA? Lo Suficiente • ¿ESTA TAREA ES LA UNICA QUE NECESITO PARA PODER COMENZAR ESTA TAREA? Piénsalo Colombia Ltda.
- 53. PN y los duendes empacan los regalos. Los duendes hacen algunos de los juguetes. PN compra algunos de los juguetes en los almacenes. PN lee las listas de todos los niños. PN coloca los nombres en todos los regalos. PN empaca todos los regalos en bolsas. Los duendes suben a PN al trineo con todo lo demás que se requiere. Los duendes atan los renos al trineo. Papa Noel entrega todos los regalos correctos a los niños correctos alrededor del mundo, en una sola noche. Los duendes limpian los renos para tenerlos listos. Los duendes alimentan a los renos con mucha comida y bebida. Santa mira el mapa del mundo para entender donde están todos los niños. El Plan de Papá Noel - PN Toma el látigo y golpea el aire para evitar que se duerman.
- 54. Punto de Chequeo Ahora tenemos más intuición, conocimiento y experiencia acerca de cómo generar consenso sobre: ✓Hemos seleccionado el proyecto correcto ✓El proyecto resuelve bien el problema correcto Existe una forma muy poderosa de resumir nuestros hallazgos cuando debemos comunicarnos para lograr el consenso total. Piénsalo Colombia Ltda.
- 55. El Pote de Oro Las Muletas La Sirena El Cocodrilo Todos los Beneficios para el Sistema de FINALIZAR el Proyecto: ✓ DELTA Truput, Inventarios y Gastos de Operación. ✓ Seguridad ✓ Satisfacción ✓ ARMONIA Ya hemos recolectado, detectado y MANEJADO CORRECTAMENTE muchas de las ramas negativas y los obstáculos. ➢ ¿AUN HAY MAS? Hay una GRAN cantidad de cosas que estamos haciendo correctamente que debemos cuidar y proteger. En la realidad actual hay síntomas de serios problemas que debemos entender y tomarnos una medicina poderosa. La medicina puede ser considerada como una OPORTUNIDAD. Piénsalo Colombia Ltda.
- 56. El Mapa de la Ruta del Proceso de Mejora Continua Problemas a resolver Pasos para aterrizar LA idea : EL PROYECTO IDEA SOLUCION La realidad Efectos Negativos IDEAS ADICIONALES que eliminan las Ramas Negativas ESTRATEGIAS:LOGROS Tácticas : Acciones Efectos positivos
- 57. Ejercicio de planeación 1. Identifique varios obstáculos en el camino de lograr el objetivo del proyecto. 2. Asegúrese que están verbalizados como obstáculos; “no tenemos”, “no sabemos”, etc. 3. Para cada obstáculo, encuentre el objetivo intermedio que lo supera. 4. Presente cada obstáculo con su objetivo intermedio y confirme que es coherente. 5. Secuencie los objetivos intermedios, haciendo la pregunta ¿Qué obstáculo bloquea cuál objetivo intermedio? 1. El primer objetivo intermedio es el que no tiene ningún obstáculo. 2. El ultimo objetivo intermedio es el que tiene todos los obstáculos.
- 58. El Programa • Cada paso tiene una duración. • Y la duración es una estimación… • Y la estimación se asume como un compromiso. • Y en esa estimación existe protección. • ¿Qué tanta es la protección que le colocamos a una estimación? • Depende de quién pregunte ¿Cuándo me lo entrega? • Depende de la incertidumbre que suponemos tiene la tarea. • Depende de si nos dejan tranquilos o no nos dejan tranquilos haciendo ese paso. Piénsalo Colombia Ltda.
- 59. La Ejecución • Cuando vamos a hacer algo, ¿Qué tanto confirmamos que vamos en el Programa de acuerdo con el Plan? • Un plan, un programa, ¿dura lo que dura un copo de nieve en el infierno? • Entonces, si la ejecución no corresponde al Programa ni al plan… • ¿Cómo evaluamos? Piénsalo Colombia Ltda.
- 60. El control / la evaluación • El control se basa en determinar si las cosas están donde debieran estar. • Para saber dónde deben estar, en qué momento, hacemos un plan, un programa. • ¿Qué sucede con el control si el plan no predice con razonable certeza dónde debiéramos estar? Piénsalo Colombia Ltda.
- 61. Construir un Proceso Resultados : Una red del Proyecto Ahora ya tenemos una Red del Proyecto, que refleja el diseño de las tareas, las secuencias y las dependencias. Esta red le provee una mayor claridad y visibilidad de los procesos que conducen a la terminación del proyecto. Sin embargo, una buena red del proyecto es necesaria, pero ¡aún está lejos de ser suficiente! Si tratamos de correr el proyecto de acuerdo con el buen plan que acabamos de construir, ¡estamos a punto de experimentar todos los efectos negativos y los problemas que sufren todos los gerentes de proyectos y ejecutivos! ¿POR QUE? Piénsalo Colombia Ltda.
- 62. Ahora estamos listos para entender cuáles son los problemas de ejecución que vamos a tener si el plan y el programa quedan así… Piénsalo Colombia Ltda.