Caso Compartim

El trabajo colaborativo en la Administración Pública

EL TRABAJO COLABORATIVO EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Estudio de caso. El programa Compartim
Jesús Martínez Marín

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Índice

1. Introducción

1.1. Las dudas de un funcionario escéptico

1.2. Descripción formal del programa Compartim

1.3. Empezando a aclarar dudas: los productos obtenidos en trabajo colaborativo

1.4. Sistematizando las dudas: aspectos a investigar en profundidad.

2. Discusión del caso: el programa Compartim explicado por sus responsables.

2.1 Un contexto organizativo difícil (pero no imposible).

2.2. El modelo de trabajo colaborativo.

2.3. Estructura organizativa: los roles más importantes del programa.

2.3.1. El e-moderador

2.3.2. Un caso práctico de e-moderación

2.3.3. Estrategias de dinamización que funcionan.

2.4. Los incentivos, ¿Por qué colabora la gente?

2.5. Metodología de trabajo en los grupos de trabajo colaborativo.

2.5.1 Un caso practico

2.5.2 En la presencialidad.

2.5.3 En entornos on line.

2.6. Los productos obtenidos

2.7. Métricas

3. Conclusiones

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1. Introducción

1.1. Las dudas de un funcionario escéptico

Joan es funcionario de una administración pública catalana desde hace más de 20 años.
Durante este periodo de tiempo ha podido comprobar lo que habitualmente se viene
repitiendo sobre la cultura y el funcionamiento de las Administraciones Públicas: “son
organizaciones muy lentas y muy reacias al cambio. Toda iniciativa innovadora está
condenada al fracaso, y no perdura, como mucho, más allá de la etapa de inicio”. Joan
estaba buscando un sistema de formación novedoso y que, una vez implantado, tuviera
continuidad.

Buscando en las redes sociales encontró un sistema:

En el InfoJusticia nº 12 que es el boletín corporativo del Departamento de Justicia de la
Generalitat de Catalunya se recogía la
noticia, acompañada de una gran foto, de la
entrega de un premio de prestigio al “Caso
Practico del año Expoelearning 2010” al
programa Compartim de Gestión del
Conocimiento y Trabajo Colaborativo del
Departamento de Justicia.

Fuente: InfoJusticia nº 12 Boletín del Departament Justicia Gencat.

Joan se preguntaba: ¿Programa Compartim de gestión del conocimiento?, ¿ trabajo
colaborativo en redes?, ¿ tecnología para crear entornos de trabajo y aprendizaje
compartido?…… en una Administración Publica?

Una vez vista esta nota decidió buscar más información y la encontró en la página WEB del
Departamento de Justicia.

Y esto es lo que encontró:

1.2. Descripción formal de programa Compartim

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El programa Compartim.

El programa Compartim es una iniciativa del Departamento de Justicia, a través del Centro
de Estudios Jurídicos y Formación Especializada (CEJFE), para crear entornos de trabajo
colaborativo que acerquen las personas hacia oportunidades de mejora o de resolución
de problemas de su trabajo cotidiano. La mejora se realiza por la aportación de nuevas
ideas, de buenas prácticas y la reflexión conjunta del grupo sobre los aspectos tratados.

¿A quién se dirige y cómo se puede participar?

El programa Compartim dirige a todo el Departamento de Justicia. Se articula a través de
los diferentes colectivos profesionales que quieran trabajar sobre aspectos de mejora en
su práctica laboral. Las propuestas de participación pueden venir desde cualquier ámbito
de la organización: sólo se requiere trabajar los temas a resolver o mejorar por la vía que
aporta el conocimiento compartido.
Cómo funcionan en la práctica?

Cada colectivo profesional (también llamado comunidad de práctica) debe seleccionar un
aspecto profesional a mejorar. El trabajo colaborativo tiene lugar mediante sesiones de
encuentros presenciales en el que un grupo reducido de personas motivadas y
comprometidas tratan de ofrecer nuevas perspectivas y soluciones. Esta tarea presencial
se complementa, casi siempre, con el trabajo en línea, virtual, que facilita la comunicación
y la automatización de tareas. Cuentan también con la ayuda de un coordinador de grupo
(e-moderador) y, si lo necesitan, con expertos externos que los acompañarán a lo largo de
todo el proceso.

Al final del proceso de trabajo compartido se lleva a cabo una sesión de buenas prácticas
dirigida a todo el colectivo profesional, donde se expone el trabajo elaborado. En esta
sesión también se suelen invitar expertos de otros ámbitos para que presenten
experiencias de éxito relacionadas con la propuesta de mejora tratada

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La plataforma virtual de trabajo colaborativo e-Catalunya

Las comunidades y grupos de trabajo que trabajan en línea, las cuales lo han iniciado
presencialmente, disponen de la plataforma tecnológica e-Catalunya. La plataforma les
pone al alcance herramientas de trabajo colaborativo para conversar sobre las
experiencias laborales (blogs corporativos), debatir en torno a una cuestión (foros), crear
documentos compartidamente (wiki), publicar fotos de la actividad o agenda , etc.
Además, dispone de un espacio digital donde los participantes pueden publicar los Ex
contenidos y documentos que genera cada comunidad. pli
ca
ció
Los beneficios personales para participar n
dis
Las personas que forman parte de un grupo de trabajo colaborativo tienen derecho a po
certificación de las horas que hayan invertido, previa justificación documental, como ni
bl
horas de formación. Estas horas no restan del número total de horas de formación de e
que puede disfrutar un empleado público y son compatibles con la formación que ofrece en
el CEJFE. Además, la producción de conocimiento aportada por el grupo puede XX
XX
convertirse en ponencias y publicaciones que promueve el CEJFE. X

Evaluación 2010

Actualmente hay 18 colectivos profesionales diferentes que reúnen más de 1.600
empleados. Esas personas se articulan alrededor de 23 grupos de trabajo colaborativo
que han trabajado 23 propuestas de mejoras organizativas. El año 2010 hemos editado
en formato manual, en soporte papel, las mejores propuestas, que forman parte de la
colección "Programa Compartim". Ejemplos de éxito son los siguientes:

-Programa de movilidad segura en los centros penitenciarios
-Recomendaciones para defender el informe en el juicio oral

-Programa de Educación Emocional en el ámbito penitenciario

Además, toda la reflexión en torno al programa se puede encontrar en la publicación

El trabajo colaborativo en la Administración.

Otros enlaces relacionados
Lista de reproducción 'Programa Compartim' a Youtube

Justícia a Slideshare

Justicia a Sclipo

Álbum 'Gestión del conocimiento “ Flickr

Blog Gestión del conocimiento

Portal Justicia de-Catalunya

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Si esto es así, el siguiente paso que se planteó Joan fue como aplicarlo a sus necesidades y
buscó soporte en el personal técnico que dirigía el programa

1.3 Empezando a aclarar dudas: los productos obtenidos mediante el trabajo
colaborativo

Los técnicos con quienes se entrevistó le aclararon los datos que buscaba Joan sobre los
productos obtenidos mediante el trabajo colaborativo, que los términos siguientes:

“…los responsables del programa del Departamento de Justicia buscamos una via propia
para incentivar y fomentar el trabajo colaborativo. En el año 2006, la tecnología
disponible podía ser un buen incentivo para apoyarnos en ella. Es así que en la base
inicial del trabajo colaborativo primó la necesidad de diseñar entornos TIC donde los
profesionales pudieran aportar conocimiento en relación a su actividad profesional en el
Departamento de Justicia y que este conocimiento se trasladara a productos que
pudieran ser rentabilizados por el resto profesionales.

…en lo que se refiere a su implantación, pasados seis años, si hoy se accede a cualquier
buscador, pongamos por caso el más famoso, Google, y se escribe en la caja de
búsqueda el nombre “Programa Compartim” devuelve 33.800 entradas, siendo las
primeras diez de ellas referidas específicamente a producción hecha en el programa. Si lo
que se hace es una búsqueda específica en repositorios del programa, en Youtube se
pueden encontrar 102 videos. En Slideshare se pueden encontrar 144 presentaciones.
A todo esto hay que añadir toda la producción que ha hecho el programa, la cual se
encuentra en la web oficial del Departamento de Justicia. No es poco para un programa
que se diseña y arranca en 2006.”

Como soporte, Joan obtuvo un cuadro ( gráfica número 1) donde se pueden observar las
diferentes agrupaciones profesionales donde se ubican los grupos de trabajo colaborativos,
el número de componentes de cada grupo y , en las dos últimas columnas del cuadro,
también se pudo ver los productos obtenidos por los grupos de trabajo en los dos últimos
años.

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Gráfica número 1 . Los diferentes grupos de trabajo colaborativo y los productos obtenidos.

Integrantes
Miembros directos
Grupos Del
Grupos de trabajo Productos 2009 Productos 2010
profesionales colectivo
colaborativo
laboral
Psicólogos 106 25 − Banco de − Filmación de dos técnicas de
técnicas intervención en el medio
psicológicas penitenciario y elaboración de
− Indicadores de dos protocolos de actuación en
cambio situaciones de crisis

Juristas 80 18 − Documentos − Figuras jurídicas asociadas a
criminólogos jurisprudenciales beneficios penitenciarios
en el contexto
de la praxis de
la ejecución
penitenciaria.

Monitores − Arte terapia − Didáctica, música y arte
artísticos 40 11 − Guía derechos − Montaje de exposiciones
de autor obras
artísticas
internos CP

Educadores 200 25 − Programa de − Guía de educación afectivo-
sociales de movilidad sexual
centros segura − Programa de educación
penitenciarios − Programa de intercultural
educación en − Manual de atención
drogas individualizada

Profesionales 45 12 − Decálogos de − Responsabilización de los
de medio actuación para menores e incumplimientos
abierto de profesionales de − Identificación y desarrollo de
justicia juvenil medio abierto los factores protectores

Mediadores de 35 8 − Estudio − La valoración de víctimas e
justicia juvenil participantes en infractores de la mediación
mediación penal juvenil
− Orientaciones
prácticas

Educadores 150 12 − Guía de buenas − Guía de actividad de ocio,
sociales de prácticas del cultura y recreo para los
justicia juvenil educador en centros de justicia juvenil
centros de
justicia juvenil

Asesores 35 6 − Aspectos éticos
judiciales de en el
justicia juvenil asesoramiento
técnico de
menores.
− Marco jurídico y
normativo:
recopilación

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Bibliotecarios 25 12 − Guía de − Indicadores de la carta de
judiciales obsoletos y servicios.
duplicados − Implementación del protocolo
− Carta de para la gestión de fondos
servicios obsoletos y duplicados

Archiveros − Matriz de datos − Indicadores de la red de
judiciales 45 12 archivos judiciales de Cataluña
− Desarrollo del SAJC

Mediadores 250 12 − Guía de − Intervención en mediación
familiares mediación y intrajudicial
gente mayor
− Guía de
mediación
comunitaria

Asesores 45 12 − Defensa del − Catálogo de propuestas de
judiciales de informe en el idoneidad de las medidas
adultos (trab. juicio oral penales alternativas
sociales)
Trabajadores 95 25 − Protocolo de − La visita domiciliaria
sociales trabajo de
ejecución de los
trabajos en
beneficio de la
comunidad
− Manual de
instrucción para
el informe social
de revisión de
grado
− Protocolo y
circuito de
gestión de las
medidas de
seguridad de
internamiento

TIC y prisiones − Guía para el uso de Moodle en
55 12 actividades socioeducativas en
el entorno penitenciario
− Software libre y herramientas
web 2.0 en centros
penitenciarios
Asesoramiento 54 30 − Credibilidad en violencia de
técnico penal género
de adultos − Buenas y malas prácticas en
relación con la figura del
perjudicado en el juicio oral
Grupo de 12 12 − Protocolo de actuación en
innovación y violencia filio-parental
mejora en
justicia juvenil
Fuente: elaboración propia

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1.4. Sistematizando las dudas: aspectos a investigar en profundidad

Efectivamente, Joan se lo leyó todo con gran atención. Reconocía que se mostraba
mucha producción, lo cual, paradójicamente, le suscitaba aún más dudas. Para
aclararse, como hacia otras veces, las escribió todas en una hoja de papel, para
tratar, posteriormente, de recabar más información sobre aspectos concretos que
creía cruciales y que no estaban suficientemente explicados. A su juicio eran estos:

a-En qué había cambiado el contexto organizativo de la Administración Publica
para posibilitar ahora experiencias colaborativas? (Contexto)

¿Qué variables nuevas habían aparecido que explicasen el cambio?

b-¿De soporte inicial se usó para arrancar y posibilitar los grupos de trabajo
colaborativo se está hablando? (Soporte)

¿Qué soporte tecnológico se usó?

c-¿Cómo se vertebraba toda esta nueva organización en una estructura tan
jerarquizada como era la Administración Pública? (Estructura)

¿De quién dependían orgánicamente si eran transversales? ¿Las nuevas
figuras, como el coordinador (e-moderador), lo hacían por su cuenta y
de forma voluntaria? ¿Lo sabían sus jefes? ¿Lo que hacían los grupos de
trabajo estaba solicitado (y después aprobado) por la cadena directiva?

d-¿Cómo se lograba hacer participar a la gente de los grupos profesionales?
(Dinamización)

¿Participaban todos? ¿Cómo se les convencía? Que papel tenía el e-
moderador en todo esto?

e-¿Qué ganaba la gente con participar? (Incentivos)

¿De qué incentivos disponían? ¿Por qué participaban poniendo horas y
esfuerzo? ¿Dónde estaba la clave?

f- ¿Si trabajaban de forma presencial y on line qué tecnologías y
metodologías utilizaban? (metodología)

¿Se habían adaptado pronto a los requerimientos y al nivel que exigían
las plataformas de trabajo colaborativo on line? ¿Eran eficientes en el
trabajo presencial? ¿Utilizaban alguna técnica especial que les resultara
más eficiente?

g-¿Cómo se transfiere el conocimiento en forma de producto a la
organización y cómo se evalúa? (Transferencia de conocimiento y métricas)

¿Qué impacto tiene? ¿Cómo se evalúa? ¿Qué métricas se usan?

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2. Discusión del caso: el programa Compartim explicado por sus responsables

2.1 Un contexto organizativo difícil (pero no imposible).

Los responsables contestaron de esta manera: ¿En qué había cambiado el
contexto organizativo de
la Administración Publica
“ Muchas veces se habla, y casi siempre con razón, de la lentitud en los cambios en para posibilitar ahora
las grandes organizaciones, de la omnipresente resistencia al cambio, de las experiencias
barreras culturales para innovar, etc. Frases como… siempre los hemos hecho de colaborativas?
esta manera… en nuestro contexto no va a funcionar… si, está muy bien lo que
¿Qué variables nuevas
planteas, pero este no es el momento… etc.
habían aparecido que
“…En este contexto que te he descrito, o se alinean de forma extraordinaria explicasen el cambio?
algunos factores que suelen ir separados- y que ahora se explican, o esperas a que
ocurra algo así como un milagro, cosa que tú y yo sabemos, no suelen ocurrir.

“…El primer factor fue la tecnología. La que había disponible en La tecnologia propició la
ese momento (2006) tuvo mucho que ver en el lanzamiento de los conexion y el trabajo en
grupos de trabajo. Creo que lo precipitó todo. Hasta ese red de los integrantes de
momento los funcionarios teníamos herramientas de trabajo los grupos de trabajo
(máquinas de escribir y PCs dotados de los paquetes de ofimática
habituales - Excel, Word, Power Point, Acces, etc.) que nos habían mejorado mucho la
calidad de nuestro trabajo pero que aún no habíamos visto la potencia que tenían.
Estábamos ya delante de algo que iba a ser muy disruptivo: la aparición de la Intranet ( y
después Internet) y la conexión entre sí de los ordenadores personales . Pues, bien, el
primero de los factores, como te decía, que va a explicar el éxito y la consolidación del
programa fue un uso intensivo de estas nuevas posibilidades de interconexión y trabajo
compartido que aparecen por primera vez en nuestro contexto. La plataforma
tecnológica e-Catalunya, que pudimos usar en el 2005 fue el instrumento que
necesitábamos para poder trabajar y colaborar más allá de la presencialidad (reuniones
ad hoc que convocábamos) y poder comunicarnos de forma asíncrona.

“…También empezamos a notar cambios en este apartado, si ...se observó
quieres, más cultural. No en vano se viene describiendo la una timida
Administración Pública como un contexto en los que sus evolución de la
integrantes son muy celosos de sus conocimientos y “invierten” cultura dela
mucha de su energía, no tanto en compartir sino en competir entre competición a la
ellos. Pero algunas cosas estaban cambiando. Ahora, y visto en de la
perspectiva, cuando miramos las numerosas fotos y documentos colaboración....
gráficos que tenemos de los participantes, nos damos cuenta de
algunas cosas: son más jóvenes que la media, muchos de ellos pertenecen a profesiones

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nuevas (mediadores, asesores penales en el sistema penal de adultos, asesores penales en
el sistema penal de jóvenes, educadores sociales, etc.). También y como puedes
comprobar en estas fotos, se lo pasan bien y disfrutan cuando trabajan y comparten. Es
como si tuvieran otros valores, lo cual no deber ser ajeno tampoco a esta nueva
orientación propiciada por la cultura (por llamarlo así) del Internet 2.0 que reivindica un
papel más activo de las personas en las organizaciones, pasando de meros consumidores
de conocimiento a prosumidores (en nuestro contexto, productores/compartidores de
conocimiento).

...tambien se dieron cambios en
el modelo tracicional de
…..aquí encontramos dos factores que interactúan formacion en aula y se descubrió
entre si y explican la evolución de modelo de el aprendizaje entre iguales y la
formación que al final va a dar una buena cobertura inteligencia colectiva de la
al programa Compartim. Por un lado está el nuevo organización aportando muchos
papel que juega el conocimiento en las organizaciones beneficios en la práctica.
(también en las públicas) Me entenderás mejor si
recordamos las palabras de Benedetti (Cuando teníamos todas las respuestas nos
cambiaron las preguntas) que ejemplifican mucha de la perplejidad en la que habían
caído las personas más inquietas (por el conocimiento y la mejora profesional) de algunos
colectivos laborales del Departamento ( por ejemplo lo Juristas de los Centros
Penitenciarios que en poco más de cinco años les cambio el perfil de sus usuarios, pasando
la población extranjera del 5% al 65% en algunos centros) Pues bien, esta obsolescencia
rápida del conocimiento necesario para trabajar, que no venía resuelto por la formación
tradicional (expertos en aula o vía e-learning) al no hallarse conocimiento experto fuera
de la organización, propició una nueva mirada sobre el conocimiento acumulado por los
profesionales que ya venían interviniendo. Este va a ser el segundo factor que te he
mencionado: la toma de conciencia de que el conocimiento de todos, en red y
compartido puede ser muy útil para resolver los nuevos problemas planteados en la
organización. Viene a ser como si organizáramos la inteligencia colectiva, a través de los
grupos de trabajo, para dar respuesta a las nuevas vicisitudes laborales que nos vamos a
ir encontrando: todos aprendiendo de todos .Como comprenderás este esquema deja
obsoleto el rol del formador tradicional dando paso a un escenario “empoderador” de los
empleados, donde todos tienen la posibilidad de aprender y de enseñar en roles que son ya
indistintos en muchos casos.

“…Con eso se superan dos problemas tradicionales del conocimiento en las organizaciones
públicas. Por un lado la infravaloración del conocimiento como factor de competitividad; y
por otro, al ser organizaciones tan compartimentadas y jerarquizadas se gana en
transversalidad y compartición.

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2.2 El modelo de trabajo colaborativo.

b-¿De soporte inicial se usó para
Para responder a estas cuestiones es básico, según me explicaron,
disponer de una plataforma tecnológica adecuada. Esta es su arrancar y posibilitar los grupos de
descripción: trabajo colaborativo se está hablando?
(Soporte)

¿Qué soporte tecnológico se usó?

Desde los inicios, el Departamento de Justicia optó por utilizar la plataforma
La plataforma tecnológica e-Cataluya
corporativa e-Catalunya para el trabajo colaborativo.

La plataforma e-Catalunya destaca porque tiene una gran capacidad de almacenaje,
soporta recursos multimedia, incorpora instrumentos de inteligencia artificial
(recomendación, búsqueda, gestión y tratamiento de datos y perfiles), y porque todas las
herramientas que incorpora son de software libre.

La plataforma está estructurada en diferentes portales dentro de los cuales hay uno o
varios grupos que pueden tener dos niveles de acceso:

1. Nivel público. Todo el mundo puede acceder a él.

2. Nivel privado. Cerrado; destinado a grupos con rasgos afines ( grupos formales e
informales). La mayoría de comunidades de práctica trabajan en este nivel
privado: sólo acceden a él los miembros de la comunidad.

Dentro del portal de Justicia, los miembros de una comunidad pueden acceder a e-Catalunya
con el único requisito de disponer de una dirección de correo electrónico y de haber sido
dados de alta en la comunidad.
Se trata de una plataforma que permite que usuarios sin demasiados
conocimientos técnicos puedan crear y mantener las comunidades de forma sencilla.
Dispone de un sistema inteligente de red social y de red de
conocimiento, que se construye a partir de relaciones entre los miembros de la comunidad y
de las actividades que realizan. Eso permite, entre otras cosas, darse a conocer, ampliar la
red de contactos personales y profesionales o acceder a los contenidos que han incorporado y
consultado las personas que tienen intereses parecidos.

En un sentido más técnico, este entorno informático hacía posible desarrollar una
parte importante de las principales estrategias involucradas en la gestión del
conocimiento. De esta forma, por ejemplo, por un lado, permite desarrollar un
conjunto de acciones para gestionar el conocimiento de tipo explícito mediante
sistemas de representación y protocolización. Por otro lado, permite gestionar el
conocimiento de tipo tácito mediante estrategias de socialización.
Para ofrecer estas prestaciones la plataforma incorpora diferentes herramientas
que pueden activarse o no en función de las necesidades de la comunidad: álbum
de fotografías, blog, calendario, repositorio de ficheros, foro, sistema de gestión
de procesos participativos y wiki. La única herramienta que se incorpora
obligatoriamente a todas las comunidades es la lista de correo electrónico que
incluye a todos los miembros de la comunidad.

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Una vez que se dispone de la plataforma adecuada hay que delimitar que orientación,y
caracteristicas tienen que tener los grupos de trabajo del programa COMPARTIM.Los
responsables me explicaron los ejes segun constan en la gráfica 2.

Gràfica numero 2. Sobre lss tipologies y enfoques de los grupos de trabajo colaborativo

Enfoque Orientación Características

ANTENA Se orienta a potenciar la Vigilancia del entorno
capacidad de inteligencia de la
organización Estado del arte de la temática que
aborda la comunidad

Identificación de fuentes externas de
conocimiento

Mapa de redes de colaboración y
sinergia

Organización Se orienta a potenciar la Base documental compartida
Know How capacidad de explotación y
reutilización del conocimiento Difusión de buenas prácticas
existente en la organización organizativas

Compartición de lecciones aprendidas

Banco de expertos y especialistas de la
organización Acceso rápido a la
información y el conocimiento.

Provisión de recursos de recuperación
de conocimiento

Enfoque Orientación Características

Colaboración Se orienta a potenciar la Entornos de colaboración
capacidad de interacción y
conectividad entre los miembros Foros de discusión temática
de la organización
Acceso y consulta a expertos de la

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organización

Se sustenta en la configuración de una
cultura de:

• Intercambio de conocimiento

• Actitud de formación permanente

• Motivación a contribuir y recibir
apoyo de pares

Resultados Se orienta a potenciar la Orientada a productos
Nuevo capacidad de innovación y
Conocimiento creación de nuevo conocimiento Renovación del conocimiento existente

Innovación y mejora de procesos

Fuente: elaboracion propia. Adaptada de Merino (2007)

En el programa Compartim la mayoría de los grupos de trabajo están siguiendo esta
última orientación última , primando la producción de nuevo conocimiento, que se
plasma en manuales, protocolos, guías de intervención, etc.. En esta gráfica 3 se
reflejan todas las orientaciones posibles.

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A nte na

N ue v o O rg a niza c i ó n
c o ne ix e m e nt K no w- H o w

C o la bo ra c ió n

Métric a s e in d ic a d ores
Fuente: Merino. 2008

2.3. Estructura organizativa: los roles más importantes del programa

“…,cuando hablamos de La estructura organizativa de los grupos de trabajo colaborativo nos
estamos refieriendo a las personas que forman parte de ella, a -¿Cómo se vertebra toda
lo que hacen y a como interaccionan para que el grupo esta nueva organización
funcione” en una estructura tan
jerarquizada- como era la
“..el estándar de los grupos de trabajo es este: hay un núcleo Administración Pública?
duro ,por decirlo así, que es que llamamos grupo de trabajo
colaborativo, formado por entre seis y ocho personas. Está ¿De quién dependían
liderado por un moderador o facilitador que es el que soporta el orgánicamente si eran
peso de la construcción de conocimientos y de mantener viva la transversales? ¿Las nuevas
interacción. figuras, como el
coordinador (e-
-…alrededor de este núcleo duro se encuentra el grupo moderador), lo hacían por
profesional mas amplio, o sea aquellas personas que pertenecen su cuenta y de forma
al colectivo profesional del que el grupo se nutre y para el que voluntaria? ¿Lo sabían sus
trabaja. Como muestra esta grafica (número 4) muy conocida jefes? ¿Lo que hacían los
(Dale, 2009 del funcionamiento y de la participación en redes on grupos de trabajo estaba
line) los distintos estadios de participación y compromiso solicitado (y después
forman una espiral donde el núcleo más comprometido es el más aprobado) por la cadena
pequeño y está en el centro directiva?

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Gráfica 4. La partipacion en entornos on line.

Gráfica 4 Adaptado de S. Dale 2009

“…Otro rol importante en el grupo es el coordinador que es el enlace entre el grupo,
propiamente dicho, y la organización más amplia, donde se ubica.. Viene a marcar, por
expresarlo así, cuales son los limites en los que se ha de mover el trabajo del grupo de trabajo
para no tener fricciones o roces con otras líneas de trabajo derivadas de otros objeticos
estratégicos. Vendría a marcar lo que se puede y no se puede hacer en la organización.

“…En el programa Compartim, ésta es una figura muy importante. Periódicamente se
establecen reuniones con la Dirección para validar el trabajo que se va adelantando y,
eventualmente, señalar los espacios donde en trabajo de los grupos de trabajo puede ser más
útil para la organización. Se trata, como ves, de buscar un equilibrio entre lo que les es útil a los
miembros participantes (y para el colectivo global profesional) y aquello que está alineado con
los objetivos estratégicos de la organización. Todo lo que no sea esta labor tan fina de
coordinación está llamado a ser un problema en el futuro. En el fondo el coordinador es un
gran previsor y anticipador de posibles conflictos

“…Finalmente encontramos la figura del experto, que es una persona que no forma parte del
grupo directamente, sino que es un invitado para resolver las dudas técnicas o necesidades
metodológicas puntuales que se puedan ir presentando durante el periodo de trabajo. Por lo
general suelen proceder de la universidad o bien de otras organizaciones que ya hayan hecho
recorridos similares en el área de trabajo que desarrollan.

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2.3.1. El e-moderador

Los responsables se detuvieron mucho en esta rol, que consideran muy importante.

“ En esta figura me voy a detener un poco más por la importancia que con el tiempo (seis
años) ha ido adquiriendo. Te confieso que éramos muy ingenuos en 2006 (fecha en la que la
pusimos en marcha) ya que pese a que sabíamos que no iba a ser fácil introducir esta figura
en una estructura tradicional como era la Administración Publica, lo queríamos intentar. Y
nada menos -¡lo que hace la ignorancia!- con pretensiones y objetivos, de ejercer influencia y
liderazgo moviéndose en espacios de horizontalidad y transversalidad que no son propios de
una arquitectura tan jerarquizada como es la pública. Situados en un espacio de roce y fricción
permanente entre las estructuras formal e informal, lo que les pedíamos, por tanto, no era
fácil de conseguir.

Las preguntas, lógicamente, vienen solas ¿qué ha pasado con ellos?, ¿se han podido integrar
en la estructura (fagocitados) o han sido expulsados como un cuerpo extraño? ¿Han
sobrevivido con un perfil propio?, ¿han conseguido sus objetivos?

Pues bien, ya en 2011 y transcurridos seis años desde los primeros 13 e-moderadores con los
que empezamos, y ya habiendo pasado por el programa más de 45 e-moderadores, estamos
en condiciones de contestar a algunas de la preguntas anteriores. En este cuadro sobre un caso
práctico puedes ver como definimos la figura del e-moderador y como la hemos ido
adecuando progresivamente a la necesidades que se ha ido encontrando

Cabe añadir que por muy bien que planifiques aquello que prevés que van a ser las dificultades
de esta figura, será la propia retroalimentación con la realidad la que te dirá si estás
acertando. Entre febrero y marzo de 2010 los responsables del programa nos vimos obligados
a dar un giro a la formación que habíamos venido haciendo hasta el momento y recogiendo
aquellas barreras, bloqueos, dificultades, problemas etc., que venían verbalizando los e-
moderadores, nos propusimos abordar toda esta problemática mencionada. El objetivo era,
compartiendo conocimiento entre todos, identificar las mejores prácticas que a algunos les
habían funcionado, y debatir e inventar otras que fuesen viables para los problemas no
resueltos.
Este que te presento debajo fue uno de los casos más representativos de las tareas a las que se
enfrenta el e-moderador. La principal de ellas es la movilización y dinamización de su colectivo
laboral. Se trata de una reflexión en primera persona de las dificultades por las que pasa uno
de los e-moderadores del programa Compartim)

2.3.2 Un caso práctico de dinamización del colectivo laboral

“Aquella mañana, la última antes de las vacaciones de Navidad, Josep, se había propuesto
dejar limpia la bandeja de salida de su correo electrónico. No había tenido tiempo en la última
semana y no le parecía correcto dejar sin contestar algunos correos que le habían llegado.
Además, si tenía que estar fuera más de diez días, necesitaba liberar espacio en la bandeja de
entrada para poder recibir correos que le llegasen en esos días (pensaba que era una

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desconsideración que, al enviar un correo, se recibiera el típico mensaje: no entregado porque
el destinatario tiene la bandeja llena. No quería que a él le ocurriera).

Ya estaba llegando al final de este proceso cuando escuchó el sonido de entrada de un nuevo
un nuevo mensaje. De forma automática, leyó el remitente y el destinatario:

Responsable del programa Compartim a lista de correo e-moderadores’. Era aquel un correo
inconfundible. De tanto en tanto, los recibía y los tenía asociados con …trabajo extra: agenda
de reuniones, convocatorias, enviar actas pendientes, enviar programaciones, hacer informes,
buscar expertos, etc. Y en este caso, por la fecha en la que llegaba, seguramente se trataría de
la confirmación de la continuidad del grupo y de la convocatoria de un nuevo programa de
formación para e-moderadores.

No lo abrió inmediatamente. No tenía claro lo que quería hacer con aquel correo. Le vino a la
cabeza lo que sintió y pensó el año pasado, cuando lo recibió. En aquella ocasión, acababa de
empezar su tarea como e-moderador y lo veía como un reto apasionante: sería capaz de hacer
bien la tarea que le habían encomendado, no era un tema difícil. Con la buena relación que
tenía con sus compañeros y con sus dotes de comunicación, haría una buena propuesta para
mejorar lo que hacían sus compañeros en su trabajo. Encontraba que era fácil poner en marcha
un grupo de trabajo y producir, al final, un buen producto.

Ahora en cambio, un año después, lo veía de forma distinta. No es que estuviera cansado o sin
iniciativa, no era eso. Lo que le venía a la cabeza eran emociones y experiencias contrapuestas.
Por un lado, sentía que había trabajado mucho y se había implicado hasta el fondo (sobre todo,
haciendo más horas de las que en principio se habían pactado). Había hecho avanzar la
comunidad de práctica hasta consolidarla (y no había sido fácil). También la jornada final de
Buenas Prácticas, donde se había presentado el producto elaborado, había salido muy bien (así
lo decían los compañeros y también, en una ocasión, el propio Director General). En fin, incluso
desde el CEJFE le habían pedido formalmente que siguiera.

No obstante, no podía negar (negarse a sí mismo) que había cosas –bastantes cosas que le
preocupaban. Tenía delante el correo electrónico y no sabía si realmente quería seguir con la
tarea de e-moderador y si se veía capaz de ello. ¿Podría ser oportuno plantear un relevo? O
simplemente, y de forma más elegante, ¿podría proponer una pausa temporal en la
comunidad, para reflexionar sobre el futuro?

- Por lo pronto, lo que haré - se dijo Josep- será no abrir el correo hasta que me aclare.

Era la hora del café, inevitablemente, no pudo ocultar la cara de preocupación a su amigo Joan.
Ante sus insistentes ruegos, tuvo que comentarle el problema y pedirle que le ayudara con una
segunda opinión.

- ¿Por qué no haces el esfuerzo de ser un poco más objetivo y utilizas cualquier método de
resolución de problemas de los que tú explicas, a veces, a tus alumnos? – le preguntó Joan.

A Josep no le pareció mal: aislaría los problemas, uno por uno, por orden de importancia, y
haría un balance con pros y contras.

18


Efectivamente, ya sabía por dónde empezar. El tema estrella para el Centre de Estudis Jurídics i
Formació Especialitzada era el de la participación periférica (como lo llamaban en los cursos) –
lo que él entendía como implicación del colectivo profesional- Si, por aquel empezaría.

Para ser sinceros, él veía poco realista llegar a plantearse la participación periférica -no sólo de
consulta, que era más fácil- más allá de un grupo de compañeros muy motivados (alrededor del
10%, calculaba él). Llegar a más del 50%, como pretendía el CEJFE y como había leído que
hacían algunos grupos, era del todo imposible (de hecho, pensaba que los datos de algunas
comunidades eran poco creíbles).

Concretamente, en su colectivo laboral, era poco menos que imposible en la situación actual:
mucho trabajo, horarios muy apretados y disfuncionales, disponibilidad aun escasa de equipos
informáticos (algunos aún se compartían), no disponibilidad (en ocasiones) de un buen ancho
de banda para poder navegar y trabajar de forma rápida (por las noches y el fin de semana ya
lo hacia él en su casa, pero no era cosa de pedirlo de forma sistemática a sus compañeros). En
fin, que la situación no era la mejor. Y no era porque no lo hubiese intentado durante todo el
año: había puesto en marcha iniciativas como la de enviar, después de cada sesión de trabajo
presencial, un correo a través de la lista de distribución con las actas, con el orden del día, con
los acuerdos a los que les había llegado, con la petición expresa de sugerencias, etc.

También había abierto un foro en la plataforma e-Catalunya, pidiendo a los compañeros que
compartieran sus mejores prácticas, -o incluso las dudas- sobre los temas difíciles que ahora
llevaban en el trabajo. También que opinaran sobre el mismo trabajo que estaban
desarrollando en el grupo de entusiastas...

Pero nada de eso sirvió de mucho. Las respuestas, más allá de algunas lecturas, no fueron
elevadas. Se le ocurrió también editar un boletín de novedades mensual con las noticias más
importantes que habían ocurrido en la profesión -tal y como había visto que funcionaba en
otras comunidades-. La respuesta fue decepcionante: pasado el primer número, en que si hubo
muchas lecturas y algunos comentarios, progresivamente pasaba desapercibido (o por lo
menos, a él no le llegaba retroalimentación positiva). ¡Ya no sabía qué más hacer!

Estas reflexiones, aunque no quería planteárselas de este modo, le producían desasosiego: no
tenía claro si es que estaba siendo demasiado autoexigente o quizás, es que no estaba
preparado realmente para ser e-moderador.

¿He hecho algo mal? ¿Tendría que haber hecho algo diferente?¿O era, quizás, que el grupo
profesional no estaba a la altura informacional y digital necesarias? – se preguntaba
insistentemente.

O lo que aun sería peor ¿su grupo era, en general, pasota y no estaba por estos temas de la
gestión del conocimiento? Tenía dudas, muchas dudas.

19


2.3.3 Estrategias generales que funcionan:

De las conclusiones que sacaron del caso, me comunican lo siguiente:

“…es fundamental la elección del tema trabajar, sobre todo si este se enfoca a resolver
problemas que generan preocupación en la dinámica de trabajo habitual.

… a partir de aquí los buenos e-moderadores también hacen esto:

• Tienen presente que en las organizaciones existen siempre al menos un 15% de
innovadores en los que apoyarse.

• Se alían (hacen red) con los conectores naturales (los lideres informales).

• Parten de necesidades reales de la gente.

• Huyen de estructuras organizativas demasiado rígidas y centralizadas

• Socializan a través de jornadas y seminarios presénciales y a través de las redes
sociales (internas si las hay , o externas)

• Empiezan usando los canales de comunicación naturales del colectivo, después
proponen ampliarlos

• Trabajan a escala: pequeños éxitos llevan a metas mayores.

• Buscan siempre valor añadido a la producción que hacen sus grupos de trabajo

… más específicamente en ambientes on line:

• Incentivan la creación y participación en los blogs haciendo comentarios a los artículos
de los diferentes miembros de la comunidad.

• Invitan a personas expertas y relevantes en su comunidad para que colaboren en el
bloc o en los foros donde tienen lugar los debates.

• Crean foros de resolución de dudas donde pueden encontrarse las soluciones que
ofrecen los compañeros.

• Elaboran listas de recursos relevantes para el desarrollo profesional mediante
herramientas tipo wikis.

• Elaboran boletines electrónicos para su comunidad .

20


2.5. Los incentivos ¿Por qué colabora la gente?

“…Joan, seguramente, ya en este punto, al ver tanta ¿Qué gana la gente con
participación te harás estas preguntas: ¿Qué hace que participar?
muchas personas, ya con carreras profesionales
consolidadas (o en pleno desarrollo) se avengan a participar ¿De qué incentivos
en dinámicas de trabajo cooperativo, poniendo mucho disponen? ¿Por qué
tiempo y esfuerzo, sin compensaciones (retribuciones) participan dedicando horas y
usuales en detrimento de su propio proyecto personal? O esfuerzo? ¿Dónde estaba la
dicho de una manera directa: ¿qué hace que profesionales clave que lo explica?
prefieren sumarse a un proyecto colectivo y no trabajar todo
ese tiempo para su beneficio personal directo? Estas, creemos, son preguntas fundamentales
que están en la base de los grupos de trabajo y que, en el programa Compartim, nos haciendo
cada día. La respuesta, como las cosas que importan de verdad en la vida, ni es obvia ni es
simple.

… en los entornos de trabajo, y en la vida en general veo una doble pulsión entre la
competición y la colaboración. Mira lo que dice sobre esto un gran divulgador científico como
es Eduard Punset, en su libro El Viaje a la Felicitad

¿En qué quedamos? ¿La historia de la evolución muestra la evidencia de una
trama cooperativa entre sus agentes, o un impulso declarado de
competitividad que nutre la selección natural? La respuesta es menos compleja
de lo que aparenta. Los dos principios están presentes en la historia de la
evolución, el primero referido, fundamentalmente, a los organismos, y el
segundo a las especies. El impulso innato de competitividad no está reñido con
actuaciones de colaboración por motivos estrictamente egoístas cuando la
propia supervivencia lo exige. Los dos principios constituyen aspectos distintos
de la selección natural darwiniana.

…Pues bien, en este puzzle explicativo ya tenemos algunas pistas: en las organizaciones, las
personas, bajo una primera capa de competitividad se encuentra otra capa colaborativa-más
antigua en el tiempo -, que sólo sale como fuerza preponderante, si es estimulada ante
amenaza o peligro inminente al grupo.

…Esta primera reflexión, por tanto, nos lleva a hacer una lectura diferente-y complementaria-
de aquellos grupos de trabajo que mejor han funcionado tejiendo redes de colaboración
potentes (todo el colectivo profesional implicado): ha habido una motivación meta comunidad
relacionada con la necesidad de cooperar para mantener el estatus quo reequilibrando del
grupo profesional: grupos de Educadores Sociales de Centros Penitenciarios construyendo
diferentes manuales de intervención en un esfuerzo de adaptar su disciplina en el medio

21


penitenciario; grupos de Mediadores Penales de Justicia Juvenil haciendo preguntas de cómo y
dónde debe estar el equilibrio de su figura profesionales para conciliar (mediar) entre posturas-
por definición-enfrentadas; grupos de Asesores Jurídicos en el Ámbito Penal de Adultos
investigando sobre si la eficiencia de su labor resultaba dañada al utilizar herramientas
anticuadas, etc.

-…De esta manera, a pesar de las dificultades creemos que hay un espacio suficiente en las
organizaciones para la colaboración. A partir de aquí, como decíamos, se necesita oficio y
metodología. A veces hemos visto que planteamiento demasiado simplistas (o demasiado bien
intencionados) llevan directamente a la frustración. Aunque muchas de estas premisas estén
presentes, no siempre termina funcionando. A veces son factores directamente relacionados
con diferencias individuales (es normal encontrarnos con personas de talante-y grado-
colaborativo muy diferente), con diferencias en la edad (por lo general las personas más
jóvenes entran mejor en esta cultura), momentos personales, etc.

..Quiere esto decir, Joan, que sólo bajo premisas-quasi de supervivencia-se pueden construir
grupos de trabajo potentes y participativos? Pues no. Hoy sabemos que es posible mantener
una razonable actividad de compartición y colaboración conjunta, pero deben estar de forma
muy marcada otros factores intervinientes. Dicho de otro modo: es natural colaborar ante un
reto o una amenaza (real o percibida), en cambio, en contextos evolutivos más tradicionales,
se deben utilizar herramientas y metodologías adicionales: más esfuerzo-y oficio-por parte del
e-moderador, más inmersión de los profesionales en culturas tecnológicas que propicien la
compartición, más liderazgo organizacional que impulse estructuras más participativas, nuevos
incentivos, etc.

…Pero, volvamos ahora a nuestros protagonistas, ¿qué piensan de todo esto los e-
moderadores y los entusiastas? Para ellos, ¿cuáles son las verdaderas razones por las que se
comparte?

…La respuesta la hemos buscado por la vía empírica. A lo largo del tiempo hemos ido
observado que hay grupos altamente participativos y otros que no. Sobre esta evidencia
hemos hipotetizado sobre algunas causas y les hemos preguntado directamente a los
implicados.

22


--- la preguntas y las opciones de respuestas que les hicimos tanto a los e-moderadores como
a los entusiastas fueron estas:

1. Relación personal de amistad con el e-moderador o con otros miembros
del grupo.

2. Necesidad de resolver problemas y dificultades en el trabajo diario
para mejorarla

3. Apoyo mutuo entre compañeros que hacen una actividad similar.
4. Encuentros y participación dentro de grupo de compañeros de trabajo
innovadores.
5. Encuentros y participación dentro de grupo de compañeros en los cuales
nos encontramos bien y disfrutamos

6. Porqué es una gran oportunidad de aprender y de estar al día en la
actividad profesional

--- las respuestas constan en la gráfico número 5

Gráfico 5: Motivaciones de los participantes en grupos de trabajo colaborativo

Las respuestas
1- Amistad

2- Resolver problemas

3- Apoyo mutuo

4-Sentirme y ser innovador

5- Disfrutar

6- Oportunidad de aprender

1 2
3 4 5 6


23


..En general, tal como se puede ver en los datos de arriba, aunque podría ser una razón muy
atractiva, la relación personal o de amistad entre los miembros de la comunidad es la que
recibe una valoración más baja.

..Los aspectos más valorados son los que hacen referencia a que es una oportunidad de
aprendizaje y de estar al día en su labor profesional. Se trata, por tanto, de personas altamente
motivadas por la mejora de su trabajo diario.

…Asimismo, se valora como muy motivador el apoyo mutuo que el grupo ofrece a sus
participantes ya que muchas veces deben trabajar de manera dispersa (ya sea de manera
geográfica o temporal -en turnos-). Este apoyo no es sólo en el ara del conocimiento sino
también personal. Frases como estas las escucho frecuentemente; ... estar conectada a
compañeros de trabajo me da seguridad y crea complicidades "," ...es importante compartir
los problemas diarios en un espacio que permite la socialización de las emociones, los
pensamientos y las actuaciones."

…El resto de factores motivadores (necesidad de resolver problemas en su trabajo diario, y la
posibilidad de encontrarse con compañeros que dan soluciones innovadoras y con los que se
sienten a gusto y disfrutan del trabajo en común) también reciben una puntuación muy alta.

…y ya para acabar te lo puedo resumir todo en esta reflexión: Más allá de la mejora práctica en
el trabajo diario, la participación en los grupos de trabajo, creo, permite satisfacer una
necesidad de autorrealización en el trabajo, de reconocimiento, que va más allá de la
promoción interna laboral, permitiendo que surja una identidad de sí mismo compartida con
otros compañeros y compañeras con los que poder mirarse y encontrar sentido a su labor
profesional.

2.5. La metodología en los grupos de trabajo

-¿Si trabajan de forma
presencial y on line qué
…esta es una interesante cuestión. Nos hemos dado cuenta que no todo vale ni en el tecnologías y
trabajo presencial, ni tampoco, por supuesto en el trabajo on line. Hay una seria de metodologías utilizan?
reglas y técnicas que si se siguen van a hacer que se avance mucho más rápido en la
¿Se han adaptado
consecución de los objetivos.
pronto a los
..Vamos a empezar reflexionado sobre el trabajo que se hace en la presencialidad (las requerimientos y al nivel
reuniones presenciales) y, quiero para ello, mostrarte primero un caso práctico que le que exigen las
ocurre a un e-moderador que te ayudará a entenderlo. plataformas de trabajo
colaborativo on line?
¿Son eficientes en el
trabajo presencial?
¿Utilizan alguna técnica
especial que les resulte
más eficiente?

24


2.5.1 Un caso práctico

Carles, e-moderador del grupo de trabajo de Juristas tenía dudas sobre si estaba haciendo
bien su trabajo cuando convocaba a sus compañeros a reuniones en el CEJFE
Muchos compañeros suyos venían a estas sesiones porque él se lo pedía
Algunos se desplazaban desde muy lejos: les estaba muy agradecido pero dudaba de si se
aprovechaba bien el tiempo y los participantes quedaban satisfechos del esfuerzo que
realizaban. A veces, le parecía que se socializaba más de lo que se trabajaba y no sabía si
esto era lo correcto o no (porque acababan por ser poco productivos, como colectivo). No sabía
si distribuía bien el trabajo, los roles, si todos debían arrimar el hombro de igual modo o si, al
final, él cargaba con la parte más dura y les ‘perdonaba’ muchas tareas a los integrantes del
grupo, casi sin darse cuenta. Cuando tenía ayuda del experto, ¿debía otorgarle más
responsabilidad? ¿O quizá menos? ¿Era lógico que algún plazo no se respetase, por
desajustes de programación o por alargar los intercambios de opiniones? ¿Debía ser más
estricto cuando el debate se salía de las líneas que él mismo había marcado, abordándose
temáticas que no estaban previstas? Si pretendía moderar mucho, ¿iba a coartar la libertad del
grupo, convirtiéndose en una especie de castigador? Por el contrario, ¿estaba siendo
demasiado ‘blando’, permitiendo que el grupo siguiese a veces su propia dinámica y sin guiarla
demasiado? No olvidaba que el objetivo final era que estas reuniones fueran muy eficientes,
programadas, prácticas, para que fluyera el conocimiento y después se codificara
adecuadamente. Los responsables del programa se lo repetían siempre y hacían bien. ¿Lo
hacía él con suficiente solvencia o tenía mucho margen de mejora?

2.5.2 El buen trabajo presencial.

“… Joan, de todo lo que hemos ido observando en los diferentes grupos que han ido trabajando
bien y entregando puntualmente sus aportaciones de conocimiento esto es lo que las
diferencia”.

... las reuniones presenciales se planifican de forma flexible y se van adaptando a las
necesidades que van surgiendo. No se rigen por pautas estructuradas a priori.

.. las reuniones presenciales tienen un primer objetivo de pautar el ritmo de trabajo del grupo.
También sirven para ir consensuando y negociando las discrepancias o puntos de vista de las
diferentes que puedan ir surgiendo.

...tienen, además una función socializadora insustituible que obra como recargador de energía,
aquella que se ira consumiendo, poco a poco, en las sesiones de trabajo individuales y on line.

25


...en las reuniones presenciales es donde más se aprovecha la presencia del experto. Es con él,
donde mejor se ponen de manifiesto las dificultades, y bloqueos que se pueden ir
encontrando. En estos casos de desencuentro, obra como persona neutral, que reconduce las
discrepancias.

... las recomendaciones que damos para que los e-moderadores conduzcan bien estas reuniones
son éstas:

...Prepararlas y planificarlas con sumo cuidado y la antelación suficiente para prever (y actuar)
por si se necesita nueva información o documentaciones.

...Hacer una buena interpretación de la disponibilidad real de tiempo de los miembros. O sea,
no pedir cosas que no puedan hacerse. Ser realistas con las peticiones.

...Preparar y consensuar el orden del día de la próxima reunión a la vez que concluir siempre
recogiendo las conclusiones de los participantes. En el programa Compartim tenemos ya
pautadas una serie plantillas que ayudan en esta fase del trabajo.

2.5.3. El buen trabajo on line.

...como te decía antes acerca de la preparación que recibía el e-moderador, éste ha de estar
preparado también para ser eficiente con su grupo , en el trabajo que se desarrolla en la
plataforma tecnológica, o sea todo lo que tiene que ver con el avance del trabajo a través de la
no presencialidad, trabajando on line.

... el e-moderador desarrolla dos roles, uno como gestor de debates y , otra como conductor y
facilitador de éstos. Mira estos cuadros que lo resumen.

En las gráfiques número 6 y número 7 se completan las funciones específicas

Gráfica 6: Funciones del e-moderador como facilitador

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→ Diseñar la plataforma en función de las necesidades de su grupo. El
decide qué tipo de herramientas se van utilizar

→ Propone el alta de los miembros y los privilegios de los cuales van a
disponer cada uno de ellos,

→ Aclarar y resolver dudas relacionadas con el funcionamiento del
espacio
→ Supervisar que las intervenciones de los integrantes se adecuen a lo
pactado.

→ En caso de observar alguna inadecuación el moderador se pone en
contacto con el miembro del grupo y le explica las razones por las
que no se mantendrá publicado el mensaje

Fuente: elaboración propia. Adaptado de Gairim (2008)

Grafica número 7 .Sobre funciones específicas como gestor

→ Apuntalar la actividad de la red inteligente nutriendo sus zonas de
aportaciones con materiales pertinentes;
→ Conocer las necesidades del debate, descubrir los puntos álgidos de
las discusión, los temas implícitos, y/o deficiencias de reflexión en los
temas propuestos;
→ Procurar que las aportaciones se ajusten a los objetivos planteados en
el grupo
→ Buscar la información y el conocimiento pertinente, ya sea en la red o
fuera de ella. También procurarse documentos, investigaciones,
experiencias, enseñanzas de expertos u obtener entrevistas con
personalidades (conocidas o no) que posean conocimiento o
experiencia sobre los temas sometidos a debate;
→ Contactar con expertos y consultores con el fin de que contribuyan en
algún momento al debate, ya sea directamente o sometiendo algún
documento a discusión;
→ Elaborar reseñas y críticas de obras (libros, artículos, software, sitos
web, películas, etc.);
→ Mantener el grupo conectado con los otros grupos

Fuente: elaboración propia. Adaptado de Gairim (2008)

2.6. Los productos obtenidos

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“…la parte final del proceso de trabajo colaborativo se enfoca, evidentemente, a tratar de
maximizar y rentabilizar el conocimiento elaborado por el grupo, y se buscan par ello diversas
estrategias”.

…una vez creados los productos toca, primero, transferirlos al ¿Cómo se transfiere el
colectivo profesional y después difundirlo a toda la organización conocimiento a la
y también hacia fuera. organización?

-… para transferir el conocimiento creado al resto de la ¿Qué canales se utilizan?
comunidad utilizamos dos sistemas: uno presencial (las Jornadas
de Buenas Prácticas) y otro a través de Internet (los boletines electrónicos). Vamos a verlos
ahora en estoas dos graficas (8 y 9).

Gráfica 8: Las Jornadas de Buenas Prácticas
Las Jornadas de Buenas Prácticas tienen un papel determinante en el ciclo final del proceso,
y una vez que se dispone del nuevo conocimiento creado. Estas jornadas tienen la misión, por
lo tanto, de difundir y transferir a todo el colectivo profesional el nuevo conocimiento de que se
dispone. Se programan al final de cada ciclo del proceso de gestión del conocimiento y suelen
ser, en general, una vez al año.
El esquema organizativo ha girado entorno a la difusión del nuevo conocimiento adquirido.
Este conocimiento se puede presentar en documentos de texto, presentaciones, vídeos,
folletos, publicaciones, etc.

Una de las figuras más valoradas ha sido la figura del experto externo sobre la
materia tratada. Es invitado especialmente para la ocasión, y se le pide que, además de su
presentación, comente las aportaciones hechas por la comunidad y las contextualice.
Finalmente, y como punto esencial de la jornada, hay un taller de recogida de propuestas
sobre nuevos temas a desarrollar en el futuro y que continúa con un debate en pequeños
grupos sobre las propuestas presentadas.
Estas propuestas se remiten posteriormente a los mandos funcionales de quienes dependen
los miembros de los grupos y a los profesionales a fin de que se validen, se autoricen y
puedan empezar a aplicarse en el puesto de trabajo correspondiente.

Gráfica 8: Boletines Electrónicos

El boletín electrónico es una herramienta de comunicación y de fidelización de los
destinatarios. Se trata de dar información relevante y resumida de manera personalizada
utilizando un tono próximo, y también de promoción del diálogo con el receptor mediante
buzones de sugerencias y otros canales mas directos.


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…a parte de estas dos vias de difusión, también contamos con otras posibilidades más clásicas,
pero que son aun efectivas. Las principales son las siguientes: a través de la Intranet para la
organización, y a través del web para el público en general (gráficas 9 y 10).

Gráfica 9: Intranet y difusión del trabajo colaborativo a la organizacion
En la intranet del Departamento es donde se publican los contenidos internos
consolidados de los grupos de trabajo colaborativo. La intranet, como portal de
información y comunicación del trabajador, se convierte en el espacio donde se
depositan los materiales y productos que por su naturaleza tienen un uso
exclusivamente interno de la institución. Asimismo, la página de inicio de la intranet
contiene enlaces directos a los diferentes espacios de comunicación e interacción del
programa Compartim (plataforma e-Catalunya, blog Gestión del conocimiento...) e
informa puntualmente de las diferentes actividades programadas sobre gestión del
conocimiento y sobre aspectos relacionados con el uso de las TIC y las herramientas de
Internet. El objetivo de estas noticias es mantener permanentemente informado al
trabajador de las novedades que se producen en este sector e incentivar su uso.
WEB


Gráfica 10: Web y difusión del trabajo colaborativo.

La web como canal de difusión es la imagen institucional del Departamento en
Internet. Por este motivo, los materiales que se publican tienen que seguir los
criterios identificativos y formales comunes para todos los departamentos.
El programa Compartim de gestión del conocimiento dispone de un espacio
propio en la web corporativa del Departamento de Justicia
(www.gencat.cat/justicia/compartim). Aquí se recogen los artículos y ponencias
sobre gestión del conocimiento publicados en diferentes medios, los programas
de las jornadas de buenas prácticas de cada comunidad, y los contenidos
consolidados de cada grupo. Los productos de conocimiento acabados se publican en la
web una vez revisados y evaluados por lascorrespondientes unidades directivas. Se
trata, pues, del canal corporativo de difusión externa del programa Compartim.

29



2.7. Métricas

“... Los entornos colaborativos como éste del que venimos
¿Cómo se evalúa el impacto
hablando son aún muy nuevos en la organizacion y estan,
de los productos de
muchas veces, en fase de prueba y no llegan a dotarse de
buenos elementos técnicos para acreditar suficientemente su conocimiento creados y
efciencia. Por ejemplo, se ha trabajado poco en el apartado transferidos?
de indicadores y métricas. Lo que se llama el ROI (el retorno
de la inversion) es aun un gran desconocido, aunque es justo ¿Qué impacto tiene? ¿Cómo
decir que vamos haciendo avances. se evalúa? ¿Qué métricas se
usan?
“.. tenemos la percepcion que lo primero que debemos tener
en cuenta es el impacto del trabajo realizado en las CoPs. Aspectos como estos son
importantes a la hora de valorar el impacto del trabajo colaborativo.

a. Ahorro de tiempo
b. Provision de aprendizaje organizacional que se actualiza constantemente y
evita la obsolescencia
c. Evitacion de la duplicación de esfuerzos.

.. y ya hablando de forma especifica, el programa Compartim cuenta con cuatro tipo de
Indicadores :

Indicadors de Activitat : Se refieren al proceso del trabajo, referido éste al nivel de
participación de los miembros en las actividades de la COP. Se evaluan, por ejemplo
las horas de trabajo presencial y on line , el numero de participanes, el número de
intervenciones, los horarios en los que trabajan, las herramientas que usan, etc

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Indicadores de Producción: dan cuenta del número de productos de conocimiento
elaborados y del número de consultas que hacen de esos productos el colectivo al que
va dirigido

Indicadores de impacto: se refiere al impacto que esos productos tienen en la
organización. Cómo se aplican, dónde y para qué.

Indicadores de calidad. Es un indicador cualitativo que se refiere a la valoración que
hace el colectivo de los productos generados en su COP

“... en la actualidad , precisamente, es una de los aspectos más importantes en los que
venimos trabajando ya que es una preocupacion constante de las organizaciones, ahora en
época de resticciones, demostrar que el conocimiento interno, debidamente movilizado,
contribuye a la mejora con un costo mucho menor .

3.Conclusiones

“... y ya para concluir, amigo Joan, no podemos acabar, sin hacer un breve repaso a lo que a
nuestro juicio, han los puntos esenciales de la experiencia y la valoracion que hacemos
transcuridos seis años”

“...Todas las organizaciones, aun las mas tradicionales (como en la que nos situamos) pueden
( y deben) impulsar metodologias que aprovechen el conocimiento interno de los empleados.
Hoy sabemos que la inteligencia colectiva se generará y vertebrará de forma más rapida, en
este tipo de grupos de trabajo colaborativo, si, sobretodo, se tiene la precaucion de abrirlos a
la incorporacion de todo tipo de empledos”.

“...si, ademas, se tiene la precacion de que esten orientados a la resolución de problemas
reales, y “ presionantes” de la organizacion tendran muchas posibilidades de mantenerse en
el tiempo”.

“...es importante qeu alguien se haga cargo de la coordinacion del grupo. Sin un encargo
especial, que responsabilice a alguien, se corre el peligro de que no prosperen.Mas allá de
las etapas de arranque donde la ilusion y las ganas obran a modo de “gasolina”, se ha de
preveer algunb incentivo potente para estas figuras de coordinación”.

“...los objeticos de los grupos de trabajo colaborativo deben estar alineados con los objetico s
estrategicos de la organizacion. Preveer figuras de coordinacion entre los grupos y la direccion
actuya de factor cohesionador (y se previenen eventuales conflictos futuros o
desentendimientos).

“...hay mucho margen de mejora siempre en las dinamicas de trabajo –presenciales o on line,
en los grupos. Dejar que sean proactivos y llegen a dotarse de metodologias adaptadas a
cada caso, es una buena fórmula”

“..en fin a ya para acabar, el mejor consejo que te puedo dar es que se confie en la gente, en
tu gente...la confianza radical es la mejor medicina para la innovacion, la cohesion y el la del
conocimiento, que al final es el motor del progreso personal y organizacional.

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